Årsmøte i Oscarsborg Festnings Venner 2016

Transkript

1 Årsmøte i Oscarsborg Festnings Venner 2016 Innkalling til årsmøte 2016 Styrets årsberetning for 2015 Årsregnskap 2015 og revisors beretning Fastsettelse av kontingent Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år Valg iflg vedtektenes 6 Innkomne saker

2 Innkalling til årsmøte i OFV 2016 Det innkalles til ordinært årsmøte Torsdag 3. mars 2016 kl i Kommandantboligen Forsvarets Hus, Oscarsborg Festning Båtavgang Sundbrygga kl Vedlagt oversendes: Styrets årsberetning Revidert regnskap Styrets forslag til arbeidsplan 2016 Styrets forslag til budsjett 2016 Valgkomiteens innstilling ÅRSMØTE 1. Åpning v/lederen 2. Godkjenning av innkallingen 3. Godkjenning av dagsorden 4. Valg av møteleder 5. Dagsorden a. Valg av referent b. Valg av 2 representanter til å undertegne protokollen sammen med referenten c. Styrets årsberetning d. Årsregnskap og revisors beretning e. Fastsettelse av kontingent f. Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år g. Valg iflg. vedtektenes 6 h. Innkomne saker Etter årsmøtet blir det enkel servering. Etter årsmøtet fortsetter vi med et medlemsmøte med følgende temaer/saker: 1. Foredrag ved Torkil Baden Oscarsborg som krim Torkil Baden spekulerer om fortid og fremtid krig og opera, terror og menneskeskjebner i «Dødsborgen». 2. Orientering ved Kommandant Stein Erik Kirknes på Oscarsborg Festning 3. Orientering ved Tore Glenne om mulighetsstudie for utvikling av Oscarsborg festningsmuseum utarbeidet av Elena Kalnina og veien videre Styret ønsker alle OFV medlemmer velkommen, og vi håper på god oppslutning. Drøbak, 2. februar 2016 For styret i OFV Torild Stumo leder 2

3 Årsberetning for Oscarsborg Festnings Venner 2015 Styret Leder Nestleder Styremedlem/sekretær Styremedlem Styremedlem Styremedlem Revisor Dugnadsleder Valgkomite Kristoffer Grude* Torild Stumo* Rita Hirsum Lystad Kirsten Færgestad Hilde Herberg Espen Ege Christen Setsaas Jon Lundberget Halvor Glenne Mette-Lise Engh Torunn Mostrøm *Kristoffer Grude trakk seg som styreleder Torild Stumo trådte inn som styreleder fra Styret har fått bistand til medlemsregistrering og regnskapsføring fra Ole Veila. Styrets virksomhet Styret har hatt 10 styremøter i Kommandant Stein Erik Kirknes, museumssjef Per Egil Grimstad/fungerende museumssjef Bjørnar Granheim og festningsforvalter Merete Thorne møter fast. Styrets arbeid har vært konsentrert om foreningens virksomheter og arrangementer. Styrets leder har hatt løpende kontakt med kommandant, museumssjef og festningsforvalter. Oppfølging av strategiplan Styret har gjennomført drøfting av strategisk plan med mål om å revidere denne. Dette arbeidet er ikke ferdigstilt, og anbefales overført til neste periode. Strategiplanen er basert på OFVs vedtekter og vil være grunnlag for styrets årlige arbeidsplan som presenteres årsmøtet. 3

4 Styret har prioritert følgende arbeid i henhold til strategisk plan og handlingsplan for 2015: Oppfølging av strategiplan Avtale med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk om vedlikehold av avstandsmerker ikke avklart Salg av Verneplan, Oscarsborg forteller historie og Blücher bestilling på web Gjennomføring av medlemstreff og ball Utført praktiske oppgaver i forbindelse med arrangementer Utført oppgaver for Oscarsborg befestninger, herunder forstudie for utvikling av museet med følgende resultat: Mulighetsstudie for utvikling av Oscarsborg festningsmuseum utarbeidet av Elena Kalnina* Etablering av prosjekt. Etter avtale vedlikehold av uteområder i samarbeid med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, herunder hogst på Veisvingbatteriet *Mulighetsstudie for utvikling av Oscarsborg festningsmuseum utarbeidet av Elena Kalnina Bakgrunn Våren 2015 ble OFV invitert til Latvia for å gi råd rundt drift av en mulig venneforening i Cesis i Latvia. Kristoffer Grude og Tore Glenne representerte OFV i Latvia. Under besøket fikk OFV tilbud fra Elena Kalnina om å se på vårt museum på Oscarsborg. Kalnina er utdannet innen museumsformidling med lang erfaring fra tilrettelegging av utstillinger. Glenne og Grude takket ja til tilbudet og inviterte Kalnina til Oscarsborg. Under sitt besøk gjennomgikk hun utstillingene på Oscarsborg, hadde møte med bl a Forsvarsmuseet, Forsvarsbygg/Nasjonale festningsverk og kommandanten på Oscarsborg. OFV mottok mulighetsstudien primo juli Mulighetsstudien er finansiert med kr fra EU midler, kr fra Frogn kulturråd og noe bidrag fra OFV. Styret har opprettet et prosjekt bestående av Hilde Herberg (styrets representant), Tore Glenne (leder) og Ole Veila. På grunnlag av en høring til berørte parter og påfølgende drøfting i styret har prosjektgruppen kommet med en anbefaling for oppfølging av mulighetsstudien, slik: I forprosjektet vil vi prioritere elementene i rapporten, skissere endringer fra dagens utstilling, kalkulerer kostnader for endringene og vurdere hvordan endringene kan utarbeides og av hvem. Vi har satt en tidsramme på forprosjektet til 1/2 år. Vi ønsker å starte med følgende 2 deloppgaver som kan gjennomføres raskt; Oppgave 1: gjøre om kommandantrommet i museet hvor det settes inn audovisuelle utstyr for formidling av historien til de viktigste kommandantene. 4

5 Dokumentasjonen har vi allerede. Kostnadene her inklusive programmering er ca kr Oppgave 2: det settes inn audovisuelt utstyr med 55" skjerm i Østre hjørnekvadrant (ved inngangen til museet). Her skal det vises en oversikt over Oscarsborgs befestninger med kart, bilder, årstall etc fra alle anleggene. Utstyret skal kunne brukes av både guider og enkelt personer. Kostnadene her er beregnet å koste ca kr Ovennevnte 2 oppgaver kan gjennomføres raskt og gi et løft av museet allerede i vinter. For å kunne gjennomføre disse to oppgavene ber vi om at styret bevilger kr til dette av egne midler. OFVs midler er øremerket til bruk på festningen og formidling av dens historie. Dette er et prosjekt helt i tråd med formålet. Vi håper også at det kan skapes ny entusiasme blant OFVs medlemmer ved dette prosjektet. For å kunne finansiere flere endringer i museet, vil vi søke både DnB stiftelsen og Sparebankstiftelsen Østfold Akershus som begge har gaveformål som ligger innenfor vårt område. Vi søker om kr fra begge. PL Tore Glenne utformer søknadene som må underskrives og sendes ut av OFV v/leder. Styret har sluttet seg til prosjektgruppens anbefaling og bevilget kr Foreningens virksomhet Festningsballet Festningsballet ble gjennomført med ca. 60 deltakere. Det var en vellykket aften med taler, god middag, polonaise og dans. Kirsten Færgestad utnevnt til æresmedlem ved nestleder Torild Stumo 5

6 Medlemsaktiviteter Oppgaver for Oscarsborg befestninger september/oktober 15 Opparbeidelse av uteområdene på Veisvingbatteriet Det er gjennomført et stort dugnadsarbeid i forbindelse med rydding av uteområdene på Veisvingbatteriet. Dette ble gjort i forbindelse med avduking av benk til ære for Torstein Aamodt Medlemstreff Kommandantens sommermottakelse og medlemstreff for Oscarsborg Festnings Venner, i nydelige omgivelser i Kommandanthagen Sosiale medier Hjemmeside oscarsborgvenn.no har vært i aktiv bruk. Facebook-side ble opprettet og er i aktiv bruk. 6

7 Grasrotandelen Som medlem av Grasrotandelen mottok vi i 2015 kr ,- i bidrag fra Norsk Tipping. Vi oppfordrer alle medlemmene til å benytte denne mulighet til å støtte OFV ved tipping og lottospill, og ber om at man sprer informasjon til venner og kjente. Det ligger informasjon om Grasrotandelen på hjemmesiden. Praktiske oppgaver / deltakelse / representasjon Minnemarkering Markering for å minnes at det er 75 år siden angrepet på Norge, og 70 år siden frigjøringen. Forsvarsministeren talte, flott arrangement og guidede turer. 7

8 8

9 Mosesstafetten OFV stilte med stand, solgte bøker og vervet nye medlemmer. Medlemmer stilte seg til Kommandantens disposisjon Birger Eriksens grav, Æreskirkegården Vår Frelsers Gravlund Kristoffer Grude og Per Egil Grimstad nedla krans på vegne av OFV Minnemarkering ved Retterstedet, Håøya Kristoffer Grude med flere representerte OFV. 9

10 Festningsmarsjen OFV stilte med stand, solgte bøker og vervet nye medlemmer. Medlemmer stilte seg til Kommandantens disposisjon. Stand på Sundbrygga Kommandantens sommermottakelse Kommandantens sommermottakelse og medlemstreff for Oscarsborg Festnings Venner, i nydelige omgivelser i Kommandanthagen på Oscarsborg Festning. En kvintett fra Stabsmusikken spilte Gardens dag OFV var representert Oscarsborg Operaen premiere OFV var representert Avduking av benk til ære for Torstein Aamodt ved Veisvingbatteriet. Rita Hirsum Lystad deltok på vegne av OFV Forsvarsbygg, FAKT og hotellet Julelunsj Torild Stumo og Hilde Herberg representerte OFV. Medlemstall Status ved utgangen av 2015 var medlemstallet: Totalt antall er: 492 Som fordeler seg slik: Familie 430 Bedrift 9 Borgenansatte 6 Livsvarige 32 Æresmedlemmer 15 Av disse 492 er det kun 256 som har betalt kontingent for Å få alle til å betale for 2016, samt å verve flere medlemmer, må derfor være et prioritert mål i Prosjektgruppe bestående av Ketil Steine, Øivind Edsem og Ole Veila vil forestå arbeidet. 10

11 Oppsummering 2015 har vært preget av opparbeidelse av uteområdene på Veisvingbatteriet, oppfølging av styrets strategiplan, oppfølging av mulighetsstudie for utvikling av Oscarsborg festningsmuseum utarbeidet av Elena Kalnina og deltakelse på ulike aktiviteter. Takk til alle aktive medlemmer og til alle som ikke alltid kan delta, men som gjennom sitt medlemskap støtter foreningen og dens formål. Vi takker også for et utmerket samarbeid med kommandant Stein Erik Kirknes, Oscarsborg Festningsmuseum ved Per Egil Grimstad og Bjørnar Granheim og guidene, festningsforvalter Merete Thorne og øvrige medarbeidere og kontakter på Festningen. Drøbak, 2. februar 2016 For styret Torild Stumo styreleder (s) 11

12 Årsregnskap Tekst Regnskap Budsjett Regnskap Avvik Buds/Res. INNTEKTER Medlemskontingent Boksalg Kulturrådet Annonser/Grasrotandel Diverse inntekter 0 0 SUM INNTEKTER KOSTNADER 0 Medlemsmøter, Årsmøte Styremøter Ball Hjemmeside Medlemsservice/Sendregning Kontorutgifter/porto Trykksaker/Brosjyrer/Vervematr Diverse utgifter/blomster/ Prosjekter Festningsmuseet Naustet Innkjøp bøker/frakt & Porto års jubileum Datautgifter apr 0 0 festningsmarsjen/mosesstafetten Omkostninger Uspesifisert. Mangler bilag SUM KOSTNADER RESULTAT Renter Årsresultat Bankbeholdning Drift Sparing pr pr Bevegelse Avstemming saldo bank Total bevegelse Resultat Differanse Inntektsført 2016 men inn bank Differanse/øreavrunding 0 12

13 Revisors beretning Fra: Advokat Sendt: 2. februar :08 Til: Rita Hirsum Lystad Kopi: Emne: Revisjonsrapport Hei. Regnskapet for Oscarsborg festnings venner for 2015 er revidert og funnet i overensstemmelse med lov, retningslinjer og god regnskapsskikk. Det er positivt at prosjektene føres som egne konto for oversiktens skyld. Budsjettoverskridelsene i 2015 kunne vært styrt bedre ved aktiv bruk av budsjettet gjennom hele året ved delregnskap / statusrapporter, flere ganger i året samt aktivt spesifiserte bilag i henhold til regelverket. Regnskapet for 2015 godkjennes for fremleggelse på årsmøtet Med vennlig hilsen Christen M. Setsaas advokat Sentralbord Mobiltelefon Rådhusplassen 29-31, 1430 ÅS Postboks 64, 1431 ÅS christen@setsaaseiendom.no 13

14 Fastsettelse av kontingent Kontingenten foreslås endret fra kr. 200 til kr Begrunnelse: Kontingenten har stått uendret i en årrekke. Orientering om styrets planer og budsjett for kommende år Styrets forslag til arbeidsplan 2016 Oppfølging/revisjon av strategiplan Oppfølging av samarbeid med Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU) om masteroppgave Kommandanthagen Fortsette arbeidet med kartlegging og istandsettelse av avstandsmerk(er) i samarbeid med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk Avtale med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk om vedlikehold av avstandsmerker Salg av Verneplan, Oscarsborg forteller historie og Blücher Utføre praktiske oppgaver i forbindelse med arrangementer Utføre oppgaver for Oscarsborg befestninger, herunder prosjekt for utvikling av Oscarsborg festningsmuseum Etter avtale vedlikehold av uteområder i samarbeid med Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, herunder hogst på Heer skanse, Kringerud Mitraljøsestasjon, Seiersten skanse, Veisvingbatteriet, Kopås og Husvik etter behov Medlemstreff i forbindelse med Fyrverkerikonsert på Karljohansvern Verft i Horten kl Planlegge ball 2017 Det er opp til nytt styre hvilke saker som skal prioriteres. Styrets forslag til budsjett 2016 Tekst Regnskap Budsjett INNTEKTER Medlemskontingent Boksalg Kulturrådet Annonser/Grasrotandel Diverse inntekter 0 0 SUM INNTEKTER

15 KOSTNADER Medlemsmøter, Årsmøte Styremøter Ball Hjemmeside Medlemsservice/Sendregning Kontorutgifter/porto Trykksaker/Brosjyrer/Vervematr Diverse utgifter/blomster/ Prosjekter oppgradering Museet Naustet Innkjøp bøker/frakt & Porto års jubileum 0 0 Datautgifter apr 0 0 Festningsmarsjen/Mosesstafetten Omkostninger Uspesifisert. Mangler bilag 0 0 SUM KOSTNADER RESULTAT Renter Årsresultat Bankbeholdninger Driftskonto Sparekonto Sum Beholdning pr Budsjettert bevegelse Budsjettert beholdning pr

16 Valg Valgkomiteens forslag til nytt styre i Oscarsborg Festnings Venner Navn Funksjon Periode Kommentar Torild Stumo Leder 2016 Erstatter Kristoffer Grude Rita Hirsum Lystad Styremedlem år igjen Hilde Herberg Styremedlem år igjen Kirsten Færgestad Styremedlem Gjenvalg Espen Ege Styremedlem Gjenvalg Nils Einar Nesdam Styremedlem Ny Revisor: Christen Setsaas Drøbak, Halvor Glenne (s) Mette Lise Engh (s) Torunn Mostrøm (s) Styrets forslag til valgkomite Styret innstiller følgende kandidater til valgkomiteen for perioden : Øyvind Edsem Bjørn Bakke Torunn Mostrøm (ikke på valg, valgt for perioden ) Drøbak, 2. februar 2016 For styret Torild Stumo (s) Styreleder Innkomne saker Ingen saker. 16