side 0 "We solved the problem without any kind of problems!"

Transkript

1 side 0 "We solved the problem without any kind of problems!"

2 I håndboken kan du lese mer om: 1) Innledning 2) Styringssystemets oppbygging 3) presentasjon av Engine Protection Partner AS 4) Ledelsens forpliktelser 5) Kvalitets- og miljøpolitikk 6) Produkter og virksomhetsområder 7) Ressurser 8) Prosessoversikt 9) Kontinuitet i forbedringsarbeidet 10) Vedlikehold av kvalitet 11) Dokumentoversikt 12) Utelatelser Prosess / rutine Kvalitetsmanual Dokument nr Kapittel Kvalitetssystemet Utgave 1 Gyldig fra dato Side 1 av 14 Referanse ISO 9001: Utarbeidet av initialer Ledelsens representant Godkjent av initialer

3 Velkommen til vår kvalitetshåndbok Vår intensjon med denne er å gi våre kunder, eiere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere et innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetsstyring, HMS og internkontroll. Formålet med kvalitetsmanualen er å gi en kort beskrivelse av Engine Proteksjon Partner AS (videre EPP) sin virksomhet, kvalitetssystemets omfang og oppbygning. Manualen skal informere om bedriftens kvalitetspolitikk og kvalitetsmål og skal bidra til at EPP sin produktivitet og lønnsomhet opprettholdes. Kvalitetsmanualen skal sikre at kundens krav tilfredsstilles og at alle aktiviteter utføres i hht planer, prosedyrer og spesifikasjoner. Styringssystemet for EPP skal sikre at virksomhetens totale styring skjer på en effektiv og sikker måte innenfor de rammer som er gitt av konsernledelsen. Styringssystemet skal ivareta system for planlegging og sikring av kvalitet i prosesser og produkter, basert på kravene i NS-ISO og prinsippene for total kvalitetsledelse. For å ivareta ovennevnte er systemet delt inn med følgende nivåer for styrende dokumenter: NIVÅ 1 Vår kvalitetshåndbok, som beskriver hvordan vi arbeider med Kvalitetsstyring og Internkontroll.. Den beskriver vårt kontinuerlige forbedringsarbeid samt gir nødvendig informasjon til våre medarbeidere, kunder, leverandører, eiere og andre forretningsforbindelser. NIVÅ 2 Inneholder våre hovedprosesser og beskrivelser av dokumenterte rutiner innenfor prosessene for oppfyllelse av kravene innenfor ISO 9001:2008. Se prosedyreoversikt bakerst i håndboken. NIVÅ 3 Resultatdokumentasjon / registreringer ( registreringer og resultater ved etterlevelse av dokumentasjon for kvalitet og internkontroll/ HMS ). Prinsippskisse for vårt styringssystem

4 Historien bak bedriften; EPP ble etablert i 1996 av Yngve Nilsen, som i dag er daglig leder i bedriften. I 1997 ble det etablert forhandleravtale med tyske Schaller Automation GmbH & Co om salg av oljetåkedetektorer for større diesel- motorer og aggregat. EPP tar i dag hånd om det nordiske markedet. EPP er et lite, men kompetent firma der alle ansatte har gode kunnskaper og solid erfaring. ORGANISASJON Beliggenhet og nøkkelinformasjon Beliggenhet : Møhlenpris, sentralt nær Bergen sentrum Firmanavn : Engine Protection Partner AS Organisasjonsnr : Besøk / postsadresse : O. J. Brochs Gate 16A 5006 Bergen Telefon : Telefaks : e-post : epp@epp.no Hjemmeside : Revisor : Hardanger Revisjon Organisasjonskart STYRET Styreleder Styremedlemmer Daglig leder Regnskap IT Ledelsens representant Lager Service Marked Salg Innkjøp

5 Forpliktelser Den øverste ledelse skal bevise hva de har forpliktet seg til, ved å utvikle og iverksette system for HMS og kvalitetssikring og jevnlig forbedre virkningen av dette systemet ved å: Gjennomføre ledelsens gjennomgåelse Etablere kvalitetspolitikk og målsettinger Sørge for nødvendige ressurser for å møte kundens krav Fortelle de ansatte at krav i lover og forskrifter er skal følges, og er avgjørende for kvalitet i alle ledd og en sikker og trygg arbeidsplass. Utføre det som ledelsen har vedtatt for effektivt kvalitets- og HMS-arbeid og sørge for at resurser er tilgjengelige Kommunikasjon EPP legger stor vekt på god kommunikasjon og dialog innad i bedriften. Åpenhet, fortrolighet og imøtekommenhet er egenskaper som de ansatte ved EPP bestreber seg etter. Ledelsens gjennomgang Minst en gang i året gjennomgår ledelsen kvalitetssystemet for å vurdere om det fungerer etter sin hensikt og om det er effektivt. Grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse skal omfatte informasjon om a. resultater fra revisjoner, b. tilbakemeldinger fra kunder, c. prosessytelse og produktoverensstemmelse, d. status for forebyggende og korrigerende tiltak, e. tiltak for oppfølging fra ledelsens tidligere gjennomgåelser, f. endringer som kan innvirke på systemet for kvalitetsstyring, og anbefalinger for forbedring. Resultatet fra ledelsens gjennomgåelse skal omfatte beslutninger og tiltak vedrørende a. forbedring av virkningen av systemet for kvalitetsstyring og systemets prosesser, b. forbedring av produkt i forhold til kundekrav, og ressursbehov.

6 Dokumentstyring EPP har utarbeidet dokumenterte prosedyrer for kontroll med dokumenter og registreringer som skal sikre at kun gyldige dokumenter benyttes i bedriften. Prosedyrene beskriver hvordan utarbeidelse, identifikasjon, godkjenning, utgivelse, distribusjon, revisjon, arkivering og makulering av dokumenter skal utføres i bedriften. Prosedyren beskriver også tiltak for sikring og sikkerhetskopiering av dokumentasjon og system. Følgende typer dokumenter er under styring: Kvalitetsmanualen, prosedyrer, stillingsbeskrivelser og vedlegg som inngår i kvalitetssystemet Eksterne dokumenter som tegninger, spesifikasjoner, forskrifter og standarder. Registreringer, som er en spesiell type dokumentasjon som viser at resultater er oppnådd og er bevis på overensstemmelse med krav. Alle registreringer skal ha en entydig identifikasjon, de skal være lett gjenfinnbare og oppbevares på en slik måte at de ikke skades på noen måte. Håndtering av registreringer er angitt i hver enkelt prosedyre. Registreringer oppbevares i minimum 5 år dersom ikke annet ikke fremkommer i den enkelte prosedyre og omfatter: Ledelsens gjennomgang Revisjoner Kompetansebevis Kontraktgjennomgang Vurdering av leverandører Resultater fra kontroll og prøving Kalibrering Interne kvalitetsrevisjoner Avviksrapporter Kundetilfredshet Korrigerende / forebyggende tiltak Skade / tap på kundens eiendeler Produktidentifikasjon når det er et krav Kundedokumenter, tilbud og ordrer opprettes og lagres i Atena. Datablad for farlige / skadelige stoffer mottas fra våre leverandører og settes inn i vårt stoffkartotek. Dokumentene lagres elektronisk og sikrer at vi til enhver tid gjennomfører våre aktiviteter på en samordnet måte. Elektronisk lagring sikrer effektiv oppdatering av vårt system og gjør dokumentasjonen mer tilgjengelig for våre medarbeidere. Prosedyre for kontroll med registreringer beskriver de nødvendige registreringer som skal sikre at det er overenstemmelse mellom kravene om effektiv bruk av systemet, og det faktagrunnlag som fremskaffes for å oppnå ønskede resultater.

7 Kvalitetspolitikk EPP AS har tilpasset sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og selskapsstruktur. Vi har etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne. Kvalitetspolitikken blir jevnlig revidert av bedriftens ledelse og valgte representanter. Vi leverer produkter som er kritisk for kunden. Driftsstans kan få store konsekvenser. Derfor er vår fokus på kvalitet i alle ledd av vår drift fundamentalt for vår bedrift. Vårt hovedbudskap er at kunden er i sentrum og for å kunne lykkes med det vet vi at en del grunnleggende elementer må være til stede; Kunnskap og forståelse om produktene og kunden Kvalitet og leveringssikkerhet Valg av leverandører som kan dokumentere kvalitet i alle ledd Informasjon og oppfølging mot våre kunder 24 timers tilgjengelighet og service Det overordnede elementet i EPP s kvalitetspolitikk er å oppfylle kundens behov, krav og forventninger på en stadig bedre måte. Dette forutsetter at EPP har evne til fleksibilitet og tilgjengelig kompetanse for å møte kundens skiftende behov for rask leveranse, produkttilgang og fleksible løsninger. Både internt i organisasjonen og utad ønsker EPP å ha et åpent og fortrolig forhold samt være nytteverdiog målorientert.

8 Kvalitetsmål Vi vil alltid gjøre vårt ytterste! Vi skal levere feilfri vare til rett tid og til rett pris Vi setter våre kunder i sentrum og vil at alle våre samarbeidspartnere og kunder hos EPP skal ha en kvalitetsfylt opplevelse. Vi skal ikke ha kundebortfall grunnet utilfredse kunder Kunnskap og entusiasme er fellesnevner for EPP sine medarbeidere, og vi stiller oss med glede til kundens disposisjon med veiledning og service. Vi skal være markedsledende innen segmentet for oljetåkedetektorer. Første gangs kunder blir faste kunder Målsetting om 0-feil på produkt ved overlevering Vårt mål er å lykkes gjennom: et komplett, relevant sortiment av oljetåkedetektorer og reservedeler å satse på produktkvalitet leveringssikkerhet troverdighet konkurransedyktige priser fleksibilitet profesjonell service og betjening For å nå våre mål skal vi: 1. utvikle og holde ved like et kvalitetsstyringssystem i hht ISO 9001: ha en klar fordeling av ansvar og myndighet 3. sikre at kvalitetskrav og leveringstider overholdes 4. utvikle og opprettholde et høyt faglig nivå innenfor alle funksjoner ved å gjennomføre systematisk opplæring 5. gjennom en aktiv markedsføring sørge for nødvendig kunnskap til markedet og at markedet har kjennskap til oss og våre produkter 6. informere leverandører om vårt kvalitetsstyringssystem og annen relevant informasjon slik at de kan levere i hht spesifiserte krav 7. arbeide målrettet med kontinuerlig forbedring av vår virksomhet EPP AS skal fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og leverandører. EPP AS skal videre gi ansatte, eiere og samfunnet trygghet mot ulykker og helseskader gjennom et godt arbeidsmiljø og sterk fokus på HMS EPP AS skal sikre kundene adgang til miljøriktige produkter og drive virksomheten med minst mulig miljøbelastning.

9 HOVEDPRODUKT: OLJETÅKEDETEKTORER FRA EPP leverer oljetåkedetektorer fra Schaller Automations GmbH & Co til dieselmotorer og dieselaggregater både offshore og onshore. Vi har i siden 1997 vært autorisert verksted for Schaller Automations, og vårt mål er til enhver tid å yte kunden optimal service, levere komplett dokumentasjon og rengjøre tilgrisete enheter så de ser ut som ny når de forlater vårt verksted. SERVICE OG REPARASJONER Som autorisert reparasjons-, salgs- og servicesenter for Norge, Sverige, Finland, Danmark og Island vil vi yte best mulig service for å ivareta sikkerheten i store diesel, gass og dual-matede motorer for å unngå eksplosjoner i veivhuset ved å påvise oljetåke. DELELAGER Som hovedlager på reservedeler for distribusjon innen de nordiske landene leverer vi reservedeler til alle typer Visatron oljetåkedetektorer. Vi garanterer våre kunder levering innen 24 timer. BYTTE-POOL EPP tilbyr et stort lager av innbytteenheter. Kunden kan bestille etter behov enten det er et enkelt målehode eller komplette systemer FEILSØKING Våre kunder kan via vår unike feilsøkingsguide tilgjengelig på vår hjemmeside selv utføre steg for steg feilsøking og eliminere tekniske feil på oljetåkedetektoren.

10 Ansatte Våre menneskelige ressurser og den kompetansekapital som de besitter er grunnleggende for vår lønnsomhet og konkurranseevne. Gjennom gode medarbeidersamtaler ønsker vi å fremme så vel individuell kompetanse-bygging og egenutvikling som kollektiv vekst for bedriften som helhet. Å bli satt pris på som selvstendig individ er motiverende, og en viktig faktor for god trivsel og til å begrense turnover. Hver ansatt skal ha nødvendig kompetanse (= kunnskap + erfaring) for å kunne utføre sin funksjon og ha kjennskap til sitt bidrag for at kvalitetsmålene nåes. Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger hos ledelsen med utgangspunkt i å oppnå strategiske og driftsmessige målsettinger. Miljø EPP holder til i trivelige og moderne lokaler hvor funksjonelle arbeidsplasser, moderne utstyr og vernetiltak er tungt vektlagt. Transport EPP AS har valgt å investere i EDI. (Elektronisk datautveksling) da dette gir både oss selv og våre kunder en rekke fordeler. - Høy nøyaktighet. Data registreres kun en gang. - Raskt. Elektronisk utveksling er raskere enn vanlig postgang. - Rasjonelt. Lagerfunksjonen kan optimaliseres («Just In Time»). - Kundevennlig. Bedre service og dokumentasjon til kunder. - Miljøvennlig. Behovet for papir til handelsdokumenter blir redusert

11 T PROSESSKART FOR Engine Protection Partner AS STØTTEPROSESSER Ledelsesprosesser: >> ledelsens gjennomgåelse, mål- og strategiutvikling Kvalitetsprosesser: >> kontinuerlig forbedring, revisjoner, avvikshåndtering Administrative prosesser: >> HR, økonomi, opplæring, IT, kontorfunksjoner Technical processes: >> tool maintenance, logistic, production management, KJERNEPROSESSER Kundekrav Ordreprossesering Salg & markedsføring Varebestilling Varemottak Levering Kundens tilfredshet

12 Kvalitetsstyring er en prosess som aldri stopper opp. Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre virkningen av målrettet kvalitetsstyring, samt tilpasse seg endringer i rammebetingelser og markedssituasjon. Viktige styringsverktøy er: Forbedringsprosess: Evaluering av definerte og kvantifiserbare kvalitetsmål Resultater fra kvalitets- og HMS-revisjoner Analyser av data Etablerte korrigerende og forebyggende tiltak Ledelsens gjennomgang av kvalitetssystemet PROSESS Identifisering av forbedringsmuligheter Dokumentasjon kortsiktige korrigerende tiltak. Frist for gjennomføring Planmøte for behandling og etablering av langsiktige korrigerende tiltak / forbedringsprosjekt. Ansvarstildeling Forbedringsprosjekt med frister og milepæler Evalueringsog oppfølgingsmøte. Verifisering av forbedring Oppfølging av kvalitetsavvik: Avvik registreres både mot egen bedrift, leverandører og aktuelle kunder. Avvik kan omfatte: Svikt i leveringstid Feil vare Feil på vare Brekkasje Feil mengde Feile mål ++ Oppfølging av avvik skjer etter følgende prosessflyt: Leverandøravvik Interne, egne avvik Avvik registreres mot aktuelle kunder som følges opp. Avviksbehandling Avvik lukkes

13 Tiltak *Korrigerende tiltak Hensikten med korrigerende tiltak er å eliminere årsakene til oppståtte avvik og hindre gjentakelse. Fullførte tiltak rapporteres til ledelsen. Utfra prinsippet om at avvik = læring gjennomgås avviksbehandlingen på fellesmøter med samtlige ansatte hvor Kvalitets- og HMS-arbeid er en del av agendaen. Når avvik oppstår etableres det umiddelbart avviksdokumentasjon og korrigerende tiltak iverksettes ihht den. Avvik behandles elektronisk i DigitalHMS Forebyggende tiltak Slike tiltak er rotfestet i bedriftens rutiner for risikovurdering. Risikovurdering Kvalitet Risiko for kvalitetsavvik søkes å forebygges ved kontinuerlig evaluering av våre prosesser. Hvert ledd i våre prosesser evalueres ut fra: hva kan gå galt og hvordan kan vi forhindre det. Vårt kvalitetssystem revideres ihht NS-EN ISO Systemrevisjon er et ledelsesverktøy som kontinuerlig skal bedømme styringssystemets prosesser og aktiviteter. Vi gjennomfører årlig revisjon. I forbindelse med revisjon utarbeides det rapporter som beskriver: systemavviks art i forhold til overordnet kvalitetsarbeid og systemstatus korrigerende tiltak som iverksettes* tidsplan for gjennomføring ansvarlig for å lukke avvik Analyse Ledelsen skal samle inn alt tilgjengelig faktagrunnlag basert på data fra overvåkinger, målinger, statistikker og avvik og analysere dette mht å: Bedømme at kvalitetssystemet er hensiktsmessig og virker Bedømme hvor eventuelle tiltak kan og bør iverksettes

14 Beskrivelse : 4-8 = Seksjoner i ISO 9001: = Seksjon for arbeidsinstrukser. Dokument nr Dokumentbeskrivelse Utgave SEKSJON 4 KVALITETSSYSTEMET Kvalitetsmanual Arkivnøkkel Dokumentregister Kontroll med dokumenter Kontroll med regstreringer Termer og definisjoner 1 SEKSJON 5 LEDELSENS ANSVAR Ledelsens gjennomgåelse Ledelsens forpliktelser Kvalitetspolitikk og kvalitetsmål Organisasjonskart Funksjonsbeskrivelse Autorisasjons- og attestasjonsmatrise Mal stillingsinstruks 1 SEKSJON 6 RESSURSER Kompetanse, bevissthet og opplæring Ansettelseskontrakt Arbeidsreglement 1 SEKSJON 7 REALISERING AV PRODUKT Planlegging for realisering av produkt Gjennomgåelse av krav relatert til produkt Liste over godkjente leverandører Registrering av forespørsel Innkjøp Kontroll med kundedata Salgs- og leveringsbetingelser Kundeklager og reklamasjonshåndtering Kontroll med overvåkings- og måleutstyr Mottak og kontroll av innkjøpte produkter Rutiner for lagerstyring Sjekkliste for tilbud 1

15 SEKSJON 8 MÅLING, ANALYSE OG FORBEDRING Intern revisjon Overvåking og måling av kundens tilfredshet Planlegging av revisjon Ledig Kontroll med produkt med avvik Kontinuerlig forbedringsarbeid Revisjonsplan Avviksskjema Registrering og behandling av produkt med avvik 1 SEKSJON 10 ARBEIDSINSTRUKSER Oppkobling av elektroniske enheter Reparasjonsrapport Engine Protection Partner AS driver ikke med design og utvikling og krever således utelatelse i henhold til pkt. 7.3