Oppdrag til Helse Vest RHF om etablering av humanitær bistand for innsats i Sierra Leone mobilisering av norsk helsepersonell

Transkript

1 v Helse Vest RHF Postboks 303 Forus 4066 STAVANGER Deres ref.: Vår ref.: 14/ Saksbehandler: Bjørn Jamtli Dato: Oppdrag til Helse Vest RHF om etablering av humanitær bistand for innsats i Sierra Leone mobilisering av norsk helsepersonell Det vises til den senere tids korrespondanse og møter om saken, senest vårt brev til Helse Vest RHF av 16. oktober 2014, utkast til prosjektdirektiv fra Helse Bergen HF datert 17. oktober og møter mellom Helse Vest RHF, Helse Bergen HF og Helsedirektoratet 17. og senest 24. oktober Helse- og omsorgsdepartementet har ved brev av 24. oktober 2014 gitt Helsedirektoratet i oppdrag å iverksette arbeidet med å sende ut norsk helsepersonell som humanitær bistand til Sierra Leone. Helsedirektoratet gir med dette Helse Vest RHF, innenfor de beskrevne rammer og i samarbeid med Helsedirektoratet, i oppdrag å etablere en prosjektorganisasjon som skal bidra til den samlede norske humanitære innsatsen i Sierra Leone knyttet til utsendelse av helsepersonell. Helse Vest har utpekt Helse Bergen HF som oppdragstaker på vegne av Helse Vest, for det operative oppdraget. Denne koordineringsfunksjonen er avklart med de øvrige regionale helseforetakene i egen prosess. Utkastet til prosjektdirektiv som tidligere er utarbeidet av Helse Bergen HF ligger til grunn for oppdragsutførelsen. Helse Bergen HF vil for utførelsen av dette humanitære oppdraget påta seg arbeidsgiverrollen fullt ut for det helsepersonellet som faller inn under avtalen. Helsedirektoratet skal utøve sin myndighetsposisjon slik den er beskrevet under. Helsedirektoratet forutsetter at Helse Vest RHF i samarbeid med Helsedirektoratet sikrer at de øvrige regionale helseforetakene holdes fortløpende orientert om utførelsen av oppdraget. Formål og rammebetingelser Helsepersonellet skal inngå i et britisk regjeringsbesluttet internasjonalt prosjekt i Sierra Leone som har til formål å få kontroll på den pågående ebola-epidemien i Vest- Afrika. Prosjektet vil inngå i UNMEER satsningen. Tidsrammen for det norske Helsedirektoratet - Divisjon spesialisthelsetjenester Avdeling medisinsk nødmeldetjeneste Bjørn Jamtli, tlf.: Postboks 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Pilestredet 28, Oslo Tlf.: Faks: Org.nr.: postmottak@helsedir.no

2 engasjementet i dette humanitære nødhjelpsprosjektet er i utgangspunktet en periode på 6 til 9 måneder. Det britiske initiativet er etablert av den britiske regjeringen som et tverrdepartementalt prosjekt som ledes av Department for International Development (DFID). Den konkrete driften av planlagte klinikker settes ut som kontrakt til ulike operatører i samarbeid med britiske myndigheter. Det norske helsepersonellet skal etter planen inngå i en klinikk som er under planlegging i Moyamba sør-øst for Freetown. Klinikken skal etter planen drives av Doctors of the World/ Medicos del Mundo (heretter operatøren). Dette vil imidlertid kunne endres som følge av endringer i ulike planforutsetninger hos DFID, og må derfor vurderes fortløpende i dialogen mellom norske og britiske myndigheter. Planforutsetningene for dette oppdraget er at Norge innledningsvis skal sende ut i alt 4 team med ca. 15 helsepersonell i hvert team. Første team skal være klar til utsendelse til Sierra Leone ultimo november Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har ansvar for å etablere og drifte leiren hvor det norske helsepersonellet etter planen skal innkvarteres og forpleies. Helsedirektoratets ansvar Norge skal inngå en gjensidig forpliktende avtale (Memorandum of Understanding) med britiske myndigheter (ved Department for International Development (DFID)) om utsendelse av norske helsepersonell til det britiske nødhjelpsprosjektet i Sierra Leone. Helsedirektoratet har ansvar for å følge opp avtalen med DFID og i samarbeid med Utenriksdepartementet være kontaktpunkt mellom britiske og norske myndigheter. Helsedirektoratet skal sikre nødvendig involvering av Helse Bergen HF i planlegging og gjennomføring av oppdraget. Ved prinsipielle, overordnede, strategiske og økonomiske problemstillinger skal Helse Vest RHF involveres. Helsedirektoratet har ansvar for å sikre at det etableres nødvendig kontakt mellom lokal operatør i Sierra Leone og Helse Bergen HF. Det skal blant annet etableres et fast kommunikasjonspunkt mellom Helse Bergen HF og operatøren under planleggings- og gjennomføringsfasen av oppdraget. Helsedirektoratet skal i samarbeid med DFID utarbeide en beskrivelse av oppdraget for helsepersonellet som skal bidra i Sierra Leone. Helsedirektoratet skal sammen med Helse Bergen HF sørge for at ansvars- og oppgavefordelingen, mellom de norske teamene og operatøren avklares. Helsedirektoratet skal i samarbeid med DFID sørge for at det utarbeides/godkjennes prosedyrer og faglige retningslinjer for helsepersonellets virksomhet i det aktuelle nødhjelpsprosjektet. Helse Bergen HF skal som arbeidsgiver foreta en selvstendig vurdering av om disse er hensiktsmessige. Dersom det er behov for prosess som - 2 -

3 dette, melder Helse Bergen dette til Helsedirektoratet som vil håndtere det overfor britiske myndigheter. Helsedirektoratet skal i samarbeid med DFID og operatøren sørge for at helsepersonellet har tilgang på nødvendig medisinsk utstyr, beskyttelsesutstyr og sambandsutstyr. Beskyttelsesutstyret skal være godkjent av norske helsemyndigheter i henhold til norske retningslinjer. Helsedirektoratet skal i samarbeid med Helse Bergen HF sørge for at det etableres formålstjenlige og enhetlige rutiner for rapportering fra stedlig ledelse for Helse Bergen HF og DSB i Sierra Leone til Helsedirektoratet og Helse Bergen HF. Helsedirektoratet skal i samarbeid med DFID sikre at det etableres et undervisnings-, opplærings- og treningsopplegg for helsepersonell og annet norsk innsatspersonell. Dette for å sikre at personellet er kompetent til å kunne håndtere den aktuelle smitterisikoen, ivareta egen sikkerhet og kunne samarbeide og samhandle med annet helsepersonell. Helse Bergen HF skal som arbeidsgiver foreta en selvstendig vurdering av undervisnings-, opplærings- og treningsopplegget og i samarbeid med Helsedirektoratet sørge for at dette blir godkjent Helsedirektoratet er formelt kontaktpunkt for Helse Bergen HF og operatøren vedrørende DSBs virksomhet i Sierra Leone. Helsedirektoratet skal sikre at det etableres kontaktpunkt mellom stedlig driftsleder for DSB og stedlig teamleder for helsepersonellet. Helsedirektoratet har ansvar for å innhente risikovurderinger for helseteamenes virksomhet i Sierra Leone. Risikovurderingene skal gjøres kjent for ledelsen i Helse Bergen HF forut for utsendelse av helsepersonellet. Helsedirektoratet har ansvar for å sikre at det etableres et eget lokalt medisinsk behandlingstilbud for norsk helsepersonell som blir syke eller kommer tilskade under oppdraget i Sierra Leone. Formålet med dette behandlingstilbudet er å tilby akutt helsehjelp. Dersom norsk helsepersonell blir alvorlig skadet eller syke under oppdraget skal de så raskt som mulig transporteres tilbake til Norge. Helsedirektoratet har ansvar for etablerte ordninger for evakuering av norsk helsepersonellet fra Sierra Leone. Planer for evakuering av helsepersonell omfatter medisinsk evakuering av enkeltpersonell ved sykdom/skade og evakuering av alt norsk helsepersonell. Planene skal fremlegges for ledelsen i Helse Bergen HF forut for utsendelse av helsepersonellet og partene skal være omforent enige om roller og oppgaver for disse forhold. Helsedirektoratet har ansvar for å sikre at dette blir en del av det helhetlige britiske prosjektet. Beredskapsvakten i Helsedirektoratet skal være operativt kontaktpunkt i Norge for Helse Bergen HF. Beredskapsvakten skal være operativ 24/7 og skal bl.a. ha som oppgave å kunne fatte beslutning om iverksettelse av evakuering av helsepersonell

4 Helse Bergen HFs ansvar Helse Bergen HF skal gjennomføre oppdraget på en faglig, profesjonell og trygg måte. Helse Bergen HF svarer fullt og helt for alle forhold som arbeidsgiver. Helse Bergen HF skal etablere en prosjektorganisasjon som bl.a. skal ivareta følgende funksjoner: 1. Nasjonal rekruttering av helsepersonell 2. Forberedelser til utsending av helseteam. 3. Etablering av støttefunksjoner 4. Gjennomføring av helseoppdraget i felt i Sierra Leone 5. Mottak og oppfølging av helsepersonell som returnerer fra Sierra Leone 6. Rapportering og regnskap 7. Kommunikasjon Ad pkt. 1: Helsepersonellet som rekrutteres til de norske teamene skal i første omgang rekrutteres fra landets helseforetak. Oslo universitetssykehus, St. Olavs hospital og Universitetssykehuset i Nord-Norge er utpekt til å være kontaktpunkt for rekruttering av helsepersonell fra de øvrige helseregionene. I tillegg til helsepersonell fra helseforetakene, skal Helse Bergen HF også rekruttere helsepersonell fra primærhelsetjenesten og øvrige deler av helsetjenesten. Denne rekrutteringen organiseres etter nærmere avtale med Helsedirektoratet. Sammensetning av profesjoner i de ulike teamene som skal sendes til Sierra Leone gjøres etter nærmere avtale med Helsedirektoratet. Det er Helse Bergen HF som tar den endelige avgjørelsen om utvelgelse av helsepersonell til oppdraget i Sierra Leone. Helse Bergen HF skal sikre at helsepersonellet har nødvendige faglige kvalifikasjoner jf. forventninger fra britiske myndigheter. Helse Bergen HF sørger for at kandidater vurderes nøye i forhold til egnethet for oppdraget. Det skal etableres stillingsbeskrivelser for hver av faggruppene blant det norske helsepersonellet i samsvar med beskrivelse fra DFID. Helse Bergen HF ivaretar alle andre forberedelser som er nødvendig, for eksempel vaksinasjon, visum mv. Deltakelse i det humanitære oppdraget til Sierra Leone skal være basert på frivillighet og informert samtykke som bl.a. basert på presenterte risikovurderinger. Egenerklæring om dette må foreligge før kontrakt inngås og mobilisering skjer. Hvert team av helsepersonell som sendes til Sierra Leone skal ha en leder og en nestleder. Helse Bergen HF utarbeider i samarbeid med Helsedirektoratet en nærmere beskrivelse av teamleders oppgaver

5 Ad pkt. 2: Helsepersonell som skal delta skal være vaksinert i tråd med de anbefalinger som gis av de britiske myndigheter og Folkehelseinstituttet. Helsepersonellet skal ha gjennomført og bestått nødvendig undervisning, opplæring og trening for å kunne håndtere smitterisiko og ivareta egen sikkerhet. Opplegget skal være planlagt og kvalitetssikret av norske myndigheter. Før utsendelse skal Helse Bergen HF etablere en liaison i Sierra Leone som har til oppgave å være bindeledd mellom det norske helsepersonellet og ledelsen for den lokale operatøren av nødhjelpsprosjektet i oppstartfasen. Helse Bergen HF skal forestå transport av helsepersonell fra hjemsted til avtalt oppmøtested og oppmøtetidspunkt for den videre organiserte transporten til Sierra Leone (fra hjemsted til oppmøtested/mobiliserings sted). Ad pkt. 3: Det skal være etablert et kontaktpunkt i Helse Bergen HF som kan håndtere henvendelser fra stedlig teamleder og Helsedirektoratet. Kontaktpunktet skal være operativt 24/7 så lenge helsepersonellet deltar i oppdraget i Sierra Leone. Helse Bergen HF skal uten ugrunnet opphold varsle Helsedirektoratet om alvorlige hendelser knyttet til det norske helsepersonellets virksomhet i Sierra Leone. Helse Bergen HF har et selvstendig ansvar og en plikt til å fatte beslutning om behov for evakuering av norsk helsepersonell fra Sierra Leone. Dersom det oppstår en slik situasjon skal Helse Bergen straks og uten ugrunnet opphold melde fra til Helsedirektoratet som har ansvar for å organisere slik evakuering i samarbeid med HOD og UD. Det skal etableres et kontaktpunkt i Helse Bergen HF for pårørende til helsepersonell som deltar i oppdraget i Sierra Leone. I tillegg skal det utarbeides en plan for håndtering av pårørende til helsepersonell som evt. blir syke eller skadet under oppdraget. Ad pkt. 4: Helsepersonellet skal yte helsehjelp i tråd med oppdraget som er beskrevet og teamleders anvisninger. Helsepersonell kan ikke beordres til å gå inn i situasjoner som åpenbart innebærer en uakseptabel risiko. Dersom teamleder mener at helsepersonellet settes til oppgaver de ikke kan utføre eller involveres i, skal teamleder straks og uten ugrunnet opphold varsle Helse Bergens HF sin prosjektorganisasjon og Helsedirektoratet samtidig. Det er Helse Bergen HF som arbeidsgiver som har det operative ansvaret og som skal sikre at helsepersonellet ikke blir utsatt for eller settes i situasjoner som er utenfor rammen for utførelse av oppdraget. Helse Bergen HF skal sikre at helsepersonellet skal utøve sin virksomhet i tråd med norsk helselovgivning, profesjonsetiske retningslinjer og vertslandets lovgivning innenfor folkerettens rammer

6 Helsepersonellet plikter å delta i og bruke påbudt verneutstyr i tråd med krav til faglig forsvarlig virksomhet og fastlagte rutiner og prosedyrer for oppdraget. Helse Bergen HF kan demobilisere personell uten forutgående varsel dersom helsepersonellet unnlater å følge fastlagte rutiner og prosedyrer. Ad pkt. 5: Det skal etableres en ordning for mottak og oppfølging av helsepersonell etter hjemkomst fra oppdraget. Ordningen skal bl.a. omfatte en oppfølgingskontakt som har ansvar for å følge opp den enkelte i oppfølgingsperioden, samt bidra til å sikre at rask vurdering/korrekt oppfølging blir iverksatt av helsetjenesten dersom det oppstår symptomer forenelig med EVD. Personellet skal rutinemessig følges opp med faglig oppfølging etter hvert opphold i Sierra Leone. Ved behov for psykososial oppfølging ut over dette skal det skje i nært samarbeid med fastlegen slik at oppfølging over tid sikres. Alt helsepersonell plikter å følge de faglige retningslinjer som gjelder for oppfølging og egenkontroll etter avsluttet oppdrag i Sierra Leone. Ad pkt. 6: Helse Bergen HF skal etter nærmere avtale rapportere til Helsedirektoratet om fremdrift og andre relevante forhold. Helse Bergen HF skal utarbeide forslag til rutiner for slik rapportering. Helse Bergen HF skal ved oppstart av prosjektet fremlegge revidert budsjett i tråd med de krav som fremkommer i dette dokumentet. Budsjettet skal ta utgangspunkt i de økonomiske kalkyler som ble fremlagt i Helse Bergen HFs utkast til prosjektdirektiv av 17. oktober 2014 og godkjennes av begge parter. Helse Bergen HF skal lage eget regnskap for kostnadene til prosjektorganisasjonen i 2014 og Rutiner for fremlegging/rapportering på regnskapet avtales nærmere med Helsedirektoratet. Helse Bergen HF skal lage et eget prosjektregnskap for helsepersonellet som mobiliseres til Sierra Leone. Begge prosjektregnskapene skal være revisorgodkjent. Helse Bergen HF skal uten unødig opphold informere Helsedirektoratet dersom det identifiseres vesentlige overskridelser av godkjent budsjett Ad pkt. 7: Helse Bergen HF skal utarbeide en kommunikasjonsplan i samarbeid med Helsedirektoratet. Tiltakene i kommunikasjonsplanen skal tilpasses behovet for helseforetakene med koordinerende funksjon i de andre helseregionene, spesielt når det gjelder rekruttering av helsepersonell. Mediekontakt skal skje i dialog med Helsedirektoratet som løpende koordinerer medieutspill med HOD og andre aktører

7 Andre forhold: Helseforetakets kostnader for prosjektorganisasjonen for 2014 skal dekkes av Helsedirektoratet. De kostnader som påløper for Prosjektorganisasjonen i Helse Bergen i 2015 skal etter avtale med Helse- og omsorgsdepartementet dekkes av de regionale helseforetakene i fellesskap eller gjennom egen tildeling. Kostnader knyttet til utsendelse, avlønning med videre av helsepersonellet som sendes til Sierra Leone vil bli dekket gjennom Utenriksdepartementets humanitære midler. Vennlig hilsen e.f. Kopi: Helse Midt-Norge RHF Nasjonalt folkehelseinstitutt Helse Nord RHF Helse Sør-Øst RHF - 7 -