Administrasjon av nettdokumenter i BIBSYS-samarbeidet

Transkript

1 Administrasjon av nettdokumenter i BIBSYS-samarbeidet Temamøte 18. april 2007 Erling Fossan

2 Program Hva administrasjon av nettdokumenter innebærer Dagens status i BIBSYS-samarbeidet Hva trenger institusjonene og bibliotekene? Innlegg fra UBO Pause 10:15 10:45 Innlegg fra HIBU Hvilke modeller for administrasjon finnes? Nye behov i Lisa og Akkvisisjon

3 Hva vi snakker om Fulltekst inetorgperson URL Søking Metalib Mime Søkeportal Baseressu rser BIBSYSx / TOUR Resolver TDNetbasen Tyr SFX Import Import Ask Lisa Lister NETT, Bibliotekbasen Meldingssystem SKR, NYKOP, URL DOKSTAT, Brage Institusjonelt arkiv

4 Forkortelsen ERMS ERMS ofte brukt forkortelse (Electronic Resource Management System) Er ERMS noe prinsippielt nytt i forhold til administrasjon av andre dokumenter? Delvis Ofte ikke eierskap, men tilgang til tjenester! Tettere kobling mot leverandør Nettbaserte tjenester betyr utfordringer spesielt for tilgang (varene ligger ikke på egen hylle) Men bør E håndteres som egen sektor?

5 Hva administrasjon av nettdokumenter innebærer Få kontroll med: Tilbud Lisensavtaler Metadata og abonnement på titler Søkemuligheter i OPAC / søkeportal Tilgang til fulltekst Kopibestilling fra dem som ikke har direkte tilgang Bruk av ressursene (evaluere statistikk) Budsjett og regnskap Arbeidsflyt

6 Veien videre i konsortiet? Hva er veien videre for BIBSYS-bibliotekene? Hvor skal informasjon om avtaler og nettdokumenter ligge? I Bibliotekbasen I lokale base (Ex Libris Verde?) Hos ABM-utvikling? Hos leverandørene (Ebsco?) Prosjekt Behandling av E-ressurser i BIBSYSkonsortiet planlagt, men ikke startet. Ment å stake ut kurs Kanskje nyttig med erfaringer først? Med EREG, Metalib/SFX, Mime/Tyr mm

7 Lisensavtaler prosess i mange trinn 1. Oppdage / motta tilbud 2. Vurdere anskaffelse 3. Inngå avtale 4. Registrere titler 5. Ordne tilgang 6. Evaluere nytteverdi

8 1. Oppdage / motta tilbud Via søkeverktøy Søke i søkeportal Søke på emner Via tilbud fra leverandører Via info fra ABM-utvikling Se andre bibliotek i kortene (eks via BIBSYS Lisa) Registrere tilbud

9 2. Vurdere anskaffelse Mulig å få oversikt over avtaler som forhandles Vurdere pris, stabilitet, metadata-kvalitet, arkivløsning, og andre avtalevilkår Kjøre sammenlignende statistikk Er tilbud fra leverandøre baset på full pakke eller utvalgte titler? Unngå å kjøpe mye som ikke er relevant Hvis fullpakke, sammenligne med hva vi har før Hvor mye overlapping? Teste Registrere informasjon og erfaringer

10 3. Inngå avtale Avklare og registrere kontraktsforhold Hvilke pakker Varighet Avtalebetingelser Adresser Kontaktpersoner lokalt og hos leverandør Kommentarer Skrive avtale med leverandør Registrere fakturadata (budsjett)

11 4. Registrere titler Sjekke inn pakker, ev registrere/importere titler i lokal base Registrere Betingelser Beholdnig, ev embargo Kommentarer Noen pakker er slik at titler kan gå ut og inn hele tiden ( eks Safari fra Proquest) Listemuligheter

12 5. Ordne tilgang Avklare tilgang med leverandør IP-adresser Brukernr / passord Ordne lenking til fulltekst URL Sjekke kobling fra OPAC / søkeportal Er titlene tilgjengelig for sluttbruker?

13 6. Evaluere / fornye Tilgang til oversikt over avtaler Hvilke er aktive Hvilke må fornyes Evaluere leverandør Hvordan er egentlig tilgangen? Statistikk på bruk Generell bruk av pakke / titler Noe som ikke brukes? Registrere fornyelse eller avvikling (Avvikling drar en del med seg, bl a at titler skal ut av lokal beholdning)

14 Prosess som syklus [Bilde lånt fra SerialsSolutions]

15 Arbeidsflyt Viktig å ha verktøy som støtter opp under arbeidsflyt For det enkelte bibliotek Mellom bibliotek Mellom bibliotek og BIBSYS Mellom bibliotek og leverandør Hva er nyttigste verktøy for dette?

16 Mellom bibliotek og BIBSYS Lisa og Meldingssystem For portalkonsortium: Få rett rekkefølge på abonnement avtale I Lisa: Bør Sjekke inn pakke i avtale før registrering/import av abonnement Bør Sjekke ut pakke fra avtale etter sletting av abonnement Sjekke ut skjer ved: Fjerne pakke fra avtale Fjerne deltaker fra avtale Fjerne kontrakt fra avtale

17 Former for anskaffelse Avtalebasert (fokusert på ovenfor) Enkelttitler kjøpes på lisens Pakker kjøpes på lisens Uavhengig av avtale Egenproduksjon ved institusjonen Digitalisering av trykte utgivelser (eks DigitAlt ved NB) Gratisressurser (OA Open Access) Viktig å kunne håndtere begge deler!

18 Hvor viktig er integrasjon? Bøker og tidsskrifter samlet Elektronisk og trykt samlet Gratis oglisensiert samlet Egenprodusert og kjøpt samlet Sammenfattet: Hvor viktig er det å se alt samlet? (Samling kan ordnes på flere måter)

19 Hva med integrasjon mellom verktøy? Integrasjon ved bruk av ApplinX?

20 Kobling ved bruk av ApplinX ApplinX gir en ny og bedre nettleser-versjon av Blåskjerm (enn Entire Web Viewer) Klikk på redigeringsknapp i Ask, og KORIK-skjerm kommer opp i nettleser (ev andre skjermer)

21 KORIK i ApplinX-versjon

22

23 Dagens status i BIBSYSsamarbeidet

24 Kategorier Alle kategorier i BIBSYS-basen E-tidsskrifter E-bøker Gratis Ikke gratis E-bøker på vei i portalene

25 Bruk av produkter Noen bibliotek har ikke tatt i bruk spesielle administrasjonsverktøy for e-ressurser Bruker bare bibliotekbasen for titler: ca halvparten av bibliotekene, dvs ca 50 bibliotek Bruker Mime/Tyr: 40 bibliotek Bruker Metalib/SFX: 5 bibliotek Bruker BIBSYS Lisa: Alle bibliotek som bruker Mime/Tyr (noen får hjelp av BIBSYS )

26 Tall fra Bibliotekbasen Avtaler i Lisa: 364 Pakker i Lisa: 320 Titler: E-tidsskrift: E-bøker: E-publikasjoner fra institusjonene: (doktorgradsavhandlinger, mastergrads- og hovedfagsoppgaver, andre studentarbeider)

27 Nettdokument via Ask Optimalisert søk i OPAC Begrenset til egne baser Enkle, utvetydige koblinger Treff bare på tittelnivå

28 Nettdokument via søkeportal Ikke optimalisert søk Men mange eksterne baser Litt usikre koblinger Men på artikkelnivå (tidsskrift)

29 Eksport til TDNet Tyr TDNetbasen Bibliotekbasen Lisa Data vedlikeholdes primært i Bibliotekbasen Ukentlig eksport Eksport primært basert på pakkedata i Lisa og pakkeid på dokument

30 Import fra SFX (kommer) Tyr Bibliotekbasen TDNetbasenSFX Data vedlikeholdes delvis i Bibliotekbasen, delvis i SFX Ukentlig import (?) Alle SFX-titler importeres Abonnement som allerede finnes i Bibliotekbasen (DOKUMENT-register) settes intern Nye titler betyr tilvekst i tittelbasen (OBJEKTregister)

31 ERMS-verktøy i BIBSYS I BIBSYS dekkes ERMS ved en kombinasjon av verktøy: BIBSYS Lisa BIBSYS Mime / BIBSYS x / Tyr BIBSYS Lister og statistikk BIBSYS Meldingssystem BIBSYS Biblioteksystem EREG-kommandoen NETT-kommandoen GRATVIS-kommandoen Nettsider i BIBSYS

32 Sammenligning Hvordan blir en sammenligning med fasilitetene i f eks Serials Solution? Se Tabell

33 Litt om styrke med BIBSYS-løsningene Støtte for alle typer dokumenter Har lenkeserver integrert med OPAC Utvetydig kobling Lenkeserver støtter også innholdsinformasjon på trykte dokumenter Integrering med trykte dokumenter Felles tittel- og eksemplarbase Felles leverandørregister Lisensadministrasjon integrert BIBSYS gjør import fra leverandør for bibliotekene

34 Litt om svakheter med BIBSYSløsningene Kunne vært bedre beslutningsstøtte ved vurdering av nye pakker F.eks avsløre overlapping med andre pakker Begrenset tilgang til bruksstatistikk Finnes noe i BIBSYS (antall klikk på nettlenker) Men burde formidlet COUNTER-data fra leverandørene, som har det rette bildet Mangler budsjettstøtte for e-bokpakker Lisa burde vært bedre utbygd Ikke god nok støtte for UBO ( konsortium innenfor konsortium)

35 Listemuligheter Kontinuerlig oppdaterte lister over pakker og avtaler: Avtaleoversikt Pakkeoversikt Importoversikt Kjøre ut egne tittellister Kjøre ut egne avtaleoversikter

36

37 Hvilke modeller for administrasjon finnes?

38 Dreier det seg om disse? BIBSYS utvikler integrert løsning videre, med Lisa sentral BIBSYS kjøper/drifter separat verktøy (eks Verde), med mest mulig integrasjon mot verktøy ellers i Bibliotekbasen De enkelte bibliotek etablerer hver sin løsning, eller konsortieløsninger Bibliotekene overlater administrasjonen til leverandører (eks Ebsco) Andre modeller?

39 Momenter Pris Frihetsgrad Fellesløsninger setter grenser Kvalitet på data Data skal være rett, straks og alltid Integrasjon datamessig Man prioriterer oversikt Samarbeid Samarbeid kan redusere dobbeltarbeid Hensyn til andre Man ser sin rolle i videre perspektiv, ser ikke bare på egne kunder