MØTEINNKALLING SAKSLISTE NR 12. Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 56/13 13/43 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL - MØTE

Transkript

1 RINGERIKE KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: HOVEDKOMITEEN FOR HELSE, OMSORG OG VELFERD Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Kl Det er reservert rom til gruppemøte fra kl (Ap, H, V og Krf) ORIENTERINGER: Kolsprosjektet v/prosjektleder Elly Solberg Ernæringsprosjektet v/kommunalsjef Kirsten Orebråten Gyldig forfall meldes til sekretariatet, tlf (Ingebjørg), e-post sek@ringerike.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksfremlegg med vedlegg i farger er tilgjengelig på kommunens internettsider. Vedlegg merket med (*) og lenker er tilleggsinformasjon og trykkes ikke i papirversjon. De foreligger på Ipad og kommunens internettsider. SAKSLISTE NR 12 Innkalte: Funksjon Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Navn Ståle Skjønhaug Dag Haakon Henriksen Anne Marie Brubråten Anne-Marit Lillestø Erna Skaugrud Frode Østlund Per Askilsrud Ole Johan Andersen Brit Walbækken Bøhler Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 56/13 13/43 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL - MØTE /13 13/44 REFERATSAKER 4

2 5/13 13/44 ENDRET MØTETIDSPUNKT I HOVEDKOMITEEN I HELSE, OMSORG OG VELFERD 13 5/13 13/426 RINGERIKE BOLIGSTIFTELSE - VALG AV STYREMEDLEMMER 14 60/13 13/153 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN ELDREOMSORGEN - VERDIGHETSGARANTIEN 1 61/13 13/21 EVALUERING - BESTILLERENHETEN 52 62/13 13/351 AVTALE OM HELHETLIG PASIENTFORLØP MELLOM RINGERIKE KOMMUNE OG VESTRE VIKEN HF /13 13/434 INNBYGGERUNDERSØKELSE EVENTUELT Ringerike kommune, STÅLE SKJØNHAUG LEDER

3 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL - MØTE Arkivsaksnr.: 13/43 Arkiv: 033 &1 Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd Forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes. Side 3 av 232

4 REFERATSAKER Arkivsaksnr.: 13/44 Arkiv: 033 &1 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd Forslag til vedtak: Følgende saker tas til orientering: A Eldrerådets møteprotokoll fra møte B Brosjyre fra Schwartzgate bofellesskap i Drammen. Side 4 av 232

5 RINGERIKE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL NR 10 Eldrerådet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: kl Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Aase Moløkken FO Nestleder Ole Einar Dalen Medlem Arild Reite Medlem Ellen Laugen Medlem Ingrid Margrethe Svenskerud Medlem Dag Haakon Henriksen Medlem Nena Bjerke Varamedlem Elin Helgesen Aase Moløkken Nestleder Ole Einar Dalen ledet møte i Aase Moløkkens fravær. Tilstede fra administrasjonen: Spesialkonsulent Sveinung Homme Behandlede saker: Fra og med sak 4/13 til og med sak 51/13 Møteprotokollen godkjennes: Ole Einar Dalen (sign.) nestleder Møtesekretær: Ingebjørg Flatin Side 5 av 232

6 Følgende saker ble behandlet: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/13 13/51 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLLEN - MØTE /13 13/52 REFERATSAKER 51/13 13/3641 ÅRSBUDSJETT HANDLINGSPROGRAM Side 6 av 232 Side 2 av 6

7 4/13 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLLEN - MØTE Vedtak: Møteprotokollen godkjennes. Behandling: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes. Side av 232 Side 3 av 6

8 50/13 REFERATSAKER Vedtak: Følgende saker ble enstemmig tatt til orientering: A Referat fra eldrerådskonferansen 2013, september 2013 B Invitasjon til kurs. Eldrerådets rolle og funksjoner. Tilspunkt januar 2014 Side av 232 Side 4 av 6

9 51/13 ÅRSBUDSJETT HANDLINGSPROGRAM Vedtak: Eldrreådet er den oppfatning at: nedskjæringer innen helse og omsorg har ført kostnadsnivået ned på et gjennomsnittsnivå relatert til kommunegruppe 13. Kommunestyret må være klar over at ytterligere kutt nå vil måtte gå ut over kvalitet og volum på tjenesten. Samhandlingsreformens målsettinger vil vanskelig kunne realiseres, og ytterligere kvalitetsreduksjoner kan ikke aksepteres. mye arbeidstid og lønnskostnader innen hjemmebaserte tjenester benyttes til transport. Bygging av omsorgsboliger m/bemanning må forseres, slik at tid til transport kan konverteres til direkte pasientrettet arbeid. en nedleggelse av rehabiliteringsavdelingen vil føre til en uakseptabel forringelse av rehabiliteringstilbudet. Hjemmerehabilitering er ikke noe alternativ for denne gruppen, og hverdagsrehabilitering vil heller ikke imøtekomme behovet. en avvikling av rehabiliteringsavdelingen vil øke presset på kjøp av plasser eksternt, langt over det som kan kompenseres ved åpning av 5 plasser på Hønefoss. en fleksibel bruk av plassene på Hospice-avdelingen som korttidsplasser må kunne aksepteres, men dog slik at pasienter tilhørende opprinnelig målgruppe prioriteres. Behandling: Følgende forslag fra eldrerådet som ble enstemmig vedtatt: Eldrreådet er den oppfatning at: nedskjæringer innen helse og omsorg har ført kostnadsnivået ned på et gjennomsnittsnivå relatert til kommunegruppe 13. Kommunestyret må være klar over at ytterligere kutt nå vil måtte gå ut over kvalitet og volum på tjenesten. Samhandlingsreformens målsettinger vil vanskelig kunne realiseres, og ytterligere kvalitetsreduksjoner kan ikke aksepteres. Side av 232 Side 5 av 6

10 mye arbeidstid og lønnskostnader innen hjemmebaserte tjenester benyttes til transport. Bygging av omsorgsboliger m/bemanning må forseres, slik at tid til transport kan konverteres til direkte pasientrettet arbeid. en nedleggelse av rehabiliteringsavdelingen vil føre til en uakseptabel forringelse av rehabiliteringstilbudet. Hjemmerehabilitering er ikke noe alternativ for denne gruppen, og hverdagsrehabilitering vil heller ikke imøtekomme behovet. En avvikling av rehabiliteringsavdelingen vil øke presset på kjøp av plasser eksternt, langt over det som kan kompenseres ved åpning av 5 plasser på Hønefoss. en fleksibel bruk av plassene på Hospice-avdelingen som korttidsplasser må kunne aksepteres, men dog slik at pasienter tilhørende opprinnelig målgruppe prioriteres. Side 10 av 232 Side 6 av 6

11 Side 11 av 232

12 Side 12 av 232

13 ENDRET MØTETIDSPUNKT I HOVEDKOMITEEN I HELSE, OMSORG OG VELFERD Arkivsaksnr.: 13/44 Arkiv: 033 &1 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd Forslag til vedtak: Saken legges fram for hovedkomiteen (HOV) uten innstilling. Tidligere behandlinger: Anne Marit Lillestø (V) stilte spørsmål i møte om HOVs-møter kan starte senere på dagen (p.g.a. hennes jobbsituasjon), eventuelt møtestart kl (kl. 1.00). Det er HOV`s medlemmer som bestemmer møtetidspunktet (iflg. ordfører). Side 13 av 232

14 RINGERIKE BOLIGSTIFTELSE - VALG AV STYREMEDLEMMER Arkivsaksnr.: 13/426 Arkiv: L3 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd /13 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: Følgende representanter med vararepresentanter velges til styret i Ringerike Boligstiftelse for perioden : 1..(FS) Vararepresentant (FS) 2. (HOV) Vararepresentant (FS) Innledning / bakgrunn Ringerike Boligstiftelse har 5 styremedlemmer som utnevnes av Ringerike kommune for 4 år av gangen, dog ikke slik at alle velges samme år. Det skal nå velges 2 nye medlemmer til styret for perioden , med varamedlemmer. Beskrivelse av saken Jfr. Vedtektenes 5, skal Ringerike Boligstiftelse stiftelsen ledes av et styre på inntil 5 medlemmer med like mange varamedlemmer. 5 medlemmer oppnevnes av kommunen, hvorav 4 medlemmer med varamedlemmer av Formannskapet og 1 medlem med varamedlem fra Humanitært hovedstyre (Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd). Ved valg av styre skal det tas hensyn til lik kjønnsfordeling. Styret konstituerer seg selv og velger leder. Side 14 av 232

15 Sak 5/13 s. 2 Styret består i dag av: Navn Funksjon Valgt for periode På valg Parti Valgt fra Gjermund R. Brekke Leder Dag Stenersen Nestleder Arne Dølerud Medlem Berit K. W. Andersen Medlem Marit E. Bolstad Medlem X X AP FrP AP H H FS FS Jorunn Askilsrud Vara Kari S. Hjerpseth Vara Ole Johan Andersen Vara Iren Parthaugen Vara Roar Jørgensen Vara X X KrF H FrP AP HOV Vedlegg Vedtekter for Ringerike Boligstiftelse, sist endret Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann saksbehandler: Anne Katrine Korneliussen Side 15 av 232

16 Side 16 av 232

17 Side 1 av 232

18 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN ELDREOMSORGEN - VERDIGHETSGARANTIEN Arkivsaksnr.: 13/153 Arkiv: 21 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Eldrerådet 60/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: Rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert , om Etterlevelse av verdighetsgarantien i Ringerike kommune tas til etterretning, og rådmannen bes innrette virksomheten etter de anbefalinger som framgår av denne. Innledning / bakgrunn Kontrollutvalget bestilte i sitt møte forvaltningsprosjektet: Etterleves verdighetsgarantien i Ringerike kommune fra Buskerud Kommunerevisjon IKS. Beskrivelse av saken Revisjonen har hatt som mål å vurdere følgende problemstilling: Oppfylles verdighetsgarantien i Ringerike kommune? Den underliggende problemstillingen har vært: Er hyppige endringer i tjenestetilbudet gjort i samråd med bruker og er det i henhold til lovverket på området? Prosjektet er nå gjennomført og rapportert den Av rapporten framgår det at revisjon ikke sikkert kan konkludere med at kommunen oppfyller verdighetsgarantien på alle områder, da vurderingen er avgrenset og dekker ikke alle sider ved verdighetsgarantien, men begrenset til den underliggende problemstilling. Revisjonen peker på enkelte rutiner som etter revisjonens syn kan forbedres. Det er gitt fire anbefalinger til slike endringer. Rådmannens vurdering Revisjonens gjennomgang viser visse svakheter i dokumentasjon og kvalitetssikring, noe som selvsagt kan føre til en viss risiko for at lovverket og verdighetsgarantien brytes i enkelte tilfeller ved hyppige endringer i tjenestetilbudet. Revisjonen har ikke funnet klare tilfelle av brudd på garantien ved gjennomgangen av enkeltsaker. Side 1 av 232

19 Sak 60/13 s. 2 Rådmannen er svært fornøyd med at revisjonen ikke har registrert avvik i forhold til de deler av verdighetsgarantien som har vært gjenstand for revisjon. Slik kompletterer forvaltningsprosjektet de funn og resultater som er omtalt i kommunestyrets sak 13/11 Evaluering av Helse og Omsorg. Det vises her til undersøkelsen Bedrekommune.no som klart viser at til tross for reduksjoner i ressursbruk og organisatoriske endringer, så makter personalet å skjerme pasientene fra opplevelser og hendelser som ikke vil være akseptable eller tilfredsstillende ut i fra et faglig ståsted og lovverkets bestemmelser. Rådmannen synes det er viktig å få registrert og påpekt risikofaktorer som kan skape uønskede situasjoner i så henseende, og vil innrette virksomheten, systemer og rutiner så langt det er mulig slik at risiko for avvik minimaliseres så langt det er mulig. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Oktober 2013 Etterlevelse av verdighetsgarantien i Ringerike kommune. Behandling i Kontrollutvalgssekretariatet sak 52/13 Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann Kommunalsjef Kirsten Orebråten Saksbehandler: Sveinung Homme, spesialrådgiver tlf Side 1 av 232

20 Side 20 av 232

21 Side 21 av 232

22 Side 22 av 232

23 Side 23 av 232

24 Side 24 av 232

25 Side 25 av 232

26 Side 26 av 232

27 Side 2 av 232

28 Side 2 av 232

29 Side 2 av 232

30 Side 30 av 232

31 Side 31 av 232

32 Side 32 av 232

33 Side 33 av 232

34 Side 34 av 232

35 Side 35 av 232

36 Side 36 av 232

37 Side 3 av 232

38 Side 3 av 232

39 Side 3 av 232

40 Side 40 av 232

41 Side 41 av 232

42 Side 42 av 232

43 Side 43 av 232

44 Side 44 av 232

45 Side 45 av 232

46 Side 46 av 232

47 Side 4 av 232

48 Side 4 av 232

49 Side 4 av 232

50 Side 50 av 232

51 Side 51 av 232

52 EVALUERING - BESTILLERENHETEN Arkivsaksnr.: 13/21 Arkiv: F00 &34 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Eldrerådet 61/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Ringerikekommune beholder ordningen med en sentral tjenestetildeling. Dette for å sikre kompetente avgjørelser og vurderinger, lik og rettferdig tjenestetildeling og høy kvalitet på dette viktige arbeidet. En sentral tjenestetildeling gjør det enklere og lettere for publikum, brukere og samarbeidspartnere og forholde seg til tjenestetilbudet. 2. Den sentrale tjenestetildelingen ivaretaes av et Tildelingskontor for helse og omsorgstjenester. 3. Vedtatte tildelingskriterier evalueres annet hvert år. Det er bestillerkontoret som skal føre evalueringen i pennen, basert på innhentede «høringsnotater» fra tjenesteområdene. Tildelingskriteriene skal politisk behandles. 4. De funn og forslag til forbedringer som er beskrevet i rapporten forutsettes innarbeidet i kontorets handlingsplaner i fortsettelsen. Innledning / bakgrunn Konsulentfirma KPMG leverte 14, juni 2013 en kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike kommune, «På rett spor», som er grundig omtalt i K-sak 13/11 «Evaluering av Helse og omsorg». I kartleggingen under punket om samarbeid skriver KPMG: «Generelt synes det å være gode samarbeidsforhold i kommunen, både mellom enkeltpersoner, enheter og tjenesteområder. Allikevel kan det være grunnlag for å se nærmere på Bestiller- utfører modellen og om den fungerer i henhold til intensjonene, som både er å sikre likeverdig tilbud, brukernes rettighet og at kommunen yter nødvendig helsehjelp». Med bakgrunn i dette, bestilte rådmannen en egen rapport fra KPMG; «Evaluering av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Helse og omsorg, Ringerike kommune» som ble overlevert 20. september Rapporten følger vedlagt. Side 52 av 232

53 Sak 61/13 s. 2 Beskrivelse av saken KPMG konkluderer i sin vurdering med at ordningen med Bestillerenheten som sådan ikke fullt ut imøtekommer evalueringskriteriene som er angitt i denne evalueringen. Formål, ansvar og oppgaver må tydeliggjøres og forankres bedre. KPMG vurderer det slik at det fortsatt er hensiktsmessig å organisere enheten/funksjonen atskilt fra utførerne, da dette sikrer at søknader om helse- og omsorgstjenester blir profesjonelt og likt behandlet og at kommunens innbyggere får samme nivå på tjenestene i henhold til vedtatte kriterier. Enhetens ansvar må gjenspeiles i både navn og organisasjonskart. KPMG anbefaler forbedringsforslag som Ringerike kommune bør iverksette 1: Revidere og forankre gjeldende styringsdokumenter Kommunen anbefales å videreføre, revidere og bedre forankre dokumentene som i dag er styrende for tildelingsprosessen. Dette blant annet for å skape mer forståelse for bakgrunn for vedtakene og saksbehandlingen til Bestillerenheten, slik at kommunens ansatte møter brukerne med en stemme. Dette innebærer også at samarbeidsavtalene mellom Bestiller og hjemmebaserte tjenester/institusjon bør videreføres. Avtalene bør operasjonaliseres slik at det blant annet formaliseres hvilke samarbeidsarenaer man vil ha, hvem som skal delta og hvor ofte på de ulike arenaer slik at dette blir likt for alle utførerenheter i samme virksomhet. Videre anbefales det å gjøres en revidering av kommunens avtale med sykehuset, herunder vurdere grep for å styrke kommunikasjon mellom sykehus og utførerenhetene i kommunen. 2: Skape en hensiktsmessig fordeling av saker blant saksbehandlerne på Bestillerenheten Et uttalt ønske fra utførerenhetene innen både hjemmetjenesten, institusjon og TTF er å forholde seg til faste saksbehandlere fra bestillerenheten. Dette for å skape et mer forutsigbart og stabilt samarbeid, samt sikre at saksbehandler har kunnskap om den enkelte bruker og brukergruppen. Det anbefales at man, når den nye fordelingsordningen av saker på Bestillerenheten skal evalueres, gjør en mer grundig vurdering og konsekvensutredning av ordningen. 3: Gjennomgang av dagens ordning knyttet til tildeling av boliger innen Helse og omsorg Kommunen bør se på dagens ordning for håndtering av søknader og tildeling av boliger innen Helse og omsorg. Dette kan innebære å vurdere opprettelsen av en egen gruppe som jobber med boligtildeling uavhengig av type, men som inneholder saksbehandlere med kompetanse om de involverte målgruppene (rus, psykiatri, TTF etc.). 4: Kompetanseutvikling av utførere i forhold til dokumentasjon i fagsystemet KPMG anbefaler at utføreres kompetanse styrkes i forhold til dokumentasjon gjennom både kurs og bevisstgjøring i forhold til ansvar og holdninger og økt kunnskap om hva god dokumentasjon er. God dokumentasjon er et viktig grunnlag for saksbehandlerne i deres søknadsbehandling. Flere utførere viser til at saksbehandlere fra Bestillerenheten er flinke til å følge opp endringer og avvik dersom de får beskjed av utfører via Gerica. Side 53 av 232

54 Sak 61/13 s. 3 5: Samarbeid Ringerike kommune kan med fordel jobbe videre med å utvikle sterkere relasjoner mellom bestillere og utførere. Dette kan gjøres ved å skape et tettere samarbeid mellom saksbehandler ved Bestillerenheten og utfører ved første kartleggingsbesøk av bruker, videreføre månedlige revurderingsmøter mellom saksbehandler fra Bestillerenheten og utførerenhetene i hjemmetjenesten. I tillegg til samarbeidsarenaer i det daglige, kan et alternativ være å holde årlige eller halvårlige samarbeidsmøter / temadager for å skape dialog og diskusjon rundt aspekt ved tildelingsprosessen på et mer overordnet plan. 6: Gjennomgang av praksis rundt utforming av vedtak Det bør gjøres en gjennomgang av dagens formulering av vedtak. Det bør åpnes for i større grad å benytte myke vedtak med vekt på generelle formuleringer som åpner for at utførere selv kan bidra med faglig skjønn, og påvirke hvordan vedtakene utføres. Dette vil kunne bidra til å styrke tillitsrelasjoner mellom utførere og Bestillerenheten. Det må legges til rette for større grad av brukermedvirkning når vedtak skal utformes, og dette må komme tydelig frem når ansvar og roller beskrives. Det bør gjøres en gjennomgang av eldre vedtak innen eksempelvis praktisk bistand, for å undersøke påstanden om at det eksisterer tydelige forskjeller i vedtak for brukere med samme tjenestebehov. : Organisering Kommunen bør beholde Bestillerenheten som en forvaltningsenhet som på vegne av kommunen, ved kommunalsjef, skal sikre profesjonell og likeverdig saksbehandling av innbyggernes søknader om helse- og omsorgstjenester. Bestillerenheten bør endre navn til noe som i større grad gjenspeiler enhetens oppgaver. Alternative navneforslag er Tildelingskontor for Helse- og omsorgstjenester, Søknadskontor for Helse- og omsorgstjenester, eller Forvaltningsenhet. Enheten bør vurderes plassert organisatorisk i stab til kommunalsjef, med fortsatt egen enhetsleder som rapporterer til kommunalsjef og inngår i dennes ledergruppe : Formål, ansvar og roller Kommunen må klargjøre målsetting med Bestillerenhet i dagens kontekst. For å sikre gjennomføring av målsettingen må ansvar og oppgaver klargjøres, fordeles og gjøres kjent i organisasjonen, for eksempel gjennom stillingsinstrukser - /omtaler. : Bemanning og kompetanse i Bestillerenheten Kompetansesammensetningen i Bestillerenheten bør gjennomgås, og det er nødvendig med kontinuerlig kompetanseutvikling for alle og spesielt knyttet opp til fagkompetanse, samarbeid og kommunikasjon. Det anbefales at det i regi av Bestillerenheten selv sendes ut en årlig undersøkelse til utførerenhetene for interne evalueringsformål samt utvikling av enheten. I sammenheng med denne prosessen kan Bestillerenheten vurdere å sende ut et informasjonsbrev med relevant informasjon til utførerenhetene. Rådmannens vurdering Styringsdokumentene for tildelingsprosessen vil være gjenstand for kontinuerlig evaluering og revisjon. Det er avgjørende at at alle ledd i organisasjonen er innforstått med hva som er kommunens gjeldende praksis i forhold til tildeling av helse- og omsorgstjenester. Dette må i større grad forankres både på politisk-, ledelses- og utførernivå. Side 54 av 232

55 Sak 61/13 s. 4 Kommunens avtaler med sykehuset (Vestre Viken HF) er gjenstand for revideringer i regi av kommunehelsesamarbeidet (26 kommuner), og blir jevnlig lagt fram for politisk orientering og/eller godkjenning. Det er således ikke aktuelt for Ringerike kommune å initiere endringer på egen hånd. Rådmannen er av den oppfatning at direkte kommunikasjon mellom sykehus og Bestillerenheten er nødvendig for at kommunen skal kunne vurdere hvilket tilbud pasienten er i behov av. Det er imidlertid ingen ting i veien for at sykehuset også kan ha direkte kontakt med hjemmetjenesten ved behov. Dette forutsetter imidlertid at sykehuset har kapasitet til dette. De opplysninger som videreformidles vedrørende pasientens behov fra Bestillerenhetens side oppleves som tilstrekkelig, særlig sammenholdt med det faktum at hjemmetjenesten skal få sykepleiesammenfatning, sykehistorie og oppdatert medisinliste medsendt pasienten fra sykehuset. Dette forutsetter imidlertid at hjemmesykepleien har tid nok til å lese den dokumentasjonen som finnes i Gerica, og de tilsendte dokumenter fra sykehuset. Det har skjedd endringer innen Bestillerenheten, og rådmannen vil gjøre oppmerksom på at dagens påpekes at dagens ordning ikke var trådt i kraft da de fleste intervjuene knyttet til rapporten ble foretatt. Den ordningen som hadde ligget til grunn fram til ny ordning trådte i kraft var ikke tilfredsstillende, og heller ikke ordningen som var forut for denne. Rådmannen registrerer ønske om faste saksbehandlere knyttet til faste soner. Rådmannen vil vurdere sette, men samtidig påpeke at en ordning med faste saksbehandlere knyttet til faste soner har vært prøvd ut tidligere. Problemet med dette, er at det kan føre til forskjellsbehandling av brukere i Ringerike kommune, i og med at saksbehandler da kan bli for sterkt opptatt av ressursene i de enkelte sonene enn av å se på hvilket behov brukeren har, og hvor lista skal ligge generelt sett i Ringerike kommune. Dagens ordning knyttet til tildeling av boliger innen Helse og omsorg mangler gode rutiner. Dette er et av de prioriterte områder i Rådmannen registrerer at det stilles spørsmål rundt vedtakenes utforming. Ut i fra vedtatte tildelingskriterier skal vedtakene uttrykke brukerens rettskrav, og ikke være et middel for å styrke relasjonene mellom bestiller og utfører. «Myke vedtak» er ofte ikke i tråd med kravet til rettssikkerhet hos brukeren, og bør antagelig ikke uten videre benyttes. Dette i forhold til tidligere føringer fra Fylkesmannen som er klage- og tilsynsinstans i disse sakene. Det er dessuten viktig at vedtak fattes ut fra brukerens behov, ikke hvilke ressurser som finnes tilgjengelig ute. «Myke vedtak» kan faktisk føre til forskjellsbehandling mellom brukere, ut fra hvilke ressurser som finnes tilgjengelig i de enkelte sonene. Dette er en situasjon rådmannen ikke ønsker. Rådmannenen deler oppfatningen av at enheten bør bytte navn. Et godt navn, som bedre illustrerer hva enheten faktisk gjør, kan være Tildelingskontor for helse- og omsorgstjenester. Side 55 av 232

56 Sak 61/13 s. 5 Bestillerenheten er tverrfaglig sammensatt, og rådmannen mener at enheten innehar den nødvendige faglige kompetanse. Det skal også bemerkes at det er relativt uproblematisk å fatte vedtak som i seg selv gir faglige forsvarlige tjenester til brukerne. Disse blir allikevel verdiløse dersom kompetanse og ressurser ute i de operative enheter ikke er tilstrekkelig for å få gjennomført/utført den tjenestetildeling som er vedtatt. Vedlegg KPMG; «Evaluering av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Helse og omsorg, Ringerike kommune» Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann Kommunalsjef Kirsten Orebråten Saksbehandler: Sveinung Homme, spesialrådgiver tlf Side 56 av 232

57 Evaluering av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Helse og omsorg, Ringerike kommune 20. september 2013 Side 5 av 232

58 Forord Ved brev fra Ringerike Kommune datert er KPMG tildelt oppdraget Evaluering av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Helse og omsorg Denne rapporten er resultatet av evalueringen. Rapporten starter med et sammendrag, hvor de viktigste funn, vurderinger og anbefalinger fremgår. Kapittel 1 er en innledning til rapporten, hvor vi presenterer prosjektet, problemstillinger og avgrensninger samt hvilke evalueringskriterier og metode for datainnsamling som er benyttet. Kapittel 2 er en beskrivelse av tildelingspraksis og Bestiller- uførermodellen i Helse- og omsorgssektoren generelt, og gir en oversikt over internasjonale og nasjonale trender. I kapittel 3 presenterer vi fakta, funn og våre vurderinger opp mot problemstillinger og evalueringskriteriene. I kapittel 4 oppsummerer vi våre forslag til videre arbeid med tildelingspraksis og bestillerutførermodellen. Rapporten avsluttes med vedlegg med relevant informasjon og et forslag til handlingsplan som utgangspunkt for kommunens videre arbeid med rapportens anbefalinger. KPMG vil takke alle som har medvirket under gjennomføringen av evalueringen. Oslo, 20. september 2013 Nils- Ivar Slåttsveen Partner Side 5 av 232 I

59 Sammendrag Nedenfor følger et sammendrag av rapporten Evaluering av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Helse og omsorg, Ringerike kommune Vi presenterer her hvilke problemstillinger vi har belyst, hvilken metode som er benyttet, og går kort gjennom rapportens faktagrunnlag og våre vurderinger. Vi viser til slutt hvilke anbefalinger vi har kommet med. Evalueringen har blitt gjort i forhold til fire av de åtte virksomhetsområdene i Helse og omsorg: Bestillerenheten, Hjemmebaserte tjenester, institusjoner og Tiltak for funksjonshemmede (TTF). Problemstillinger, evalueringskriterier og metode I samarbeid med ledelsen i Helse og omsorg og basert på vår forståelse av oppdraget ble følgende problemstillinger definert: 1) Tildelingspraksis: a) Hvordan skjer tildeling av helse- og omsorgstjenester (fra behov/søknad til vedtak til levering av tjenesten)? b) I hvilken grad er tildelingen av helse- og omsorgstjenester hensiktsmessig? c) Hvilke alternative forbedringsforslag kan være aktuelle for tildelingspraksis? 2) Ordningen med Bestillerenheten: a) Hvordan fungerer ordningen med Bestillerenheten i dag? b) I hvilken grad er dagens ordning hensiktsmessig? c) Hvilke alternative forbedringsforslag kan være aktuelle til ordningen med bestillerenheten? For å besvare disse problemstillingene har vi utformet et sett av evalueringskriterier. Dette er standarden virksomheten måles opp mot når praksis skal vurderes og sier noe om hvilke retningslinjer som gjelder for området, eller hva som er å anse som beste praksis. Evalueringskriteriene er i denne sammenheng utledet gjennom analyse av kommunens egne dokumenter, relevante lover, veiledere og publikasjoner (forskning og litteratur). Vi har gjennomført til sammen intervjuer, hvorav 5 med ansatte og ledere i Helse og omsorg og 20 med brukere og pårørende. Samtlige av intervjuobjektene har gitt uttrykk for at det er positivt at det er igangsatt en evaluering på dette området. Teoridel Rapporten innledes med en teoridel som setter tildelingspraksis og ordningen i et overordnet perspektiv. Dette for å gi en best mulig forståelse av hva som ligger bak etableringen av tildelingspraksis og ordningen med en Bestillerenhet i Ringerike kommune. Vi trekker linjer til den såkalte Bestiller-utføremodellen (BUM), som igjen kan sies å være et resultat av New public management - reformene som kom rundt 10. Disse reformene ble igangsatt i flere norske kommuner og i mange andre land. Bestiller-utførermodellen representerer ulike måter å skille forvaltning og drift i to organisatoriske enheter på: henholdsvis Bestiller og Utfører. En rendyrket BUM kjennetegnes ved et klart skille mellom disse enhetene, med tydelig adskilte roller. Bestiller ivaretar forvaltning og myndighetsutøvelse, bestemmer og tydeliggjør omfang, innhold og kvalitet på tjenestene. Utfører står for tjenesteproduksjonen, leverer tjenester i tråd med kontrakt (enkeltvedtaket) og får betalt for de tjenester som leveres. BUM er implementert i ulike varianter i flere norske kommuner, spesielt stor kommuner, som til sammen representerer halvparten av den norske befolkning. Vi finner ingen dokumentasjon på at den ene varianten av modellen er bedre enn andre varianter. Side 5 av 232 I

60 De fleste som har innført BUM har hatt som intensjon å tilrettelegge for markedsretting av helse og omsorgstjenestene og/eller få bedre styring på økonomi, sikre mer effektiv utnyttelse av kommunens samlede ressurser, øke rettsikkerheten til brukerne og sikre mer rettferdig fordeling av godene. Vi finner ingen dokumentasjon som kan vise at BUM faktisk bidrar mer til å oppnå disse målene enn om man ikke har en slik modell. Funn og vurderinger For å få et bakteppe og en bedre forståelse for dagens tildelingspraksis og ordning med Bestillerenhet har vi gjennom analyse av tilgjengelig dokumentasjon og informasjon fra intervjuene satt opp en oversikt over historikken fra 1 og frem til i dag. Historikken bidrar til å belyse hva som var/er kommunens intensjoner med dette siden etableringen og gir en bedre forståelse av hvorfor tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten fungerer slik den gjør pr i dag. Historikken viser at ordningen med bestillerenheten har vært gjenstand for mange omorganiseringer, siden den ble etablert. Dette parallelt med store organisasjonsendringer i Helse og omsorg i kommunen for øvrig Tildelingspraksis Tildelingspraksis er evaluert med utgangspunkt i prosessen for tildeling med fokus på mottak og vurdering av søknader, beslutningen om hvilken hjelp som skal gis og hvordan denne formidles til bruker og utførere. Samarbeidet mellom Bestillerenheten, brukere og utførere vedrørende tildeling er også inkludert i dette Det er altså ikke er hovedanliggende å undersøke om kriterier for tildeling av de ulike tjenester er fulgt. Funn: Styrende dokumenter: Veileder for tildelingspraksis er det dokumentet som saksbehandlere har som sitt primære styringsverktøy. Det er ikke nedfelt skriftlige rutiner på hvordan dette skal revideres men det er etablert en praksis på at dette gjøres hvert år. Brukerne er ikke involvert i revideringen og veilederen er lite kjent blant utførerne. Det foreligger også samarbeidsavtaler mellom Bestillerenhet og utførere som er lite operative, og serviceerklæringer som det ikke er rutiner for revidering av Fordeling av søknader mellom saksbehandlere: det er innført en ny fordelingsordning av søknader mellom saksbehandlere som sikrer bedre kontinuitet i forhold til brukerne. Noen av saksbehandlerne stiller imidlertid spørsmål om ordningen er hensiktsmessig i forhold til ressursutnyttelse, da flere saksbehandlere vil være nødt til å dra til samme sone. Ordningen er diskutert internt i Bestillerenheten men ikke med utførere, og skal evalueres. Kartlegging av behov og vurdering av søknad: Veileder understreker at LEON prinsippet skal legges til grunn for tildeling av tjenester, mens kommunens eget handlingsprogram for Helse og omsorg legger BEON prinsippet til grunn. I litteratur og i praksis varierer det om man definerer dette som ulike eller samme begrep - noe som gir grunnlag for usikkerhet. Det mangler retningslinjer for kartleggingsbesøk og kartleggingsskjema brukes i varierende grad og er ikke tilstrekkelig tilpasset alle brukere Formidling av og mottak av vedtak i utførerenhetene: Det er ikke noe enhetlig system på dette, noe som innebærer at det spesielt i forhold til praktisk bistand kan glippe slik at det går tid før utfører fanger opp hjelpebehov og bruker får den hjelpen som er vedtatt. Noen utførere stiller spørsmål ved vedtakenes form og mener de i for liten grad gir anledning til faglig skjønn Samhandling mellom virksomheter og tjenestesteder: det eksisterer per i dag et forbedringspotensial i samarbeid mellom Bestillerenheten og utfører knyttet til første kartleggingsbesøk av bruker. Ved samhandling mellom Bestillerenheten og institusjoner samt TTF, viser funnene at samarbeidet rundt tildeling av omsorgsboliger kan bli bedre. Bestillerenheten selv påpeker behovet for bedre koordinering av boligtildeling innen Helse og omsorg i kommunen og samhandling med blant annet NAV. Mange brukere er felles mellom Side 60 av 232 II

61 NAV og utførerenhetene og det kan være tilfeldig hvor søknad om bolig kommer. Samarbeidet mellom utførere og sykehus ønskes styrket Brukermedvirkning: Samarbeidet mellom Bestillerenheten og brukere/pårørende fungerer til en viss grad i forbindelse med utforming av nye vedtak og revurdering av vedtak. Intervjuene med brukere og pårørende og utførere indikerer at det kan være et forbedringspotensial Vurdering: KPMG konkluderer i sin vurdering med at Ringerike kommunes tildelingspraksis i hovedsak imøtekommer evalueringskriteriene som er angitt i denne evalueringen. Kommunens tildelingspraksis bør i tillegg til evalueringskriterier fremsatt i denne rapporten også sees opp mot kommunens eget hovedmål med praksisen, hvilket er (..) å sikre lik vurdering og saksbehandling ved utarbeidelse av enkeltvedtak og en rettferdig fordeling av tjenestene ( ). KPMGs vurdering er at dette i hovedsak er tilfellet i Ringerike kommune i dag. Selv om tildelingspraksis i sin helhet er hensiktsmessig, viser funn og vurderinger at det er et tydelig forbedringspotensial på flere områder. Blant annet kan samsvar mellom bistandsbehov og vedtak og en mer sammenhengende tiltakskjede forbedres gjennom tettere samhandling mellom Bestillerenhet, brukere og utførere. Forbedringsområder er adressert til slutt i sammendraget. Ordningen med Bestillerenheten Med utgangspunkt i en beskrivelse av hvordan Bestillerenheten er organisert pr i dag har vi vurdert organiseringen som sådan, vi har sett på om formålet med og Bestillerenhetens ansvar og oppgaver er godt nok avklart, forankret og kommunisert og om ordningen er tilpasset den lokale kontekst i kommunen. Funn: Det er ulike formeninger om den organisatoriske plasseringen av Bestillerenheten blant ledere og ansatte. Slik det er pr i dag er enheten plassert på samme nivå som virksomhetene, mens den i praksis er hierarkisk overordnet virksomhetene og enhetene når det kommer til tildeling. Selv om det ikke var fokus i evalueringen ble det avdekket funn i forhold til Bestillerenheten som vi mener kommunen bør se nærmere på: dette gjelder blant annet bemanningen i enheten og sammensetningen av kompetanse. Saksbehandlerne får generelt sett skryt fra utførerne på at de er rutinerte og meget dyktige. Det er få av de intervjuede som kjenner til formålet med Bestillerenheten og hvor det er beskrevet, med unntak av de som har vært med siden etableringen Mål og forventninger til Bestillerenheten er i for liten er grad avklart, formalisert (skriftliggjort) og kommunisert i organisasjonen etter at ISF ble avsluttet og man gikk over til rammefinansiering. Manglende formalisering og kommunisering av målsetting for ordningen med en Bestillerenhet i dagens kontekst har skapt noe uklarhet rundt bestillerrollen, ansvar og oppgaver. Mange av saksbehandlerne gir uttrykk for at deres rolle er blitt mer uklar etter at ISF ble opphevet og at ansvar og oppgaver må klargjøres og forankres bedre. Skal de fortsatt ha hovedfokus på å ha en portvaktfunksjon (passe pengesekken), som under ISF-perioden eller skal de nå i større grad være brukernes advokat og ta utgangspunkt i reelle behov og fatte vedtak/tilby tjenester ut fra dette? Saksbehandlerne opplever å bli trukket i forskjellige retninger. Bestillerrollen er av mange (ref teoridelen) beskrevet som en svært utfordrende rolle Det kom til uttrykk i alle intervjuene at man mener at ordningen med en Bestillerenheten er en god og nødvendig ordning som bør bestå for å sikre mest mulig lik tildeling av tjenestene i Side 61 av 232 III

62 kommunen, god saksbehandling av alle søknader, koordinering av tjenestene og en mest mulig objektiv kartlegging og vurdering av behov. Mange stiller spørsmål ved om det er riktig å kalle enheten en Bestillerenhet da navnet er misvisende i forhold til hva enheten faktisk gjør eller bør gjøre. Vurdering: Med utgangspunkt i overnevnte funn konkluderer KPMG i sin vurdering med at ordningen med Bestillerenheten som sådan ikke fullt ut imøtekommer evalueringskriteriene som er angitt i denne evalueringen. Formål, ansvar og oppgaver må tydeliggjøres og forankres bedre. KPMG vurderer det slik at det fortsatt er hensiktsmessig å organisere enheten/funksjonen adskilt fra utførerne, da dette sikrer at søknader om helse- og omsorgstjenester blir profesjonelt og likt behandlet og at kommunens innbyggere får samme nivå på tjenestene i henhold til vedtatte kriterier. Enhetens ansvar må gjenspeiles i både navn og organisasjonskart. Forbedringsforslag Med utgangspunkt i overnevnte funn og vurderinger, anbefaler vi grep (forbedringsforslag) som Ringerike kommune bør iverksette. Vi har utarbeidet et forslag til handlingsplan i vedleggs form (vedlegg 5) hvor det fremgår hvordan vi anbefaler kommunen å jobbe videre med de ulike forbedringsforslagene. Grep 1: Revidere og forankre gjeldende styringsdokumenter Kommunen anbefales å videreføre, revidere og bedre forankre dokumentene som i dag er styrende for tildelingsprosessen. Dette blant annet for å skape mer forståelse for bakgrunn for vedtakene og saksbehandlingen til Bestillerenheten, slik at kommunens ansatte møter brukerne med en stemme. Dette innebærer også at samarbeidsavtalene mellom Bestiller og hjemmebaserte tjenester/institusjon bør videreføres Avtalene bør operasjonaliseres slik at det blant annet formaliseres hvilke samarbeidsarenaer man vil ha, hvem som skal delta og hvor ofte på de ulike arenaer slik at dette blir likt for alle utførerenheter i samme virksomhet. Videre anbefales det å gjøres en revidering av kommunens avtale med sykehuset, herunder vurdere grep for å styrke kommunikasjon mellom sykehus og utførerenhetene i kommunen. Grep 2: Skape en hensiktsmessig fordeling av saker blant saksbehandlerne på Bestillerenheten Et uttalt ønske fra utførerenhetene innen både hjemmetjenesten, institusjon og TTF er å forholde seg til faste saksbehandlere fra bestillerenheten. Dette for å skape et mer forutsigbart og stabilt samarbeid, samt sikre at saksbehandler har kunnskap om den enkelte bruker og brukergruppen. Det anbefales at man, når den nye fordelingsordningen av saker på Bestillerenheten skal evalueres, gjør en mer grundig vurdering og konsekvensutredning av ordningen. Grep 3: Gjennomgang av dagens ordning knyttet til tildeling av boliger innen Helse og omsorg Kommunen bør se på dagens ordning for håndtering av søknader og tildeling av boliger innen Helse og omsorg. Dette kan innebære å vurdere opprettelsen av en egen gruppe som jobber med boligtildeling uavhengig av type, men som inneholder saksbehandlere med kompetanse om de involverte målgruppene (rus, psykiatri, TTF etc.). Grep 4: Kompetanseutvikling av utførere i forhold til dokumentasjon i fagsystemet KPMG anbefaler at utføreres kompetanse styrkes i forhold til dokumentasjon gjennom både kurs og bevisstgjøring i forhold til ansvar og holdninger og økt kunnskap om hva god dokumentasjon er. God dokumentasjon er et viktig grunnlag for saksbehandlerne i deres Side 62 av 232 IV

63 søknadsbehandling. Flere utførere viser til at saksbehandlere fra Bestillerenheten er flinke til å følge opp endringer og avvik dersom de får beskjed av utfører via Gerica. Grep 5: Samarbeid Ringerike kommune kan med fordel jobbe videre med å utvikle sterkere relasjoner mellom bestillere og utførere. Dette kan gjøres ved å skape et tettere samarbeid mellom saksbehandler ved Bestillerenheten og utfører ved første kartleggingsbesøk av bruker, videreføre månedlige revurderingsmøter mellom saksbehandler fra Bestillerenheten og utførerenhetene i hjemmetjenesten. I tillegg til samarbeidsarenaer i det daglige, kan et alternativ være å holde årlige eller halvårlige samarbeidsmøter / temadager for å skape dialog og diskusjon rundt aspekt ved tildelingsprosessen på et mer overordnet plan. Grep 6: Gjennomgang av praksis rundt utforming av vedtak Det bør gjøres en gjennomgang av dagens formulering av vedtak. Det bør åpnes for i større grad å benytte myke vedtak med vekt på generelle formuleringer som åpner for at utførere selv kan bidra med faglig skjønn, og påvirke hvordan vedtakene utføres. Dette vil kunne bidra til å styrke tillitsrelasjoner mellom utførere og Bestillerenheten. Det må legges til rette for større grad av brukermedvirkning når vedtak skal utformes, og dette må komme tydelig frem når ansvar og roller beskrives. Det bør gjøres en gjennomgang av eldre vedtak innen eksempelvis praktisk bistand, for å undersøke påstanden om at det eksisterer tydelige forskjeller i vedtak for brukere med samme tjenestebehov. Grep : Organisering Kommunen bør beholde Bestillerenheten som en forvaltningsenhet som på vegne av kommunen, ved kommunalsjef, skal sikre profesjonell og likeverdig saksbehandling av innbyggernes søknader om helse- og omsorgstjenester. Bestillerenheten bør endre navn til noe som i større grad gjenspeiler enhetens oppgaver. Alternative navneforslag er Tildelingskontor for Helse- og omsorgstjenester, Søknadskontor for Helse- og omsorgstjenester, eller Forvaltningsenhet. Enheten bør vurderes plassert organisatorisk i stab til kommunalsjef, med fortsatt egen enhetsleder som rapporterer til kommunalsjef og inngår i dennes ledergruppe Grep : Formål, ansvar og roller Kommunen må klargjøre målsetting med Bestillerenhet i dagens kontekst. For å sikre gjennomføring av målsettingen må ansvar og oppgaver klargjøres, fordeles og gjøres kjent i organisasjonen, for eksempel gjennom stillingsinstrukser - /omtaler. Grep : Bemanning og kompetanse i Bestillerenheten Kompetansesammensetningen i Bestillerenheten bør gjennomgås, og det er nødvendig med kontinuerlig kompetanseutviking for alle og spesielt knyttet opp til fagkompetanse, samarbeid og kommunikasjon. Det anbefales at det i regi av Bestillerenheten selv sendes ut en årlig undersøkelse til utførerenhetene for interne evalueringsformål samt utvikling av enheten. I sammenheng med denne prosessen kan Bestillerenheten vurdere å sende ut et informasjonsbrev med relevant informasjon til utførerenhetene. Side 63 av 232 V

64 Innhold 1 Innledning Bakgrunn og formål med oppdraget Problemstillinger og avgrensninger Evalueringskriterier Metode for datainnsamling 4 2 Om tildelingspraksis og Bestiller-utførermodellen i Helse og omsorg Overordnet perspektiv på tildelingspraksis og Bestillerenheten Bruk av Bestiller- utfører modell, internasjonale og nasjonale trender 3 Funn og vurderinger Historikk tildelingspraksis og ordning med Bestillerenhet i Ringerike kommune Tildelingspraksis slik det fungerer i dag Er tildelingspraksis hensiktsmessig? Ordningen med Bestillerenheten slik den fungerer i dag Er ordningen med bestillerenheten hensiktsmessig? 24 4 Anbefalte forbedringsforslag Forbedringsforslag vedrørende tildelingspraksis Forbedringsforslag vedrørende ordningen med Bestillerenheten 2 Side 64 av 232 1

65 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål med oppdraget I rapport fra KPMG fra mai 2013 På rett spor? En administrativ kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike kommune, ved MKS-gruppene fremhevet alle MKS gruppene at det kan det være grunnlag for å se nærmere på Bestiller-utfører modellen. Rapporten stiller spørsmål ved om Bestiller-utfører modellen fungerer i henhold til intensjonene, som er å sikre likeverdig tilbud, brukernes rettigheter og at kommunen yter nødvendig helsehjelp. Rapporten pekte på at det kan være grunnlag for å styrke samarbeidet mellom bestillerenhet og utførere. I rapporten har KPMG anbefalt at det gjøres en grundig evaluering med fokus på om ordningen fungerer etter intensjonene og eventuelt om det kan være andre måter som er mer formålstjenlig for kommunen å organisere bestilling og utførelse av Helse- og omsorgstjenester på. Ordningen med Bestillerenheten er ikke evaluert siden oppstarten. Formannskapet i kommunen har i Sak 1/13 Pleie- og omsorgstjenesten i Ringerrike " fattet vedtak om at rådmannen gis i oppdrag å evaluere tildelingspraksis og ordningen med bestillerenheten. På bakgrunn av evalueringen skal det legges fram forslag til forbedringer overfor hovedkomiteen for Helse og omsorg innen september KPMG er gitt i oppdrag å gjennomføre evalueringen. Formålet med evaluering er å gi Ringerike kommune et best mulig beslutningsgrunnlag i forhold til videre arbeid med tildelingspraksis og ordningen med bestillerenhet innen Helse og omsorg, og legge frem forslag til forbedringstiltak. 1.2 Problemstillinger og avgrensninger I tråd med bestillingen fra og prosjektets formål har KPMG sammen med kommunalsjef, leder av Bestillerenhet og representant fra fagforeninger formulert følgende problemstillinger: 1. Tildelingspraksis: a) Hvordan skjer tildeling av Helse- og omsorgstjenester (fra behov/søknad til vedtak til levering av tjenesten)? b) I hvilken grad er tildelingen av Helse- og omsorgstjenester hensiktsmessig? c) Hvilke alternative forbedringsforslag kan være aktuelle for tildelingspraksis? Denne problemstilingen vil være rettet mot prosessen for tildeling med fokus på prosessen som er etablert for å motta og vurdere søknader, beslutte hvilken hjelp som skal gis og informere utøverne om beslutningen. Det er altså ikke et hovedanliggende å undersøke om kriterier for tildeling av de ulike tjenester er fulgt, men å undersøke hvordan prosess som er etablert ved tildeling er, om den er hensiktsmessig og om den bør justeres. 2. Ordningen med Bestillerenheten: a) Hvordan fungerer ordningen med Bestillerenheten i dag? b) I hvilken grad er dagens ordning hensiktsmessig? c) Hvilke alternative forbedringsforslag kan være aktuelle til ordningen med bestillerenheten? Problemstilling nummer to vil være rettet mot ordningen med Bestillerenheten som sådan og organisatoriske forhold slik som organisering, ansvar, roller, bemanning/kompetanse, samhandling og samarbeid. Av Helse og omsorgs åtte virksomhetsområder, inngår fire i denne evalueringen. Det er Bestillerenhet, Hjemmebaserte tjenester, Institusjoner og TTF. NAV, Barnevern, Interkommunalt Side 65 av 232 2

66 samarbeid og Helsetjenester Barn og unge/folkehelse inngår ikke. Vi har sammen med kommunen valgt en slik avgrensning fordi det ikke er rom innen gjeldende rammer (tid, økonomi) for å inkludere alle, og fordi man anser at de største utfordringene knyttet til tildelingspraksis og bestillerordningen er inne de fire utvalgte enhetene. Dette bekreftes av KPMGs rapport fra mai 2013 På rett spor? En administrativ kartlegging av Helse og omsorg i Ringerike kommune og kommunens egne erfaringer. Gjeldende rammer gjør det heller ikke mulig å gjøre grundige sammenlignende analyser med andre kommuner og andre land, men for å gi kommunen et best mulig beslutningsgrunnlag kan vi på et overordnet plan vise til nasjonale og internasjonale trender for Bestiller-utfører organisering av helse og omsorgstjenester. Begrunnelsen for at vi ikke kan gå dypere inn i dette nå, er blant annet at det er lite forskning både internasjonalt og nasjonalt på Bestiller-utførermodellen (BUM), som Ringerikes tildelingspraksis og bestillerordning bygger på. Den internasjonale forskningen er ofte knytter til privatisering av tjenestene og det er vanskelig å sammenligne, da BUM organiseres ulikt i de forskjellige land. Dette organiseres også ulikt innen det enkelte land og innen den enkelte kommune. (Skog m fl., 2011). Dette gjør det også vanskelig i denne sammenhengen å vurdere Ringerike kommune opp mot andre kommuner og andre land. Rammene for dette prosjektet gjør det heller ikke mulig å gjøre grundige økonomiske analyser med innsamling og vurdering av kvantitative data. 1.3 Evalueringskriterier Evalueringskriteriene er standarden virksomheten måles opp mot når praksis skal vurderes og sier noe om hvilke retningslinjer som gjelder for området, eller hva som er å anse som beste praksis. Evalueringskriteriene er i denne sammenheng utledet gjennom analyse av kommunens egne dokumenter, relevante lover, veiledere og publikasjoner (forskning og litteratur). Aktuelle evalueringskriterier er angitt i punktene nedenfor, og nærmere beskrevet med kildeanvisninger i vedlegg 1. Problemstilling 1, tildelingspraksis 1.1. Det bør foreligge et grunnlagsdokument som regulerer tildelingspraksisen i kommunen 1.2. Kartlegging av tjenestebehov bør være objektiv, basert på en faglig vurdering og kommunen bør ha en lik tilnærming til kartlegging uavhengig av hvem som gjør kartleggingen. Derfor bør vurderingsskjema benyttes ved henvendelser og innhenting av informasjon om søkers behov for hjelp/tjenester Søknader skal avgjøres ut fra en individuell vurdering, og det skal utøves skjønn. Brukermedvirkning og BEON prinsippet må ivaretas når behov og tjenester vurderes Det er viktig med samhandling i og i mellom de tjenestesteder som yter tjenestene for å finne gode løsninger. Det bør foreligge en avtale, et grunnlagsdokument e.l. som regulerer forholdet mellom bestiller og utfører. Avtalens prinsipper og overordnede retningslinjer/krav bør operasjonaliseres, for å sikre gjennomføring. Problemstilling 2, ordningen med Bestillerenheten 2.1. Mål og forventninger til ordningen med bestillerenhet bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen Ansvar og oppgaver for Bestillerenheten og utførere vedrørende tildeling bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen Bestiller utfører organiseringen i kommunen bør tilpasses de lokale forhold. Vesentlig under dette kriteriet er hvordan organiseringen av Bestillerenheten er søkt tilpasset og innrettet til lokale behov og utfordringer, og om organiseringen hensyntar endringer/utvikling Side 66 av 232 3

67 1.4 Metode for datainnsamling I samråd med Ringerike kommune ble det besluttet å foreta datainnsamling gjennom en kombinasjon av dokumentanalyse (både kommunens egne dokumenter og relevant teori) og intervjuer. Dette for å kunne belyse problemstillingen fra flere kilder. Samlet utgjør dette vårt datagrunnlag, som ligger til grunn for de vurderinger og konklusjoner som KPMG har truffet. Det ble holdt et oppstartsmøte den der konstituert kommunalsjef for Helse og omsorg, representant for fagforeningen, leder for Bestillerenheten samt representanter fra KPMG var til stede. Dokumentanalyse Relevante kommunale dokumenter som styringsdokumentasjon for tildelingsprosessen, samarbeidsavtaler, vedtak m/serviceerklæringer, samt dokumentasjon på tidligere prosesser og beslutninger relatert til tildelingsprosessen har blitt hentet inn og gjennomgått. Vi har også tatt utgangspunkt i relevant teori fra nyere publikasjoner (forskningsrapporter, litteratur, andre rapporter). Intervjuer I løpet av prosjektperioden har KPMG intervjuet brukere og ansatte innen Helse og omsorg i Ringerike kommune. Det ble på forhånd utarbeidet en intervjuguide som ble brukt i samtlige intervju. Spørsmålene i intervjuguiden hadde til hovedhensikt å innhente intervjuobjektenes synspunkter og erfaringer med tildelingspraksis og Bestillerenheten i Ringerike kommune. Informasjonen som ble gitt i intervjuene har blitt brukt til å supplere og utdype den skriftlige dokumentasjonen som KPMG samler inn i dokumentanalysen. Intervjuene er avholdt som en kombinasjon av gruppeintervjuer og enkeltintervjuer med utførere, og telefonintervju med brukere/pårørende. Dette basert på en antagelse og erfaring om at kommunen med dette vil få mest mulig informasjon i forhold til problemstillingene ut fra tidsrammen som er satt. Vi har til sammen snakket med 20 brukere/pårørende og 5 ansatte i Ringerike kommune. Utvalget av brukere/pårørende er tilfeldig trukket innen de tre virksomhetene rapporten omfatter (hjemmebaserte tjenester, institusjoner og TTF). Utvalget av ansatte for intervju er gjort i samarbeid med kommunen, og er basert på forventet informasjonsverdi, personer sin erfaring og formelt ansvar i relasjon til rapporten sitt formål og problemstillinger. Fordeling per virksomhet er gjengitt i figur Oversikt over ansatte i Ringerike kommune som er intervjuet 10 Antall ansatte Ansatte i Bestillerenheten Utførere Hjemmebaserte tj Utførere institusjon Utførere TTF leder ansatt 10 0 Øvrig Figur 1: Oversikt over ansatte i Ringerike kommune som er intervjuet Side 6 av 232 4

68 Tabell 1: Enheter innen Helse og omsorg som har vært representert i intervjuene Virksomheter og tilhørende enheter som har deltatt i intervju: Hjemmetjenester Institusjon/integrerte TTF Øvrig Heradsbygda dagsenter Hallingby bofellesskap Heradsbygda hjemmetjenester Haug hjemmetjenester Krokenveien 1/1 hjemmetjenester Rehabiliteringsavdeling Austjord Sentrum hjemmetjenester Austjord korttidsavdeling Hvelven omsorgssenter Hønefoss omsorgssenter Nes omsorgssenter Sokna omsorgssenter Tyribo omsorgssenter Fossetorget bofellesskap Hov Gård Færdenmarka bofellesskap Elvegata Hov Allé Ullerål bofellesskap Sagaveien bofellesskap Sagatun bofellesskap Hvelven bofellesskap Arbeidssenteret Lundveien bofellesskap Trulserudveien bofellesskap Bestillerenheten Rus og psykiatri Gyldighet og pålitelighet til datagrunnlag Vi mener at det datamaterialet vi har samlet inn er tilstrekkelig til å belyse prosjektets problemstillinger på en forsvarlig måte. Dokumentene som er fremskaffet og som rapporten bygger på er relevante for dagens tildelingsprosess og ordningen med bestillerenheten. Noen av de mest sentrale dokumentene som er benyttet inngår også som styringsdokumenter i kommunen. Dette er med på å sikre dataenes gyldighet. I forhold til brukere og pårørende som er intervjuet er det viktig å påpeke at antallet intervjuobjekter er for lite til å kunne trekke bastante konklusjoner. Intervjuene vil derfor først og fremst fungere som stikkprøver av hvordan tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten fungerer fra brukere og pårørendes ståsted. Det vil bli henvist til brukerundersøkelsen for 2013 innen Helse og omsorg ved behov for å sammenligne funn fra intervjuene mot et bredere datagrunnlag. Alle de intervjuede ansatte spiller sentrale roller på de områdene som belyses. Gjennom intervjuene ble det også avdekket at svært mange av de ansatte som ble intervjuet har bred erfaring og lang fartstid, både innen sine respektive stillinger og i Helse og omsorg for øvrig. Antall år i helsevesenet 3 % 12 % 12 % 23 % % 1 % 25 % 0-6 år -13 år år 21-2 år 2-34 år >34 år Ukjent Figur 2: Antall år med erfaring fra Helsevesenet blant de intervjuede Alle data fra intervjuene er verifisert av respondentene, dvs. at respondentene har fått mulighet til å lese gjennom referatet og gjøre eventuelle korrigeringer. Likevel er det viktig å påpeke at funn gjort i sammenheng med intervjuene er et uttrykk for de intervjuedes egne oppfatninger og forståelse rundt forhold relatert til kommunens tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten. Side 6 av 232 5

69 2 Om tildelingspraksis og Bestillerutførermodellen i Helse og omsorg For å få en best mulig forståelse av tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten i Ringerike kommune, er det viktig å se dette i et overordnet perspektiv. Dette gjør vi i kapittel 2.1. Dette kapittelet er med på å danne grunnlaget for evalueringskriteriene og den etterfølgende vurderingen av hensiktsmessigheten ved dagens ordning, samt foreslåtte forbedringstiltak. Vi har i innledningen og avgrensningen til oppdraget sagt at vi ikke kan gjøre grundige sammenlignende analyser med andre kommuner og andre land, men at vi kan peke på noen trender. Dette for å gi kommunen et innblikk i hva som skjer andre steder. Dette belyses i kapittel Overordnet perspektiv på tildelingspraksis og Bestillerenheten Tradisjonelt har forvaltning (styring eller bestilling) og drift (utføring) av Helse- og omsorgstjenester blitt håndtert i en og samme organisatoriske enhet. Frem til det kom strengere krav på begynnelsen av 10-tallet via blant annet lovverket, ble dette håndtert ganske uformelt av fotfolket (Vabø, 2011). Dette ser vi også av historikken i Ringerike kommune. New Public Management Med utgangspunkt i at offentlig sektor var for dyr, for tungdreven og for fjern i forhold til menneskene den skulle betjene, kom det for år siden en markedsinspirert reformbølge, New Public Management (NPM). NPM legger hovedvekten på at offentlig styring skal bli mer markedsorientert, og at en benytter seg av økonomiske og ledelsesmessige teorier fra privat sektor der en skiller forvaltningsoppgaver fra driftsoppgaver, og med dette innfører det som i NPM beskrives som kontraktstyring. Målet er å få bedre kvalitet på tjenestene, styrke rettssikkerheten til brukerne, mer kostnadseffektiv drift og bedre økonomisk styring og kontroll. (Busch m fl., 2001) Bestiller - utførermodellen (BUM) er et resultat av denne reformbølgen og brukes i prinsippet både i forbindelse med kjøp av varer og tjenester fra private markeder, og i forbindelse med etablering av interne markeder. BUM representerer ulike måter å prøve å skille forvaltning og drift i to organisatoriske enheter på: henholdsvis Bestiller og Utfører. En rendyrket BUM kjennetegnes ved et klart skille mellom bestiller og utfører, med tydelig adskilte roller. Bestiller ivaretar forvaltning og myndighetsutøvelse, samt bestemmer og tydeliggjør omfang, innhold og kvalitet på tjenestene. Utfører står for tjenesteproduksjonen, leverer tjenester i tråd med kontrakt (enkeltvedtaket) og får betalt for de tjenester som leveres ( penger følger bruker ). (Busch m fl., 2001; Kolden, og Myhre, 2013). Bestiller - funksjonen omfatter også i følge Nesheim (2004) oppfølging og kontroll av utfører og forutsetter at oppgavene kan forhåndsdefineres og kontrolleres (bestilles). Ulike måter å utforme BUM på I følge Skog og Andersen (2011) varierer det fra kommune til kommune hvor prinsippfaste man er i forhold til utforming av BUM i Helse og omsorg. Videre påpekes det at praktikerne har bidratt til utforming av en modifisert BUM, blant annet på grunn av fagfeltets karakter. De henviser i sin artikkel blant annet til Ressurssenter for Omsorgstjenesten som mener at norske kommuners praktisering av BUM i pleie- og omsorgstjenestene har blitt operasjonalisert til et bestillerkontor med myndighet til å fatte enkeltvedtak i henhold til lovverket. Det påpekes at i alle tilfeller hvor BUM er innført internt uten konkurranseutsetting, synes det å være en tett integrasjon mellom bestiller og utfører med samarbeid både i vedtaks- og i tjenesteytingsfasen. Selv om det er etablert en organisatorisk Side 6 av 232 6

70 oppdeling i bestiller- og utførerenhet med formelt atskilte funksjoner, er i praksis ikke dette skillet trukket skarpt og rollene synes å flyte over i hverandre. Busch og Vanebo (2001) skiller mellom tre alternativer av BUM: I alternativ (1) vil det offentlige bestille varer/tjenester fra private leverandører uten noen konkurranse med offentlige virksomheter. I alternativ (2) vil offentlige utførere konkurranseutsettes dvs. at de må konkurrere med private aktører om leveransene. I alternativ (3) går bestillingen til interne leverandører uten noen konkurranse., slik tilfellet er for Ringerike kommune. Der bestillingen går til interne leverandører (alternativ 3), kan det være to former for kontrakter (vedtak). I såkalte harde kontrakter er det presise krav til leveransen og alle konflikter løses gjennom kontraktstolkninger eller kontraktsendringer. I de såkalte myke kontraktene legges det større vekt på generelle formuleringer og utvikling av tillitsrelasjoner mellom bestiller og utførere. Organiseringen av selve bestillerfunksjonen kan også variere. I følge Busch og Vanebo (2001) har måten modellen praktiseres på og etterlevelsen av prinsippene i modellen mer å bety for om modellen virker effektivitetsfremmende, enn modellen i seg selv. I følge deres rapport er spørsmålet hvor stor fysisk og organisatorisk avstand som skal skapes mellom bestiller og utfører. To viktige dimensjoner i denne beslutningen er grad av konkurranse og grad av målbarhet med hensyn til utførers resultater. Sterk konkurranse og høy grad av målbarhet vil trekke i retning av stor avstand. Dersom vi står ovenfor lav konkurranse og store problemer med å måle resultatene, må bestiller utøve en annen form for kontroll. Dette krever sterkere relasjoner og det kan være fornuftig med en tettere organisering. I denne situasjonen kan det også være nødvendig at bestiller tildeles hierarkisk autoritet over utfører. Bestillerenhetens roller Det finnes lite litteratur og forskning om selve bestillerrollen, som er en relativt ny rolle som oppstod i forbindelse av innføring av BUM. I følge Busch og Vanebo (2001), vil en bestillerenhet vanligvis ivareta følgende roller: Delegert forvaltningsansvar og myndighet til å iverksette og følge opp politiske vedtak. Dette fører til at bestiller i utgangspunktet får en sterk stilling i forhandlingsprosessen. Dersom forhandlingene ikke fører fram, kan bestiller også utøve sin myndighet gjennom hierarkiet enten direkte eller indirekte gjennom overordnede instanser. Det er avhengig av hvorvidt utfører er direkte underlagt bestiller eller ikke Avdekke behovet for tjenester, delvis gjennom kommunikasjon med den politiske ledelse og delvis gjennom kontakt med brukerne. Når det gjelder kontakten med brukerne vil Bestillerenheten ofte utarbeide en form for leverandøravtale eller serviceerklæring. Her blir det spesifisert hvilke krav brukerne kan sette til tjenestene. Bestillerenheten kan også formidle sin innsikt i brukernes behov til politikerne og på den måten påvirke de politiske prioriteringene Bestille tjenester gjennom å forhandle frem en kontrakt med aktuelle utførere og sørge for at brukernes behov blir dekket gjennom offentlig tjenesteproduksjon. Kontrakten skal angi hvilke tjenester som skal produseres, tjenestemengde, tjenestekvalitet og hvilken produktivitet som skal realiseres. Kontrakten skal på den måten angi klare mål som utføreren skal styres etter Bestiller kan også tildeles ansvaret for budsjettfordeling. Det vil i så fall gjøres gjennom kontraktforhandlingene. Det betyr i praksis at bestiller både har ansvaret for kontraktforhandlingene og utøver den hierarkiske myndigheten gjennom tildeling av budsjettmidler Bestiller vil også vanligvis fungere som klageinstans. Brukerne slipper da å klage til den enheten som har utført tjenestene og kan henvende seg direkte til bestiller som har ansvaret for serviceerklæringer og bestillinger Side 0 av 232

71 Det siste ansvarsområdet til Bestillerenheten er å kvalitetssikre produksjonen. Dette kan både innbefatte kvalitetskontroll, produksjonskontroll og kontroll av om utføreren holder seg innenfor avtalte økonomiske rammer. Bestiller skal sjekke at det er sammenheng mellom politikk, servicenivå, kvalitetsstandarder og økonomisk ramme. Denne aktiviteten kan både gjennomføres ved hjelp av interne styringssystemer, markedstesting eller benchmarking i forhold til tilsvarende tjenesteprodusenter. I følge en utredning fra Sverige, er dette en rolle med mange uforenlige oppgaver. Oppsummert viser resultatet av denne utredningen at følgende var de største hindringene for bestillere. Størst hinder var økonomi, mangel på ressurser som gjorde at de ikke kunne gjøre individuelle vurderinger ut fra de eldres behov Nest størst hinder var manglende arbeidsforutsetninger, slik som bemanning, høy arbeidsbelastning, høyt arbeidstempo, masseproduksjon av utredninger og vedtak Utydelige styringsdokumenter (retningslinjer og avtaler) og beslutningsstøtte Utdannelse og kompetanseutvikling Forhold som kunne lette møtene med de eldre (informasjonsmateriell, egenvurderinger mv) Av foreslåtte tiltak, fremheves først og fremst at det må finnes økonomiske rammer for å kunne fatte individuelle vedtak og kunne følge opp de eldres behov. Det fremheves også at bestilles rolle og funksjon må tydeliggjøres. Skal bestiller ha en portvaktfunksjon og ta hensyn til budsjettrammene eller skal bestiller bedømme eldres reelle behov uavhengig av budsjettrammene? Bestillerne ønsker å kartlegge de reelle behovene, og om man ikke kan imøtekomme disse må dette tydeliggjøres både overfor den eldre og for ledelse og politikere. Med dette får man også et konkret grunnlag for å gjøre prioriteringer. Man foreslo også at det ble oppnevnt en prioriteringsnemd som kunne ivareta dette. Bestillerne i Stockholm ønsket også en bedre tydeliggjøring av hvilke oppgaver bestiller bør ha, hvilke oppgaver som kan ivaretas av andre, avgrensning på hvor mange saker en enkelt bestiller kan ha, og å få bedre støttesystemer (blant annet nye kartleggings- og bedømmingsverktøy). Blant annet ble enklere oppgaver (vedtak) foreslått at andre kunne gjøre (Norman, 2010). 2.2 Bruk av Bestiller- utfører modell, internasjonale og nasjonale trender Ikke alle land eller norske kommuner har hengt seg på markedsbølgen med New Public Management og BUM. Noen har innført og gått bort fra modellen, noen har bare delvis innført modellen, mens andre vurderer å innføre modellen. Skottland, innførte BUM men kvittet seg med dette i helsesektoren i De gikk tilbake til rammefinansiering og en forvaltningsmodell med overordnete politiske mål for folkehelse. Argumentet var at når de ikke skulle konkurranseutsette og privatisere, var det ingen grunn til å fortsette med kostnadskrevende bestiller utførermodeller (For Velferdsstaten, 2013). BUM ble utbredt i omsorgstjenestene i svenske kommuner på 10-tallet. I en avhandling om bestiller-utførermodellens utbredelse og spredningskraft i svensk eldreomsorg fremgår det at modellen økte sin attraktivitet og spredningskraft på det tidspunkt da den ble omdefinert fra å være en markedsreform til å bli en rettsikkerhetsreform (Vabø, 200) Når det gjelder norske kommuner hadde ca. 11 % innført ordningen innen pleie- og omsorgstjenester i 200 (Hovik & Stigen, 200). Likevel representerer disse kommunene litt over halvparten av Norges befolkning, da modellen er et storkommune- fenomen. Mange kommuner som innførte ordningen har derimot avviklet den i senere tid, eksempelvis Sarpsborg som avviklet BUM medio 200. Fokus på helhetlig styring og effektivitet lå til grunn for organisasjonsendringen, og man konkluderte med at modellen har påvirket organisasjonskulturen i Sarpsborg kommune på en måte som vanskeliggjør et Side 1 av 232

72 godt folkehelsearbeid. Dette ble understøttet av en rapport fra Arbeidstilsynet i 2013 som fant at BUM ga uklare, heller enn klare ansvarsforhold i kommunen. Klæbu kommune er et eksempel på en kommune som har innført BUM, men ikke praktiserer med et klart skille mellom Bestiller og utfører (Revisjon Midt Norge IKS, 2011) I en rapport skrevet av konsulentselskapet Deloitte (2012), fremkommer det at flere kommuner/bydeler som har vedtak om BUM, fortsetter å drive med rammefinansiering, og i svært liten grad med BUM -organisering, har redusert de tydelige skillene mellom bestiller og utfører i BUM og gått tilbake til mer integrert forvaltning. Andre kommuner, som for eksempel Elverum, har aldri praktisert denne modellen, men vurderer å innføre den (Kolden og Myhre, 2013) Gjennomgående, viser en SINTEF-rapport (200) vedrørende BUM i hjemmetjenesten i bydelene i Oslo at det i alle bydelene er gjennomført endringer i organisering og/eller praktisering av BUM de senere år. Omfanget av, innholdet i og begrunnelsen for endringene varierer lite, idet det dreier seg i alle tilfeller om forandringer som gir bedre samarbeid mellom bestillerkontoret og hjemmetjenesten. I flere av bydelene ser man en bevegelse i retning av en tettere interaksjon mellom bestiller og utfører gjennom hele vedtaksprosessen, med ikke ubetydelig innflytelse fra utfører på vedtak og revurderinger av vedtak oppgaver som formelt sett er lagt til bestillerenheten. I praksis har dette medført nye strukturer og rutiner for slikt samarbeid. Selv om den formelle avdelings- og enhetsstrukturen er beholdt, har man funnet fram til nye samarbeidsmønstre og samarbeidsformer for å bedre ressursutnyttelsen og for å yte en bedre tjeneste overfor brukerne. Eksempler på dette er bl.a. tett samarbeid mellom fagkonsulenter i Bestillerenheten og fagpersoner i utførerenheten i enkeltsaker, faste samarbeidsmøter mellom Bestillerenheten og hjemmetjenesten på ledernivå og/eller mellom saksbehandler ved Bestillerenheten og teamledere i hjemmetjenesten samt opprettelse av samarbeidsfora. Side 2 av 232

73 3 Funn og vurderinger I dette kapittelet vil vi først beskrive historikken i Ringerike kommune vedrørende tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten. Historikken kan både gi informasjon om hva som var/er kommunens intensjoner med dette siden etableringen og kan gi en bedre forståelse av hvorfor tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten fungerer slik den gjør pr i dag. Etter historikken vil vi beskrive hvordan tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten fungerer i dag. Kapittelet vil bli avsluttet med en vurdering av funn opp mot evalueringskriteriene gitt i kapittel Historikk tildelingspraksis og ordning med Bestillerenhet i Ringerike kommune Vi har gjennom analyse av tilgjengelig dokumentasjon og informasjon fra intervjuene satt opp en oversikt over historikken fra 1 og frem til i dag 1. Historikken er også fremstilt i en tidsakse (se vedlegg 4) : Opprettelse av vedtakskontor for mer forutsigbarhet og rettferdig tildeling av tjenester Av intervjuene fremkommer det at det i 1 ble etablert et Vedtakskontor, organisert under Sosialkontoret. Bakgrunnen for dette, var at kommunen ble pålagt å formalisere tildeling av Helse- og sosialtjenester. Inntil da hadde tildeling skjedd mest på det uformelle plan av tjenesteutøverne. Hensikten med å formalisere var også å tilpasse seg lovverket og å gi brukerne mer forutsigbarhet og rettferdig tildeling av tjenester uavhengig av geografi og andre forhold. Fra januar 2000 endret man dette til Tjenestekoordinatorgruppe som ble organisert direkte under pleie- og omsorgssjef og fysisk plassert på Norderhovhjemmet. Det fremkom av våre intervju med ansatte i kommunen, at det var vesentlig politisk uro knyttet til eldreomsorg på denne tiden, og flere mediaoppslag (blant annet fra Ringerike) om kvalitet i eldreomsorgen og nedleggelse av sykehjemsplasser. I april 2002 ble Tjenestekoordinatorgruppen organisert under Familie og velferd og flyttet til Vikenbygget. Bakgrunnen for denne organisatoriske endringen er ikke dokumentert. I samme år endret Tjenestekoordinatorgruppen navn til Bestillerenheten I perioden ble økonomien i kommunen betydelig vanskeligere, sengeplasser og årsverk ble ytterligere redusert, det kom tyngre pasienter med mer komplekse behov. Dette ga utfordringer for alle, og man besluttet i 2004 å etablere en seniorgruppe. Gruppen skulle gi råd og veiledning i forhold til vurderinger og utmåling i saker av prinsipiell karakter og med stor vanskelighetsgrad. Denne gruppen skulle også behandle klagesaker (Internt notat/informasjonsskriv Ringerike kommune, registrert mottatt ). I henhold til dette skrivet fremheves det at det er saksbehandlerne som fatter og skriver vedtak, og som genererer kostnadene. Betydningen av saksbehandlernes kompetanse og samarbeid ble også fremhevet : Innføring av ISF etter modell fra Kristiansand I 2005 ble det besluttet å innføre Innsatsstyrt finansiering (ISF) etter modell fra Kristiansand kommune. ISF modellen ble fra gjenstand for tilpasning og utprøvning i kommunen, og dermed ikke offisielt innført før i Merk at opplysningene i visse tilfeller kan inneholde avvik, da enkelte tall og hendelser er basert på tjenesteutøveres egne tilbakeblikk Side 3 av

74 Det ble i samme periode vedtatt å innføre en Bestiller-Utfører modell (BUM). Følgelig var Bestillerenheten i perioden organisert som et prosjekt (Prosjektplan, Innføring av bestiller- utføremodell, ), hvis hovedmålsetting lød: Bestillerenheten har det faglige og operative ansvaret for bestilling av, - og oppgjør for tjenester levert av de faglig/operative driftsenhetene innen Helse og omsorgssegmentet i Ringerike kommune. I 200 vises det til at Bestillerenheten direkte underlagt rådmannen og..fremstår som kommunens viktigste verktøy for å regulere og definere nødvendig ressursbruk innenfor pleie og omsorgsområdet, med kompetent og motivert personell i alle ledd (Gaarder, 200) Samme år skal Bestillerenheten ha blitt plassert som en egen enhet med direkte rapportering til kommunalsjef. Det antas at dette skjedde i forbindelse med at kommunen omorganiserte fra fire store pleiedistrikter til mer forretningsmessige utførerenheter (mindre enheter med færre oppgaver og større fullmakter). Dette er også dagens organisering. Den ble ISF offisielt innført i pleie og omsorgssektoren i Ringerike kommune. I en rapport skrevet av leder av Bestillerenheten i 200 (Devulapalli, 200) defineres Bestillerenhetens rolle og ansvar i en Bestiller-utførermodell med ISF. Her påpekes at Bestillerenheten i denne modellen opptrer som politikernes forlengede arm og står ansvarlige for all saksbehandling og behovsvurdering i forhold til gjeldende regler og brukernes objektive behov. På bakgrunn av det objektive behov og de politiske prioriteringer bestemmes utførers aktivitetsnivå. Utførers oppgave i en ISF-modell og i henhold til denne rapporten er å levere til brukerne bestilte tjenester til den kvalitet som er bestemt av Kommunestyret og som finansieringsrammen gir rom for. Bestillerenheten har i henhold til denne rapporten fått ansvar for forvaltning av pleie- og omsorgsbudsjett, definere behov i fremtiden med hensyn til hvilke tjenester som må bygges opp eller ned. Videre understrekes det i samme rapport at en av de viktigste arbeidsoppgavene til Bestillerenheten er strategisk planlegging i forhold til tjenestebehov og boligbygging med hensyn til befolkingsbehov. Disse oppgavene var nye for Bestillerenheten frem til ISF prosjektet ble etablert. Frem til da var Bestillerenheten et rent vedtakskontor. ISF ble gjennomført fullt ut i perioden Prosjektet ble formelt avsluttet pr Det er ikke fremskaffet noe dokumentasjon som angir årsaken til hvorfor prosjektet ble avsluttet, men det oppgis av sentrale ledere at dette var en politisk beslutning begrunnet i at ISF ble en driver i forhold til å øke vedtakstimene og at dette ble for dyrt. Selv om ISF prosjektet ble avsluttet og man gikk tilbake til rammefinansiering fortsatte man med en Bestiller- utførermodell : Dagens ordning med Bestillerenhet Bestillerenheten har blitt redusert med en stilling siden 200, på grunn av budsjettsituasjonen i kommunen. Samtidig har enhetens oppgaver blitt flere på grunn av interne endringer i kommunen og samhandlingsreformen. Bestillerenheten er pr i dag fysisk plassert i Vikenbygget, sentralt i Hønefoss. Kommunens nåværende formål med tildelingspraksis og Bestillerenheten fremkommer av Veileder for tildelingspraksis (Ringerike kommune, 2013a) og saksfremlegg til Kommunestyret (Ringerike kommune, 2013b). Hensikten med bestillerenheten er i følge veilederen å sikre lik og rettferdig vurdering og saksbehandling i tildeling av omsorgstjenester i kommunen. Det understrekes også at tjenestene som tildeles skal være i tråd med lovverket, politiske prioriteringer og økonomiske rammer. Saksfremlegget til kommunestyret gir også de samme føringene. Enheten har hatt 10 ledere siden den ble etablert i 2000 og har vært gjenstand for betydelig negativt mediafokus gjennom flere år. Side 4 av

75 3.2 Tildelingspraksis slik det fungerer i dag Styrende dokumenter I følge kommunens eget handlingsprogram for Helse og Omsorg for 2013 (Ringerike kommune, 2012) skal tjenester tildeles etter BEON-prinsippet, beste effektive omsorgsnivå. Veileder for tildelingspraksis (2013) er et sentralt dokument og styringsverktøy for tildelingsprosessen innen Helse og omsorg i Ringerike kommune. Veilederen ble sist vedtatt i Kommunestyret i februar Hovedmålet med en egen veileder for tildelingspraksis er i følge veilederen å skape et arbeidsverktøy for saksbehandlerne og en felles plattform for hele tjenesten for å sikre lik vurdering og saksbehandling ved utarbeidelse av enkeltvedtak og en rettferdig fordeling av tjenestene. I veilederen står det at LEON-prinsippet, laveste effektive omsorgsnivå, skal legges til grunn når behov og tjenester vurderes. Veilederen beskriver hvilke tjenester kommunen er lovpålagt å tilby. Dette gjelder tjenestene til hjemmeboende, institusjonsplasser og boliger. Det beskrives hovedsakelig hva tjenestene går ut på og hvilke brukere som er målgruppen. Veilederen beskriver også tjenester og tiltak som ikke er lovpålagt, og beskriver hovedsakelig hva tjenestene går ut på, og hvilke brukere som er målgruppen. Veilederen beskriver ikke prosess eller praksis ved iverksettelse av vedtak, men omhandler og fokuserer på søknad og vedtak. Tjenestene som tildeles skal i henhold til veileder være innenfor lovverket, politiske prioriteringer og økonomiske rammer. Veilederen omtaler vilkår for å tildele tjenester, og fokuserer blant annet på kommunens plikt til å yte tjenester når lovfastsatte vilkår er oppfylt, at kommunens retningslinjer for skjønn skal følges, at brukermedvirkning skal ivaretas og at samhandling i og mellom tjenestesteder og mellom tjenesteytere og søker er viktig.. Veilederen beskriver dernest kriterier og vilkår for tildeling av tjenester. For hver tjeneste går det fram Lovgrunnlag for tildeling Formålet med tjenesten Kriterier for tildeling Dokumentasjonskrav ved tildeling Generell beskrivelse av behov hos brukere som er i målgruppen for tjenesten Merknadsfelt for øvrige opplysninger som tildeler må ta hensyn til Vedlagt veilederen er et vurderingsskjema, som brukes ved henvendelse og innhenting av opplysninger om søkeren. Vurderingsskjema inneholder en rekke spørsmål for å kartlegge søkers behov for hjelp fra kommunen. Vedlagt er også en skjematisk beskrivelse av forventet forløp for korttidsopphold. Dette skjema beskriver samhandling mellom de ulike aktørene (Inkl. B og U) fra A til Å ved korttidsopphold, oppgavene, hvem som har ansvar for hva, og når oppgavene skal gjøres Av overordnet Lov- og avtaleverk som denne veilederen bygger på, vil vi spesielt fremheve Helse- og omsorgstjenesteloven (Lov av 24. juni.2011), Pasientrettighetsloven (Lov om pasientrettigheter, av 2.juli 1 nr 63), Forvaltningsloven (Lov av 10. februar 26) og Helsedirektoratets veileder angående saksbehandling (Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester, Sosialog helsedirektoratet, februar 2006). Det er godt forankret i dette lov- og avtakeverket at pasienter og brukere skal involveres når det gjelder valg av Helse- og omsorgstjenester. Helse- og omsorgstjenesteloven pålegger blant annet kommunen å sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utformingen av kommunens Helse- og omsorgstjeneste. Denne loven sier også at kommunen skal sørge for at det Side 5 av

76 etableres systemer for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter. Pasient- og brukerrettighetsloven stiller krav om at det kommunale tjenestetilbudet så langt som mulig skal utformes i samarbeid med brukeren. Pasientrettighetsloven skal bidra til å sikre at pasienter får lik tilgang på helsehjelp av god kvalitet og bidra til å fremme tillitsforhold mellom pasient og helsetjeneste og ivareta respekten for den enkelte pasients lov, integritet og menneskeverd. Forvaltningsloven og Helsedirektoratets saksbehandlingsveileder skal sikre at saksbehandlingen blir gjort riktig. Helsedirektoratets veileder og gir uttrykk for sentrale myndigheters forståelse av god saksbehandling og dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenestene. Brukere av disse tjenestene er en stor og uensartet gruppe. Formålet med veilederen er å styrke tjenestemottakerens rettssikkerhet ved å legge et grunnlag for god kvalitet i saksbehandlingen. Det er utarbeidet serviceerklæringer tilhørende de ulike tjenestene som Bestillerenheten tildeler. I disse informeres det om formål med tjenesten, hva bruker kan forvente av tjenesteyter, hva tjenesteyter kan forvente av bruker/pårørende, kostnad, samt klageadgang. Det eksisterer i dag samarbeidsavtaler mellom Bestiller og utfører, i form av én avtale mellom Bestillerenheten og Institusjon, og én avtale mellom Bestillerenheten og hjemmetjenesten. I disse avtalene står det beskrevet oppdrag, krav til tjenestekvalitet, hvordan avtalen skal praktiseres og økonomiske forhold (Ringerike kommune, 2011a; Ringerike kommune, 2011b). Det foreligger også en samarbeidsavtale som regulerer samarbeidet mellom Ringerike kommune og sykehuset (Vestre Viken). Avtalen er generell og gjelder for Vestre Vikens samarbeid med alle kommuner (Ringerike kommune, 2011c) Beskrivelse av tildelingsprosessen Prosessen for tildelingspraksis i Helse og omsorg i Ringerike kommune kan beskrives i syv hovedtrinn (se også vedlegg 3, der dette er fremstilt i et prosesskart). Tildelingsprosessen er her beskrevet med utgangspunkt i disse trinnene. Trinn 1: Etablering av tildelingskriterier for Helse og Omsorg i Ringerike kommune Det er Bestillerenhetens ansvar å utarbeide forslag til veileder for tildelingspraksis. Dette gjøres i nært samarbeid med og på initiativ fra kommunalsjefens ledergruppe og i samarbeid med representanter fra utførerne. Veilederen skal deretter behandles i kvalitetsutvalget og i hovedkomiteen for Helse- og omsorg før den vedtas av kommunestyret som retningslinjer for tildeling av Helse og omsorgstjenester i Ringerike kommune. Når veilederen er vedtatt av kommunestyret, tas dokumentet i bruk av Bestillerenheten i saksbehandlingen av søknader om Helse og omsorgstjenester. Funn: Det foreligger ingen skriftlig rutine for revideringen av veileder, inkludert hvem som skal delta, hvordan det skal foregå og hvor ofte revideringen skal skje. I følge våre informanter er det mulig det finnes en skriftlig rutine men at man ikke har gode nok arkiveringsrutiner for elektroniske rutinebeskrivelser. Det påpekes imidlertid at man i praksis har etablerte rutiner for denne revisjonsprosessen. I tidligere versjoner av veilederen er det eksplisitt sagt at den skal revideres årlig. I siste versjon fra 2012 er dette tatt ut. Veilederen operasjonaliserer vilkårene for å få en tjeneste, men ikke rettigheter til omfanget av tjenesten. Omfanget av tjenesten er for saksbehandlere og utførere definert i et internt notat om Tidsbruk i forbindelse med vedtak (udatert). For mange utførere oppfattes dette som stoppeklokkeomsorg som i for liten grad gir rom for faglig og individuelle tilpasninger Side 6 av

77 Vi kan ikke se at det er dokumentert hvordan brukerne blir involvert i utarbeidelse av veileder for tildelingspraksis. Det sies i veileder at det skal ivaretas men ikke hvordan Veilederen virker å være lite kjent blant utførerne og dette har i enkelte tilfeller ført til at utførere har gitt feil informasjon overfor brukere i forhold til den enkeltes rettigheter. Slik sett kan kommunens ansatte fremstå overfor bruker med to tunger. Trinn 2: Mottak og fordeling av søknader Når det oppstår et nytt behov for en tjeneste innen Helse- og omsorg, skal det fylles ut en søknad. Per i dag foregår dette manuelt, men det er planlagt elektronisk meldingsutveksling i nær fremtid. Søknaden underskrives av brukeren selv, eller av pårørende med fullmakt. Alle søknader sendes til Bestillerenheten og registreres av Bestillerenhetens sekretær i fagsystemet Gerica. Søkere får beskjed via et forvaltningsbrev om at søknad er mottatt og informasjon om at saksbehandler vil ta kontakt for å avtale et vurderingsbesøk i hjemmet, og at denne vil kunne være behjelpelig med å konkretisere søknaden etter søkers behov. Dersom det haster ber Bestillerenheten om at utfører setter i gang tjenesten selv om søknad ikke er utfylt riktig eller er mangelfull. Når det gjelder fordeling av søknader til saksbehandlere fordeles noen etter type tjenester. Dette gjelder søknader om psykiatritjenester, TTF -tjenester, støttekontakter og omsorgslønn som tildeles den/de saksbehandlerne som har ansvaret for disse tjenestene. Fra er det gjort en endring på fordeling av søknader innenfor områdene hjemmetjenester, sykehjemsplasser og omsorgsboliger. Her vil søknadene bli fordelt etter fødselsnummer, og ikke som tidligere ut fra sonetilhørighet. Begrunnelsen for at ordningen er vedtatt endret er blant annet å sikre mer kontinuitet overfor både bruker og utfører, blant annet der en bruker flyttes i omsorgstrappen, og at saksbehandlerne skal slippe å overta komplekse saker fra hverandre. Ordningen skal evalueres innen Funn: Mangelfulle søknader registreres ikke i fagsystemet (med mindre tjenestebehovet haster) og returneres brukere. I flere tilfelle, spesielt i forbindelse med søknad om praktisk bistand, kan søkere bruke uforholdsmessig lang til på å oppdatere søknaden. Dette gjelder spesielt brukere med rus og psykiatri problematikk, samt eldre med demens. Dette igjen har ført til at brukere med reelle behov ikke får hjelp innen rimelig tid, hvilket medfører mange telefoner til Bestillerenheten og misnøye fra brukere/pårørende. Saksbehandlerne fra Bestillerenheten uttrykte bekymring knyttet til den nye, numeriske fordelingsordningen av saker, spesielt innen hjemmetjenesten. Det ble påpekt av saksbehandlerne at denne ordningen trolig vil føre til mer merarbeid i form av store reiseavstander for saksbehandlerne og at flere saksbehandlere må reise samtidig til samme sone. Det er viktig å merke seg at da KPMG foretok intervjuene var den nye ordningen så vidt innført. Endringene i saksfordelingsprosedyren internt i Bestillerenheten har vært gjenstand for diskusjon internt i enheten, men ikke vært diskutert med utførerenhetene. Trinn 3: Kartlegging av brukers tjenestebehov og vurdering av søknad Saksbehandler fra Bestillerenheten har i dag ansvar for å gjennomføre første kartleggingsbesøk av en ny bruker. Dersom Bestillerenheten ikke foretar hjemmebesøk er det på grunnlag av at utfører har avlagt besøk i forkant, og varslet Bestillerenheten om dette via et Bestillernotat (heretter BE-notat). Besøket fra utfører med påfølgende BE-notat blir da vurdert som tilstrekkelig for å kartlegge brukers tilstand. I visse tilfeller foretar saksbehandler fra Bestillerenheten første kartleggingsbesøk sammen med en sykepleier fra den relevante utførerenheten. Dette skjer på bakgrunn av en individuell vurdering fra saksbehandler. Det forekommer også at to saksbehandlere fra Bestillerenheten gjennomfører første kartleggingsbesøk, hvis saken er komplisert eller går på tvers av kompetansen. I hjemmebesøket skal det fylles ut et vurderingsskjema for å kartlegge brukers behov. Dette er standardisert og er et eget vedlegg til Veileder for tildelingspraksis. Side av

78 Brukers medvirkning i valg av Helse og omsorgstjenester er forankret i Ringerike kommunes Veileder for tildelingspraksis samt i lov og avtaleverk (se kapittel 3.2.1). Videre er det i kommunens Handlingsprogram for understreket at myndiggjøring og holdningsarbeid skal vektlegges i forbindelse med tildeling av tjenester for å påvirke folks motivasjon til å ta ansvar for egen Helse. Myndiggjøring, i henhold til handlingsprogrammet, innebærer at folk blir i stand til å definere sine egne problemer ut fra sin egen situasjon, og finne sine egne løsninger i fellesskap med andre. Etter å ha kartlagt brukers behov, behandler saksbehandler brukers søknad på bakgrunn av veileder, avlagt hjemmebesøk og en faglig vurdering. Begge faggruppene i Bestillerenheten har fagmøter en gang per uke. Her deltar leder og alle saksbehandlerne i gruppen. (Fra vil leder erstattes av nyansatt fagleder i dette møtet). Her tar man opp vanskelige saker og diskuterer framgangsmåte, løsninger og beslutninger. Dersom søknaden blir innvilget fattes vedtak om pleie- og omsorgstjenester. Ved avslag sendes det ut brev med informasjon om klagerett og eventuelt tilbud om andre tjenester. Merk: Når det gjelder tildeling av institusjonsplass/bolig, vil brukers søknad bli gjenstand for en mer omfattende vurderingsprosess sammenlignet med søknad om andre tjenester. I disse tilfellene innstiller saksbehandler på enkeltvedtak mens selve vedtaket fattes i et ukentlig tildelingsmøte. Dette møtet ble etablert for å sikre at alle søkere med behov om institusjonsplass/bolig blir fanget opp og tildelt nødvendige tjenester, uavhengig om søknad blir innvilget eller avslått. Saksbehandleres vurderinger kan i disse møtene bli overprøvd ut fra plassmessige hensyn og økonomi. Der man ikke kan tilby plass i kommunen, men bruker må ha plass, kjøpes plasser utenfor kommunen. I andre tilfeller økes vedtakene i forhold til hjelp hjemme slik at man gir et forsvarlig tilbud. Til stede i møtet er leder for Bestillerenheten, samt kommunens tre virksomhetsledere innen hjemmetjenester, institusjon og TTF. De saksbehandlere som har gjort innstillinger til møtet, møter også. Medlemmene av tildelingsmøtet har mandat til å overprøve saksbehandlers innstilling. Leder av Bestillerenheten leder møtene og tar endelig beslutning ved uenighet i møtet. Dersom brukeren får avslag om institusjonsplass, skal dette kompenseres med nødvendig hjemmesykepleie. Funn: Per i dag eksisterer det få retningslinjer for hvem som skal foreta første kartleggingsbesøk av ny bruker og hvordan besøket skal gjennomføres. Utførere fra hjemmetjenesten påpeker at de i økende grad utfører førstehåndsvurderinger av nye brukere på eget initiativ, men også på bakgrunn av forespørsel fra Bestillerenheten. Dersom Bestillerenheten foretar et første kartleggingsbesøk uten å involvere utfører, gjør utfører ofte et nytt besøk hos bruker for egne kartleggingsformål, for å avdekke avvik mellom egen vurdering og saksbehandlers vurdering. Dette kan i mange tilfeller medføre at bruker mottar to kartleggingsbesøk og tilhørende dobbeltarbeid ved at saksbehandler på Bestillerenheten må omgjøre brukers vedtak straks etter at dette er fattet, på bakgrunn av utførers egen vurdering. Både representanter fra Bestillerenheten og Utførerenheten påpekte i intervjuene at det er et manglende samarbeid knyttet til kartleggingsbesøkene. Ifølge informantene brukes nåværende kartleggingsverktøy (vurderingsskjema) i ulik grad av den enkelte saksbehandler. Dette fordi skjema ikke passer i forhold kartlegging på enkelte brukere Det fremgår av kommunens veileder (Ringerike kommune, 2013) at tildeling av tjenester skal skje etter LEON- prinsippet, mens det i handlingsprogrammet for 2013 (Ringerike kommune, 2012) vektlegges at BEON- prinsippet skal vektlegges. I saksfremlegget til kommunestyret mfl (2013) brukes begrepene om hverandre. Informantene fra utførersiden gir ulike signaler med hensyn til om de vektlegger det ene fremfor det andre og hva de legger i de to begrepene. De fleste mener selv de vektlegger å tildele etter beste effektive omsorgsnivå. Funn gjort i kommunens egen brukerundersøkelse vedrørende brukermedvirkning blant brukere/pårørende i hjemmetjenesten og institusjon viser at brukere og pårørende generelt sett er fornøyde med sin grad av brukermedvirkning i forhold til tilpasning av tjenesten, men er mindre Side av

79 fornøyd med medvirkning til utarbeidelse av planer (Ringerike kommune, 2013d). Disse funnene sammenfaller med funn vi har gjort i våre intervjuer med brukere og pårørende innen begge disse virksomhetene. I kommunens egen brukerundersøkelse er ikke TTF inkludert. Det fremkommer av intervju vi har gjort med pårørende i TTF, at det er ulik oppfatning blant de intervjuede om de har fått medvirke ved utforming av tjenestene. Noen har aldri vært i kontakt med kommunen om tjenestene brukeren skal få, mens andre har hatt dialog med kommunen. Noen pårørende har uttalt seg om tjenestene, men opplever at de ikke blir hørt i forhold til hva de mener brukeren har behov for. Utover hjemmebesøk i forbindelse med kartlegging av behov kan ikke vi finne at det er formalisert andre samarbeidsarenaer mellom Bestillerenheten og brukere/pårørende Det påpekes av både ledere og utførere at det i dag eksisterer tydelige forskjeller i vedtak for brukere i omsorgsbolig med samme tjenestebehov. Dette gjelder spesielt praktisk bistand, og mange har pekt på at forskjellene er størst mellom Krokenveien og Hov. Det pekes på at dette kan skyldes gamle vedtak som ikke er revurdert. Både institusjonene og TTF opplever å ha liten påvirkningskraft ved tildeling av omsorgsboliger. Dette medfører risiko for at brukeren ikke passer inn med de øvrige brukerne ved boligen som er tildelt. Det er imidlertid enkelte enheter som hevder å ha en personavhengig dialog med saksbehandlere på Bestillerenheten, og dermed i noen grad kunne påvirke brukersammensetningen i boligene. Enkelte ledere hevder også at utfører og saksbehandler på Bestillerenheten har blitt flinkere til å ta en diskusjon i forkant av en boligtildeling, men at også dette initiativet er personavhengig fra både utfører og saksbehandlers side. Bestillerenheten opplever ordningen med koordinering av boliger innen Helse og omsorg i kommunen som uoversiktlig og tungvint. Søknad om bolig sendes ikke til en enkelt adresse, men spres derimot mellom flere enheter, deriblant Bestillerenheten og NAV. Det er heller ikke definert felles og tydelige retningslinjer ved behandling av søknadene på tvers av enhetene. I tillegg ble det påpekt at boligmassene bærer generelt preg av å være lite tilrettelagt for de målgruppene boligene er tiltenkt. Dette gjør at saksbehandlingen av søknader om bolig oppleves som svært utfordrende. Trinn 4: Formidling av vedtak til bruker og utfører Brukere og pårørende mottar tildelt vedtak per brev som sendes med post fra Bestillerenheten. Brukers vedtak formidles til utførerenhetene elektronisk via Gerica i form av en melding. Bestillerenheten kan også formidle vedtaket via utførerenhetens kontortelefon. Den som får et vedtak med avslag på det man har søkt om, har klagerett. Den som ønsker hjelp til å utforme en klage, vil få det av Bestillerenheten. Klageadgangen blir grundig opplyst i vedtaket, og klagen går videre til fylkesmannen for eventuell overprøving dersom klager ikke får medhold. Pasient og omsorgsombudet i Buskerud står også til disposisjon for den det gjelder. Det er svært få klager på vedtak Bestillerenheten fatter. De fleste sakene får sin løsning i samhandling med pasient/pårørende (Ringerike kommune, 2013b). Dersom bruker legges inn på sykehus, registreres dette i Gerica som midlertidig stopp av tjenester i vedtaket fra utførerenheten. Når bruker er utskrivningsklar fra sykehus, kontakter ansvarlig sykepleier på sykehus kontaktperson hos Bestillerenheten via en egen sykehustelefon. Bestillerenheten gir deretter beskjed videre til den aktuelle enheten som skal ta i mot brukeren. Sykehustelefonen betjenes av Krokenveien på ettermiddag og helg/høytider. Funn: Undersøkelse blant brukere og pårørende viser at disse i all hovedsak forstår vedtakene; at vedtakene er lette å lese og forstå. Det er ikke noe enhetlig system for mottak av vedtak i enhetene. De fleste har definert hvem som har ansvar for å følge opp meldinger om vedtak i Gerica og har definert stedfortrederfunksjoner i Side av

80 forhold til dette. Det varierer om dette er enhetsledere eller pleiepersonell med spesialoppgaver og det kan synes som om det er opp til den enkelte hvordan dette skal følges opp. I noen tilfeller varsler Bestillerenheten utførere via enhetens kontortelefon, men det virker å være opp til hver enkelt enhet hvem som mottar denne telefonen og hvordan den formidles videre. Dette innebærer at det spesielt i forhold til praktisk bistand kan glippe slik at det går tid før utfører fanger opp hjelpebehov og bruker får den hjelpen som er vedtatt. Dette innebærer igjen mange telefoner til Servicetorget og Vakttelefonen på Bestillerenheten hvor brukere/pårørende etterlyser hjelpen. Ikke minst gir dette konsekvens for de som trenger hjelpen. Majoriteten av utførerenhetene innen hjemmetjenesten og institusjon opplever kommunikasjonen med sykehuset via Bestillerenheten som problematisk. Utførerenhetene opplever å motta andrehåndsinformasjon om bruker fra Bestillerenheten, som ofte kan føre til at viktig informasjon blir utelatt. Det er også en opplevelse av at pasienter blir utskrevet for tidlig av økonomiske hensyn og at Bestillerenheten ikke tar nok hensyn til om det er tilstrekkelig tilrettelagt for utskriving til for eksempel hjemmet. Blant annet påpekes at mange pasienter som skrives ut kan ha behov for både spesielle hjelpemidler og medikamenter som hjemmetjenesten ikke alltid har tilgjengelig da de ikke har slikt på lager ute i sonene. Dette gjelder spesielt ved utskrivning i tilknytning til helg. Utførerne gir uttrykk for at dersom det er en pasient man har hatt på sykehjem eller i hjemmetjenesten fra før og kjenner, så bør dialogen gå direkte til den aktuelle enheten. Bestillerenheten på sin side uttrykker bekymring for at dersom kommunikasjonen går direkte til sonene, vil kommunens utgifter kunne øke (betale flere dagbøter for utskrivingsklare pasienter). Spesielt noen av lederne vi intervjuet påpekte at det var viktig at sykehuset har ett sted å henvende seg, slik at kommunen får en god totaloversikt over antallet pasienter som blir skrevet ut, kan ivareta fakturering og føre oversikt over eventuelle kostnader der de blir liggende på sykehuset etter at de er utskrivingsklare. Trinn 5: Utførelse av tjeneste og endring i brukers vedtak Utfører iverksetter de vedtak som Bestillerenheten har fattet. Dersom det oppstår en endring i behov hos en eksisterende bruker, mottar Bestillerenheten beskjed om dette fra utfører og/eller pårørende/andre. Utførere fra hjemmetjeneste og institusjon melder fra om endringsbehov i form av et BE-notat som sendes elektronisk via Gerica. Denne oppgaven er det i hovedsak en eller flere sykepleiere ved den aktuelle enheten som har ansvar for. I hjemmetjenesten er det i tillegg etablert et fast revurderingsmøte en gang per måned mellom saksbehandler fra Bestillerenheten og utførerenheten. Her diskuteres både vedtak som skal revurderes og nye brukere. Det varierer blant utførerenhetene hvem som er til stede, men som oftest er dette en eller flere sykepleiere og eventuelt enhetsleder. Fra Bestillerenheten deltar saksbehandler som er knyttet til den aktuelle enheten. Nåværende ordning hos Bestillerenheten er at to saksbehandlere deler ansvar for all saksbehandling og revurderinger i tilknytning til én hjemmebasert enhet i tre måneder. Etter tre måneder rullerer saksbehandlerne ved Bestillerenheten, og tildeles nye enheter. Blant TTF og institusjonene tas revurderingene ved behov, hvorpå utførerenheten selv tar kontakt med Bestillerenheten ved behov for revurdering av vedtak tilknyttet dens enhet. Funn: Samtlige som er involvert i revurderingsmøtene fra hjemmetjenesten påpeker at innføringen av møtene har hatt en svært positiv innflytelse på samarbeidet mellom utførerenhetene og saksbehandlerne ved Bestillerenheten. Det er ulik praksis på hvordan revurderingsmøtene skjer, hvem som deltar osv. Flere av utførerne ytret ønske om ikke å begrense deltakelsen til sykepleiere og enhetsleder, men også inkludere utførerne som er i kontakt med brukere som skal få revurdert sine vedtak. Side 0 av 232 1

81 Blant institusjonene og TTF ble det av flere utførere fremhevet som svært positivt at saksbehandlere fra Bestillerenheten nå reiser ut til enhetene for å diskutere revurdering av vedtak. Bestillerenheten opplever til tider at de kommer til avtalte møter men at utførere ikke har tid til møter og Bestillerenheten har tatt turen forgjeves. Det er ikke noe beskrevet noe sted hvordan disse møtene skal foregå Samtlige av utførergruppene (hjemmetjeneste, institusjon og TTF) ytret ønske om tettere samarbeid, mer forutsigbarhet og kontinuitet i kontakten med saksbehandler fra Bestillerenheten. Bestillerenheten oppleves av flere utførere i dag som utilgjengelige, og hjemmetjenesten uttrykte frustrasjon rundt rulleringen og utskiftningen av saksbehandlere. TTF forholder seg i større grad til faste saksbehandlere, og uttrykte et klart ønske om å få fortsette med dette. Bestillerenheten planlegger å ha jevnlige møter med utfører for å diskutere samhandlingspraksis, og evt. ta opp enkeltsaker som kan ha betydning for praksis, eller hvor det har vært stor uenighet som man må løse opp i. Det planlegges at en fast saksbehandler er med i møtene med de ulike sonene - slik at det i denne samhandlingsarenaen vil bli en kjent person for utfører. I tillegg vil fagansvarlig på Bestillerenheten og leder av Bestillerenheten møte fast på møtene. Det er antatt at et slikt samarbeidsfora er bedre egnet til å ivareta de behovene det er for samhandling enn de som foreligger i dag. Saksbehandlerne fra Bestillerenheten frykter at den nye ordningen med fordeling av søknader etter fødselsdato vil vanskeliggjøre dagens revurderingsmøter. Saksbehandlerne vil nå forholde seg til alle enheter i hjemmetjenesten som har brukere med en spesifikk fødselsdato, og mange saksbehandlere frykter at dette vil kreve mer tid og ressurser for å få gjennomført alle revurderingsmøter. Samarbeidsavtalene mellom Bestillerenheten og utførerenhetene er lite kjent blant både Bestillerenheten og utførerne selv. Avtalene beskrives av utførere som ikke-levende dokumenter. Avtalene er heller ikke revidert i henholdt til kommunens egne planer om dette. De fleste utførerenhetene innen hjemmetjenesten og institusjon påpeker selv at de ikke er flinke nok til å dokumentere i Gerica, IPLOS og ADL. Dette påpekes også av Bestillerenheten, som ikke mottar tilstrekkelig informasjon ved for eksempel behov for omgjøring av vedtak, hvilket forsinker saksbehandlingen. 3.3 Er tildelingspraksis hensiktsmessig? KPMGs vurdering av om tildelingspraksis fungerer hensiktsmessig tar utgangpunkt i evalueringskriteriene som er listet opp i kapittel 1, relevant teori og forskning fra kapittel 2 og de funnene som er beskrevet i kapittel 3. Evalueringskriterium 1.1: Det bør foreligge et grunnlagsdokument som regulerer tildelingspraksisen i kommunen Ringerike kommune regulerer tildelingspraksis innen Helse og omsorg i grunnlagsdokumentet Veileder for tildelingspraksis i Ringerike kommune. Veilederen er et godt utgangspunkt for tildeling av tjenester, men funnene som er referert i kapittel 3.2 peker på at både selve veilederen og rutinene rundt revideringen av veilederen har et forbedringspotensial. I tillegg virker veilederen å være lite kjent blant utførerenhetene, hvilket medfører at Bestillerenheten og utførere gir inkonsistente signaler til bruker i forhold til hva som kan forventes av tjenester. Evalueringskriterium 1.2: Kartlegging av tjenestebehov bør være objektiv og basert på en faglig vurdering. Derfor bør vurderingsskjema benyttes ved henvendelser og innhenting av informasjon om søkers behov for hjelp/tjenester. Per i dag er det få skriftlige retningslinjer hvordan første kartleggingsbesøk av ny bruker skal gjennomføres. Praksis er likevel at kartlegging av brukeres behov enten skjer av faglig kvalifisert Side 1 av 232 1

82 saksbehandler på Bestillerenheten, eller sykepleiere ved utførerenheten. Kartleggingen er i så måte basert på en faglig vurdering. Det foreligger et vurderingsskjema for innhenting av informasjon om søker som er vedlagt Veileder for tildelingspraksis. Skjemaets hensikt er å sikre en mest mulig objektiv vurdering av tjenestebehov. Det fremgår av funnene at skjemaet brukes i varierende grad av saksbehandlerne på Bestillerenheten og at det er behov for å revidere skjema slik at det passer for alle brukere. Kvaliteten på kartlegging av tjenestebehov vil kunne styrkes ved at flere saksbehandlere benytter vurderingsskjema, og at skjemaet i større grad tilpasses alle brukere. Evalueringskriterium 1.3: Søknader skal avgjøres ut fra en individuell vurdering, og det skal utøves skjønn. Brukermedvirkning og BEON prinsippet må ivaretas når behov og tjenester vurderes. KPMGs vurdering ut fra intervjuene er at saksbehandlere ved Bestillerenheten i stor grad vurderer søknadene ut fra brukernes individuelle behov, samt baserer vedtak på faglig skjønn. Det kan synes som om de fleste saksbehandlere fatter vedtak med utgangspunkt i hva som er beste effektive omsorgsnivå, men at de savner en operasjonalisering på hva som legges i dette. Det at man opererer med både LEON- og BEON prinsippet i de styrende dokumenter kan også gi grunnlag for noe ulik vurdering hos saksbehandlerne. Selv om mange bruker disse begrepene om hverandre, bør kommunen avklare hvilke av de to begrepene som skal brukes. BEON ble lansert i forbindelse med Samhandlingsreformen (St. melding nr 4 for ) og gir slik vi forstår det uttrykk for at LEONprinsippet ikke lenger er dekkende for den kurs regjeringen staker ut for sin fremtidige helsepolitikk. Kvalitet har kommet inn som en premiss for hva som gir et effektivt helsetilbud både for pasienten/brukeren, pårørende og tjenesten, men kravet om effektivitet skal også være oppfylt. Bruk av beste effektive omsorgsnivå som ny målestokk for leveranse av helsetjenester er noe det er lett å samle støtte for. Det vil neppe være noen som mener at det er feil å benytte det beste omsorgsnivået. BEON-prinsippet blir dermed mindre kontroversielt enn LEON-prinsippet. Når det gjelder brukermedvirkning, fremgår det av funnene at det ikke virker å være nedfelt hvordan dette skal ivaretas. Det er eksempelvis ikke dokumentert hvordan brukerne blir involvert i utarbeidelse av veileder for tildelingspraksis. Ved spørsmål om opplevd brukermedvirkning er svarene fra brukere og pårørende i vår undersøkelse varierende. Samlet sett eksisterer det et forbedringspotensial knyttet til å sikre at brukermedvirkning blir ivaretatt. Evalueringskriterium 1.4: Det er viktig med samhandling i og i mellom de tjenestesteder som yter tjenestene for å finne gode løsninger. Det bør foreligge en avtale, et grunnlagsdokument eller lignende som regulerer forholdet mellom bestiller og utfører. Avtalens prinsipper og overordnede retningslinjer/krav bør operasjonaliseres, for å sikre gjennomføring. Selv om samarbeidet mellom Bestillerenheten og utførere virker å være i en positiv utvikling, viser funnene at dette likevel er et område med forbedringspotensial. Ved samhandling mellom Bestillerenheten og utførerne i hjemmetjenesten eksisterer det utfordringer knyttet til første kartleggingsbesøk av bruker og til formidling og mottak av vedtak i enhetene. Ved samhandling mellom Bestillerenheten, institusjoner og TTF, viser funnene at samarbeidet rundt tildeling av omsorgsboliger kan bli bedre. Bestillerenheten selv påpeker at ordningen med koordinering av boliger innen Helse og omsorg i kommunen og samhandling med andre enheter som eksempelvis NAV er en utfordring. Et annet område hvor samhandling synes problematisk er dialog med sykehuset vedrørende utskrivingsklare pasienter. Funnene her viser at majoriteten av utførerenhetene innen hjemmetjenesten og institusjon opplever kommunikasjonen med sykehuset via Bestillerenheten som vanskelig. Det foreligger samarbeidsavtaler som regulerer forholdet mellom bestiller og utfører i kommunen. Funn fra kapittel 3.2 viser imidlertid at samarbeidsavtalene er i liten grad kjent blant både ansatte i Bestillerenheten og utførere. Avtalene er heller ikke revidert i henholdt til kommunens egne planer om dette. Innholdsmessig regulerer avtalene til en viss grad forholdet mellom bestiller og utfører, Side 2 av 232 1

83 men de gir ingen klarhet for hvordan det skal samhandles og hva som må til for å sikre gjennomføring. Konklusjon Med utgangspunkt i overnevnte vurderinger vil KPMG konkludere med at Ringerike kommunes tildelingspraksis i hovedsak imøtekommer evalueringskriteriene som er angitt i denne evalueringen. Kommunens tildelingspraksis bør i tillegg til evalueringskriterier fremsatt i denne rapporten også sees opp mot kommunens eget hovedmål med praksisen, hvilket er (..) å sikre lik vurdering og saksbehandling ved utarbeidelse av enkeltvedtak og en rettferdig fordeling av tjenestene ( ). KPMGs vurdering er at dette i hovedsak er tilfellet i Ringerike kommune i dag. I så måte er Ringerike kommunes tildelingspraksis, og prosessen i sin helhet, hensiktsmessig. Selv om tildelingspraksis i sin helhet er hensiktsmessig, viser funn og vurderinger at det er et tydelig forbedringspotensial på flere områder. I kapittel 4 vil vi derfor adressere konkrete forslag til forbedring på disse områdene. 3.4 Ordningen med Bestillerenheten slik den fungerer i dag Overordnet organisering Kommunens organisasjonskart (Ringerike kommune, 2013c), viser at Helse og omsorg har en 3-nivå modell, der ledere for virksomheter rapporterer direkte til kommunalsjef. Enhetsledere rapporterer til virksomhetsledere, unntatt enheter som per i dag av ulike grunner er uten virksomhetsleder, og Bestillerenheten som defineres som enhet. Kommunalsjef Helse og Omsorg NAV Barnevern Helsetjenester Barn og unge /Folkehelse Institusjoner TTF Hjemmetjenester Interkommunale samarbeid Bestillerenhet Figur 3: Organisasjonskart Ringerike kommune Funn: I henhold til beskrivelsen av en Bestiller- utførermodell i teorikapittelet, har Ringerike en slik modell i og med at det er etablert en egen enhet, adskilt fra utførerenhetene, som er delegert myndighet til å forvalte, iverksette og følge opp politiske vedtak (jamfør veileder for tildelingspraksis. Slik Bestillerenheten er plassert i organisasjonskartet er den ikke hierarkisk overordnet utførerenhetene, men enheten er i praksis i flere situasjoner hierarkisk overordnet utførere (både på virksomhets- og enhetsnivå). Jamfør kapittelet om tildeling der vi ser at Bestillerenheten er den som har det avgjørende ord når vedtak skal fattes. Det ble gitt uttrykk fra noen av intervjuobjektene at organiseringen fremstår noe uklar for dem, og noen stiller spørsmål ved hvorfor enhetsleder Bestillerenhet rapporterer til kommunalsjef og deltar i kommunalsjefens ledergruppe, sammen med Virksomhetslederne. Dette i motsetning til de fleste andre enhetsledere som rapporterer til virksomhetsledere (unntatt enhetsledere som p.t. er uten virksomhetsleder). Andre mener dette er uproblematisk og at det er viktig at leder for Bestillerenheten inngår i ledergruppen, der alle tjenester skal/bør koordineres. Side 3 av

84 Det er flere som kommenterer på at Helse og omsorg både generelt, men Bestillerenheten spesielt har vært gjenstand for mange prosjekter og omorganiseringer de siste årene (jamfør historikk-kapittelet), uten at de har blitt konskevensutredet, godt nok implementert og forankret og evaluert. Det påpekes at det har vært mye kortsiktighet Man har hatt så mye kortsiktige mål i kommunen at man har ikke hatt noen god strategi for langsiktig planlegging. Har mange gode prosjekt, men de forankres ikke godt nok når prosjektet er ferdig. Skulle ønske at prosjektene ble bedre implementert i langsiktige strategier eller avsluttes med en begrunnelse. Intern organisering av Bestillerenheten Bestillerenheten har selv beskrevet sin interne organisering i figur 4 (Organisasjonskart Bestillerenhet pr ). Enhetsleder Merkantil Sosialgruppe 4 pers Helsegruppe 5 pers Økonomigruppe 2 pers Koordinerende enhet 2 pers Figur 4: Intern organisering av Bestillerenheten I merkantile funksjoner inngår sekretær. I sosialgruppen saksbehandles søknader knyttet til omsorgslønn, støttekontakter, TTF og psykiatritjenester i tillegg til alle typer hjemmetjenester. I helsegruppen saksbehandles søknader knyttet til alle institusjonsopphold og omsorgsboliger (dog ikke omsorgsboliger for TTF og psykiatri, som saksbehandles av sosialgruppen) i tillegg til alle hjemmetjenester. Økonomigruppen ivaretar fakturering av egenandeler med videre. Koordinerende enhet ble organisatorisk underlagt Bestillerenheten og har ikke noe med Bestillerenhetens ordnære oppgaver å gjøre. Denne enheten skal være et felles henvendelsessted for å ivareta behovet for samordning av tjenester til personer som har behov for bistand fra flere fagområder og nivåer. Funn: Selv om bemanning og ledelse i utgangspunktet ikke er en del av denne evalueringen, kom det frem i flere av intervjuene fra både utfører- og bestillersiden at bemanningen på Bestillerenheten kan synes marginal og at mange lederbytter har vært en krevende utfordring for enheten. Utførerne viser til at det ofte er vanskelig å få tak i saksbehandlerne på telefonen og tror dette kan skyldes dårlig bemanning. Det samme gjelder der saksbehandlerne ikke kommer til avtalte samarbeidsmøter med brukere og utførere. Saksbehandlerne på sin side viser til at de har for mange saker, mens noen mener sakene kunne fordeles bedre. Noen mener at det ikke nødvendigvis er bemanningen på Bestillerenheten som er feil, men at det mer handler om hvilke oppgaver man prioriterer, hvordan man jobber internt i BE, og sykefravær. Både utførere og pårørende opplyser om vanskeligheter med å få kontakt med Bestillerenheten: Side 4 av

85 Det har vært dårlig bemanning på bestiller, og det stilles da ikke på samarbeidsmøtene og utskrivingsmøtene på Austjord Vi har også fått beskjed om å ringe Bestillerenheten og vi fikk et telefonnummer. Når vi ringte fikk vi høre at den vi skulle snakke med satt i et møte, og ville ringe oss opp igjen. Men vi ble ikke ringt opp igjen. Dette skjedde flere ganger. Forklaringen vi fikk var at det var sykemeldinger i Bestillerenheten. Sykehuset sier til oss at de også opplever at det er vanskelig å få tak i Bestillerenheten. Svært mange, både av ledere og ansatte på utfører- og bestillersiden, ga uttrykk for at det har vært uheldig med så mange lederbytter. Som kapitlet om historikk viser, har enheten hatt 10 ledere siden 1. Vi er veldig slitne av lederbytter. Det har slitt veldig og tar fokus. Med en gang flyten har kommet så byttes lederen ut Uro i forhold til lederbytter gjør at man mister roen til å kunne prøve ut/evaluere hva som fungerer. Det kommer en ny leder, så er man i gang igjen. Med hensyn til kompetanse i Bestillerenheten mener intervjuobjektene at de fleste saksbehandlerne er rutinerte og meget dyktige. Mange vektlegger betydningen av at saksbehandlerne kjenner til tjenestene og har oppdatert fagkompetanse. Dette er spesielt viktig når behov skal kartlegges og dokumenteres i fagsystemet. Flere fremhever betydningen av å ha saksbehandlere som er gode på kommunikasjon både overfor brukere/pårørende og utførere. Det er veldig personavhengig på bestiller, hvem som klarer å holde den profesjonelle masken på jobb. Klarer det til brukerne, men faller gjennom til utfører. Men er like mye uproff oppførsel på utførersiden Har noen suverene saksbehandlere, og noen som ikke er så suverene. Enkelte dumme episoder som ikke bidrar til at bestiller er "vi" men "dem Noen av intervjuobjektene mener at det burde være ergoterapeut og fysioterapeut tilknyttet Bestillerenheten for å få et bedre tverrfaglig og koordinert samarbeid rundt brukere som har et sammensatt tjenestebehov. Formålet med Bestillerenheten Historikken, jamfør kapittel 3,1, viser at det har variert siden 1 hva som har vært definert som formålet med Bestillerenheten. Spesielt i perioden med ISF ble det en dreining i formål med økt fokus på styring av kommunens (økonomiske) ressurser i Helse og omsorg. Veileder for tildelingspraksis (2013a) gir til en viss grad uttrykk for hva som er hensikten med kriteriene for tildeling og indirekte hva som er formålet med Bestillerenheten idet man der understreker behovet for å dreie hjelpen mot de mest hjelpetrengende. Dette med bakgrunnen i økt pleie- og omsorgsbehov i befolkningen samtidig som kommunens økonomi er strammere. Målet er at kommunen skal disponere sine ressurser på en slik måte at den evner å dekke de behov befolkningen har rett på å få dekket i medhold av lov. I følge saksfremlegg for Eldrerådet, Hovedkomiteen for Helse, omsorg og velferd og kommunestyret (Ringerike kommune, 2013b) ønsker kommunen ved å legge tildeling av tjenester i Helse og omsorg til en egen enhet å oppnå: Side 5 av

86 Bedre kvalitet på saksbehandling (det du gjør ofte blir du god på) Bedre rettssikkerhet og likebehandling Bedre samsvar mellom bistandsbehov og vedtak Bedre (økonomisk) styring av Helse- og omsorgstjenestene. Å sikre at tiltakskjeden(e) er sammenhengende Et betjent kontaktpunkt (telefonnummer og adresse) for alle som trenger tjenester Funn: Formålet med Bestillerenheten er formulert på forskjellige måter i ulike kommunale dokumenter. Dette bidrar til et divergerende syn på hva formålet med Bestillerenheten er per i dag. Det er få av de intervjuede som kjenner til formålet med Bestillerenheten og hvor det er beskrevet, med unntak av de som har vært med siden etableringen. I følge saksfremlegg for Eldrerådet, Hovedkomiteen for Helse, omsorg og velferd og kommunestyret (Ringerike kommune, 2013b) kjenner kommunens rådmann ikke til noen større kommune (med mer enn ett sykehjem/omsorgssenter) som ikke har lagt vedtaksfunksjonen sentralt til en egen enhet. Det er også i dette fremlegget vurdert slik at om disse funksjonene legges ut til forskjellige steder i kommunen, vil problemet med familiære forhold, omgangskrets, funksjon i lokalsamfunnet o.l. gjøre saksbehandlerarbeidet mer belastende, og kvaliteten på behandlingen varierende. Det henvises til at det dette ble praktisert i Ringerike (jf også historikkkapittelet), opplevde man også at befolkningen fikk et ulikt tjenestetilbud avhengig av hvor i kommunen de bodde. Det fremheves i saksfremlegget at med dagens ordning, sikres likebehandling av pasientene. Videre, at dersom denne funksjonen skal legges ute i de utøvende enheter, betinger det også at ressursene følger med og det må tilføres årsverk som kan utføre tjenesten. Det kom til uttrykk i alle intervjuene at man mener at ordningen med en Bestillerenheten er en god og nødvendig ordning som bør bestå for å sikre mest mulig lik tildeling av tjenestene i kommunen, god saksbehandling av alle søknader, koordinering av tjenestene og en mest mulig objektiv kartlegging og vurdering av behov. Det er sterk enighet om at Bestillerenheten skal bestå i denne gruppen for å bevare fagmiljø, med tanke på det juridiske og ikke minst på grunn av tidsbruken det ville tatt å behandle vedtak ute i hjemmetjenestene. Det fungerer også i forhold til samkjøring mellom sonene (at man også kontakter dagsenter når hjemmesykepleie blir nødvendig) Bestillerenhetens ansvar og oppgaver Per i dag er Bestillerenheten i følge kommunens egen nettside et vedtakskontor som har ansvar for tildeling av vedtaksbaserte tjenester innenfor Helse og omsorg og det er der definert hvilke tjenester det kan søkes om. I følge saksfremlegg for Eldrerådet, Hovedkomiteen for Helse, omsorg og velferd og kommunestyret (Ringerike kommune, 2013b) har Bestillerenheten ansvar for å: behandle søknader om Helse- og omsorgstjenester og har vedtaksmyndighet i enkeltsaker som gjelder disse tjenestene ha en overordnet oversikt over kommunens tjenestetilbud være premissleverandør for å sikre at kommunen har riktige tjenester med rett kvalitet Funn: Selv om Ringerike har en Bestiller-utførermodell og på kartet et klart skille mellom utførere, har kommunen ikke en rendyrket modell. I enkelte tilfeller er det tett integrasjon mellom bestiller og utfører, for eksempel i forbindelse med revurdering av vedtak (jamfør kapittel 3.2). Mange av saksbehandlerne gir uttrykk for at deres rolle er blitt mer uklar etter at ISF ble opphevet. De har ikke lenger det samme økonomiske ansvaret, men føler likevel et ansvar for å forvalte Side 6 av

87 kommunens rammer best mulig selv om det er utførerenhetens ansvar å forvalte rammene i forhold til driften. Overordnet for de fleste er det å kunne gjøre en faglig og god, objektiv kartlegging slik at de best mulig kan synliggjøre brukernes reelle behov for tjenester. Noen føler seg presset til å fatte vedtak som er dårligere enn de synes er faglig og etisk forsvarlig. Føler at bestillerrollen blir for teknisk til tider. Er en farlig utvikling at det blir mer teknisk rettet når brukerne generelt har behov for mer bistand Mange stiller spørsmål ved om det er riktig å kalle enheten en Bestillerenhet siden kommunen ikke lenger kan sies å ha en Bestiller- utfører organisering nå som ISF prosjektet er avsluttet og tjenestene er rammefinansiert. Andre mener at kommunen har det, men at navnet er misvisende i forhold til hva enheten faktisk gjør eller bør gjøre. 3.5 Er ordningen med bestillerenheten hensiktsmessig? KPMGs vurdering av om ordningen med Bestillerenheten fungerer hensiktsmessig tar utgangpunkt i evalueringskriteriene som er listet opp i kapittel 1, relevant teori og forskning fra kapittel 2 og de funnene som er beskrevet i kapittel 3. Evalueringskriterium 2.1: Mål og forventninger til ordningen med bestillerenhet bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen. Det kan synes som om mål og forventninger til Bestillerenheten, i forhold til dagens kontekst (blant annet rammefinansiering) i for liten grad er avklart, formalisert (skriftliggjort) og kommunisert i organisasjonen. I den grad det finnes noe skriftlig på dette, er det ikke konsistente styringssignaler fra kommunen med konkrete mål og forventninger til Bestillerenheten. Dette har gitt rom for at saksbehandlerne (og utførerne) vurderer Bestillerenheten opp mot egen personlig mening om hva Bestillerenheten skal være eller ikke. Noen mener at målet med Bestillerenheten er å ha overordnet kontroll med økonomien i kommunen, det vil si nærmest en portvaktfunksjon. Dette var særlig fremtredende da kommunen hadde ISF prosjektet. Andre mener det økonomiske ansvaret primært ligger i driftsenhetene og at Bestillerenhetens primære mål er å være brukernes advokat og vurdere reelle behov og fatte vedtak/tilby tjenester ut fra dette. Ikke minst er det mange som fremhever at målet er å gi brukerne større forutsigbarhet, bedre kvalitet på tjenestene og sterkere rettssikkerhet. Noen mener målet med Bestillerenheten er alle disse faktorene. Evalueringskriterium 2.2: Ansvar og oppgaver for Bestillerenheten og utførere vedrørende tildeling bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen. For å sikre gjennomføring av målsettinger må ansvar og oppgaver være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen, for eksempel gjennom stillingsinstrukser - /omtaler. Uklarhet rundt ansvar og oppgaver vil utgjøre en risiko for at målsettinger ikke nås og at det oppstår uheldige konfliktsituasjoner mellom aktørene. Dette ser vi er tilfelle i forhold til Bestillerenheten, der mange mener at enhetens/saksbehandlernes ansvar og oppgaver ikke er avklart godt nok, spesielt etter at man gikk over fra ISF til rammefinansiering. Sentrale spørsmål er om bestiller skal ha en portvaktfunksjon og ta hensyn til budsjettrammene eller om bestiller skal bedømme eldres reelle behov uavhengig av budsjettrammene. Vi anbefaler at saksbehandlernes ansvar og oppgaver fokuseres på å kartlegge innbyggernes reelle behov og ressurser. Om man ikke kan imøtekomme de reelle behovene, må dette tydeliggjøres både overfor bruker, ledelse og politikere. Med dette får man også et konkret grunnlag for å gjøre prioriteringer. Videre gis det et klart inntrykk av det ikke er kommunisert godt nok i organisasjonen og ute blant befolkningen hvilket ansvar og oppgaver enheten nå skal ha, etter at man gikk bort fra ISF. Side av

88 Ser man hen til teorien, kan en bestillerenhet også, avhengig av hva man definerer som formål med en slik enhet, tillegges ansvar og oppgaver av mer strategisk art. Det vil si i større grad formidle sin innsikt i brukernes behov til politikerne og på den måte påvirke de politiske prioriteringene. Man kan også gi en slik enhet ansvar for å være klageinstans på utførelsen av tjenestene i henhold til vedtak. Pr i dag har ikke Bestillerenheten slike oppgaver, men det er noe som bør vurderes. Evalueringskriterium 2.3: Bestiller utfører organiseringen i kommunen bør tilpasses de lokale forhold. Vesentlig under dette kriteriet er hvordan organiseringen av Bestillerenheten er søkt tilpasset og innrettet til lokale behov og utfordringer, og om organiseringen hensyntar endringer/utvikling Som historikken viser, har kommunen forsøkt flere lokale tilpasninger siden enheten ble etablert. Som følge av alle disse tilpasningene har kommunen fått en hybrid og ikke en rendyrket Bestillerutførermodell. Det er ingen fasit for hvordan en bestiller- utførerorganisering skal være. Det er ikke uvanlig at kommuner som har en slik organisering lager sine egne lokale tilpasninger, slik Ringerike har gjort. Eksempelvis er det er ingen ting i veien for at Bestillerenhetens oppgaver kan flyttes til utførerne, så lenge dette skjer i henhold til lov- og avtaleverk. Flere norske kommuner har i dag en slik integrert løsning. Det finnes imidlertid ingen dokumentasjon som viser at dette er en bedre løsningen en den ordningen Ringerike har pr i dag. Selv om kommunen ikke har en rendyrket BUM, synes det å være stor enighet blant ledere og ansatte om at skillet mellom Bestillerenheten og utførere bør opprettholdes. KPMG tror dette skillet bidrar til at kommunens Helse- og omsorgstjenester fordeles mest mulig likt og at søknader om tjenester får en profesjonell vurdering og saksbehandling i tråd med lov og avtaleverk og en objektiv behovsvurdering. Dette, sett opp mot at Helse og omsorg i Ringerike generelt, og Bestillerenheten spesielt, har vært gjennom særdeles store organisasjonsendringer de senere år, gjør at vi vurderer det mest hensiktsmessig for kommunen å videreutvikle ordningen slik den er pr i dag. Konklusjon Med utgangspunkt i overnevnte vurderinger vil KPMG konkludere med at ordningen med Bestillerenheten som sådan ikke fullt ut imøtekommer evalueringskriteriene som er angitt i denne evalueringen. KPMG vurderer det slik at det fortsatt er hensiktsmessig å organisere enheten adskilt fra utførerne, da dette sikrer at søknader om helse- og omsorgstjenester blir profesjonelt og likt behandlet og at kommunens innbyggere får samme nivå på tjenestene i henhold til vedtatte kriterier. Kommunen må tydeliggjøre ønsket formål med enheten og ut fra dette tydeliggjøre ansvar og oppgaver bedre. Enhetens ansvar må gjenspeiles i både navn og organisasjonskart. I kapittel 4 vil vi derfor adressere konkrete forslag til forbedring på disse områdene. Side av

89 4 Anbefalte forbedringsforslag På grunnlag av funn og vurderinger fra kapittel 3 vil vi i dette kapitlet komme med våre anbefalte forbedringsforslag for henholdsvis tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenheten. Vi vil også skissere en mulig fremdriftsplan for kommunen med utgangspunkt i disse forbedringsforslagene. 4.1 Forbedringsforslag vedrørende tildelingspraksis Grep 1: Revidere og forankre gjeldende styringsdokumenter Kommunen anbefales å videreføre og revidere følgende dokumenter som styrende for tildelingsprosessen: Veileder for tildelingspraksis bør revideres årlig, og man bør utarbeide en rutine som beskriver hvem som skal delta i revideringen, når og hvordan dette skal skje. Veilederen bør forankres også ute hos utførerenhetene. Dette for å skape mer forståelse for bakgrunn for vedtakene og saksbehandlingen til Bestillerenheten, slik at kommunens ansatte møter brukere med en stemme Vurderingsskjemaet for kartlegging av bruker brukes i dag kun av enkelte saksbehandlere på Bestillerenheten. Det anbefales å revidere skjemaet slik at det blir tatt i bruk av alle saksbehandlere. Det kan også utvides til å kartlegge hva bruker eller pårørende og eventuelt andre ressurser i nærmiljøet kan bidra med i tilknytning til tjenesten som mottas Det bør vurderes om serviceerklæringene skal videreføres. Denne vurderingen bør kommunen ta i fellesskap med Bestiller og utførerenhetene. Dersom serviceerklæringene blir besluttet videreført, bør de revideres årlig/regelmessig for å sikre at man fanger opp eventuelle endringer i tildelingspraksis. Videre bør utførerenhetene involveres i en revidering av tekst om forventninger til bruker. Dette gjelder spesielt for enhetene i hjemmetjenesten hvor forventningsavklaring og realistiske krav til bruker kan bidra noe til å lette høy belastning av denne virksomheten. Samarbeidsavtalene mellom Bestillerenheten og henholdsvis institusjon og hjemmetjenesten bør videreføres og revideres årlig. Avtalene bør forankres både hos Bestillerenheten og hos utførerenhetene. Samarbeidsavtalene bør operasjonaliseres slik at det blant annet formaliseres hvilke samarbeidsarenaer man vil ha, hvem som skal delta og hvor ofte på de ulike arenaer slik at dette blir likt for alle utførerenheter i samme virksomhet. Det bør foretas en snarlig revidering av avtalen mellom kommunen og sykehuset. I forbindelse med revideringen bør det sees på hvilke muligheter som fins for å bedre kommunikasjonen mellom sykehus og utførerenhetene i kommunen. Svært mange av enhetene innen hjemmetjenesten ønsker å ha direkte kontakt med sykehuset ved utskriving av eksisterende brukere, i stedet for at dette går via sykehustelefonen hos Bestiller slik det gjør i dag. Dette ønskes primært for å få beskjed tidligere enn det man gjør i dag, motta tilstrekkelig informasjon, samt unngå dobbelttelefon fra både bestiller og sykehus. Dersom Bestillerenheten skal fortsette med ansvar for kontakten mot sykehuset, kan et annet alternativ være å etablere tydeligere retningslinjer for hvilken informasjon Bestiller må innhente og videreføre, samt utvide ansvaret for sykehustelefonen til to personer hos Bestiller De dokumentene som blir besluttet videreført som styringsdokumenter for tildelingspraksis i Ringerike kommune, bør samles og oppbevares elektronisk på ett sted og tilgjengeliggjøres for relevante virksomheter. Side av

90 Grep 2: Skape en hensiktsmessig fordeling av saker blant saksbehandlerne på Bestillerenheten Et uttalt ønske fra utførerenhetene innen både hjemmetjenesten, institusjon og TTF er å forholde seg til faste saksbehandlere fra bestillerenheten. Dette for å skape et mer forutsigbart og stabilt samarbeid, samt sikre at saksbehandler har kunnskap om den enkelte bruker og brukergruppen. Flere av uførerenhetene innen hjemmetjenesten antydet at grupper med to saksbehandlere med delt ansvar for eksempelvis to enheter ville vært ideelt. Innen TTF ble det fremsatt forslag om én koordinator med ansvar for alle enheter innen TTF. Den nye fordelingsordningen innen hjemmetjenesten med fordeling av saker etter fødselsdato til bruker ble påpekt av saksbehandlerne selv at vil føre til mindre forutsigbarhet og vanskeliggjøre samarbeid mellom saksbehandler i Bestiller og utførerenhetene Det anbefales å gjøre en mer grundig vurdering og konsekvensutredning av den nyinnførte fordelingsordningen, og åpne for å se på alternative fordelingsordninger. Grep 3: Gjennomgang av dagens ordning knyttet til tildeling av boliger innen Helse og omsorg Kommunen bør se på dagens ordning for håndtering av søknader og tildeling av boliger innen Helse og omsorg. Dette kan innebære å vurdere opprettelsen av en egen gruppe som jobber med boligtildeling uavhengig av type, men som inneholder saksbehandlere med kompetanse om de involverte målgruppene (rus, psykiatri, TTF etc.). Grep 4: Samarbeid bestiller utfører Ringerike kommune kan med fordel jobbe videre med å utvikle sterkere relasjoner mellom bestillere og utførere. Dette kan gjøres ved å: Vurdere et tettere samarbeid mellom saksbehandler ved Bestillerenheten og utfører ved første kartleggingsbesøk av bruker. For hjemmetjenesten foreslås det å forsøke en prøveordning hvor kartlegging av nye og komplekse brukere blir gjennomført av en representant fra Bestillerenheten (saksbehandler) og en fra relevant utførerenhet. Dette vil kunne minske faren for dobbeltarbeid, samt forankre og skape et samarbeidsgrunnlag mellom utfører og saksbehandler rundt den aktuelle brukeren. For institusjon og TTF bør det i samarbeid med utførerenhetene selv vurderes en ordning hvor representant fra relevant utførerenhet er til stede under første kartleggingsbesøk. Dette vil kunne bidra til tydeligere forventningsavklaring ovenfor bruker og pårørende, samt en mer hensiktsmessig brukersammensetning i institusjon/bolig. Utførerenheten vil også kunne stille mer forberedt i innflyttingsfasen og dermed ha bedre mulighet for tilrettelegging. Månedlige revurderingsmøter mellom saksbehandler fra Bestillerenheten og utførerenhetene i hjemmetjenesten bør beholdes: Det er tydelig at faste revurderingsmøter har hatt en positiv effekt for samarbeidet mellom hjemmetjenesten og Bestillerenheten. Disse møtene anbefales videreført og forankret som en fast og forutsigbar møtearena mellom saksbehandler på bestiller og utførerenhetene. Enkelte av møtene kan også vurderes utvidet til å gjelde flere av utførerne i enheter der dette er ønskelig. I tillegg til samarbeidsarenaer i det daglige, kan et alternativ være å holde årlige eller halvårlige samarbeidsmøter / temadager for å skape dialog og diskusjon rundt aspekter ved tildelingsprosessen på et mer overordnet plan. Dette kan vurderes avholdt i sammenheng med revideringsprosessen for gjeldende styringsdokumenter. Dette kan muliggjøre evaluering og forankring rundt avgjørelser vedrørende tildelingspraksis nedover og på tvers i organisasjonen for Helse og omsorg. Det anbefales at det i regi av Bestillerenheten selv sendes ut en årlig undersøkelse til utførerenhetene. Undersøkelsen bør være begrenset i omfang, og kan eksempelvis inneholde spørsmål om hvor godt utførere opplever samarbeid med saksbehandlere, etterspørre forslag til Side 0 av 232 2

91 forbedring etc.. Svarene kan brukes til interne evalueringsformål og bidra til utvikling av enheten. I sammenheng med denne prosessen kan Bestillerenheten vurdere å sende ut et informasjonsbrev med relevant informasjon knyttet til endringer i rutiner eller krav, eller generell tilbakemelding på utføreres rutiner/oppgaver. Grep 5: Gjennomgang av praksis rundt utforming av vedtak Det bør gjøres en gjennomgang av dagens formulering av vedtak. Det bør åpnes for i større grad å benytte myke vedtak med vekt på generelle formuleringer som åpner for at utførere selv kan bidra med faglig skjønn, og påvirke hvordan vedtakene utføres. Dette vil kunne bidra til å styrke tillitsrelasjoner mellom utførere og Bestillerenheten. Det bør gjøres en gjennomgang av eldre vedtak innen eksempelvis praktisk bistand, for å undersøke påstanden om at det eksisterer tydelige forskjeller i vedtak for brukere med samme tjenestebehov. Videre påpekes det av Bestillerenheten at hjemmetjenesten må ta bedre ansvar for IPLOS og ADL oppdateringer for å sikre at saksbehandlerne har oppdatert informasjon når de vurderer søknader og fatter vedtak. Dette blir ikke gjort konsekvent, og gjøres på ulikt vis av utførerenhetene 4.2 Forbedringsforslag vedrørende ordningen med Bestillerenheten Grep 6: Organisering Kommunen bør beholde Bestillerenheten som en forvaltningsenhet som på vegne av kommunen, ved kommunalsjef, skal sikre profesjonell og likeverdig behandling av innbyggernes søknader om Helse- og omsorgstjenester. Bestillerenheten bør endre navn til noe som i større grad gjenspeiler enhetens oppgaver. Av alternative navneforslag har ledere og ansatte i Ringerike kommune selv pekt på Tildelingskontor for Helse- og omsorgstjenester som et aktuelt navn. Navn som Søknadskontor for Helse- og omsorgstjenester, Forvaltningsenhet kan også vurderes. Bestillerenheten bør vurderes plassert organisatorisk i stab til kommunalsjef, med fortsatt egen enhetsleder som rapporterer til kommunalsjef og inngår i dennes ledergruppe. Dette for å synliggjøre at enheten er hierarkisk overordnet utførerenhetene og virksomhetene. Dette samsvarer bedre med hvordan enheten i praksis fungerer i dag. Eventuelt endret organisatorisk plassering må vurderes etter at man har blitt enige om formål, ansvar og oppgaver. Grep : Formål, ansvar og roller Kommunen må klargjøre målsetting med Bestillerenhet i dagens kontekst. Vi anbefaler at saksbehandlernes ansvar og oppgaver fokuseres på å kartlegge innbyggernes reelle behov og ressurser fremfor at enheten tillegges en portvaktfunksjon. Bestillerenhetens rolle og ansvar bør gjennomgås og fastsettes på nytt etter at formål er definert, slik at ansvar og oppgaver bygger opp under formål. For å sikre gjennomføring av målsettingen må ansvar og oppgaver klargjøres, fordeles og gjøres kjent i organisasjonen og blant befolkningen, for eksempel gjennom stillingsinstrukser - /omtaler (media, internettsidene). I forhold til tildeling av korttidsplasser, har man ganske detaljert beskrevet forventet forløp og hvem som skal ha ansvar for hva og når (Veileder for tildelingspraksis 2012). Dette er en mal som kan vurderes brukt også i forhold til andre områder som for eksempel tildeling av hjemmetjenester, boliger og langtidsplasser. Side 1 av 232 2

92 Grep : Bemanning og kompetanseutvikling Bemanning og kompetansesammensetningen i Bestillerenheten bør gjennomgås. Det bør tydeliggjøres både personlige og faglige krav til de ulike stillingene i Bestillerenheten. Ansatte som er i frontfunksjoner må ha betydelig fagkompetanse og alle må ha betydelig samhandlingskompetanse. Utførernes kompetanse i forhold til dokumentasjon må styrkes gjennom både kurs og bevisstgjøring i forhold til ansvar og holdninger og økt kunnskap om hva god dokumentasjon er. Ifølge både utførerenhetene selv og Bestillerenheten har utførerne et klart forbedringspotensial i forhold til å dokumentere endringer og avvik i Gerica. God dokumentasjon er et viktig grunnlag for saksbehandlerne i deres søknadsbehandling. Flere utførere viser til at saksbehandlere fra Bestillerenheten er flinke til å følge opp endringer og avvik dersom de får beskjed av utfører via Gerica. Kontinuerlig kompetanseutviking for alle er nødvendig og bør knyttes opp til følgende områder: fagkompetanse, samarbeid og kommunikasjon Side 2 av 232 2

93 Vedlegg 1: Referanseliste Bestillerenheten i Ringerike kommune Organisasjonskart Bestillerenhet pr presentasjon. Ringerike kommune: Bestillerenheten Busch, Tor, Vanebo, Jan Ole. Bestiller -utfører modellen Utfordringer og problemområder, Sluttrapport av Deloitte Kostnader og gevinster knyttet til Bestiller- Utførermodellen. Oslo: Deloitte Devulapalli, P Rapport fra Bestillerenheten etter fire måneder med innsatsstyrt finansiering. Saksnr. 0/153-1, Løpenr 32215/0, Arkivkode 210, Ringerike kommune: Bestillerenheten. For Velferdsstaten. 01/2013. Bestiller -utførermodeller, markedsretting av offentlig sektor. Forvaltningsloven. Lov av 10. februar 26. Gaarder, A Rapport fra periode som konstituert leder for Bestillerenheten. Ringerike kommune: Bestillerenheten Helse- og omsorgstjenesteloven. Lov av 24. juni Hovik, Sissel og Inger Marie Stigen Kommunal Organisering 200. Redegjørelse for kommunal- og regionaldepartementets organisasjonsdatabase. NIBR-rapport 200:20. Oslo: Norsk Institutt for by- og regionforskning. Johnsen, Sletnes og Vabo (2004) Konkurranseutsetting i kommunene. abstrakt forlag, s. 14 flg. Kolden, Håkon, Myhre, Elin. Bestiller- og utførermodellen Synspunkter på styrker og svakheter, Mastergrad i offentlig ledelse og styring Høgskolen i Hedmark, Vår 2013 Kommunestyret Sak 22/2013-Revidering av veileder. Ringerike kommune: Kommunestyret. Nesheim, Torstein (2004). Bestiller-utførerorganisering og hierarki: Spenninger i møtet mellom motstridende organisasjonsprinsipper. I: Å. Johnsen, I. Sletnes & S.I. Vabo (red.). Konkurranseutsetting i kommunene. Oslo: Abstrakt forlag(s.12-14) Norman, Eva. Biståndshandläggare att vakta pengar eller bedöma äldres behov?. Rapporter/Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum 2010:13 ISSN Pasient- og brukerrettighetsloven. Lov av 2. juli 1. Revisjon Midt Norge IKS Evaluering av bestiller-utfører modellen i Klæbu kommune. Trondheim: Revisjon Midt Norge IKS. Ringerike kommune Til samtlige resultatsenhetsledere og fag/vedtaksansvarlige. Internt notat/informasjonsskriv, merk: udatert skriv, men registrert mottatt Ringerike kommune Innføring av bestiller- utførermodell. Prosjektplan. Ringerike kommune. 2011a. Samarbeidsavtale mellom Ringerike Kommune og Virksomhet hjemmebaserte tjenester. Ringerike kommune. 2011b. Samarbeidsavtale mellom Ringerike kommune og Virksomhet Institusjoner, november 2011 Side 3 av 232 i

94 Vedlegg 1: Referanseliste Ringerike kommune. 2011c. Avtale mellom Ringerike kommune og Vestre Viken HF om henvisning, behandling og utskriving for pasienter med behov for somatiske helsetjenester. Ringerike kommune Handlingsprogram Budsjett 2013 for Ringerike kommune. Tilgjengelig fra: 13/til%20h%c3%bring/Handlingsprogram% %20budsjett%202013%20h%c3%bringsdokument.pdf. Hentet: Ringerike kommune. 2013a. Veileder for Tildelingspraksis i Ringerike kommune. Sist revidert Ringerike kommune. 2013b. SAKSFRAMLEGG PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN I RINGERIKE KOMMUNE INNRETNING OG STRATEGIER. Arkivsaksnr.: 13/163-1 Arkiv: F00 &30 Ringerike kommune. 2013c. Organisasjonskart Ringerike kommune pr presentasjon. Ringerike kommune. 2013d. Notat til Virksomhetsledere, enhetsledere, tillitsvalgte og verneombud fra Kommunalsjef Kirsten Orebråten. Ringerike kommune. 2013e. Brukerundersøkelsen Bedre kommune. No Skog, Bente Merete Joten, Andersen, Jan. Bestiller-utfører-organisering innen fysio- og ergoterapitjenester en moderniseringsøvelse til besvær?, Ergoterapeuten 04/11 Sosial- og helsedirektoratet Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester. Oslo: Sosial- og helsedirektoratet Steihaug, Sissel, Harsvik, Trond, Lippestad, Jan-W, Bringager, Nils. Kartlegging og risikovurdering av HMS i hjemmetjenestene i Oslo Kommune, Sintef rapport A2, 200 St.melding nr 4 for Samhandlingsreformen Vabø, Mia Organisering for velferd. Hjemmetjenesten i en styringsideologisk brytningstid Avhandling for dr.philos. graden. Oslo: Det samfunnsvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo Norsk institutt for forskning om oppvekst, velferd og aldring, NOVA Rapport 22/200 Vabø, Mia. Changing governance, changing needs interpretations: implications for universalism, International Journal of Sociology and Social Policy, Vol. 31 No. 3/4, 2011pp Vabø, Mia. Forbruksmakt i omsorgstjenesten - til hjelp for de svakeste?, I L.W. Isaksen (red). Omsorgens pris. Kjønn, makt og marked i velferdsstaten. Makt og demokratiutredningen Oslo: Gyldendal Norsk forlag, Vabø, Mia. New Public Management i nordisk eldreomsorg hva forskes det på? I: M. Szebehely (red.). Äldreomsorgsforskning i Norden. En kunnskapsöversikt. København: TemaNord, 50 (s ). Eks Stockholm Side 4 av 232 ii

95 Evalueringskriteriene er standarden virksomheten måles opp mot når praksis skal vurderes. Evalueringskriteriene sier noe om hvilke retningslinjer som gjelder for området, eller hva som er å anse som beste praksis. Evalueringskriteriene er i denne sammenheng utledet gjennom analyse av kommunens egne dokumenter, relevante lover, veiledere og publikasjoner (forskning og litteratur). Aktuelle evalueringskriterier med kildehenvisninger er angitt i tabellen nedenfor. # Evalueringskriterier Utdypning Kildehenvisning Lovforarbeidene om 3-1, 3 ledd iii Vedlegg 2: Evalueringskriterier Problemstilling 1: Tildelingspraksis Kommunens overordnede ansvar for Helse- og omsorgstjenester er regulert i Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1. Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige Helse- og omsorgstjenester. Side 5 av Det bør foreligge et grunnlagsdokument som regulerer tildelingspraksisen i kommunen Kommunens ansvar omfatter alle pasient- og brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne. Kommunens ansvar innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 er en videreføring av tidligere lovgivning og framhever de grunnleggende kravene til styring, som i dag fremgår av blant annet internkontrollforskriften. For å kunne sørge for Helseog omsorgstjenester på en forsvarlig måte må kommunene sette i verk systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav fastsatt i relevante lover og forskrifter Kommunens overordnede ansvar for Helse- og omsorgstjenester Tildeling av tjenester bør i samsvar med dette planlegges, kommuniseres og gjennomføres, følges opp og evalueres. Tildelingspraksis bør for dette formål nedfelles skriftlig og forankres i kommunen, for eksempel i form av en plan, policy, styringsdokument eller annet form grunnlagsdokument 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

96 Vedlegg 2: Evalueringskriterier 1.2 Kartlegging av tjenestebehov bør være objektiv, basert på en faglig vurdering og kommunen bør ha en lik tilnærming til kartlegging uavhengig av hvem som gjør kartleggingen. Derfor bør vurderingsskjema benyttes ved henvendelser og innhenting av informasjon om søkers behov for hjelp/tjenester. God og grundig kartlegging av hjelpebehovet for hjelp er en forutsetning for at tjenestetilbudet på best mulig måte skal kunne dekke det faktiske behovet. Den hjelpetrengende sin evne og mulighet til selv å ivareta sin Helse eller sosiale aktivitet bør danne utgangspunkt for kartlegging av hjelpebehovet. Pasient- og brukerrettighetsloven 2- jf. forvaltningsloven Kap IV og V. Veileder for tildelingspraksis i Ringerike kommune. Side 6 av Søknader skal avgjøres ut fra en individuell vurdering, og det skal utøves skjønn. Brukermedvirkning og BEON prinsippet må ivaretas når behov og tjenester vurderes Det er viktig med samhandling i og i mellom de tjenestesteder som yter tjenestene for å finne gode løsninger. Det bør derfor foreligge en avtale, et grunnlagsdokument e.l. som regulerer forholdet mellom bestiller og utfører. Avtalens prinsipper og overordnede retningslinjer/krav bør operasjonaliseres, for å sikre gjennomføring. Ved vurdering av om en søker fyller vilkårene for å ha rett på hjelp skal vurderingen bygge på lovtekst, veiledning fra departementet, fylkeslegen, fylkesmann og kommunens egne retningslinjer. Søknad om hjelp kan ikke avslås av økonomiske grunner. Når det etter kartlegging av behov er fastslått at søker fyller vilkårene for å ha krav på hjelp, må kommunen i samarbeid med søker finne fram til hvilken form og i hvilket omfang hjelpen skal ytes. Oppgaver skal spesielt prioriteres ut fra alvorlighetsgrad i tilstanden og etter et behovshierarki. Det kan og bør gis mer, dersom en konkret individuell vurdering tilsier det og det fremmer forebygging. For å sikre klarhet og samhandling om oppgavene som hhv. bestiller og utfører har, bør det etablerers et grunnlagsdokument eller en avtale som regulerer dette. Pasient- og brukerrettighetsloven 2- jf. forvaltningsloven Kap IV og V, Lov om kommunale Helse - og omsorgstjenester, 3-4. Kommunens plikt til samhandling og samarbeid Konkurranseutsetting i kommunene, Johnsen, Sletnes og Vabo, abstrakt forlag, 2004, s. 14 flg. Veileder for tildelingspraksis i Ringerike kommune Pasient- og brukerrettighetsloven 3-1. Pasientens og brukerens rett til medvirkning 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. iv

97 # Evalueringskriterier Utdypning Kildehenvisning Se kildehenvisning under evalueringskriterium 2.1 v Vedlegg 2: Evalueringskriterier Problemstilling 2: Ordningen med Bestillerenheten 2.1 Mål og forventninger til ordningen med bestillerenhet bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen. Under dette kriteriet er det sentralt å undersøke og vurdere om det er klart for ledere og ansatte hvilke mål og forventninger som gjelder for bestillerenheten, herunder om målene er skriftliggjort og gjort kjent i organisasjonen. Målene vil være er styrende for planlegging og gjennomføring av bestillerenhetens totale virksomhet, herunder for eksempel samhandling med andre, utforming av rutiner mv. Helse og omsorgstjenesteloven 3-1 fastsetter kommunens ansvar for styring med Helse- og omsorgstjenester. Ansvaret er utdypet i forskrift om internkontroll i Helse- og sosialtjenesten, som blant annet stiller krav om at mål, oppgaver og ansvar skal være avklart i organisasjonen. Se kapittel 2.1 Jamfør også Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1, 3 ledd og forskrift om internkontroll i Helse og sosialtjenesten 4: Internkontroll innebærer at den/ de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, ( )Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt Side av Ansvar og oppgaver for Bestillerenheten og utførere vedrørende tildeling bør være avklart, formalisert og kommunisert i organisasjonen. For å sikre gjennomføring av målsettinger må ansvar og oppgaver klargjøres, fordeles og gjøres kjent i organisasjonen, for eksempel gjennom stillingsinstrukser - /omtaler. Uklarhet rundet ansvar og oppgaver vil utgjøre en risiko for at målsettinger ikke nås. Helse og omsorgstjenesteloven 3-1 fastsetter kommunens ansvar for styring med Helse- og omsorgstjenester. Ansvaret er utdypet i forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten, som blant annet stiller krav om at mål, oppgaver og ansvar skal være avklart i organisasjonen. 2.3 Bestiller utfører organiseringen i kommunen bør tilpasses de lokale forhold. Det er ikke en fasit for hvordan organiseringen skal være, men lokale behov og endringer i behov vil påvirke organiseringen, herunder grad av samarbeid, grad av integrering av bestiller og utfører sine oppgaver. Vesentlig under dette kriteriet er å undersøke om og hvordan organiseringen av Bestillerenheten er søkt tilpasset og innrettet til lokale behov og utfordringer, og om organiseringen hensyntar endringer/utvikling Konkurranseutsetting i kommunene, Johnsen, Sletnes og Vabo, abstrakt forlag, 2004, s. 14 flg KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

98 Justere vedtak Utføre tjeneste(r) til bruker ut fra vedtak Motta tjeneste(r) i vedtak fra utfører vi Vedlegg 3: Prosesskart over dagens tildelingspraksis i Ringerike kommune Tildelingspraksis innen Helse og Omsorg i Ringerike kommune Side av 232 Utførerenhetene Bruker/pårørende Bestillerenheten Kommunestyret 1 Utarbeider forslag til tildelingskriterier Tildelingskriterier Helse og omsorg vedtas Sende søknad om ny(e) tjeneste(r) Vurdering av søknad Nei Fordele søknad til saksbehandler Hjemmebesøk? Utforme og begrunne vedtak Ja Motta hjemmebesøk Formidle/ melde vedtak Motta brev om vedtak Motta informasjon om brukers vedtak 5 Utføre tjeneste(r) til bruker ut fra vedtak Motta tjeneste(r) i vedtak fra utfører Nei Endret behov? Ja Sende BEnotat 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

99 Vedlegg 4: Tidslinje over sentrale hendelser i tilknytning til tildelingspraksis og ordningen med Bestillerenhet i Ringerike kommune ISF blir gjennomført fullt ut i perioden ISF prosjektet blir formelt avsluttet vii Tjenestekoordinatorgruppen organiseres under familie og velferd og endrer navn til Bestillerenheten Lokalisert på Vikenbygget Vedtakskontor opprettes Organisert under Sosialkontoret Side av 232 I perioden blir økonomien i kommunen betydelig vanskeligere sengeplasser og årsverk blir ytterligere redusert, det kommer tyngre pasienter med mer komplekse behov. I 2005 blir det besluttet å innføre Innsatsstyrt finansiering (ISF) etter modell fra Kristiansand kommune Den blir ISF offisielt innført i pleie og omsorgssektoren Vedtakskontor endres til Tjenestekoordinatorgruppe Organisert under pleie-og omsorgssjef, lokalisert på Norderhovhjemmet Seniorgruppe etableres Gruppen skal gi råd og veiledning i forhold til vurderinger og utmåling i saker av prinsipiell karakter og med stor vanskelighetsgrad. Denne gruppen skal også behandle klagesaker. ISF modellen blir fra gjenstand for tilpasning og utprøvning i kommunen Det blir i samme periode vedtatt å innføre en Bestiller- Utfører modell (BUM) 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

100 Vedlegg 5: Forslag til Handlingsplan Side 100 av 232 Hovedaktivitet Mål Tiltak Tidsrom Ansvarlig Formål med BE, ansvar og roller Revidere og forankre gjeldende styringsdokumenter BE s navn og organisering Bemanning og kompetanse i BE Tildeling av boliger Klar målsetting med BE i dagens kontekst Sikre gjennomføring av målsetting gjennom tydelighet i ansvar og roller Tydeligere styringsdokumenter Skape mer forståelse for bakgrunn for vedtakene og saksbehandlingen til BE Kommunens ansatte møter brukerne med en stemme Bedre kommunikasjonen mellom sykehus og utførerenhetene Sikre profesjonell og likeverdig saksbehandling av innbyggernes søknader om Helse- og omsorgstjenester Kart som bedre stemmer med terreng Sikre at BE har hensiktsmessig bemanning og kompetanse ihht. målsetting med BE Sikre god utnyttelse av kommunens boliger Bedre samordning på tvers av virksomheter Definere og tydeliggjøre målsetting med BE og ansvar/oppgaver i styringsdokumenter, avtaler, og stillingsinstrukser Vektlegge brukermedvirkning og synliggjøre hvordan dette vil ivaretas Synliggjøre målsetting, ansvar/oppgaver i organisasjonen gjennom informasjon på intranett, møter, skriv Synliggjøre målsetting, ansvar/oppgaver i media, sosiale media, på hjemmesidene Operasjonalisere styringsdokumenter Presentere og gjennomgå dokumenter for saksbehandlere og utførere Samle alle dokumenter elektronisk på et fast og felles sted Mer konkret informasjon på hjemmesidene Etablere tydeligere roller og retningslinjer for kommunikasjon med sykehus Endre navn på BE til noe som i større grad gjenspeiler enhetens oppgaver Vurdere å plassere BE i stab til kommunalsjef, med fortsatt egen enhetsleder som rapporterer til kommunalsjef og inngår i dennes ledergruppe Gjennomgå bemanning og kompetansesammensetningen i BE Plan for kompetanseutviking for alle og spesielt knyttet opp til fagkompetanse, samarbeid og kommunikasjon Utrede forslag om å opprette egen tildelingsgruppe for boliger med tverrfaglig kompetanse og representanter fra NAV Oktober november 2013 Oktobernovember 2013 Novemberdesember 2013 Desember 2013 Januar 2014 Kommunalsjef Kommunalsjef Enhetsleder BE i samarbeid med kommunalsjef Enhetsleder i Bestillerenhete n i samarbeid med HR Kommunalsjef 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. viii

101 Januar 2014 Mars 2014 Januar-juni 2014 Virksomhetsledere Enhetsleder i Bestillerenheten Virksomhetsledere Vedlegg 5: Forslag til Handlingsplan Side 101 av 232 Samarbeid Fordeling av saker for saksbehandlerne i BE Kompetanseutviklin g av utførere i forhold til dokumentasjon i fagsystemet Sikre tverrfaglighet ved tildeling av boliger der saksbehandlere har relevant kompetanse om de involverte målgruppene (rus, psykiatri, TTF, NAV etc.). Forsterket samarbeid mellom BE og alle interessenter Lik arbeidsbelastning hos saksbehandlere Kontinuitet overfor brukere og utførere Mer forutsigbart og stabilt samarbeid Sikre at saksbehandler har kunnskap om den enkelte bruker og brukergruppen Rasjonelle revurderingsmøter mht reisetid for BE Styrke utførernes kompetanse i forhold til dokumentasjon i Gerica Sikre at saksbehandlerne i BE får et bedre vurderingsgrunnlag når det skal fattes nye vedtak/ er behov for endringer i vedtak Bevisstgjøring i forhold til ansvar og holdninger når det gjelder dokumentasjonsansvaret og økt kunnskap om hva god dokumentasjon er. Samarbeidsavtalene videreføres og revideres årlig Etablere og forankre faste samarbeidsfora mellom BE og utførerenhetene Utarbeides årshjul for revideringer som beskriver hvordan/når dette skal skje, hvem som deltar I forbindelse med planlagt evaluering bør ny fordelingsordning av saker i Bestillerenheten konsekvensutredes. Når positive og negative aspekter samt konsekvenser er kartlagt bør det med dette grunnlaget vurderes om ordningen skal videreføres. Involvere representanter fra utførere i denne prosessen Vurdere internt i Bestillerenheten om det er mulig å imøtekomme ønsket fra utførere om mest mulig faste saksbehandlere. Her må blant annet forslaget om én koordinator for TTF vurderes ut fra Bestillerenhetens kapasitet. Innføre kompetanseheving knyttet til dokumentasjon i Gerica som et fokusområde innen Helse og omsorg i 2014 Avholde obligatorisk oppdateringskurs for utførere i Gerica Innføre måleparametere som kan avdekke hvilke enheter som er gode på dokumentering og hvilke som trenger mer oppfølging 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. ix

102 Kontakt oss Nils-Ivar Slåttsveen Partner T E nils-ivar.slaattsveen@kpmg.no Bente Brandvik Senior manager T E bente.brandvik@kpmg.no kpmg.no 2013 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ). Side 102 av 232

103 AVTALE OM HELHETLIG PASIENTFORLØP MELLOM RINGERIKE KOMMUNE OG VESTRE VIKEN HF Arkivsaksnr.: 13/351 Arkiv: H21 &01 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Eldrerådet 62/13 Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: De innspill som presiseres under rådmannens vurdering, vedtas som Ringerike kommunes høringsuttalelse i saken. Beskrivelse av saken Overordnet samarbeidsutvalg (OSU) vedtok i sak 2/2012 å revidere avtale om Henvisning, behandling og utskrivning fra psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling, og Henvisning, behandling og utskrivning for pasienter med behov for somatiske helsetjenester. Det ble nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe med ansvar for å samordne innspill til avtalene, og å fremme forslag til justert avtaletekst. Arbeidsgruppen la frem forslag til ny avtale om helhetlige pasientforløp i OSU 23. september, sak 14/2013. OSU vedtok å sende forslag til avtale ut på administrativ høring i kommunene. Intensjonen med å slå sammen de to avtalene om henvisning, behandling og utskrivning fra psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling og somatiske helsetjenester, er god. Ringerike kommune har tidligere tilkjennegitt sin tilslutning til dette I den nye avtalen er det gjort noen endringer og tilføyelser som blant annet: Melding om utskrivningsklar pasient skal gis før kl mot kl i nåværende avtale. Dette for å imøtekomme kommunenes behov for tid til å ta imot pasienten på en god måte. Brukermedvirkning Barn som pårørende og pasient Ledsager Tolk Pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester Arbeidsgruppen er delt i sine anbefalinger i avtalens punkt 5 Betaling for utskrivningsklare pasienter. (Gjelder kun somatiske pasienter). Kommunene ønsker å skille mellom virkedager og helligdager. De begrunner sitt standpunkt med at det vil kreve ekstra ressurser å bemanne opp et vedtakskontor i helg/høytid. Helseforetaket mener at dette er i strid med intensjonen i samhandlingsreformen. OSU ønsker at høringsinstansene skal ha spesiell fokus på denne uenigheten. Side 103 av 232

104 Sak 62/13 s. 2 Rådmannens vurdering Ringerike kommune vil komme med følgende innspill til avtaleteksten: 1.: Kommunekontakter. Her legges det inn et nytt krav til kommunene om at de skal være tilgjengelige, både innenfor psykiatri og somatikk, alle ukedager for å kunne ta imot beskjed om utskrivningsklare pasienter eller svare på spørsmål relatert til samhandling. Ringerike kommune vil bemerke at dette vil kreve ekstra ressurser knyttet til vakttjeneste for mange kommuner. Foreløpig finnes det ikke elektroniske løsninger som er tilfredsstillende for en beredskapsordning. 3.2: Kommunens ansvar: Forslaget legger opp til at kommunen skal gi Vestre Viken informasjon om hvilke kommunale tjenester som planlegges og når de forventes å være på plass. Det er uklart hvorfor Vestre Viken HF skal ha informasjon om fremtidig tjenestenivå på dette tidspunktet. Mye kan endre seg i tiden pasienten er i spesialisthelsetjenesten. Ringerike kommune vil foreslå at teksten endres til; Kommunen skal gi Vestre Viken informasjon om når det forventes at pasienten kan mottas i kommunen. 4. Utskrivning Forslaget til avtaletekst presiserer at en pasient er utskrivningsklar når lege i Vestre Viken vurderer at pasienten ikke har behov for ytterligere behandling. Her bør det vel føyes til: i spesialisthelsetjenesten, helseforetaket eller sykehuset, dersom man ikke konkluderer med at videre behandling i kommune ikke er nødvendig. Videre står det i forslaget: Vestre Viken kan ikke sende en utskrivningsklar pasient tilbake til kommunen. Dette er en uheldig uttrykksmåte. Ringerikekommune foreslår at det står: Vestre Viken HF kan ikke skrive ut en pasient med behov for kommunale tjenester før kommunen har bekreftet at den kan ta i mot pasienten. 5. Betaling for utskrivningsklare pasienter Uenigheten her bygger på at representantene fra Vestre Viken HF foreslår at sykehusene skal kunne skrive ut pasienter på alle ukedager. Kommunenes representanter mener at endringen fra nåværende avtale hvor utskrivning skjer på ukedager, vil kreve flere ressurser i kommunene. Kommunene må etablere vaktsystemer for å være tilgjengelig på telefon, men også øke bemanningen i hjemmesykepleien og på institusjonene for å kunne ta imot pasientene. Formålet med avtalen er å sikre at alle pasienter får et faglig forsvarlig og helhetlig behandlingstilbud i overgangen fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. Pasienter som blir utskrivningsklare er de svakeste og mest hjelpetrengende pasientene i helsetjenesten. De har ofte et kompleks og sammensatt sykdomsbilde, og de er blitt for syke til å reise hjem igjen. Med bakgrunn i lover, forskrifter og pasientsikkerhet må spesialisthelsetjenesten og kommunene samarbeide om trygge pasientforløp og Side 104 av 232

105 Sak 62/13 s. 3 sammenheng i helsetjenesten for denne pasientgruppen. Slik avtaleforslaget er utformet, er det nesten likelydende med Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter. Hensikten med avtalen må være å finne løsninger utover det forskriftsmessige. Handlingsrommet for samhandling er i ny avtaletekst blitt begrenset, og i verste fall lukket. Spesielt utfordrende kan det bli for psykisk helse og rusfeltet, som ikke omfattes av forskriften. Avtalen er krevende å forstå i forhold til at den er tilpasset elektronisk samhandling. Det benyttes mange nye ord/begrep som beskriver de syv ulike meldingene som skal sendes mellom helseforetaket og kommunene. Dette kan bli forvirrende i en overgangsperiode før alle kommunene og enheter i helseforetaket er implementert i elektronisk meldingsutveksling Det er viktig og nødvendig for kommunene at det skilles mellom virkedager og helger/helligdager. Vi har et felles mål om at pasientene skal sikres faglig forsvarlige tjenester. Det forutsetter bl. a riktig og hensiktsmessig ressursbruk. Dersom kommunene skal utvide sin «bestillerfunksjon» til også å gjelde på helger og høytider vil det være ressurskrevende. Det må være et felles ansvar å se på hensiktsmessigheten ved å bruke ressurser på byråkrati/forvaltning framfor å gi brukere faglig forsvarlige tjenester. I en sykehusavdeling er kompetansen samlet i en sengepost/et hus og bemanningen er dimensjonert ut fra antall senger og den aktiviteten som skjer. I sykehus er det vanlig å ta i mot og skrive ut pasienter i helgene. En utskrivningsklar pasient som trenger kommunal helse og omsorgstjeneste skrives enten ut til en institusjon (langtidsavdeling eller korttidsavdeling) eller til eget hjem med hjemmesykepleie. Det er sjelden ledig kapasitet på korttidsavdelingene i helgene. Det er behov for sykepleiefaglig kompetanse for å kunne ta i mot/ skrive ut pasienter. Avdelingene er i dag ikke dimensjonert med tanke på disse aktivitetene. Igjen vil det være et ressursmessig og kapasitetsmessig spørsmål og det må også her være et felles ansvar å se på hensiktsmessigheten ved å gjøre endringer på dette. Ringerike kommune vil derfor konkludere med at utskrivning av pasienter med behov for kommunale tjenester skal foregå på ordinære virkedager. Unntaket kan være en kjent pasient med uendret behov. Når inntrer betalingsplikt? Under punkt 4 presiserer at Kommunen tar ikke i mot pasienten den dagen pasienten er meldt utskrivningsklar. Ringerike kommune mener at dagen må endres til virkedagen dersom framtidige misforståelser skal unngåes. Vedlegg Forslag til samarbeidsavtale om helhetlig pasientforløp. Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann Kommunalsjef Kirsten Orebråten saksbehandler: Sveinung Homme, spesialrådgiver tlf Side 105 av 232

106 Samarbeidsavtale om helhetlig pasientforløp 1 Generelle forhold Parter Formål og virkeområde Lovgrunnlag Elektronisk samhandling Brukermedvirkning Taushetsplikt Kommunekontakter Barn som pårørende Barn som pasient Ledsager Tolk Behandlingshjelpemidler Henvisning og mottak Henvisning Under utredning og behandling Vestre Vikens ansvar Kommunens ansvar Utskrivning Vestre Vikens ansvar Kommunens ansvar... 5 Betaling for utskrivingsklare pasienter... 6 Uenighet, evaluering, ikrafttredelse og oppsigelse... Vedlegg PLO-meldinger - oversikt meldingstyper og anvendelse Side 106 av 232

107 1 Generelle forhold 1.1 Parter Partene er Vestre Viken HF og. kommune. Vestre Viken HF er heretter benevnt Vestre Viken og.. kommune er benevnt som kommunen. Avtalens parter er likeverdige. 1.2 Formål og virkeområde Avtalen skal sikre at alle pasienter får et faglig forsvarlig og helhetlig behandlingstilbud i overgangen mellom kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjeneste. Avtalen skal regulere samhandlingen mellom kommunen og Vestre Viken vedrørende henvisninger, poliklinisk behandling, dagbehandling, døgnbehandling, øyeblikkelig hjelp og utskrivninger. Rutiner og prosedyrer for samhandlingen som følger av denne avtalen er førende for partene. Avtalen omfatter områdene somatisk helse, psykisk helse og rus/avhengighet og gjelder for barn og voksne. 1.3 Lovgrunnlag Denne avtale er forankret i overordnet samarbeidsavtale mellom kommunen og Vestre Viken. Samarbeidet reguleres også av de lover og forskrifter som til enhver tid angår spesialisthelsetjenesten og kommunens helse- og omsorgstjenester, herunder: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester med mer av 24. juni 2011 nr. 30 Lov om spesialisthelsetjenesten med mer av 2. juli 1 nr. 61 Lov om etablering av gjennomføring av psykisk helsevern av 2. juli 1 nr. 62 Lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1 nr. 63 Lov om helsepersonell mv. av 2. juli 1 nr. 64 Lov om folkehelsearbeid av 24. juni 2011 nr. 2 Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 nr. 56 Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 5. august 14 nr. 55 Listen er ikke uttømmende. Bestemmelser i andre lovverk vil ha betydning for partenes utførelse av oppgaver etter nevnte lover. Partene har til enhver tid ansvar for å ha oppdatert kunnskap om gjeldende lovverk og endringer i disse som har betydning for utførelsen av helse- og omsorgsoppgaver. 1.4 Elektronisk samhandling Elektronisk meldingsutveksling er under innføring mellom kommunene og VVHF. Arbeidet skal være sluttført i løpet av Denne avtalen er tilpasset bruken av elektronisk samhandling, noe som innebærer at meldingsutveksling skal benyttes der dette er innført. I denne avtalen er de aktuelle meldingene skrevet i kursivert tekst. Se vedlagt oversikt over meldingstyper og bruksområder for utfyllende informasjon. Hvis systemene for elektronisk samhandling er ute av drift, skal rutinene som følger av driftsavtalen for elektronisk meldingsutveksling følges. Avtalen gjelder også for virksomheter som ikke benytter elektronisk meldingsutveksling. Disse virksomhetene skal benytte dagens eksisterende meldeskjemaer. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 2 Side 10 av 232

108 1.5 Brukermedvirkning Kontakt mellom Vestre Viken og kommunen skal skje i samråd med pasienten og eventuelt nærmeste pårørende. 1.6 Taushetsplikt Der det i enkelte situasjoner vurderes som nødvendig å overføre informasjon uten pasientens samtykke, må dette være hjemlet i lov/forskrift. 1. Kommunekontakter Vestre Viken skal alle dager, også under ferieavvikling, ha kommunekontakt/ansvarlig person tilstede ved alle sengeposter med et spesielt ansvar for samhandling med pasientens hjemkommune. Kommunen skal ha tilsvarende ordning med ett direkte telefonnummer til koordinator/ enhet for samhandling med spesialisthelsetjenesten. Begge parter har ansvaret for å oppgi ett nummer som er betjent for henholdsvis somatikk og psykisk helsevern. 1. Barn som pårørende Kommunens ansvar Gi nødvendig kontaktinformasjon om relevante omsorgsperson(er) hvis pasienten har barn som er under 1 år. Sikre at barn under 1 år har nødvendig tilsyn og omsorg når mor/far/andre omsorgspersoner er alvorlig syke og/eller skadet. Ved behov, utarbeide kriseplan for barn som pårørende. Vestre Vikens ansvar Ved innleggelse å avklare om pasienten har omsorg for barn under 1 år. Dersom de har det, skal Vestre Viken bidra til at barn blir ivaretatt, eventuelt ved å ta kontakt med relevante instanser i kommunen dersom pasienten ønsker dette. Ved fare for omsorgssvikt skal barnevernet varsles. Sikre tilbud om bistand fra relevante omsorgspersoner og instanser som kan ivareta de informasjons- og omsorgsbehov mindreårige har som pårørende når mor/far er alvorlig og/eller langvarig syk. 1. Barn som pasient Kommunens ansvar Gi Vestre Viken informasjon om relevante omsorgspersoner, dersom pasienten er under 1 år. Sikre at barns rett til følge av omsorgsperson blir fulgt, også dersom barnet er under omsorg av kommunen. Ved behov for individuell plan skal kommunen ha det koordinerende ansvaret. Vestre Vikens ansvar Sikre at pasient under 1 år som ikke har følge av foreldre/foresatte får den bistand som er nødvendig under oppholdet og bidra til at barnet blir ivaretatt på en forsvarlig måte ved utskrivning. Når det gjelder pasient under 1 år med medfødte sykdommer/skader, som er pasienter på barneavdelingen eller ved barnehabiliteringen, skal behandlende enhet ved behov kontakte kommunen for å diskutere videre oppfølging, evt. innkalle til samarbeidsmøte. Ansvarsgruppe og Individuell plan skal vurderes opprettet. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 3 Side 10 av 232

109 Der det er behov for rask oppfølging av barn, skal det tas kontakt med aktuell tjeneste i kommunen som eksempelvis helsestasjonstjenesten Ledsager Det er behandlende institusjon som skal sørge for at de behov pasienten har for særlig bistand under oppholdet ivaretas. I noen sammenhenger, for eksempel der sykehusoppholdet av ulike grunner er en særlig belastning for pasienten, kan det være nødvendig med bruk av medhjelpere som pasienten selv kjenner. Retningslinjer og prosedyrer for disse spørsmål vil bli utarbeidet i samarbeid mellom Kommunehelsesamarbeidet og Vestre Viken HF, og legges som vedlegg til denne avtalen Tolk Partene er ansvarlig for å sikre god kommunikasjon med pasienten. Kommunen skal i sin henvisning til sykehus varsle om behov for tolk, og Vestre Viken skal varsle kommunen om behov for tolk ved utskrivning. Partene er selv ansvarlig for å bestille og finansiere tolk i egen tjeneste Behandlingshjelpemidler Behandlingshjelpemidler er Vestre Vikens ansvar og ordinære pleie- og forflytningshjelpemidler er kommunens ansvar. Nødvendig opplæring skal være avtalt, og ved behov være gjennomført før utskrivning. 2 Henvisning og mottak 2.1 Henvisning Henviser skal sende skriftlig henvisning iht. gjeldende rutine, fortrinnsvis elektronisk og i henhold til nasjonal standard. Innleggende lege skal ha mulighet til å konferere med vaktlege i Vestre Viken før innleggelse for øyeblikkelig hjelp. I henvisningen skal det framkomme: klare problemstillinger som henviser ønsker vurdert, utredet eller behandlet hva som er iverksatt av behandlingstiltak og hvorfor kommunal behandling er vurdert som ikke tilstrekkelig oppdatert medikamentliste opplysninger om kommunale tjenester som pasienten mottar eventuell allmennfarlig smitte, MRSA-sykdom eller bærertilstand behov for tolk, eller annen form for fysisk og/eller psykisk tilrettelegging ved innleggelsen/mottaket funksjonsnivå, evne til egenomsorg, nødvendige hjelpemidler, herunder sykepleieopplysninger og eventuelle rapporter fra andre behandlere/terapeuter oppdatert individuell plan når det er aktuelt Ledsager / personlig assistent. Ved avslag på henvisning til helsehjelp skal Vestre Viken orientere både pasient og henviser om begrunnelse for avslaget. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 4 Side 10 av 232

110 3 Under utredning og behandling 3.1 Vestre Vikens ansvar Melding til kommunen Innen 24 timer etter innleggelse skal det kartlegges og registreres i Vestre Vikens journalsystem om pasienten mottar kommunale helsetjenester. Hvis så er tilfelle skal kommunen varsles med Melding om innlagt pasient. Hvis pasienten ikke mottar kommunale helsetjenester og det antas at det vil bli behov for dette, skal kommunen varsles om innleggelsen innen 24 timer med meldingen: Helseopplysninger. I meldingen skal det fremgå opplysninger om pasientens status, antatt forløp, antatt funksjonsnivå, antatt hjelpebehov og forventet utskrivningstidspunkt. Dersom det antas å være behov for omfattende eller langvarig behandling i Vestre Viken, og det ikke er mulig å foreta ovennevnte vurdering, skal kommunene varsles så snart det lar seg gjøre. I tilfeller hvor den første vurderingen tilsier at pasienten ikke har behov for hjelp i kommunen etter utskrivning, men dette endrer seg i løpet av sykehusoppholdet, vil 24 timers fristen starte fra det tidspunkt hvor det blir klart at et slikt behov foreligger. Eventuelle endringer i pasientens tilstand og fremtidig hjelpebehov formidles til kommunen gjennom meldingen Helseopplysninger Samarbeid om god utskrivningspraksis Ved forventet behov for oppfølging av kommunale tjenester etter utskriving/tilbakeføring skal samarbeidet starte så raskt som mulig etter at pasienten er lagt inn. Behandlende enhet ved Vestre Viken skal ved behov innkalle til samarbeidsmøte med pasient, nærmeste pårørende og rett kontaktperson fra kommunen. Ansvarlige representanter for kommune og helseforetak avklarer videre oppfølging og behov for veiledning i samarbeid med pasient og pårørende. Det skal tilrettelegges for dialog uavhengig av geografiske avstander. Vestre Viken har plikt til å gi råd, veiledning og opplysninger om pasientens helsemessige forhold når det etterspørres av kommunen slik at kommunen skal kunne løses sine oppgaver etter lov og forskrift. Vestre Viken skal melde fra til kommunen om interne overflyttinger til annen geografisk enhet i Vestre Viken gjennom bruk av dialogmeldingene forespørsel og svar på forespørsel Individuell plan og koordinerte tjenester For pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester har Vestre Viken ansvar for å utarbeide en individuell plan i samarbeid med kommunen og eventuelle andre instanser, jf. Spesialisthelsetjenesteloven Kommunens ansvar Når kommunen mottar Melding om innlagt pasient, skal kommunen snarest oversende meldingen innleggelsesrapport. Meldingen skal inneholde oversikt over medisinske opplysninger, sykepleiedokumentasjon, tjenester pasienten mottar, IPLOS-kartlegging og medisinkort. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 5 Side 110 av 232

111 Når kommunen mottar meldingen Helseopplysninger på en pasient som ikke mottar helsetjenester i kommunen, skal kommunen ta kontakt og innlede samarbeidet så snart som mulig og senest første virkedag etter mottatt melding. Kommunen skal innhente nødvendig og utfyllende informasjon om pasientens funksjonsnivå og behov med sikte på å planlegge ivaretakelse av pasienten i kommunen iht. forventet utskrivningstidspunkt meldt fra Vestre Viken. Kommunen skal gi Vestre Viken informasjon om hvilke kommunale tjenester som planlegges og når de forventes å være på plass. Kommunen skal vurdere om det er behov for veiledning/rådgivning av eget personell, samt be om dette fra behandlende enhet ved Vestre Viken. 4 Utskrivning En pasient er utskrivningsklar når lege i Vestre Viken vurderer at pasienten ikke har behov for ytterligere behandling i spesialisthelsetjenesten. Vurderingen skal være basert på en individuell helsefaglig vurdering og følgende punkter skal være vurdert og dokumentert i pasientens journal: 1. Problemstillingen(e) ved innleggelse, slik disse var formulert av innleggende lege/akuttmottaket, skal være avklart og dokumentert. 2. Øvrige problemstillinger som har fremkommet under oppholdet skal være avklart og dokumentert. 3. Dersom enkelte spørsmål ikke kan avklares skal dette redegjøres for skriftlig. 4. Det skal foreligge et klart standpunkt til diagnose(r) og videre plan for oppfølging av pasienten. 5. Pasientens samlede funksjonsnivå, endringer fra forut for innleggelsen, og forventet fremtidig utvikling skal være vurdert. Der hvor dette er aktuelt, skal farlighetsvurdering i forhold til videre behandling foreligge før utskrivning. Kriteriene for at en pasient er definert som utskrivningsklar gjelder også for dagpasienter. Vestre Viken kan ikke sende en utskrivningsklar pasient tilbake til kommunen før kommunen har gitt beskjed om at det foreligger et tilbud til vedkommende pasient. 4.1 Vestre Vikens ansvar Melding og dokumentasjon Vestre Viken skal sende melding om utskrivningsklar pasient til kommunen, når pasienten er definert som utskrivningsklar og utskrivingstidspunkt er satt. Hvis pasientens tilstand endres og Vestre Viken avventer utskrivning, skal kommunen varsles med avmelding utskrivningsklar pasient. Meldingen om utskrivningsklar pasient er en ren logistikkmelding og skal ledsages av en oppdatert Helseopplysninger med mindre det ikke er endringer på pasientens tilstand siden forrige Helseopplysninger ble sendt. Meldingen skal inneholde nødvendig informasjon for videre behandling/oppfølging av pasienten, jf. hovedkapittel 4, 2. avsnitt, pkt Ved utskrivning skal epikrisemelding, sendes henvisende lege, pasientens faste lege og det helsepersonell i kommunen som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 6 Side 111 av 232

112 videre. Det er spesielt viktig å gi oppdatert funksjonsbeskrivelse og medikamentliste. Epikrisen må inneholde plan for videre behandling og kontroll, med angivelse av ansvarsplassering. Ved poliklinisk behandling, dagbehandling og ambulant behandling brukes eksisterende melderutiner Frist for melding Hovedregelen er at melding om utskrivningsklar pasient skal sendes så tidlig som mulig på dagen. Hvis melding om utskrivningsklar pasient sendes etter kl. 14 skal kommunen også varsles pr. telefon Opphold under 24 timer, utskriving i helg for pasienter uten kommunale helsetjenester Hvis pasienten ikke har aktive kommunale helsetjenester ved innleggelse, og har opphold under 24 timer eller skrives inn og ut av Vestre Viken i løpet av helg/helligdag benyttes telefonkontakt i tillegg til de elektroniske meldingene for varsling om innleggelse samt formidling av tidspunkt for utskrivning og oppfølgingsbehov. Utskrivingen tilstrebes gjennomført på dagtid og avtales i dialog med kommunen. Nødvendig dokumentasjon følger pasienten, jf. hovedkapittel 4, 2. avsnitt, pkt Kommunikasjon som ikke er gjort elektronisk skal dokumenteres i pasientens journal Øvrige forhold Ved utskrivning skal Vestre Viken vederlagsfritt sende med pasient resept, eventuelle medikamenter og annet utstyr, slik at pasienten har nødvendige medikamenter og utstyr fram til første virkedag etter utskrivning. Hva som skal sendes med pasienten avklares med mottakende helsepersonell i kommunen. Vestre Viken er ansvarlig for å transportere pasienten tilbake til kommunen. 4.2 Kommunens ansvar Oppfølging av melding om utskrivningsklar Kommunen skal umiddelbart følge opp melding om utskrivningsklar pasient og eventuelle søknader fra pasienten for å kunne etablere helse- og omsorgstjenester innen varslet utskrivingstidspunkt. Kommunen skal snarest sende dialogmelding til Vestre Viken om tidspunkt for hvor pasienten skal mottas, med hvilke tjenestetilbud og hvordan de planlegger å ta imot pasienten etter varsling av utskrivningsklar pasient. Dersom tilbud ikke kan ytes fra den dagen pasienten er utskrivningsklar skal kommunen i dialogmeldingen oppgi tidspunkt for når tjenestetilbudet kan iverksettes. 5 Betaling for utskrivingsklare pasienter Forskrift Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter (Betalingsforskriften) 2 pålegger kommunen å betale Vestre Viken for utskrivningsklare pasienter som er innlagt på sykehus i påvente av et kommunalt helse- og omsorgstjenestetilbud i folkeregistrert kommune. Døgnpris fastsettes i Statsbudsjettet. Unntatt fra betalingsplikten er pasienter under psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelavhengige, samt enkelte andre definerte diagnosegrupper iht. forskrift. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp Side 112 av 232

113 5.1.2 Når inntrer betalingsplikt For at betalingsplikt for utskrivningsklar pasient skal inntre må følgende vilkår være oppfylt: 1. Vestre Viken har varslet kommunen om innleggelse, pasientens status, antatt forløp og forventet utskrivningstidspunkt innen 24 timer etter innleggelse, evt. i løpet av 24 timer fra når behov oppstod. 2. Lege i spesialisthelsetjenesten har vurdert at pasienten er utskrivningsklar og dette er dokumentert i pasientens journal. 3. Melding om utskrivningsklar pasient er gitt til kommunen innen kl Kommunen tar ikke imot pasienten den dagen pasienten er meldt utskrivningsklar Plikt til redegjørelse Kommunen kan kreve å få en redegjørelse for de vurderinger Vestre Viken har foretatt etter i Betalingsforskriften. Redegjørelsen skal inneholde tilstrekkelig og nødvendig informasjon slik at kommunen kan etterprøve vurderingene foretatt av Vestre Viken. 6 Uenighet, evaluering, ikrafttredelse og oppsigelse Uenighet Uenighet knyttet til enkeltpasient og praktisk håndtering av samarbeidsavtale om hele pasientforløp skal søkes løst gjennom dialog og forhandlinger mellom partene, dog slik at prinsipielle pasientrelaterte enkeltsaker skal løses så nært pasient/bruker som mulig. Oppnås ikke enighet om sak knyttet til samarbeidsavtalen, tjenesteavtaler og/eller prinsipielle spørsmål skal saken først være behandlet og søkt løst i lokalt samarbeidsutvalg. I sak knyttet til enkeltpasienter skal henvendelsen sendes til Tvisteløsningsutvalget i Vestre Viken helseområde. Dersom partene ikke kommer til enighet om ansvar eller andre forhold knyttet til pasientforløpet kan saken reises for Tvisteløsningsutvalget i Vestre Viken helseområde, jf. Overordnede samarbeidsavtale punkt Avvikshåndtering Avvik i denne sammenheng er dersom Vestre Viken eller kommune ikke følger de rutiner og prosedyrer som er avtalt i denne avtalen. Partene forplikter seg til å etablere system for melding av avvik og oppfølging av avvik Virketid Avtalen gjelder fra inngåelsesdato og gjelder for 1 år om gangen med automatisk videreføring dersom ingen av partene har varslet om ønsket reforhandling Oppsigelse Avtalen kan sies opp med ett års varsel Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hver sitt. Dato: Dato: Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp Side 113 av 232

114 Adm. direktør Vestre Viken Rådmann i xxxxxxxx kommune Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp Side 114 av 232

115 Vedlegg.1 PLO-meldinger - oversikt meldingstyper og anvendelse Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp 10 Side 115 av 232