Budsjett 2016 kommunale barnehager - tildeling, justering og rapportering - regler for avregning 2016

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Rundskriv Rundskriv nr.: 14/2016 Dato: 10. februar 2016 Saksnr.: Saksbehandler: TDKN Emnekode: ESARK-20 Til kommunale barnehager Budsjett 2016 kommunale barnehager - tildeling, justering og rapportering - regler for avregning 2016 Budsjettet bygger på tildelingsmodell for kommunale barnehager og er tildelt på grunnlag av årsmelding per Overordnede prinsipper 1.1 Rammebudsjettering Den enkelte barnehage er for 2016 tildelt en totalramme på tjenestene og 22110, fordelt på artene Andre driftsutgifter, Egenandeler (matpenger), Foreldrebetaling, / Husleie/Internleie og Energi. Videre detaljering Barnehagen foretar selv den videre detaljering av totalrammen. Økonomirådgiver bistår enhetsleder med å detaljere budsjettet på de ulike artene (lønn, andre driftsutgifter, osv.) på bakgrunn av uttrekk fra lønnssystemet, Agresso og ut ifra øvrige kunnskaper om driften. Rammen kan sees under ett Så lenge punktene 4.1, 4.2 og 5.1 følges, kan barnehagene etter eget valg omdisponere innenfor nettorammen for tjenestene og unntatt husleie, internhusleie og energi. Barnehagene vil måles på avvik i forhold til netto budsjettramme. 2. Tildelingsmodellen For de kommunale barnehagene er det ingen endring i tildelingsmodellen. Som tidligere tildeles et budsjett til opphold og areal. Tildelingen bygger på fjorårets sats korrigert med endring i pensjon og årsvirkningen av fjorårets lønnsoppgjør. Ved tildelingen av budsjett til de kommunale barnehagene for 2016 er prinsippet om utgiftsutjevning av lønn gjennomført med full virkning.

2 Utgiftsutjevning lønn Utgiftsutjevning av lønn gjøres ved at det beregnes gjennomsnittslønn for hver enkelt barnehage basert på faktiske utgifter på artene for tjenesten i lønnssystemet februar For alle de kommunale barnehagene beregnes det samlet en gjennomsnittslønn som gis indeks 1 (100 %). Gjennomsnittslønnen for hver enkelt barnehage måles så opp mot gjennomsnittet for alle de kommunale barnehagene, og tilordnes en indeks som reflekterer om den enkelte barnehage har gjennomsnittslønn over eller under det kommunale gjennomsnittet. En barnehage med indeks 1,02 har en gjennomsnittslønn som er 102 % av det kommunale gjennomsnittet (dvs. høyere), mens en barnehage med indeks 0,98 har en gjennomsnittslønn som utgjør 98 % (dvs. lavere) av snittet. 90 % av tildelingen til opphold og areal antas å utgjøre lønn, og det er denne delen som er korrigert med lønnsindeksen. Utgiftsutjevning av lønn vil gi størst rammeøkning for barnehager med høyt utdanningsnivå og/eller lang ansiennitet i personalet, og størst rammereduksjon for barnehager med lavt utdanningsnivå og/eller kort ansiennitet i personalet Pensjonssats BKP for 2016 Pensjonssatsen i Bergen kommunale pensjonskasse for 2016 er 16,15%. Tildelingssatsene for 2016 tar hensyn til endringen i pensjonsutgifter Særskilt om forutsetninger i budsjettet for 2016 Forholdstallet mellom stort og lite barn, fastsatt av Kunnskapsdepartementet til 1,8 i 2011, videreføres i Prinsippet for tilskuddstildelingen er at alle barnehagene skal ha finansiert 2 årskull med små barn og 3 årskull med store barn. Fra og med 2015 er det ingen telling gjennom året. Vi sier litt enkelt at treåringene regnes som små hele året. Det som skjer på høsten er at 3- åringene overtar tilskuddet for førskolebarna som slutter i juni, mens de nye små barna som starter i august overtar småbarnstilskuddet som 3-åringene hadde før sommeren. Ved store endringer i løpet av året vil den reelle barnegruppen legges til grunn for tilskuddsberegningen. Se punkt 2.4 om endringer i barnetallet i løpet av året. Satsene per heldagsplass i 2016 inkluderer forventet prisvekst på 2,1 %. I satsen ligger overheng og glidning fra Lønnsoppgjøret for 2016 vil bli lagt inn i budsjettet til barnehagene når oppgjøret er klart. Kostnader til mat i barnehagen er inkludert i satsen for opphold. Satsen for matpenger er økt fra kr 210 til kr 215 per måned. Foreldrebetalingen for 2016 er satt til kr 2655 pr måned. Omfordelingsmidler tildeles som en del av vedtatt budsjett etter spesifikke kriterier som nevnt i punkt 2.3 under. Brukertjenesten/vaktmester I samarbeid med EBE (etat for bygg og eiendom) ble det i 2015 utarbeidet en modell for timetall per uke, som barnehagene tildeles til brukertjenester (vaktmestertjenester). 2 av 6

3 Tjenesten er basert på 48 uker for alle barnehagene, med unntak for barnehager som har delårsdrift. Budsjett for brukertjenesten er trukket i budsjettrammen til den enkelte barnehage og beløpet fremkommer på tildelingsarket som barnehagen får tilsendt. EBE har i forbindelse med årets budsjettildeling gjennomgått og bekreftet at timetildelingen som ble gjort i 2015 samsvarer med det antall timer brukertjeneste som utføres ved barnehagene Omfordelingsmidler tildeling utenfor modellen Enkelte barnehager påvirkes av "forhold utenfor styrers kontroll" som, sammenlignet med de øvrige barnehagene, representerer en driftsulempe for den aktuelle barnehagen. Det har derfor blitt etablert en egen ordning med omfordeling av ressurser utenom den ordinære tildelingsmodellen. En arbeidsgruppe bestående av representanter for de kommunale styrerne, økonomiservice, områdeledergruppen, fagavdelingen samt økonomiseksjonen, arbeidet i løpet av høsten 2011 frem hvilke kriterier som skal vurderes i tildelingen av omfordelingsmidler. Den samme arbeidsgruppen har også konkludert med at tildeling hovedsakelig skal gjøres som en del av vedtatt budsjett. Identifisering av aktuelle barnehager og fastsetting av beløp er derfor allerede foretatt av økonomisjef og en områdeleder i samråd med økonomiservice og fagavdelingen. Det innebærer at det i 2016 vil være begrenset mulighet til å søke om tildeling fra omfordelingsmidlene. Kriteriene inkludert kompensasjonsbeløp (hvis forhåndsdefinérbare) er som følger: i) Byggets beskaffenhet - beløp fastsettes individuelt for hver barnehage. ii) Barnehagens størrelse - barnehager med kun 1 eller 2 avdelinger mottar kr, 3-avdelingsbarnehager uten ledig areal mottar kr. iii) Barnehager i flere bygg - tildeles kr per barnehage (ikke per bygg) iv) Familiebarnehager - kompensasjon tildeles med utgangspunkt i foregående års tildeling og regnskap. Ved vesentlige endringer i forutsetningene, kan etterjustering vurderes. v)mentormidler små barnehager (under fem avdelinger eller 73 enheter) som har inngått avtale om mentoring, får dekket deler av kostnadene, kr, fra omfordelingsmidlene. Omfordelingsmidlene tildeles som en del av vedtatt budsjett. Spesifikasjon av tildelt beløp fremkommer på tildelingsskjemaet. 2.4 Endringer i barnetall i løpet av året Som følge av at Byrådet opphevet de lokale retningslinjene for tellerapportering fra og med 2015, vil det ikke bli gjennomført tellerapportering gjennom året. Ved store aktivitetsendringer vil en vurdere å justere barnehagens budsjett. 3 av 6

4 Opprettelse eller nedleggelse av avdeling eller større gruppe er eksempel på en store aktivitetsendring. Kommunen kan ikke fastsette en fast grense for hva som er store aktivitetsendringer, da dette er en konkret vurdering som skal gjøres på bakgrunn av den enkelte endring. Rapportering av store aktivitetsendringer skal skje til økonomiseksjonen med kopi til Fagavdelingen ved seksjon barnehage. Spørsmål og avklaringer rundt store aktivitetsendringer gjøres til økonomiseksjonen. 3. Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at gjeldende arts- og tjenestekontoplan følges, jfr. Økonominett. Ta kontakt med økonomirådgiver eller økonomiseksjonen dersom det er tvil om hva som er den gjeldende kontoplanen. Gjennom KOSTRA, kommune- og statsrapportering, måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med å budsjettere og kontere utgifter på riktig art og tjeneste. Vi minner om at tjeneste Førskolearealer omfatter alt som har med bygget å gjøre: renhold, energi, kommunale avgifter, internleie/husleie. Da noen justeringer/korrigeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. Ved avregningen for 2016 er det i utgangspunktet resultatenhetenes regnskaper ved årsskiftet for tjenestene og som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer, uavhengig av om regnskapene skulle inneholde feilføringer. 4. Nærmere om budsjettfordelingen 4.1. Tjeneste Barnehage I henhold til Forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager er tilskuddet til en ikkekommunal barnehage begrenset oppad til det antall barn det er plass til innenfor barnehagens godkjenning. Det samme prinsipp legges til grunn også for kommunale barnehager. Barnehagene skal budsjettere med de oppgitte beløp for egenandeler (matpenger) og foreldrebetaling. Eventuelle endringer i egenandeler og foreldrebetaling på grunn av store aktivitetsendringer, vil bli reflektert i en evt ny budsjettildeling Tjeneste Førskolearealer Barnehagene får tildelt budsjett til internleie/husleie. Det tildelte budsjettet i rammen kan ikke endres av den enkelte barnehage. Internleien og eksternleien er i hovedsak budsjettert på grunnlag av regnskapsført beløp i januar Beløpet er prisjustert. Budsjettet for disse postene vil bli korrigert i samsvar med bokførte utgifter ved årets slutt. Regnskapsførte utgifter til energi i 2015 er lagt til grunn ved detaljeringen av budsjettet for Budsjettet for energi tildeles som en separat del av arealtilskuddet, og er spesifisert under internleie/husleie på tildelingsskjemaet. Ved årsslutt vil hver enkelt barnehage bli budsjettjustert for å bringe budsjettet i samsvar med regnskapsførte utgifter. Barnehagene skal derfor ikke melde avvik på internleie, husleie eller energi gjennom året. 4 av 6

5 4.3 Tjeneste Tospråklig assistanse Barnehager som har søkt om og fått tilsagn om midler til tiltak der de minoritetsspråklige barna er i flertall, vil ikke få midler til dette som en del av rammen, men blir budsjettjustert i løpet av våren på tjeneste Se punkt 7 siste avsnitt vedr. avregning av denne tjenesten. 4.4 Andre tjenester Barnehager som får tildelt midler på andre tjenester enn de som er nevnt over, etter søknad eller ved direkte tildeling, skal regnskapsføre utgifter/inntekter til de aktuelle tiltakene på samme tjeneste som midlene er tildelt til. Det forutsettes at den tildelte rammen overholdes. 5. Justeringer av budsjettet 5.1. Justeringer av budsjett innenfor tildelt nettoramme I henhold til administrativt delegasjonsreglement er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter, og budsjettjusteringer mellom tjenester i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning. For barnehagene innebærer dette at de kan budsjettjustere bare mellom tjenestene og Eventuelle midler tildelt på andre tjenester, kan ikke omfordeles. Økonomiservice vil bistå barnehagene ved arts- og tjenestedetaljering av totalrammen, eller dersom en ønsker å omdisponere mellom arter og tjenester. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. Internleie, husleie og energi kan ikke omdisponeres, men må legges inn i henhold til tildelt budsjettramme og vil bli budsjettjustert basert på regnskapsførte kostnader ved årsslutt Justeringer som medfører endring av nettorammen Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte barnehage kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrativt delegasjonsreglement, eller som følge av vedtak fattet av byrådet eller bystyret. Det vil bli gitt melding på e-post om alle budsjettjusteringer, og de vil fremkomme i Agresso i BUE-rapporter Avregning 2015 overføring/trekk til 2016 Avregning 2015 overføring/trekk til 2016 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) og mindreforbruk (budsjettøkning) vil bli innlest på art Andre driftsutgifter. Det vil bli gitt melding per e-post når budsjettjustering er gjennomført. Mindreforbruk på tjenesten vil ikke være med i avregningen. Et det brukt mer på tjenesten enn tildelte midler så vil dette merforbruket være med i avregningen. 5 av 6

6 6. Økonomirapportering Barnehagene sender etter månedsavslutning inn en kvalifisert prognose til Økonomiservice via prognoseverktøyet i Agresso i henhold til gjeldende rapporteringsfrister. Rapporteringskalender for 2016 finnes på Økonominett. 7. Avregning og overføring av mer-/mindreutgifter til 2017 Retningslinjene fra 2015 videreføres i Dette innebærer: Ubrukte statlige midler mottatt og inntektsført i 2016, til bruk i 2016, skal avsettes til bundne fond. Med utgangspunkt i avsluttet årsregnskap vil barnehagene bli avregnet med inntil 1,5 % av den justerte brutto budsjettrammen for tjenestene og For oppveksttunene vil dette være summen av justert barnehage- og skoleramme. Tildelte midler på tjenesten skal bare brukes til formålet og evt. mindreforbruk vil trekkes tilbake. Derfor vil et mindreforbruk på denne tjenesten ikke være med i avregningen. Et det brukt mer på tjenesten enn tildelte midler så vil dette merforbruket være med i avregningen. 8. Barnas byrom sikkerhet på kommunens lekeplasser Kompetansesenteret for sikkerhet på kommunens lekeplasser (med organisatorisk tilhørighet under Grønn etat), Barnas byrom, kontrollerer, gir råd og veileder skoler og barnehager i spørsmål knyttet til barns sikkerhet på kommunens lekeplasser. Den enkelte barnehage kan benytte disse tjenestene vederlagsfritt da kostnadene er dekket sentralt. Generelt Bergen Kommune vil også i 2016 være preget av å være i en utfordrende økonomisk situasjon. Dette fordrer at den restriktive linjen knyttet til ansettelser, reiser, seminarer og konsulentbruk i den enkelte resultatenhet videreføres, jf. rundskriv Anne-Marit Presterud Kommunaldirektør Christian Fredrik Hjemmen Økonomisjef 6 av 6