FORVALTNINGSREVISJON. Forvaltning av utleieboliger ORKDAL KOMMUNE

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltning av utleieboliger ORKDAL KOMMUNE SEPTEMBER 2012

2 - UTLEIEBOLIGER - 2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Orkdal kommunes kontrollutvalg i perioden fra mai til september Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Frode Singstad /s/ Marianne Oddan /s/ Prosjektmedarbeider - UTLEIEBOLIGER - 3

4 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Orkdal kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ledelse og ansatte. Vi har vurdert to problemstillinger i undersøkelsen. Disse tar for seg om eiendomsforvaltningen av utleieboliger er i samsvar med vedtatte målsettinger og om kommunens forvaltning av utleieboliger er i samsvar med innbyggernes behov. Vi har i første problemstilling vært opptatt av hvordan eiendomsforvaltningen er generelt og spesielt for utleieboligene i kommunen. For å besvare dette har vi sett på kommunens systematiske arbeid med forvaltning, drift og vedlikehold av utleieboligene. Vi har følgende konklusjon på første problemstilling: Orkdal kommune har fastsatt målsettinger for eiendomsforvaltningen og utleieboligene og det rapporteres systematisk om tilstand og behov for vedlikehold av bygningsmassen. Dette viser at kommunen har oversikt over tilstand og behov for eid bygningsmasse, noe som er i samsvar med anbefalingene i NOU om Velholdte bygninger gir mer til alle. Det er et forbedringspotensial i forvaltningen av bygningsmassen som omhandler det å ha en god oversikt over arealbruken i kommunen, noe som også er anbefalt i overnevnte NOU. Etablering av nøkkeltall for arealbruk gir mulighet for å analysere effektiviteten av denne, noe som er viktig når vedlikeholdsnivået er lavt og bygningsarealet øker, for å bevare verdien i disse. Det er vårt inntrykk at kommunen ikke klarer å følge opp målsettingen om å opprettholde opprinnelig standard i bygningsmassen med dagens vedlikeholdsnivå. Dette begrunnes i lavt vedlikeholdsnivå og et vedlikeholdsetterslep over år. Vedlikeholdsnivået på utleieboligene er lavere enn hos den øvrige bygningsmassen og bruken av disse medfører noe ekstra vedlikehold utover planlagt ordinært vedlikehold. Dette skaper ytterligere utfordringer med å opprettholde verdien til denne bygningsgruppen. Kommunen ser ut til å ivareta en minstestandard for utleieboligene, samt å følge opp pålegg knyttet til disse i dag. - UTLEIEBOLIGER - 4

5 Tall fra regnskapet viser at inntekter for utleieboliger er høyere enn utgifter. Det er vårt inntrykk at disse brukes til annen drift i tekniske tjenester. Nøkkeltall viser at Orkdal som de fleste andre kommuner har høyere inntekter enn utgifter for sine utleieboliger. Nøkkeltallene viser også at Orkdal har en høy andel utleieboliger sammenlignet med andre. Vi har i problemstilling to vært opptatt av kommunens tilbud av utleieboliger og det boligsosiale arbeidet som ligger til grunn for dette. Vi har også sett på hvordan man legger til rette for å bruke de statlige virkemidler med det formål å gi muligheten til å eie egen bolig isteden for å leie. Vi har følgende konklusjon på problemstilling to: Trykket på de kommunale utleieboligene i Orkdal er stort, og det er langt større etterspørsel enn kommunen klarer å innfri. Kommunen samarbeider i liten grad med private boligsammenslutninger om tilbud av utleieboliger. Denne undersøkelsen tyder på at Orkdal kommune kan tjene på å forankre det boligsosiale arbeidet bedre i overordnede planer, for å gi strategiske, langsiktige føringer å jobbe etter i den løpende forvaltningen av utleieboligene. Å utarbeide strategiske føringer i det boligsosiale arbeidet er også anbefalt i NOU: Rom for alle, En sosial boligpolitikk for framtiden. Vi har inntrykk av at kommunen har laget et godt system rundt behandlingen av søknader om utleiebolig, og at det brede sammensatte bolig- og husbankteamet sikrer at mange viktige hensyn ivaretas i disse vurderingene. Selve tildelingen skjer i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Utleieboligene i Orkdal er i praksis langtidstilbud, og kommunen bruker ikke tidfestede kontrakter. Vi konkluderer med at kommunen har potensiale for å jobbe mer strategisk for å sikre gjennomstrømning i boligmassen, blant annet ved å vurdere tidsperspektiv ved inngåelse av alle leieforhold. På samme måte har vi grunn til å tro at kommunen har et potensiale i å bruke de statlige virkemidlene (Husbank-midlene) mer strategisk, for å motivere leietakere til å komme seg over i eid bolig. - UTLEIEBOLIGER - 5

6 Vi anbefaler følgende: vurdere å etablere system for analyse av arealbruk i kommunen vurdere tiltak for å sikre at opprinnelig standard i bygningsmassen opprettholdes vurdere om det boligsosiale arbeidet har tydelig nok forankring i de kommunale planene, hvor det å legge strategiske føringer er viktig vurdere muligheten for ytterligere strategisk bruk av de statlige virkemidlene for å motivere leietakere til å eie bolig selv vurdere i større grad å stimulere til gjennomstrømning i boligmassen, for eksempel ved å vurdere tidsaspektet konkret ved inngåelse av leiekontrakter - UTLEIEBOLIGER - 6

7 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bestilling Saksutredning Kommunal eiendomsforvaltning og utleieboliger Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstilling Kriterier Metode Eiendomsforvaltning av utleieboliger Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Utleieboliger til innbyggerne Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...44 Vedlegg 1 - Rådmannens høringssvar...46 Vedlegg 2 - Oversikt over kommunens utleieboliger UTLEIEBOLIGER - 7

8 1. Innledning Revisjon Midt-Norge mottok bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til utleieboliger i Orkdal kommune i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir kort bakgrunnsinformasjon om eiendomsforvaltning og utleieboliger nasjonalt og lokalt i kommunen. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon 2010/ har kontrollutvalget i kommunen bestilt en forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning med hovedfokus på utleieboliger i sak 4/12 i møte den hvor de fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltning og utleieboliger. Revisjon Midt-Norge var til stede under behandlingen av saken og noterte kontrollutvalgets momenter og den ønskede spissingen av undersøkelsen. Bestillingen omhandlet å se nærmere på vedlikehold av utleieboligene samt om kommunen har nok utleieboliger til sine innbyggere. En skisse ble utarbeidet basert på kontrollutvalgets innspill og oversendt til kontrollutvalget for behandling den sak 11/12, kontrollutvalget sluttet seg til den fremlagte skissen. 1.2 Saksutredning I saksutredningen vises det til kommunens handlingsplan med tilhørende nøkkeltall, som viser at Orkdal kommune ikke bruker mindre enn sammenlignbare kommuner til vedlikehold. Likevel anslås det at de årlige kostnader burde vært økt med mellom 3,5 mill. og 7,8 mill. kr for å komme på ønsket nivå for å opprettholde de bygningsmessige verdier. En samlet oversikt over grunnlagsinformasjon for eiendomsdriften er satt opp i tabellform i vedlegget til handlingsplanen i følge saksutredningen. I saksutredningen vises det også til at kommunen har utarbeidet en egen rapport, datert , som gir en oversikt over vedlikeholds- og utviklingsbehov for kommunale bygg i perioden Det fremgår av rapporten at etterslepet av vedlikeholdet er stort og at det har utviklet seg negativt de siste årene, selv om en i 2009 brukte mye ekstra på vedlikehold pga. finanskrise og økte statlige tilskudd. Oversikten viser at kommunen synes å ha en totaloversikt over eid bygningsmasse. 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2011/2012, vedtatt av Orkdal kommunestyre i sak KS-32/2010 på møte den UTLEIEBOLIGER - 8

9 1.3 Kommunal eiendomsforvaltning og utleieboliger Nedenfor viser vi til nasjonale føringer for eiendomsforvaltning og utleieboliger spesielt. Avslutningsvis gis det en beskrivelse av organisering og forvaltning av utleieboliger i Orkdal kommune Nasjonalt Norske kommuner og fylkeskommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. Bygningsmassen er en avgjørende innsatsfaktor for all kommunal tjenesteyting % av kommunenes budsjetter går med til å huse den kommunale virksomheten. Som for en del av samfunnets øvrige infrastruktur, er det ved flere anledninger påpekt mangelfullt vedlikehold og store oppgraderingsbehov knyttet til skolebygg, aldershjem og barnehager. En rapport utarbeidet av Multiconsult høsten 2008 estimerte oppgraderingsbehovet til rundt 60 milliarder kroner for hele landet. Rapporten viser til at en rekke kommuner (fylker) har tatt tak i utfordringer knyttet til vedlikehold og klart å snu dårlige trender, og etter hvert hevet tilstanden på bygningsporteføljen. Suksesskriteriene er, ifølge rapporten å definere/etablere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen, samt å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen og etablere system for kartlegging av tilstanden til eiendommene. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at det prioriteres ut fra dette. NOU 2011:15, Rom for alle boligpolitikk for framtiden, synliggjør at enkelte, av ulike årsaker, ikke har fått ta del i den generelle velstandsøkningen i Norge. Ikke minst er dette synlig innenfor boligpolitikken. I tillegg vises det til at demografiske endringer i årene fremover tilsier at det blir flere eldre, personer med redusert funksjonsevne, unge i etableringsfasen, flyktninger, hjemløse og økonomiske vanskeligstilte generelt i landet som øker behovet for boliger. I utredningen vises det også til at Riksrevisjonen i 2008 rettet kritikk mot innsatsen overfor vanskeligstilte i boligmarkedet. Det ble pekt på mangler med den statlige styringen og den kommunale gjennomføringen av den sosiale boligpolitikken som kommunene har ansvaret for Orkdal kommune Kommunens eiendomsmasse består i all hovedsak av skoler, barnehager, sykehjem og aldershjem, boliger, samt administrasjons- og kulturbygg. Ansvaret for - UTLEIEBOLIGER - 9

10 eiendomsforvaltningen i kommunen er lagt til tekniske tjenester som har ansvar for å opprettholde en bygningsmasse tilpasset kommunens behov og målsettinger. I rådmannens notat handlingsplan vises det til at det er totalt 232 kommunalt disponerte boliger i 2010, dette er både eide og innleide boliger. En nærmere oversikt over kommunens utleieboliger, juni 2012, er synliggjort i rapportens vedlegg 3. Søknader for kommunale utleieboliger behandles av bolig- og husbankteamet som gir tilsagn eller avslag på denne. På kommunens hjemmeside beskrives kriterier for tildeling av kommunale boliger: Søkere må være bosatt i Orkdal kommune i det siste året, uten egen bolig og være 18 år på søknadstidspunktet. Søkere som oppfyller sosialt og medisinsk grunnlag jf. hjemmel i lov om sosiale tjenester hvor det legges vekt på søkere med barn, behov for bolig ut fra medisinske årsaker, behov for endret bomiljø av hensyn til søkerens barn og bolig må være egnet for søker. Kommunale arbeidstakere kan også søke som en del av kommunens arbeidsgiverpolitikk. En boligsosial handlingsplan for Orkdal kommune ble vedtatt av kommunestyret i sak 135/07. Der ble spørsmålet om boliger for vanskeligstilte vurdert og man fattet en visjon om at alle skal kunne bo godt og trygt i kommunen. Det ble opplistet flere tiltak i den boligsosiale handlingsplanen fra 2007 for å gi alle et godt og trygt sted å bo Administrativ organisering Kilde: Handlingsplan og budsjett UTLEIEBOLIGER - 10

11 I handlingsplanen vises det til at Orkdal kommune innførte en såkalt tonivå-modell. Modellen gir økt delegering av driftsmyndighet til de tjenesteytende enhetene. Fra 2012 har kommunen 18 resultatenheter som rapporterer direkte til rådmannsnivået. Det er 2 sentrale ledergrupper i kommunen. Overordnet ledergruppe består av rådmann, to assisterende rådmenn og plan- og forvaltningssjef. Driftsledergruppen består av overordnet ledergruppe og enhetslederne. Ansvaret for forvaltning av utleieboliger er lagt til følgende administrative enheter i kommunen: Administrativ enhet for Tekniske tjenester har ansvar for drift, renhold og vedlikehold av kommunale bygg og utleieboliger. Helse og familie har ansvar for bolig- og husbanktjenester og boliger til rus og psykiatri. Hjemmetjenesten har ansvar for omsorgsboliger. Kvalifisering og arbeidstrening har ansvar for bosetting av flyktninger samt NAV har ansvar for økonomisk vanskeligstilte og for å bosette de som ikke klarer å skaffe seg bolig selv, deriblant flyktninger. Det er etablert et bolig- og husbankteam som fungerer som rådgivende organ for ansvarlige enhetslederne ved tildelingssaker. Rådmannen har, i samarbeid med fylkesdirektøren i NAV bedt de kommunale enhetene å se på muligheten for ny organisering med mål om å samle flyktningarbeidet under ett ansvarsområde, dette arbeidet er ikke ferdigstilt. - UTLEIEBOLIGER - 11

12 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensning Forvaltningsrevisjonen skal i følge bestillingen ha et generelt fokus på eiendomsforvaltning og spesielt blikk på utleieboliger i kommunen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen dette området kan belyses fra flere innfallsvinkler. Vi finner det hensiktsmessig i samråd med kontrollutvalget å avgrense undersøkelsen til å omhandle kommunens forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av utleieboliger, og om kommunen har utleieboliger å tilby innbyggere med behov for dette, noe som besvarer kontrollutvalgets bestilling. Begge problemstillingene vil ha et systemfokus da det ikke har vært ressurser til å fokusere på brukerperspektivet av boligene i denne undersøkelsen. 2.2 Problemstilling Ut fra det ovenstående er følgende problemstillinger besvart i undersøkelsen: 1. Er eiendomsforvaltningen av utleieboliger i samsvar med vedtatte målsettinger? Her har vi sett om kommunens målsettinger følges opp for utleieboligene for å sikre at opprinnelig standard utvikles i tråd med tekniske behov og nye forskriftskrav. Vi har også hentet inn kommunens vurderinger av eventuell ledig bygningsmasse. I tillegg gis det en regnskapsoversikt over inntekter og utgifter for utleieboliger og en oversikt fra KOSTRA nøkkeltall for kommunens utleieboliger sammenlignes med andre kommuner. 2. Forvalter kommunen utleieboliger i samsvar med innbyggernes behov? I denne problemstillingen har vi sett om utleieboligene er tilpasset kommunens behov og om tildeling av utleieboliger er av kortsiktig varighet. Vi har også hentet inn data om behovet for kommunale utleieboliger. I tillegg har vi sett på hvordan startlån/bostøtte/tilskudd forvaltes i kommunen. Kommunens samarbeid med andre boligsammenslutninger for å tilby utleieboliger belyses i noen grad i denne problemstillingen. Nøkkeltall fra KOSTRA gir også relevant tilleggsinformasjon i denne problemstillingen. 2.3 Kriterier For begge problemstillingene vil kriterier om kommunens ansvar for å skaffe bolig til vanskeligstilte personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet, jf. lov om - UTLEIEBOLIGER - 12

13 sosiale tjenester være kriterier i undersøkelsen. I tillegg skal kommunen medvirke til å skaffe personer med behov for boliger med særlig tilpasning og med hjelpe- og vernetiltak på grunn av alder, funksjonshemming eller av andre årsaker, jf. helse- og omsorgslovgivningen være relevante kriterier. Vi har også sett til NOU 2011:15 Rom for alle - en sosial boligpolitikk for framtiden. Utvalget har utarbeidet forslag til en bedre boligpolitikk for fremtiden med tiltaksdel. I utredningen pekes det på utfordringer med at det blir flere eldre, personer med redusert funksjonsevne, unge i etableringsfasen, flyktninger, hjemløse og økonomisk vanskeligstilte, som har behov for hjelp til å skaffe seg bolig. Utvalget har overgitt rapporten til Kommunal og regionaldepartementet den 11. august I den første problemstillingen har vi lagt vekt på kommunens egne målsettinger, samt anbefalinger for hvordan forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg, i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle som kriterie. Vi har i tillegg lagt KS veileder for folkevalgte og rådmann som omhandler Strategisk eiendomsforvaltning bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold til grunn for utleding av kriterier. I den andre problemstillingen har vi forholdt oss til den boligsosiale handlingsplanen for Orkdal kommune, vedtatt av kommunestyret i sak 135/07, hvor spørsmålet om boliger for vanskeligstilte ble behandlet. Det er også sett på forvaltning av startlån/bostøtte/tilskudd som er beregnet for personer som ikke får boliglån i markedet. Startlån er et av flere boligsosiale virkemidler som administreres av Husbanken og kommunen. Startlån sammen med bostøtte og boligtilskudd kan være et av flere virkemiddel for å frigjøre kommunal boligmasse jfr. Husbanken hjemmeside om startlån. Kommunens tilrettelegging for bruk av Husbankens virkemidler er også et av anbefalte tiltakene i NOU 2011:15 Rom for alle - en sosial boligpolitikk for framtiden. 2.4 Metode I denne undersøkelsen har vi intervjuet ansatte i kommunen og NAV som har ansvar for eiendomsforvaltning og utleieboliger når det gjelder både teknisk drift og forvaltning av disse. Intervjudata har gitt mulighet til å gå i dybden for å se hvordan utleieboliger driftes i kommunen. Vi har i tillegg hentet data fra kommunens dokumenter om utleieboliger for å belyse overnevnte data nærmere. Vi har intervjuet: Rådmannen - UTLEIEBOLIGER - 13

14 Enhetsleder for Tekniske Tjenester o Fagleder bygg o Saksbehandler Enhetsleder for Helse og Familie o Avdelingsleder Rus og Psykiatri o Sekretær boligkontoret Enhetsleder for Kvalifisering og Arbeid Enhetsleder for Hjemmetjenesten o Saksbehandler Leder for NAV Orkdal o Gjeldsrådgiver o Saksbehandler (telefonintervju) Kommunens kontaktperson i Husbanken (telefonintervju) Det er foretatt gruppeintervju med noen av de ansatte fra samme enhet i kommunen og NAV samt telefonintervju av to ansatte. Vi har valgt denne metoden for å besvare undersøkelsens problemstillinger. Ved gruppeintervju kan dynamikken i gruppesituasjon bidra til økt informasjonstilgang. Samtidig er det en risiko for at den enkeltes mening ikke vil komme fram på samme måte som om de var intervjuet hver for seg. Vi prøver å forhindre dette ved å stille direkte spørsmål til alle i intervjuet, og ved å gi dem mulighet for å korrigere referatene hver for seg i etterkant. Alle referatene fra intervjuene er verifisert. Det er også brukt tall fra KOSTRA om driftsutgifter, søknader og avslag, tildeling av boliger samt husbankindikatorer. Dette indikerer hvordan kommunens nøkkeltall for utleieboliger er sammenlignet med andre og supplerer andre data i undersøkelsen. Ved bruk av data fra KOSTRA-rapportering har vi valgt å sammenligne talldata fra Orkdal kommune med andre kommuner. I utvelgelsen av kommuner har vi hatt fokus på å finne kommuner som er sammenlignbare ved hjelp av SSBs gruppeinndeling av tilnærmet like kommuner i Sør- Trøndelag. Vi har valgt ut Malvik og Melhus kommune samt gjennomsnittsgruppen for tilnærmet like kommuner 2. Vi sammenligner også med gjennomsnittet for Sør-Trøndelag. Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet kan gi indikasjoner på en utvikling/forhold, men må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapportering. 2 Orkdal kommune er plassert i Kostragruppe 7 av SSB, som er mellomstore kommuner med lave bundne kostnader per innbygger og lave frie inntekter samt lave disponible inntekter. - UTLEIEBOLIGER - 14

15 For utleieboliger har vi hentet inn tall fra kommunens årsregnskap for å supplere overnevnte data ytterligere. - UTLEIEBOLIGER - 15

16 3 Eiendomsforvaltning av utleieboliger Dette kapitlet besvarer problemstilling en, som omhandler om kommunen forvalter utleieboliger i samsvar med vedtatte målsettinger. I kapitlet vil kriterier og innhentede data belyses først og så avslutningsvis vises revisors vurderinger. Data er hentet fra intervju, dokumentgjennomgang, statistikk fra Statistisk sentralbyrå og kommunens regnskap. 3.1 Revisjonskriterier Revisjonskriterier i denne problemstillingen er kommunens målsettinger for eiendomsforvaltningen som er vist til i handlingsplan med budsjett Disse er: Opprettholde en bygningsdrift tilpasset kommunens behov Kommunale bygg skal opprettholde opprinnelig standard og utvikles i tråd med brukerbehov og nye forskriftskrav. Bygningene skal være basert på en bærekraftig utvikling I tillegg har vi hentet ut kriterier fra NOU 2004:22 - "Velholdte bygninger gir mer til alle"- som tar til orde for at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Dette vil være overordna politiske mål for eiendomsforvaltningen som det arbeides etter. Det er viktig at strategien/målene forankres i kommunens overordnede styringsdokumenter, for å sikre felles retning i dette arbeidet. Når man skal vurdere hva som er god eiendomsforvaltning må man ta hensyn til både brukernes, eiernes og samfunnets interesser. For brukerne vil det være viktig at bygg er i overensstemmelse med: praktiske behov og vurderinger, oppfyller krav til helse, miljø og sikkerhet, har riktig beliggenhet og god tilgjengelighet samt at disse har lett tilgjengelige drifts- og brukerservice. Samfunnsmessige interesser som er knyttet til eiendomsforvaltningen kan være miljøhensyn, kulturarv, estetikk, god økonomisk forvaltning av samfunnets ressurser og god kvalitet på offentlig tjenesteyting. Foruten brukernes og samfunnsmessige interesser, vil eierne også være nødt til å oppfylle lov- og forskriftskrav til bygningsmassen. Vi har også benyttet kriterier fra KS veileder om strategisk eiendomsforvaltning fra KS i denne undersøkelsen. De peker på at den strategiske eiendomsutviklingen i kommunen består i å gjøre nye strategiske kjøp, men også i å utvikle og selge eiendommer kommunen ikke lenger har bruk for. For realisering kan kommunen selge eller samarbeide med eksterne aktører i videre drift av eiendommene. - UTLEIEBOLIGER - 16

17 Vi vil i denne problemstillingen ha fokus på: Oppfølging av mål og system for teknisk drift av utleieboliger Vedlikehold av utleieboliger Vurdering av disponibel bygningsmasse Regnskapsoversikt og tall fra KOSTRA for utleieboliger En nærmere beskrivelse av kriteriene vil følge under hvert punkt i datadelen. 3.2 Data Oppfølging av mål og system for drift av utleieboliger For å drive verdibevarende eiendomsforvaltning for utleieboliger bør kommunen utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi med mål for eiendomsforvaltningen. Denne strategien bør forankres i kommunens overordnede styringsdokumenter og følges opp systematisk. Kommunen har utarbeidet mål for drift av eiendomsmassen for å sikre at denne er i samsvar med behov og at standard opprettholdes, jf. handlingsplan med budsjett De som er intervjuet fra tekniske tjenester bekrefter at de arbeider etter overnevnte målsettinger og at disse er innarbeidet i kommunens styringsdokumenter og ligger til grunn for styring og prioriteringer på området. Flere sier at kommunen har god oversikt over tilstand og behov for vedlikehold av kommunens bygningsmasse i dag. Likevel er de inne på at man har forbedringspotensial ved å ha god oversikt over utnyttelsen av kommunens bygningsmasse, da det er utgifter knyttet til vedlikehold av alt areal. En oversikt over utnyttelse av kommunens bygningsmasse er også tema i NOU - Velholdte bygninger gir mer til alle. Der vises det til at man bør ha nøkkeltall for arealbruk for å analysere effektiviteten av denne (s 38). Dette gir muligheter til å oppnå økt bevissthet på sambruk, flerbruk og bruksintensitet av de lokalene man har. Det å ha fokus på arealeffektivisering gir et av de største potensialene for både kostnadsbesparelser og miljøgevinster innen eiendomsforvaltningen, ifølge utredningen. KOSTRA gir ingen nøkkeltall for vedlikehold og arealbruk for utleieboliger. Totalt for kommunen foreligger det nøkkeltall for eiendomsforvaltningen, noe som gir grunnleggende informasjon på området. Utfordringene for kommunens bygningsmasse og utleieboliger er noenlunde like, derfor gir også disse relevante informasjoner i denne undersøkelsen. - UTLEIEBOLIGER - 17

18 Tabell 1: Nøkkeltall for kommunens eiendomsforvaltning, sammenlignet med andre, år 2011 Orkdal Malvik Melhus Gruppe 7 Like kommuner Sør-Trøndelag Utgifter til eid bygg per kvadratmeter Areal eid bygg i kvm. per innbygger 4,5 3,8 4,8 4,3 4,4 Utgifter til vedlikehold per kvadratmeter Utgifter til energi per kvadratmeter Kilde: SSB Tabell 2: Nøkkeltall for kommunens eiendomsforvaltning, for perioden Orkdal Utgifter til eid bygg per kvadratmeter Areal eid bygg i kvm. per innbygger 4,5 4,2 4,2 4 Utgifter til vedlikehold per kvadratmeter Utgifter til energi per kvadratmeter Kilde: SSB Tabellene over viser at utgiftene til eiendomsforvaltning i Orkdal ligger noenlunde likt med gjennomsnittet i Sør-Trøndelag og har vært relativt stabilt de siste 4 årene. Orkdal har et noenlunde likt areal per innbygger, sammenlignet med andre, og de siste årene har dette arealet vært økende i kommunen. Vedlikeholdsnivået i Orkdal er av de lavere, sammenlignet med andre, men vi ser at de siste årene har dette variert. Utgifter til energi er høyt i Orkdal sammenlignet med andre Vedlikehold av utleieboliger Vedlikehold er en viktig del av den verdibevarende eiendomsforvaltningen. Det er i dette arbeidet viktig at behov kartlegges og at det settes av ressurser til å drive med tilstrekkelig vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Dette for å sikre at verdien ivaretas, lov- og forskriftskrav blir fulgt opp, samt tilfredsstille kommunens og brukernes behov. Tekniske tjenester og fagavdeling bygg har utarbeidet vedlikeholds- og utviklingsbehov for kommunale bygg i perioden Denne er en del av kommunens systematiske vedlikeholdsplanlegging som gir oversikt over vedlikeholdsbehovet og prioriterte vedlikeholdstiltak. Vedlikeholdsplanleggingen utføres etter følgende arbeidsbeskrivelse; først igangsettes tilstandsanalyse av bygningsmassen og registrering av vedlikeholdsbehovet. Deretter utarbeides en vedlikeholdsplan med tiltak som grunnlag for økonomi- og handlingsplan. Årsplan for bygningsmessig vedlikehold utarbeides og fremlegges som innspill til kommunens årsbudsjett. Tiltaksplan utarbeides som grunnlagsdokument til styringsdokumenter. Kommunen har et datasystem, V-pro, hvor alle eide boliger føres opp - UTLEIEBOLIGER - 18

19 med tilstandskartlegging og vedlikeholdsbehov. Dette benyttes som et kartleggings- og styringsverktøy for bygningene i kommunen. I vedlikeholdsplanen er det lagt frem vedlikeholdsbehov for boliger i perioden på til sammen kr 2,8 mill. og for hele kommunens bygningsmasse på kr 33,4 mill. hvorav kr 20 mill. av disse omhandler oppvekst. De som er intervjuet fra tekniske tjenester viser til at det er et generelt etterslep på vedlikehold og man klarer ikke å opprettholde opprinnelig standard for kommunens bygningsmasse og utleieboliger, noe det er målsettinger om. Utfordringen er manglende ressurser og et stort vedlikeholdsetterslep. Det må et løft til for å nå målsettingene, selv etter de ekstra midlene man fikk tilført etter krisepakken, jf. finanskrisen. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over eide boliger som viser at 148 av 243 boenheter har vesentlig vedlikeholdsbehov i dag. Ifølge intervju med deltagerne i boligteamet er spennet i tilstanden på utleieboligene stort: fra de nybygde og moderne leilighetskompleksene til de nesten nedslitte brakkene. De fleste gir uttrykk for at tilstanden generelt er for dårlig: at mye av boligmassen er nedslitt og har behov for standardheving. Kommunen har problem med at noen boliger blir raserte. Flere sier at kommunen skulle hatt noen solide boliger med enklere vedlikehold for å møte utfordringene med bruken av disse. Deltakerne i boligteamet sier at Tekniske tjenester gjør en aktiv innsats for å sette i stand boliger til nye leietakere, og at de forvalter dette ansvaret på en god måte, i samarbeid med bolig- og husbankteamet. I strategimøte med politikerne i 2011 ble det lagt fram en State of Orkdal som ble laget for teknisk sine tjenesteområder. Denne viste utviklingen av dagens standard for bygninger, både på kort og langsikt, med de bevilgningene man har i dag. En figur av presentasjonen er vist under: - UTLEIEBOLIGER - 19

20 Figur 1 Presentasjon av bygninger i Orkdal kommune, Tekniske tjenester Kilde: Orkdal kommune ved Tekniske tjenester, presentasjon «state of Orkdal» (I kolonnen for tilstand er karakterer delt opp fra 1 til 6, hvor 1 er dårlig og 6 er bra) Figuren viser verdi, tilstand, utvikling og ressursbehov for eide bygninger i kommunen. Den viser at tilstanden for boliger er lavest og i dårligst forfatning av bygningsmassen. Tendensen og fremtidssikringen viser at det kreves umiddelbar innsats for at ikke funksjonalitet skal reduseres ytterligere for bygningsmassen. Det vises også til at hvis ikke vedlikeholdsnivået økes, så vil tilstanden for disse ytterligere forverres frem til I rådmannens notat handlingsplan med budsjett 2012, er det vist til at selv om vedlikeholdet i Orkdal er bra sammenlignet med mange andre, er det et stykke igjen til et vedlikeholdsnivå som opprettholder realkapitalen over tid. Flere kommunale bygg bærer også preg av stort energiforbruk. For 2011 ligger gjennomsnittlig vedlikehold på 44 kr/m 2 per år, mens nivået burde vært på minst 100 kr/m 2 per år. Denne økningen innebærer økte driftskostnader på ca.3,5 mill.kr per år, til vedlikehold, ifølge handlingsplanen. Tekniske tjenester sier at kommunen har en bygningsmasse på ca m 2 og at overnevnte vedlikeholdsutgift er på om lag 25 % av normtall fra Holte sin FDV-nøkkel for bygninger 3. Holte-normen ligger i dag på ca. kr 160 m 2 for å drive et verdibevarende vedlikehold av bygningsmassen. I dag vedlikeholdes utleieboliger til under kr 40 per m 2. 3 Holte boken, FDV-nøkkelen, er et manuelt system som omhandler alle områder innenfor budsjettering, planlegging og kontroll av kostnadsdata knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger. - UTLEIEBOLIGER - 20

21 Enhetsleder Tekniske tjenester sier at man prøver å snu utviklingen, slik at utleieboliger også blir vedlikeholdt på samme nivå som kommunens resterende bygningsmasse. De som er intervjuet sier at kommunen har andre utfordringer med vedlikehold av utleieboliger og mange av leietakerne kan ikke å bo. Dette betyr at de bruker teknisk utstyr i boligen feil, noe som medfører ødeleggelser. Det har også vært tilfeller av rasering av utleieboliger, noe som kan medføre følgeskader på bygningen. Vedlikeholdsmidlene bindes mot dette, istedenfor til planlagt vedlikehold. Det er også utfordringer med at noen leieboere fjerner sikkerhetsutstyr i boligen, som skal forhindre/varsle om eks. brann. Det er startet et prosjekt som omhandler lær å bo, men man har delte erfaringer med dette så langt. Det jobbes i dag med denne problemstillingen og et av forslagene går på å samarbeide om en boveileder, men man har ikke landet på en enhetlig løsning her. Det diskuteres internt i kommunen å synliggjøre utgiftene ved ekstraordinære ødeleggelser av utleieboliger, slik at man er kjent med hva dette innebærer. I dag tas det bilder av ødeleggelser i boliger og vises til politikere for å synliggjøre problemet. Det er også en intern diskusjon om tekniske tjenester skal belastes for vedlikeholdsutgiftene for overnevnte forhold, da brukerne hører hjemme i andre ansvarsområder. De har ikke kommet frem til en enighet hvordan dette skal løses, ifølge enhetsleder Tekniske tjenester. De som er intervjuet fra tekniske tjenester viser til at vedlikeholdet av utleieboliger er innenfor kommunens minstekrav til at boliger skal være tette, at pålegg fra brann og el. tilsyn blir fulgt opp og at boligen blir tilpasset behovet til brukerne, ved spesielle behov. Samtlige omsorgsboliger i kommunen har universell utforming og ved Rosenvik er samtlige boliger tilpasset bevegelseshemmede. Tabell 3: Tilrettelegging for rullestolbrukere i boliger i %, sammenlignet med andre, år 2011 Orkdal Malvik Melhus Gruppe 7 Sør-Trøndelag Like kommuner Boliger tilrettelagt for rullestolbrukere Kilde: SSB Tabell 4: Tilrettelegging for rullestolbrukere i boliger i %, for perioden Orkdal Boliger tilrettelagt for rullestolbrukere Kilde: SSB - UTLEIEBOLIGER - 21

22 Tabellene viser at andelen boliger tilrettelagt for rullestolbrukere i %, er lavere i Orkdal, enn sammenlignbare kommuner, men at andelen har vært økende de siste årene Ledig bygningsmasse For å drive med strategisk eiendomsforvaltning er det viktig at kommunen vurderer ubenyttet bygningsmasse for salg eller annen bruk eks. til utleieboliger, da kommunen har utgifter tilknyttet bygningsmasse som ikke benyttes. De som er intervjuet fra tekniske tjenester sier at kommunen ikke har ledige boliger/bygninger som kan benyttes eks. til utleieboliger i dag. Kommunen har noen brakker som enten må saneres eller oppgraderes. Enkeltsaker om sanering eller oppgradering av hus/bygninger bringes frem til politisk behandling og vedtatte tiltak kommer som årsbudsjettmål. Det er ledig tomteareal som eies av kommunen ved Rosenvik som kan benyttes til utbygging av utleieboliger, i følge noen av de som ble intervjuet. Hensynet til effektiv drift tilsier at kommunen har rutiner som sikrer at ikke leieboliger står tomme over lengre tid når noen flytter ut. Medlemmene i bolig- og husbankteamet sier at de er opptatt av å forhindre at boliger står tomme, og at det store behovet for boliger gjør at det uansett sjelden er aktuelt. Intervjuene tyder på at dersom boliger står tomme, er det i påvente av vedlikehold. Flere sier at det innimellom kan være ledige småhus («brakker»). Det skyldes ifølge intervjuene at søkerne takker nei til dette tilbudet Regnskapsoversikt og tall fra KOSTRA for utleieboliger Her vises regnskapstall for utleieboliger for de siste fire årene samt KOSTRA tall som gir en status og sammenligning med andre kommuner vedrørende kommunens inntekter og utgifter for utleieboliger. Dette gir informasjon om hvordan man drifter utleieboligene økonomisk i kommunen. Vi har først innhentet kommunens regnskapstall som viser inntekter og utgifter for utleieboliger. - UTLEIEBOLIGER - 22

23 Tabell 5 Regnskapstall Boliger for perioden : Totalsum Inntekt Motpost avskrivinger Utgift Resultat Kilde: Driftsregnskapet i Orkdal kommune Tabellen viser at inntekter for utleieboliger er høyere enn utgifter i perioden Dette betyr at utleieboliger bidrar med driftsmidler til andre områder innen teknisk drift for perioden i tabellen. Tabellen viser ikke kapitalkostnader eller tapsføring av inntekter, noe som medfører at utgiftene er høyere enn de som er vist i denne tabellen. De som er intervjuet fra tekniske tjenester sier at inntekter fra utleieboligene ikke bare går til drift av disse, men også går til drift av andre bygninger som eks. skoler. Kommunestyret har ikke lagt føringer på bruken av inntektene fra utleieboliger, da disse budsjetteres som en del av totalrammen for tekniske tjenester. I rådmannens notat handlingsplan med budsjett 2012 fastsettes leieprisen for kommunale leiligheter, årlig. Den økes i henhold til Husleielovens bestemmelser noe som vil si en generell økning tilsvarer økningen i konsumprisindeksen. Reguleringen skjer med virkning fra Ved inngåelse av nye kontrakter tilpasses leien til gjengsleie for tilsvarende boforhold i Orkdal, forsiktig vurdert. Husleien i pensjonist- og omsorgsboliger endres kun i henhold til endringer i konsumprisindeksen. Leie for lokaler som ikke reguleres i samsvar med inngått kontrakt økes med 3,25 % fra Vi har i tillegg hentet inn KOSTRA tall for utleieboliger og sammenlignet disse med tilsvarende nøkkeltall fra andre like kommuner og snittgrupperinger: Tabell 6: Nøkkeltall for kommunens utleieboliger, sammenlignet med andre, år 2011 Orkdal Malvik Melhus Gruppe 7, like kommuner Sør-Trøndelag Utgifter til boliger per innbygger i kr Boliger per 1000 innbyggere Kilde: SSB - UTLEIEBOLIGER - 23

24 Tabell 7: Nøkkeltall for kommunens utleieboliger, for perioden Orkdal Utgifter til boliger per innbygger i kr Boliger per 1000 innbyggere Kilde: SSB Tabellen viser at for utleieboliger i Orkdal er inntektene større enn utgifter, noe som samsvarer med tidligere nevnte regnskapstall. De fleste kommune- og gjennomsnittene har det samme resultatet, med unntak av en kommune. Orkdal har hatt større inntekter enn utgifter for utleieboliger i hele overnevnte periode. Orkdal har et høyt antall utleieboliger sammenlignet med andre, andelen har variert noe de siste årene. 3.3 Revisors vurdering Vi har i denne problemstillingen vært opptatt av hvordan eiendomsforvaltningen av utleieboligene er i kommunen. For å besvare dette har vi sett om kommunen har satt mål og fulgt opp disse, etablert system for teknisk drift av utleieboligene og vedlikehold. Vi har avslutningsvis vist økonomiske tall for drift av utleieboligene. Kommunen har fastsatt målsettinger for eiendomsforvaltningen, som også gjelder for utleieboligene. Disse er forankret i overordnede styringsdokumenter og det bekreftes i intervju at kommunen styrer og arbeider etter vedtatte målsettinger. Dette er i samsvarer med anbefalinger fra NOU - Velholdte bygninger gir mer til alle. Kommunen har blitt bedre på å rapportere systematisk for eiendomsforvaltningen de siste årene ved blant annet utarbeidelsen av vedlikeholdsbehov for bygningsmassen, noe som også anbefales i overnevnte utredning. Det er likevel noen mangler i det systematiske arbeidet som omfatter å ha en god oversikt over arealbruken i kommunen, noe som anbefales i Velholdte bygninger gir mer til alle. Dette er viktig da kommunen eier en anselig bygningsmasse som har vært økende. Samtidig er vedlikeholdsnivået i kommunen per m 2 lavt, noe som gir utfordringer i å ivareta verdiene i denne. Dette medfører at bruken av arealet også må vurderes, for å sikre et vedlikehold i samsvar med målsettinger. Kommunen ser ikke ut til å klare å følge opp målsetting om å opprettholde opprinnelig standard i kommunale bygg. Viktige grunner til dette er manglende ressurser til vedlikehold og et historisk vedlikeholdsetterslep. Med dagens vedlikeholdsnivå klarer kommunen å ivareta en minstestandard for utleieboligene samt å følge opp pålegg. I et langsiktig perspektiv ser det ut til at kommunen med dagens vedlikeholdsnivå har utfordringer med å - UTLEIEBOLIGER - 24

25 opprettholde verdiene i utleieboligene og øvrig eid bygningsmasse. Dagens vedlikeholdsnivå er ikke samsvar med egne målsettinger og anbefalinger i overnevnte NOU. Vedlikeholdet av utleieboligene har et lavere nivå enn den øvrige eide bygningsmassen i kommunen. Det er i tillegg brukerutfordringer med utleieboligene som medfører ekstra vedlikehold som går på bekostning av planlagt ordinært vedlikehold. Dette gir ytterligere utfordringer i å nå målsettingen om å opprettholde verdien i denne bygningsgruppen. Det har ikke fremkommet informasjon om at kommunen har annen eid bygningsmasse som er ubenyttet og kan benyttes til utleieboliger i dag. Det er ledig tomteareal som kan benyttes til eks. bygging av utleieboliger. Regnskapstall for kommunens boliger viser at inntektene har vært høyere enn utgiftene. Disse brukes til drift av den resterende bygningsmassen. Det er ikke lagt føringer på bruken av inntektene fra boligene, da disse er en del av budsjettrammen til Tekniske tjenester. Det er vårt inntrykk at disse inntektene bidrar til å øke det generelle vedlikeholdet i hele bygningsmassen i kommunen. Nøkkeltall for Orkdal kommune sammenlignet med andre viser at de fleste av kommunene og snittgrupperingene har høyere inntekter enn utgifter for utleieboliger. Den viser også at Orkdal er blant de kommunene og snittgrupperinger med høyeste andel utleieboliger per innbygger. - UTLEIEBOLIGER - 25

26 4 Utleieboliger til innbyggerne Dette kapitlet omhandler problemstilling to hvor vi ser på kommunens forvaltning av utleieboliger etter innbyggernes behov. Data er hentet fra intervju med ansatte, relevante dokumenter og statistikk fra Statistisk sentralbyrå. 4.1 Revisjonskriterier Kommunens ansvar for å skaffe bolig er hjemlet i lov om sosialtjenester i NAV og helse- og omsorgstjenesteloven. Lov om sosialtjenesten i arbeids og velferdsforvaltningen: 15: Kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen skal medvirke til å skaffe boliger til vanskeligstilte personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. 27: kommunen er forpliktet til å finne midlertidig botilbud for dem som ikke klarer det selv. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-7: Kommunen skal medvirke til å skaffe boliger til personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet, herunder boliger med særlig tilpasning og med hjelpe- og vernetiltak for dem som trenger det på grunn av alder, funksjonshemming eller av andre årsaker. Dette viser at kommunens ansvar for å skaffe bolig begrenser seg til et medvirkningsansvar: kommunen skal medvirke til at de som har behov for det, skal få en bolig. Kommunen har med andre ord ikke noe plikt til å skaffe bolig, og dermed heller ingen plikt til å tilby utleieboliger. Det er likevel ett unntak fra dette: kommunen har plikt til å skaffe midlertidig bolig ( krisebolig ) til de som ikke klarer det selv, jf. 27 i lov om sosiale tjenester i NAV. Et offentlig utvalg kom i 2011 med utredningen NOU 2011:15, Rom for alle en sosial boligpolitikk for framtiden, som gir anbefalinger for dette arbeidet. Utredningen legger vekt på at kommunens ansvar for det boligsosiale ansvaret er sammensatt, krevende og at det fordrer eierskap og kompetanse i den kommunale organisasjonen. En gjennomgående målsetting i arbeidet er den såkalte eierlinja målsetningen om at flest mulig skal eie egen bolig. Ifølge utredningen er det sentralt at: Kommunene setter mål for det boligsosiale arbeidet og integrerer dette i det øvrige planverk Den kommunale utleiesektoren i størst mulig grad er et tilbud for en kort periode - UTLEIEBOLIGER - 26

27 Det utvikles praksis for å vurdere om det er mulig å bistå vanskeligstilte til å etablere seg i privat eid eller leid bolig Utvalget anbefaler med andre ord at kommunale utleieboliger i størst mulig grad skal være korttidstilbud. Samtidig viser det at det finnes hensyn som gjør at langtidstilbud kan være aktuelt i enkelte tilfeller: Kommunal bolig skal være en midlertidig løsning for de aller fleste. Det må likevel aksepteres at dette ikke alltid er tilfelle. For en del vil det være den beste langsiktige løsningen, og den som gir størst stabilitet. Både for dem som skal bo i korte og i lengre perioder, skal det være et godt tilbud slik at ikke bosituasjonen blir en ekstrabelastning for personer i en sårbar livssituasjon. Det må tas særlig hensyn til at det skal være et godt tilbud for barn. 4 For å sikre at flest mulig blir hjulpet over på det private markedet, anbefaler utvalget at kommunen: vektlegger økt gjennomstrømming i de kommunale boligene vurderer eierpotensialet blant beboerne og/eller ny behovsprøving ved kontraktsslutt vurderer mulighetene for startlån og eventuelt andre boligvirkemidler ved søknader Som eksempel på strategier for å stimulere til eieretablering nevner utvalget at kommuner kan ta med en vurdering av tidsperspektivet for leieforholdet i alle vedtak om kommunal bolig, eventuelt sammen med en strategi for overgang til eie. En annen strategi utvalget nevner er at kommunen i noen tilfeller kan tilby leietakere å kjøpe sin kommunale bolig. Det forutsetter imidlertid at noen av kommunens boliger er aktuelle som salgsobjekter, blant annet bør de være i etablerte bomiljø. Dette stiller krav til langsiktig strategisk planlegging av boligmassen. 5 Utredningen viser til at det må til en betydelig satsing på boliger for en økende andel personer (eldre, personer med redusert funksjonsevne, unge i etableringsfasen, flyktninger, hjemløse og økonomiske vanskeligstilte, rusavhengige, psykiske lidelser og dobbeltdiagnose) i kombinasjon med bedre oppfølgingstjenester, for at kommunene skal ha mulighet til å løse de boligsosiale utfordringene til innbyggerne i årene fremover. 4 Rom til alle, kap utvalgets vurderinger 5 Rom til alle, kap Strategier fra leie til eie - UTLEIEBOLIGER - 27

28 I Boligsosial Handlingsplan for Orkdal er det opplistet tiltak for å gi alle et godt og trygt sted å bo. Tiltakene handler om bygging av omsorgsleiligheter og boliger til mennesker med avhengighet og psykiske lidelser. Rom til alle inneholder anbefalinger for kommunens bruk av statlige støtteordninger som ledd i den boligsosiale politikken. Blant annet heter det: Husbankens låne- og tilskuddsordninger må innrettes slik at eieretablering blir mulig. Økt fleksibilitet i bruken av de ulike tilskuddsordningene vil støtte opp under kommunenes arbeid for å få flere i eid bolig. 6 Startlån er en statlig støtteordning som har som formål å gi personer som ikke får vanlig boliglån en inngangsmulighet til boligmarkedet. Startlån kan også brukes til refinansiering for de som har vanskeligheter med å bli boende i boligen sin. Betingelsene og vilkårene for å kunne gi startlån er underlagt finansavtaleloven og husbankens retningslinjer for startlån. Ved å bruke Husbankens lån og virkemidler, kan inngangen til boligmarkedet bli lettere for mange. Tildeling av utleiebolig er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Det innebærer at forvaltningsloven stiller krav til saksbehandlingen ved disse vedtakene. Erfaringen viser at mange kommuner har hatt mangelfull praksis ved saksbehandlingen av tildeling av utleieboliger. Blant annet er det en utfordring at mange kommuner har et ventelistesystem for søkere til kommunal bolig, som gjør at søkere som får avslag overføres til ventelisten uten å få beskjed om at det faktisk er fattet et vedtak i deres disfavør. 7 Vi vil derfor undersøke om kommunen følger disse saksbehandlingsreglene: søknader må behandles uten ugrunnet opphold, jf. fvl. 11 a vedtakene må som hovedregel være skriftlige, jf. fvl. 23 vedtakene skal begrunnes i regelverk og faktiske forhold, jf. fvl. 24 og 25 det skal være adgang til å klage på vedtakene, jf. fvl. 28 søker skal få beskjed om at vedtak er fattet, og beskjeden må inneholde begrunnelsen og informasjon om klageadgangen, jf. fvl. 27 Oppsummert betyr det at vi belyser følgende i problemstilling 2: Om utleieboliger er tilpasset innbyggernes behov 6 Rom til alle, kap Målrettet politikk for leie til eie 7 Rom til alle kap Rettigheter og plikter - UTLEIEBOLIGER - 28

29 Samarbeid med andre boligsammenslutninger om tilbud av utleieboliger Om kommunen setter mål for det boligsosiale arbeidet Tildeling av utleieboliger Saksbehandling av utleieboliger Er utleieboliger et korttidstilbud Om kommunen bruker de statlige virkemidlene strategisk i dette arbeidet En nærmere beskrivelse av kriteriene vil følge under hvert punkt i datadelen. 4.2 Data Har kommunen utleieboligene tilpasset innbyggernes behov? Kommunen er forpliktet til å medvirke til å tilby/tilpasse boliger til de som har behov for dette ut fra enten økonomiske eller funksjonelle behov, derfor er det også viktig at kommunen har en oppdatert oversikt over behovet for utleieboliger. Vi har innhentet statistikk over søknader og avslag for utleieboliger fra KOSTRA, disse er vist her: Tabell 8: Nøkkeltall for søknad og avslag for utleieboliger, sammenlignet med andre, år 2011 Orkdal Malvi k Melhus Gruppe 7 Like kommuner Sør-Trøndelag Søknader per 1000 innb Nye søknader per 1000 innb Søkere som har fått avslag Kilde: SSB Tabell 9: Nøkkeltall for søknad og avslag for utleieboliger, for perioden Orkdal Søknader per 1000 innb Nye søknader per 1000 innb Søkere som har fått avslag Kilde: SSB Tabellene over viser at Orkdal har flere søknader enn de andre og at antallet har variert de siste årene. Av disse har Orkdal høyest andel nye søknader sammenlignet med de andre og denne har vært økende de siste årene. Antall nye søknader, er også høyest i det siste året for kommunen, sammenlignet med andre og har vært økende. Andelen nye søkere som har - UTLEIEBOLIGER - 29

30 fått avslag, er lavere enn hos de andre kommunene, men Orkdal ligger høyere enn gjennomsnittsgruppene og andelen viser en stigende tendens. I boligsosial handlingsplan for Orkdal kommune i 2007 er det vist til kommunens målsettinger som omhandler at alle skal kunne bo godt og trygt, gjennom å sørge for boliger til vanskeligstilte og foreta løpende vurderinger av boligbehovet til disse. I rådmannens notat handlingsplan er boligsituasjonen i Orkdal kommune beskrevet nærmere. I kommuneplanen for Orkdal og kommunedelplanen for sentrumsområdene (Orkdal 2040) er det avsatt mange områder for boligbygging både rene boligområder og områder hvor boliger kan bygges i kombinasjon med andre formål. Flere områder er ferdig regulert, men den faktiske situasjonen er at det er mangel på tilbud om tomter og det tilbys få leiligheter. I intervju med medlemmene i bolig- og husbankteamet gir alle uttrykk for at Orkdal kommune har knapt med utleieboliger. Det er mange som søker kommunal utleiebolig, og kommunen må avslå mange søkere som oppfyller kriteriene til å få bolig. Ifølge enhetsleder for helse og familie er det kun de aller mest trengende som får utleiebolig i Orkdal kommune. Medlemmene i boligteamet ser det som særlig krevende å skaffe bolig til flyktninger. Orkdal kommune tar ikke imot flyktninger før de har en bolig å tilby dem og det medfører at boligtilgangen i praksis er avgjørende for hvor mange flyktninger kommunen kan ta imot. Flere medlemmer i boligteamet sier at bygging av utleieboliger ikke har tilstrekkelig politisk fokus på areal- og reguleringsplannivå. Ifølge intervjuene har kommunen lite samarbeid med private for å skaffe boliger. Medlemmene i boligteamet sier at det ikke er prioritert å leie private boliger til andre grupper enn flyktninger. Det skyldes at kommunen ikke har noen plikt til å skaffe bolig til disse gruppene, som de har for flyktninger. Nav etterlyser robuste boliger til de særlig krevende brukerne. Kommunen har en del merarbeid med boliger som må settes i stand etter raseringer, og Nav mener at bedre egnete boliger kunne ha avhjulpet dette. Med robuste boliger menes boliger som tåler mye og som har enkelt vedlikehold. - UTLEIEBOLIGER - 30

31 Særlig om omsorgsboliger Medlemmene sier at en gruppe som har god tilgang på utleieboliger, er eldre. For den gruppen er det ikke lange søkerlister, og det er nesten alltid ledige omsorgsboliger. Medlemmene tror dette skyldes at flere eldre enn tidligere velger å bo hjemme og benytte seg av hjemmetjenesten i større grad. Hjemmetjenesten sier at kommunen har mer omsorgsboliger enn det er behov for, og at det er en utfordring å rekruttere brukere som passer de aktuelle boligene. Som eksempel nevner de en bolig som har stått tom i 30 dager uten at noen vil overta den. Samtidig utreder kommunen nå nye omsorgsboliger på Svorkmo. Hjemmetjenesten sier at de har frarådet bygging av slike boliger. Hjemmetjenesten sier at omsorgsboligene nå blir sett i sammenheng med de andre utleieboligene, siden alle behandles i bolig- og husbankteamet. Gjennom dette har omsorgsboligene avhjulpet situasjonen for resten av det kommunale utleiemarkedet. Det betyr i praksis at omsorgsboliger i noen sammenhenger kan leies ut til andre brukergrupper, der aktuelle brukeren kan passe til den aktuelle boligen. For tiden bygges det nye omsorgsboliger på Elvestien, bak rådhuset. Flere av medlemmene uttrykker at de hadde håpet at disse boligene ville frigjøre annen boligmasse på det kommunale utleiemarkedet. Enhetsleder for helse og familie sier likevel at søkningen til Elvestien så langt tyder på at søkere kommer fra egne boliger ikke andre kommunale utleieboliger. Dermed er det lite som tyder på at Elvestien skal medføre at andre utleieboliger blir ledige. Intervjuene viser at den tidligere praksisen med å tilby utleieboliger til kommunens ansatte er avsluttet. Det fremstår ikke som aktuelt å prioritere boliger til slike formål i dag. Særlig om boliger til flyktninger Bosetningsplanen for 2012 er på 20 flyktninger fordelt på 5 i kvartalet. Den forrige planen var på 35 per år, og intervjuene tyder på at dette var mer enn hva kommunen faktisk klarte å bosette. Leder for Kvalifisering og arbeidstrening sier at 20 er et mer realistisk antall sett i forhold til de boligene man kan klare å skaffe, men at det fremdeles er en utfordring. Intervjuene tyder på at kommunen har store utfordringer både med å tilby egnede boliger til store familier som kommer gjennom familiegjenforening, og små boliger som er egnet for enslige flyktninger. Enhetsleder for Kvalifisering og arbeidstrening sier at flere av flyktningene enn tidligere blir boende i kommunen og i leieboligene, og at det øker presset på boligmarkedet. Ifølge - UTLEIEBOLIGER - 31

32 enhetsleder har kommunen tatt i mot fem flyktninger første kvartal i 2012, og kommunen kjenner til ytterligere tre som kommer. Han sier at kommunen er avhengig av at det blir flere ledige boliger for å kunne nå målet om 20 i Kommunen leier noen boliger på det private markedet for å tilby flyktninger. Ifølge intervju er det p.t. snakk om boliger Samarbeid med andre/private boligsammenslutninger om utleieboliger Kommuner kan inngå samarbeid med andre/private boligsammenslutninger for å tilby utleieboliger, noe som er et av flere viktig tiltak. I intervju kommer det fram at kommunen per i dag leier boliger på det private markedet for å tilby flyktninger. Ifølge medlemmer i boligteamet er det kun på flyktningeområdet det er prioritert å benytte private boliger, fordi kommunen her har plikt til å skaffe bolig, i motsetning til for andre grupper Mål for det boligsosiale arbeidet: Boligsosial handlingsplan Orkdal har en egen boligsosial handlingsplan fra Rådmannens sier at det er behov for å oppdatere planen til dagens behov, og at det i den sammenheng kan foretas en bred gjennomgang av aktuelle tomter som kan utnyttes bedre. Medlemmene i boligteamet anser ikke handlingsplanen som oppdatert. Samlet sett gir intervjuene inntrykk av at planen i liten grad fungerer som et styrende dokument per i dag. Flere sier at planen ikke gir svar på kommunens utfordringer, og anbefaler at den planen blir oppdatert. Flere etterlyser en bedre og mer systematisk tilnærming til problemstillingene: blant annet med føringer for hvor man ønsker å bosette ulike brukergrupper. Planen blir kritisert for ikke å være strukturert nok, og at tiltakene ikke treffer behovene i kommunen. Et av tiltakene i boligsosial handlingsplan er å avvikle brakkene i industriområdet på Grønøra. Ifølge intervjuene er dette tiltaket ikke fulgt opp, derimot har antallet brakker økt. Kommunen omtaler nå brakkene som «småhus». Noen av medlemmene i boligteamet mener at kommunens boligsosiale målsettinger bør være bedre forankret i kommuneplanen. På den måten kan arbeidet få tilstrekkelig forankring, og det vil sikre den rette sammensetningen i bosettingen, og skape forutsigbarhet for de som bor eller kjøper bolig i områder som er eller kan være aktuelle for utleieboliger. - UTLEIEBOLIGER - 32

33 4.2.4 Tildeling av utleieboliger organisering Enhetsleder for helse og familie har delegert kompetanse fra rådmannen til å fatte vedtak om tildeling av kommunale utleieboliger. For omsorgsboliger er det leder for hjemmetjenesten som har denne kompetansen. Kommunen har et bolig- og husbankteam som fungerer som rådgivende organ til enhetslederne i saker om tildeling av utleiebolig og omsorgsbolig. Teamet møtes to timer hver 14. dag. I dette teamet sitter representanter for psykisk helse, rus, NAV, barnevern, flyktningetjenesten, teknisk, hjemmetjenesten, fysioterapi og ergoterapi, til sammen ti medlemmer. Teamet har en egen sekretær (boligsekretær) som har ansvar for å forberede saker, lage saksliste, skrive vedtak og referat, i tillegg til daglig forvaltning av utleiesakene. Enhetsleder for Helse- og familie er leder for Bolig- og husbankteamet. Husbanken sier i intervju at de ser positivt på de grepene Orkdal har tatt de siste årene, med etablering av dette teamet. De har inntrykk av at det tverrfaglige boligteamet jobber godt for å klare å se kommunens tilbud under ett, og prioritere på tvers av sektorene. Tekniske tjenester står for vedlikehold, reparasjoner og inspeksjon ved utflytting. Intervjuene tyder på at det er nært samarbeid mellom boligteamet og Teknisk. Boligsekretæren eller andre representanter fra helsetjenestene deltar i noen tilfeller på befaring av boligene før innflytting. NAV har ansvar for tildeling av bostøtte, og for å bistå med å skaffe kriseboliger. Som krisebolig benytter kommunen per i dag fire småhus. NAV sier at behovet for kriseboliger varierer, og at disse boligene derfor også benyttes av andre grupper innimellom, men noen av dem står alltid ledig i tilfelle krise. Flere av kriseboligene er rustet opp i det siste. Hjemmetjenesten har ansvar for tildeling av omsorgsboliger. Omsorgsboliger er boliger som er spesielt tilrettelagt for at brukere med nedsatt funksjonsevne, fysisk eller psykisk, som skal kunne motta hjelpetjenester. En ansatt ved hjemmetjenesten forvalter dette ansvaret i det daglige, og deltar i bolig- og husbankteamet. Myndigheten ligger formelt til leder for hjemmetjenesten Saksbehandling ved tildeling av utleieboliger Enhetsleder for helse og familie sier at tildelingen av utleieboliger følger vedtatte retningslinjer fra Nye kriterier for tildeling er under utarbeidelse, men må behandles - UTLEIEBOLIGER - 33

34 politisk før de kan legges til grunn. Enhetsleder gir uttrykk for at de nåværende kriteriene er mangelfulle og utdaterte, og at de nye kriteriene vil være mer detaljerte. Enhetsleder og boligsekretæren beskriver prosessen rundt tildeling slik: Boligsekretæren mottar søknader og lager søkerliste over alle søkere. Der registrerer hun om søkerne fyller kriteriene, og annen informasjon om søkerne som er nødvendig i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen. Alle søknader behandles av bolig- og husbankteamet. Det er svært mange søkere som fyller kriteriene, men som ikke får bolig. Disse settes på venteliste, så søkerlisten fungerer også som venteliste. En utfordring med dette er at søkernes forutsetninger ofte endrer seg slik at vurderingen kan være forskjellig fra møte til møte. Kommunen gir et svar innen 14 dager på søknad om bolig. Tildeling av utleiebolig er enkeltvedtak etter forvaltningsloven, med klageadgang. Klageinstans er formannskapet. I 2011 var det 61 avslag, og 2-3 klager. Ingen av disse fikk medhold av formannskapet. Revisor har fått oversendt to svar på søknad om utleiebolig: et positivt vedtak og et avslag. Vedtakene er sendt søker, de er skriftlige, de inneholder begrunnelse med henvisning til hjemmelsgrunnlaget, og de opplyser om klageadgang. Revisor har også fått utskrift av søkerlisten/ventelisten for de tre siste årene. Kommunen bruker elektroniske saksbehandlingssystem for å holde oversikt over hvem som bor i de ulike boligene til enhver tid. Enhetsleders beskrivelse over viser at ikke alle som oppfyller kriteriene får tildelt bolig. Det innebærer at kommunen må foreta noen prioriteringer innenfor denne gruppa. Dette beskriver enhetsleder og boligsekretæren slik: Prioriteringer innenfor den gruppa som oppfyller kriteriene, skjer på bakgrunn av den samlende kunnskapen i teamet. Leder for Bolig- og husbankteamet anser dette som den mest fornuftige måten å gjøre denne vurderingen på. I teamet har man med seg personer som har kjennskap til de ulike søkergruppene. Søkere som ikke har bolig prioriteres først. Andre forhold som får innvirkning på vurderingene er hva slags bolig som er ledig, hvem som passer til å bo hvor, hvilke tjenestebehov de har, når boligen må bosettes for å unngå inntektstap for kommunen og lignende. - UTLEIEBOLIGER - 34

35 De andre medlemmene i bolig- og husbankteamet gir uttrykk for at teamets tverrfaglige sammensetning og kunnskap sikrer at disse prioriteringene skjer med god kvalitet. De sier at teamets samlede kjennskap til søkerne gjør dem i stand til å vurdere hvem som har mest behov for den aktuelle boligen, og hvem som bør plasseres hvor, for å sikre best mulig sammensetning av bomiljø. Flere uttrykker likevel at det er vanskelig å tildele boliger ut fra en systematisk tilnærming for å sette sammen gode bomiljø. Dette skyldes at det er begrenset tilgang på boliger, slik at det alltid er de med størst behov som må få tildelingen. Samtidig savner flere klare føringer på dette i planverket. I tildelingene uttrykker likevel medlemmene i bolig- og husbankteamet at de er opptatt av at man får de rette gruppene sammen. Hjemmetjenesten sier følgende om etableringen av bolig- og husbankteamet: Da teamet ble etablert for to-tre år siden, var mange litt skeptiske til om teamet var fornuftig ressursbruk. Hjemmetjenesten var skeptisk fordi det da var stort trykk på omsorgsboligene, og vi så mørkt på at også andre brukergrupper skulle få tilgang til disse. Men teamet fungerer godt, og vi opplever at det har medført bedre forståelse for utfordringene i de andre tjenesteområdene i kommunen. Tidligere var de enkelte enhetene veldig fokusert på sine egne brukere, og på å skaffe tjenester og boliger til dem. I dag er folk flinkere til å se på helheten i det tilbudet kommunen tilbyr. Samtidig ser vi, nå som det er mer enn nok omsorgsboliger og for lite andre boliger, at kommunen tjener på at dette blir sett i sammenheng Er utleieboliger et korttidstilbud? Rådmannen mener at kommunen har en utfordring i at noen leietagere bor i leieboligene for lenge og at det kommunale botilbud bør i størst mulig grad være en midlertidig ordning. Enhetsleder for helse og familie sier at det for kommunen skal være en målsetning at kommunale utleieboliger skal være korttidstilbud, men at realiteten i Orkdal kommune er at mange blir boende lenge. Orkdal kommune benytter ikke tidfestede kontrakter for leieforholdene. Enhetsleder begrunner det med at søkernes behov i liten grad endrer seg, slik at tidfestede leieforhold hadde medført at boligene måtte ha blitt tildelt gang på gang, for samme søkere. Det hadde medført økte administrative ressurser. Andre medlemmer i teamet begrunner det med at noen leietakere har behov for å føle at de har et hjem og ikke at de stadig er på oppsigelse. Flere sier at kommunen, ved å bidra til at brukerne opplever at de har et eget hjem, bidrar til at de over tid gjøres i stand til å kunne skaffe egen bolig. - UTLEIEBOLIGER - 35

36 Noen mener at kommunen har mye å tjene på å innføre tidfestede kontrakter, og begrunner det med at det vil gjøre det lettere å motivere folk til å komme seg inn på det private markedet. Det gjelder særlig grupper som unge flyktninger. Husbanken sier at de oppfordrer alle kommuner til å bruke tidfestede kontrakter for utleieboligene, men at mange kommuner likevel har tidsubegrensede kontrakter. Husbankens erfaring er at de kommunene som innfører tidsbegrensninger, opplever at det gir en god anledning til å motivere folk til å komme seg over i eid bolig. Samtidig mener de at det finnes muligheter for å stimulere til gjennomstrømming i boligmassen på tross av slike kontrakter, men at det krever en del ekstra innsats fra kommunen for å hjelpe folk til å si fra seg sin kommunale utleiebolig. Ifølge Husbanken yter ikke Orkdal den innsatsen per i dag Bruk av statlige virkemidler: startlån, boligtilskudd og bostøtte Startlån, bostøtte og boligtilskudd til etablering og tilpasning er viktige boligøkonomiske virkemidler som tilbys fra staten (Husbanken), men som forvaltes av kommunen. Tildeling av startlån/bostøtte/tilskudd til personer som ikke får vanlig boliglån er en inngangsmulighet til boligmarkedet, også som et alternativ til kommunale utleieboliger. Det er viktig at kommunen legger til rette for at dette tilbudet gis til flest mulig for å gjøre disse best mulig i stand til å eie selv på boligmarkedet. Tabell 10: Indikatorer fra husbanken for Orkdal, sammenlignet med andre, år 2011 Orkdal Malvik Melhus Gruppe 7 Like Sør- Trøndelag kommuner Husstander tilkjent bostøtte per 1000 innb Beløp i kr tildelt i startlån per innbygger Beløp i kr tildelt i boligtilskudd per innbygger Kilde: SSB Tabell 11: Indikatorer fra husbanken for Orkdal, for perioden Husstander tilkjent bostøtte per 1000 innb Beløp i kr tildelt i startlån per innbygger Beløp i kr tildelt i boligtilskudd per innbygger Kilde: SSB - UTLEIEBOLIGER - 36

37 Tabellen viser at Orkdal har flest husstander som er tildelt bostøtte av alle og at denne har vært variert/stigende i perioden. Orkdal har lavest beløp for tildelt startlån og boligtilskudd per innbygger av alle og beløpet for startlån har variert i perioden. Rådmannen sier i intervju at kommunen har igangsatt et arbeid sammen med Husbanken for å finne tiltak som kan hjelpe flere leietakere til å bli boligeiere, og at bruken av de økonomiske virkemidlene er sentralt i dette arbeidet. Etter rådmannens syn har kommunen et forbedringspotensial når det gjelder å jobbe systematisk for å hjelpe folk ut av leiemarkedet og inn i eid bolig. Et eksempel på det er en sak der flyktninger har ønsket å kjøpe boliger de har leiet, men fått nei fra formannskapet. Dette viser etter rådmannens syn at det er behov for mer strategisk og helhetlig tenking på dette området. De statlige støtteordningene har vært på dagsorden i kommunestyret, og den totale rammen for startlån er utvidet fra 5 til 10 mill. for Rådmannen sier at de statlige virkemidlene er veldig aktuelle tiltak å bruke i større grad, særlig når det er ansett å være lav risiko knyttet til dem. Samtidig ser rådmannen en begrensning i boligmarkedet i Orkdal. Det gjør at kommunen må være mer offensive for å hjelpe folk ut i eid bolig. Rådmannen ser potensial i å bruke disse virkemidlene mer strategisk her. Enhetsleder for helse og familie sier at teamet jobber bevisst for å hjelpe flere leietakere til å skaffe seg egen bolig, men at det er få saker hvor det er mulig. Flere sier at teamet for noen år siden hadde en gjennomgang av alle leieforhold for å vurdere hvilke som kunne være aktuelle å hjelpe over på det private markedet, men at dette medførte få resultater. Der det lar seg gjøre, er de fleste i gruppen uføre, og det har vært snakk om rimelige boliger. Det som ser ut til hjelpe mest er bruk av startlån i kombinasjon med boligtilskudd. Vi har spurt medlemmene i teamet om de tror kommunen har potensiale til å bruke disse virkemidlene mer strategisk for å hjelpe folk ut av kommunale leieboliger. Synet på dette er delt. Noen mener at kommunen ikke har særlig potensial for å bruke virkemidlene i større grad, og begrunner dette med at søkere til de statlige virkemidlene og søkere til kommunale boliger er i hovedsak to forskjellige grupper: søkere til kommunale boliger er først og fremst økonomisk vanskeligstilte som ikke har mulighet til å eie noe selv, og det er bare unntaksvis at de statlige virkemidlene kan brukes til å hjelpe disse til å bli boligeiere. Andre mener at det er et potensiale for å hjelpe flere ved å finne den rette kombinasjonen av privat finansiering, startlån og boligtilskudd. Noen av medlemmene sier at Orkdal kommune ikke har vært gode - UTLEIEBOLIGER - 37

38 nok på å se virkemidlene i sammenheng. Samtidig sier de at det hadde vært mulig å hjelpe flere dersom rammen for startlån og størrelsen på boligtilskudd hadde vært større. Intervjuene tyder på at det har vært en stor økning i henvendelser for å få startlån, og at hoveddelen av økningen er unge par som trenger hjelp etter at bankene stilte større krav til egenkapital. Enhetsleder mener at tilbudet om startlån er godt kjent blant aktuelle søkere, både gjennom informasjon fra kommunen og fra bankene. Om grensene for tildeling av startlån, sier enhetsleder: Kommunen har før holdt seg til strenge kriterier ved tildeling av startlån, og veiledende beløpsgrense på kr for enslige og ca. kr for par. Da det har vist seg at man ikke kan hjelpe folk innenfor disse grensene har man valgt å være mer fleksible i forhold til kriteriene. Dette gjør det lettere å dele ut startlån. Boligtilskudd er også statlig ordning som kan benyttes. Det er to typer botilskudd: Den ene gjelder tilpasning/utbedring, og det er en sterkt behovsprøvd ordning. Intervjuene tyder på at tildeling av slikt tilskudd følger kriterier, og kun blir gitt til de som trenger det mest. Den andre typen tilskudd er boligtilskudd til etablering. Intervjuene tyder på at denne typen tilskudd brukes mest i kombinasjon med startlån, men at det er lite søkere til boligtilskudd til etablering. Enhetsleder for arbeid og kvalifisering sier at det er veldig aktuelt å bruke virkemidlene til å hjelpe flyktninger som bor i leiebolig til å skaffe egen bolig. Han sier at en av utfordringene er det høye prisnivået på boliger i sentrale Orkanger, sett opp mot den finansieringen flyktningene har mulighet til å skaffe. Ifølge enhetsleder har det vært flere tilfeller hvor kommunen har klart å hjelpe flyktninger med å kjøpe egen bolig, men det skulle gjerne ha vært flere. Flere nevner som en særlig utfordring at prisnivået i sentrale Orkanger og Fannrem er så høyt at flere som får tilsagn om startlån og tilskudd ikke klarer å realisere boligkjøpene sine, slik at forhåndsgodkjenningene går tilbake. Noen av medlemmene mener at inntektsgrensen for søkere til startlån er for lav, slik at mange i etableringsfasen med relativt normal inntekt har for høy inntekt til å ha rett på startlån. Samtidig er grensen for utlån til den enkelte bolig for lav. Grensen er p.t. veiledende på kr UTLEIEBOLIGER - 38

39 Alle medlemmene i teamet uttrykker at de har statlige støtteordningene i bakhodet når de behandler søknader om utleieboliger. Flere sier at dette har skjedd gjennom økt bevisstgjøring de siste årene, og at kommunen ikke har vært så flinke til å se virkemidlene og leiemarkedet i sammenheng tidligere. Noen av medlemmene sier likevel at de opplever Orkdal kommune som litt defensive i det boligsosiale arbeidet i forhold til kommuner som fører en helt annerledes boligpolitikk med høyere leiepriser, høyere innskudd, og langt mer i støtte gjennom boligtilskudd og startlån. Husbanken sier i intervju at Orkdal kommune med hell kunne ha jobbet mer med de statlige virkemidlene, for å hjelpe søkere til å finne alternative løsninger til kommunale utleieboliger. Husbanken tror grunnen til at de ikke gjør det i stor nok grad, er delt: det ene er at kommunens låneopptak for startlån avgjøres av kommunestyret, slik at det må politisk vilje til for å gi mulighet til å yte mer i startlån. Det andre er at det må gjøres noen endringer i kultur og holdninger blant de som jobber med de kommunale boligene og støtteordningene. Da handler det om å lære seg å tenke at man først og fremst skal hjelpe folk til å klare å skaffe seg egen eid eller leid bolig og at kommunal bolig er et virkemiddel til de som ikke har andre muligheter for å skaffe seg bolig selv. 4.3 Revisors vurdering Kommunen har som nevnt ingen plikt til å tilby utleieboliger kun en plikt til å medvirke til å skaffe bolig for de som trenger det. Det er med andre ord ingen bestemte mål for hvor mange utleieboliger Orkdal kommune bør ha dette er gjenstand for kommunestyrets prioriteringer. Statistisk materiale og intervju med ansatte i kommunen viser at det er stort trykk på de kommunale utleieboligene i Orkdal. Intervjuene tyder på at terskelen for å få tildelt bolig er høy, slik at det bare er de som trenger det aller mest som får bolig. Det betyr at etterspørselen etter utleieboliger er langt større enn hva kommunen klarer å innfri. Samtidig er det nok omsorgsboliger og boliger til eldre i kommunen. Orkdal kommune samarbeider noe med private for å skaffe utleieboliger til flyktninger. Det boligsosiale arbeidet er tverrsektorielt, det henger tett sammen med mange av kommunens tjenesteområder, samtidig som det stiller krav til langsiktighet og planlegging på arealnivå. Derfor er det sentralt at arbeidet er godt forankret i kommunens planverk. Intervjuene gir inntrykk av at dette er en mangel ved situasjonen i Orkdal per i dag at det boligsosiale arbeidet blir preget av presserende situasjoner som skal løses der og da, og at man ikke har rom til å tenke langsiktig og strategisk. Dette gjør det blant annet utfordrende å skape bomiljø med leietakere som passer godt sammen, eller å finne de helt rette boligene til - UTLEIEBOLIGER - 39

40 de som bør havne i et allerede etablert bomiljø. Kommunen har en boligsosial handlingsplan, men den oppfattes av de fleste som utdatert, og den brukes i liten grad som styringsverktøy og burde ha vært revidert. I tråd med rom til alle ser revisor det som sentralt at kommunen som ledd i det boligsosiale arbeidet lager klare målsettinger å jobbe etter, og overordnede føringer i kommunale planer. Slike føringer kan gi forutsigbarhet for boligeiere og gi boligteamet anledning til å jobbe strategisk i den løpende forvaltningen av utleiemassen. Orkdal har de siste årene hatt et bolig- og husbankteam, som fungerer som rådgivende organ for tildeling av utleieboliger. Vårt inntrykk er at dette teamet har vært et vellykket tiltak. Teamet er på grunn av sin brede sammensetning egnet til å ivareta de mange hensynene som gjør seg gjeldende i det boligsosiale arbeidet. Tildeling av utleiebolig er enkeltvedtak og forvaltningsloven stiller en del krav til saksbehandlingen. Orkdal kommune opererer med venteliste, men fatter likevel vedtak før de setter søkere på ventelisten. De gir underretting om vedtaket til søkere. Kommunen gir svar uten ugrunnet opphold, vedtakene fattes skriftlig og de begrunnes. I underrettingen står det at søkere har klageadgang. Etter vårt syn gir dette grunn til å si at kommunen følger saksbehandlingsreglene ved tildeling av utleiebolig. Som nevnt i kapitel 4.1 styres boligpolitikken i Norge etter den såkalte «eierlinja» - og det er en målsetting at flest mulig skal eie egen bolig. «Rom til alle» skisserer en rekke strategier for å oppnå dette, også for brukere som allerede er leietakere i kommunale boliger. En anbefaling er at kommunale boliger i størst mulig grad skal være korttidstilbud, for å sikre gjennomstrømming i boligmassen. Et tiltak for å bidra til dette, er at kommunen gjør en vurdering av tidsperspektivet ved hvert leieforhold, evt. innfører tidfestede kontrakter. Dette kan gi kommunen en anledning til å motivere leietakere til å komme seg ut på det private markedet. Intervjuene viser at realiteten i Orkdal kommune er at ingen får tidfestede kontrakter, og mange leietakere blir boende i de kommunale boligene i lang tid. Medlemmene i boligteamet begrunner dette med at for de fleste leietakerne veier hensynet til deres behov for stabilitet sterkere enn hensynet til gjennomstrømming i boligmassen. Revisor har ikke innsikt i forholdene rundt den enkelte leietaker i Orkdal, og kan derfor ikke si i hvilken grad dette stemmer. Intervjuene gir likevel grunn til å tro at kommunen har noe å hente på å bli mer bevisst tidsaspektet når de inngår leiekontrakter. Det trenger ikke være behov for å ha fast tidfesting for alle kontrakter, men dette bør være en del av vurderingene boligteamet gjør. - UTLEIEBOLIGER - 40

41 For noen grupper kan det være hensiktsmessig med korte, tidfestede kontrakter, mens andre grupper kan ha behov for mer stabilitet og langsiktige løsninger. «Rom til alle» skisserer flere strategier for å hjelpe folk over i eid bolig. En viktig del av det er å bruke de statlige, økonomiske virkemidlene (Husbanken-midlene) strategisk i det boligsosiale arbeidet. Dataene viser at Orkdal yter en del bostøtte, men langt mindre startlån og boligtilskudd enn sammenlignbare kommuner. I intervjuene kommer det samtidig fram at bostøtte anses som mindre treffsikkert virkemiddel for å hjelpe folk over i eid bolig. Alle vi har intervjuet ser på kombinasjonen av startlån og boligtilskudd til etablering som gunstige virkemiddel for å hjelpe folk over i eid bolig. Likevel viser statistikken at Orkdal bruker disse i liten grad. Dette skyldes nok flere forhold. Det ene er at den totale lånerammen fra Husbanken, som er politisk vedtatt, har vært lavere i Orkdal enn i sammenlignbare kommuner, slik at administrasjonen har hatt klare begrensninger for bruken av virkemidlene. Men andre grunner er vel så relevante. Medlemmene i teamet uttrykker at de har virkemidlene «i bakhodet» når de vurderer leiesøknader, men intervjuene gir likevel grunn til å tro at det er ytterligere potensiale for å bruke midlene strategisk i arbeidet. Flere sier at kommunen over tid ikke har vært flinke nok til å bruke virkemidlene strategisk, og at de opplever kommunen som litt passiv i dette arbeidet. Dette inntrykket støttes av Husbanken, som sier at det i noen grad kan handle om kulturen i kommunen. Samlet sett har vi grunn til å tro at Orkdal kommune har noe å hente i å jobbe bevisst for å hjelpe folk til å skaffe egen bolig, både når de søker bolig for første gang, og for de som allerede bor i kommunal bolig. - UTLEIEBOLIGER - 41

42 5 Høring En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i Orkdal kommune den Et høringsbrev ble mottatt den Høringsbrevet er vedlagt rapporten i vedlegg 1. Vi har ikke endret høringsrapporten som følge av rådmannens høringsbrev. - UTLEIEBOLIGER - 42

43 6 Konklusjoner og anbefalinger 6.1 Konklusjon Problemstillinger for denne forvaltningsrevisjonen er: 1. Er eiendomsforvaltningen av utleieboliger i samsvar med vedtatte målsettinger? 2. Forvalter kommunen utleieboliger i samsvar med innbyggernes behov? Vi har følgende konklusjon for første problemstilling: Orkdal kommune har fastsatt målsettinger for eiendomsforvaltningen og utleieboligene og det rapporteres systematisk om tilstand og behov for vedlikehold av bygningsmassen. Dette viser at kommunen har oversikt over tilstand og behov for eid bygningsmasse, noe som er i samsvar med anbefalingene i NOU om Velholdte bygninger gir mer til alle. Det er et forbedringspotensial i forvaltningen av bygningsmassen som omhandler det å ha en god oversikt over arealbruken i kommunen, noe som også er anbefalt i overnevnte utredning. Etablering av nøkkeltall for arealbruk gir mulighet for å analysere effektiviteten av denne, noe som er viktig når vedlikeholdsnivået er lavt og bygningsarealet øker. Det er vårt inntrykk at kommunen ikke klarer å følge opp målsettingen om å opprettholde opprinnelig standard i bygningsmassen med dagens vedlikeholdsnivå. Dette begrunnes i lavt vedlikeholdsnivå og et vedlikeholdsetterslep over år. Vedlikeholdsnivået i utleieboligene er lavere enn øvrig bygningsmasse og bruken av disse medfører noe ekstra vedlikehold utover planlagt ordinært vedlikehold. Dette skaper ytterligere utfordringer med å opprettholde verdien for denne bygningsgruppen. Kommunen ser ut til å ivareta en minstestandard for utleieboligene, samt å følge opp pålegg knyttet til disse i dag. Tall fra regnskapet viser at inntekter for utleieboliger er høyere enn utgifter. Det er vårt inntrykk at disse brukes til annen drift i tekniske tjenester. Nøkkeltall viser at Orkdal som de fleste andre kommuner har høyere inntekter enn utgifter for sine utleieboliger. Nøkkeltallene viser også at Orkdal har en høy andel utleieboliger sammenlignet med andre. - UTLEIEBOLIGER - 43

44 Vi har følgende konklusjon for andre problemstilling: Trykket på de kommunale utleieboligene i Orkdal er stort, og det er langt større etterspørsel enn kommunen klarer å innfri. Kommunen samarbeider i liten grad med private boligsammenslutninger om tilbud av utleieboliger. Denne undersøkelsen tyder på at Orkdal kommune kan tjene på å forankre det boligsosiale arbeidet bedre i overordnede planer, for å gi strategiske, langsiktige føringer å jobbe etter i den løpende forvaltningen av utleieboligene. Å utarbeide strategiske føringer i det boligsosiale arbeidet er også anbefalt i NOU: Rom for alle, En sosial boligpolitikk for framtiden. Vi har inntrykk av at kommunen har laget et godt system rundt behandlingen av søknader om utleiebolig, og at det brede sammensatte bolig- og husbankteamet sikrer at mange viktige hensyn ivaretas i disse vurderingene. Selve tildelingen skjer i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Utleieboligene i Orkdal er i praksis langtidstilbud, og kommunen bruker ikke tidfestede kontrakter. Vi konkluderer med at kommunen har potensiale for å jobbe mer strategisk for å sikre gjennomstrømning i boligmassen, blant annet ved å vurdere tidsperspektiv ved inngåelse av alle leieforhold. På samme måte har vi grunn til å tro at kommunen har et potensiale i å bruke de statlige virkemidlene (Husbanken-midlene) mer strategisk, for å motivere leietakere til å komme seg over i eid bolig. 6.2 Anbefalinger Vi anbefaler følgende: vurdere å etablere system for analyse av arealbruk i kommunen vurdere tiltak for å sikre at opprinnelig standard i bygningsmassen opprettholdes vurdere om det boligsosiale arbeidet har tydelig nok forankring i de kommunale planene, hvor det å legge strategiske føringer er viktig vurdere muligheten for ytterligere strategisk bruk av de statlige virkemidlene for å motivere leietakere til å eie bolig selv vurdere i større grad å stimulere til gjennomstrømning i boligmassen, for eksempel ved å vurdere tidsaspektet konkret ved inngåelse av leiekontrakter - UTLEIEBOLIGER - 44

45 Kilder Lovverk: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m NOU Norges offentlige utredninger 2011:15, Rom for alle, En sosial boligpolitikk for framtiden Norges offentlige utredninger 2004:22, velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren Lokale bestemmelser: Orkdal kommune: Vedlikeholds- og utviklingsbehov for kommunale bygg i perioden , , Tekniske Tjenester, Fagavdeling Bygg. Orkdal kommune: Rådmannens notat Handlingsplan , Budsjett 2012 Orkdal kommune: Boligsosial handlingsplan, Andre kilder: KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn Nettsider: - gir informasjon om kommunale boliger gir informasjon om startlån, boligstøtte og tilskudd - UTLEIEBOLIGER - 45

46 Vedlegg 1 - Rådmannens høringssvar - UTLEIEBOLIGER - 46

47 Vedlegg 2 - Oversikt over kommunens utleieboliger Antall boenheter Godkj i forhold til krav brann/eltilsyn Adresse Byggeår Omsorgsboliger Bårdshaugveien 10 - Elvepromenaden Bokollektiv Ja Elvestien 10 - Elvestien omsorgsboliger Ja Oppstart i september 2012 Vesentlig vedlikholdsbehov/kommentar Geilan Ja Skraping/maling utvendig Forløpende renovering ved skifte av leietaker Bårdshaugveien 8 OPS Bokollektiv Ja Skifte av råteskadet kledning. Skraping/maling av bygget Bårdshaugveien 8 Leiligheter Ja Skraping/maling utvendig Grovavegen 5a-5c - Rundhaugen Bofellesskap Ja Skraping/maling utvendig. Utskifting av råteskadet kledning. Skoganveien 2a-2d Ja Eksisveien Ja Fannremsvegen Ja Fannremsvegen Ja Klokkarhaugen Kongshaugen Bofellesskap Ja Klokkarhaugen 14 - Utsikten Ja Fargarveien 2a -2g Ja Fargarveien Ja Sum boenheter 127 Hybler Hälleforsgt 24 - Tidligere Rosenvik Hybelbygg Ja Hälleforsgt 26 - Tidligere Rosenvik Hybelbygg Ja Nerviksdalen 11 seksjon 4 1 Ja Sum boenheter 24 Skraping/maling utvendig. Utskifting av råteskadet kledning. Vedlikehold av fellesrom. Alle hybler må total renoveres innvendig. I tillegg skifte altandør, isolering og bytte av kledning på yttervegg. Dette gjøres etter hvert som det det byttes leitakere. Alle hybler må total renoveres innvendig. I tillegg skifte altandør, isolering og skifte av kledning på yttervegg. Dette gjøres etter hvert som det det byttes leitakere. Småhus - Midlertidig bolig Grønørveien /2010 ja De to eldste boenhetene er i dårlig forfatning, både innvendig og utvendig Laksøra ja Skraping/maling Tiltaksveien (Beitøra) ja Sum boenheter 10 - UTLEIEBOLIGER - 47

48 Øvrige kommunale boliger Brogata Ja Skifte av kledningn på en vegg. Maling av hele bygget. Bårdshaugveien 6 1 etg Ja Erik Aarviksgt 4 2 etg Ja Erik Aarviksgt Ja Skraping/maling Flata Ja Kjøpt av kommunen for riving. Området regulert for industri. Store kostnader til vedlikehold både innvendig og utvendig Flata 7 1 Ja Kjøpt av kommunen for riving. Området regulert for industri. Store kostnader til vedlikehold både innvendig og utvendig Geitastrandveien Ja Skfting av noen vindu/ glass. Skraping/maling. Hovs Allè Ja Skraping/maling J. Kolbanussensgt Ja Skraping/maling Johan Richtersgt Ja Skraping/maling Myrtunet Ja Total renoveres innvendig. Skifte av vindu. Skraping/maling. Fukt i kjellerrom Myrtunet Ja Total renoveres innvendig. Skifte av vindu. Skraping/maling. Fukt i kjellerrom Myrtunet Ja Undertak defekt. Må skiftes. Tilleggsisoleres. Dette er utført på 2 av de 5 boenhetene. Nedre Dordihaugen Ja Stue og kjøkkenvindu bør skiftes. Skifte av panel på 2 vegger. Huset males. Nedre Dordihaugen Ja Skifte kledning på hele bygget. Oppgradering av inngangsparti og uteboder. Nygata Ja Premierenna 1-14 (Hovsbakkan Boligstiftelse) Ja Alle 8 bygninger bør males. Rosenvikveien Ja Området regulert for offentlig tjenesteyting. Må på sikt totalrenoveres hvis det skal brukes som bolig Rømmesøy (v/geitastrandbrua) 1 Ja Området regulert for friområde. Huset må totalrenoveres ved videre bruk. Tårnvegen 10 1 Ja Huset er i dårlig forfatning både innvendig og utvendig Willmannsveien Ja Setningsskader på grunnmur som påvirker innvendige dører. Sum boenheter 70 Kommunale Borettslagsleiligheter Grovavegen 3A - Bårdshaug Borettslag Mostargt 2 - Bårdshausvingen Borettslag Emmavegen 30M - Emmavegen Borettslag Grovavegen 7 - Evjensgrova Borettslag Steinvegen 27 og 51 - Evjensmoen Borettslag Ljåmovegen 2B - Ljåmovegen Borettslag Mælaveien 19B - Mæla Borettslag Nervikstunet 7 - Nervika Borettslag Hälleforsgt 20 - Rosenvik Borettslag Sum boenheter 12 - UTLEIEBOLIGER - 48

49 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf