Saksframlegg. ETABLERING AV CITY MANAGER SOM PERMANENT ORDNING Arkivsaksnr.: 10/18983

Transkript

1 Saksframlegg ETABLERING AV CITY MANAGER SOM PERMANENT ORDNING Arkivsaksnr.: 10/18983 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet vedtar at ordningen med City Manager videreføres på permanent basis. Det etableres et eget selskap, hvor Trondheim Gårdeierforening har 51 % av andelene og Trondheim kommune har 49 % av andelene. Selskapet skal ha som formål å bidra til å sikre Midtbyens attraktivitet for så vel fastboende som tilreisende gjennom økt aktivitet og en mer levende by. Selskapet skal utvikle rutiner og ellers arbeide for å gjøre det enklere for organisasjoner og arrangører å benytte Torvet og andre åpne plasser i Trondheim sentrum. Selskapets navn skal være City Manager AS. Partene skyter inn en aksjekapital på til sammen kr ,-, fordelt i henhold til eierandel. I tillegg yter Trondheim kommune et årlig driftstilskudd på kr 1.2 mill. Beløpet justeres årlig i samsvar med konsumprisindeksen. Rådmannen innarbeider økt tilskudd til City Manager i budsjett for inneværende år. Rådmannen bes komme tilbake med forslag til tilskudd for senere år i forbindelse med kommunens budsjett for 2011 og økonomiplan Trondheim kommune oppnevner to av fem representanter samt vararepresentanter for disse til selskapets styre. Formannskapet oppnevner den ene, og rådmannen oppnevner den andre. Oppnevningen gjennomføres når selskapets endelige vedtekter foreligger, og selskapet skal stiftes. Formannskapet gir sin tilslutning til det framlagte forslag til forretningsplan for City Manager. Rådmannen sørger for at den formelle selskapsetableringen blir gjennomført umiddelbart. ::: Sett inn innstillingen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/

2 ... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn City Manager ble etablert for å prøve ut en ordning med sikte på å koordinere og øke aktiviteten i særlig grad på Torvet, og for øvrig på de åpne plassene i Trondheim sentrum, definert som Midtbyen, Bakklandet, Brattøra og eiendommene vest for Innherredsveien mellom Bakke bru og Nidelv bru (Solsiden). Før ordningen kom i stand hadde man ingen organisert koordinering, og det var vanskelig for arrangører å orientere seg om hva som gjelder i forbindelse med gjennomføring av arrangement i det offentlige rom. Med funksjonen City Manager var intensjonen å gjøre bruk av torvscenen og andre byrom mer enkel og brukervennlig, og derved gjøre Midtbyen mer levende og attraktiv for alle. Prosjektet City Manager startet i 2004 og var forutsatt å skulle ha en varighet på to år. Dette ble senere forlenget med ett år i påvente av at deltakerne i prosjektet skulle utrede framtidig organisasjonsform og modell for videre drift. I prosjektperioden har Trondheim kommune og Næringsforeningen i Trondheim hver stått for 50 % av finansieringen av ordningen, og prosjektstyret har bestått av to representanter for hver av disse. Kommunen har hatt budsjett-, regnskaps- og arbeidsgiveransvaret for den ansatte, som har hatt sine arbeidslokaler sammen med Næringsforeningen. Formannskapet vedtok den , sak 152/07, å gå inn for at Trondheim kommune inngikk et samarbeid med Næringsforeningen i Trondheim om videreføring av ordningen med City Manager på permanent basis. Dette var forutsatt å skulle skje ved etablering av et ansvarlig selskap med formål å drive og utvikle City Manager-funksjonen videre. Formannskapets vedtak er i påvente av nødvendige avklaringer om organisering ikke gjennomført, og rådmannen finner det derfor nødvendig å legge fram saken på nytt, med forslag om å gå videre med etablering av en permanent ordning med City Manager, og legge premissene for dette. Fakta, erfaring og resultater Etter rådmannens vurdering har ordningen med City Manager vært vellykket. Etter etableringen er det utarbeidet bedre og enklere rutiner for bestillinger og bedre koordinering mellom ulike berørte organer og instanser. Det er nå enklere å få informasjon og å gjennomføre arrangementer på Torvet og i andre åpne byrom. Det ligger derved godt til rette for økt aktivitet og derved attraktivitet for byen. Intensjonen har hele tiden vært å utvikle City Managers rolle for å utnytte synergier for næringsliv og arrangører. City Manager har i dag mange ulike oppgaver og funksjoner knyttet til arrangement og til utforming av omgivelsene i Midtbyen. I tillegg har City Manager sammenfallende interesser med oppgaver som i dag utføres av andre, for eksempel Samarbeidsgruppen Midtby n. Primæroppgaven er å tilrettelegge for arrangement i sentrum, med koordinering av arrangement og å sørge for god kommunikasjon mellom arrangørene og berørte offentlige etater. Utgangspunktet er at prosessen ved gjennomføring av arrangement skal være mest mulig smidig. I dag er følgende oppgaver lagt til City Saksfremlegg - arkivsak 10/

3 Manager: Koordinering av arrangement Rådgivning og behandling av søknader Koordinering av offentlige aktører i Cityteam Markedsføring Utvikling av elektronisk kommunikasjon Kompetanseutvikling for arrangement Arrangere Julemarkedet og Martnan Design, skilting, beplantning og lignende Målet ved oppstarten i 2004 var å øke aktiviteten i bykjernen med 30 %, og dette målet er nådd med god margin, men City Manager har som mål i sin forretningsplan å slippe til enda flere små aktører og å arbeide for å heve kvaliteten på det som finnes. Aktiviteten måles i antall arrangement, og statistikken viser en jevn økning i aktiviteten for hvert år siden oppstarten, med 129 arrangement i 2004 og 706 arrangement i Forut for formannskapets vedtak i 2007 anbefalte prosjektstyret for City Manager at man etablerte et selskap som skulle ha som formål å drive City Manager-funksjonen, og at hver av partene skulle skyte inn nok driftskapital til å sikre funksjonen. Forslaget fikk tilslutning fra Næringsforeningen i Trondheim og deretter fra formannskapet. Det er de samme hensyn, vurderinger og begrunnelser som ligger til grunn for at rådmannen igjen foreslår å gå videre med etablering av et eget selskap. Rådmannen mener alle parter har nytte av en felles plattform for å nå fellesmålet om å øke Midtbyens attraktivitet som bysentrum og betydning i regionen, og opprettelse av en egen juridisk enhet vil gi det beste utgangspunktet for å nå dette målet. Etter drøftinger med Næringsforeningen i Trondheim og Samarbeidsgruppen Midtby n er det avklart at det er den etablerte Trondheim Gårdeierforening som vil representere næringslivssiden i selskapet. Dette utgjør imidlertid ingen faktisk eller formell forskjell i forhold til det som er vurdert og besluttet tidligere. Andre byer har svært gode erfaringer med tilsvarende samarbeid mellom kommunen og næringslivet. Drammen, Stavanger og Malmø er byer som ofte brukes som eksempel på suksessfull sentrumsutvikling. Ordningene i disse byene er organisert i selskap, med kommunen, gårdeiere og øvrig næringsliv som eiere, og oppgavene lagt til selskapene tilsvarer de som City Manager og Samarbeidsgruppen Midtby n har hver for seg i Trondheim. For selskapet Byen Vår Drammen AS er eierforholdet mellom næringsliv og kommune hhv 67,1 % - 32,9 %. Selskapet omsetter årlig for ca 7 millioner kroner, og inntektene fordeler seg mellom % fra markedsføringsbidrag og % fra arrangementer og prosjekter for næringslivet. Selskapet er en sterk merkevare og en vesentlig aktør i Drammen by, og har høy status både i kommunen og hos næringslivet. Selskapet jobber med byutvikling, omdømmebygging, handel, kultur og opplevelser. Selskapet drives etter en forretningsplan og vedtar årlige handlingsplaner som en del av denne. Selskapet Stavanger Sentrum AS (STAS) eies av kommunen med 40 %, Næringsforeningen for Stavangerregionen med 20 %, Stavanger gårdeierforening med 20 % og av BYEN med 20%. City Managers planer for videre virksomhet I foreliggende forslag til framtidig forretningsplan for City Manager videreføres visjonen om økt aktivitet og Saksfremlegg - arkivsak 10/

4 attraksjon i bykjernen. City Manager skal være en pådriver i denne sammenhengen, og som sådan være et knutepunkt mellom det offentlige og næringslivet. Samarbeid mellom berørte offentlige etater, effektivisering av søknadsprosesser, økt markedsføring og økt innsats for tilgjengelighet for alle, vedlikehold og forskjønnelse av byen vil være sentrale oppgaver i framtida. Til dette søker man stadig å forbedre rutiner og effektivisere etablerte ordninger. Det er nylig etablert et nettsted, TRD-events.no, hvor arrangører selv kan registrere sine arrangement, og som samtidig sprer informasjon om arrangementene, ved at alle arrangement som legges på arrangørens hjemmeside også legges på TRD-events.no og videre ut til en rekke andre kanaler. City Manager ønsker også å videreutvikle Julemarkedet og Martnan med hensyn til profesjonell drift i samarbeid med berørte offentlige etater. Vurdering Rådmannen vurderer punktene i forretningsplanforslaget som relevante og sentrale for videre virksomhet og utvikling, og mener City Manager kan tildeles flere oppgaver og utfordringer i årene framover. Midtbyen er Trondheims ansikt utad, og det er viktig å tilrettelegge så godt som overhode mulig for at Midtbyen kan framstå som levende, spennende, tilgjengelig og trivelig for alle tilreisende og fastboende. Begrunnelsen for å ha ordningen med City Manager på permanent basis er den samme nå som da formannskapet besluttet det i God organisering av sentrumsarbeidet er i stor grad avgjørende for om man lykkes i å opprettholde et levende sentrum. De byene som har lykkes med dette understreker at organisering og eierskap er viktige suksessfaktorer. City Manager-ordningen har vist seg som svært velegnet til formålet, både i Trondheim og i de andre byene. Gårdeierforeningen og City Manager har definert samme geografiske område for sin virksomhet, og det er stort sett enighet mellom partene om å arbeide for å oppnå forbedringer og at dette gjøres best i fellesskap. Det er av stor betydning å ha en stor og tydelig aktør på områder som er viktig for sentrumsutviklingen, og det er bra når det finnes en felles møteplass for næringslivet og kommunen. City Manager vil kunne være en pådriver, diskusjonspartner og høringsinstans for kommunen, og vil kunne ta prosjektledelse i relevante saker. Rådmannen mener en felles organisasjon vil gi en mer kostnadseffektiv og hensiktsmessig administrasjon av oppgavene. Samtidig vil man kunne ta større løft med positive ringvirkninger, fordi man arbeider ut fra felles plan og mål, forpliktende samarbeid, helhetlig prioritering og ressursbruk. Valg av selskapsform For å ha klare eier-, drifts- og ansvarsforhold bør City Manager-funksjonen legges til en egen juridisk enhet, formelt adskilt fra hver av eierne, men styrt av disse. Ulike sammenslutningsformer kan da være aktuelle - stiftelse, forening, ansvarlig selskap eller aksjeselskap. I vedtaket fra 2007 gikk formannskapet etter anbefaling fra rådmannen inn for etablering av et såkalt ansvarlig selskap, under henvisning til at det er enklere å administrere og under henvisning til selskapets karakter og antatt omsetning. Det er imidlertid ikke utdypet nærmere hva som ligger til grunn for denne vurderingen. Rådmannen har vurdert de ulike aktuelle sammenslutningsformene, med utgangspunkt i ønsket om å få en mest mulig effektiv organisering. Etablering av forening anses som lite hensiktsmessig. Ved opprettelse av Saksfremlegg - arkivsak 10/

5 en stiftelse stilles en formuesverdi til rådighet for et bestemt formål. Grunnkapitalen må være på minst kr ,-, stiftelsen skal ha et styre og egne vedtekter og er underlagt Stiftelsestilsynet. En stiftelse er ikke en sammenslutning med deltakere, men en selvstendig formuesmasse som stiftelsen selv eier, og styremedlemmene representerer ikke andre enn stiftelsen. Etablering av aksjeselskap krever innbetaling av aksjekapital på minst kr ,-, opprettelse av stiftelsesdokument med selskapsavtale, oppnevning av styre og revisor. Selskapet skal registreres i Foretaksregisteret. For etablering av ansvarlig selskap er det ingen tvungen innbetaling av kapital, og selskapsloven har bestemmelser om innhold i selskapsavtalen. Foretaksregisterloven pålegger registrering også av ansvarlige selskap. Forskjellen mellom de to selskapsformene ansvarlig selskap og aksjeselskap ligger hovedsakelig i ansvaret for selskapets forpliktelser. I et ansvarlig selskap hefter deltakerne med hele sin formue for de samlede selskapsforpliktelsene, mens deltakerne i et aksjeselskap hefter for sin del av aksjekapitalen. Ved valg av aksjeselskapsformen vil kommunen være ansvarlig for selskapets forpliktelser med et beløp tilsvarende sin del av aksjekapitalen. Partene ønsker en liten og prosjektbasert organisasjon, hvor daglig leder rapporterer til styret. Forutsetningen er at selskapet skal være et non-profit selskap, og at utbytte skal brukes til formålet. Rådmannen anbefaler etter en samlet vurdering at det etableres et aksjeselskap, under henvisning til at dette er en kjent eierform med oversiktlige ansvarsforhold, regulert av en egen lov, og der styremedlemmene oppnevnes av eierne og representerer disse. I tillegg har de tilsvarende virksomhetene i Drammen og Stavanger valgt denne eierformen, og har erfaring med at dette fungerer etter sin hensikt for deres vedkommende. Rådmannen mener videre det vil være riktig at næringslivssiden har en større eierandel enn kommunen, slik også tilfellet er i Drammen og Stavanger. Oppgavene som legges til City Manager er ikke primært offentlige oppgaver, men offentlige etater berøres på en måte som fordrer gode ordninger for å få oppgavene utført. Rådmannen mener også en slik fordeling av eierandelene forplikter næringslivet på ønsket måte. Rådmannen vil på denne bakgrunn foreslå at det etableres et selskap i samsvar med aksjeloven, med et styre med fem representanter og vararepresentanter for disse. Det foreslås at Trondheim kommune oppnevner to av fem styrerepresentanter samt to vararepresentanter, hvorav formannskapet oppnevner den ene, og rådmannen oppnevner den andre. Oppnevningen gjennomføres når selskapet s endelige vedtekter foreligger, og selskapet skal stiftes. Økonomi og finansiering I samarbeidsavtalen mellom Trondheim kommune og Næringsforeningen ble det i 2004 avtalt at kostnadene med City Manager- ordningen skulle finansieres med like tilskudd på kr fra hver av partene. Næringsforeningen skulle skaffe bidraget fra næringslivet, i hovedsak fra foreningens medlemmer. Dersom det ikke lot seg gjøre å skaffe denne summen, var det forutsatt at beløpet skulle reduseres til likt nivå for begge parter. I tillegg til tilskuddet skulle prosjektleder arbeide for å skaffe netto inntekt på kr , slik at prosjektets nettoramme for 2 år ble på 2 mill. kr. Ved forlengelsen av samarbeidsavtalen i 2007, ble årlig tilskudd hevet til kr , fordelt med en halvpart på hver. Omsetningen i virksomheten har vært langt større fordi kommunen har gitt City Manager oppgaven med å arrangere Julemarkedet og Martnan. I tillegg har City Manager arbeidet med utvikling av Eventside og med sidearrangement til Aqua Nor. Samlet omsetning i 2009 var nærmere kr 4,6 mill. Julemarkedet er et Saksfremlegg - arkivsak 10/

6 meget viktig tiltak i Trondheim. Arrangementet har imidlertid eskalert i større grad enn forventet, og det må forventes at kostnadene i 2010 derved også blir høyere enn forutsatt. Det må derfor legges til grunn at dette er en kostnadsøkende ønsket aktivitet. Ved etableringen av det nye selskapet mener rådmannen det vil være riktig å sette etableringskapital/aksjekapital til kr , fordelt mellom partene etter aksjeandelen. I tillegg foreslår rådmannen at hver av partene øker det årlig driftstilskuddet til kr 1.2 mill. for å dekke aktivitetsøkningen som foreslås. Tilskuddsbeløpet justeres årlig i samsvar med konsumprisindeksen. Rådmannen innarbeider økt tilskudd til City Manager i budsjett for inneværende år, og vil komme tilbake med forslag til tilskudd for senere år i forbindelse med kommunens budsjett for 2011 og økonomiplan Kommunaldirektør for kultur disponerer en budsjettpost som benyttes til tilskudd til arrangement og til drift av TORVscenen. Bruk av midler fra denne posten har skjedd i samråd med City Manager. Bruk av posten forutsettes å fortsette uendret også i det nye konseptet. Det forutsettes også at det årlige Julemarkedet på Torvet videreføres etter nærmere avtale mellom kommunen og det nye selskapet. Det samme gjelder arrangementet Martnan, som City Manager har forestått de siste 2 årene. Også for dette arrangementet forutsettes en avtale mellom kommunen og det nye selskapet på ordinære forretningsmessige vilkår. Det forutsettes også at det nye selskapet tar over oppgaver fra Trondheim Gårdeierforening gjennom konkurransedyktige avtaler. Konklusjon Rådmannen anbefaler formannskapet å vedta at ordningen med City Manager fortsetter på permanent basis, ved at det etableres et aksjeselskap med Trondheim Gårdeierforening og Trondheim kommune som deltakere, med en eierandel på hhv 51 % og 49 %, og hvor selskapets overskudd benyttes til videreutvikling av formålet. Det anbefales at aksjekapitalen settes til kr ,-, som fordeles i samsvar med aksjeandelen. I tillegg foreslås at det gis årlige tilskudd til selskapet fra kommunen med kr ,-, og at dette tilskuddsbeløpet justeres årlig i samsvar med konsumprisindeksen. Rådmannen vil umiddelbart sørge for at de nødvendige formelle skritt for selskapsetableringen blir tatt og etableringen blir iverksatt. Rådmannen i Trondheim, Thorbjørn Bratt Kst. kommunaldirektør for byutvikling Bjørn Ekle stabssjef Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Saksvedlegg 1: Forslag til forretningsplan for City Manager Saksfremlegg - arkivsak 10/

7 ... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/