Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Publikumsalen, Stord rådhus Dato: Tidspunkt: 12:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven Wilhelmsen tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven Wilhelmsen møter frå sekretariatet, på dette møtet. Johan Inge Særsten kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/15 Møteplan 2015 for kontrollutvalet i Stord kommune 2014/297 PS 4/15 PS 5/15 PS 6/15 RS 1/15 RS 2/15 Årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Stord kommune Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte - For politikarar og administrasjon i Stord kommune Referatsaker Rekneskapsrapport 2014 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune Budsjett 2015 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune RS 3/15 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet - Prisjustering (Stord) RS 4/15 RS 5/15 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat - Rapport Årsbudsjett Økonomiplan Stord kommune. 2014/ / / / / / /293 RS 6/15 Stord kommune - Møteplan for politiske utval /297 RS 7/15 Selskapskontroll BRB - Status pr. desember /346 RS 8/15 Selskapskontroll Fastlandssambandet Halsenøy 2015/3 RS 9/15 PS 7/15 PS 8/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune Eventuelt 2015/8 2014/296 Side2

3 PS1/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/15Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

4 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/297-6 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 3/ Møteplan 2015 for kontrollutvalet i Stord kommune Samandrag Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Delar av møteplanen for Stord kommune 2014 er lagt inn i tabellen nedanfor. Utkast til møteplan for kontrollutvalet: Merknad: Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret Under avvikling Årsmelding 2014 for KUV Uttale til kommunerekneskapen og dei kommunale føretaka Budsjett 2016 for KUV Siste møte i Nytt KUV. Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2015: Dato: Merknad: Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side4

5 Side 2/2 Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side5

6 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 004 Arkivnr: 2014/301-5 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 4/ Årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Stord kommune Samandrag Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side6

7 Side 2/2 Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Forslag til årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Stord kommune Side7

8 ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALET I STORD KOMMUNE Bilde frå nettsida til Stord kommune. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side8

9 STORD KOMMUNE Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av utvalet i valperioden Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Stord kommune sin valde revisor Deloitte AS Deloitte AS uavhengig i høve Stord kommune Aktivitetar i Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Kontrollutvalet på Stord kommune si heimeside Opplæring av og informasjon om kontrollutvalet Den økonomiske situasjonen i Stord kommune Rekneskapsrevisjon Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Rullering av plan for forvaltningsrevisjon for perioden Rullering av plan for selskapskontroll for perioden Prosjekt innan forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø ved skulebygg Forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid Gjennomførte selskapskontrollar Selskapskontroll Business Region Bergen Selskapskontroll Fastlandssambandet Halsnøy AS Andre saker Rådmannen orienterer Skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet sitt budsjett og søknad om ekstraløyvingar Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar Side9

10 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. kommunelova 77. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar regulerer kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver og gjer reglar om sakshandsaming mm. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Møta i kontrollutvalet vart haldne for opne dører i Samansetnad av utvalet i valperioden Kontrollutvalet i Stord kommune har 5 medlemmer. Frå og med den førre valperiode skal minst ein av medlemmene veljast blant kommunestyret sine faste medlemmer. Medlemmar: Johan Inge Særsten (Frp) Wilhelm Engelsen (Ap) Kristin Ankervold Bergo (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husøy Bærøy (V) leiar, og kommunestyremedlem nestleiar, og kommunestyremedlem medlem, og vara til kommunestyret medlem medlem Vararepresentantar: 1. vara for Særsten Odd Martin Myhre (Frp) 1. vara for Engelsen og Ankervold Amram Hadida (Ap) 1. vara for Stautland og Bærøy Øystein Huglen (Sp) 3. Fakta om verksemda i 2014 Kontrollutvalet hadde 5 møter Kontrollutvalet handsama 51 saker Møta vert no halde for opne dører Ordførar har talerett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av Deloitte o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av Deloitte o selskapskontroll o skriftleg og munnleg informasjon frå Deloitte o skriftlege og munnlege orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjon det vart bede om, sjølv om det tok noko lang tid i høve enkelte saker, der administrasjonen var bedt om å orientera utvalet. 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10. står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. 3 Side10

11 Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Stord kommune. Kari Nygård var sekretær for eit møte og Elin Molven Wilhelmsen var sekretær for dei fire andre møta i Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har i 2014 hatt fem stillingar, og er utanom fylkeskommunen sekretariat for kommunane: Stord, Fitjar, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er eit landsdekkande interesseorgan for kontrollutvala og deira sekretariat. 5. Stord kommune sin valde revisor Deloitte AS Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Stord kommune. Avtalen var inngått første gong Ny avtaleperiode vart vedteken av kommunestyret i møte Kommunestyret fatta vedtak om at Deloitte AS vart valt som revisor frå til , med opsjon for Stord kommune til å forlenga avtalen med 2 år. I Kommunestyret sitt møte den i PS 68/14 fatta dei såleis vedtak: 1. Stord kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og første halvår i Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte AS Else Holst Larsen. Ho har levert eigenvurdering vedrørande at Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, jf. punkt 6. under. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). 6. Deloitte AS uavhengig i høve Stord kommune I samband med handsaming av eigenvurderinga frå Deloitte, gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 42/14 i møte : 4 Side11

12 «Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning.» 7. Aktivitetar i 2014 Av dei viktigaste sakene kan nemnast: Budsjett for kontroll og tilsyn i Stord kommune for 2015 Rekneskapen 2013 for: o Stord kommune o Stord hamnestell o Stord kommunale eigedom KF o Stord vatn og avlaup Rapport etter tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern 2014 Kontrollrapport 2013 vedrørande Skatteoppkrevjarfunksjonen for Stord kommune Om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune Driftsrapportar Referatsaker og orienteringar Årsmelding 2013 for kontrollutvalet Forvaltningsrevisjon innan Fysiske miljø ved skulane Forvaltningsrevisjon innan organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Rullering av plan for selskapskontroll Revisjonsavtale og vurdering av opsjon Fokus på etikk i Stord kommune Oppstart Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte For politikarar og administrasjon i Stord kommune 8. Særskilt om 8.1.Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Stord kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Haugesund, tidsrommet Kontrollutvalsleiar Johan Inge Særsten og kontrollutvalsmedlem Jens Arne Stautland deltok på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtema: Nytt fra Kommunal og moderniseringsdepartementet, forventninger og fremtidstanker, ved statssekretær Jardar Jensen, KMD. Presentasjon og overlevering av veileder om høringer i kontrollutvalgene, ved Wencke Sissel Olsen og Hans Blø, FKT. Forvaltningsrevisjon som verktøy i kontrollarbeidet, ved riksrevisor Per Kristian Foss. Er forvaltningsrevisjonsarbeid interessant utenfor kontrollutvalget? Ved Arnt Heikki Steinbakk, Formannskapet i Stavanger. Samfunnstrygghet og beredskap, ved Haavard Stensvand, Fylkesberedskapssjef i Sogn og Fjordane. Pensjonsproblematikk i kommunene, ved Bjørn Brox fra Agenda Kaupang (og Kommunal Rapport). Kommunelovutvalget, mandat, arbeid og fokus på egenkontroll, ved medlem av kommunelovutvalget, Nina Neset. Antikorrupsjon og etikkarbeid i kommunesektoren, ved Helge Kvamme fra advokatkontoret Selmer. Skråblikk, ved Arne Jensen, Generalsekretær Norsk redaktørforening. 5 Side12

13 8.2.Kontrollutvalet på Stord kommune si heimeside På nettsida til kommunen: Kontrollutvalet sine saker vert lagt ut på kommunen si nettsida. Informasjon om medlemmene i kontrollutvalet vart supplert med både e-post og tlf. nr. med meir. Det vart også lagt ut informasjon om kva rolle utvalet har, samt link til aktuelle lover og forskrifter, Deloitte AS og sekretariatet i HFK. Administrasjonen i Stord kommune har vore behjelpeleg i høve bestillinga frå kontrollutvalet. Informasjonen har kome på plass på ein tilfredsstillande måte i dei fleste sakene. I nokre saker har tatt noko tid å få på plass aktuell informasjon. 8.3.Opplæring av og informasjon om kontrollutvalet I 2014 (6. 7. mars) vart det halde 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland. Kursstad var Solstrand Hotell og Bad. Seminaret var eit samarbeidsprosjekt mellom sekretariatet og Deloitte AS, med gode innspel på tema frå dei ulike kontrollutvala. Frå Stord kommune deltok kontrollutvalsleiar Johan Inge Særsten, utvalsmedlemmane Jens Arne Stautland og Peggy Husevik Bærøy. 8.4.Den økonomiske situasjonen i Stord kommune Stord hamnestell: Hamnesjef Inge Espenes presenterte rekneskapet for Stord Hamnestell, som var lagt fram med positivt resultat for 8. år på rad. Han svarte også på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet handsama i møte i sak 23/14 rekneskapen i Stord hamnestell for Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr ,- og at sum netto driftsresultat er positivt med kr ,- dvs. eit netto driftsresultat på 8,64%. For Stord hamnestell har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2008 (+24,33 %), 2009 (+ 21,37 %), 2010 (+ 7,59 %), 2011 (+ 29,76 %), 2012 (+ 27,66 %) og 2013 (+8,64%). Stord hamnestell har i år også eit resultat som ligg godt over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2013.» Stord kommunale eigedom KF: Kontrollutvalet handsama i møte i sak 24/14 rekneskapen i Stord kommunale eigedom KF for Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr ,- og at sum netto driftsresultat er positivt med kr ,- dvs. eit netto driftsresultat 4,69 %. For SKE KF har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (- 8,73 %), 2010 (- 2,41 %), 2011 (+ 2,29 %), 2012 (+ 3,17 %) og 2013 (4,69 %). SKE KF har i år eit resultat som ligg over tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 6 Side13

14 «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for Stord vatn og avlaup KF: Kontrollutvalet handsama i møte i sak 25/14 rekneskapen i Stord vatn og avlaup KF for Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr ,- og at sum netto driftsresultat er kr ,-, dvs. eit netto driftsresultat på 3,96 %. For SVA KF har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (+ 19,44 %), 2010 (- 4,06 %), 2011 (+ 0,20 %), 2012 (- 1,89 %) og 2013 (3,96%). SVA KF har i år eit resultat som ligg over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord vatn og avlaup KF sin særrekneskap for 2013.» Stord kommune: Kontrollutvalet handsama i møte i sak 26/13 rekneskapen i Stord kommune for Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg at sum driftsinntekter er på kr , medan netto driftsresultat er positivt med kr Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 3,19%, sett opp mot sum driftsinntekter. For Stord kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (- 3,86 %) 2005 (+ 0,67 %), 2006 (+ 3,26 %), 2007 (- 0,89 %), 2008 (- 2,77 %), 2009 (+ 0,37 %), 2010 (- 1,14 %), 2011 (- 0,14 %), 2012 (1,74 %) og 2013 (3,19 %). Stord kommune har i år eit resultat som ligg over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2013.» Heile kommunesektoren: Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,3 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 % for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. 8.5.Rekneskapsrevisjon Deloitte orienterte kontrollutvalet i løpet av året om rekneskapsrevisjonen som vart gjort i I møtet orienterte Deloitte v/ Else Holst Larsen om arbeidet med interimsrevisjon. Det var ikkje spesielle ting å melda. 7 Side14

15 8.6. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap Rullering av plan for forvaltningsrevisjon for perioden I kontrollutvalet sitt møte den fatta utvalet såleis vedtak i sak 6/14: 1. Deloitte AS redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde til å godkjenna planen. 3. Planen vert send til kommunestyret til orientering, i forkant av KST møtet den Planen skal leggast fram som melding i neste møte for kontrollutvalet. I kontrollutvalet sitt møte den vart det fatta såleis vedtak i sak PS 18/14 RS 4/14: «Referatsakene vart tekne til orientering.» Rullering av plan for selskapskontroll for perioden I kontrollutvalet sitt møte den fatta utvalet såleis vedtak i sak 7/14: 1. Deloitte AS redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde til å godkjenna planen. 3. Planen vert send til kommunestyret til orientering, i forkant av KST møtet den Planen skal leggast fram som melding i neste møte for kontrollutvalet. I kontrollutvalet sitt møte den vart det fatta såleis vedtak i sak PS 18/14 RS 5/14: «Referatsakene vart tekne til orientering.» Prosjekt innan forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø ved skulebygg I kommunestyret sitt møte den i sak 16/14 fatta dei såleis vedtak: «Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 15 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld fysiske miljø i skulebygg i Stord kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan til kommunestyret sitt møte , med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Rådmannen sin handlingsplan vart lagt fram for kommunestyret den som RS 49/14. Kommunestyret fatta såleis vedtak i saka: «Teke til orientering» 8 Side15

16 Notatet vart lagt fram for kontrollutvalet i møte den i PS 49/14 RS 20/14. Utvalet tok informasjonen til orientering, men bad om ei ny orientering før sommaren Forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Kommunestyret handsama PS 58/2014 «Organisering og måloppnåing i kommunale føretak SVA KF og SKE KF» i møte den og fatta såleis samrøystes vedtak: «Kommunestyret ber rådmannen leggja fram ei sak med utgangspunkt i evalueringane, der ein vurderer den framtidige organiseringa av dei tekniske tenestene (SVA KF og SKE KF). Saka skal følgje tilrådingar i forvaltningsrevisjonsrapporten kapittel 9 i vurderingar av organisasjonsform. Kommunestyret ber rådmannen legge fram saka i første møte i kommunestyret Det vert lagt til grunn at saka vert utarbeida i samråd med dei tilsette sine organisasjonar. Uavhengig av organisasjonsform bør det utarbeidast årlege strategiplanar med tydelege mål, milepælar og tiltak, i samsvar med vedtektene.» Forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid I kontrollutvalsmøte den i sak 08/13 fatta utvalet såleis vedtak: «Prosjektplan av forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid vart godkjent. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert utsett til 2014, men utvalet tek iverksetting av prosjektplanen opp til ny handsaming i des. møtet 2013.» Grunna den knappe budsjettsituasjonen for kontrollutvalet i 2014, vart ikkje dette forvaltningsrevisjonsprosjektet i gang sett Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Selskapskontroll Business Region Bergen I kontrollutvalet sitt møte den i sak 09/13 fatta utvalet såleis samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet ynskjer ikkje å delta i selskapskontrollen.» I kontrollutvalet sitt møte den vart status i høve gjennomført selskapskontroll lagt fram for kontrollutvalet i PS 38/14 og RS 18/14. Kontrollutvalet tok referatsaka til orientering Selskapskontroll Fastlandssambandet Halsnøy AS Kontrollutvalet i Stord kommune fekk invitasjon til å delta i selskapskontroll av Fastlandssambandet Halsnøy AS. Ferdig prosjektplanen vart delt ut i møtet den og kontrollutvalet fatta såleis samrøystes vedtak i PS 30/14: 9 Side16

17 1. Kontrollutvalet i Stord kommune ynskjer at det skal gjennomførast ein selskapskontroll av Fastlandssamband Halsnøy. 2. Kontrollutvalet i Stord kommune ynskjer ikkje å delta i forvaltningsrevisjonsprosjektet som Hordaland fylkeskommune skal gjennomføra av Fastlandssamband Halsnøy. 8.8.Andre saker Rådmannen orienterer Rådmannen har informert i høve desse sakene for kontrollutvalet i løpet av 2014: Høghus i sentrum (fleire gonger). Fokus på etikk i Stord kommune Skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet handsama i møte sak 13/14 kontrollrapport 2013 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune og vedtok då slik uttale: 1. «Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret aukar ressursrammene for å oppfylla lovpålagde oppgåver ved skatteoppkrevjarkontoret på ein tilfredstillande måte. 3. Nye arbeidsoppgåver, som til dømes innkrevjing av eigedomsskatt, skal bemannast etter kva arbeidsmengde som er lagt til eininga.» I kommunestyret sitt møte den PS 24/14 fatta dei såleis vedtak: 1. «Kommunestyret merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kommunestyret vil vurdera ressurs-situasjonen i samband med revidering av budsjett og økonomiplanen. 3. Rådmannen lagar eit oversyn til Formannskapet over fordringer/tap mm. Denne må føreliggja før revidering av budsjett.» Kommunestyret handsama saka i møtet den PS 39/14. I vedtaket vart det bestemt såleis i høve skatteopprkevarfunksjonen: 30 % stillingsprosentauke Arbeidsoppgåva med eigedomsskatten vart flytta Kontrollutvalet sitt budsjett og søknad om ekstraløyvingar Utvalsleiar orienterte kontrollutvalet om at KUV-budsjett for 2014 er kraftig redusert i forhold til kontrollutvalet sitt budsjett-framlegg. Det vart og opplyst om at utvalsleiar har informert kommunestyret om at det vil bli gjeve tilbakemelding om konsekvensane for aktivitetar i kontrollutvalet, som vil følgja av slik reduksjon. I kontrollutvalet sitt møte den i PS «Eventuelt» fatta utvalet såleis samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet vedtok samrøystes at utvalsleiar i samråd med sekretariatet utformar brev som skal sendast til kommunestyret v/ ordførar, med melding om konsekvansar for kontrollutvalet sitt arbeid vedr. budsjett-situasjonen.» I kontrollutvalet sitt møte den i PS 8/14 RS 1/14 fatta utvalet såleis samrøystes vedtak: 10 Side17

18 «Utvalsleiar og sekretariatet får mynde frå resten av utvalet, til å senda nytt oppfylgingsbrev til kommunestyret via ordførar, for avklaring i høve budsjett 2014 for kontrollutvalet.» I kontrollutvalet sitt møte den i PS 34/14 «Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet Stord kommune Status» orienterte utvalsleiar om at han no har fått lovnad frå ordførar om at kontrollutvalet skal få tilført kr ,- til budsjettramma. Summen er lagt inn i revidert budsjett som skal handsamast i formannskapet og kommunestyret Denne summen skal dekka resten av utgiftene for gjennomført forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak SVA KF SKE KF. Forvaltningsrevisjonen var ei bestilling frå kommunestyret. KST sitt endelege vedtak i saka vert lagt fram for kontrollutvalet i møtet den Kontrollutvalet fatta såleis samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering.» I kommunestyret sitt møte den PS 39/2014 pkt. 5. fatta dei såleis vedtak: «Kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføra planlagt revisjon og at nødvendige midlar blir løyvd gjennom neste budsjettrevisjon.» I kommunestyret sitt møte den i PS 40/14 gjorde dei vedtak om å auka budsjettramma til kontrollutvalet med kr i høve utgifter til forvaltningsrevisjonen evaluering av kommunale føretak Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar. I år er det ingen slike aktuelle rapportar å følgje opp på dette tidspunktet. Oppfylginga kjem i årsmeldinga for Stord, Johan Inge Særsten Utvalsleiar 11 Side18

19 Stord kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen Telefon: / / / / Telefaks: e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: elin.molven@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 12 Side19

20 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 085 Arkivnr: 2014/347-6 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 5/ Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte - For politikarar og administrasjon i Stord kommune Samandrag I kommunen sin avtale med revisor, er det lagt inn ein kursdag. På bakgrunn av dette, rår sekretariatet til at kontrollutvalet ber Deloitte AS om å halda kurs. Liste over kurs som revisor kan halda er lagt fram for kontrollutvalet i møtet den Lista var ikkje uttømmande, så utvalet kunne også føreslå andre kurstema dei hadde ynskje om. I tillegg til kontrollutvalet sine medlemmer og vara, såg kontrollutvalet at det kunne vera nyttig at administrativ og politisk leiing, økonomi, innkjøp, juridisk etc. også får moglegheit til å delta på kurset. I kontrollutvalet sitt møte den i PS 47/14 Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte - For politikarar og administrasjon i Stord kommune, bestemte utvalet seg for å gjennomføra kurs i «Samfunnsansvar og antikorrupsjon». Sekretariatet får i oppdrag å planlegga vidare tilrettelegging av slikt kurs. Tidsramme bør vera ca. 2 timar. Både kommunestyremedlemmer og administrativ leiing bør bli inviterte til kurset. Kontrollutvalet vil ha tilbakemelding på neste møte om stoda for planlegginga av kurset. Kontrollutvalet fatta såleis vedtak i saka: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å halda kurs innan «Samfunnsansvar og antikorrupsjon» i Stord kommune. 2. Sekretariatet avklarar med Deloitte AS når dei kan halda kurset i Politisk og administrativ leiing i kommunen skal og kontaktast for invitasjon og for å planlegga praktisk organisering. Sekretariatet har vore i dialog med Deloitte i høve kurset. Kurset vert føreslått halde i Stord kommune (kommunestyresalen) i samband med 2. møtet i kontrollutvalet den Sekretariatet tek vidare kontakt med ordførar og rådmann i høve avklaring på kor mange som skal delta på kurset og vidare organisering, når kontrollutvalet og revisor har kome med ei endeleg stadfesting på dato og tidspunkt for kurset. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side20