VEILEDNING I BAKGRUNNSSSJEKK

Transkript

1 VEILEDNING I BAKGRUNNSSSJEKK Bakgrunnssjekk ved ansettelse/innleie utarbeidet av Meditor AS Veiledningen gir svar på ofte stilte spørsmål, samt har generelle føringer og anbefalinger. Innholdet er relevant for alle som ønsker å forbedre egne rekrutteringsrutiner eller vurderer å implementere bakgrunnssjekk i virksomheten. Veiledningen kan benyttes av både den profesjonelle rekrutteringsbransjen (headhuntere, rekrutterings- og bemanningsbyråer), samt HR-fagfolk i alle virksomheter, både offentlige og private. For spesifikke opplysninger eller bistand i konkrete saker; vennligst ta kontakt på / post@meditor.no Meditor - Brukerveiledning Side 1 av 7 Oppdatert

2 INNHOLD 1 DEFINISJONER Bakgrunnssjekk Referansesjekk FORMÅLET MED BAKGRUNNSSJEKK FORDELER MED BAKGRUNNSSJEKK Fordeler bakgrunnssjekk - oppsummert STATISTIKK HVA KAN SJEKKES HVEM KAN SJEKKES Fordeler med å sjekke ALLE vs. NOEN INFORMER KANDIDATEN FØRST GENERELL ANBEFALING SPESIFIKK ANBEFALING FORBEHOLD I ANSETTELSESKONTRAKTER OM BRUK AV REKRUTTERINGSBISTAND... 7 Meditor - Brukerveiledning Side 2 av 7 Oppdatert

3 1 DEFINISJONER 1.1 Bakgrunnssjekk Systematisk og objektiv vurdering av informasjon, dokumenter og kilder - med fokus på å bekrefte eller avkrefte informasjon - i en prosess kandidaten ikke kan påvirke I rekruttering er det å kontrollere riktigheten av og gyldigheten til påstander fremsatt i CV, søknad og annen dokumentasjon, eller avdekket ved søk i andre kilder. Ofte brukes verifisering (av latin verus = sann, betyr å bevise en påstands riktighet). 1.2 Referansesjekk En prosess med å innhente subjektive oppfatninger om og beskrivelser av kandidaten fra personer han/hun ofte selv har valgt eller foreslått. 2 FORMÅLET MED BAKGRUNNSSJEKK Primært: Sekundært: Hensikten er å dokumentere de faktiske forhold rundt kandidatens bakgrunn / historikk (erfaring, kompetanse), slik at kandidaten sikres en rettferdig evaluering. Avdekke eventuelle mangler, misforståelser og avvik, slik at virksomheten foretar valg basert på fakta framfor magefølelse og gjetninger. 3 FORDELER MED BAKGRUNNSSJEKK Bakgrunnssjekk gir sikre rekrutteringsprosesser, og er den eneste måten å garantere at ingen tar seg til rette eller misbruker informasjon til egen fordel. Misforståelser og feil lukes ut tidlig, og gir partene tilgang på nødvendig og rett informasjon i tide. Prosessen ivaretar virksomheters omdømme, tilfredsstiller kunde- og myndighetskrav, og sikrer kandidatens muligheter for en rettferdig vurdering. I de fleste tilfeller gir bakgrunnssjekk et betydelig bedre beslutningsgrunnlag for de valg man må ta. 3.1 Fordeler bakgrunnssjekk - oppsummert mer fakta og et riktigere beslutningsgrunnlag tilfredsstiller kundekrav og lovpålegg hindrer feilansettelser; skremmer vekk de du absolutt ikke ønsker man sparer tid og ressurser RYGGEN FRI om noe senere skulle vise seg å ikke stemme betryggende for kandidatene å vite at de tas seriøst sender et tydelig signal UT at man tar sikkerhet på alvor (omdømme) samsvarer med krav i ISO 9001 og tilsvarende kvalitetsstandarder 7 Meditor - Brukerveiledning Side 3 av 7 Oppdatert

4 4 STATISTIKK Nordmenn er de mest naive i Europa (European Social Survey 2009/2013) 68 % av norske virksomheter innrømmer at de ikke sjekker bakgrunn (Næringslivets Sikkerhetsråd 2007) Over 50 % av HR-fagfolk har opplevd bevisst juks/grov pynting (HR Norge 2007) Over 70 % av virksomheter i USA har rutiner for bakgrunnssjekk (Det tilsvarende tallet for Norge antas å være ca. 5 %) I snitt 1 av 5 innrømmer å lyve i egen CV (1 av 3 mellom år) (Proffice / InFact 2006) Det avdekkes løgn, avvik og feil i ca. 1 av 4 CV er (Meditor / Hire Right / Kelly Services) MERK: Vi ønsker oss selvsagt tilgang på nyere tall og statistikk, så tips oss om du vet om noe, eller din virksomhet ønsker til å bidra til nye undersøkelser 5 HVA KAN SJEKKES Alt kan sjekkes; utdannelse, yrkeserfaring, akkrediteringer/lisenser, vandel, søksmål, kredittsjekk, næringsinteresser, næringsforbud, sosiale nettverk, nett- og mediesøk. Noen velger bare å sjekke opplysninger kandidaten oppgir (i f.eks. CV), mens andre også sjekker informasjon fra andre kilder. Fokuser på behov framfor ønsker. Se spesifikt på den informasjonen som er viktig å dokumentere. Vis kritisk sans og velg det som er viktig for oppdraget og relevant for stillingen. Husk at det er globale forskjeller; det som er lov i Norge kan være ulovlig eller umulig i andre land. Eller omvendt. 6 HVEM KAN SJEKKES Alle som ansettes eller leies inn kan sjekkes, men ta hensyn til kandidatens ønsker og restriksjoner. Bakgrunnssjekk kan enten gjøres av den kandidaten man har bestemt seg for å ansette (førstevalget), eller man kan sjekke de mest aktuelle kandidatene, og slik gjøre bakgrunnssjekk til et supplerende og effektivt sorteringsverktøy. Erfaring viser at rekkefølgen kan skifte når flere sjekkes; favoritten er ikke nødvendigvis det etter bakgrunnssjekk. Noen virksomheter velger oftere bakgrunnssjekk for høyere stillinger enn for stillinger på et lavere nivå. Det er ingenting som tilsier at dette er mer fornuftig enn noe annet. Behovet er like aktuelt uavhengig av nivå. Det er ofte de ansatte på gulvet som håndterer og har tilgang på penger, varer, verdier og nøkler/koder. Det er også mulig å sjekke personer som allerede er ansatt; og ikke bare jobbsøkere, f.eks. ved forflytting fra ett nivå til et annet, eller ved skifte av avdeling / stilling / ansvarsområde. Flere virksomheter praktiserer en slik ny/oppgradert bakgrunnssjekk for å tilfredsstille virksomhetskrav til risikohåndtering. Meditor - Brukerveiledning Side 4 av 7 Oppdatert

5 6.1 Fordeler med å sjekke ALLE vs. NOEN rekrutteringsprosssene blir strømlinjeformede og forutsigbare ingen kandidater føler seg spesielt utpekt eller mistenkeliggjort enklere for egen HR-stab / rekrutterer å forholde seg til prosessen brukere blir raskere familiær med bakgrunnsjekk, muligheter og innhold konseptet jo større garn desto mer fisk gjelder: - avdekker flere kandidater med mindre feil, avvik og misforståelser - avdekker flere grove tilfeller, inkludert de man ikke bør ansette 7 INFORMER KANDIDATEN FØRST For de aller fleste jobbsøkere er det å få sin bakgrunn og historikk kontrollert av andre noe nytt. La det bli en positiv opplevelse. Husk at dette er med på å danne et førsteinntrykk av deg som arbeidsgiver, og det er en god idé å sørge for at kandidatens første møte med formelle prosesser foregår på en ryddig og god måte. Vær åpen og direkte, forklar hensikten og hvordan du jobber, hvilke kilder som sjekkes, hva lover og regler sier og hvordan opplysningene blir lagret og eventuelt distribuert. Generell informasjon bør gis på virksomhetens nettsider. Informasjon kan også legges direkte i online-systemer som f.eks. Easycruit / Webcruiter / finn.no. Det sparer virksomheten fra å bruke tid på uønskede kandidater. Ta hensyn til kandidatens språkkunnskaper. Sørg for å ha informasjon tilgjengelig på relevante språk. Samtykket er din aksept til å iverksette undersøkelsene som kreves. Regler finnes i personvernlovens 2 nr. 7. Les mer på For EU, se Husk at det er frivillig å gi et samtykke. Velger kandidaten å avslå skal du heller ikke iverksette bakgrunnssjekk. For at du skal kunne dokumentere prosessen må samtykket være skriftlig. Et skriftlig samtykke er ofte en forutsetning for å få opplysninger fra kilder som skoler, arbeidsgivere, offentlige aktører og offisielle registre. Et samtykke-skjema bør minimum inneholde opplysninger om: hvem som utfører bakgrunnssjekk (husk kontaktinformasjon) hvem som skal bruke opplysningene hva hensikten er og hva resultatet skal brukes til hvilken informasjon man verifiserer og hvem man kontakter informasjon om personvernlov og egne rettigheter hvor og hvordan opplysningene lagres Trenger du hjelp til å lage et godt samtykke-skjema? Vi skreddersyr slik at det passer virksomhetens krav/retningslinjer og grafiske profil. Be oss om hjelp på post@meditor.no. Meditor - Brukerveiledning Side 5 av 7 Oppdatert

6 8 GENERELL ANBEFALING 1. Lag en enkel og tilgjengelig policy / prosedyre / instruks som sier noe om: virksomhetens syn på bakgrunnssjekk begrunnelse for hvorfor man har valgt å sjekke / ikke sjekke hvilke stillinger som skal sjekkes og innholdet i en slik bakgrunnssjekk hvem som er ansvarlig / kontaktperson / eventuelle samarbeidspartnere hvilke skjemaer og dokumenter som gjelder 2. Velg en person / funksjon som har ansvaret internt (denne bør også ha ansvaret for å vedlikeholde instruksen nevnt i pkt. 1) 3. Foreta en enkel risikovurdering (kartlegg hvilken risiko de ulike stillinger / funksjoner har for virksomheten) 4. Anbefaling; behandle norske og utenlandske arbeidssøkere likt (statistikken viser nemlig like mye feil og avvik uansett nasjonalitet) 5. Bestem deg for om bakgrunnssjekk skal gjøres selv (in-house) eller om det skal settes ut til profesjonelle / eksterne (out-source) 6. Ved bruk av rekrutteringspartner; sjekk om bakgrunnssjekk er nedfelt i avtalen 7. Informer tydelig internt og eksternt (ansatte, leverandører, kunder og kandidater) 8. Sørg for at HR samarbeider med HMS- og sikkerhetsansvarlig (ansettelser er like mye et spørsmål om sikkerhet som HR) 9. Dokumenter det du gjør 10. Vis hensyn, husk at en ansettelse er et tillitsforhold mellom 2 parter 11. Velg et PERSONVERNOMBUD (Les mer om ordningen hos Datatilsynet) 9 SPESIFIKK ANBEFALING 1. Sjekk ID (og eventuelt arbeids-/oppholdstillatelse) 2. Informer kandidaten og innhent et samtykke 3. Be tidlig om kopier av vitnemål, karakterer, attester 4. Sjekk det som er relevant for oppdraget / stillingen 5. Ikke stol blindt på referanser; foreta nødvendige undersøkelser 6. Husk personvernet; ikke distribuer informasjon / resultater til andre 7. Står du fast? Be kandidaten om hjelp Meditor - Brukerveiledning Side 6 av 7 Oppdatert

7 10 FORBEHOLD I ANSETTELSESKONTRAKTER Har man ikke anledning til å foreta bakgrunnssjekk før ansettelsen, kan/bør dette gjøres i prøveperioden. Teksten under er vurdert av advokatfirmaet ADNOR, og også referert med LO s juridiske avdeling. Den er altså vurdert mot norsk lov. Området er regulert av Arbeidsmiljølovens 15-14, se 1. ledd om avskjed. Alternativ 1 - norsk Ansettelsen forutsetter godkjent bakgrunnssjekk. Hvis bakgrunnssjekk ikke er gjort før ansettelse, skal det gjøres i prøvetiden. Oppdages det da noe som tilsier at kandidaten bevisst har gitt særs mangelfull, grovt villedende eller feil/uriktig informasjon anses dette som et brudd på kontrakt/ansettelsesavtale. Alternativ 2 - engelsk If, for any reason, an employment contract is signed before screening results are ready and accessible to XXXXXX, please note that any job offer from XXXXXX is void if the screening reveals deviations to information you have provided. In such cases, it is considered a major breach of the contract, and the contract will be terminated. Alternativ 3 - engelsk This offer of employment from XXXXXX is valid provided that the screening results show a satisfactory validation and given that a valid work- and residence permit in Norway can be presented upon request. 11 OM BRUK AV REKRUTTERINGSBISTAND Det å sette ut rekrutteringsoppdraget til en ekstern aktør er ingen garanti for at det foretas bakgrunnssjekk. Er det ikke spesifikt nedfelt i en avtale kan man naturlig nok ikke påregne at det sjekkes. Er du usikker bør du sjekke med virksomhetens innkjøpsavdeling eller se selv hva avtaledokumentene sier. Bruker du en rekrutteringspartner som sjekker bakgrunn på vegne av virksomheten; be om dokumentasjon på: hva sjekkes? hvordan håndteres samtykkeprosessen? hvilke skjemaer / dokumenter benyttes? HUSK: Et voksende antall virksomheter velger bevisst å skille mellom leverandører av rekruttering og leverandører av bakgrunnssjekk, nettopp fordi tjenestene er så forskjellige, og fordi kravet om objektivitet gjør det vanskelig for samme aktør å skulle kombinere tjenestene. Risikoen for partiske avgjørelser vil alltid være tilstede. Mange virksomheter (bl.a. Statoil og andre internasjonale aktører innen olje/gass/energi) har det nedfelt som absolutte krav i virksomhetens styrende dokumenter at samme aktør ikke kan levere begge tjenestene. Slik unngår man en potensiell interessekonflikt og sørger for en nøytral og objektiv vurdering av kandidatens bakgrunn. En bakgrunnssjekk skal og må være uhildet og upartisk for å yte kandidatene full rettferdighet. Fortsatt noe du mangler svar på? Lær mer på Meditor - Brukerveiledning Side 7 av 7 Oppdatert