TIENBRÅTEN BARNEHAGE TILBUDSKONKURRANSE- TOTALENTREPRISE TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER

Transkript

1 TIENBRÅTEN BARNEHAGE TILBUDSKONKURRANSE- TOTALENTREPRISE TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER

2 Innhold 1 Innledning - generelt Innbydelse Oppdragsgivers forbehold Orientering om prosjektet og kontrakten Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Evaluering Konkurransegrunnlaget m.v Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsbefaring Tilbudskonferanse Tilbudet Tilbudets struktur Tilbudsbrev Svardokumenter Tilbudsvedleggene Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Offentlighetsloven Språk, format, kopier Adresse for levering/innsendelse av tilbud Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke... 8

3 3.9 Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud... 8 Side Tilbudsåpning Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Evalueringsmetode Underskrift... Feil! Bokmerke er ikke definert. Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad I.1 Svardokument/ tilbudsskjema Vedlegg til utfylling av tilbyder I.2 Evalueringsskjema Vedlegg til informasjon I.3 Forpliktelseserklæring Vedlegg til utfylling av tilbyder I.4 Referanseliste Vedlegg til utfylling av tilbyder I.5 Referanseuttalelse Vedlegg til utfylling av tilbyder

4 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Fet kommune innbyr med dette til konkurranse om totalentreprisekontrakt i prosjektet TIENBRÅTEN BARNEHAGE Side Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. Tilbyder vil, dersom dette inntreffer, ikke få erstatning for sin kontraktsinteresse. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.4 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser og Del III over EØS-terskelverdi. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin ( og TED. 1.6 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407:2011 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 1.7 Evaluering Evalueringsskjema vedlagt konkurransegrunnlaget vil bli brukt til å evaluere leveransen etter endt oppdrag. Det utfylte evalueringsskjema vil da bli sendt til leverandøren til orientering, og for eventuelle kommentarer. Utfylt skjema vil sammen med eventuelle kommentarer bli arkivert hos oppdragsgiver for bruk i fremtidige anskaffelser.

5 2 Konkurransegrunnlaget m.v. Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Oppdragsbeskrivelse Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse i henhold til nedenstående bestemmelser Side 5 Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt på følgende måte: dokumentene kan lastes ned fra Doffin 2.1 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Fet kommune c/o Avanti Prosjekt AS Att: Jannicke Bergh Epost: jannicke.bergh@avantiprosjekt.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 10 virkedager før tilbudsfrist. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil, senest 5 virkedager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring avholdes den: , kl 1500 Fremmøte: På byggetomten Formålet med tilbudsbefaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra tilbudsbefaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på tilbudsbefaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen.

6 2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Svardokument inkl. tilbudsskjema Tilbudsvedleggene Side Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, alternative tilbud eller forbehold som gjelder for tilbudet. 3.3 Svardokumenter Svardokument inkl. tilbudsskjema skal leveres utfylt og signert. Mangelfull utfylling av dette dokument, kan medføre avvising av tilbudet. Svardokument, jfr. kap D.1 i Del II. 3.4 Tilbudsvedleggene Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. I de tilfeller en tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. For at byggherren skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer vedlegges tilbudet Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D Offentlighetsloven I henhold til Offentleglova av 19. mai 2006 vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller

7 forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse offentliggjøres, kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbyder bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Saksbehandler må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som dette. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter oppdragsgiver å unnta disse offentlighet. Side 7 Som hovedregel er det kun opplysninger som fyller kravene til å nekte innsyn som kan unntas, ikke hele dokumentet som inneholder slike opplysninger. 3.5 Språk, format, kopier Byggherren ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg fortrinnsvis utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør byggherren oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En papirkopi 3. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet-levert på cd 3.6 Adresse for levering/innsendelse av tilbud -Levering med bud: -Postforsendelse: Fet kommune Fet kommune v/servicetorget Postboks 100 Kirkeveien 85-Rådhuset 1901 FETSUND 1900 FETSUND

8 3.7 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt adresse, være stemplet med mottaksdato og tidspunkt, innen følgende frist: Kl 0900, den Det er ikke tilstrekkelig å vise til kvittering fra posten om at det er sendt før utløpet av fristen. Side Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt TIENBRÅTEN BARNEHAGE 3.9 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet Alternative tilbud Det er ikke anledning å inngi alternative tilbud i denne konkurransen 3.12 Deltilbud Det er ikke anledning å inngi deltilbud i denne konkurransen

9 3.13 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning 3.14 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. Side 9 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2

10 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Vedlegg 1.3 Side 10 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring Vedlegg 1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha kompetanse og erfaring som totalentreprenør, og ha utført oppdrag av samme kompleksitet/ vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. Oversikt over relevante oppdrag som foretaket har avsluttet i løpet av de siste fem årene, utfylt i vedlagte mal for referanseliste. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. Vedlegg 1.5 Foretaket skal ha systemer for kvalitetsstyring Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne Vedlegg 1.6

11 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Side 11 Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende følgende tiltaksklasser for funksjonene: SØK Tiltakskl. 2 ARK: PRO/KPR t.t.kl 2 RIB: PRO/KPR t.t.kl 2 RIE: PRO/KPR t.t.kl 3 RIV: PRO/KPR t.t.kl 2 RIBR: PRO t.t.kl 3 UTF: Tiltakskl. 2 KUT: Tiltakskl. 2 Gyldig bevis på sentral godkjenning for de aktuelle fagområdene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle fagområdene. Vedlegg 1.7 Spesielt for sprinkleranlegg Det kreves at foretaket er FG-sertifisert (FG-910) innen områdene PRO, UTF og KUT for automatiske slokkesystemer. Gyldig bevis på FG-sertifisering av foretak for automatiske slokkesystemer. Spesielt for brannalarmanlegg Det kreves at foretaket er FG-sertifisert innen områdene UTF og KUT Gyldig bevis på FG-sertifisering av foretak for automatiske brannalarmanlegg.

12 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud for automatiske brannalarmanlegg. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. Side 12

13 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Side 13 Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris -totalpris - timepriser - påslagsprosent 75 % 80 % 10 % 10 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner. Tilbudsbrev Svardokumentet Tilbudt prosjektorganisasjon - tilbudt organsisasjon/ personell sin dokumenterte kompetanse og erfaring fra gjennomføring og resultat oppnådd ved utførelse av tilsvarende oppdrag. 25 % 1. CV for sentrale medhjelpere i prosjektet. Det legges spesielt vekt på følgende roller: - Prosjektleder - Prosjekteringsleder - Anleggsleder CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag byggherre, størrelse, verdi, type/art og medarbeiderens rolle i referanseprosjekter. 2. Organisasjonsplan med angivelse av navn, funksjon og stillingsbrøk. 3. Referanser for tilbudt personell Det skal vedlegges skriftlige referanseuttalelser fra minst 3 oppdrag som vist til i referanselisten. Vedlegg 2.1

14 5.1 Evalueringsmetode På hvert av kriteriene vil tilbudene bli gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er beste karakter. Det beste tilbudet vil bli tildelt maksimal poengsum. Dersom tilbyder ikke har besvart eller levert dokumentasjon på et kriterium vil dette medføre tildeling av null poeng. Kvalitative kriterier gis poeng etter beste skjønn. For øvrige kriteriet beregnes det et nedtrekk i forhold til maksimal poengsum som tilsvarer avvik i prosent fra det beste pristilbudet (lineær metode). 100 % nedtrekk eller mer gir null poeng. Negative poeng benyttes ikke. Side 14 Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet, og disse vektede poengene summeres. Den tilbyder som har den høyeste poengsummen sammenlagt, vil bli tildelt kontrakt. Fet, den Fet kommune Bjørn Magne Bakken Eiendomssjef Jannicke Bergh Prosjektleder