Kvam herad Årsmelding Kvam herad. Årsmelding Side 1 av 132

Transkript

1 Kvam herad Årsmelding 2003 Side 1 av 132

2 1 VEDTAK KOMMENTARAR, OPPSUMMERING OG FORSLAG TIL DISPONERING AV RESULTAT RÅDMANNEN SINE KOMMENTARAR Eksterne rammevilkår Interne prosessar Aktivitetar Vegen vidare Forhold til andre kommunar OPPSUMMERING Om dokumentet Samfunn Brukar Interne prosessar Medarbeidar...12 Økonomi REKNESKAPET FOR 2003 OG FORSLAG TIL DISPONERING TENESTER OG NØKKELTAL INNLEIANDE KOMMENTAR Samfunn Brukar Interne prosessar Medarbeidar Økonomi ADMINISTRASJON, STYRING OG FELLESUTGIFTER Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi BARNEHAGAR Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi GRUNNSKULEOPPLÆRING Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi KOMMUNEHELSE Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi PLEIE OG OMSORG Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi SOSIALTENESTE Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi BARNEVERN Samfunn Brukarar...56 Side 2 av 132

3 3.8.3 Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi VATN, AVLØP, RENOVASJON/AVFALL Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi FYSISK PLANLEGGING, KULTURMINNER, NATUR OG NÆRMILJØ Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi KULTUR Samfunn Brukarar Medarbeidarar Økonomi KYRKJE Brukarar Økonomi SAMFERDSLE Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi BUSTAD Samfunn Brukarar Medarbeidarar Økonomi TILRETTELEGGING OG BISTAND FOR NÆRINGSLIVET Samfunn Medarbeidarar Økonomi BRANN- OG ULUKKESVERN Samfunn Brukarar Interne prosessar Medarbeidarar Økonomi SJUKEFRÅVÆR INFORMASJONSTEKNOLOGI I KVAM HERAD Samfunn Brukarar Interne prosessar DRIFT OG VEDLIKEHALD AV KOMMUNALE BYGG - GENERELLE KOMMENTARAR FINANS, SKATT OG RAMMETILSKOT FONDSAVSETNINGAR OG BRUK AV FOND PROSJEKT AKTIVE PROSJEKT I Innleiande kommentar Oversikt over prosjekt AKTIVE PROSJEKT PLANAR ÅRSREKNESKAP - KVAM HERAD REVISJONSMELDING KAPITALKONTO REKNESKAPSSKJEMA 1A Side 3 av 132

4 6.4 REKNESKAPSSKJEMA 1B REKNESKAPSSKJEMA 2A REKNESKAPSSKJEMA 2B ØKONOMISK OVERSIKT - DRIFT ØKONOMISK OVERSIKT - INVESTERING BALANSEREKNESKAP FELLESKONTO AKSJAR OG ANDELAR OBLIGASJONSPORTEFØLGJE LÅNEPORTEFØLGJE ENDRING I ARBEIDSKAPITAL ANSKAFFELSE OG BRUK AV MIDLAR AVSETNINGAR OG BRUK AV AVSETNINGAR NOTE TIL BALANSEREKNESKAP PENSJONSNOTE GARANTINOTE NOTE TIL VAR-OMRÅDET Side 4 av 132

5 1 Vedtak 1. Kvam heradsstyre godkjenner framlegg til rekneskap og årsmelding for 2003 for Kvam herad. 2. Mindreforbruk (overskot) for rekneskapsåret 2003, stort kr ,30 vert disponert på følgjande måte i 2004: a. Kr til fond for etter- og vidareutdanning/kompetanseheving b. Kr til felles personalsamling for å styrke felleskjensla for heradet. c. Kr til gåve for 25-års jubilantane til Kvam herad. d. Kr til opprusting av Botnen gamle skule, slik at denne kan nyttast til kurs, personalsamlingar, leirskule for grunnskulen og "bedriftshytte" for dei tilsette i Kvam herad. e. Kr til utarbeiding av grafisk design for kommunen og profilering av biblioteket f. Kr til opprusting av hovudbiblioteket i samband med flyttinga, og IT-opprusting av filialane og bokbussen. g. Kr til eit 2 årsprosjekt knytt til utnytting av nye PC`ar i skulen og for politikarane, samt å investera i handhaldne terminalar for pleie og omsorg. h. Kr som tilskot til finansiering av Tusenårsstaden (P50012). i. Kr ,30 til disposisjonsfond, konto Side 5 av 132

6 2 Kommentarar, oppsummering og forslag til disponering av resultat 2.1 RÅDMANNEN SINE KOMMENTARAR Som organisasjon arbeider Kvam herad godt. Dette er 10. året på rad at rekneskapen er betre enn budsjettert. Dette skuldast gode medarbeidarar og ein motivert organisasjon har vore prega av store omveltingar i den administrative leiinga av kommunen. Årsresultatet viser at omlegginga har svart til forventningane, sjølv om omlegginga ikkje vart iverksett før på slutten av året. Vi bruker no relativt mindre resursar på administrasjon og meir på tenester. Slik innsparing er likevel ein balansegang, då tenesteleveranse og samfunnsutvikling er avhengig av administratorar som tilrettelegg og utviklar. Skal kommunen nå sitt hovudmål om vekst og utvikling er ikkje dette minst viktig. Resultatet for 2003 har 2 hovudårsaker: Drifta er i balanse i høve rammer og budsjett. Nye inntekter, som etterbetaling av konsesjonskraft og auka finansinntekter er ikkje disponerte. Såleis er dette også i tråd med målsetjinga for budsjettet for Når dette er sagt viser rekneskapen at vi nok har utfordringar i framtida. Driftsrammene til kommunen er under press (reduksjon), og underliggjande kostnadsvekst i høve dei store investeringane som er sett i gang, vil i framtida krevje nye reduksjonar i løpande driftskostnader. Det er og ei utfordring i å skape større vikjensle i organisasjonen, slik at alle i framtida vil bidra til dei utfordringar vi har. Eg spår at strukturspørsmål vil ha meir å seie for vår økonomiske handlefridom i framtida enn administrative omleggingar og innstrammingar. Arbeidet med balansert målstyring vil halde fram og verte innført i 2004 i store deler av organisasjonen. Det målretta arbeidet vi har gjort så langt med å brukarrette organisasjonen, ta i bruk IT som styringsverktøy, utvikle serviceerklæringar for våre tenester, samt arbeide kontinuerleg med å utvikle våre kvalitetssystem og avviksrapportering, har fanga interesse langt utanfor Kvam. Vi er i 2003 brukt av ulike eksterne aktørar til å fortelje korleis vi arbeider i Kvam. Dette ser vi på som viktige signal om at vi er på rett veg, samstundes som det gjev høve til å marknadsføre kommunen i tråd med målsetjinga i kommuneplanen Eksterne rammevilkår Kommune-Noreg er oppteken av økonomiske rammevilkår. Sentrale styresmakter peikar på auke i overføringane til kommunane. Slik ser det ut på makronivå. Kjem me til den einskilde kommunen, ser det nok annleis ut. Nominelt kan nok overføringane ha auka. Men oppgåvene staten legg på kommunane har auka meir. Dette gjer at kommunane opplever 2003 som nok eit år med innstrammingar i kommuneøkonomien. Slik og for Kvam. Sidan 1998 har Kvam gjort innsparingar (effektivisert) på oml. 40 mill. kroner i drifta. Til no har Kvam kome ut av dette med styring på økonomien og økonomisk fridom til å setja i gang viktige strategiske tiltak.berre streng prioritering og politisk semje om tiltak, vil fortelje oss om vi kan behalde denne situasjonen. Rettighetssamfunnet vil Kvam og merka. Trugsmål om innklaging til tilsynsstyresmakter og i siste instans rettssaker, møter også me. Arbeidet med serviceerklæringane er ein måte Kvam har møtt m.a. den utfordringa på. Både Side 6 av 132

7 2.1.2 Interne prosessar tilsette og mottakarar av dei kommunale tenestene veit kva det er lova at tenesta skal innehalda. Dette gjev tryggleik for både tilsette og brukar. Innbyggjarane i Kvam har høge forventningar til dei kommunale tenestene. Vår utfordring er å stetta forventingane så langt råd innan dei rammene kommunen vår har fått. Vi må også verte flinke til å formidle til våre brukarar kva tenestenivå dei kan forvente av oss. Vi skal vakte oss vel for å skape for store forventningar samstundes som våre rammevilkår vert dårlegare. Brukardialog vert viktig. Internasjonalisering pregar også meir og meir kvammasamfunnet. Gjennom moderne kommunikasjonar har innbyggjarane våre kontaktar over heile verda. Næringslivet og heradet sjølv er i same situasjonen. Det er ei utfordring å leggja til rette for dette t.d. i skulane i Kvam. EU / EØS sine utvekslingsprogram gjer det mogeleg med utveksling av tilsette og elevar i Europa. Dette er viktig for å førebu til ei stadig meir internasjonal framtid også for kvemmingar. Satsinga på utbygging av breiband i heile Kvam er ein lekk i å førebu oss på større internasjonal konkurranse. 3K-prosessen i 2003 omhandla først og fremst organisasjonsendringar. Heradstyret vedtok prinsippa for ny organisering 8. april. I løpet av året vart det tilsett leiarar på strategisk og operativt nivå. Brukaren er sentral i organisasjonskartet. Kommunen har gjennom heimesida som mål å vera tilgjengeleg 24 timar i døgeret. Informasjonsavdelinga skal gje brukarane nødvendig rettleiing eller visa dei vidare til den aktuelle fageininga eller utviklingsavdelinga for å få den tenesta dei ønskjer. Gjennom 3K har vi erkjent at kommunen ikkje kan styrast etter økonomiske mål åleine. Perspektiva er å utvikla eit godt samfunn i samsvar med kommuneplanen, nøgde brukarar av tenestene, eit arbeidsmiljø med nøgde tilsette, ein driftsorganisasjon som driv effektivt og med rett kvalitet og innanfor vedteke budsjettrammer. Vi har difor starta opp å er arbeidet med å styra kommunen gjennom balansert målstyring, der desse ulike perspektiva høyrer saman. Kommuneplanen sine strategiar skal gjennom dette arbeidet omsetjast i klare mål. Vår påstand er at vi er på veg til å utvikla det gode samfunnet gjennom satsinga på kultur- og infrastruktur ( breiband) Aktivitetar Samfunns- og brukarperspektivet er utgangspunktet for aktivitetane. Kommunen si heimeside er framleis i stjerneklassen. Utbygginga av IT og breiband dekkar 95 % Side 7 av 132

8 2.1.4 Vegen vidare av Kvam. Slik har svært mange innbyggjarar fått betra kunnskapen om kommunen sine tenester og svært god innsikt i kommunen sitt indre liv. Like viktig er tilgangen vi har fått til det frie organisasjonslivet sine aktivitetar og arrangement. Kvam herad si satsing på utbygging av idrettsanlegg står i ei særstilling, og har stor betydning for trivsel og positive akitivitetar for svært mange av oss. Siste to åra er teke i bruk ny idrettsbane i Strandebarm, idrettshall i Øystese og i løpet av 2004 får vi ny fotballbane i Norheimsund. Samla investering vert om lag 50 mill. kroner. Den frivillige innsatsen ved desse utbyggingane må understrekast, i tillegg til innsatsen ved utbygginga av skianlegget på Sjusete og den nye golfbanen i Børvemarka og hestesenteret. Satsinga på eldreomsorga er likevel størst økonomisk sett for heradet, med ei total satsing på 211 mill. kroner. Omsorgsbustadene i Ålvik og Øystese vart teke bruk i 2003, i 2004 vert Tolo omsorgsbustader teke i bruk. Øysteseheimen er under ombygging, og ombygginga av Toloheimen tek til i Utbygginga av vatn- og avløpsannlegg på Kvamskogen har og utvikla seg positivt og gjev grunnlag for høg aktivitet på utbyggingssida. Dei siste utbyggingane har til dels vore gjennomført under budsjett og såleis gjeve rom for ytterlegare satsing. Dette viser at utbygging i rein kommunal regi er å føretrekke så lenge kommunen sit med det økonomiske ansvaret. Kvam har dei siste 10 åra hatt overskot i kommunerekneskapen. Overskot er grunnlag for å kunna investera i bygg og infrastruktur til gode for heile befolkninga. Slik satsing er dessutan ein føresetnad for at næringslivet skal utvikla og halda oppe arbeidsplassar i kommunen. Kommunen sine inntekter er mindre enn gjennomsnittet i landet og tenestene opplever å vera pressa mellom store behov og tildelte ressursar. Likevel er drifta under kontroll. Rådmannen vil gje dei tilsette ros for å ha god økonomistyring og samstundes gje gode tenester i samsvar med dei vedtekne serviceerklæringane Forhold til andre kommunar Kvam herad har meir eller mindre formelt oppretta samarbeid med andre kommunar. Det kan vera formelle samarbeidsformer gjennom råd eller utval, t.d. Hardangerrådet. Eller det kan ver samarbeid i faglege nettverk, t.d. økonomistyring. Hardangerrådet: Kvam herad er med i dette samarbeidet mellom dei 7 kommunane i Hardanger. Rådet har sitt sekretariat i Kinsarvik.Hardangerrådet er no omorganisert til Interkommunalt selskap (IKS) Hardangerrådssamarbeidet er utgangspunkt for fleire ulike samarbeidsprosjekt. Det kan stillast klare spørsmålsteiken ved nytten av dette samarbeidet og Kvam burde på same måte som Voss teke spørsmålet opp til prinsipiell drøfting. Museumssamarbeidet er knytt til samarbeidet om Hardanger folkemuseum på Utne. I tillegg har det vore eit samarbeid knytt til statleg initiert konsolideringsarbeid mellom musea i regionen. Arbeidet held fram i 2004 og truleg avslutta hausten Effektiviseringssamarbeidet er eit nettverk i KS-regi mellom samanliknbare kommunar om nøkkeltal for økonomi. Kvam er med i Nettverk vest 5 : Kvinnherad, Odda, Voss, Førde, Sogndal og Luster i tillegg til Kvam. Arbeidet har vore interessant og avkrefta mange myter om samanheng mellom ressurser og resultat. Ikkje minst vart dette tydeleg når ein såg på grunnskuletenesta. Leiing, aktiv Side 8 av 132

9 haldning til kontinuerleg utvikling og nye undervisningsformer betydde nok meir enn auka ressurstilgang. IT har vorte forsøkt samarbeid om i Hardangerrådsregi, t.d. Fiber i Fjord. Fagområdet har vore prega av mange aktørar (forretningsmessig / kommersielt),og ulike strategiar. Kvam herad har hatt svært liten nytte av arbeidet. Breibandsuttbygginga som er gjennomført i Kvam hadde vore uråd om ein hadde freista gjennomføre Fiber i Fjorden. I ettertid har også dei andre større kommunane i regionen starta ei utbygging av breiband etter modell av Kvam. Agresso dataverktøyet for fakturahandsaming og rekneskap. Her ligg Kvam langt framme. Heradet er ein av tre kommunar som leverandøren nyttar i samband med referanse og opplæring, også for næringslivet (døme: Bergens Tidende). Internasjonalt samarbeid. Samarbeidet med Litauen har halde fram i år, men med varsel om omlegging frå Arbeidet har gitt eit nettverkssamarbeid med andre kommunar med prosjekt og kontaktar i Litauen. (t.d. Lindås, Mandal, Oppegård, Drangedal, Hordaland fylkeskommune, m.m.) Skjenkekontroll har Kvam i samarbeid med hardangerkommunane, Voss, Samnanger, Vaksdal og Fusa. Skjenkekontrollen er ikkje organisert som eit interkommunalt prosjekt, men som ei kommunal teneste Kvam sel til andre. Denne modellen er langt å føretrekke framfor interkommunalt samarbeid, også som alternativ til kommunesamanslåing. Samarbeidsråd for Voss lokalsjukehus. Kvam er med i dette arbeidet. Konkrete samarbeidstiltak: opplæring, kvalitetssystem. Interkommunal legevakt på Voss: Samarbeidsprosjekt mellom Voss lokalsjukehus, Voss, Vaksdal, Ulvik, Granvin og Kvam kommune. PPT-kontoret for Kvam og Jondal har kontor i Kvam. Vidare omtale under avsnittet om PPT-kontoret. BIR: Etter anbudsprosess valde heradsstyret i 2003 å inngå avtale om renovasjonstenester og eigarskap i Bergen Interkommunale Renovasjonsselskap vert eit overgangsår der ordninga får full verknad frå Renovasjonstenestene i BIR er framtidsretta og i tråd med kommuneplanen sine føringar om tenestesamarbeid mot Bergensregionen. Side 9 av 132

10 2.2 OPPSUMMERING Om dokumentet Årsmeldinga er oppdelt i kapitla Tenester og nøkkeltal, Prosjekt, Planar og årsrekneskapet for Kvam herad med noter. Kapittelet Tenester og nøkkeltal er igjen inndelt i ulike KOSTRAfunksjonsgrupper. For kvar av desse funksjongruppene, har me i årsmeldinga teke i bruk rammeverk og strategimål for styringsperspektiv i tråd med Balansert målstyring. Det vert ikkje rapportert balanserte målstyringtal, då det kun er eit fåtal som er på plass for Innleiinga til kapittelet Tenester og nøkkeltal, inneheld meir utfyllande opplysningar om det rammeverket som er brukt. Figuren nedfor viser samanhengen mellom styringsparametera (økonomi, medarbeidar, interne prosessar, brukar og samfunn), strategiske mål (for eksempel Stolte innbyggjarar med felles identitet ), og visjonen Beste nærings- og bukommunen i Hordaland, vedtekne i kommuneplanen for Kvam Beste nærings- og bukommunen i Hordaland Profilera Kvam Regionsenter midt i Hordaland Bli ein del av arb.mark. og kulturliv i Bergen, med høve til etablering Økonomi Medarbeidarar Interne prosessar Brukarar Samfunn Stolte innbyggjarar med felles identitet Frå dei-kultur til vi-kultur Auka samspel og samhandling Sikra frie ressursar for å gjennomføra strategi 24-timarskommunen Gode levekår med spennande og varierte tilbod Kontinuerlig utvikling av IT og prosedyrar som gjer oss skapande og effektive Auka engasjement og involvering Heilskapleg satsing på kultur, næringsutvikling og bustadpolitikk Utvikla strategiske samarbeidsformer (Vinn-vinn) Godt utvikla infrastruktur - internt og eksternt Bruka politisk påverknadsarbeid som effektiv arbeidsreiskap Systematisk kompetanseutvikling for å rekruttera og behalda kompetent personell Styrkja økonomisk planarbeid, styring og kontroll Konkurransedyktig levering Samfunn Dei strategisk måla er henta frå kommuneplanen for Kvam , og sett inn i systemet for balansert målstyring. I 2003 er det arbeidd mest med måla Gode Side 10 av 132

11 levevilkår med spennande og variert tilbod og Godt utvikla infrastruktur internt og eksternt. Prosjektet Bustadpolitisk handlingsplan vart avslutta i Som følgje av prosjektet, skal det opprettast eit bustadkontor i inneværande år, samt igangsetjing av eit nytt prosjekt: P30031 Bustadutbygging NHS/Øystese høg utnytting. Når det gjeld tilbod, er står kultursatsinga i særklasse. Totalt er den ordinære ramma til kultur auka med 2,1 mill.kr. I tillegg har heradet gjeve 3,8 mill.kr av driftsmidlane sine i tilskot til ny idrettsbane i Norheimsund. Når det gjeld infrastruktur, er det særleg satsinga på utbygging av breiband, som pregar I tillegg er det lansert fleire infrastruktur-prosjekt i regionen (for eksempel Jondalstunnel, Kvamskogtunnel og Ulrikstunnel), som Kvam herad forsøker å støtta opp om Brukar Det er gjort mykje arbeid i høve til dei strategiske måla for styringsparameteret Brukar ; 24-timarskommunen og Heilskapleg sating på kultur, næringutvikling og bustadpolitikk : I høve til 24-timarskommunen har 2003 vorte nytta til intern tilretteleggjing, men det er eit stykke til mål enno. Derimot er det brukt og avsett store pengebeløp til kultursatsing. Tilskot til ny idrettsbane er òg nevt under samfunn. Idrettshallen i Øystese er ferdig, og dei store kulturhusa Tusenårsstaden i Øystese og Hardinghuset i Norheimsund har vorte arbeidd vidare med. Det er utbetalt 2,2 mill.kr i næringstilskot og 1,5 mill.kr i andre tiltak/tilskot. Totalt ca. 0,7 mill.kr. meir enn i I tillegg er det gjennomført ei rekkje andre tiltak for næringslivet i Kvam. I 2003 vart òg prosjektet Bustadpolitisk handlingsplan avslutta, som nevnt under samfunn. KOSTRA-tal Reviderte, komplette og pålitelege KOSTRA-tal for samanlikningsgruppene våre kjem først i siste halvdelen av juni. Me har likevel valgt å plukka ut nokre av tala til presentasjon i årsmeldinga. Desse må imidlertid brukast med varsemd. Våre eigne tal for 2002 og 2003 skal i stor grad vera samanliknbare. Det er imidlertid ein differanse mellom det som er presentert av ureviderte tal i KOSTRA, og vårt reviderte resultat. Revisjon av rekneskapet medførte ein korreksjon i rammetilskot på 1,5 mill.kr. meir for 2003, og endra premieavvik til kostnadsreduksjon på 0,765 mill.kr. Totalt inneber det ein differanse på nesten 2,3 mill.kr. meir i brutto og netto driftsresultat. KOSTRA-tala for Kvam viser fyrst og fremst at skulestrukturen til Kvam herad kostar mykje i forhold til samanlikningsgrupper, og at kostnadsnivået har gått opp i høve til Kostnadsnivået for pleie og omsorg pr innbyggjar, stig òg i 2003, og er prega av demografien til Kvam. Kvam har god og fleksibel dekning for barnehagar og god dekning av helsepersonell når det gjeld kommunehelse, noko som gjenspeglar seg i kostnadsnivået. KOSTRAtala for 2003 gjenspeglar òg kultursatsinga i kommunen. Brukardialog Det er ikkje gjort noko stort arbeid med brukarundersøkingar i år, men Kvam herad har lagt mykje vekt på å formidla seg gjennom internettsidene Brukarundersøkingar er ein sentral del av balansert målstyring, og vil verta meir nytta i åra framover. Side 11 av 132

12 Tenesteverdi for brukar Kva brukarane kan forventa av tenesteproduksjonen til Kvam herad, er teikna ned i serviceerklæringane for dei aller fleste tenestene Interne prosessar Medarbeidar I 2003 er det lagt særleg vekt på det strategiske målet Kontinuerleg utvikling av IT og prosedyrar som gjer oss skapande og effektive, der IT har vore særleg framtredande. Informasjonsteknologi Det er lagt stor vekt på å ta i bruk informasjonstekonologi. Som ledd i dette vart det i 2003 vedteke innkjøp av pc`ar til politikarar og skule. I tillegg gjekk det ut eit generelt heime-pc tilbod til dei tilsette i kommunen. Dei fleste arbeidsplassane i kommunen er no knytt opp mot felles datanett via rådhuset. Mest fokus og midlar fekk imidlertid utbygging av breiband i Kvam, som no er dekka med fiber for totalt 85-90% av innbyggjarane. Med radionettet til Kvamnet AS, over 95% av Kvam dekka. Kommunen investerte òg i to nye store programvarer: Agresso lønn og Agresso skanning av leverandørfaktura. Kvam herad har vore pilotkunde på begge systema, og oppstarten har vore vanskeleg. Etter investering i ny maskinpark i 2004, ser me at dette løsnar, og har store forventningar til inneværande år. I 2003 tok òg barnehagane som fyrste eining i bruk it-systemet for Balansert målstyring. Kvalitetssystem/HMS Det er ei rekkje ulike kvalitetssystem i drifteiningane (-etatane i 2003). HMSsystemet og enkelte andre kvalitetssystem er i ferd med å verta rulla ut på det nye intranettet til Kvam herad. Målet er at det dermed skal verta lettare tilgjengeleg, meir effektiv å bruka, og lettare å ha oppdaterte versjonar. Førebels er det imidlertid mykje som har status under utvikling. I april 2003 vart nytt låssystem med tilgangskontroll for rådhuset innført, bl.a. som tiltak i samsvar med Datatilsynet si godkjenning av Regelverk for sikring av informasjon i Kvam herad. Sakshandsaming Dokumentmengda aukar frå år til år og var for registrerte dokument. Det elektroniske arkivsystemet Websak tek hand om over 80% av dokumenta. I tillegg er det ein del interne fagsystem som handterar sakshandsaminga til Kvam herad. Dei strategiske måla for medarbeidarar har ikkje vorte spesifikt arbeidd med i 2003, men mykje arbeid har vort gjort i høve til omorganiseringa av Kvam herad. Me vonar å gjera eit stort løft i 2004 dersom me får vedtak på dei personalretta tiltaka som er foreslått i vedtakskapittelet. Utrullinga av balansert målstyring i heile organisasjonen i løpet av inneverande år, skal òg vera ein sterk bidragsytar for å nå dei strategiske måla: -vi-kultur, auka engasjement og involvering og systematisk kompetanseutvikling for å rekruttera og behalda kompetent personell. Tilsette Administrasjonen har gjennomgått ei omorganisering i Personalkabalen vart arbeidd med heilt til seinhausten, så full effekt av ny organisering vil fyrst koma Side 12 av 132

13 f.o.m Hovudtrekka er at organisasjonen er oppdelt i eit operativt nivå og eit strategisk nivå. Einingane har hatt ulike navnevariantar i løpet av prosessen, men i oversikten nedanfor er dei nyaste nemningane på plass. Totalt er det 845 fast tilsette fordelt på 76% kvinner og 24% menn. Gjennomsnittsalderen er 44,6 år, og antal årsverk 605. Dei oppgitte tala er eit øyeblikksbilete av situasjonen i mars 2004, og vil ikkje gje eit korrekt svar for Nytt system gjer det enklare å ta ut rapportar der årsverk er basert på reelle timeverk, men dette har me ikkje fått på plass for 2003, og oversikten vert difor ei tilnærming som viser nivået pr. funksjon, og ikkje eksakt for året. Dei fleste årsverka har pleie og omsorg (214), som viser ein nedgang dei siste åra, medan skule aukar årsverka sine til 165. talt er det ein nedgang i årsverk frå 2002 til 2003 på 12. Dei administrative stillingane går ned, men noko av dette skuldast ein ryddejobb i høve til å få dei tilsette på rett funksjon. Det er til dels store avvik frå tidlegare år, noko som i all hovudsak skuldast skifte av lønssystem og endring av datagrunnlag. Samanlikningane og evt. avvik vil verta lettare å analysera for dei komande åra pga. nye rapporteringsmogelegheiter i nytt system. Overtidstimar Totalt sett er det utbetalt 7.107,7 overtidstimar, som utgjer berre ca. 0,6% av totalt timetal for Kvam herad. Det vert gjort ein del innsats ut over normal arbeidstid utan at det vert utbetalt overtid for dette. Side 13 av 132

14 Kompetanseutvikling Dei tilsette har gjennomgått ein del kurs og opplæring i løpet av 2003, men ressursbruken til dette har vore under det som er ynskjeleg. Berre PLO har meldt inn kursbehov for For at me skal få ein kompetent og effektiv organisasjon, er dette eit særs viktig element. Me håpar difor at forslag til disponering av kr av overskotet til fond for etter- og vidareutdanning/kompetanseheving, vert vedteke. Sjukefråvær Sjukefråværet viser ei feil utvikling, og både kortidsfråværet og langtidsfråværet stig i Totalt er det eit fråvær på 8%, fordelt på 1,4% i kortidsfråvær (som vert dekka av arbeidsgjevar) og 6,6% i langtidsfråvær (over 16 dagar). Kvam herad vart difor ei IA-verksemd (IA Inkluderande arbeidliv), og har som hovudmål: - å fokusera på eit godt arbeidsmiljø med nærvær og forebyggjande tiltak for å unngå fråvær og utstøyting frå arbeidsplassen. Sjukefråvær ,0 8,0 7,0 Prosent sjukefråvær 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 Totalt fråvær Under 16 dagar Over 16 dagar År Side 14 av 132

15 2.2.6 Økonomi Fordeling pr. KOSTRA-tema I 1000 kr Rekneskap -03 Regulert budsjett -03 Rekneskap Administrasjon og fellesutgifte Barnehager Grunnskule Kommunehelse Pleie- og omsorgstenesta Sosialteneste Barnevern Vatn avløp og renovasjon/avfa KOSTRA-tema Fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmi Kultur Kyrkje Samferdsle Bustader Tilretteleggjing og bistand for næringsliv Brann og ulykkesvern Resultat Som grafen ovanfor viser, er det to store KOSTRA-tema som er rådande; Grunnskuleopplæring og Pleie- og omsorgstenesta. Desse to krev 33,4% og 38,8% av ei nettoramme på 261,1 mill.kr, totalt 72,2% og 188,4 mill.kr netto. Nettoramma har stige med 11,6 mill.kr i høve til 2002, men netto fondsavsetning har òg auka med 8,2 mill.kr. Hovudårsaka er auke i konsesjonsavgift som skal setjast av på næringsfondet. Kvam herad har dei siste åra ikkje justert rammene for pris- og lønsvekst, og har på denne måten indirekte effektivisert for ca. 40 mill.kr. sidan Den største auken i ramma har grunnskuleopplæring fått, med 7,5 mill.kr. 3,6 mill.kr av desse skuldast overforbruk i høve til tildelt ramme (+ 3,9). Nest størst auke har pleie og omsorg med 5,3 mill.kr (1,6 høgare enn tildelt ramme) og deretter kommunehelse (2 mill.kr.) og kultur (2 mill.kr). Ramma for administrasjon, styring og fellesutgifter er redusert med 1,4 mill.kr. Reduksjonen skuldast lågare driftsinntekter (1,4) og lågare sosiale utgifter (6,6), hovudsakleg på grunn av premieavvik for pensjon (5). I tillegg er mindre av fondsmidlane brukt, og meir sett av (netto 3,4 mill.kr.) Inntektene til bustad har auka med 0,8 mill.kr i høve til 2002, medan inntekter frå kommunal næringsverksemd (konsesjonsavgift, -kraft og utbytte) er gått opp med heile 7,5 mill.kr. Side 15 av 132

16 Endring ramme, år Brann og ulykkesvern Bustader Kyrkje KOSTRA-tema Fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmiljø Barnevern I 1000 kr Pleie- og omsorgstenesta Grunnskule Administrasjon og fellesutgifter Beløp Grafen framstiller endringane pr. KOSTRA-tema i høve til fjoråret (2002) i kr, som er kommentert i avsnittet ovanfor. Auke i ramme er presentert til høgre for 0- punktet, medan reduksjon i nettoramme er til venstre. Avvik/omdisponeringar Det er brukt 4 mill.kr mindre enn ramma som låg i det regulerte budsjettet for Det vil seia ca. 1,5% mindreforbruk av ei nettoramme på 261,1 mill.kr. Når me arbeider med årsmelding og tertialrapportar, er me veldig fokuserte på avvik i høve til budsjett, og rapportane vert prega av dette fokuset. Dette gjeld òg for denne årsmeldinga. Difor er det på sin plass å ta med i oppsummeringa at det generelt er lite budsjettavvik i 2003, både ut frå etats- og tenesteperspektiv, noko som tyder bra for økonomistyringa i kommunen. For Kvam herad som total eining, kan heile avviket forklarast med inntektsføring av premieavviket på 5 mill.kr. Premieavvik pensjon er fyrst kjent utpå nyåret, og byggjer på kompliserte aktuarutrekningar. Når me ser på avvik pr. funksjon og pr. etat (omtala i rekneskapsskjema 1B), er biletet meir nyansert: Administrasjon, styring og fellesutgifter har hatt eit stort mindreforbruk i høve til det justerte budsjettet, som i hovudsak kan forklarast med utgiftsreduksjon på grunn av premieavvik på 5 mill.kr. Denne utgiftsreduksjonen var kjent fyrst då pensjonsutrekninga forelåg i Det største avviket mot regulert budsjett står grunnopplæring for, med eit meirforbruk på ramma på 3,6 mill.kr. Overforbruket skuldast (i mill.kr.), svikt i inntekter (0,8), høgare lønsutgifter (1,7) og andre utgifter (kjøp av tenester (0,4) og overføringar til andre kommunar (+0,5)), samt avsetning til fond (0,2). Kommunehelse har eit mindreforbruk som følgje av lågare løns- og sosiale utgifter (0,5), redusert innkjøp (0,4) og høgare inntekter (0,2),. Side 16 av 132

17 Pleie og omsorg har eit meirforbruk (1,7 mill.kr). Overforbruket skuldast høgare lønsutgifter (1,6). Auka brukarbetaling (0,8) for ordinære kommunale tenester kjem til inntekt, men for høgt budsjetterte sjukelønsrefusjonar reduserar driftsinntektene med 0,9 mill.kr. Kommunal næringsverksemd har gitt auka inntekter på grunn av høgare salsinntekter på konsesjonskraft (1,6 mill.kr). I grafen nedanfor er budsjettavvika i kr presentert pr. KOSTRA-tema. Avvik til høgre for 0 viser eit overforbruk, medan mindreforbruk er til venstre for 0. Budsjettavvik Brann og ulykkesvern Tilretteleggjing og bistand for næringslivet Bustader Samferdsle Kyrkje Kultur KOSTRA-tema Fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmiljø Vatn avløp og renovasjon/avfall Barnevern Sosialteneste Pleie- og omsorgstenesta Kommunehelse Grunnskule Barnehager Administrasjon og fellesutgifter Beløp I 1000 kr Side 17 av 132

18 2.3 REKNESKAPET FOR 2003 OG FORSLAG TIL DISPONERING I høve til budsjett, er netto driftsresultat for Kvam herad 15,9 mill.kr. betre. Dei største avvika i høve til regulert budsjett, gjeld faktorar som det er knytt stor usikkerheit til i løpet av rekneskapsåret, og som i stor grad er prisgitt eksterne faktorar. Finansresultat og ekstraordinære driftsinntekter på konsesjonssal, samt sviktande skatteinntekter er i stor grad forhold utanom normal drift. Driftsinntektene har auka med 7 mill.kr. Av dette er imidlertid 4,9 mill.kr. ekstra konsesjonsavgiftspengar som er etterbetaling for 10 år for ny konsesjonskraft i Samnangervassdraget, og kan såleis reknast som ein-gongspengar. Driftsutgiftene er omtrent som budsjettert, men totalt sett 0,7 mill.kr. lågare. Finansresultatet overstig derimot budsjettet med heile 7,8 mill.kr. grunna kombinasjonen av gunstigare lånerenta og høgare avkastning på obligasjonar. Av netto driftsresultat er det i rekneskapet brukt 1,7 mill.kr. mindre av fond enn budsjettert og avsett 6 mill.kr. meir til fond. Årsaka til dette er at det på grunn av innkjøpsstopp på slutten av året, er overført 2 mill.kr. frå 2003-budsjettet til budsjettet. Dette vart vedteke i HST-123/03, men summen var ikkje kjend før året var omme og revidert. I tillegg er 4,9 mill.kr. avsett ekstra konsesjonsavgift til næringsfond. Forslag til disponering av rekneskapsmessig mindreforbruk A. Dei siste åra har Kvam herad hatt fleire innsparingstiltak i løpet av året for å koma i budsjettbalanse på drifta. Det som det ofte har vorte spart inn på, er utgifter til kurs og opplæring, noko som har uheldig verknad på sikt. Administrasjonen foreslår difor at kr vert sett av til fond for etter- og vidareutdanning/kompetanseheving. Allereie vedtekne planar for pleie og omsorg vil kreva ca.kr av desse midlane. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for medarbeidarar: Styrka kompetanseutvikling for å rekruttera og behalda personell B. AMU har vedteke at 25 års tilsetjing skal feirast med ei jubileumsmarkering. Dette ynskjer administrasjonen å kombinera med ei felles personalsamling for å styrkja felleskjensla for heradet. Administrasjonen foreslår å setja av kr til dette formålet Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for medarbeidarar: Auka engasjement og involvering felles ansvar og Frå dei-kultur til vikultur. C. AMU har vedteke at 25-årsjubilantane skal ha ei gåve på kr pr. tilsett. Det totale beløpet på kr er ikkje med i budsjettet for Administrasjonen foreslår difor å bruka av overskotet for 2003 til dette formålet. D. Forfallet på Botnen skule har kome langt, og nødvendige tiltak på setjast i verk. Administrasjonen foreslår at det vert løyvt kr til dette tiltaket som saman med dugnadsarbeid frå dei tilsette i heradet, skal gjera skulen til eit brukande lokale for kurs, personalsamlingar, leirskule for grunnskulen og firmahytte for dei tilsette. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for medarbeidarar: Styrka kompetanseutvikling for å rekruttera og behalda personell Side 18 av 132

19 E. Administrasjonen foreslår som ein del av strategien for å profilera Kvam, å setja av kr til utarbeiding av grafisk design og profilering av biblioteket. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for samfunn: Stolte innbyggjarar med felles identitet og for brukarar: Heilskapleg satsing på kultur.. F. I samband med flytting av hovudbiblioteket, ynskjer administrasjonen at kr vert sett av til oppprusting av dette biblioteket, samt it-opprusting av filialar og bokbuss. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for brukararr: Heilskapleg satsing på kultur, og eit ledd i 24-timarskommunen G. Ein sentral del av den nye organisasjonen er satsing på systemutvikling, prossesuelt og elektronisk for å verta kostnadseffektiv og som hjelpemiddel for å nå dei strategiske måla til kommunen. Administrasjonen foreslår difor at 1 mill.kr. vert sett av til eit 2-årsprosjekt til utnytting av nye pc`ar i skulen og for politikarane, samt å investera i handhalne terminalar for dei tilsette i pleie og omsorg. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for interne prosessar: Kontinuerleg utvikling av IT og prosedyrar som gjer oss effektive og skapande H. Kr av overskotet for 2003, vert foreslått sett av som tilskot til Hordaland fylkeskommuen som del av finansiering av auka kostnader for Tusenårsstaden (P50012). Dette kjem opp som ei eiga sak før handsaming av årsmeldinga for Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for brukar: Heilskapleg satsing på kultur, næringsutvikling og bustadpolitikk I. Dei resterande kr ,30 foreslår administrasjonen at vert sett av på disposisjonsfond, konto Kvam herad har ein stor reduksjon i driftsfond på grunn av tilskot til prosjekt der andre er eigarar av anleggsmidlane (Tusenårsstad, idrettsbanar). Nye tilskot til andre organisasjonar, kan berre takast av driftsmidlar. Dersom heradet opplever å gå med underskot, er det kun oppsparte driftsfondsmidlar som kan nyttast til inndekking, og ikkje investeringsfond. Disponeringa er i tråd med det strategiske målet for økonomi: Sikra frie ressursar for å gjennomføra strategi Side 19 av 132

20 3 Tenester og nøkkeltal 3.1 INNLEIANDE KOMMENTAR Dette kapittelet omhandlar tenesteproduksjonen til Kvam herad. Tenester er gruppert i funksjonar i tråd med KOSTRA. I kapittelet er det driftstal som er handsama, men enkelte KOSTRA-tal kan òg vera relatert til investeringsrekneskapet. Investeringrekneskapet tilsvarar i all hovudsak prosjektrekneskap for Kvam, som vert presentert i eit eige kapittel. Ei opplisting av KOSTRA-tema er vist i grafen nedanfor, samt fordeling av nettorammer. Dei største rammene går til pleie- og omsorgstenesta, og skule. Fordeling rammer pr. KOSTRA-tema Administrasjon og fellesutgifter Barnehager Grunnskule Kommunehelse Pleie- og omsorgstenesta Sosialteneste Barnevern Vatn avløp og renovasjon/avfall Fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmiljø Kultur Kyrkje Samferdsle Bustader Tilretteleggjing og bistand for næringslivet Brann og ulykkesvern Kvam herad har byrja å rulla ut Balansert målstyring i organisasjonen, og dette kapittelet er lagt på styringsperspektiva som ligg til grunn i oppbygginga: Samfunn, brukar, interne prosessar, medarbeidar og økonomi. Kvart av desse styringsperspektiva har fleire strategiske mål knytta til seg, og desse er omtala meir i dette avsnittet. Me vil i denne årsmeldinga ikkje rapportera balanserte målstyringtal, då det berre er eit fåtal som er på plass for 2003, men introdusera rammeverket. Innleiinga til dette kapitellet er difor omfattande i denne årsmeldinga, og utforma som ei lita rettleiing. Balansert målstyring er eit verktøy for å implementera strategiar og ein heilheitleg styringsmodell som skal etablera eit felles omgrepsapparat: frå visjon, mål og strategiar til styringsparameter og aktiv handling. For Kvam herad gjeld det å få organisert og styrt verksemda slik at me oppnår visjonen vår: -beste nærings- og bukommunen i Hordaland. Side 20 av 132