Selskapskontroll. Eidfjord Utvikling AS. Eidfjord kommune

Transkript

1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Selskapskontroll Eidfjord Utvikling AS Eidfjord kommune IHR-rapport nr S-2/2010

2 1. FORORD Eidfjord Utvikling AS er eit 100 % kommunalt eigd aksjeselskap som har ansvar for det kommunale nærings- og tiltaksarbeidet i Eidfjord. Formålet med selskapskontrollen framkjem av 14 i forskrift om kontrollutval i kommunar. I følgje bestemminga skal kontrollutvalet sjå etter at det vert gjennomført kontroll med forvaltning av eigarinteresser i dei selskap som er omfatta av slik kontroll, under dette å kontrollere om den som utøvar kommunen sine eigarinteresser i selskapet gjer dette i samsvar med kommunestyret sitt vedtak og føresetnader (eigarskapskontroll). Selskapskontrollen skal sjå etter at Eidfjord kommune si forvaltning av kommunen sine eigarinteresser fungerer tilfredstillande og i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader og er i samsvar med aktuelt lovverk. Selskapskontrollen er gjennomført av Indre Hordaland Revisjonsdistrikt på oppdrag frå kontrollutvalet i Eidfjord. Metodane vi har brukt har bestått av dokumentgransking, intervju og analyser av innsamla dokument og opplysningar. Rapporten er skrevet av Anita Limstrand. Oppdragsansvarlig har vore revisjonssjef Odd Jakob Storebø. Eidfjord, 13. april 2010 Anita Limstrand Registrert revisor Odd Jakob Storebø Revisjonssjef Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 2

3 1. FORORD 2 2. INNLEIING Bakgrunn for selskapskontroll Selskapskontrollen sitt formål Selskapskontrollen sitt omfang Rapportering Avgrensingar Metodeval og praktisk gjennomføring Høyring 5 3. PRESENTASJON AV SELSKAPET 5 4. GRUNNLAGET FOR EIGARSKAPSKONTROLLEN 6 5. PROBLEMSTILLINGAR 6 6. INFORMASJONSINNSAMLING FRÅ KOMMUNEN SOM GRUNNLAG FOR KONTROLLEN Har kommunen etablert ein eigarstrategi for selskapet, til dømes eit eige regelverk, under dette eit system for oppfølging og rutinar for rapportering? Vert selskapet drevet i samsvar med kommunen sine vedtak/intensjonar? Føregår verksemda i samsvar med gjeldande lovar og reglar, innanfor dei rammer som vedtektene gjev? Utøvar kommunen eit aktivt eigarskap, til dømes deltek på generalforsamling? _ Korleis fungerar rapportering frå valde representantar i styret til kommunen sine politiske organ? Utøvar styret sin myndigheit i tråd med lover og reglar, vedtekter og kommunen sitt eige regelverk? Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjon om oppgåver og ansvar til personar som er styremedlem (utarbeida ein eigen instruks)? Har styret sørgja for ein forsvarleg forvaltning av eigarinteressene i tråd med lover, reglar og vedtekter? Medverkar kommunen gjennom forvaltning av eigarinteressene til at verksemda vert drevet økonomisk forsvarleg og i samsvar med kommunestyret sitt vedtak og føresetnader for å delta? Har kommunen eit føremålstenleg arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, rekneskapar for selskapet? OPPSUMMERING Resultat av kontrollane Anbefalingar til selskapet Anbefaling til eigar SELSKAPET OG EIGARKOMMUNEN SIN KOMMENTAR 20 LITTERATUR OG KJELDER 21 VEDLEGG 21 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 3

4 2. INNLEIING 2.1 Bakgrunn for selskapskontroll Etter dei nye bestemmingane i kommunelova er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalet. Dette framkjem av kommunelova 77, nr. 5 som har følgjande ordlyd: "Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper med mer." 2.2 Selskapskontrollen sitt formål Krav til selskapskontrollen sitt innhald er omhandla i forskrift om kontrollutval 14: "Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3." Selskapskontrollen vert delt inn i ein obligatorisk del som femner om eigarskapskontroll, og ein valfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. 2.3 Selskapskontrollen sitt omfang Kva selskap som skal omfattast av selskapskontrollen, og revisor sitt mandat er regulert i Kommunelova 80. Her heiter det: "l interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet." I departementet sine merknader til paragrafen framkjem det at eigarskapskontrollen primært dreier seg om å kontrollere at den som utøvar kommunen sine eigarinteresse, utøvar myndigheita på den måte som er fastsett i den aktuelle verksemdslova (til dømes aksjelova). I kontrollen inngår også ei vurdering av om den som utøvar eigarinteressene, gjer dette i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader for forvaltning av kommunen sine eigarinteresser. 2.4 Rapportering Forskrifta 15 femner om rapportering av selskapskontrollen og lyder som følgjer: "Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykkfor sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt resultatene av disse." Selskapet og den som utøvar eigarfunksjonen har uttalerett til rapporten. Eventuelle kommentarar skal framkoma av rapporten. 2.5 Avgrensingar Vår gjennomgang er knytt til spørsmål som har samanheng med problemstillingar, jfr punkt 5. Undersøkinga har femna om rekneskap for åra Ved gjennomgang Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 4

5 av styreprotokollar har revisjonen sett på styreprotokollane som er publisert på heimesida til EU AS for åra Metodeval og praktisk gjennomføring Metodane vi har brukt har bestått av dokumentgransking, intervju og analyser av innsamla dokument og opplysningar. Selskapskontrollen vart varsla skriftleg. Det vart gjennomført eit oppstartsmøte med ordførar i Eidfjord kommune, Anved Johan Tveit og dagleg leiar i Eidfjord Utvikling AS (EU AS), Lilliann Høyvang Andreassen. Det har vore stilt nokon spørsmål til ordførar Anved Johan Tveit og kommunen sin styrerepresentant i EU AS, Liv Myklatun. Innsamling av data i denne undersøkinga er gjennomført ved innhenting av opplysningar hjå EU AS, hjå eigarkommunen og andre offentlege kjelder. Opplysningane sin pålitelegheit er gjennom høyringa verifisert av eigarkommunen og selskapet. Ved gjennomføringa har vi brukt Veileder for gjennomføring av selskapskontroll 1 og einfo 6/07 Gjennomføring av eierskapskontroll 1. Rapporteringa er så langt det passer, basert på RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Høyring Eit utkast av rapporten er sendt til dagleg leiar og styreleiar i EU AS. I tillegg har ordførar i Eidfjord kommune fått den til høyring. Kommentarane frå høyringa er innarbeidd i rapporten, og kommentarane er vedlagt rapporten. 3. PRESENTASJON AV SELSKAPET Eidfjord Utvikling AS (EU AS) (org.nr ) er 100 % eigd av Eidfjord kommune. Aksjekapitalen utgjer kr Det er 5 styremedlemer i selskapet og to vararepresentantar Einar Lutro Liv Myklatun Helge Møller Anders Vaksdal Inger Karin Larsen Lillian Lægreid Svein Hop Styreleiar Nestleiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Varamedlem Lilliann Høyvang Andreassen er dagleg leiar. Selskapet sin revisor er Revisorgruppen Hordaland, v/statsautorisert revisor Ragnar Pettersen. Generalforsamling består i følgje vedtektene datert av formannskapet i Eidfjord. Selskapet vart stifta og registrert Selskapet sitt formål er etter vedtektene punkt 3 å drive det kommunale næringsutviklingsarbeidet i Eidfjord. Det er berre dagleg leiar som er tilsett i selskapet. 1 Alle tre utgitt av Noregs Kommunerevisorsforbund Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 5

6 4. GRUNNLAGET FOR EIGARSKAPSKONTROLLEN Utgangspunktet for eigarskapskontrollen er Eidfjord kommune sitt formål og intensjon med EU AS. Kommunelova 80 gir kontrollutvalet og revisor rett til å krevje dei opplysningar som vert kravd for å utføre selskapskontrollen både frå selskapet sin dagleg leiar, frå styret og selskapet sin valde revisor. Selskapskontrollen byggjer på informasjon frå dagleg leiar i EU AS og Eidfjord kommune, gjennomgang av dokument, årsmeldingar, styrereferat med meir. 5. PROBLEMSTILLINGAR Med bakgrunn i formålet med selskapskontrollen er det satt opp følgjande problemstillingar: 1) Har kommunen etablert ein eigarstrategi for selskapet, til dømes eit eige regelverk, under dette eit system for oppfølging og rutinar for rapportering? 2) Vert selskapet drevet i samsvar med kommunen sine vedtak/intensjonar? 3) Føregår verksemda i samsvar med gjeldande lovar og reglar, innanfor dei rammer som vedtektene gjev? 4) Utøvar kommunen eit aktivt eigarskap, til dømes deltek på generalforsamling? 5) Korleis fungerar rapportering frå valde representantar i styret til kommunen sine politiske organ? 6) Utøvar styret sin myndigheit i tråd med lover og reglar, vedtekter og kommunen sitt eige regelverk? 7) Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjon om oppgåver og ansvar til personar som er styremedlem (utarbeida ein eigen instruks)? 8) Har styret sørgja for ein forsvarleg forvaltning av eigarinteressene i tråd med lover, reglar og vedtekter? 9) Medverkar kommunen gjennom forvaltning av eigarinteressene til at verksemda vert drevet økonomisk forsvarleg og i samsvar med kommunestyret sitt vedtak og føresetnader for å delta? 10) Har kommunen eit føremålstenleg arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, rekneskapar for selskapet? 6. INFORMASJONSINNSAMLING FRÅ KOMMUNEN SOM GRUNNLAG FOR KONTROLLEN 6.1 Har kommunen etablert ein eigarstrategi for selskapet, til dømes eit eige regelverk, under dette eit system for oppfølging og rutinar for rapportering? Ein kommune står relativt fritt i forhold til korleis den vil organisere si verksemd. Dersom det er ønskjeleg å etablere eigne selskap for å ta hand om deler av den kommunale verksemda, bør eigaren vera bevisst på kva dei ønskjer å oppnå ved ei slik handling. Det er derfor viktig at eigaren sitt formål og målsetjing er klarlagt slik at det kan utarbeidast strategi for nyetablerte selskap. Eigarstrategi Eigarstrategien skal gi overordna mål, rammer og risiko som selskapet kan orientera seg etter. Det er viktig at eigarrolla vert utøvd på ein slik måte at det gir grunnlag for best muleg drift. Ein grunnleggjande føresetnad for strategisk drift av selskap er ein klar og presis eigarstrategi for selskap kor eigar sine forventningar til selskapet vert formulert. Eierskapsutøvelse kan defineres som eierens eller eiernes samlede aktivitet for å sørge for at bedriften styres i eiernes beste interesse. Hensikten med eierskapsutøvelse er ikke at eierne skal instruere bedriftens ledelse hvordan de skal drive. Det innebærer å sette klare mål for bedriften og styre de overordnede strategivalgene og kontrollere at ledelsen Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 6

7 driver i eiernes beste interesse. Eiernes hovedoppgave er å trekke opp de overordnede målene og hovedstrategiene for virksomheten som helhet også i forhold til samfunnsansvar 2. Eigarstyring og kontroll av kommunale selskap inneber spesielle utfordringar i spenningsfeltet mellom politisk overordna samfunnsstyring og fristilt selskapsdrift. Føretaket si verksemd skal framkoma av vedtektene. Styret sine oppgåver i små og mellomstore bedrifter vil vera å utarbeida ein strategi som ligg innanfor dei formål eigarane har definert for verksemda i vedtektene og som gir uttrykk for ambisjonar for verksemda. Eigarstrategi vil utgjera dei prioriteringar og tiltak kommunen har overfor ulike selskap for å sikre at selskapet ivaretar dei målsetjingar som eigarane har satt. Eigarskapsmelding Ei eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk styringsdokument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Gjennom eigarskapsmelding kan kommunen gi klare styringssignal for selskap kommunen har eigarinteresser i. Eigarskapsmeldinga vil sei noko om kommunen sine forventningar til det enkelte selskap. Dette kan vera finansielle forventningar i form av avkastning, eller samfunnsomsyn der selskapet skal understøtte prioriterte politikkområde. Det er viktig at kommunen som eigar definerer selskapa sine hovudmålsetjingar, men styra skal vidareutvikle strategien og arbeide for at selskapet sine mål vert realisert. Eidfjord kommune har utarbeida ein eigarstrategimelding for Eidfjord kommune. Denne er vedtatt i kommunestyret Det er ikkje utarbeida ein eigen melding for EU AS, ei heller eigarskapsmelding for kommunen sine eigarinteresser i dette selskapet. Vår vurdering: Eigarstrategi Revisjonen vil anbefala at eigarstrategien til kommunen vert revidert, det er vesentleg at kommunen sine forventningar til selskapet vert formulert. Det vil sette rammer for kva kommunen ønskjer å oppnå med selskapet. Det vil uttrykke dei samfunnsøkonomiske mål kommunen har for selskapet og det vil vera eit sentralt utgangspunkt for kommunen sin praktiske utøving av styring og kontroll med selskapet, under dette selskapskontroll. Selskapsstrategiane bør som del av eigarskapsmeldinga reviderast jamleg. Kommunen bør definere sitt behov for rapportering frå selskapet, med forankring i kommunen sin eigarstrategi. Eigarskapsmelding Kommunen bør innanfor gjeldande lover og reglar forvalte sine eigarinteresser i samsvar med anbefalingar om eigarstyring, selskapsleiing og kontroll 3. Kommunen sin styring bør utformast slik at styret og administrasjon får det nødvendige handlingsrom innanfor gitte rammevilkår. Vi støtter anbefalinga om at kommunar skal foreta ein politisk gjennomgang av verksemder som er organisert som sjølvstendige rettssubjekt gjennom utarbeiding av ein eigarskapsmelding 4. 2 Samfunnsansvarlig forretningsdrift, hefte utgitt av KS oktober Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskap og foretak, KS Eierforum januar Anbefaling nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger, jf. vedlegg Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 7

8 6.2 Vert selskapet drevet i samsvar med kommunen sine vedtak/intensjonar? Vedtekter For å stifte eit AS skal stiftarane opprette eit stiftelsesdokument som skal innehalde selskapet sine vedtekter. Minstekrav til vedtektene og stiftelsesdokument framkjem av asl 2-2 og 2-3. I tillegg skal stiftelsesdokumentet jamfør asl 2-4 innehalde bestemmingar om særskilte rettigheitar. Kommunestyret i Eidfjord godkjente opprettinga av EU AS i sak 041/2003. I saka løyvar kommunen kr i stiftelseskapital (eigarkapital), og godkjente prinsipielt forslag til vedtekter (selskapsavtale). Det er ved å definere formål for selskapet i vedtekter og gi føringar gjennom vedtak på generalforsamlinga at eigaren kan utøve eigarskapet sitt. Vedtektene inneheld også bestemmingar om kva saker som skal behandlast på den ordinære generalforsamling (Aksjelova 2-2, punkt 8). Det er ingen særskilte bestemmingar verken i kommunelova eller aksjelova om korleis utøving av eigarinteresser skal vera, bortsett frå kommunelova 80, 3. ledd om at kontrollutvalet og eigarkommunen sin revisor skal ha varsel om møter i generalforsamlinga i heileigde kommunale selskap. Kommunane har derfor stor fridom når regelverk/retningslinjer for utøving av eigarinteressene i kommunen sine selskap skal utformast. Det er viktig at kommunestyret får tilstrekkeleg og dekkjande informasjon om selskapet. All informasjon som tilflyt kommunestyret vil vera med på å utgjera kommunestyret sitt vedtaksgrunnlag. Vesentleg informasjon må heller ikkje haldast tilbake frå kommunestyret. Skulle kommunestyret ha merknader til utviklinga i selskapet, må dette takast opp på generalforsamlinga med tilhøyrande vedtak, alternativt ved å velje eit nytt styre som i større grad er innstilt på å leie selskapet slik eigarane ønskjer. Vi har vurdert drifta ut frå EU AS sine vedtekter. I punkt 3 framkjem følgjande: "Selskapet har som hovudføremål å drive det kommunale næringsutviklingsarbeidet i Eidfjord. Kraftfond Avkastning frå fondsmidlane skal disponerast av styret i EU AS til næringsformål jamfør EU AS sine vedtektsfesta formål. Styret i EU AS står ansvarlig for å forvalte kraftfondet. Vedtekter for kraftfond i Eidfjord kommune, vedteke av kommunestyret inneheld retningslinjer for kva avkastninga av fondet kan nyttast til. Halvparten av midlane frå kraftfondet har vorte overført til EU AS kvart år. I budsjettet for neste år er dette justert ned. Eventuelt utbytte frå Indre Hardanger Kraftlag vert overført til EU AS. Vår vurdering: Formålet til EU AS er nedfelt i vedtektene og gir eit bredt handlingsrom innanfor det definerte området. Etter gjennomgang av sentrale dokument både hjå selskapet og hjå eigarkommunen, er vårt hovudinntrykk at EU AS si verksemd og aktivitet i all hovudsak er innanfor og føregår i tråd med formålet i vedtektene og det vi har oppfatta som formålet med opprettinga av EU AS. Revisjonen vil anbefala kommunen å oppdatera vedtektene for kraftfond der ein spesielt ser på forholdet til statsstøtte, jfr rundskriv H-17/98. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 8

9 6.3 Føregår verksemda i samsvar med gjeldande lovar og reglar, innanfor dei rammer som vedtektene gjev? Det er dagleg leiar og styret sine oppgåver å førestå drifta av selskapet. For å vurdere dette arbeidet har vi sett på drifta i forhold til vedtekter og eit utval lover og forskrifter. Aksjelov Regnskapslov Offentlighetsloven (offvl), offentleglova (offl) og forvaltningsloven (fvl) Lov om offentlige anskaffelser med forskrift Foretaksregisterloven (fregl) Det har ikkje vore atterhald eller presiseringar i revisjonsmelding i den utvalde perioden. Det er sendt eit nummerert brev frå revisor i april Selskapet sin valde revisor har ikkje avdekka og påpeika alvorlege manglar relatert til lover, reglar og vedtekter. Aksjelov Våre eigne kontrollar vedrørande aksjelova sine bestemmingar har inkludert mellom anna vurdere generalforsamlingsprotokollar vurdere styret sine plikter vedrørande økonomiforvaltning sjå om det er utarbeida styreinstruks vurdere styreprotokollar sjå etter at aksjeeigarbok finst sjå etter at aksjekapitalen er i samsvar med lova sitt minstekrav, dvs kr vurdere eventuelt utbytte vurdere eventuelle lån til eigar Generalforsamlingsprotokollar Det er viktig at protokollen angir kva selskap som heldt møtet og i tillegg skal den minst innehalde: tid og stad for møtet val av møteleiar og underskriver kor mange aksjar som var representert møtet si godkjenning av innkallinga vedtak som er gjort på møtet Protokollen skal underskrivast av møteleiar og minst ein annan person vald av generalforsamlinga. Styret sine plikter vedrørande økonomiforvaltning I ei moderne bedrift vil styret sin overordna rolle vera å ta ansvar for å utvikle bedrifta vidare og sørgja for at forretningskonsept og økonomi er bærekraftig over tid. Ein skal med andre ord sørgja for at bedrifta utviklar sin strategi for korleis den konkurrerer, utviklar seg og tener pengar år etter år. Styret er pålagt eit særleg ansvar for å sørgja for økonomisk styring og kontroll. Styret skal vidare godkjenne selskapet sitt regnskap og legge det fram for generalforsamlinga med forslag om det skal godkjennast. Styreinstruks Styret som har representantar frå dei tilsette skal ha styreinstruks (ASL 6-23). Også andre selskap bør ha slik instruks. Den skal innehalde kva saker som skal styrehandsamast og kva oppgåver og plikter dagleg leiar skal ha overfor styret. Styreinstruksen skal også innehalde reglar for møteinnkalling og møtebehandling. Mykje av dette involverer dagleg leiar, og derfor bør også styret lage ein instruks for dagleg leiar som er samstemt med styreinstruksen. Det er viktig å merke seg at styreinstruksen vert laga og vedtatt av styret sjølv. Det er ei sjølvpålagt rettleiing for korleis styret skal arbeide. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 9

10 Styreprotokoll Det skal førast protokoll frå styrehandsaming (ASL 6-29). I denne skal ein som eit minimum oppgi tid og stad for møtet, behandlingsmåte og styret sine vedtak. Det kan også vera føremålstenleg at sakene er kort skildra og at det kjem fram kva dokument som er brukt i sakshandsaminga. Det er då lettare å lese i ettertid korleis styret har vurdert sakene når vedtaka vart gjort. Det vert også anbefalt at det vert skildra korleis sakene skal følgjast opp og kven som har ansvar for dette, enten i protokollen eller i eigen tiltaksliste med tider og fristar. Aksjeeigarbok Alle aksjeselskap skal ha ei aksjeeigarbok. Den er avgjerande for kven som er aksjonærar og kva rettigheitar dei har i selskapet. I aksjeeigarboka skal alle aksjeeigarane innførast alfabetisk med oppgiving av namn, fødselsdato/organisasjonsnummer og adresse. For kvar aksjeeigar skal ein også oppgi kor mange aksjar aksjeeigaren eig og nummeret på aksjane. Er det fleire aksjeklasser i selskapet, skal det stå kva klasse aksjane tilhøyrer. Det er ingen krav til korleis aksjeeigarboka skal sjå ut, berre den vert ført på ein sikker måte. Det kan til dømes vera eit lausblad- eller kortsystem, men aksjeeigarboka kan like gjerne vera elektronisk, som ein tabell i teksthandsaming eller rekneark. Det må vera muleg å gå tilbake i oppføringane og sjå aksjefordelinga på kva som helst tidspunkt. Aksjeeigarboka er offentleg - slik at alle har rett til å sjå den. Aksjekapital Aksjekapitalen må minst vera kr Regnskapslov Alle selskap skal i følgje rskl 8-2 seinast ein månad etter fastsetting av årsregnskapen sende den, samt årsmelding og revisjonsmelding til Regnskapsregisteret. Fristen er 1. august ved papirinnsending eller 1. september ved elektronisk innsending. Dersom fristen ikkje vert halden løyper det forseinkingsgebyr. Eininga er ansvarlig for å betale gebyret, alternativt styret sine medlemar. Offentlighetsloven (offvl), offentleglova (offl) og forvaltningsloven (fvl) Offentlighetsloven (offvl) gjeld verksemder som vert drevet av forvaltningsorgan, som i følgje lova er eitkvart organ for stat eller kommune, jf. offvl 1, 1. ledd. Private selskap er i utgangspunktet ikkje omfatta av lova, men dersom selskapet treff enkeltvedtak eller skriv ut forskrift ville denne delen av verksemda vore femna av lova. Ei rekke moment vil spille inn og det vert lagt særleg vekt på følgjande forhold: den organisatoriske og økonomiske tilknyting til det offentlege verksemda sin art om verksemda har eit faktisk rettsleg monopol graden av politisk styring Tilsvarande bestemmingar gjeld for fvl. Det er vedtatt ny offentleglov (offl) gjeldande frå I følgje den nye lova, jf. 2 c) og d) gjeld den sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigarpart som gir meir enn halvparten av stemmene eller har rett til å velja meir enn halvparten av medlemane med stemmerett i det øvste organet i rettssubjektet. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 10

11 Lov om offentlege kjøp med forskrift Ny lov og forskrift om offentlege kjøp tok til å gjelda frå Ein del av vår undersøking i denne kontrollen femner derfor regimet til tidligare regleverk. Likevel er ikkje regelverk om kven forskrifta femner om vesentleg endra frå tidligare. Hovudformålet med offentlege kjøp og forskrifter om offentlege kjøp (FOA), er å medverka til auka verdiskaping i samfunnet ved å sikre mest muleg effektiv ressursbruk ved offentlege kjøp basert på det forretningsmessige og likebehandling, jf. offansk 1. Dei grunnleggjande krav i lova 5 krev at: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. FOA gjeld for statlege, kommunale og fylkeskommunale myndigheitar og offentleg rettslege organ. FOA 1-2 (2) definerer kva vilkår som må vera oppfylt for å verta femna av forskrifta sine bestemmingar om offentleg rettsleg organ: Det tener allmennheita sitt behov, og det er ikkje av industriell eller forretningsmessig karakter, og er eit sjølvstendig rettssubjekt og er i hovudsak finansiert av statlege, kommunale eller fylkeskommunale myndigheitar eller underlagt slike myndigheitar sin kontroll, eller har eit leiings- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemane er oppnemnd av slike myndigheitar Verksemda føretek få kjøp av eit slikt omfang at dei kjem inn under krav til protokollføring og utlysing i samsvar med regelverk om offentlege kjøp. Dette har noko med bedrifta sin storleik å gjera. Foretaksregisterloven (fregl) Alle norske aksjeselskap er registreringspliktig i Foretaksregisteret. Fregl 3-1 og 3-7 gir oversikt over opplysningar som skal registrerast. Av 4-1 framkjem det at det, utan ugrunna opphald, skal sendast endringsmelding på endringar i pliktige opplysningar. Plikten til å gje melding etter 4-1 ligg også på kvart enkelt styremedlem. Vår vurdering: Aksjelov Revisjonen vil anbefale at det vert etablert ein styreinstruks og ein arbeidsinstruks for dagleg leiar. I tillegg vil vi anbefale at det vert utarbeida ei aksjeeigarbok. Regnskapslov Opplysningar frå Brønnøysundregistrene viser at Regnskapsregisteret har mottatt og godkjent årsregnskapen innan fristane for regnskapsåra Offentlighetsloven (offvl), offentleglova (offl) og forvaltningsloven (fvl) Etter organisasjonsforma vert EU AS rekna som eit privat rettssubjekt og er då som hovudregel ikkje underlagt offvl og fvl. Selskapet vedtek ikkje enkeltvedtak definert etter fvl. 2 b, og har ikkje myndigheit til å skrive ut vedtak, jf. fvl. 2c. Det er ikkje konsesjonsbelagt eller i ein monopolsituasjon. Det alminnelege forvaltningsmessige utgangspunkt er at offentlegheitslova ikkje gjeld for verksemder som er skilt ut som eigne rettssubjekt. Det er likevel slik at sjølv om ei verksemd er skilt ut som eige rettssubjekt, kan det likevel verta spørsmål om ikkje lova gjeld fordi verksemda har ei særleg offentleg tilknyting. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 11

12 Kommunen eig alle aksjane i selskapet, og EU AS må derfor retta seg etter den nye offl frå Lov om offentlege kjøp med forskrift EU AS oppfyller krava i FOA til dei vilkår som må oppfyllast for å verta femna av forskrifta sine bestemmingar om offentleg rettsleg organ, jf. FOA 1-2 (2). EU AS er i hovudsak finansiert av offentlege myndigheiter, og er av den grunn også godkjent skattefritak. Foretaksregisterloven (fregl) I intervju med dagleg leiar i EU AS og ordførar i Eidfjord kommune kjem det fram at vedtektene punkt 8 er endra. Tidlegare var det formannskapet i Eidfjord som var selskapet si generalforsamling, men dette er endra til ordførar i Eidfjord er selskapet si generalforsamling. Revisjonen har fått tilsendt dei siste vedtektene frå Brønnøysund og der kjem det fram at dei endra vedtektene ikkje er registrert i Brønnøysundregistrene. Avgjersla om å endre vedtektene vart treft av generalforsamlinga. Når vedtektsendringa er vedtatt av generalforsamlinga, må disse innarbeidast i vedtektsdokumentet til selskapet. Etter foretaksregisterlova 4-1, jfr. 3-1 skal vedtektsendringa meldes til Foretaksregisteret. Fristen for å melda endring til Brønnøysund er 3 månader, vedtektsendringa vart vedtekne på generalforsamling Våre undersøkingar har ikkje påvist vesentlege feil eller manglar relatert til lover, reglar og vedtekter. 6.4 Utøvar kommunen eit aktivt eigarskap, til dømes deltek på generalforsamling? Det er ingen særskilte avgjersler verken i kommunelova eller aksjelova om korleis utøving av eigarinteressene skal vera, bortsett frå kommunelova sin 80, 3. ledd om at kontrollutvalet og eigarkommunen sin revisor skal ha varsel om møter i generalforsamlinga i kommunale selskap. Kommunane har derfor stor fridom når regelverk/retningslinjer for utøving av eigarinteressene i kommunen sine selskap skal utformast. Det finst ikkje særskilte bestemmingar om kven som har kompetanse til å representere ein kommune som aksjeeigar på generalforsamling. Kommunelova gir ikkje heimel for at ordførar skal vera representant i eit aksjeselskap utan å vera særskilt vald av kommunestyret eller fått delegert myndigheit. Kommunelova 9 nr. 3 refererer til ordførar som kommunen sin rettslege representant. I kommentarane til kommunelova står det: Bestemmelsen om den rettslige representasjonsrett refererer seg bare til situasjonen under rettergang. Den har ingen betydning for kommunens/fylkeskommunens representasjon i organer utenom rettsapparatet. Ordføreren eller fylkesordføreren kan altså ikke med hjemmel i de nevnte bestemmelser representerekommunen/fylkeskommunen for eksempel i et aksjeselskap eller et borettslagsstyre eller en generalforsamling. Representanter til slike organer må velges på vanlig måte av kommunestyret/fylkestinget eller av formannskapet/fylkesutvalget etter delegasjon 5 Ordførar er selskapet sin generalforsamlinga i følgje nye vedtekter. Ordførar er fast observatør på styremøta og rådmann er ofte med på deler av møta. I saksframlegg til kommunestyrevedtak 046/08 vedrørande eigarstrategi for Eidfjord kommune framkjem det: Minst ein gong i året og elles når det er trong for det (naudsynt for utøving av kommunen sitt eigarskap) skal styret og dagleg leiing i 5 Kommuneloven med kommentarer, 4. utgave utgitt av Kommuneforlaget, side 73/74. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 12

13 heileigde kommunale aksjeselskap orientere kommunestyret om selskapet sin aktuelle situasjon og elles dei utfordringane selskapet står framfor. Ordførar/rådmannen skal ha møte- og talerett som observatør i styret for alle heileigde kommunale selskap. Vår vurdering: Eidfjord kommunestyre gjorde vedtak i sak 046/08 at det er ordførar som er selskapet sin generalforsamling i heileigde kommunale aksjeselskap. Kommunestyret vert innkalla når heileigde kommunale aksjeselskap skal ha generalforsamling for å få tilgang på same informasjon som ordførar. Kommunestyret gjev ordførar instruks om korleis han skal stemma i generalforsamling. Vi kan ikkje sjå at kontrollutvalet (ved sekretaritatstenesta) eller revisor har vorte formelt innkalla/informert om gjennomføring av generalforsamling, slik det er bestemt i kommunelova 80, 3. ledd. 6.5 Korleis fungerar rapportering frå valde representantar i styret til kommunen sine politiske organ? Faste rutinar for rapportering mellom kommunen sine valde representantar (generalforsamling) og kommunen sin administrative og politiske leiing, vil sikre at alle selskap vert jamleg rapportert og at dette skjer i faste former. Vesentlege forhold vil då lett kunne kome til kommunestyret sin kunnskap. Det vil vera naturleg at det er generalforsamlinga som står for denne rapporteringa eller har ansvar for den. Den grunnleggjande skriftlege rapportering kan gjerne kombinerast med munnleg dialog. Kommunelova 80 skildrar kontrollutvalet sin rett til å krevja dei opplysningar som finst påkravd for deira kontroll. I kommunelova 80, 3. ledd framkjem følgjande: Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Det er viktig at kommunestyret får tilstrekkeleg og dekkjande informasjon om selskapet. All informasjon som tilflyt kommunestyret vil utgjera kommunestyret sitt vedtaksgrunnlag. Vesentleg informasjon må heller ikkje haldast tilbake frå kommunestyret. EU AS sin årsrapport og årsrekneskap, samt referat frå styremøter, innkallingar og protokollar frå styremøter vert oversendt til ordførar og rådmann. Dagleg leiar og styreformann informerer i kommunestyret fleire gonger i løpet av året. Dei ber om ei tilbakemelding på det som er gjort og kva dei ønskjer framover. Det vert så langt som muleg halden generalforsamling på same dag som kommunestyret, slik at orienteringa frå EU AS går både til ordførar og kommunestyret. Styret er ansvarleg overfor generalforsamlinga og rapporterer til denne. Vår vurdering: Det er ikkje fastsett nokon retningslinjer for rapportering frå selskapet. Vi har derfor ingen kriterium å måle mot. Kommunestyret vert så langt som mulig informert når generalforsamling vert halden på same dag som kommunestyret. Revisjonen har ikkje kontrollert om generalforsamling alltid har vore haldt på same dag. Kommunen sin representant i styret opplyser at ho rapporterer til formannskap og ordførar. Revisjonen vil anbefale at rapportering frå styrerepresentant til kommunen vert dokumentert til dømes ved eit referat. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 13

14 6.6 Utøvar styret sin myndigheit i tråd med lover og reglar, vedtekter og kommunen sitt eige regelverk? Dei viktigaste retningslinjer for ei vurdering av om generalforsamlinga i EU AS utfører sine oppgåver kjem fram av aksjelova og vedtektene for selskapet. I aksjeselskap kan eigarmynde berre verta utført ved vedtak i generalforsamlinga. Asl har i kapittel 6 vedtak om selskapet si leiing. Alle vesentlege saker og forhold skal behandlast av styret. I følgje asl høyrer forvaltninga av selskapet under styret. Styret sine oppgåver kan i hovudsak delast opp i fire hovudoppgåver; strategi-, organiserings-, kontroll-, og eigenoppgåver. Styret sitt ansvar framkjem gjennom dei lovpålagte oppgåver som vert lagt til styret, mellom anna å innkalle til generalforsamling. Ansvaret kan delast i to: forvaltningsansvaret og tilsynsansvaret. Å forvalte selskapet betyr i utgangspunktet all leiing av selskapet. Styret plikter å oppretthalde selskapskapitalen og gi aksjeeigarane avkastning på deira investering. Vidare har styret ansvar for å sørgje for ein tilfredsstillende organisasjon 6. Tilsynskravet inneber mellom anna tilsyn med den daglege leiing og at formelle krav, lover, reglar, retningslinjer og liknande vert etterlevd. Når tilsetting av dagleg leiar høyrer inn under styret, skal fastsetjing av lønn og anna godtgjering til dagleg leiar skje i møte. Styret representerer i følgje asl selskapet på utsida og teiknar firmaet, men styret kan gi styremedlemar, dagleg leiar eller namngitte tilsette rett til å teikna selskapet sitt firma. Vedtektene kan angi annen signaturbestemming, og kan gi særskilte bestemmingar om styret sitt ansvar og oppgåver. I anbefaling nr. 18 står det at det at eigarane bør sjå etter at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske retningslinjer for selskapsdrifta 3. Vidare står det at: kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt og handler om demokratiske legitimitet. Kommunenes omdømme vil derfor i økende grad også avhenge av hvordan en forvalter sitt samfunnsansvar gjennom sine bedrifter. Selskapet sin økonomi Det er definert i lova at styret skal fastsette planer og budsjett samt halde seg orientert om selskapet sin økonomiske stilling (ASL 6-12). Styret skal vidare godkjenne selskapet sitt regnskap og legge det fram for generalforsamlinga med forslag om det skal godkjennast. Ein aksjeeigar og avtalar med selskapet Siste ledd i aksjelova 6-13 er lett å oversjå. Den gjeld berre for selskap som har ein aksjeeigar, og det finst mange slike selskap. Her er styret gitt ansvaret for at alle avtalar mellom selskapet og aksjeeigaren vert nedteikna skriftleg. Det betyr at om selskapet kjøper/seljer bilen til aksjonæren, så er det ulovleg dersom det ikkje er skrevet ein avtale om dette. Likeeins: Om eit slikt firma har kontor i huset til eigaren, så må det føreligge ein skriftleg avtale. 6 Styrets arbeid og oppgaver, utgitt av DnR forlaget 3. utgave, pkt Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 14

15 Tilsynsansvar Det er styret som tilset og seier opp dagleg leiar. Styret har også eit ansvar for å føre tilsyn med den daglege leiinga. Styret bør lage ein arbeidsinstruks for dagleg leiar for å klargjera styret sine forventningar til ho/han, og for å unngå misforståingar om kven som skal gjøre kva. (Sjå ASL 6-13). Styret i selskapet har jamleg hatt møter i følgje protokoller publisert på heimesida til EU AS. Forhold som er tatt opp inkluderer mellom anna årsrekneskap, budsjett, rekneskap, vesentlege eller prinsipielle økonomiske forhold med meir. Vår vurdering: Styret har i hatt jamlege møter. Det har for åra blitt levert rein revisjonsmelding, og vi legg derfor til grunn at intern kontroll, regnskapsrapportering, bokføring med meir fungerar tilfredsstillande. Vi kan med Styrets tilsynsansvar (1) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. (2) Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. (3) I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. bakgrunn i dette konkludere med at styret har sørgja for forsvarleg forvaltning av og tilsyn med selskapet. Sjølv om det ikkje er lovkrav om å utarbeida etiske retningslinjer, ønskjer vi å kommentere at det ikkje føreligg etiske retningslinjer for selskapet. I dagens samfunn er det eit generelt fokus på etiske prinsipp og haldningar, og etikk er ein viktig del av dei vurderingar som vert gjort i samband med det å drive eit selskap samfunnsansvarlig. Vi anbefaler derfor styret å gjera ei vurdering om utforming av etiske retningslinjer for selskapet. 6.7 Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjon om oppgåver og ansvar til personar som er styremedlem (utarbeida ein eigen instruks)? Det er ikkje rutine for å gi slik opplæring. Dette betyr ikkje at styret nødvendigvis manglar kompetanse. Styreleiar i EU AS har eksempelvis gjennomført kurs i styreleiing, og innehar ei rekkje styreverv innan næringslivet, og kompetansen synes med dette å vera godt ivaretatt. Vår vurdering: På generelt grunnlag anbefalar revisjonen at det vert gitt eit tilbod i opplæring i styrearbeid for valde personar. Hovudformålet for ei slik opplæring er å gjera nyvalde styremedlemar trygge på rolla. Sentrale tema vil vera kommunen som eigar av selskap, ulike selskapsformer, habilitet, oppgåver, ansvar med meir. 6.8 Har styret sørgja for ein forsvarleg forvaltning av eigarinteressene i tråd med lover, reglar og vedtekter? Regnskapen Om forvaltninga er forsvarleg er vanskeleg å uttale seg konkret om. Vi har vald å tilnærme oss spørsmålet gjennom ein enkel rekneskapsanalyse, samt ved å ta utgangspunkt i "Norsk anbefaling - Eierstyring og selskapsledelse" som seier "Virksomheten bør ha en egenkapital som er tilpasset mål strategi og risikoprofil'. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 15

16 Eidfjord Utvikling AS, regnskapsanalyse/nøkkeltal Driftsinntekter Eigenkapital Driftsresultat Eigenkapitalgrad 0,10 0,07 0,10 0,09 0,10 Resultatgrad -2,66-16,88 0,00 0,00 0,00 Likviditetsgrad 35,96 60,48 41,89 7,01 23,16 Gjeldsgrad 8,89 13,63 8,59 9,64 8,70 DEFINISJONAR: Resultatgrad: Likviditetsgrad: Eigenkapitalgrad: Driftsresultat/driftsinntekter Omløpsmidlar/Kortsiktig gjeld Eigenkapital/totalkapital Resultatgrad Resultatet målt i prosent av omsetninga. Likviditetsgrad Likviditeten er eit uttrykk for selskapet sin evne til å betale sine krav i rett tid. Manglande evne til betaling kan vera årsak til at ei bedrift kan gå konkurs sjølv om selskapet elles går bra når ein måler selskapet sin rentabilitet og driftsmargin Eigenkapitalgrad Soliditet er eit uttrykk for selskapet sin evne til å tåle tap. Derfor er det best at selskapet har ein høg eigenkapitalandel, dvs at ein stor del av selskapet sin totalkapital er eigenkapital og ikkje lånte midlar. Dersom selskapet har finansiert nokon av eigendelane med langsiktig lån med akseptabel rente vil det likevel gi ein betre soliditet enn om eigedelane er finansiert av meir kortsiktig lån med høgare rente. Selskapet sin eigenkapitalandel vert gjerne brukt som eit uttrykk for soliditeten Selskapet sin revisor (Revisorgruppen Hordaland) har for rekneskapsåret 2008 avlagt ein rein revisjonsmelding for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin melding at: - årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets økonomiske stilling 31. desember og av resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god regnskapsskikk i Noreg - ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjo av regnskapsopplysningane i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg - opplysningane i årsberetningen og årsregnskapet og om forutsetninger om fortsatt drift er konsistent med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Støtteordningar Aktivitetsstøtte, etableringsstipend/-støtte, bedriftsutvikling og infrastrukturtiltak Det framkjem av retningslinjene til selskapet kva ulike støtteordningar selskapet gjev. I årsmeldinga for 2008 til EU AS framkjem det: selskapet sitt føremål er å bidra til aktiv utvikling av næringslivet i Eidfjord og slik bidra til ei positiv utvikling til innbyggjartalet i kommunen. I årsmelding frå selskapet i 2007 framkjem det at EU AS ønskjer at bruken av direkte tilskot skal reduserast over tid, og vil difor prioritera større prosjekt. Det vart gjort nedskrivingar på prosjekt i 2007 og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 16

17 Aksjekapital/ansvarleg lån I følgje retningslinjene til EU AS: kan EU AS i enkelte høve gå inn i nystarta verksemder som aksjonær. Prisen for inngang i selskap vert sett på bakgrunn av forhandling med selskapet. Ein eventuell pris over pari kurs skal som utgangspunkt gis som ansvarleg lån til selskapet. Lånet vert gitt til 0 % rente. Klassifisering av kapitaltilførselen sitt reelle innhald vil kvile på om det er likskap med lån eller eigenkapital som er mest framtredande. Det må då foretas ei totalvurdering av kva som er karakteristisk for lånekapital i motsetning til eigenkapital. Lån kjenneteiknast mellom anna ved at det er inngått avtale om renter, tilbakebetalingsplan, tidspunkt for forfall og prioritet i forhold til anna gjeld. Kjenneteikn ved eigenkapital er at det er overskotsavhengig avkastning, at den kan brukast til dekning av løypande tap og at det er særskilte reglar for tilbakebetaling. Ved insolvens vil kreditor få dekning før investor. Generelt vil eigenkapital vera meir risikoeksponert enn lånekapital. Med ansvarleg lån meinar ein lån kor långjevaren har vedteke å stå tilbake for alle selskapet sine andre kreditorar i tilfelle konkurs, jf. dekningslova 9-7 nr. 2, eller anna oppløysing av selskapet. På den andre side skal långjevar ved likvidasjon ha full dekning før aksjeeigarane får del i selskapet sin nettoformue. Ansvarlege lån vert derfor sett på som ein finansieringsform som ligg i grenseområdet mellom eigenfinansiering og framandfinansiering, jf. Kommentarutgaven til aksjeloven og allmennaksjeloven 2. utg av Magnus og Asle Aarbakke m.fl. side 431 og 432. Vår vurdering: Regnskap Vi har ikkje avdekka indikasjonar på at forvaltninga ikkje har vore forsvarleg basert på regnskapsanalysen og målt opp mot norsk anbefaling for eigarstyring. Forvaltninga synes ut frå våre undersøkingar å ha vore forsvarleg. Støtteordningar Aktivitetsstøtte, etableringsstipend/-støtte, bedriftsutvikling og infrastrukturtiltak. Revisjonen vil anbefale at prosjekt vert følgd opp fortløypande. Aksjekapital, ansvarleg lån Revisjonen meinar at det ved tilsegn om ansvarleg lån, ikkje er unaturleg av EU AS å be om å få ein representant i styret til selskapet. Dette for å følgja opp forvaltninga av selskapet. 6.9 Medverkar kommunen gjennom forvaltning av eigarinteressene til at verksemda vert drevet økonomisk forsvarleg og i samsvar med kommunestyret sitt vedtak og føresetnader for å delta? I aksjeselskaper er generalforsamlinga den øverste myndigheten. Virksomheten reguleres av aksjelovens bestemmelser. Etter etableringen av selskapet kan kommunestyrets påvirkning og styring i prinsippet bare skje på selskapets generalforsamling, gjennom den som utøver kommunens eierinteresse ref rettleiar. Det er ved å definere formål for selskapet i vedtekter og gi føringar gjennom vedtak på generalforsamlinga at eigaren kan utøve eigarskapet sin. Vedtektene inneheld også bestemmingar om kva saker som skal behandlast på den ordinære generalforsamlinga 7. I generalforsamling kan eigarane gjennom vedtak fastsetje råmer og gje nærare reglar for styret og dagleg leiar av selskapet. Dersom kommunestyret har merknader til utviklinga i selskapet, må dette takast opp på generalforsamlinga som sak med tilhøyrande vedtak, alternativt ved å velja eit nytt styre som i større grad er innstilt på å leie selskapet slik eigarane ønskjer. 7 Aksjeloven 2-2, punkt 8 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 17

18 Det er opp til kommunen å klarleggja sitt syn og sine mål med eigarskapen. I tillegg må kommunen velja ut representantar som evnar å formidla dette. Jamfør her at det er representanten åleine som representerer kommunen i styret. Eigarstrategimelding for Eidfjord kommune vart vedteke av Eidfjord kommunestyre i K- sak 046/08 den 16. juni I eigarstrategien punkt 1.1 A kjem det fram vedtak om generalforsamling, kontaktmøte og val av styremedlemer. Punkt 1.1 B Vedtak i eigarstrategien gjeld dei einskilde selskapa. Her kjem formålet med EU AS fram. EU AS sin daglege leiar og styreformann informerer i kommunestyret om lag to gongar i året. Det er høve for andre styremedlemar å delta på slike møte. Det vert så langt som mulig halde generalforsamling same dag som kommunestyret har møte. Ordførar er fast observatør på styremøta og rådmann er ofte med på deler av møta. Årsrapport/årsrekneskap, referat frå styremøte og innkallingar og protokollar frå styremøte vert sendt til ordførar og rådmann. Vår vurdering: Eidfjord kommune har overført råderetten over store økonomiske verdiar til EU AS som er organisert som eige rettssubjekt utafor kommunen. Det kjem fram av punkt 2.1 i eigarstrategien til kommunen at kommunen må etablere ein overordna strategi for eigarskap. Kommunen har ikkje formulert ei meining/formål med eigarskapen utover det som ligg i vedtekter og kommunestyresak om oppretting av selskapet. Generelt sett bør det definerast kva som er selskapet si verksemd, formål, mål og kva som er suksesskriterium for drifta. Selskapet bør deretter følgjast opp systematisk og jamleg i forhold til dette, i samsvar med definerte rapportering/malar. Sjå revisjonen sine anbefalingar under punkt 6.1. Løypande kontakt mellom eigar og selskapet sitt styre er viktig. Kommunestyret har høve til å ytra ønskje om måloppnåing i fellesmøta mellom kommunestyre og dagleg leiar/styreleiar. Kommunestyret vert i hovudsak orientert av dagleg leiar/styreleiar. Fastsetjing av råmer og nærare reglar for styret og dagleg leiar av selskapet har ikkje vore sak på nokon av generalforsamlingane i følgje protokollane revisjonen har fått tilgang til. Revisjonen har ikkje i noko dokument funne opplysningar om kva som er kommunen sine forventingar til selskapet eller kva langsiktige mål kommunen har med EU AS. I vedtektene til selskapet kjem det fram kva som er hovudformålet til EU AS, men det er ikkje formulert langsiktige mål for selskapet. I følgje ordførar forventar kommunestyret at EU AS følgjer hovudformålet til selskapet som er å driva det kommunale næringsutviklingsarbeidet i Eidfjord. Styrerepresentanten opplyser at ho er merksam på dei forventningar som kommunestyret har til hennar arbeid. Styrerepresentanten opplyser at ho er kjent med formålet ved oppretting av EU AS. Ved val av styrerepresentant er det viktig at forventningane til styret som kollegium og til dei krav som må gjelde både kompetanse, kapasitet og mangfald, kjem klart fram. Eidfjord kommune har valt ei valnemnd som kjem med framlegg på styrekandidatar til generalforsamling. Dei vurderar og kompetansen til kandidaten. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 18

19 Det vert ikkje gjennomført nokon evaluering eller vurdering av enkeltrepresentantar sitt arbeid i styre. Ved viktige økonomiske handlingar som EU AS føretek seg meinar revisjonen det er viktig at kommunestyret vert informert om dette. Eit døme på ei slik handling kan vera vidaresal av industribygget på Lægreid. Det er viktig at styrerepresentanten er merksam på si rolle i å formidla dette vidare til kommunestyret. Representanten har opplyst at ho kjenner til si rolle og informerer ordførar og formannskapet. Det er revisjonen sitt syn at det er viktig for utøving av eigarskapen at slike orienteringar vert dokumentert ved til dømes eit referat, jamfør anbefaling under punkt 6.5. Revisjonen anbefalar at kommunen vurderar å utarbeide ein rutine for politisk og administrativ utøving av eigarstyring, der dei valde representantane sine roller kjem fram. Revisjonen er usikker på kor mykje kommunen medverkar til styringa. EU AS informerer i kommunestyret, men det kjem ikkje fram frå nokon generalforsamlingsprotokollar at kommunen har satt nokon nærare reglar for styret og dagleg leiar av selskapet. Det er heller ikkje så langt revisjonen kan sjå formulert nokon langsiktige mål for selskapet Har kommunen eit føremålstenleg arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, rekneskapar for selskapet? Informasjon frå selskap til Eidfjord kommune inngår i det ordinære arkivsystemet til kommunen. Det vil i hovudsak vera Arkivlova m/forskrift som vert førande for selskapet sine praktiske rutinar. Forskrifta til arkivlova bestemmer at eit offentleg organ skal føre ein journal der bestemte opplysningar om det enkelte dokument vert registrert, jfr 2-6 og 2-7 i forskrifta. Journalen må vera offentleg tilgjengeleg. Frå fekk vi ny offentleglov. Den utvidar lova sitt verkeområde til og å gjelde Sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet ( 2 pkt.c) Reglane i offentleglova 2 fyrste ledd bokstav c og d vil føre til at lova vil gjelde for ei rekkje sjølvstendige rettssubjekt som offentlegheitslova 1970 ikkje gjaldt for. Dette inneber ikkje berre at innsynsretten vil gjelde hjå disse rettssubjekta, men at dei rettssubjekta som no blir omfatta av lova og som ikkje er omfatta av arkivlova og arkivforskrifta også får plikt til å føre journal etter føresegnene i arkivforskrifta, jfr. Offentleglova 10 fyrste ledd. Av den grunn har selskap som kommunen har eigarinteresser i, ikkje hatt same krav til arkivsystem som kommunen. Revisjonen får opplyst at EU AS ikkje fører ein eigen postjournal over inngåande og utgåande post slik ein plikter å gjera jamfør arkivforskrifta. Vår vurdering: Arkivlova m/forskrift har reglar om behandling av post og saksdokument, og det er krav om postjournal enten på papir eller elektronisk. Etter vår vurdering har ikkje EU AS følgd regelverket i arkivlova m/forskrift i forhold til bestemminga om journalplikt. Det er også krav om journalplikt i Offentlegheitslova som då heller ikkje er fylgt. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 19

20 7. OPPSUMMERING 7.1 Resultat av kontrollane Eidfjord Utvikling AS er etter det vi har sett i det alt vesentlege forvalta og drevet forsvarleg, og i tråd med vedtekter, lover og reglar. 7.2 Anbefalingar til selskapet Vi anbefaler på generelt grunnlag at ein etablerer styreinstruks Vi anbefalar at det vert utarbeida ein arbeidsinstruks for dagleg leiar Vi anbefalar at det vert utarbeida ei aksjeeigarbok Vi anbefaler styret å gjera ei vurdering om utforming av etiske retningslinjer for selskapet Vi anbefaler at selskapet forsikrar seg om at styremedlemar har tilstrekkeleg kunnskap om selskapet og selskapet sin drift til å utføre sitt tillitsverv på ein forsvarleg måte. Dette kan til døme inkludere opplæring av styremedlemar Revisjonen vil anbefale at prosjekt vert følgd opp fortløypande. Vi anbefalar at ein innrettar arkiv- og postfunksjonen i tråd med Arkivlova m/forskrift og Offentlegheitslova sine krav Vi anbefalar at innkalling til generalforsamling vert sendt til sekretær/kontrollutval og revisor. 7.3 Anbefaling til eigar Vi anbefalar at eigarstrategien til kommunen vert revidert. Vi anbefaler at kommunen vurderar å utarbeida ei eigarskapsmelding for EU AS. Vi anbefalar at kraftfondvedtektene vert revidert Vi anbefalar at rapportering frå styrerepresentant til kommunen vert dokumentert med til dømes eit referat Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av personar som representerer kommunen, jfr anbefaling til selskapet om opplæring av styremedlem. Vi anbefalar at kommunen vurderar å utarbeide ein rutine for politisk og administrativ utøving av eigarstyring, der dei valde representantane sine roller kjem fram. 8. SELSKAPET OG EIGARKOMMUNEN SIN KOMMENTAR I vedlegg 4 er kommentarar frå selskapet og ordførar lagt ved. Revisor har ingen kommentarar til tilbakemeldingane. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Side 20