RETNINGSLINER FOR LUKKING AV MØTER I FOLKEVALGTE ORGAN VANYLVEN KOMMUNE

Transkript

1 RETNINGSLINER FOR LUKKING AV MØTER I FOLKEVALGTE ORGAN VANYLVEN KOMMUNE Vedteke i k-sak 61/2015 Sist revidert i k-sak 61/2015

2 RETNINGSLINER FOR LUKKING AV MØTER I FOLKEVALDE ORGAN 1 MØTEOFFENTLIGHEIT 1.1 Hovudregel Einkvar har rett til å vere til stades møter i folkevalde organ, jf. kommuneloven 31 nr. 1. Med folkevalde organ meiner ein i kommunal samanheng kommunestyret, formannskap, faste utval, kommunestyrekomitear, kommunedelsutval og kommuneråd, samt kommunale nemnder oppretta i medhald av andre lover, jf. kommuneloven 29 nr. 1. Normalt skal også kontrollutvalet sine møter verte gjennomførte for opne dører. Dette inneberer at alle som ynskjer det har rett til å til stades møter i ovannemnde organ, også den som eksempelvis har partsinteresse i saka som blir behandla, medlemmar av det folkevalde organet som har måtte tre i frå på grunn av inhabilitet, etc. Retten til å vere til stades møter i folkevalde organ inneberer ikkje at utanforståande også har tale-, forslags- og stemmerett. Møter i folkevalde organ skal avhaldast i møtelokale som er store nok til at dei kan romme eit rimeleg tal på tilhøyrarar når det er behov for det, samt vere lokaliserte på ein stad som i realiteten er tilgjengeleg for interesserte innbyggjarar i kommunen. Unnatak frå møteoffentligheit går fram av kommuneloven 31 og 31a, samt av unnatak fastsett i medhald av kommuneloven 29 nr. 3. Reglane og prosessen rundt lukking av møte i folkevalde organ går fram av desse retningslinene i punkt 2 og 3 nedanfor. 1.2 Definisjon "møter i folkevalde organ" Reglane om møteoffentligheit gjeld berre for møter i folkevalde organ, jf. kommuneloven nr. Folkevalde organ handsamar sine saker og treff sine vedtak i møter, jf. kommuneloven 30 nr. 1. I dette ligg det at avgjersler av folkevalde organ skal takast i et formelt møte, innkalla og gjennomført i overeinstemming med grunnleggjande sakshandsamingsreglar, samt kommuneloven 29 nr. 1. Det er slike møter som vert omfatta av reglene om møteoffentligheit, og derav også disse retningslinjer. Som møte i folkevalde organ vert rekna eksempelvis også møter kor organet drøftar aktuelle saker og gjev signal og premiss for vidare behandling av saka i kommunen, altså møter som må sjåast på som ledd i organets sakshandsaming. I tillegg omfattar det møter kor kommunen utøvar sine eigarinteresser i heleigde aksjeselskap.

3 2 TILGONG TIL LUKKING AV MØTER I FOLKEVALDE ORGAN UNNATAK FRÅ MØTEOFFENTLIGHEIT 2.1 Innleiing Møter i folkevalde organ kan eller skal lukkast når vilkåra i kommuneloven - 31 nr. 2, 3, 4 eller 5, eller - 31a nr. 3 er oppfylt. Altså krev lukking av møter i folkevalde organ særskilt unntaksheimel, vedtak og grunngjeving. Det ligg også føre særreglar for møteoffentligheit for enkelte organ, sjå punkt 2.5 flg. 2.2 Kommuneloven 31 nr. 2 Et folkevald organ skal vedta å lukke eit møte når det ligg føre lovbestemt teieplikt. Føresegna inneber ei rettslig plikt til å lukke dørene. Plikta til å lukke eit møte ved lovbestemt teieplikt følgjer også av forvaltningslova 13, kor forvaltninga er plikta å forhindre at nokon får tilgang eller kjennskap til teiepliktbelagt informasjon. Plikta til lukking etter 31 nr. 2 gjeld berre når teieplikta er reell. Dersom det dei(n) person( ar) eller dei(n) verksemda(er) dei teiepliktbelagde opplysningane gjeld, eksempelvis ber om/samtykkjer til at møtet vert halde for opne dører, kan det leggjast til grunn som eit samtykkje til oppheving av teieplikta, jf. forvaltningsloven 13a nr. 1. Det ligg då ikkje lenger føre teieplikt som gjev grunnlag for lukking av møtet. Dersom det folkevalde organ er usikkert på om slikt samtykke er gitt, skal det undersøkjast nærare om fordringa må forståast som eit slik samtykke. Dersom dei teiepliktbelagde opplysningane berre gjeld ei konkret sak, eller deler av ei konkret sak, skal det vurderast om det er tilstrekkelig at denne delen av møtet vert lukka. Se også punkt 3.2 nedanfor. 2.3 Kommuneloven 31 nr. 3 Eit folkevald organ skal vedta å lukke eit møte når organet skal behandle ei sak som angår ein arbeidstakar sitt tenestlege forhold. Føresegna inneberer ei rettsleg plikt til å lukke dørene. Føremålet med føresegna er å sikre full breidde i dei vurderingane som ligg bak innstillande organ si anbefaling eller enkeltmedlemmar sine standpunkt. Avgjerande for om saka gjeld ein arbeidstakar sitt tenestlege forhold er om avgjersla er konkret og/eller knytt til ei vurdering av den som innehar stillinga sine kvalifikasjonar.

4 Dette kan eksempelvis vere saker om - tilsetting, - oppseiing, - avskjed, - lønnsvilkår, - permisjon, eller - evt. andre spørsmål som angår enkeltpersonar sine tenestlege forhold, irekna eigenskapar, m.m. Avgjerande for om dørene skal verte lukka eller ikkje er altså sakstypen, ikkje kva opplysningar som vil kunne kome fram i møtet. Det er ikkje rom for individuell vurdering av den konkrete saka. Føresegna skal verte tolka relativt stramt, og berre omfatte saker som direkte og umiddelbart gjeld enkeltpersonar sitt tilsetjingsforhold eller tenestlege forhold elles. Saka gjeld ikkje ein arbeidstakar sitt tenestlege forhold dersom avgjersla ikkje er konkret eller knytt til ei vurdering av stillingshavaren sine kvalifikasjonar, eller kor det er tale om ei generell normering kor slike konkrete moment ikkje inngår i vurderinga. 2.4 Kommuneloven 31 nr. 4 Et folkevald organ kan vedta å lukke eit møte når omsynet til personvern krev det. Føresegna kjem til nytte i saker som dreier seg om personlege eigenskapar hos ein part på ein slik måte at vedkommande bør vere skjerma mot at det som blir sagt kan verte gjengjeve i media, e.l. Føresegna krev korkje at det ligg føre teiepliktbelagde opplysningar eller at saka gjeld tenestlege forhold. Dersom ikkje teiepliktbelagde opplysningar ligg føre, er terskelen for å kunne skjerme opplysningar etter denne føresegna relativt høg. Det må ligge føre heilt spesielle forhold. Det må gjerast ei konkret vurdering i kvar enkelt sak kor omsynet til personvernet vert vegd opp mot ålmenta si interesse i å vere til stade under møtet. Møtet kan berre lukkast dersom omsynet til personvern veger tyngst. Eksempelvis vil det kunne vere grunnlag for lukking av dører i ei sak - med omsyn til skjenkebevilling dersom det er grunn til å anta at representantane i forbinding med handsaminga av saka i det offentlige møte vil trekkje frem nærgåande personlige opplysningar om bevillingshavaren. Slike forhold må likevel i noko grad sannsynleggjerast og konkretiserast før dørene vert lukka. - kor det elles er nærliggjande å anta at det vil bli ført en nærgåande debatt om enkeltpersonar sine personlege eigenskapar og bakgrunn, utan at dette i og for seg inneberer avdekking av teiepliktbelagde opplysningar. 2.5 Kommuneloven 31 nr. 5 Et folkevald organ kan vedta å lukke et møte når omsynet til tungtvegande offentlege interesser tilseier det, og det vil kome fram opplysningar i møtet som kunne ha vore unnateke offentleg innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom dei hadde stått i eit dokument. Føresegna tilseier at dørene kan verte lukka dersom loven sine to kumulative vilkår er oppfylde.

5 Terskelen for å lukke dørene etter denne føresegna er relativt høg Vilkår 1 tungtvegande offentlege interesser Med tungtvegande offentlege interesser vert det sikta til saklege, legitime og allmenne offentlege interesser. Private interesser kan ikkje takast omsyn til. Omsynet til at det skal vere politisk komfortabelt eller eit ynskje om å beskytte seg mot kritikk er ikkje grunnlag for lukking av møter etter denne føresegna. Det er ikkje av omsyn til politikarane ein skal kunne lukke dørene etter denne føresegna, men av omsyn til kommunen som eit samfunn. Eksempel på tungtvegande offentlege interesser kan vere forretningsmessige forhold eller skjerming av opplysningar om offentleg kontroll eller inspeksjonsrutinar Vilkår 2 opplysningar som er unnatekne etter offentligheitslova dersom dei hadde stått i eit dokument I tillegg til at det må ligge føre tungtvegande offentlege interesser som talar for lukking av dørene, må det for å lukke dørene ligge føre opplysningar av ein slik karakter at dei kunne ha vore unnatekne frå offentligheita etter offentligheitslova dersom dei var nedteikna i eit dokument, jf. også definisjonen i offentligheitslova 4 andre ledd. Det er berre konkrete opplysningar om faktiske forhold som kan skjermast etter denne føresegna. Interne saksdokument til eit møte eller ei sak som er unnateke frå offentlegheit gjev ikkje i seg sjølv grunnlag for å lukke dørene. Slike dokument vil verte offentlege når dei vert lagt fram som ein del av saksframlegget til vedkommande folkevalde organ Rekkevidda av lukking av dørene etter denne føresegna Dersom vilkåra for lukking av dørene etter denne føresegna er oppfylt, skal lukkinga avgrensast til det som er nødvendig for å skjerme dei aktuelle opplysningar. Dette gjeld også ved samansette saker som skal ende i eit samla vedtak, eksempelvis vedtak av årsbudsjett, val mellom utbyggingsalternativ, etc. Sakshandsaming må då delast opp ved at ein del av saka skjer i lukka møte, medan det andre skjer for opne dører. Ved lukkingsvedtak etter denne føresegna må det visast til kva for ein unnataksregel i offentligheitsloven som dekkjer dei aktuelle føresegnene. Sjå elles punkt 3.2 nedanfor. 2.5 Kommuneloven 31a nr. 3, m.m. Kommuneråd og fylkesråd avgjer sjølve om deira møter skal vere opne.

6 2.6 Kommuneloven 29 nr. 3 For andre folkevalde organ enn de som går fram av punkt 1.1 ovanfor kan kommunestyret eller oppnemningsorgan fastsette unnatak frå ovannemnde. Dette kan være aktuelt for møter i kommunale institusjonar, komitear, e.l., jf. kommuneloven 11 og 10 nr. 5. Føresegna for å fjerne møter frå offentlegheita kan eksempelvis vere at opne dører passar dårleg for sakstypen i organet, fordi organet har karakter av utrednings-, samarbeids- eller forhandlingsorgan, eller fordi det har utprega forretningsmessige oppgåver. 2.7 Elles For interkommunalt samarbeid oppretta i medhald av kommuneloven 27, medrekna styre for interkommunal revisjon, jf. 78 nr. 3, kan det gjerast unnatak frå møteoffentligheit i vedtektene. 3 PROSEDYREREGLAR VED LUKKING AV MØTER MV. Prosedyrereglene ved lukking av møter går fram av kommuneloven 31a. 3.1 Krav om lukking, avstemming, mv. 31a nr. 1 Av kommuneloven 31a nr. 1 går det fram at dersom det vert sett fram krav om lukking av møtet, skal debatten om lukking skje i lukka møte dersom møteleiar eller vedkommande organ krev det. Avstemminga skal skje i ope møte. Føresegna tilseier at ein står relativt fritt med omsyn til om diskusjonen skal skje for opne eller lukka dører. I praksis skal regelen likevel praktiserast slik at debatten skal skje for lukka dører dersom eit medlem/en eller deltakar krev det. Omsynet bak dette er å unngå å setje nokon i ein tvangssituasjon med omsyn til kor langt vedkommande skal gå i å legge fram opplysningar som i utgangspunktet skal skjermast frå offentlegheita. Framlegging av slike opplysningar er naturlegvis avgjerande ved vurderinga av om dørene faktisk skal verte lukka. Vedtak om lukking kan som hovudregel ikkje fattast for framtidige møter. Spørsmål om avgrensing av møteoffentligheit må vurderast ut i frå organet si behandling av konkrete saker eller emne i kvart enkelt møte. 3.2 Formelt vedtak, omfang av lukking, m.m. Dersom ein etter nærare drøfting finn at vilkåra for lukking av møtet er oppfylt, skal det gjerast eit formelt vedtak om lukking. Lukking skal berre skje i den utstrekning det er nødvendig. Dersom opplysningane som grunngjev lukkinga av møtet avgrensar seg til ein avgrensa del av saka, skal det vurderast om det er tilstrekkelig at denne delen av møtet vert lukka.

7 3.3 Kven kan vere til stades i lukka møter? Det er berre dei som har møterett i organet som kan vere til stade når møtet vert lukka. Dette inneberer at møtande medlemmer, evt. Varamedlemar, kan delta i møtet med forslags- og stemmerett på normal måte. Elles kan ordførar, administrasjonssjef personleg eller v/underordna, leiar for kommunerådet eller anna medlem av dette og eventuelt kommunerådsmedlem med ansvar for vedkommende saksområde vere til stades. Desse har likevel berre talerett, ikkje forslags- og stemmerett, dersom dei ikkje er medlemmar av organet. Organet kan sjølv avgjere om andre kan få tillating til å vere til stades i møtet, då utan talerett. Dette vert avgjort frå sak til sak, dersom ikkje anna kjem fram av reglementet. Kretsen av deltakarar må likevel avgrensast til det som er heilt nødvendig av omsyn til sakshandsaminga eller oppfølginga av vedtaket. Dette kan vere kommunalt tilsette som har konkrete oppgåver i saka eller med sakstypen, eksempelvis ved iverksetting av vedtak. Det kan også være varamedlemmar som bør oververe forhandlingane fordi det er pårekneleg at dei må tiltre seinare i møtet eller i seinare møter som gjeld same eller liknande spørsmål. Det er ikkje anledning til å tillate at heilt utanforståande deltek i forhandlingane utan at det eksempelvis ligg føre samtykke frå den som er verna av teieplikt, m.m. 3.4 Bortvisning av deltakarar Den som til tross for åtvaringar forstyrrar forhandlingane kan visast bort frå møtet. Møteleiar kan også avgjere at alle utanforståande skal fjerne seg dersom dette er nødvendig for å få den naudsynte ro. 4 KLAGE Vedtak om å lukke/ikkje lukke dørene ved møter i folkevalde organ kan overprøvast ved lovlegheitsklage, jf. kommuneloven 59 nr. 1. Vedtaka kan også overprøvast av departementet eller fylkesmannen av eige tiltak, jf. kommuneloven 59 nr BRUDD PÅ REGLANE Brot på reglane om at møter skal haldast for opne dører fører som utgangspunkt ikkje ugyldigheit av det vedtak som er gjort i møtet. Dette då det vanskeleg kan tenkje seg at lukking/ikkje lukking av dører kan ha fått bestemmande innflytelse på vedtaket sitt innhald, jf. forvaltningsloven 41. Det kan likevel tenkast at eit vedtak kan kjennast ugyldig grunna svikt i avgjerslegrunnlaget. Dette kan eksempelvis vere kor ei sak vert behandla i opent møte, men skulle vore behandla i lukka møte, med den konsekvens at ikkje alle vesentlege opplysningar kjem fram i møtet. Brot på reglane kan likevel medføre erstatningsansvar, og også straffeansvar, eksempelvis ved brot på reglar om teieplikt.