Spor F. Ledelse. Forbedrede prosesser gav milliongevinst for Berggård Amundsen AS. Per-Erik Bernts Berggård Amundsen AS. Karl Ole Sandvik - Merit

Transkript

1 Spor F. Ledelse Forbedrede prosesser gav milliongevinst for Berggård Amundsen AS Per-Erik Bernts Berggård Amundsen AS Karl Ole Sandvik - Merit

2 SUPPORTING SERVICES AND CONCEPTS MERIT PROJECTS: IMPLEMENTATION SERVICES COMPLETE RESOURCE TEAMS IMPLEMENTATION METHODOLOGY MERIT OPERATIONS: HOSTING SURVEILLANCE SUPPORT APPLICATION MANAGEMENT MERIT PARTNERSHIP AGREEMENT: DEFINES LEVEL OF COLLABORATION BEST IN CLASS APPLICATIONS MERIT APP SUITE MICROSOFT DYNAMICS CRM INDUSTRY SUITES LAWSON M3

3 PROJECTS Proven implementation methodology Deep industry knowledge for the focused verticals Complete resource teams Scalable from small local projects to large and international projects OPERATIONS Servicedesk Application Support Application Monitoring Process Monitoring Process Improvement Hosting and surveillance

4 Merit Partnership Agreement Merit Partnership SOFTWARE LICENCE AGREEMENT Agreement with Merit or partners to get access to leading Industry suites and Best in Class Apps SOFTWARE MAINTENANCE AGREEMENT Agreement with Merit or partners to cover new releases and corrections PROJECT AND PROCESS DEV. AGREEMENT Services to run implementation projects and secure continuous improvement of processes APPLICATION MANAGEMENT AGREEMENT Services to secure operation of critical areas in your business application APPLICATION SUPPORT AGREEMENT Always available support from resources who knows your business and company HOSTING AND SURVEILLANCE AGREEMENT Hosting and operation of needed infrastructure to run Enterprise Applications

5 Different levels of surveillance and operations Business Process KPI Level Business Process Level Lawson M3 Integrations Output Middleware Portal Others Application Level Operational system Power-i Servers Routers Intel Servers Backup Virtual Servers Storage Hardware Level (partner) Communication

6 Application Level Application Level

7 Business Process Level Examples: Allocated more than ordered Invoices not sent to Streamserve Items stuck in material plan Order lines not deleted from OOLINE on deleted orders Orders that should be allocated Over delivered orderlines Over reported PO lines Claims blocked by credit stop Wrong reported picking lists Wrong allocated qty in MITPLO Wrong ALQT in MITLOC Locked Customer Orders Locked Manufacturing Orders Locked Purchase Orders Order synchronization Subcontracted orders Inbound Invoices Merit Portal Order And much more.. Business Process Level

8 KPI Level KPI Level

9 Continues Improvement Process Survey Run Identify Establish Define

10

11 Berggård Amundsen AS BA er den norske elgrossisten med lokal styrke og kompetanse! Våre medarbeidere, fordelt på 24 avdelinger, er den beste garantien for at vi kan bistå deg i ditt daglige virke. Som totalleverandør av materiell til elektrobransjen tilbyr vi tjenester, produkter og løsninger som er til det beste for våre kunder. Fra vårt sentrallager på Ski forsyner vi daglig våre avdelinger og kunder, som i all hovedsak er installatører, energiverk og industrikonsern. BAs fagspesialister sørger for at du får de riktige varene og løsningene til konkurransedyktige priser. Vår lokale kompetanse og styrke i nærmiljøet gjør oss til en foretrukket elgrossist. BA kan bistå, enten du er liten eller stor.

12 Berggård Amundsen AS Vi slet med at for mange ordrer ble hengende i systemet. Noen av årsakene var: Datadisiplin Manglende kompetanse Feil i grunndata For dårlige rutiner Manglende overvåking Mange integrasjoner mellom systemer Resultatet av alt dette var: Stor backlogg av ordrer Upålitelige materialplaner Varemangel Lang leveringstid Høy risiko for manglende fakturering Lavere presisjon i avdelingsregnskapene Ressurskrevende avstemming Intern støy og feil fokus

13 Berggård Amundsen AS Konsekvensene: Kundetilfredsheten var for lav Høye interne kvalitets kostnader Lengre effektiv kredittid kunder I andre enden resulterte dette faktisk i at kundeordrer ikke ble fakturert etter levering, eksempelvis fordi det manglet elementer i ordren.

14 Berggård Amundsen AS Mål for prosessen: For oss handlet det om å få fått mer presisjon i registreringene våre Vi ønsket å kvitte oss med de mest vanlige repeterende feil og etterstreber å gjøre ting riktig første gangen Vi ville rette på og justere ugunstige parametere og prosesser som skal spille sammen. (mange integrasjoner mellom datasystemer) Vi ønsket å etablere nulltoleranse for at kundeordre skal stoppe opp. Vi ville redusere ukurans for bestillingsvarer Vi ønsket raskere rotasjon av varer på lager Vi ønsket redusert kapitalbinding på lager Vi ønsket lavere kvalitets kostnader og mer effektive prosesser Vi ønsket mer fornøyde kunder Vi ønsket mer fornøyde medarbeidere Stikkordene er overvåking og feilretting av kritiske oppgaver og prosesser

15 Resultat av prosessen: Berggård Amundsen AS Nå har vi etablert nulltoleranse for at kundeordre skal stoppe opp. Stikkordene er overvåking og feilretting. Vi må fortsette å bruke manuelle ressurser Men mer tid brukes på prosess forbedring For oss handler det om å ha fått mer presisjon i registreringene våre Vi har kvittet oss med de mest vanlige repeterende feil og etterstreber å gjøre ting riktig første gangen Ugunstige parametere er rettet på og prosesser som skal spille sammen er justert bedre. Gevinsten i millionklassen kommer både av at alle ordre blir fakturert, at de faktureres riktig og at pengene kommer inn raskere. Vi har også redusert de totale prosesskostnadene i verdikjeden vår, forklarer Varer som ikke var på lager måtte bestilles fra leverandør, og tidspunkt for leveranse fikk konsekvenser for kundeordren. Denne sammenhengen er nå finjustert, og andelen varer som leveres i tide har økt voldsomt Men vi er fortsatt ikke helt i mål.

16 Resultat av prosessen: Berggård Amundsen AS Fra Juni 2011 og til i mars 2012 har leveransepresisjonen økt fra 90 til 95%. Det gir seg utslag i bedre kundetilfredshet.

17 Vi er fortsatt ikke helt i mål Berggård Amundsen AS Derfor har vi konvertert arbeidet til et kvalitets prosjekt med fokus på: Dokumentasjon av alle rutiner Avviksoppfølging med automatisk varsling Opplæring Prosess optimalisering Sørge for at varene kundene bestiller blir levert som avtalt..

18 Prosessen sammen med Merit: Berggård Amundsen AS Merit gjennomførte en kartlegging av prosesskvaliteten vår og kom med anbefalinger for hvilke områder vi burde sette inn resursene først. Merit bisto oss i å rydde i backlogg for å kunne starte målingene av kvalitet i Kunde, Distribusjon og Innkjøpsordreprosessen. Merit sin høye kompetanse både på Movex og hvordan vår bedrift er skrudd sammen har mye av æren for de gode resultatene. Merit har god kompetanse og evner å sette seg inn i vår situasjon som brukere. Dermed skjønner de raskt hvor ting kan gå feil, og kan foreslå riktige tiltak. For oss har det gitt gode resultater.

19 Berggård Amundsen AS Konklusjon: Fokus på kvalitet og presisjon i ulike prosesser gir oss mulighet for å sette fokus på riktige områder av driften. Ved hjelp av varsellamper i det grafiske grensesnittet er det enkelt å se hvor skoen trykker, og sette inn tiltak for å forbedre resultatene. For oss er dette en kontinuerlig forbedringsprosess sammen med Merit. TAKK FOR MEG!