Ny organisering av boligforvaltningen

Transkript

1 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 09/15 Administrasjonsutvalget /173 Bystyret Ny organisering av boligforvaltningen Bakgrunn: Denne sak drøfter ny organisering av boligforvaltningen og foreslår etablering av en ny virksomhet plassert i Helse- og sosialavdelingen. Med bakgrunn i Bystyrets vedtak i PS 07/161 om gjennomgang av boligforvaltningen, samordning og arbeids- og ansvarsfordeling, nedsatte Rådmannen våren 2009 ei arbeidsgruppe som skulle vurdere organisering av kommunens boligforvaltning. Arbeidsgruppa har i notat av den d.å. konkludert med at boligforvaltningen i kommunen er spredt over flere avdelinger, og at en slik spredning av boligsosiale funksjoner gjør det vanskelig å ha oversikt over hvilke boligsosiale virkemidler kommunen kan benytte i arbeidet med å skaffe vanskeligstilte egnet bolig. Det oppstår usikkerhet mellom fagkontorene knyttet til roller og ansvar, hvilket resulterer i dårlig service til brukeren og boligmassen blir ikke effektivt utnyttet. Hensikt med foreslått omorganisering er å samle ansvaret for de boligsosiale virkemidler og funksjoner på ett sted slik at bruker av tjenestene har en virksomhet å forholde seg til. En samling av de boligsosiale funksjoner i ny virksomhet vil gjøre at alle virkemidler ses i sammenheng og utnyttes mest mulig effektivt. Et viktig mål vil være forenklede rutiner og bedre utnyttelse av boligene slik at bruker tildeles rett bolig uavhengig av hvilken målgruppe vedkommende tilhører. Saksopplysninger: Omorganiseringen skal omfatte alle boligsosiale funksjoner, dvs alle tjenester som kommunen benytter for å medvirke til at vanskeligstilte skaffes egnet bolig. Egnet bolig kan være eid bolig, leid i et privat marked eller kommunal utleiebolig. Boligsosiale funksjoner: Søknadsbehandling Tildeling av boliger Boligadministrasjon Oppfølging av husleiekontrakt i hht Husleieloven Oppfølging i botiden, unntatt der oppfølgingstjenesten for rus/psykiatri har ansvar Befaringer og vedlikehold i forbindelse med leietakeskifte Startlån og boligtilskudd Husbankens bostøtte Kontakt mot Husbanken Økonomisk råd og veileding i forbindelse med søkers boligbehov Husleieberegninger og reguleringer Formidling av private boliger

2 Bolig- og behovsoversikt Boligsosial handlingsplan Kjøp/salg av kommunale utleieboliger Dagens organisering Det er Helse- og sosialavdelingen som prioriterer og tildeler boliger til sosialt- og økonomisk vanskeligstilte samt omsorgsboliger og boliger for eldre/trygdede, mens flyktningkontoret prioriterer og tildeler boliger til førstegangs etablerte flyktninger og familiegjenforeninger. Økonomikontoret forvalter startlån og boligtilskudd mens servicetorget forvalter Husbankens bostøtte. Eiendomskontoret har ansvar for boligfremskaffelse, drift og vedlikehold av boligene samt utleieadministrasjon. Sosialkontoret og flyktningkontoret tildeler gjennomgangsboliger etter fordelingsnøkkel 50/50. I tillegg har flyktningkontoret øremerkede boliger for førstegangs etablering flyktninger og familiegjenforeninger, helse- og sosialavdelingen for rusmiddelavhengige. Tildelingskontoret tildeler alle omsorgsboligene inklusive eldre-/trygdeboligene. Alle boligsøknadene sendes eiendomskontoret, mens det er fagkontorene som prioriterer søkerne til de ledige boligene. Eiendomskontoret sender tildelingsbrev til boligsøker etter fagkontorenes prioriterte liste. Ny virksomhet - oppgaver Ved ny organisering skal alle boligsosiale funksjoner samles i ny virksomhet som vil ha ansvar for: Oversikt over boligmassen Virksomheten skal ha oversikt over boligmassen for å aktivt kunne tilpasse denne etter kommunens samlede boligbehov. Virksomheten skal i tillegg ha oversikt over alle leieforhold for å kunne planlegge effektiv bruk av boligene. Behovsoversikt Virksomheten skal ha oversikt over kommunens samlede behov for boliger til vanskeligstilte. Tildelinger Virksomheten skal tildele boliger etter vedtak i samarbeid med fagkontorenes prioritering, slik at boligsøkere tilbys rett bolig og kommunen oppnår en god utnyttelse av boligmassen. Inn-/utflytting Virksomheten har ansvar for at boligen er innflyttingsklar. Virksomheten inngår husleiekontrakt med leietaker og har ansvar for oppfølging av leiekontrakten i hht Husleieloven. Ved utflyttinger skal virksomheten foreta befaringer og evt. kreve økonomisk oppgjør av leietaker slik at leieforholdet kan opphøre. Virksomheten har ansvar for at avtalt botid følges opp, eventuell oppsigelse og utkastelse etter Husleielovens bestemmelser. Oppfølging av beboer For etablering av godt bomiljø og redusere slitasje på boligmassen skal oppfølging av beboer være en prioritert oppgave. Det er virksomheten som har ansvar for å drive nødvendig boveiledning og miljøtjeneste. Formidling av privat utleie/kjøp Virksomheten skal være en aktiv aktør i markedet for å formidle private utleieenheter og salg av boliger fra private til søkere. Virksomheten følger opp søker som har inngått leieavtale direkte med privat huseier.

3 Økonomisk råd og veiledning Virksomheten skal sikre at alle søkere tilbys råd og veiledning i forbindelse med boligbehov. Det skal bla vurderes om søker ved hjelp av startlån og/eller tilskudd samt Husbankens bostøtte, kan skaffe seg bolig på egen hånd. Kommunal utleiebolig skal komme de mest vanskeligstilte til gode, det må derfor være et behovsprøvd virkemiddel i arbeidet med å skaffe egnet bolig til søker. Kjøp/salg/leie Virksomheten har ansvar for kjøp/salg og leie/utleie av boliger innenfor vedtatte budsjettramme. Det praktiske og formelle arbeid knyttet til oppgaven legges til eiendomskontoret. Fastsetting av husleie Virksomheten har ansvar for fastsetting av husleie etter gjeldende husleieprinsipp. Husleiereguleringer gjøres i hht husleieloven og politiske vedtak. Interne tjenester Det forutsettes at virksomheten, på samme måte som for andre kommunale virksomheter, benytter tjenester fra IKT-avdeling, regnskapsavdeling, servicetorg, personalkontor og økonomikontor. Vedlikehold Virksomheten har ansvar for forsvarlig drift av boligene og istandsetting ved leietakeskifte. Planlagt vedlikehold/periodisk vedlikehold legges til Eiendomskontoret. Hensikten med omorganiseringen er å samle ansvaret for boligforvaltning i kommunen på ett sted slik at bruker finner en samlet tjeneste der kommunen får bedre oversikt over boligvirkemidlene. En samling av de boligsosiale funksjoner i ny virksomhet vil gjøre at alle virkemidler ses i sammenheng og utnyttes mest mulig effektivt ved å få et sterkt faglig boligkontor sammensatt av ulik kompetanse, med fokus på aktiv forvaltning og med funksjoner som skal være kommunedekkende. En sterkere samling av boligvirkemidlene i ny virksomhet bør finne sin løsning hovedsakelig ved at ressurser overføres fra de virksomheter som i dag har ansvar for tjenestene. Økt satsing på oppfølging av beboer, økonomisk råd og veiledning, formidling av privat eide boliger til leie/eie, aktiv boligforvaltning, samt at det er grunn til å anta at noen av tjenestene som i dag knyttes til boligforvaltningen indirekte betjenes av virksomhetene, innebærer behov for utarbeidelse av detaljert opplisting av funksjoner og ressurser som kreves i ny virksomhet. Dette vil være en viktig oppgave i prosjektet. Foreløpig identifiserte ressurser som ved dagens organisering utøver boligsosiale funksjoner: HS-avd.: 1 årsverk for prioritering og tildeling av boliger. Samhandling og ansvarsavklaring med Nav må utarbeides før sosialkontoret blir en del av Nav-kontoret. Økonomiavd.: 1 årsverk for betjening av Startlån og boligtilskudd. Flyktningkontoret: 1,5 årsverk for boveiledning og oppfølging av privat innleide boliger. Servicetorg: 1,2 årsverk hvorav 1 for betjening av Husbankens bostøtte og 0,2 for førstelinjeoppgaver for boligforvaltningen. Eiendomskontoret: 6,6 årsverk hvorav ett beregnes å være igjen i kontoret for å betjene planlagt vedlikehold. I tillegg intern tjeneste Herredshuset 0,9 årsverk. Totalt er det identifisert 12,2 årsverk.

4 Organisering: Ved vurdering av hvor i kommuneorganisasjonen ny virksomhet skal plasseres er det tatt hensyn til hvilke områder som krever samhandling mot boligsøkere/beboere, interne/eksterne samarbeidspartnere og en uavhengig stilling mot fagavdelingene som har behov for boligene. Arbeidsdeling mellom eiendomskontoret og den nye virksomhetene forelås delt mellom hva som er brukerorientert og hva som er intern forvaltning. Rådmannen mener at det i det daglige er mest kontakt mot helse- og sosialetaten, og at det derfor er mest hensiktsmessig å knytte ny virksomhet til denne etaten. Her veies brukernærhet opp mot det byggfaglige. Den nye virksomheten forslås derfor organisert under Helse- og sosialavdelingen som egen virksomhet. Virksomheten forslås inndelt i fire grupper: Stab: - Boligutvikling: ansvar for medvirkning og deltagelse i byggeprosjekter, boligsosial handlingsplan samt kjøp/avhending av eiendommer. - Økonomi: Ansvar for husleieberegning og reguleringer, samt ansvar for forvaltningsutgifter. Boliggruppe: - Forvaltningsteam: ansvar for at leiligheter er innflyttingsklare, mottak og behandling av henvendelser som har med boligen å gjøre. Gjennomgang av leiligheten sammen med leietaker ved innflytting. - Saksbehandlerteam: skal forestå all saksbehandling vedrørende søknad, vedtak, kontraktskriving, oppsigelser, klager og tildelingsbrev. - Oppfølgingsteam: Boveiledning og miljøtjeneste Økonomigruppe: - Økonomiske virkemidler: Betjening av startlån, tilskudd og bostøtte - Boligformidling: formidling av boliger i det private leie og kjøpemarkedet. Tildelingsgruppe: - Prioritering i samarbeid med fagkontorene og tildeling av boliger. Økonomi Dagens boligforvaltning finansieres av husleieinntekter. Ved ny organisering tillegges ny virksomhet også oppgaver som ligger utover det som kan finansieres over husleie. Tilførsel av stillinger og ressurser fra virksomhetene skal i tillegg til husleieinntekter finansiere ny virksomhet. Oppsummering Rådmannen anbefaler etablering av ny virksomhet som får ansvar for kommunens boligsosiale funksjoner. Ny virksomhet organiseres under kommunaldirektør Helse- og sosialavdelingen. Rådmannen utnevner prosjektledelse som skal utarbeide strategi for og gjennomføring av tiltak som er nødvendig for opprettelse av ny virksomhet, herunder kompetansekartlegging og lokaliteter. Rådmannen mener at de personellressurser som i dag ligger i virksomhetene må overføres ny virksomhet, samt at de funksjoner som ved dagens organisering er mangelfull styrkes ved at virksomhetene som har oppgavene avgir tilstrekkelig ressurser slik at alle funksjoner kan utføres på en forsvarlig og god måte. Det er et mål at ny virksomhet skal være i virke innen 01 september 2010.

5 Forslag til innstilling 1. Det etableres ny virksomhet med ansvar for boligsosiale funksjoner. 2. Ny virksomhet organiseres som egen enhet under Helse- og sosialavdelingen. 3. Rådmannen får i oppgave å etablere prosjekt for gjennomføring av omorganiseringen. 4. Det skal etableres en prosjektgruppe for oppgaven. Denne består av en representant fra hhv Helse- og sosialavdelingen, Opplæring og kulturavdelingen, eiendomskontoret, personal og organisasjonskontoret og arbeidstakerorganisasjon. 5. Prosjektgruppa er underlagt rådmannen som fungerer som styringsgruppe. 6. Styringsgruppa stiller nødvendige midler til disposisjon for etablering, herunder midler til prosjektleder og støttefunksjoner. 7. Ny virksomhet skal være i virke fra 1. september Svein Blix Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef Saksbehandler: Hege Eivik Rasmussen, eiendomskontoret Randi Høiem, HS-avdelingen Trykte vedlegg: <ingen> Utrykte vedlegg: <ingen><