Årshjul for Personalseksjonen 2011 Det medisinsk- odontologiske fakultet

Transkript

1 Gerd Johannessen EVR Evelyn Ravnestad ELWI Eli Winther IVØI Ivar Øiestad KRKJ - Kristin Egset Kjøde Bente Bente S. Gravdal Sist oppdatert: 16/08/2011 Årshjul for Personalseksjonen 2011 Det medisinsk- odontologiske fakultet FAS = forskning ØS = økonomi NIM = Nina SYMY - Synnøve Ansvarlig for årshjulet: MÅNED / Sak Saksforberedelse Ansvarlig Frist JANUAR Valg av verneombud (hvert 2. år) Sende brev til instituttene i november Be ansatte i fak.adm om forslag Gjennomføre valg før Sende melding til UiB Valg av fakultetets hovedverneombud innkalle til valgmøte Fellessøknad om startpakke Meltzer fondet Årsrapport (Steinar Vestad, UiB) Kontinuasjon universitetslektorer Oversikt over nytilsatte professorer Skjema ang personal (professorer m.m), tilsetting, søkere, kalling osv Brev til aktuelle kandidater som kan søke om forlengelse SYMY ØS, PSS Eli / Ivar IVØI (ingen i 2011) Fakultetsstyret Frist for å melde saker IDU møte Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web / Maria Maria Referat KRKJ Jobb Norge 1

2 Brev om forlengelse Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 FEBRUAR Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker Nettverksgruppemøte Møteplan sendt ut i starten av januar /KRKJ Komité som planlegger KRKJ og nettverkssamlinger våren 2011 komiteen Utlysning av stipendiater Oversikt over stipendiater og ledige ELWI Kontinuasjoner universitetslektor Kontinuasjoner Professor / førsteamanuensis plasser 15 stillinger Utlysningstekst og utlysing Utlysning av stipendiatstillinger og postdoktorstillinger ELWI PSS (FAS) Søknadsfrist Fakultetet sender varsel til instituttet IVØI Instituttet sender en oversikt til fakultetet over eventuelle kontinuasjoner Fakultetet sender oversikt til de personene det gjelder IVØI IVØI Mottak av søknader om forlengelse IVØI Behandling i FU (Bjerknes + to i FU) FAS Juni? Saksforelegg IVØI Medio august Tilsettingsrådet September Brev om forlengelse til søkere og institutt IVØI etter møtet (september) Lokal HMS rapport Skjema ut til instituttene SYMY / Frist for levering til UiB SYMY / Mars 2011 Til JobbNorge Forlengelse av tilsetting Eventuell saksforberedelse til fak. Styre / Brev om forlengelse Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Flytting

3 pakkedag seksjonen pakkedag fakultetet Felles utlysning stipendiatar og Kunngjøring i JobbNorge ELWI postdoktor MARS Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Vinterferie Nettverksgruppemøte Tema: Midlertidige tilsettingar Seksjonsdag personal Oppdatering av rutiner gjennomgang av arbeidsoppgåver og arbeidsfordeling Wikioppdatering 1g i mnd start i mars Maria Frist for lønn Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Mottak av søknader Skrive ut søknader Lage to excellister (en bearbeidet søkerliste) og gjør klar to Scoreskjema Vurdere utenlandsk utdanning FAS/Eli Søknader til trykkeriet for oppkopiering i fire eksemplar Felles seksjonsmøte med forskningsseksjonen Fakultetsstyret Oversikt over hvem som skal vurdere hvilke søknad Nesstleder i FU 28.3 Kristin / Eli FAS Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web Lokal HMS rapport Behandlet i fakultetsstyret SYMY / 23.3 Oversende HMS rapport til UiB 24.3 IDU møte Forlengelse av tilsetting Referat og Jobb Norge Eventuell saksforberedelse til fakultetsstyre / - registrering i Paga Brev om forlengelse 3

4 Strategirapport Sende ut til ALLE (liste) Cecilie / Maria Forskningstermin Ivar Sende brev til institutter om fristen: Sende ut brev APRIL Varsel om opphør av midlertidig tilsetting Må ha fått tilbakemelding fra instituttene på forrige mnd innen 20. i mnd (de som har opphør 1.7) til fakultetet 1. i hver mnd Ansatt-lister Til instituttene Etter 12. Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Pakke søknader til komiteen Eli Sende søknader til komiteen NB komiteen en uke til å melde fra om inhabilitet (komiteen skal ha 4 ukers frist) Påskeferie (21-25) Møte i MOF For dissensar eller prinsipielle saker Nettverksgruppe Stad: Kalfarveien 31, rom 117/118 alle IDU seminar kl Foreløpig forslag: Ledelse på IDU Innspill fra andre IDU som har fått til noe spennende Sammenslåing/omorganisering; hvilke regelsett gjelder? Prosessuelle og materielle regler i forvaltningen. Komite? Serviceavtaler / Til Wiki rutinebeskrivelser justering Fastlønnsattestanter Møte / opplæring POA 14.4 HMS rapportering Instituttene rapporterer til BHT SYMY / PSS Mars Felles rapport fra fakultetet SYMY Mars Kontinuasjon vitenskapelige bistillinger Robert + 2, vurderer forlengelsene Tilsettingsrådet 15.4? 15.5 Valg til fakultetsstyret Gruppe B og D fakultets- og universitetsstyret Sette i gang valgkomiteen - fakultetsstyret SYMY/GJ Oppdatering av datasettet Sjekk med Ørjan 20/4-11? og Jobb Norge Ferieliste Mai Brev om forlengelse Legge ut liste sende e-post med frist for innlegging seksjoner 4

5 MAI Søknad om forskningstermin For 2011, frist for søker Ivar Ivar Lage oversikt over søkere (til prodekan) Søknad om forskningstermin Vurderer søknadene Robert + 2 juni Søknad om forskningstermin Brev til søkere innvilget / avslag Ivar Juni (etter møte) Lean 12. mai for leiar og nestleiar 19. mai for seksjonen og institutta 12. mai 19. mai Varsel om opphør til??? midlertidig tilsette Parameter for Første mandag i månaden 2. mai personalseksjonen Sjekke og arkivere Personal fortløpande innkomande signerte arbeidsavtalar konsulent og Bente Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker Nettverksgruppe todagarsamling Fokus på personal Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web IDU møte NB! Avtale dato for seminar Referat Stipendiat / postdoktor vurdering i FU FU møte Eli / Gerd 25.5 Eli Sende vurdering til søkerne (i Jobbnorge) 2 ukers frist og Jobb Norge Forlengelse av tilsetting Eventuell saksforberedelse til fak. Styre / 5

6 Brev om forlengelse JUNI Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Parameter for seksjonen Første mandag i månaden Rombestillingen for høsten åpner (undervisningen er lagt inn) Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker Nettverksgruppe Møterommet i 5 etasje, NLB Stipendiat / postdoktor Innstilling Leder i FU 15.6 Tilsettingsrådet Eli 20.6 Tilbudsbrev ut Eli 30.6 (NB Eli ferie gjøres i juli, signatur Eli+Kristin) Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente 7.6 Utsendelse Bente 8.6 Til web 7.6 Utdeling av årets publikasjon, FAS IDU møte (føremiddag) forskningsgruppe, årets formidler Referat m.fl. IDU seminar og Jobb Norge Brev om forlengelse registrering i Paga JULI Feriemåned AUGUST Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Varsel om opphør til midlertidig tilsette Den enkelte saksbehandlar sender ut varsel i samband med at tilsettelister vert laga og sendt ut til institutta 6

7 Stipendiat utlysninger Oversikt over stipendiater 1g i mnd ØK /PSS Oversikt over ledige stipendiater til utlysning 15.9 Utlysningstekst, antall stillinger? Utlysning i Jobb Norge + BT 20.8 Nettverksmøte personal (17.8 til JobbNorge) Orientering om oppfølging av sjukemeldte v Ingvild Eikeland, NAV og Jobb Norge Påminning til institutta om fristen for å søkje om personleg opprykk til professor etter kompetanse er 15. september 24. august Brev om forlengelse registrering i Paga KRKJ Lokale lønnsforhandlingar Institutta leverer krava sine til fakultetet Fakultetet leverer si samla kravs liste til POA Ny representant til fakultetsstyret frå MOSU SEPTEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møteplan for Tilsettingsrådet KRKJ MOF - tentative Søknad om opprykk til Søknadsfrist til fakultetet professor etter kompetanse Fakultetet oppnemner komite etter at ? instituttet har sendt over forslag Quick wins og delegering i samband med Lean Sak til fakultetsstyret FLYT /KRKJ personal Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web IDU møte Referat Jobb Norge 7

8 Brev om forlengelse Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Søknadsfrist ELWI Mottak av søknader Lage to excellister (en bearbeidet søkerliste) og gjør klar to Scoreskjema Vurdere utenlandsk utdanning FAS/Eli Søknader til trykkeriet for oppkopiering i fire eksemplar. - Treng vi nokre eksemplar? Oversikt over hvem som skal vurdere hvilke søknad - Gi tilgang til komitèmedlemmar i Jobb Norge Nestleder i FU DBH - tall Kontroll og Rapportering over ALLE ansatte Utdanningskode / studiekode EVR ELWI Kontinuasjon av vitenskapelige bistillinger (prof II) Behandles i - Endre rutiner??? IVØI OKTOBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Søknad om støtte til utenlandsopphold For de med innvilget forskningstermin Ivar lage liste over de som er innvilget forskningstermin innen (NB periode) FAS / (IVØI) Kontinuasjon Forespørsel / varsel til institutt IVØI universitetslektorer Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web

9 IDU møte Referat Jobb Norge Brev om forlengelse NOVEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 DBH tall Kvalitetssikring Midlertidige tilsettinger Varsel om opphør? Kontinuasjon Institutt vurderer kandidatene for Institutt universitetslektorer forlengelse Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web IDU møte Referat Jobb Norge Brev om forlengelse DESEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Honorar fakultetsstyre Gruppe D (c19 10t pr møte) 9

10 Fakultetsstyret Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente Utsendelse Bente Til web IDU møte Referat Stipendiater / post doc?? Kontinuasjon universitetslektorer Sende info til instituttene om utløp året etter (forlenges vår 2012) Jobb Norge Midlertidige tilsettinger IVØI Brev om forlengelse Utløp og eventuell forlengelse, nye arbeidsavtaler 10