Brukerveiledning for CallPilot Fax. Avaya Business Communications Manager Versjon 6.0

Transkript

1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Avaya Business Communications Manager Versjon 6.0 Dokumentstatus: Standard Dokumentnummer: NN Dokumentversjon: Dato: Oktober 2010

2 2010 Avaya Inc. Med enerett Merknader Rimelige forholdsregler har blitt tatt for å sikre at informasjonen i dette dokumenter er fullstendig og nøyaktig på publiseringstidspunktet. Avaya fraskriver seg imidlertid ansvaret for eventuelle feil. Avaya forbeholder seg retten til å endre og rette informasjonen i dokumentet uten å måtte informere noen person organisasjon om slike endringer. Ansvarfraskrivelse for dokumentasjon Avaya skal ikke holdes ansvarlig for noen endring, noe tillegg noen sletting fra den opprinnelige publiserte utgaven av dette dokumentet med mindre slike endringer, tillegg slettinger ble utført av Avaya. Sluttbrukeren sier seg enig i å holde Avaya, Avayas representanter, tjenesteleverandører og kunder skadesløse for alle krav, rettssaker dommer som oppstår på grunnlag av i sammenheng med senere endringer, tillegg slettinger fra denne dokumentasjonen, i den grad gjort av sluttbrukeren. Ansvarsfraskrivelse for lenker Avaya er ikke ansvarlige for innholdet stabiliteten til noe nettsted referert på dette nettstedet i dokumentasjon levert av Avaya. Avaya står ikke ansvarlig for nøyaktigheten av noe informasjon, noen uttale noe innhold funnet på disse sidene og godkjenner ikke nødvendigvis produkter, tjenester informasjon beskrevet tilbudt på dem. Avaya garanterer ikke at disse pekerne vil fungere til enhver tid og har ingen kontroll over disse refererte nettsidenes tilgjengelighet. Garanti Avaya gir en avgrenset garanti på dette produktet. Se din kjøpsavtale for å finne hvilke betingelser som gjelder for den avgrensede garantien. I tillegg er Avayas standard garantitekst og informasjon om brukerstøtte for dette produktet i dets garantiperiode, tilgjengelig for Avaya-kunder og andre gjennom Avayas nettside for kundestøtte. Dersom du kjøpte produktet gjennom en autorisert forhandler bes du legge merke til at garantien gis av denne forhandleren og ikke av Avaya. Lisenser BETINGELSENE FOR PROGRAMVARELISENS TILGJENGELIGE PÅ AVAYAS NETTSIDER LICENSEINFO/ GJELDER FOR ALLE SOM LASTER NED, BRUKER OG/ELLER INSTALLERER AVAYA-PROGRAMVARE KJØPT FRA AVAYA INC., NOEN SAMARBEIDSPARTNER AV AVAYA ELLER FRA EN AUTORISERT AVAYA-FORHANDLER (SÅ LANGT GJELDENDE) UNDER EN KOMMERSIELL AVTALE MED AVAYA ELLER EN AUTORISERT AVAYA-FORHANDLER. MED MINDRE SKRIFTLIG AKSEPTERT AV AVAYA UTVIDER AVAYA IKKE DENNE LISENSEN TIL TILFELLER DER PROGRAMVAREN BLE ANSKAFFET FRA NOEN ANNEN ENN AVAYA, EN AVAYA-PARTNER ELLER EN AUTORISERT AVAYA-FORHANDLER, OG AVAYA FORBEHOLDER SEG RETTEN TIL Å TA RETTSLIGE SKRITT MOT DEG ELLER ENHVER ANNEN SOM BRUKER ELLER SELGER PROGRAMVAREN UTEN LISENS. GJENNOM Å INSTALLERE, LASTE NED ELLER BENYTTE PROGRAMVARE ELLER GJENNOM Å TILLATE ANDRE Å GJØRE DETTE AKSEPTERER DU, PÅ VEGNE AV DEG SELV ELLER DEN ORGANISASJONEN DU INSTALLERER, LASTER NED ELLER BENYTTER PROGRAMVAREN FOR (HERETTER REFERERT TIL SOM DU OG SLUTTBRUKEREN ), DISSE BRUKSBETINGELSENE OG INNGÅR DU EN BINDENDE KONTRAKT MELLOM DEG OG AVAYA INC. ELLER DEN GJELDENDE AVAYA-PARTNEREN ( AVAYA ). Kopirett Med mindre annet er eksplisitt angitt skal ingen dokumentasjon produkt(er) levert av Avaa benyttes. Alt innhold i denne dokumentasjonen og produktet/produktene levert av Avaya, inkludert utvalg, oppsett og utforming av innholdet eies enten av Avaya av Avayas lisensinnehavere og er beskyttet av kopirett og av annet lovverk som beskytter intellektuell eiendom, inkludert sui generis-rettene knyttet til beskyttelse av databaser. Du kan ikke modifisere, kopiere, gjengi, gjenpublisere, laste opp, poste, overføre distribuere noe innhold på noen måte, verken i sin helhet i deler, inkludert kode og programvare. Ikke-godkjent reproduksjon, overføring, spredning, lagring og/ bruk uten eksplisitt skriftlig tillatelse fra Avaya kan være i strid med straffeloven og med sivilt lovverk. Tredjepartskomponenter Noe programvare deler av programvare inkludert i produktet kan inneholde programvare distribuert under tredjepartsavtaler ( tredjepartskomponenter ), som kan inneholde betingelser som gir flere færre brukerrettigheter for enkelte deler av produkter ( tredjepartsbetingelser ). Informasjon angående distribuert Linux-operativsystemkode (for produkter med distribuert Linux OS-kildekode) og identifikasjon av kopirettinnehaverne for tredjepartskomponenter og tredjepartsbetingelser som gjelder dem er tilgjengelig på Avayas nettsider for kundestøtte: Varemerker Varemerkene, logoene og servicemerkene ( varemerkene ) vist på denne nettsiden, dokumentasjon og produkter levert av Avaya er registrerte ikke-registrerte varemerker tilhørende Avaya, dets partnere tredjeparter. Brukere kan ikke benytte slike varemerker uten forutgående skriftlig tillatelse fra Avaya fra den tredjepart som måtte eie merkevaren. Ingenting på dette nettstedet, i dokumentasjonen produktet/produktene kan anses som å gi, implisitt, gjennom passivitet på noen annen måte, en lisens til retter til merkevarene uten forutgående skriftlig tillatelse fra Avaya gjeldende tredjepart. Avaya er et registrert varemerke tilhørende Avaya Inc. Alle ikke-avaya-varemerker tilhører sine respektive eiere. Nedlastning av dokumenter Se Avayas nettsider for kundestøtte for de nyeste utgavene av dokumenter: Ta kontakt med Avayas kundestøtte Avaya har et eget telefonnummer for rapportering av problemer og for spørsmål om produktet. Kundestøttens telefonnummer i USA er For ytterligere telefonnumre, se Avayas nettsider:

3 3 Oppgaveliste Brukerveiledning for CallPilot Fax Slik kontrollerer du hvilket grensesnitt du bruker...11 Slik tar du opp en postkassehilsen...13 Gjør følgende for å overføre en fakssamtale til din postkasse Gjør dette for å åpne postkassen Norstar Voice Mail...15 Gjør dette for å åpne postkassen CallPilot...15 For å angi en forhåndsinnstilt faksmaskin gjør du følgende...17 Slik skriver du ut alle faksmeldingene...18 For å skrive ut en enkelt faksmelding...20 For å skrive ut faksmeldinger fra en fakstelefon...21 Slik sender du en faksmelding til en personlig postkasse...22 Slik videresender du en faksmelding til en postkasse Norstar Voice Mail...24 Slik videresender du en faksmelding til en postkasse CallPilot...25 Slik videresender du en faksmelding til et eksternt nummer Norstar Voice Mail...26 Slik videresender du en faksmelding til et eksternt nummer CallPilot...27 Slik sender du en faksgruppemelding Norstar Voice Mail...29 For å sende en faksgruppemelding CallPilot...30 Brukerveiledning for CallPilot Fax

4 4 Oppgaveliste NN

5 5 Innhold Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Om denne håndboken Målgruppe Symboler og tekstkonvensjoner Telefontaster Lignende publikasjoner Lære om Faks Om hurtigmeldingslinjen Kontrollere hvilket postkassegrensesnitt du bruker Fortell om faks i postkassehilsenen Ta imot en faksmelding Slik overfører du en fakssamtale til din postkasse Slik åpner du postkassen Slik skriver du ut faksmeldinger Om destinasjoner for utskrift av faksmeldinger Slik angir du en forhåndsinnstilt faksmaskin Slik skriver du ut alle faksmeldingene dine Faksomslagsside Slik sender du faksmeldinger Slik sender du faksmeldinger videre Om faksgruppemeldinger Legge til spesialtegn i et fakstelefonnummer Brukerveiledning for CallPilot Fax

6 6 Innhold NN

7 7 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Om denne håndboken I Brukerhåndbok for CallPilot Fax blir du forklart hvordan du bruker CallPilot Fax sammen med den personlige postkassen. Den forklarer hvordan du mottar, skriver ut og sender faksmeldinger. Når du skal bruke denne håndboken, må du finne ut hvilket telefongrensesnitt du bruker, og følge fremgangsmåten for det grensesnittet. For informasjon om hvordan du finner ut hvilket grensesnitt du bruker, se Kontrollere hvilket postkassegrensesnitt du bruker på side 11. Merk: Dersom du trenger informasjon om andre CallPilot-funksjoner, se CallPilot Reference Guide spør din systemadministrator. Målgruppe Denne håndboken er beregnet for brukere av CallPilot Fax. Brukerveiledning for CallPilot Fax

8 8 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Symboler og tekstkonvensjoner Disse symbolene brukes til å utheve viktig informasjon for CallPilot-systemet: Forsiktig: Varsler deg om forhold der du kan skade utstyret. Danger: Varsler deg om forhold der du kan få elektrisk støt. Warning: Varsler deg om forhold der du kan forårsake feil på systemet. Merk: En merknad varsler deg om viktig informasjon. Tip: Varsler deg om tilleggsinformasjon som kan hjelpe deg med å utføre en oppgave.! Sikkerhetsmerknad: Angir et forhold innen systemsikkerhet der en standard bør endres, der administratoren må ta en avgjørelse om hvilket sikkerhetsnivå som kreves for systemet. Warning: Varsler deg om at du må sørge for å jorde deg selv med en antistatisk jordingsstropp før du utfører vedlikehold. Warning: Varsler deg om å fjerne strømledningene CallPilot main unit og expansion unit fra vekselstrømkontakten før du utfører vedlikehold. NN

9 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 9 Telefontaster Alle enlinjes og tolinjers display-telefoner gir CallPilot-taleinstruksjoner. På telefoner med displaytaster utsettes taleinstruksjonene i fem sekunder. Hvis du ikke ser et valg på telefondisplayet venter du på at taleinstruksjonen opplyser om de ytterligere valgene. For å bruke Faks-funksjoner trykker du displayknappene tallknappene på telefonen. Når du ser en displayknapp som dette: SPILL AV, en tallknapp som dette:, trykker du denne for å aktivere CallPilot-funksjonen. Denne veiledningen viser deg begge metoder. I denne tabellen vises knappene på Business Series Terminal. Bruk knappene som gjelder for telefontypen du bruker. Knappenavn Avaya 7000-serien med digitale telefoner M7100, M7208, M7310, M7324 M7100N, M7208N, M7310N, M7324N Funksjon ƒ Høyttaler Nedre høyre knapp Vent Volumkontroll Avslutt Du kan oppgi, ƒ og koden for å bruke funksjonen. Du kan for eksempel trykke for å få tilgang til postkassen. Avaya 7100-digitaltelefonen fungerer annerledes enn andre telefoner på systemet ditt fordi den ikke har linjeknapper. Der du på andre telefoner må velge en linjeknapp for å besvare et anrop, løfter du av røret på Avaya 7100-digitaltelefonterminalen. Der du på andre telefoner må velge en linjeknapp for å reaktivere et anrop som er satt på vent, trykker du på Avaya 7100-digitaltelefonterminalen. På Avaya 7100-digitaltelefonterminaler, kan du svare på et andre anrop gjennom å trykke. Din aktive samtale settes på vent og du kobles til den ventende samtalen. Du kan ikke ha mer enn to aktive anrop samtidig. Disse konvensjonene og symbolene brukes til å representere displayet og talltastaturet på Business Series Terminal. Konvensjon Eksempel Brukes for Ord med spesiell skrift (vises på øverste linje på displayet) Understreket ord med store bokstaver (vises på nederste linje på et tolinjers telefondisplay) Psrd: SPILL Kommandolinjeforespørsler på displaytelefoner. Displayalternativ. Finnes på tolinjers display-telefoner. Trykk knappen rett under alternativet på displayet for å fortsette. Brukerveiledning for CallPilot Fax

10 10 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Konvensjon Eksempel Brukes for Knapper på talltastaturet Knapper du trykker på talltastaturet for å velge et bestemt alternativ. Lignende publikasjoner Dette avsnittet gir deg en oversikt over hvilke ytterligere dokumenter det vises til i denne veiledningen. Referanseguide for CallPilot (NN ) Lære om Faks Med CallPilot-faks får du tilgang til faksfunksjoner fra postboksen din. Et faksdokument i en postboks kalles en faksmelding. Faksmeldinger kan ha en taleintroduksjon. Dette betyr at en ringer kan sende en faksmelding med uten en innledende talemelding i din postboks. Du kan: hente og skrive ut faksmeldingen på en faksmaskin sende faksmeldingen videre til en annen postboks Om hurtigmeldingslinjen Du kan knytte en hurtigmeldingslinje til postboksen din. En hurtigmeldingslinje lar deg sende kun faksmelding når kun faks-funksjonen er valgt og tale- og faksmeldinger når kun faks-funksjonen ikke er valgt. En faksmelding sendt til hurtigmeldingslinjen hopper over automatisk operatør og sendes umiddelbart til postboksen din. Du får tilgang på faksmeldingen på samme måte som du får tilgang til andre meldinger. Hvis du vil ha mer informasjon om faksmeldinger, se Ta imot en faksmelding på side 14. Spør din systemadministrator etter telefonnummeret til din hurtigmeldingslinje. Deretter kan du informere andre om ditt direkte faksnummer. NN

11 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 11 Kontrollere hvilket postkassegrensesnitt du bruker CallPilot understøtter to grensesnitt: Norstar Voice Mail og CallPilot. Systemadministratoren avgjør hvilket grensesnitt som knyttes til postkassen din. Bruk denne fremgangsmåten for å sjekke hvilket postkassegrensesnitt du bruker, og følg deretter fremgangsmåten som gjelder ditt grensesnitt. Noen fremgangsmåter gjelder for begge grensesnitt. Slik kontrollerer du hvilket grensesnitt du bruker 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene alternativene på displayknappene for å åpne postkassen. 2 Se på displayet for å finne ut hvilket grensesnitt du bruker: 0 nye 0 lagret SPILL LS INN ADM Dette er Norstar Voice Mail-grensesnittet. Ingen mldgr LAG POSTK AVSL Dette er CallPilot-grensesnittet. 3 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

12 12 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Fortell om faks i postkassehilsenen I postkassehilsenen kan du fortelle de som ringer at de kan legge igjen faksmeldinger i postkassen din. Gi dem beskjed om at de må ringe fra en faksmaskintelefon for å sende deg en faksmelding. Den som ringer må trykke START/SEND på faksmaskinen. CallPilot tar automatisk i mot og lagrer faksmeldingen i din postkasse. Dette er et eksempel på en personlig postkassehilsen: Hei. Du har nådd Brian Purdy hos Ideal Office Machines. Jeg er på kontoret i dag, men kan ikke nås på telefon for øyeblikket. Du kan legge igjen navn, telefonnummer og en kort melding etter pipetonen. Dersom du ønsker å sende meg en faks og du ringer fra en faksmaskintelefon, kan du trykke på START/SEND-knappen på faksmaskinen nå når denne meldingen er ferdig. For mer informasjon om postkassehilsener, se CallPilot Reference Guide spør din systemadministrator. Merk: Hilsener du har tatt opp tar opp lagringskapasitet i postkassen på samme måte som andre meldinger. Unngå lange meldinger hvis mulig. Dersom hilsenene du har tatt opp er lange vil mindre lagringsplass være igjen for meldinger. NN

13 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 13 Slik tar du opp en postkassehilsen 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene alternativene på displayknappene for å åpne postkassen. 2 Dersom du bruker CallPilot-grensesnittet: Trykk for å åpne menyen for hilsener-valg Gå til trinn 3 Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet: Trykk ADM Trykk HILSEN Gå til trinn 3 Valg for hilsener LS INN VELG V.SEND Hilsen: PRIMÆR ALT PERS Ta opp nå? JA NEI AVSLUTT 3 Trykk LS INN. 4 Trykk PRIMÆR for å ta opp primærhilsenen. trykk ALT for å ta opp den alternative hilsenen. 5 Trykk JA, og les inn meldingen etter tonen. Ta opp hilsen: PR IG OK 6 Trykk OK for å avslutte innlesingen. Godta hilsen? PR IG SPILL OK 7 Trykk OK for å godta innlesingen trykk SPILL for å lytte til hilsenen trykk PR IG for å ta opp den personlige hilsenen på nytt. 8 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

14 14 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Ta imot en faksmelding Faksmeldinger kan inneholde en talemelding tatt opp av den som ringer som en introduksjon til faksmeldinger, de kan inneholde faksmeldingen alene. Den som ringer kan sende en faksmelding til din personlige postkasse ved bruk av autosend-funksjonen på sin faksmaskin. Dersom samtalen tas imot av den automatiske telefonsvareren, overføres den til den angitte faksmottaklinjen. Dersom samtalen tas imot av en postkasse, plasseres faksmeldingen i postkassen. Dersom du selv tar imot samtalen hører du en fakstone. Overfør samtalen til din postkasse. Slik overfører du en fakssamtale til din postkasse. Dersom du svarer på en samtale og hører en fakstone betyr det at den som ringen forsøker å sende en faksmelding til postkassen din. Du kan overføre samtalen til din postkasse. Gjør følgende for å overføre en fakssamtale til din postkasse. 1 Trykk fl. Sett ikke anropet på vent. 2 Tast inn postkassenummeret ditt. Faksmeldingen legges i postkassen din. Når du mottar en beskjed i postkassen viser telefondisplayet: Beskjed til deg MLDG Displayet angir at du har en ny talemelding faksmelding i postkassen din. For å se etter meldinger må du åpne postkassen. NN

15 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 15 Slik åpner du postkassen Gjør dette for å åpne postkassen Norstar Voice Mail 1 Trykk. Psrd: ANNT PR IG OK 1 nye 1 lagret SPILL LS INN ADM 2 Tast inn passordet for postkassen, og trykk OK dersom du er på en annen linje, om du bruker en gjestepostkasse, trykker du ANNT for å vise Loggen: spørring. Når denne spørringen vises skriver du inn postkassenummeret og -passordet. Postkassenummeret ditt er som regel det samme som linjenummeret. 3 Etter at du har åpnet postkassen viser telefondisplayet hvor mange nye og lagrede meldinger du har. En taleinstruks angir hvor mange nye og lagrede taleog faksmeldinger du har. I dette eksempelet har du en ny melding og en lagret melding. Gjør dette for å åpne postkassen CallPilot 1 Trykk. Postk: PR IG Psrd: PR IG OK OK 2 Trykk hvis du er på en annen linje skriver du inn postkassenummeret ditt. Trykk deretter OK. Postkassenummeret ditt er som regel det samme som linjenummeret. 3 Tast inn passordet for postkassen, og trykk OK. Etter at du har åpnet postkassen viser telefondisplayet hvor mange nye og lagrede meldinger du har. En taleinstruks angir hvor mange nye og lagrede faksmeldinger du har. Brukerveiledning for CallPilot Fax

16 16 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Slik skriver du ut faksmeldinger Du kan skrive ut faksmeldingene i postkassen din på en hvilken som helst faksmaskin. Du kan skrive ut alle faksmeldingene samtidig hver for seg. En standard faksmelding tar opp 10 sekunder postkassetid per side. En faksmelding som inneholder bilder kan ta opp så mye som to minutter postkassetid per side. Fordi faksmeldinger kan ta opp mye postkasseplass bør du slette dem fra postkassen etter at du har skrevet dem ut sendt dem videre. Dersom du skriver alle faksmeldingene samtidig kan du ikke lytte til talemeldinger lagt ved faksmeldingene. Dersom du ikke lytter til en talemelding blir faksmeldingene værende registrert som ny i postkassen og du kan lytte til talemeldingen senere. Dersom du skriver ut hver faksmelding for seg kan du lytte til talemeldingen før du skriver ut faksmeldingen. Om destinasjoner for utskrift av faksmeldinger Når du skriver ut en faksmelding kan du skrive den ut fra: Skriv ut mld FORHÅNDSINNSTILT ANNT MANU Tabell 1 Faksdestinasjoner Forhåndsinnstilt Du kan stille inn en faksmaskin som standarddestinasjon. Når du skriver ut og velger Forhåndsinnstilt skriver faksmaskinen ut ved standarddestinasjonen. Med mindre du angir Annt, skrives fakser ut ved standarddestinasjonen. Annt Når du sender en faksmelding til utskrift og du velger Ditto, må du angi et telefon linjenummer som destinasjon. Manual Velg Manuell dersom du skriver ut fra en fakstelefon. Faksmeldingene skrives ut på faksmaskinen du bruker for å få tilgang på postkassen din. Faksmeldinger innledes av en omslagsside om du velger Forhåndsinnstilt Annet. En omslagsside legges ikke til faksmeldinger som du skriver ut fra en fakstelefon. Du finner mer informasjon i Faksomslagsside på side 22. Slik angir du en forhåndsinnstilt faksmaskin Hvis du angir en forhåndsinnstilt faksmaskin skrives faksmeldingene ut på samme faksmaskin hver gang. NN

17 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 17 For å angi en forhåndsinnstilt faksmaskin gjør du følgende 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 Dersom du bruker CallPilot-grensesnittet: Trykk for å åpne menyen for postkassevalg Trykk for å åpne menyen for faksvalg Gå til trinn 3 Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet: Trykk ADM Trykk Gå til trinn 3 Ingen forhåndsinnstilling Destinasjon: TELEFON LINJE Tlf: PR IG <x> LGT OK OK 3 Dette vises dersom ingen forhåndsinnstilt faksmaskin er satt opp. Dersom en faksmaskin er satt opp viser displayet: Forhåndsinnstilt faks. Dersom du ønsker å sette opp en annen maskin som forhåndsinnstilt maskin trykker du ENDRE 4 Trykk TELEFON for å sette opp telefonnummeret tilhørende en faksmaskin trykk LINJE for å sette opp et linjenummer til en faksmaskin. Dette eksempelet viser oppsett av telefonnummeret til en faksmaskin. 5 Angi nummeret til faksen, og trykk OK. 6 Trykk OK for å godta fakstelefonnummeret vist av <x> trykk LGT for å legge til spesialtegn i fakstelefonnummeret og følg deretter instruksene. Etter at du har lagt til spesialtegn, trykker du OK. 7 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

18 18 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Slik skriver du ut alle faksmeldingene dine Bruk denne fremgangsmåten dersom du ønsker å skrive ut alle nye lagrede meldinger. Dersom du bare vil skrive ut en melding, se For å skrive ut en enkelt faksmelding på side 20. Slik skriver du ut alle faksmeldingene 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 Dersom du bruker CallPilot-grensesnittet: Trykk for å åpne utskriftsmenyen Gå til trinn 3 Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet: Press Gå til trinn 3 3 Dersom du bruker CallPilot-grensesnittet: Trykk MLD for å skrive ut en enkeltmelding trykk NY for å skrive ut alle faksmeldinger som ikke tidligere har blitt skrevet ut trykk ALLE for å skrive ut alle meldingene med vedlegg Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet og har nye faksmeldinger: trykk NY for å skrive ut alle faksmeldinger trykk LAGRET for å skrive ut alle lagrede faksmeldinger Dersom du ikke har noen nye faksmeldinger ser displayet ut som under trinn 4. Skriv ut mld FORHÅNDS- INNSTILT ANNT MANU 4 Trykk FORHÅNDSINNSTILT dersom du ønsker å skrive ut på den forhåndsinnstilte faksmaskinen og gå til trinn 8 trykk ANNT dersom du vil skrive ut på en annen faksmaskin enn den forhåndsinnstilte og gå til trinn 5. NN

19 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 19 Destinasjon: TELEFON LINJE Tlf: PR IG <x> LGT Utskrevne <x> meldinger OK OK 5 Trykk TELEFON for å skrive ut faksmeldinger via et fakstelefonnummer trykk LINJE for å skrive ut faksmeldinger på en fakslinje. Dette eksempelet viser innskriving av telefonnummeret til en faksmaskin. 6 Angi nummeret til faksen, og trykk OK. 7 Trykk OK for å godta fakstelefonnummeret vist av <x> trykk LGT for å legge til spesialtegn i fakstelefonnummeret og følg deretter taleinstruksene. 8 Displayet viser antall faksmeldinger skrevet ut. 9 Trykk for å avslutte økten. Etter at du har avsluttet økten, skriver CallPilot ut faksmeldingene på den forhåndsinnstilte faksmaskinen. For informasjon om hvordan du forandrer den forh?ndsinnstilte faksmaskinen, se Slik angir du en forhåndsinnstilt faksmaskin på side 16. Brukerveiledning for CallPilot Fax

20 20 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax For å skrive ut en enkelt faksmelding Bruk denne fremgangsmåten hvis du ønsker å skrive ut én enkelt faksmelding. 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 Dersom du bruker CallPilot-grensesnittet: Trykk for å åpne utskriftsmenyen Gå til trinn 3 Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet: Trykk fl til du finner faksen du ønsker å skrive ut Gå til trinn 3 <dato> Fax:1 <<< STOPP >>> Skriv ut mld FORHÅNDS- INNSTILT ANNT MANU Skriv ut mld 3 Vent til FAX ID-nummeret annonseres, og trykk deretter for å skrive ut faksmeldingen. 4 Trykk FORHÅNDSINNSTILT for å skrive ut til den forhåndsinnstilte faksmaskinen trykk ANNT dersom du ønsker å angi en annen faksmaskin å sende meldingen til, og gi deretter opp faksmaskinens nummer. 5 Displayet viser at meldingen skrives ut. Melding slutt KOPIER SLETT NST 6 Trykk for å avslutte økten. Etter at du har avsluttet økten, skriver CallPilot ut faksmeldingene på den valgte faksmaskinen. NN

21 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 21 For å skrive ut faksmeldinger fra en fakstelefon 1 Ring fra en faksmaskintelefon til en linje som besvares på av en automatiske svareren. 2 Trykk, om du er i Storbritannia, for å få tilgang på postkassen mens automatisk operatør-hilsenen spilles av. 3 Slik logger du inn for å få tilgang på postkassen: Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet, skriver du postkassenummeret og passordet og trykker Dersom du bruker CallPilot-grensesnitter, skriver du inn postkassenummeret og trykker. Deretter skriver du inn passordet og trykker 4 Slik sender du faksmeldingen til utskrift: Dersom du bruker Norstar Voice Mail-grensesnittet, trykker du for å skrive ut faksmeldingene dine Dersom du bruker Call Pilot-grensesnittet, trykker du for å skrive ut faksmeldingene dine 5 Dersom du har både nye og lagrede meldinger, kan du enten skrive ut alle de nye alle de lagrede faksmeldingene: trykk for å skrive ut alle nye faksmeldinger trykk for å skrive ut alle lagrede faksmeldinger Hopp over trinn 5 hvis du bare har nye bare har lagrede faksmeldinger. 6 Trykk for å bruke den manuelle funksjonen for å skrive ut nye faksmeldinger. 7 Trykk START/SEND på faksmaskinen. 8 Legg på faksmaskintelefonrøret. Økten avsluttes når alle faksene er skrevet ut. CallPilot skriver ut faksmeldingene på den angitter faksmaskinen. Brukerveiledning for CallPilot Fax

22 22 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Faksomslagsside En faksomslagsside skrives ut sammen med alle faksmeldinger skrevet ut via forhåndsinnstilt annen faks. Faksomslagssiden viser: dato og tid for utskriften postkasseeierens navn og telefonnummer målfaksnummeret Fax ID-nummeret (når du skriver ut en enkelt faksmelding) hvor mange sider som følger Merk: Et faksomslagsark legges ikke til dersom du skriver ut en faks fra en fakstelefon. Slik sender du faksmeldinger For å sende en faksmelding til en personlig postkasse må du ringe fra en faksmaskintelefon. Du kan inkludere en talemelding sammen med faksmeldingen du sender til en personlig postkasse. Talemeldingen må være minst tre sekunder lang. Systemet tidsavbrytes etter fem sekunder med stillhet. Slik sender du en faksmelding til en personlig postkasse 1 Plasser dokumentet du ønsker å sende i faksmaskinen. 2 Slå CallPilot-telefonnummeret til den du vil sende en faks til inn på faksmaskintelefonen. 3 Vent på postkassehilsenen la CallPilot-operatøren sette deg over til postkassen for å legge igjen en faksmelding. Dersom vedkommende du ringer svarer på telefonen må du be ham sette deg over til postkassen sin, slik at du kan sende en faks. 4 Etter at postkassehilsenen spilles av, venter du på pipet og spiller du deretter inn en introduksjon til faksmeldingen. Heng ikke på røret. 5 Trykk START/SEND på faksmaskinen. 6 Legg på faksmaskintelefonrøret. Økten avsluttes når overføringen er ferdig. NN

23 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 23 Slik sender du faksmeldinger videre Du kan sende en faksmelding du har mottatt videre til en annen postkasse og legge til en talemelding. Hvis du leser inn en talemelding, må den være lengre enn tre sekunder. Systemet tidsavbrytes etter fem sekunder med stillhet. Meldingen vises som en faksmelding i mottagerens postkasse. Om du ikke kan videresende en faksmelding, må du spørre din systemadministrator om postkassen din er satt opp for å tillate videresending. Du kan sende den samme faksmeldingen til mer enn en person, men ikke til en gruppeliste. For informasjon om videresending av en faksmelding til et ekstern nummer, se Slik videresender du en faksmelding til en postkasse Norstar Voice Mail på side 24. Når du videresender en faksmelding, legges et nytt omslagsark til den originale faksmeldingen og blir en del av den nye meldingen. Hvis faksmeldingen imidlertid allerede har et CallPilotgenerert faksomslagsark, erstattes dette av et nytt omslagsark for videresendt faks. Faksomslagsside En omslagsside for videresendt faks inneholder den samme informasjonen som en faksomslagsside, pluss: mottagerens navn Fax ID-nummeret dersom faksen videresendes til et eksternt nummer Brukerveiledning for CallPilot Fax

24 24 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Slik videresender du en faksmelding til en postkasse Norstar Voice Mail 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 Trykk SPILL dersom du har en ny faksmelding trykk fl for å vise meldingene dine til du finner en lagret faksmelding du ønsker å sende videre. <dato> Fax:1 <<< STOPP >>> Melding slutt KOPIER SLETT Kopier faks POSTK NST ANNT 3 Mottattdato og Fax ID-nummer vises på displayet. 4 Trykk KOPIER fi. 5 Trykk POSTK for å sende faksmeldingen videre til en annen postkasse. Lese inn intro? JA NEI Les inn melding: PR IG PAUSE OK Godta innls? PR IG SPILL OK Postk: KAT AVSL Wayne, Paul ALT AS SEND En kopi til? JA AVSL 6 Trykk JA for å ta opp en introduksjon til faksmeldingen trykk NEI og gå til trinn 10 dersom du ikke ønsker å ta opp en introduksjon til den videresendte faksmeldingen. 7 Ta opp introduksjonen og trykk OK for å avslutte opptaket trykk PR IG for å ta opp introduksjonen på nytt trykk PAUSE for å ta pause under opptak av introduksjonen. 8 Trykk OK for å godta innlesingen. 9 Skriv inn postkassenummeret du vil sende faksmeldingen videre til trykk KAT for å søke i bedriftskatalogen. 10 Trykk SEND for å videresende meldingen uten leveringsalternativ trykk ALT for å sette opp leveringsalternativer. For informasjon om leveringsalternativ, se Referanseveiledningen for CallPilot. 11 For å sende denne meldingen til en annen postkassebruker, trykk JA og gjenta trinn 6 til 11 trykk AVSL for å avslutte økten. NN

25 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 25 Slik videresender du en faksmelding til en postkasse CallPilot 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. Melding slutt KOPIER SLETT NST 2 Trykk for å spille av den første meldingen trykk fltil du finner faksmeldingen du ønsker å sende videre. Melding slutt SKRIV SLETT NST Til: NAVN SPS AVBR 3 Trykk for å videresende meldingen. 4 Skriv inn postkassenummeret du ønsker å sende faksmeldingen videre til og trykk OK trykk NAVN for å søke i bedriftskatalogen. Til:<xxxx> PR IG Tom LS INN OK 5 Trykk OK for å avslutte listen med adresser. 6 Hvis du ønsker å legge ved en talemelding, trykk LS INN fi og les inn meldingen din. Meldingsvalg HAST PRIV ANNT 7 Dersom du ønsker å legge til meldingsvalg, trykk for å gjøre dette. 8 Trykk for å sende meldingen. 9 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

26 26 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Slik videresender du en faksmelding til et eksternt nummer Norstar Voice Mail Du kan videresende en mottatt faksmelding til et eksternt nummer. Du kan imidlertid ikke legge til en introduksjonsmelding til faksmeldingen. 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 nye 0 lagret SPILL LS INN ADM <dato> Fax:1 <<< STOPP >>> Melding slutt KOPIER SLETT Kopier faks POSTK ANNT NST Navn: PR IG TLBK OK 2 Trykk SPILL for å spille av den første meldingen trykk fl til du finner faksmeldingen du ønsker å sende videre. 3 Mottattdato og Fax ID-nummer vises på displayet. 4 Trykk KOPIER fi. 5 Trykk ANNT. 6 Skriv inn mottagerens navn. Navnet kan være på maksimalt åtte tegn. Bruk telefontastene til å skrive inn mottagerens navn. Etter hver bokstav, trykk for å skrive inn neste bokstav. Destinasjon: TELEFON Tlf: PR IG <x> LGT Mld sendt En kopi til? JA LINJE OK OK AVSL Hvis du skriver feil, trykk PR IG og skriv inn navnet på nytt. Trykk OK for å godta navnet. 7 Trykk TELEFON for å skrive inn fakstelefonnummeret. 8 Angi nummeret til faksen, og trykk OK. 9 Trykk OK for å godta fakstelefonnummeret som her vises med <x> trykk LGT for å legge til spesialtegn i fakstelefonnummeret. For informasjon om å legge til spesialtegn, se Legge til spesialtegn i et fakstelefonnummer på side CallPilot videresender faksmeldingen. 11 Trykk JA og gjenta trinn 6 til 11 for å sende meldingen til et annet ekstern nummer trykk AVSL hvis du er ferdig. 12 Trykk for å avslutte økten. NN

27 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 27 Slik videresender du en faksmelding til et eksternt nummer CallPilot 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. Melding slutt KOPIER SLETT NST 2 Trykk for å åpne utskriftsmenyen Skriv ut MLD NY ALLE Skriv ut mld FORHÅNDS- INNSTILT ANNT MANU Destinasjon: TELEFON LINJE 3 Trykk MLD for å skrive ut den aktuelle meldingen trykk NY for å sende videre alle nye faksmeldinger trykk ALLE for å sende videre alle nye og lagrede faksmeldinger. 4 Trykk ANNT for å angi faksmaskinen du videresender faksmeldingen til. 5 Trykk TELEFON. Tlf: PR IG <xxxx> LGT Skriv ut mld OK OK 6 Skriv inn telefonnummeret til faksmaskinen du videresender faksmeldingen til. 7 Trykk OK for å godta telefonnummeret trykk LGT for å legge til spesialtegn. 8 Displayet viser at meldingen skrives ut. 9 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

28 28 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax Om faksgruppemeldinger Send en faksgruppemelding dersom du ønsker å sende en faksmelding som angår en gruppe til hele gruppen. Faksgruppelister settes opp av systemadministrator. Faksgruppeliste Dersom du ofte sender informasjon per faks til samme gruppe, bør du bruke en faksgruppeliste. En faksgruppeliste er en samling faksmaskiner plassert andre steder. Når du sender en faksmelding til en faksgruppeliste angir du kun adressen til listen, men hver faksmaskin på faksgruppelisten får faksmeldingen. Spør din systemadministrator etter en oversikt over faksmaskiner i hver faksgruppeliste. Dersom du trenger en faksgruppeliste, be din systemadministrator om å sette en opp for deg. Når du gir systemadministrator informasjonen, ta med: mottagernes navn en liste over faksmaskinnumrene navnet på faksgruppelisten Før du sender en faksgruppemelding må du kontrollere at systemadministrator har satt opp faksgruppelisten og at listen inneholder alle faksmaskinene som skal motta faksmeldingen. NN

29 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 29 Slik sender du en faksgruppemelding Norstar Voice Mail 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. 2 Trykk SPILL for å spille av den aktuelle meldingen trykk fl til du finner faksmeldingen du ønsker å sende videre. <dato> Fax:1 <<< STOPP >>> Melding slutt KOPIER SLETT NST 3 Mottattdato og Fax ID-nummer vises på displayet. 4 Trykk KOPIER fi. Kopier faks POSTK ANNT 5 Trykk POSTK for å sende faksmeldingen videre til en annen postkasse. Lese inn intro? JA NEI 6 Trykk NEI. Ta ikke opp en introduksjon, mottagerne på en faksgruppeliste hører ikke disse. Postk: KAT AVSL <GListe-navn> ALT AS SEND 7 Skriv inn faksgruppelistenummeret. 8 Trykk SEND for å sende meldingen trykk ALT for å sette opp alternativer for meldingsleveranse. Trykk AS for å sende meldingen til en annen mottaker. For informasjon om leveringsalternativ, se Referanseveiledningen for CallPilot. 9 Trykk for å avslutte økten. Brukerveiledning for CallPilot Fax

30 30 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax For å sende en faksgruppemelding CallPilot 1 Trykk. Følg taleinstruksjonene tastealternativene på telefonen for å åpne postkassen. Melding slutt KOPIER SLETT NST 2 Trykk SPILL for å spille av den aktuelle meldingen trykk fl til du finner faksmeldingen du ønsker å sende videre. Melding slutt SKRIV SLETT NST Til: NAVN SPS AVBR Til: NAVN SPS AVBR Tom LS INN Meldingsvalg HAST PRIV ANNT Mld levert 3 Trykk for å videresende meldingen. 4 Angi gruppelistenummeret og trykk OK. 5 Trykk når du har skrevet inn alle adressene du ønsker å sende meldingen til. 6 Hvis du ønsker å legge ved en talemelding, trykk LS INN fi og les inn meldingen din. Eksterne gruppelistemottagere får ikke talemeldingintroduksjoner til faksmeldinger. 7 Dersom du ønsker å legge til meldingsvalg, trykk for å gjøre dette. 8 Trykk for å sende meldingen. 9 Trykk for å avslutte økten. NN

31 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax 31 Legge til spesialtegn i et fakstelefonnummer Følg taleinstruksjonene, trykk LGT for å legge spesialtegn til et fakstelefonnummer. Merk: Dersom du legger til spesialtegn, ikke trykk på talltastaturknappene for å legge til #, for å legge til *. Trykk knappen rett under alternativet på en telefon med et tolinjers display, lytt til taleinstruksjonene. Trykk Til SIFR for å fortsette å legge til tall til måltelefonnummeret. PAUS for å angi en tidsbestemt pause som vises som P på displayet. Pausene er fire sekunder lange. for å registrere summetone (bak PBX). Spesialtegnet for registrering av summetone vises som D på displayet. fi ANNT # trykk #. fl ANNT * trykk *. TONE for å registrere summetone (bak PBX). Spesialtegnet for registrering av summetone vises som D på displayet. avbryt og prøv igjen. Brukerveiledning for CallPilot Fax

32 32 Kapittel 1 Brukerveiledning for CallPilot Fax NN