arkivering. Hvorfor og hvordan? v/rune Mehlum Content Management and Archiving EMC. Atea Unified Storage

Transkript

1 arkivering Hvorfor og hvordan? v/rune Mehlum Content Management and Archiving EMC

2 Hva benyttes e-post til? 99% av bedriftene benytter til forretningsformål 91% for å svare på kundehenvendelser 84% for å diskutere strategi 75% for å utveksle regninger og fakturaer 71% for å utveksle konfidensiell informasjon 70% for å forhandle kontrakter 63% for å diskutere personellsaker 47% for å svare på ulike reguleringer 34% for å håndtere juridiske prosesser Source: Electronic Communication Policies and Procedures, 2005 Industry er en top pain-point for mange bedrifter. 2

3 Hva er problemet? Mail benyttes som arkiv uten noen kontroll Tilfeldig system ( ) benyttes til forretningskritiske data og avgjørelser. Bevisbyrde ved konflikt dette skjer ofte! Hva er kostnaden ved å frembringe ved konflikt? Mye saksbehandling foregår på på siden av offisielt saksbehandlingssystem Brukere er stort sett fri til å slette det de vil Mail servere overlesses med data skaper treghet og problemer med backup/recovery Mailbokser går full brukere flytter data til PST/NSF filer unødvendig administrasjon på brukerens side. Sikkerhet knyttet til tap av bærbar PC. Viktig informasjon for bedriften låses ned i den enkeltes mailboks nåes ikke av andre. Hva gjør vi når ansatte slutter? Hva er privat kontra bedriftens data?

4 Hva gjør vi med dette idag? Legger til mer lagringskapasitet Overdimensjonerte databaser Begrenser mailboks størrelse (quota) Skyver administrasjon over på brukere F. eks. må flytte eldre mail over til PST fil Blir problem for filserver-administrator isteden Sletting av mail Konstant risiko i forhold til å kunne fremvise kommunikasjon Tidkrevende innhenting fra backup normalt Ofte uklare regler som skiller privat kontra bedriftens mail 4

5 Stadig saker i media... Aftenposten.no

6 EMC SourceOne-familien Integrerte løsninger for governance hjelper deg å gjøre mer med mindre Arkivering Redusere IT kostnader Øke IT effektivitet Optimere tilgang og gjenbruk Tilfredsstille regulatoriske og governance krav ediscovery og Compliance Håndtere informasjon ihht. policies Respondere effektivt til krav om informasjon Implementere en gjentagbar ediscovery-prosess Redusere kost knyttet til ediscovery EMC SourceOne Arkivinfrastruktur EMC Centera Arkiv-storage EMC Celerra

7 EMC SourceOne-familien Archiving ediscovery and Compliance EMC SourceOne Management E-post of instant messaging arkivering for å øke effektivitet EMC SourceOne Discovery Manager ediscovery og legal hold-løsninger for EMC SourceOne Eamil Management-arkiver EMC SourceOne Discovery Collector Søk og indekserings- boks for automatisert innhenting av informasjon i virksomheten Integrerte løsninger for governance hjelper deg å gjøre mer med mindre

8 Hvordan arkiverer vi ? Organiser og klassifiser Regler inkluder/ekskluder Oppbevaring og fjerning Fangst I sanntid Skedulert Brukerbasert EMC SourceOne Arkivere Kryptert Komprimering 2:1 Indeksering Mail body og vedlegg Mail i mail Søk Brukersøk mot arkivert mail Administrator søk EMC SourceOne Server Administrasjon Verktøy, rapporter, diagnose, m.m. Mail servere ediscovery Saks-styrt mail søk, bearbeiding og eksport

9 EMC SourceOne Arkitektur Application Layer 3 rd Party Services EM Admin Console EM Search EM Offline Access EM Discovery Manager Future Service Layer Domino Exchange SMTP IM Data Source Connectors Job Business Service Job Business Component Services/Web Services API Service Layer DB Business Component Extension Web Services Xtender 4.81SP1 Provider Provider Layer EM Native Archive Provider EM Compliance Archive Provider Xtender 4.81SP1 Archive EMC SourceOne EM Native Archive EMC SourceOne EM Compliance Archive

10 Single-Box konfigurasjon Komponenter Master Services Worker Services Archive Services Archive, Index, Search, Retrieve roles Støtter: -1,000,000+ msgs/18 hr hr day day (Archiving only) only) -700,000+ msgs/18 hr hr day day (Archiving and and Indexing) searches per per hour hour retrievals per per hour hour

11 Shortcut-prosessen Redusert lagringsbehov på Tier 1 med 60-80% Messaging Server Shortcut Message 1 Jan. 1, 2009 To: Rick Subject: Question Attached: Shortcut Message 2 Jan. 1, 2009 To: Ron Subject: Update Attached: Shortcut Message 3 Feb. 1, 2009 To: Bill Subject: Training Brukers innboks EMC SourceOne Management oppretter shortcuts til arkiverte meldinger og vedlegg og fjerner originalen fra e- postserveren. Management Server Message 1 Jan. 1, 2009 To: Rick Subject: Question Attached: Message 2 Jan. 1, 2009 To: Ron Subject: Update Attached: Message 3 Feb. 1, 2009 To: Bill Subject: Training Epost-arkiv

12 Shortcut Prosessen - Før

13 Shortcut Process - Etter Forhåndsvisning uendret!

14 Increase User Productivity Anywhere, anytime, anyplace access Simple web-based search client Ability for users to classify business records Offline Access to Shortcut Content

15 Migrering av PST filer Arkiver direkte til arkiv Single-instance lagring mot allerede arkivert mail og PST filer Opprett tilhørende struktur i brukers mailboks Sett pst fil read-only eller flytt/slett etter arkivering Flere servere kan settes opp midlertidig for å ta unna store mengder PST filer

16 SourceOne Management - Administration

17 Må kunne håndtere offline brukere Offline Access Standard i EMC SourceOne Gir en lokal kopi (cache) slik at arkivert er tilgjengelig for brukere som ikke er online (også tilgjengelig online) Benytter open source database (ikke PST) Forbedret sluttbruker opplevelse Tillater mer agressiv arkivering Regler for oppbevaring gjelder også lokal kopi (det som slettes sentralt slettes også lokalt) 17

18 Søk i arkiv Arkivsøk Standard i EMC SourceOne

19 er det mest etterspurte dataformat i rettslige høringer To the best of your knowledge, which of the following record types has your organization been asked to produce in a legal proceeding or regulatory inquiry? and attachments 80% General office productivity 60% Database records 49% Invoices and other customer records 41% Financial statements Phone call recordings and other Digital images Instant messages Video files Other 5% 21% 16% 25% 29% 36% residing on: Laptops Desktops File servers servers 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Source: ESG Research Report: Archiving Survey, November 2007; based on 107 respondents

20 Electronic Discovery Reference Model (EDRM) Information Management Retain or delete based on value ediscovery Process Bring ediscovery in-house Processing Information Management Identification Preservation Review Production Presentation Collection Analysis

21 Hvordan kan arkivering hjelpe? Compliance ta vare på viktig informasjon Krav fra kunder, partnere, myndigheter, m. fl. Bedre utnyttelse av lagring Arkiver eldre til sekundær lagring Forbedre backup/recovery ytelse Reduserer forbruk av backup media Eliminer bruk av PST filer Gi brukere ubegrenset mailboks Bedre kontroll på Innsyn i forhold til nye regler Kategorisering (privat/bedrift) Enklere bevisbyrde Sikker prosess for ediscovery * Basert på omfang av regler som settes.

22