MØTEINNKALLING - Fellesstyret

Transkript

1 1 MØTEINNKALLING - Fellesstyret Møtedato: Onsdag Dokumentdato: Saksbehandler: Johnny Thorsen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 INNKALLING TIL MØTE I FELLESSTYRET HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Sted:, Drammen, Møterom U etg Dato: Onsdag Tid: Kl. 14:00 16:00 Saksliste: Velkommen ved styreleder Sak 36/13 Møtebok fra møte i fellesstyret , godkjent pr epost i hht sak 14/13 Vedtakssaker: Sak 37/13 Rektorvalget Velkommen til møtet! Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu

2 MØTEBOK 1 MØTEBOK - Fellesstyret Møtedato: Mandag 22. april.2013 Dokumentdato: Saksbehandler: seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET Sted: Dato: Tid:, Bakkenteigen. Mandag 22. april Kl. 09:30 10:15 Lukket møte. Styret drøftet egen arbeidsform. Innledning ved styreleder Kl Ordinært styremøte Til stede: Forfall: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Kristin Ørmen Johnsen, Maria-Karine Aasen Svensrud, Carsten Tobiassen, Anne Wenche Lindbo, Helen Bjørnøy, Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Solveig Østrem, Bjørn Ove Grønseth, Marit G. Engseth, Jan Mehlum., Hanne Solberg, Kari Egelandsdal, Santhos Rathakrishnarajah, Tea Majstorovic Maria Borgersen Velkommen ved styreleder Styreleder ønsket velkommen til styret og tilhørere fra Buskerud og Vestfold Orientering om Rektor Petter Aasen orienterte om og nøkkeltall knyttet til høyskolen. Høyskolen er nå samlet på en campus, på Bakkenteigen. Dekan Duy Tho Do, Fakultet for teknologi og maritime fag, orienterte om fakultetets forskningsområder og studieprogram. Stor oppmerksomhet knyttet til fakultetets forskning på områder innen mikro nanoteknologi og posisjon innen maritim utdanning. Sak 28/13 Møtebok fra møte i fellesstyret godkjent per epost iht sak 14/13 Vedtakssaker: Sak 29/13 Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden Ingen merknader til møteinnkalling og dagsorden.

3 MØTEBOK 2 Sak 30/13 Organisering av og Vestfold faglig og administrativ Det forelå følgende forslag til vedtak 1. Styret vedtar faglig og administrativ organisering for den nye høgskolen gjeldende fra fusjonstidspunktet. Styret legger til grunn at implementeringsprosessen etter vil avdekke behov for forbedring og optimalisering av organisatoriske rammebetingelser og tjenester overfor studenter, medarbeidere og ledere. Forslag til presiseringer, justeringer og endringer i den faglige og administrative organisasjonsmodellen fremmes som egne saker for den nye høgskolens styre. Styret har merket seg at administrasjonen som grunnlag for dette saksdokumentet, har mottatt fakultetsvise innspill som gir et godt grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Institutt for realfagsdidaktikk Institutt for praktisk-estetiske fag Institutt for humaniora og samfunnsfagsdidaktikk Institutt for språkfag Institutt for pedagogikk Institutt for utdanningsvitenskap og skolefag Institutt for menneskerettigheter, etikk og mangfold o Fakultet for helsevitenskap Institutt for optometri og synsvitenskap Institutt for radiografi og helseteknologi Institutt for sykepleievitenskap - Drammen Institutt for sykepleievitenskap - Vestfold Institutt for helsefremmende arbeid o Fakultet for teknologi og maritime fag Institutt for realfag Kongsberg institutt for ingeniørfag Norwegian Institute of Systems Engineering Institutt for maritime fag Institutt for maritim teknologi, drift og innovasjon Institutt for mikro- og nanosystemteknologi Institutt for ingeniørutdanning i Vestfold o Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap. Navnet skal endres til Handelshøyskolen (School of Business) etter at ph.d-programmet i Marketing Management er akkreditert og opprettet. Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør

4 MØTEBOK 3 o Økonomidirektør o HR direktør o Campusdirektør 4. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av funksjonsdirektørene, slik det fremgår av saksdokumentet. 5. Styret vedtar ansvarsområdene til de foreslåtte funksjonsdirektørene, slik de fremgår av saksdokumentet. 6. Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre innenfor eksisterende samlede ressurs og stillingsrammer. Styret ber om en statusrapport om samlede kostnader til faglig ledelse og administrasjon pr 1.9. og Dekaner skal med utgangspunkt i Plattformdokumentet utforme organiseringen innen sine ansvarsområder, inkludert fastsettelse av stillingsandeler og forslag om ledelsesstruktur utover dekan, prodekan og instituttledere. Dette gjelder også for fakultetsstaben. Et slikt forslag bør utarbeides når ny dekan er tilsatt og i dialog med ny rektor og høgskoledirektør. Det ble i møtet fremmet følgende nye forslag til punkt 2, fjerde kulepunkt, punkt 3, fjerde kulepunkt og punkt 6, to første avsnitt i forslaget til vedtak som det ble stemt over: 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør o Økonomidirektør o Personaldirektør o Campusdirektør 6. Fellesstyret understreker at organiseringen og lederstrukturen skal iverksettes innenfor de eksisterende rammene for fordeling mellom faglig virksomhet på den ene siden og administrasjon og ledelse på den andre siden. Eventuelle merkostnader ved iverksettingen innarbeides i løpet av 2015 og Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre, samt påse at dekaner/prodekaner etableres for alle fakultetene slik at begge fylker er representert i henhold til Plattformdokumentet, innenfor eksisterende samlede ressurs- og stillingsrammer.

5 MØTEBOK 4 Det ble stemt over punktene i forslag til vedtak hver for seg. Vedtak: 1. Styret vedtar faglig og administrativ organisering for den nye høgskolen gjeldende fra fusjonstidspunktet. Styret legger til grunn at implementeringsprosessen etter vil avdekke behov for forbedring og optimalisering av organisatoriske rammebetingelser og tjenester overfor studenter, medarbeidere og ledere. Forslag til presiseringer, justeringer og endringer i den faglige og administrative organisasjonsmodellen fremmes som egne saker for den nye høgskolens styre. Styret har merket seg at administrasjonen som grunnlag for dette saksdokumentet, har mottatt fakultetsvise innspill som gir et godt grunnlag for videre faglig og organisatorisk utviklingsarbeid. 2. Styret vedtar en organisasjon med følgende fire fakultet og institutter o Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap Institutt for realfagsdidaktikk Institutt for praktisk-estetiske fag Institutt for humaniora og samfunnsfagsdidaktikk Institutt for språkfag Institutt for pedagogikk Institutt for utdanningsvitenskap og skolefag Institutt for menneskerettigheter, etikk og mangfold o Fakultet for helsevitenskap Institutt for optometri og synsvitenskap Institutt for radiografi og helseteknologi Institutt for sykepleievitenskap - Drammen Institutt for sykepleievitenskap - Vestfold Institutt for helsefremmende arbeid o Fakultet for teknologi og maritime fag Institutt for realfag Kongsberg institutt for ingeniørfag Norwegian Institute of Systems Engineering Institutt for maritime fag Institutt for maritim teknologi, drift og innovasjon Institutt for mikro- og nanosystemteknologi Institutt for ingeniørutdanning i Vestfold o Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap Institutt for strategi og økonomi Institutt for industriell økonomi Institutt for kommunikasjon og organisasjon Institutt for økonomi og ledelse Institutt for historie, sosiologi og innovasjon

6 MØTEBOK 5 3. Styret vedtar den overordnede organisasjonsmodell som beskrevet og oppretter følgende administrative lederstillinger på nivå to o Studiedirektør o Forskningsdirektør o Økonomidirektør o Personaldirektør o Campusdirektør 4. Styret godkjenner de foreslåtte kvalifikasjonskriteriene som skal legges til grunn for tilsetting av funksjonsdirektørene, slik det fremgår av saksdokumentet. 5. Styret vedtar ansvarsområdene til de foreslåtte funksjonsdirektørene, slik de fremgår av saksdokumentet. 6. Fellesstyret understreker at organiseringen og lederstrukturen skal iverksettes innenfor de eksisterende rammene for fordeling mellom faglig virksomhet på den ene siden og administrasjon og ledelse på den andre siden. Eventuelle merkostnader ved iverksettingen innarbeides i løpet av 2015 og Styret gir fullmakt til høgskoledirektøren å foreta mindre justeringer, inkludert etablere lederstillinger på nivå tre, samt påse at dekaner/prodekaner etableres for alle fakultetene slik at begge fylker er representert i henhold til Plattformdokumentet, innenfor eksisterende samlede ressurs- og stillingsrammer. Styret ber om en statusrapport om samlede kostnader til faglig ledelse og administrasjon pr 1.9. og Dekaner skal med utgangspunkt i Plattformdokumentet utforme organiseringen innen sine ansvarsområder, inkludert fastsettelse av stillingsandeler og forslag om ledelsesstruktur utover dekan, prodekan og instituttledere. Dette gjelder også for fakultetsstaben. Et slikt forslag bør utarbeides når ny dekan er tilsatt og i dialog med ny rektor og høgskoledirektør. (Etter prøvevotering over navnet på fakultet i sak 2, punkt 4, ble det hele enstemmig vedtatt)) Styrets kommentar til saksfremlegget: o Prodekanene skal ansettes av styret o Prodekan Fakultet for helsevitenskap skal ha sete i Vestfold.

7 MØTEBOK 6 Sak 31/13 Innstillingsutvalg / tilsettingsutvalg Administrasjonen la frem nytt forslag til innstillingsutvalg og sammensetting av dette, jf punkt 1 i forslag til vedtak. Rektor Kristin Ørmen Johnsen fratrådte styret i denne saken, varamedlem prorektor Gunnar Horgen trådte inn i hennes sted. Det forelå følgende forslag til vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av ekstern leder, ny rektor, en representant fra de faglige tilsatte og en representant fra de eksterne representantene i Fellesstyret og en studentrepresentant (sistnevnte ved kun ved ekstern tilsetting). Representantene fra Fellesstyret skal komme fra hver sin institusjon. 2. Ny høgskoledirektør i samråd med ny rektor - gis fullmakt av Fellesstyret til å oppnevne innstillingsutvalg som skal gjennomføre intervju og avgir innstilling av nye prorektorer, dekaner og instituttledere til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i løpet i styremøte Ny høgskoledirektør eller den han/hun bemyndiger og evt. ny dekan ved respektive fakultet, avhengig av stilling og rapporteringslinje i ny organisasjon, gis fullmakt av Fellesstyret til å innstille for eventuelt tilsetting av avdelingsdirektører og øvrige administrative lederstillinger/-funksjoner i styremøte 17. juni Vedtak fattes i sammenheng med eventuelle formelle tilsettinger, og gir samtidig føring ved behov i innplasseringsprosesser. Nytt forslag til punkt 1 i forslag til vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av: Ekstern leder, Ann Elisabeth Wedø Ny rektor Ekstern representant fra Fellesstyret, Anne Wenche Lindboe Ansatt representant fra Fellesstyret, Bjørn Ove Grønseth Det ble stemt over punktene i forslag til vedtak hver for seg.

8 MØTEBOK 7 Vedtak: 1. Det oppnevnes et innstillingsutvalg for tilsetting av høgskoledirektør som gjennomfører intervjuene og avgir innstilling til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i styremøtet Innstillingsutvalget består av: Ekstern leder, Ann Elisabeth Wedø Ny rektor Ekstern representant fra Fellesstyret, Anne Wenche Lindboe Ansatt representant fra Fellesstyret, Bjørn Ove Grønseth 2. Ny høgskoledirektør i samråd med ny rektor - gis fullmakt av Fellesstyret til å oppnevne innstillingsutvalg som skal gjennomføre intervju og avgir innstilling av nye prorektorer, dekaner og instituttledere til Fellesstyret som eventuelt tilsetter i løpet i styremøte Ny høgskoledirektør eller den han/hun bemyndiger og evt. ny dekan ved respektive fakultet, avhengig av stilling og rapporteringslinje i ny organisasjon, gis fullmakt av Fellesstyret til å innstille for eventuelt tilsetting av avdelingsdirektører og øvrige administrative lederstillinger/-funksjoner i styremøte 17. juni Vedtak fattes i sammenheng med eventuelle formelle tilsettinger, og gir samtidig føring ved behov i innplasseringsprosesser. (Enstemmig vedtatt) Orienterings- og drøftingssaker Sak 32/13 Handlingsrom og forpliktelser for for HiBV Økonomisjef ved HiBu, Juel Rye orienterte. Høgskolene vil ha med seg inn i 2014 et strategisk handlingsrom innenfor bevilgningen på kr. 15,7 millioner. Samlet virksomhetskapital til disposisjon for HiBV styret pr er planlagt å være kr. 12,9 millioner, samt kr. 2 mill. bundet i aksjeposter. Handlingsrommet for den nye høyskolen er anstrengt. De to høyskolene budsjetteres på ulike måter. Risiko er knyttet til at den nye institusjonen vil ha en fri reserve på ca 28 mill. kroner av et samlet budsjett på ca 920 mill. kroner, eller ca 3%. Saken tas til orientering.

9 MØTEBOK 8 Sak 33/13 Bemanning og innplasseringsprosjektet for HiBV Saken legges frem for styret for styrets kontroll, herunder løsninger med hensyn til habilitet. Saken tas til orientering. Sak 34/11 Meldingssaker - Referat fra IDF møte HiBV Ettersendt til styrets medlemmer. - Referat fra møte i Saksforberedende organ og Vedlagt. - Oppfølgingsmatrise styresaker. Vedlagt - Rapport fra Rekrutteringsutvalget for rektorvalget. Vedlagt Styreleder uttrykte tilfredshet med at det forelå to kvalifiserte kandidater til rektorvalget og ønsket høyskolen og kandidatene en god valgkamp. Det har kommet brev fra Kunnskapsdepartementet om etablering av egen database vedrørende fusjoner. KD ber om dokumentasjon fra vår prosess. Kopi av brev og vårt svar sendes styret. Dato: Steinar Stjernø: styreleder Referent: Fred E. Nilsson

10 STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Nils A. Dugstad og Kai Mjøsund Saksnummer: HiBu 12/1740 og 2012/996 SAK 37/13 Rektorvalget Forslag til vedtak 1. Vedtak i henhold til fellesstyrets beslutning. Saksopplysninger 1. Innledning Fellesstyret for og Vestfold vedtok i styremøtet 14. mars (Sak 16/13) å gjennomføre valg til rektor for den nye institusjonen 13. og 14. mai i år. For at valget skulle avvikles på rett måte vedtok styret et eget valgreglement (jf styresak 06/13) og det ble oppnevnt et eget valgstyre (jf. styresak 07/13). Valgstyrets oppgave er gitt i Valgreglement for og Vestfold 3.1 der det heter: «Valgstyret har ansvaret for gjennomføring av valg av rektor, representanter til Høgskolestyret og fakultetsråd. Valgstyret er i valgsaker rådgiver for Høgskolestyret og høgskoledirektøren. Valgstyret treffer avgjørelser i forbindelse med valgene som ikke er tillagt annet organ. I valgstyret gjøres vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Valgstyret fastsetter nærmere regler for gjennomføring av urnevalg, postvalg og valg i valgforsamling. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valgoppgjørene»»» Valgstyret kunngjorde prosedyrer for valg av rektor til og Vestfold 19. mars 2013: Dokumentet er vedlagt. Det stilte to kandidater til rektorvervet, Hans Anton Stubberud fra og Petter Aasen fra. Valgkamp ble ført ved de to institusjonene i ved at begge kandidater fikk mulighet til å presentere seg og svare på spørsmål på egne arrangementer ved alle fire campus. I tillegg til at kandidatene etablerte egne F-book sider og ble invitert til fakultetsvise møter var det varierende engasjement i studentmassen og blant ansatte for de to kandidatene. I forbindelse med valgkampen ble det fra flere hold ved begge institusjonene påpekt forhold som ble oppfattet som kritikkverdige måter å føre valgkamp på. Klagene hadde en slik karakter at valgstyret avholdt et eget møte med dette som tema 7. mai. Det ble gjort vedtak om korreksjoner av valget og det ble besluttet at valget skulle fortsette. Det kom ytterligere klager vedrørende valgkampen etter møtet 7. mai.

11 STYRESAK 2 Da valgstyret oppsummerte valgkamp og avvikling av valget i møte 16. mai ble konklusjonen en annen. Valgstyret vedtok å underkjenne valget samt å anbefale fellesstyret å vedta omvalg snarest mulig. 2. Saksfremstillingen I saken gjøres det rede for prosessen for valg av rektor, valgstyres vedtak og etterfølgende klager på valgstyrets vedtak. Avsnitt 3 gir en oversikt over aktiviteter og kronologi, samt de formelle vedtak som er gjort i styret som danner rammene for rektorvalget. Det gis videre en kort gjennomgang av valget og valgkampen med fokus på faktiske hendelser. Bemerkninger til valget, klager og varsler om kritikkverdige forhold beskrives. Det gis en redegjørelse for valgstyrets vedtak om å underkjenne valget og hva valgstyret har lagt til grunn for sin beslutning. I avsnitt 4 behandles valgstyrets arbeid, mottatte klager og direktørene en kort kommentar til noen av hendelsene. Direktørene har hentet inn beskrivelser på de påståtte irregulære forhold som har forekommet i løpet av valgkampen. Beskrivelser og forklaringer er innhentet fra virksomhetene og fra de to studentparlamentene og valgstyret, i den hensikt å belyse saken fra flere sider. I avsnitt 5 beskriver direktørene de to alternative mulighetene for videre arbeid med valget. Etter at valgstyret fattet sitt vedtak om ikke å godkjenne valget 16. mai, er det kommet inn seks klager på det vedtak valgstyret gjorde. I tillegg har representanter for tjenestemannsorganisasjonene som var observatører under valgstyrets behandling av valget 16.mai, levert et notat til fellesstyret med kritiske bemerkninger. Direktørene har oppsummert innholdet i klagene, og viser for øvrig til klagene som ligger vedlagt. Klagene er forelagt valgstyret til uttalelse. Direktørene har videre hatt møte med valgstyret der forhold rundt valgkampen og gjennomføringen av valget samt mottatte klager ble drøftet som et ledd i klagebehandlingen. I avsnitt 4 knytter direktørene kommentarer til de ulike forhold som blir trukket fram i klagene, valgstyrets vurderinger og grunnlag for beslutning. Hensikten med dette er at fellesstyret skal få belyst de enkelte forhold rundt hele dette sakskomplekset. Direktørene har, i forståelse med styrets leder, ikke lagt fram forlag til vedtak i denne saken. Vedtak forutsettes utformet etter fellesstyrets drøfting av saken. 3. Valget I de følgende avsnitt gis en framstilling av valget med henblikk på vedtak, organisering, framdrift i arbeidet og andre viktige hendelser. Som tidligere omtalt vil vi tilstrebe en faktabasert framstilling. Direktørene vil i tillegg, der dette ansees som hensiktsmessig, gi aktørene en stemme slik at deres situasjonsforståelse kommer til uttrykk for fellesstyret. Det er samlet inn et stort materiale som gir kommentarer mv. fra involverte enkeltpersoner og miljøer under arbeidet med denne saken. For at saksdokumentet ikke skal bli for omfattende er dette materialet som tidligere nevnt lagt som vedlegg til saken.

12 STYRESAK 3 Styrets behandling av valg Styret har behandlet valget i følgende saker: Sak 06/13: Sak 07/13: Sak 08/13: Sak 16/13: Godkjenning av valgreglement for HiBV Oppnevning av valgstyret for HiBV Godkjenning av rekrutteringsprosess og kvalifikasjonskrav for rektor Rektorvalg og Vestfold Allerede etter vedtak i Fellesstyret som fastla kriteriet for valg av rektor ble det klaget på valget og valgreglementet. Klagene pekte på at fellesstyrets vedtak var udemokratisk og kunne forhindre kandidater som ønsket å stille til valg fra å framstille sitt kandidatur. Klagene ble sendt Kunnskapsdepartementet og Sivilombudsmannen. Tidsplan for valget Fellesstyret fastsatt dato for valg og forslag på kandidater (sak 16/13): Frist for forslag på kandidater: 7. april. Kunngjøring av kandidatene: 15. april (fastsatt av Valgstyret). Forhåndsstemming f.o.m. 2. mai t.o.m. 8. mai. Poststemming kunne benyttes ved behov. Velgere som ønsket å stemme ved postvalg, måtte inn 1. mai be om å få valgmateriell tilsendt. Innsendt poststemme måtte være poststemplet senest 8. mai. Dato for valg: 13. og 14. mai. Valgstyret Medlemmer og organisering av valgstyret framgår av referat fra valgstyrets første møte mandag 11. mars (vedlegg 3) der de konstituerte seg. I referatet fra møtet leser vi: "1) Presentasjon av valgstyret Valgstyret for HiBV ble oppnevnt av Fellesstyret i møte (sak 07/13) og består av: Medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling - Tor Erik Jensen (HiVe), førstelektor, Fakultet for teknologi og maritime studier - Susanne V. Knudsen (HiVe), professor, Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap - Hermann Smith-Sivertsen (HiBu), førsteamanuensis, Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Medlemmer fra tilsatte i tekniske og administrative stillinger: - Ellen Rye (HiVe), seniorrådgiver i Fellestjenester utdanning - Anne-Kari Voldum Simonsen (HiBu), førstekonsulent, Administrasjonsavdelingen Medlemmer fra studentene: - Marit Theiste Østlie (HiVe) - Katrine Stjelja (HiBu) Hermann Smith-Sivertsen er oppnevnt som leder av valgstyret. Valgstyrets leder fikk fullmakt av fellesstyret til å oppnevne nestleder. Valgstyrets medlemmer ga en kort presentasjon av seg selv. Det er oppnevnt et valgsekretariat ved begge de to høgskolene. Mette Marit Bie Sørum er sekretær for valgstyret fra HiVe, og også sekretær for rekrutteringsutvalget som er oppnevnt ifm rektorvalget. Ved HiBu er Torill

13 STYRESAK 4 Bjerkgaard, Administrasjonsavdelingen, oppnevnt som administrativ støtte til valgstyret/praktisk hjelp til organisering av valgene, i tillegg til representanter på de tre studiestedene. 2) Oppnevning av nestleder Susanne Knudsen ble oppnevnt som nestleder i valgstyret. Kunngjøring av valget Valgstyret kunngjorde valget ved og Vestfold den 19. mars 2013 (vedlegg 4). Kunngjøringen ble publisert på fusjonsnettsiden samme dag ( Kunngjøringen omtaler: Kunngjøring av valgdato anledning til forhåndsstemming, regler for poststemming, valgbarhet jfr. Universitets- og høgskoleloven ledd og valgreglementet for og Vestfold 19.1, vekting av stemmer jfr valgreglementet 19,7 Forslag på kandidater Frist for å fremme forslag Regler for å fremme forslag Offentliggjøring av kandidatene Valgmanntall Administrativ støtte til valget Oppnevning av administrativ støtte fra HiBu til Valgstyret for HiBV ble gjort Representanter i HiBus interne valgstyre (en administrativt ansatt ved hvert av de tre studiestedene), administrasjonssjefene ved studiestedene og representant fra kommunikasjonsseksjonen gis som oppgave å støtte valgstyret ved gjennomføring av valget. Representant for HiBu i valgstyret HiBV koordinerer arbeidet. Personalseksjonen og studieseksjonen støtter med lister og manntall. Ved HiVe ble sekretær til Valgstyret oppnevnt 20. februar. Styreleder mente det var formålstjenlig at sekretæren for Valgstyret også fungert som rekrutteringsutvalgets sekretær, slik at Mette Marit Bie Sørum ble sekretær for begge utvalgene. Den 20. april ble representanter til valgsekretariatet oppnevnt i epost ved høgskoledirektøren. Valgsekretariatets oppgave var å bidra til gjennomføring av valget og opptelling etter instruks fra Valgstyret, totalt ni personer fra kommunikasjonsseksjonen, senter for etter- og videreutdanning, økonomiseksjonen, personalseksjonen og utdanningsseksjonen. De to sistnevnte seksjonene hadde også et særskilt ansvar for listen til manntallet for ansatte og studenter. Informasjon om datoer og oppfordring om å komme på valgdebattene ble sendt ut til alle ansatte via epost. Plakater med info om valgdebattene ble hengt opp på studiestedene samt publisert på elektroniske infotavler. Studentene ble oppfordret om å komme på valgdebattene på Fronter, HiBustudent, HiVes intranett og av egne tillitsvalgte.

14 STYRESAK 5 I forbindelse med forhåndsvalget og urnevalget ble det hengt opp bannere og satt opp rollups på studiestedene med oppfordring om å stemme. I tillegg ble det hengt opp plakater med oppfordring om å stemme ved rektorvalget. Studentene og ansatte ble oppfordret om å delta i valget på epost 6. mai, og med flere oppslag på web som beskrevet over. Kandidater og offentliggjøring Innen fristen var følgende kandidat forslag kommet: Hans Anton Stubberud, dekan ved Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap, Petter Aasen, rektor ved Valgkamp Valgkampen ble ført gjennom møter, debatter, informasjon på facebook mv. Her følger en kort omtale av disse: Organiserte møter de fire campus Det ble arrangert fem valgdebatter med de to rektorkandidatene. Debattene var godt besøkt. Valgdebatten i Drammen ble streamet (overføring av lyd og bilde) slik at alle som ønsket det kunne følge med på valgdebatten. Valgdebattene ble annonsert med plakater, på infoskjermer og på epost til alle ansatte ved de to høyskolene. Valgdebatter: Mandag 22. april: Bakkenteigen, konsertsalen, kl til 1600 Fredag 26. april: Drammen, aud. A6509, kl Mandag 29. april: Bakkenteigen, konsertsalen, kl Tirsdag 30. april: Hønefoss, Lille auditorium, kl Tirsdag 30. april: Kongsberg, B120, kl Valgstyrets leder, Hermann Smith-Sivertsen, ledet alle valgdebattene. Facebook De to rektorkandidatene opprettet hver sin personlige facebookside. Disse er ikke en del av høyskolenes offisielle facebooksider. Kandidatene ordnet selv med innhold og oppretting av facebooksidene. Når det gjelder høyskolenes offisielle facebooksider, ble nøytrale oppfordringer om å delta i valget og valgdebattene kunngjort. Det er reist spørsmål om en video til støtte for Petter Aasens kandidatur lå på høgskolens facebookside gjennom et oppslag i Dagens Næringsliv. Direktøren ved HiVe har derfor kontrollert dette og viser til at den lå på Petter Aasens kampanjeside. Invitasjoner Alle ansatte ved de to høyskolene fikk invitasjoner til å delta i valgdebattene via høyskolenes ordinære kommunikasjonskanaler, dvs intranettsider, Fronter, epost og plakater. Det samme fikk studentene.

15 STYRESAK 6 Engasjement Studenter og ansatte ble oppfordret til å delta i valget gjennom epost, plakater, nyhetssaker på internett, Fronter, stands med nøytrale oppfordringer og bannere med «Bruk stemmeretten din». Nyhetssaker ble publisert på fusjonsweben hvor begge kandidater ble presentert likt og nyhetssakene var balansert. Aktiviteter for å øke valgdeltagelse og henstille til å bruke stemmeretten ble sett på som positivt ved begge institusjonene. I Buskerud valgte studentparlamentet å stille seg nøytrale i forhold til rektorkandidatene. Noen studenter drev valgkamp Hans Anton Stubberud gjennom enkle plakater. Studentene i Vestfold vedtok i parlamentsmøte å støtte Peter Aasen kandidatur. Kommunikasjonsavdelingenes arbeid Kommunikasjonsseksjonene har en særlig utsatt rolle i forbindelse med en valgkamp. Det er avgjørende at de opptrer nøytralt i forhold til kandidatene. Følgelig har direktørene valgt å gi en kort framstilling av deres arbeid til styrets orientering. Kommunikasjonsseksjonene har jobbet koordinert. De aktiviteter som kommunikasjons-seksjonen ved HiBu har, er gitt som tilbud til begge kandidater (tilbud om støtte til å opprette facebookside, utarbeide flyers og plakater). Kunngjøring av valget, datert 19. mars 2013 ble sendt alle ansatte ved HiBu og HiVe på epost. Informasjon om valget ble lagt ut på høgskolens nettsider, pluss på fusjonens nettsider. Studentparlamentet ved HiBu la i tillegg ut informasjon på studentenes nettsider, samt på Fronter. Saker fra har hentet saker fra fusjonens webside Disse har blitt publisert med lik overskrift og ingress, samt en les mer link til Disse har blitt publisert på intranett og på web under fanen Aktuelt -> Rektorvalg 2013: Petter Aasen stiller i rektorvalg ( ) Stubberud til rektorvalg ( ) Studentparlamentet vil bidra (08.5.) Godkjenner ikke rektorvalget ( ) Stjernø om valget ( ) God dialog ( ) Disse nyhetssakene er publisert på HiBus ansattsider: Rektorvalg i Fellesstyret ( ) Petter Aasen stiller i rektorvalg ( ) Klart for rektorvalg ( ) Stubberud til rektorvalg ( ) Dette er rektorkandidatene ( ) Nå blir det valgdebatter ( ) Diskusjonsforum på plass ( ) Valgkampen er i gang ( ) Ber studenter om å stemme ( ) Rektorkandidater på Facebook ( ) Rektordebatt "on demand" ( ) Stemmer fram ny rektor ( ) Din stemme teller ( ) Vekting av stemmer ved rektorvalget ( )

16 STYRESAK 7 Disse nyhetssakene er publisert på HiVes intranett/web med datostyring som avpubliseres ved passert dato: Forsikre deg om at du kan stemme ved rektorvalget ( ) Info om manntall og lover Rektorkandidatene klare ( ) Nå blir det valgdebatter ( ) Valgkampen er i gang ( ) Diskusjonsforum på plass ( ) Følg rektordebatten live ( ) Valgstyret om valggjennomføringen ( ) Til alle studenter ved høgskolene i Buskerud og Vestfold ( ) Egne saker som har stått på intranett : Studentparlamentet vil bidra ( nyhetssak) Studentparlamentet beklager og sier de vil innrette seg etter kritikk fra valgstyret Husk å stemme! ( nyhetssak) Fra 2. mai kan du forhåndsstemme ( nyhetssak) Postvalg slik gjør du det ( aktiviteter) Instruksjon om hvordan du går frem for å benytte postvalg (aktiviteter) Frist for å sende inn tips om rektorkandidater ( aktiviteter) Frist for å sende inn forslag på rektorkandidater ( aktiviteter) Rektordebatt i Bakkenteigensalen ( aktiviteter) REKTORVALG HiBV ( aktiviteter) Bruk din stemmerett Your vote counts! ( Nyhetssak på web og intranett med info på både norsk og engelsk) Valgstyrets arbeid og møter Valgstyret har hatt følgende møter. Det er utarbeidet referater fra alle møtene og alle er vedlagt: Valgstyremøte 11. mars (vedlegg 3) Valgstyremøte 10. april (vedlegg 5) Valgstyremøte 7. mai (vedlegg 8) Valgstyremøte 16. mai (mottatt 24.mai kl. 1300, vedlegg 13). Vedleggene til referatet 16. mai er unntatt offentlighet av personvern hensyn. Vedlagt styrets medlemmer vedlegg 6, 10, 14, 16 og 17). Den 6. mai mottar valgstyret epost fra Forskerforbundet ved HiBu og HiVe der tillitsvalgte uttrykte at de gjerne ville ha mulighet for å stille som observatører i de ulike fasene av valget. Dette stilte valgstyret seg positive til. Henvendelse om feil ved valget av 6. mai fra fire ansatte institutt jus HiBu Den 6. mai mottar valgstyret henvendelse fra fire ansatte jurister ved institutt for jus ved HiBu der de påpeker at det hefter feil ved valgprosessen og at det må utlyses ny valg (vedlegg 7). Forholdene som tas opp dreier seg om:

17 STYRESAK 8 Reglene ved valg ved Høyskolen fastsatt av fellesstyret og valgstyret Direkte brudd på valgreglementet vedrørende avgivelse av poststemmer Rettslig vurderinger knyttet til valgets gyldighet Bakgrunnen for deres notat er opplysninger om masseutsendelse av valgkampmateriale og stemmesedler pr post til studenter ved HiVe. Avslutningsvis varsler de at det vil bli påklaget hvis valgstyret velger å gjennomførevalget til tross for de feil de påpeker i sitt notat. Valgstyrets behandling av henvendelsen På bakgrunn av denne henvendelsen ble det avholdt et telefonmøte i valgstyret tirsdag 7. mai, hvor valgstyret enstemmig vedtok følgende: 1. Valgstyret har mottatt kritikk av valgprosessen med krav om å utsette valget. Valgstyret sier seg enig i deler av kritikken, men fastholder at valget er gjennomførbart med den presisering at poststemmene annulleres ihht. pkt På grunn av sterkt varierende praksis rundt poststemmegivningen annullerer valgstyret alle poststemmer avgitt i rektorvalget ved HiBV. Berørte velgere anmodes om å delta i urnevalget 13. og 14. mai på alle studiesteder. Dette må de få beskjed om på hjemmesidene. 3. Valgstyret anmoder om at premieutdelinger i forbindelse med valget avlyses nå. Informasjon om vedtaket ble lagt ut på høgskolens nettsider, samt på hibuhive.no. I tillegg ble det lagt ut info til studentene på Fronter vedr annullering av poststemmer, datert 8. mai. Oppfølging av henvendelse av 6. mai fra ansatt ved institutt for jus HiBu Det kom ny henvendelse til valgstyret fra en av de fire juristene ved institutt for jus ved HiBu den 8. mai per epost (vedlegg 9). Det henvises til brev av 7. mai med begjæring om innsyn i og oversendelse av alle dokumenter valgstyret har fått eller har utarbeidet i anledning avvikling av valget. De fikk svar fra valgstyrets leder 10. mai. Den 13. mai mottok valgstyret ytterligere en epost (vedlegg 11) med vedlagt klage/betenkning (vedlegg 12) fra de fire juristene ved HiBu med en oppfølging av henvendelsen av 6. mai. I oversendelsen henvises det til klage/juridisk betenkning av 6. mai og det vedlegges et nytt notat som begrunnes med at det har dukket opp flere kritikkverdige forhold. De kritikkverdige forholdene som her henvises til er at «det er avholdt/avholdes et Mac- lotteri hvor ansatte og studenter kan skrive seg på en liste og delta i trekningen av en Mac hvis de deltar i valget». Notatet fra de fire ansatte ved institutt for jus HiBu oppsummerer sin klage/betenkning slik: «Vi finner etter dette at det nå foreligger så alvorlige uregelmessigheter ved valget at disse både enkeltvis og i sum er egnet til i vesentlig grad å svekke tilliten til valgets legitimitet, integritet og til valgets akademiske verdighet». Og anbefaler valgstyret å gjøre følgende «Vi ber derfor valgstyret om å avlyse valget og å lyse ut nyvalg nå, før valget er gjennomført.». Denne klagen inngikk i valgstyret behandling av valget på møte 16. mai.

18 STYRESAK 9 Klager på valgkampen fra tre studenter ved HiVe Valgstyrets leder fikk henvendelse 22. april fra en student som fortalte om fjerning av plakater for kandidat Stubberud. En student henvendte seg til valgstyrets leder 14. mai (mail) og klager på opplevd press fra studentparlamentet med henstilling om å stemme på kandidat Aasen med bakgrunn i at studentparlamentet skulle ha gjort vedtak om «stemme på HiVe s kandidat i rektorvalget». En annen student gir 16. mai (telefon) bekreftelse på tilsvarende forhold om opplevd press for å stemme på kandidat Aasen. Denne studenten rapporterer i samme henvendelse at valgkampløpesedler for kandidat Stubberud ble fjernet fra biblioteket av andre studenter den 25. april. Mailkorrespondanse slik den er oversendt fra valgstyrets leder er vedlagt unntatt offentlighet til styrets medlemmer (vedlegg 16). Avvikling av valget 13. og 14. mai Valget blir avviklet 13. og 14. mai med utgangspunkt i instruks for forhåndsstemming og ved stemming valgdagene 13. og 14. mai sendt studiestedene, samt mal for opptellingsrapport for de lokale opptellingene sendt studiestedene. Lokale opptellinger 14. eller 15. mai foregikk ved alle fire studiesteder, med observatører fra Forskerforbundet til stede ved HiBU og observatør fra sykepleierforbundet til stede ved HiVe. Status for valgavviklingen per 16. mai er: Nakne stemmer er talt opp, (uten å telle stemmegivning) og sammenstilt med manntallet på hvert studiested, men ikke på aggregert nivå for begge institusjoner. Opptalt avgitte stemmer i konvolutter, men har ikke åpnet konvoluttene. Alle stemmene er forseglet og innelåst i Drammen. Teknisk er stemmer sikret, ikke opptalt og kan opptelles i hht valgreglementet. Valgstyrets behandling av valget 16. mai Det var planlagt at valgstyret skulle gjennomføre sentral opptelling av stemmene den 16. mai i Drammen. Slik opptelling ble ikke gjennomført fordi valgstyret besluttet å vurdere om valget skulle godkjennes i møte forut for eventuell opptelling. Valgstyret kom til den konklusjon at valget måtte underkjennes. Stemmene ble forseglet og disse samt manntallslister ble låst ned av medlemmer fra valgstyret og noen av observatørene i et rom i Drammen med begrenset tilgang. Valgstyrets beslutning ble kunngjort til fellesstyrets leder og til institusjonene på epost torsdag 16.mai kl En litt redigert versjon som pressemelding (form, men ikke innhold) av denne teksten ble umiddelbart lagt ut på web og gjort kjent for de to høgskolene (inngår som del av referat fra valgstyrets møte 16. mai, vedlegg 13). Teksten var som følger: Valg av rektor til og Vestfold (HiBV) På grunn av for ulik praksis ved valget i forbindelse med valgkamp, mobilisering av velgere og valgagitasjon, med innsigelser fra både ansatte og studenter til måten ting har skjedd på, har valgstyret etter grundig debatt kommet til at rektorvalget ved HiBV mai ikke godkjennes. Stemmene ble ikke talt opp. Vedtaket var ikke enstemmig. Noen av klagene gjaldt opplevelsen av press på velgerne. Valgstyret ser at føringer og normer ikke har vært tydelig nok diskutert og fremmet i forkant av valget. Vi takker kandidatene for god informasjon i valgdebattene og på nettet.

19 STYRESAK 1 0 Valgstyret anbefaler fellesstyret å vedta omvalg snarest mulig. I et eventuelt omvalg (eller nyvalg hvis fellesstyret vedtar det) må det være like normer og føringer til hvordan valgkampen, mobiliseringen og velgermotiveringen skal skje. Det må legges til rette for at studentene får en reell mulighet til å delta dersom valget gjennomføres etter undervisning- og eksamensslutt i vårsemesteret. Drammen, 16. mai 2013 Hermann Smith-Sivertsen leder av valgstyret HiBV Valgstyrets leder sendte deretter samme dag kl en mail med en utdyping til fellesstyrets leder med kopi til institusjonene (vedlegg 15). Her gjengis en forkortet del som omhandler begrunnelsen: Kort om hvorfor dette valget ikke ble godkjent: Det ER vanskelig å motivere et stort antall velgere til å delta i et slikt valg. Vi så imidlertid at det manglet en felles forståelse for hvordan det er greit å drive velgermobilisering. Og hvilke metoder som ikke er ok. Allerede i valgstyrets møte om ettermiddagen 7. mai var vi ikke langt fra å avlyse valget. Vi var tre av fem som allerede da var åpne for det. Det som satte valget i fare var: -Masseutsending av poststemmemateriale til studenter ved HiVe, gjort i strid med instruksene for valget og uten at valgstyret var spurt. -Mac-utlodning på HiVe assosiert med valget i to dager av forhåndsvalget (6. og 7. mai). Vi vet ikke hvor mange som stemte i valget da - kanskje mer motivert av å vinne premie enn av å påvirke rektorvalget? Denne utlodningen ville likevel ikke vært så stort problem hvis den var for velgerne i begge fylker. Dessverre fortsatte det etter 7. mai å komme inn informasjon som tydet på at det i for stor grad manglet en omforent enighet om hva som var en akseptabel valgkamp og greie metoder for velgermobilisering. Det handler om: -Rapporter fra flere studenter om at de opplevde seg presset av studentparlamentet i Vestfold i rektorvalget (se vedlegg). -Flere studenter fortalte om at brosjyrer og plakater for Stubberud som var distribuert på Bakkenteigen, ble fjernet rett etterpå (se vedlegg).. -Rapporter om ansatte ledere på HiVe som under valget sendte mailer til sine underordnede med oppfordring om å stemme på en bestemt kandidat (vedlegg). Ting som er mindre viktig, men som ikke bidro til å øke tilliten: Kreative tiltak for å drive valgdeltakelsen opp ett sted, som duftende vaffelsteking og utdeling av gratis vafler like ved stemmestedet 13. og 14. mai. Dette ville ikke vært det minste bekymringsverdig dersom det kunne vært gjort likt på studiestedene. Hovedpunktene og vedtaket oppsummeres slik: Vedtaket og dets begrunnelse fremgår av referat fra valgstyrets møte 16. mai 2013, foruten det som er inntatt gjennom pressemeldingen ovenfor. I hovedtrekk er valgstyrets begrunnelse for å ikke godkjenne valget som følger: Rapporter fra studenter som har opplevd press til å stemme på en av kandidatene. Fjerning av informasjon om en av kandidatene, brosjyrer og plakater, fra et av campusene. E-post fra ledere ved en av institusjonene med oppfordring om å stemme på en av kandidatene. Det samlede klima for valgdeltagelse og stemmegivning ved var så ensidig at mobilisering av stemmer kunne synes å utgjøre en usaklig forskjellsbehandling (unfair).

20 STYRESAK 1 1 Valgstyret viser også til hendelsene som utgjorde grunnlaget for deres vedtak om å annullere poststemmene, med den begrunnelse at de senere hendelsene forsterket valgstyrets inntrykk av at valgprosessen ikke gikk riktig for seg. Tillitsvalgte deltok i deler av møtet 16.mai og leverte i etterkant et notat til direktørene med sine observasjoner og råd knyttet til valgstyrets beslutning (vedlegg 24). Etter at valgstyret underkjente valget er det kommet inn 6 klager rettet mot dette vedtaket. Disse er i sin helhet behandlet i avsnitt 4. Redegjørelse for valget fra virksomhetene Direktørene har i forbindelse med framstilling av denne saken innhentet materialet som er egnet til å belyse ulike sider av valget ved de to institusjonene. Direktørene konstaterer at valgkampen som har vært ført ved de to institusjoner har vært forholdsvis ulik. Med det som bakgrunn har vi valgt ikke å gi en samlet framstilling av det materialet som er innhentet ved de to institusjonene, men legger det ved som informasjon til valgstyret. Fakta og vurderinger fra de respektive direktørene er den enkelte direktørens tekst (vedlegg 27 og 28). 4. Klager og klagesaksbehandling på valgstyrets vedtak av 16. mai Det er kommet inn to ulike kategorier klager. Mens valgkamp og avvikling av valget fant sted kom det klager direkte til valgstyret. Dette forholdet er omtalt under punkt 3 og det henvises til beskrivelsen der. Etter valgstyrets vedtak er det kommet ulike klager på valgstyrets behandling av valget og det vedtak valgstyret fattet i sitt møte 16.mai. Disse klagene er stilet til fellesstyret. Begge kategorier klager retter seg mot de samme forhold knyttet til valgkampen, blant annet poststemmer og utlodning av MacBook og «fair play». Ved å annullere poststemmene samt medvirke til at premieutdeling ikke vil finne sted, har valgstyret 7. mai funnet fram til en ny plattform for å avvikle valget. Den nye plattformen danner fundamentet for den resterende del av valget og er også basis når valget summeres opp 16. mai. Som et ledd i saksbehandlingen av klagene innkommet både før og etter 16. mai hadde direktørene i møte 28. mai med valgstyrets medlemmer for å avklare fakta og vurderinger valgstyret hadde bygget sin beslutning på om ikke å godkjenne valget den 16.mai. Direktørene hadde forberedt en rekke spørsmål som de ønsket valgstyremedlemmenes svar på. I møtet ga valgstyrets medlemmer sine ulike syn til kjenne, både gjennom direkte svar på spørsmålene og gjennom innbyrdes drøftinger seg imellom. Klager til fellesstyret etter 16/ Ved klagefristens utløp 26. mai var det innkommet seks klager. Klagene ligger vedlagt (vedlegg 18, 19, 20, 21, 22 og 23). Klagene er noe ujevne i form og innhold, fra helt kortfattede til lengre og mer utfyllende dokumenter. Direktørene oppsummerer klagenes innhold på følgende måte: Klage fra studentparlamentet i Vestfold, ved henholdsvis avtroppende og påtroppende studentleder. Endring av retningslinjer underveis er ikke greit. Valgkamp og valgagitasjon fra før valgstyrets vedtak om annullering av poststemmene kan ikke brukes som argumentasjon for å ikke godkjenne valget. Hemmelig valg, urnevalg, betyr at det vanskelig kan la seg gjøre å påvirke en velger.