earkiv i offentlig forvaltning

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "earkiv i offentlig forvaltning"

Transkript

1 Sopra Steria AS Biskop Gunnerus' gate 14A Postboks Oslo earkiv i offentlig forvaltning Etablering av en datadrevet infrastruktur for løpende overføring av elektroniske arkiv til earkiv og digitalt depot 20. januar 2015 En Samfunnsøkonomisk analyse skrevet på oppdrag fra Riksarkivet Forfattet av Ørjan Markhus Lillevik og Jan Ole Nordfjord i samarbeid med Riksarkivet Sopra Steria Group 2015

2 Forord Denne rapporten er skrevet av Sopra Steria på oppdrag av Riksarkivet. Arbeidet med rapporten har foregått i tett samarbeid med Riksarkivet. Dette gjelder spesielt kapittel 6.2 hvor inndeling av oppgaver med estimering på oppgavenivå er utført av Riksarkivet. Bakgrunn for rapporten er Arkivverkets budsjettsøknad for 2015 (levert i januar 2014) om behov for store endringer i hvordan elektronisk skapt arkivmateriale i offentlig sektor sikres, bevares og overføres til Riksarkivet. Søknaden ble ikke tildelt midler for I denne rapporten konkretiseres forslaget, og behovet for en teknisk infrastruktur eller arkivarkitektur utdypes. Det er gjort en forenklet analyse av samfunnsøkonomiske konsekvenser og gevinster med spesiell fokus på kostnadsbesparelser ved overgang til en automatisert prosess for overføring av arkivmateriale til depot (Riksarkivet). I arbeidet med rapporten har det vært gjennomført samtaler med et utvalg statlige aktører der forslaget om løpende overføring til earkiv og videre til depot ble presentert. Disse aktørene er: Politidirektoratet Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) NAV Tilbakemeldinger i disse møtene var svært positive. Man anser at en slik endring vil svare på mange av de utfordringene de opplever i dag, spesielt rundt ressursbruk ved deponering, og kvalitet på arkivmaterialet. Aktørene poengterte behovet for klare avtaler, regler og retningslinjer rundt eierskap til arkivmateriale og betjening av dette. Deltakere fra Riksarkivet i arbeidet med rapporten, har vært: Gunnar Urtegaard Kari Frodesen Tor Anton Gaarder Ole Myhre Hansen Hans Fredrik Berg Vilde Ronge Oslo, 18. januar

3 Innhold Forord 2 1. Innledning Forvaltning av vår felles hukommelse 6 2. Sammendrag Hva er earkiv? Bedre, billigere og mer effektiv forvaltning earkiv som basis for nye tjenester Innføring av earkiv gjennomføring og kostnad Kostnadsestimat for å legge til rette for earkiv Besparelsesestimat Kostnader knyttet til fase Spesifisering av Fase 1 del 1 Løsningsutvikling Anbefalte tiltak Effekter av tiltakene Effektmål ved innføring av earkiv Redusert ressursbruk på overføring Økt kvalitet på overført arkivmateriale Større fleksibilitet på tidspunkt for overlevering Høyere andel av arkivpliktig materiale arkiveres Enklere overføring av arkivdata fra en arkivløsning til en annen Mindre ressurskrevende integrasjon mellom fagsystem og arkivsystem Dokumentfangst av høyere andel arkivpliktig materiale Overordnede mål og forventinger for fase 1: Andre forhold Ikke-prissatte virkninger Utviklingen i andre nordiske land Stegvis innføring og fokus på sikkerhet 13 DEL 1: Modeller og tiltak fremdrift og kostnader Arkivering og deponering Forskjellige typer arkivløsninger Dagens kostnadsbilde Etterslep og fremtidig tilvekst Hvorfor earkiv? Samarbeid for å redusere deponeringskostnadene Modeller i Norge og Norden e-arkiv i Sverige 18 3

4 4. Problembeskrivelse og målformulering Innledning Rapportens tema Dagens løsning - null-alternativet Noark 5-løsninger Prosessbeskrivelse dagens løsning Problemområder Forventet utvikling Samfunnsmål Digitalisering og felleskomponenter Kunnskap Effektmål Redusert ressursbruk på overføring Økt kvalitet på overført arkivmateriale Større fleksibilitet på tidspunkt for overlevering Høyere andel av arkivpliktig materiale arkiveres Enklere overføring av arkivdata fra en arkivløsning til en annen Mindre ressurskrevende integrasjon mellom fagsystem og arkivsystem Dokumentfangst av høyere andel arkivpliktig materiale Identifisering og beskrivelse av relevante tiltak Beskrivelse av relevante tiltak Anbefalinger Sentral, løpende lagring av data earkiv åpner for bruk av tjenesten som dagligarkiv Utviklet Noark-kjerne i earkiv tilbys som åpen kildekode Gjennomføring Faser i arbeidet Forprosjekt Fase 1 mellomlagring med pilotkunde Fase 2 - mellomlagring Fase 3 - felleskomponent direkte som Noark-kjerne Kostnader knyttet direkte til gjennomføring av forprosjekt, fase 1, fase 2 og fase Forprosjekt (2015) Fase 1 (2016) Spesifisering av Fase 1, Løsningsutvikling Spesifisering av fase 1b Infrastruktur for mottak og langtidslagring i Riksarkivet Fase 2 videre utvikling earkiv og eksport til langtidslagring Fase Finansieringsmodeller på tiltakene Når tenkt gjennomført Hvem bør gjennomføre pilotene Tiltak med åpenbare begrensninger som er silt ut 41 4

5 DEL 2: Analyser og tallfesting Sammenheng mellom identifiserte problem, fastsatte mål og foreslåtte tiltak Identifiserte virkninger og berørte grupper Verdifastsettelse Kvalitativ vurdering av ikke-prissatte virkninger av tiltakene Bedre interoperabilitet gjennom felles API Enklere skreddersøm i fagsystemer Økt mulighet for fellesrutiner på tvers av offentlige etater Systemutvikling og systemtesting Muligheten for å bygge open source Noark-kjerne Arkivering hos en offentlig aktør som man har tillit til Fleksibilitet i forhold til fremtidige endring i lov, forskrift eller standarder Tallfesting av nullalternativet Analyseperiode Kalkulasjonsrente Modelloppbygging Analyseresultat Tallfesting av tiltakene i kroner Usikkerhetsanalyse Analyse av kritiske usikkerhetsfaktorer Usikkerhetsfaktorer for prosjektet Usikkerhetsfaktorer i effekten av prosjektet Usikkerhet i investeringskostnader Vurdering av gjennomføringstidspunkt Vurdering av gjennomføringstakt Fordelingsvirkninger Grupper som påvirkes av tiltaket Samlet vurdering og anbefalte tiltak Datakilder, forutsetninger om metoder som er benyttet 56 5

6 1. Innledning Arkivene er grunnmuren i offentlig forvaltning. Dokumenter skapes i forbindelse med forvaltningens oppgaveløsing og arkiveres for senere bruk. Arkivet som ikke lenger er i bruk, overføres til depot for fremtiden. Arkivdanning, innsyn og avlevering til langtidslagring reguleres av en rekke bestemmelser, herunder Arkivloven og Noark-standarden som forvaltes av Riksarkivet. Arkivlovens mål er klart: arkivverdig materiale skal sikres og tas vare på for bruk i samtid og i ettertid. For papirbasert materiale er dette godt i gjenge, men for digitalt skapt materiale har man ikke lykkes med oppgaven. 1 i Arkivloven 1 sier: «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida».». Og videre i 6: «slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelde for samtid og ettertid.» At dokumenter som ligger til grunn for saksbehandlingen er tilgjengelig for innsyn, sikrer borgernes rettigheter og gir det offentlige troverdighet. Avleveringen av dokumentene til depot skal gi ettertiden mulighet for innsyn, både som grunnlag for rettighetsdokumentasjon og for å gi økt forståelse av vårt samfunn og vår kultur Forvaltning av vår felles hukommelse Fra midten av 1980-årene har offentlige arkiver i økende grad blitt skapt digitalt, i stedet for på papir. På samme måte som man sikrer papirarkiv, skal avsluttet elektronisk materiale overleveres til depotinstitusjon (Riksarkivet) for langtidslagring. Denne prosessen omfatter oppgaver som uttrekk fra systemene der informasjon ble produsert, kontroll, testing av materialet, lagring i digitalt sikringsmagasin og løsninger for innsyn for brukerne. Frem til i dag har regelen vært at det tas uttrekk fra digitale arkiver 5-10 år etter at data er skapt. På det tidspunktet er dette alt gamle data, og uttrekksprosessen har av flere grunner vist seg både vanskelig og kostbar. Ved overføring til Riksarkivet gjøres valideringer av dataene, og kvaliteten har ofte vist seg å være dårlig. Arbeidet med å rette opp feil og mangler er både komplisert og kostnadskrevende. Dagens løsninger og prosedyrer utnytter i for liten grad de teknologiske mulighetene. Som en følge av det er forvaltning av materialet kostnadskrevende med stor grad av manuelle rutiner og prosedyrer. Arbeidet med avlevering av arkivmateriale til depot, rapporteres av mange offentlige virksomheter, blant annet Oljedirektoratet, som en vesentlig tidstyv 2. Som rapporten viser, er det også betydelige kostnader knyttet til slik avlevering. Per 2014 er lite bevaringsverdig digitalt skapt materiale fra offentlig sektor sikret i depot (trolig under 10 %). 3 Dette er et dramatisk tall. Det er ønskelig og nødvendig for både forvaltningen og arkivinstitusjonene (Riksarkivet m.fl.) at det utvikles nye løsninger og metoder

7 2. Sammendrag 2.1. Hva er earkiv? Sentralt i løsningen som denne rapporten anbefaler, er at det etableres et mellomarkiv (earkiv) som en felleskomponent i offentlig sektor. En slik løsning åpner for automatisert og datadrevet overføring av arkivmateriale fra produksjonssystemer hos arkivskaper til earkiv. I en slik løsning vil man løpende kunne sikre kvalitet, bevaring og deling av arkivmaterialet, og ha god kontroll frem til avlevering til depot og langtidslagring. Innføring av earkiv åpner for store innsparinger i forhold til dagens metoder gjennom betydelig effektivisering og automatisering. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt, samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur basert på earkiv vil på flere områder kunne samkjøres med utvikling av ny versjon av OEP, en viktig tjeneste for å sikre innbyggerne innsyn i forvaltningen. En lignende løsning er vedtatt innført i flere store statlige etater i Sverige fra og med Argumentene er store innsparinger, mer effektiv offentlig forvaltning og bedre sikring av elektronisk informasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Det er flere viktige berøringspunkter mellom det norske og den svenske arbeidet. Den svenske løsning kan i seg selv ikke overføres og tas i bruk på en kostnadseffektiv måte, men erfaringer fra Sverige vil være nyttige, også i arbeidet med den norske løsningen Bedre, billigere og mer effektiv forvaltning Forvaltningen har i lang tid etterlyst mer effektive og billigere løsninger som kan sikre bedre kvalitet på arkivmaterialet. Innføring av earkiv i forvaltningen vil gi effektive brukerløsninger, trygge digitale arkiver og automatiserte prosedyrer for langtidsbevaring av arkivverdig materiale. Riksarkivet har i samarbeid med flere arkivinstitusjoner gjennomført pilotprosjekter for validering og overføring av data basert på prinsippene for earkiv. Resultatene er svært lovende. earkiv vil i mindre grad løse problemer og kostnader med materiale som alt er skapt i eldre løsninger. Innhenting av dette må som hovedregel løses gjennom uttrekk og finansieres av den enkelte kommune, fylkeskommune og statlige etat. earkiv vil likevel kunne benyttes som avleveringsstruktur for en del av dette materialet, noe som trolig vil kunne gi besparelser og for dette materialet. Riksarkivet gjør tester på dette, og resultatet er lovende. Hovedgrepet med earkiv å ta ut den samfunnsøkonomiske gevinsten ved en mer effektiv, datadrevet arkivforvaltning å forebygge store, kostnadskrevende etterslep, med dårlig kvalitet og fare for tap av viktige data som resultat å etablere en fleksibel arkitektur som åpner for utvikling av nye og bedre offentlige tjenester earkiv som basis for nye tjenester earkiv vil være en viktig komponent i en samlet arkitektur for å gjennomføre digitalisering av offentlig sektor og vil kunne danne grunnlag for flere nye eller forbedrede tjenester. En slik sentral tjeneste er Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) som sikrer at offentlig informasjon er åpent tilgjengelig. Tjenesten er under utvikling og vil kunne nyttiggjøre seg earkiv. Et annet aktuelt område er skytjenester. Innføring av earkiv, basert på Noark, kan gjøre det mulig for offentlige organer å benytte seg av slike tjenester i inn- og utland, samtidig som arkivering av arkivmaterialet skjer på norsk jord. Alle regulatoriske hindringer for bruk av skytjenester blir ikke dermed borte, men earkiv ivaretar viktige hensyn som i dag er til hinder for utførsel av offentlige organers arkivmateriale. 7

8 2.2. Innføring av earkiv gjennomføring og kostnad Utvikling og tilrettelegging av earkiv vil være arbeidskrevende, som beskrevet i Riksarkivets rapport, men tallene viser at det vil være en god investering. Innføring av earkiv kan skje stegvis fra og med 2016 dersom det blir satt av midler til å starte utviklingen. Arkivverket må tilrettelegge det faglige rammeverket for løsningen (arkivkjerne basert på Noark5, retningslinjer, avtaleverk, standarder, kvalitetskrav med mer). En hensiktsmessig infrastruktur eller arkitektur må på plass, tilpasset prinsippene for digitalisering av offentlig sektor. Innføring bør skje ved at et lite antall statlige etater velges ut til å gjennomføre pilot i 2016 (fase 1) og videre utrulling i 2017 og Aktuelle piloter til fase 1 : Mattilsynet Skatteetatens IT- og servicepartner Riksantikvaren Visma (som leverandør av det skoleadministrative systemet Visma flyt skole til Vigo IKS) Oljedirektoratet og NAV (ikke bekreftet, men har uttrykt interesse) Kostnadsestimat for å legge til rette for earkiv Det er store gevinster å hente for samfunnet ved å få bedre kontroll på arkivprosessen enn det man har i dag. Økonomiske betraktninger rundt prosjektet viser at man kan ta ut gevinst ved en stegvis overgang fra manuell deponering til arkivet hvert 5. år til en digital automatisert løpende deponering. Tabellen under viser anslag for kostnader for hele utviklingsprosjektet og akkumulerte besparelser år 2034, fordelt på prosjektfaser. Utviklingskostnader Fase Kostnadsestimat (mill. NOK) Antatt tidspunkt Forprosjekt Fase Fase Fase Det knytter seg naturlig nok en viss usikkerhet til estimatene for fase 2 og 3 da de hviler på tiltak som skal gjennomføres i fase 1 og på den generelle teknologiske utviklingen i etatene Besparelsesestimat Fase Besparelse ved gjennomføring av fase 2 enklere deponering Basert på «Vurdert snitt»-tall Usikkerhet i estimatet Intervall akkumulert til 2034 i millioner NOK medium 210 8

9 Besparelser ved gjennomføring av fase 3 lavere lisens- og maskinvarekostnader høy *) *) Det kan potensielt være svært mye å spare på lisens, men usikkerheten her er svært høy da leverandørenes prisstruktur og forvaltningens betingelser ikke er tilgjengelig data. Erfaringsgrunnlaget for deponering fra Noark 5 arkiv er lite og kostnadsanslagene varierer. Anslag over besparelsene er beregnet på bakgrunn av et antatt gjennomsnitt (ref punkt 9.3 Tallfesting av tiltakene i kroner) Kostnader knyttet til fase 1 Hos etatene/pilotene: Utvikle funksjoner i virksomhetssystemene (hos arkivskaperne) for 1. autentisering overfor earkiv mellomarkiv 2. overføring av arkivdata til earkiv mellomarkiv 3. mottak og presentasjon av tilbakemeldinger fra earkiv mellomarkiv Etablere sikker infrastruktur for kommunikasjon mellom virksomhetssystem og earkiv mellomarkiv inkludert autentisering og kryptering Utvikle programvaren earkiv mellomarkiv (felleskomponent tjener) Utvikle tilgjengeliggjøringsløsning for arkivskaper for tilgang til materiale fra earkiv mellomarkiv (felleskomponent klient), servere, infrastruktur Sum 3,5 mill 0,5 mill 7,0 mill 3,0 mill 14 mill Hos Riksarkivet: Etablere første versjon av innsynsløsning for data som kommer fra earkiv, valideringsløsning, overvåking og meldingsfunksjoner Styrket infrastruktur: transponderkort, tapedrive, svitsjer Øke lagringskapasitet, diskkapasitet TB Andre utgifter, kjøp av tjenester Sum 3,5 mill 1,0 mill 1.0 mill 0,5 mill 6 mill Kostnadene er basert på gjennomføring av pilot hos 3-4 utvalgte etater Spesifisering av Fase 1 del 1 Løsningsutvikling Fase 1, del a, omfatter utvikling av nødvendig funksjonalitet i virksomhetssystemene, samt etablering av kommunikasjon mellom virksomhetssystem og earkiv mellomarkiv. Det må gjøres for hver type virksomhetssystem. Ved innlemming av nye virksomhetssystem av samme type som det allerede er utviklet løsninger for, vil det ikke påløpe vesentlige ytterligere utviklingskostnader. Dersom arkivskaper benytter en Noark 5-kjerne i sitt virksomhetssystem, bør disse funksjonene implementeres i kjernen for å kunne gjenbrukes. Vi legger til grunn 4 piloter med ulike typer virksomhetssystem i fase 1. Løsningen som utvikles i denne fasen må støtte følgende: Forvaltningsmodell for dataene til pilotkunden. 9

10 Sikker kommunikasjon mellom løsning hos pilotkunde og earkiv. Både autentiserings- og autoriseringsløsning. All kommunikasjon skal sikres med hensiktsmessig kryptering. Robust kommunikasjon mellom løsning hos pilotkunde og earkiv gjennom god feilhåndtering. Alle nødvendige dataoperasjoner herunder opprettelse av data, oppdatering av data, logisk sletting av data og lesing av data. Logging av all aktivitet i henhold til forvaltningsmodell. Dataintegritet og kvalitet ivaretas. Dette betyr sjekk av datatyper og at alle nødvendige felt er utfylt. Gode feilmeldinger Anbefalte tiltak Vi anbefaler tre tiltak: 1. Arkivpliktige data overføres løpende fra arkivskaperne til et earkiv for umiddelbar kvalitetssikring med tilbakemelding og fysisk sikring av dataene. Man mellomlagrer dataene sentralt før den bevaringsverdige delmengden overføres til langtidslagring senere (Utprøving i fase 2). 2. earkiv er en felleskomponent som eksponerer funksjonalitet slik at det kan brukes direkte som alternativ til dagligarkiv hos arkivskapere med enklere behov (Utprøving i fase 3). Dette avhenger av at man har utført punkt 1. Man tilbyr da et standardisert grensesnitt (API) mot earkiv som en tjeneste. earkiv tilbyr et API hvor man kan gjøre basis arkivfunksjoner for opprettelse, henting, endring og logisk sletting av arkivpliktig informasjon. 3. Man legger til rette for at Noark-kjernen i earkiv kan publiseres som åpen kildekode Effekter av tiltakene Løpende lagring av data gir følgende effekter: Fjerner tidsforsinkelsen som i dag fører til store kostnader for både arkivskaper og Riksarkivet. Gir Riksarkivet kontroll på datakvaliteten med umiddelbar tilbakemelding til arkivskaperne. Gir stordriftsfordeler på teknisk vedlikehold av arkivdata. Kan gi enklere tilpassing til skytjenester. Gjennom hyppig nok overføring til sentral komponent vil dataene være sikret på norsk jord når de er synkronisert mot earkiv. earkiv som felleskomponent kan tilby kjernefunksjonalitet for arkivering som gir følgende effekter: Lavere lisens- og maskinvarekostnader for arkivskapere som velger å bruke earkiv som lagringskomponent ved enklere saksbehandling. Tjenesteleverandører vil kunne utvikle nye innovative tjenester for arkivløsninger uten å ha implementert en Noark 5-kjerne på forhånd. Dette vil gjøre det enklere for nye leverandører å komme til i markedet. Riksarkivet kan fokusere på å sikre vedlikehold av kjernefunksjonalitet for en Noark-kjerne og la markedet svare på nye behov fra arkivskaperne. Tilgjengeliggjøring av Noark-kjernen som åpen kildekode, utviklet som en del av earkiv, vil gi følgende effekter: Arkivskapere kan bruke den som et alternativ til kommersielle produkter. Tjenesteleverandører kan bruke den som en komponent i sitt produkt og fokusere på å bygge merverdi oppå kjernen. Arkivskapere og tjenesteleverandører kan bruke den som testsystem for å simulere earkiv. Dette kan være med på å redusere kostnader ved utvikling og oppgraderinger. 10

11 Private og offentlige aktører som tar kjernen i bruk vil ha interesse av å øke kvaliteten på kjernen ytterligere. Aktørene kan sende inn rettinger av feil og endring av funksjonalitet som Riksarkivet kan vurdere å implementere i kravene til kjernen. Videreutvikling av Noark-kjernen med tanke på modularisering og interoperabilitet vil kunne forenkle arkivprogramvare og bidra til mer effektive og rimeligere løsninger. Dette arbeidet tas ikke opp videre her, men bør være et sentralt tema både for forvaltningen, systemleverandørene og arkivsektoren fremover. Arbeidet med innføring av earkiv må ses i sammenheng med Difi sitt arbeidet med en ny versjon av OEP. En infrastruktur for earkiv vil på flere punkter falle sammen med en ny infrastruktur for Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP). Riksarkivet har hatt nær kontakt med Difi om dette Effektmål ved innføring av earkiv Effektmål angir ønsket fremtidig tilstand for målgruppen/målgruppene Redusert ressursbruk på overføring Det er en målsetning å redusere ressursbruken på overføring av arkivmaterialet. I dag medfører en overføring av arkivmateriale høy ressursbruk hos arkivskaper og hos Riksarkivet Økt kvalitet på overført arkivmateriale Det er en målsetning å øke kvalitet på det arkivmaterialet som overføres. Ved overføring så sjeldent som hvert 5. år så inneholder deler av arkivmaterialet gamle feil som er både vanskelige og ressurskrevende å rette opp i og dokumentere. Det er en målsetning å avdekke feil i arkiv tidligst mulig slik at kunnskap om saken er tilgjengelig og feil kan rettes mer effektivt. Dette gir også mulighet for å luke ut eventuelle systematiske feil før disse gjelder større mengder av arkivmaterialet Større fleksibilitet på tidspunkt for overlevering Det er en målsetning å gi større fleksibilitet på tidspunktet for overlevering av arkivmateriale, slik at arkivskaper kan overlevere materialet når det passer i forhold til eget behov Høyere andel av arkivpliktig materiale arkiveres Det er en målsetning å øke datafangsten slik at et større volum av arkivverdig materiale blir samlet. Det er påpekt spesielt at epost er et område hvor det er mangelfull arkivering Enklere overføring av arkivdata fra en arkivløsning til en annen Det er en målsetning å forenkle overføringen av arkivdata fra en arkivløsning til en annen, slik at et eventuelt bytte av arkivløsning er mindre ressurskrevende. 11

12 Mindre ressurskrevende integrasjon mellom fagsystem og arkivsystem Det er en målsetning at integrasjonen mellom fagsystem og arkivsystem blir mindre ressurskrevende, slik at utvikling av nye fagsystem blir mer effektiv samtidig som arkivfaglige behov og krav tilfredsstilles. I en rapport til FAD om hindringer i regelverk for digital kommunikasjon 4 omtales arkivlovgivningen som en hindring Dokumentfangst av høyere andel arkivpliktig materiale Det er en målsetning å effektivisere og fjerne tidstyver. Frigjort tid kan gi mer tid og ressurser til å drive veiledning og rådgivning rundt dokumentfangst samt kvalitetssikring av eksisterende løsninger Overordnede mål og forventinger for fase 1: I Prosjektveiviseren 5 til Difi påpekes det at «For IKT-prosjekter som skal implementeres i henhold til smidig metodikk, bør det i prosjektforslaget beskrives en initiell produktkø med overordnede behov og effektmål» 6. Som arkivskaper skal jeg kunne arkivere et dokument i mitt arkiv og dokumentet skal løpende synkroniseres med felleskomponenten earkiv slik at dokumentet også er arkivert i felleskomponenten Som arkivskaper skal jeg få gode tilbakemelding ved feil fra felleskomponentens forenklede validering slik at jeg har forståelig informasjon om hva som er feil ved arkiveringen og må rettes opp. Som arkivskaper skal valideringen i earkiv gi feilmelding når ikke obligatoriske felter basert på Noark-kjerne mangler slik at jeg kan rette opp slike feil. Som arkivskaper skal valideringen i earkiv validere datatyper og datafelt slik at jeg kan rette opp eventuelle feil. Som arkivskaper skal min løpende synkronisere med earkiv ha en hensiktsmessig kryptering slik at kommunikasjonen er sikker. Som arkivskaper skal min kommunikasjon med eakiv ha både autentiseringsløsning og autoriseringsløsning slik at kommunikasjonen er sikker. Som arkivskaper skal dokumenter som løpende synkroniseres med eakiv kunne utføre dataoperasjonene: opprette data, oppdatere data, logisk slette data og lese data slik at dokumentene i earkiv holdes ajour/oppdatert med mitt lokale arkiv. Som arkivskaper skal mine dokumenter som løpende synkroniseres med earkiv ha logging av all aktivitet som skjer med dokumentene slik at forvaltningsmodellen er tilfredsstilt. 4 Rapport fra arbeidsgruppe: Kartlegging av hindringer i regelverk for digital kommunikasjon (avlevert til FAD ) s

13 2.6. Andre forhold Ikke-prissatte virkninger Fagsystemer oppleves som spesielt utfordrende både kvalitetsmessig og ressursmessig, og det er her mye av produksjonen, forvaltningen og lagringen av viktig samfunnsdokumentasjon gjøres. Fagsystemer er ikke med i disse tallene, bare systemer som faller inn under bestemmelsene i Noark 5. Det er ikke interoperabilitet mellom de eksisterende arkivløsningene i markedet. Det betyr at det er vanskelig å overføre arkivdata mellom offentlige virksomheter, selv om de bruker samme standard. Grunnen til det er at standarden i dag ikke sikrer interoperabilitet. Etter hvert som arkivskaper tar i bruk nye arkiv etter Noark 5- standarden, vil behovet for/ønske om overføring av gamle arkiv øke, slik at gamle system kan kasseres. Den økte mengden overganger vil kreve mer ressurser fra Riksarkivet enn man opplever i dag. Det er hovedsakelig eksisterende leverandører som kan drive frem innovasjon. Som følge av markedets størrelse er det er dyrt å lage en ny løsning med begrenset gevinstpotensial. Det vil fortsatt være kostbart og vanskelig for nye aktører å komme inn i markedet, da dagens etablerte leverandører ikke har insentiver for å åpne markedet. Dette henger sammen med at det er svært ressurskrevende for kunder å bytte fra en løsning til en annen, samt at leverandører som vil lage arkivtjenester, må bygge en egen Noark-kjerne. Med bakgrunn i disse problemstillingene har idéen om en «løpende synkronisering» til en arkivkjerne, definert etter arkivfaglig standard (Noark), fremkommet. Som en nasjonal felleskomponent for arkiv vil en slik arkivkjerne, heretter kalt earkiv, kunne sikre at man for fremtiden får langt bedre kontroll med materialet Utviklingen i andre nordiske land En modell for earkiv er vedtatt innført i flere store statlige etater i Sverige fra og med Argumentene er store innsparinger, mer effektiv offentlig forvaltning og bedre sikring av elektronisk informasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. Vedtaket ble gjort 14. august i år da regjeringen i Sverige, ved it- og energiminister Anna-Karin Hatt, ga Statens servicecenter i oppdrag, sammen med Riksarkivet, å utvikle en myndighetsgemensam tjänst för e-arkiv * + Därmed blir e-arkiv den första tjänsten som utvecklas inom ramen för regeringens nya utvecklingsprogram, Digitala steget, skriver regjeringa i pressemelding 7. Riksarkivet har tett kontakt med svenske arkivmyndigheter og følger det svenske prosjektet med interesse. (Se pkt. 3.5 for mer utfyllende omtale.) Stegvis innføring og fokus på sikkerhet Det anbefales at man gjør en stegvis innføring av earkiv som en nasjonal felleskomponent. slik man har vedtatt å gjøre i Sverige. Prosjektet er foreslått oppdelt i faser med klare resultatmål. Gjennom en vurdering av måloppnåelse og videre behov for hver fase, kan man underveis justere retning og eventuelt tidlig stoppe prosjektet om man skulle se behov for det. På den måten vil prosjektet kunne håndtere risiko rundt kompleksitet, samarbeid med offentlige etater, samarbeid med markedsaktører og endring i rammebetingelser, forutsetninger og læring underveis. For å kunne ha tillit til en løsning med earkiv, må den oppfattes som sikker. Det finnes tekniske virkemidler for å sikre overføringen, lagringen og også for å redusere konsekvens ved datainnbrudd, gjennom å skille arkivene fra hverandre, logisk og fysisk. Ved igangsettelse av prosjektet anbefales det at man i både design og gjennomføring 13

14 har høyt fokus på både å redusere risikoen for vellykket datainnbrudd, samt å redusere konsekvensen dersom et slikt innbrudd skulle lykkes. Den største personvernutfordringen i løsningen er den teoretiske muligheten for å koble sammen data fra flere arkiver. Det er svært viktig at man legger tekniske begrensninger på slik aktivitet, og samtidig gir tydelig uttrykk for prinsippet om at søk på tvers av arkiv ikke er tillatt. 14

15 DEL 1: Modeller og tiltak fremdrift og kostnader 3. Arkivering og deponering 3.1. Forskjellige typer arkivløsninger Arkivdanning skjer i dag gjennom mange ulike løsninger. De kan for eksempel kategoriseres slik: Generelle sakarkivsystem Fagsystem med arkivfunksjoner Fagsystem integrert med arkivsystem Fagsystem uten saksdokumenter Fagsystem uten arkivfunksjoner Generelle sakarkivsystem er arkivsystemer med varierende grad av dokumenthåndterings- og saksbehandlingsfunksjoner. De benyttes til journalføring av korrespondanse og andre journalføringspliktige dokumenter. Systemene er særlig knyttet til generell saksbehandling, gjerne med dokumentflyt, for høring og godkjenning. Dette er vanligvis Noark-4 eller Noark 5 komplett, løsninger som benyttes til sakarkiv av de fleste offentlige virksomheter, både i stat og kommune. De aller fleste slike systemer har Noark-godkjenning (Noark 4 eller -5). Kun løsninger godkjent i henhold til Noark 5 vil ha innebygget funksjonalitet for produksjon av arkivuttrekk. Noark 4-godkjente løsninger har ikke innebygget funksjonalitet for overføring til depot. Fagsystem med journalførings- og arkivfunksjoner er fagsystemer, store og små, som har funksjonalitet for journalføring og arkivering samt produksjon av offentlig journal der det er påkrevet. Få av disse har funksjonalitet for avlevering av arkivmaterialet til depot. Det er et krav at nye fagsystemer skal tilfredsstille Noark 5-standarden, og noen har Noark 5-godkjenning. Det vil si at de forplikter seg til å oppfylle kravene til arkivdanning og overføring til depot, som definert i Noark 5. Fagsystem er ofte saksbehandlingssystem utviklet for spesifikke anvendelsesområder. Det kan være skreddersydde systemer for smale anvendelsesområder kommunene har ofte et stort antall slike, eller det kan være systemer som dekker store deler av virksomhetens, ofte etatens, anvendelsesområder. Siden , ved ikrafttredelsen av forskrift om behandling av offentlige arkiver kapittel IX, har det vært krav til slike fagsystemer at de normalt skal være underlagt Noark-godkjenning. I praksis har mange ikke blitt Noarkgodkjent. En viktig grunn til dette er at Noark 4 ikke var innrettet slik at dette lot seg gjennomføre på en god måte. Standarden var i mange tilfeller for rigid. I tillegg har ikke Riksarkivaren fulgt opp denne bestemmelsen veldig strengt, siden tilsyn med elektronisk arkivdanning ikke kom i gang før etter at Noark 5 var blitt lansert. Fra 2008 og lanseringen av Noark 5 har det vært mer fokus på å følge opp bestemmelsene om Noark-funksjonalitet. Dispensasjon fra Noark-kravene ble ikke lenger gitt, og dette ble tydelig signalisert ut i markedet. Fagsystem integrert med arkivsystem er fagsystem som får utført sine arkivfunksjoner ved program-til-programkommunikasjon med arkivsystem, enten komplette arkivsystem (Noark 4 og 5 komplett) eller arkivkjerner (Noark 5-kjerne). Et eksempel på slike er MATS i Mattilsynet. Ved å integrere fagsystemene med Noark 5-godkjente 15

16 arkivkjerner, er tanken at all arkivfunksjonalitet, også for avlevering til depot, ivaretas av arkivkjernene, slik at selve fagsystemapplikasjonen ikke trenger Noark 5-godkjenning. (Det er noe diskusjon i Riksarkivet om dette er sikkert nok, eller om alle kombinasjoner av fagsystem og arkivkjerner må godkjennes siden det ikke finnes noen garanti for at arkivkjernen og fagsystemet fungerer sammen etter hensikten). Fagsystem uten saksdokumenter. Et sentralt eksempel på dette er pasientjournalsystemer, såkalte EPJ-systemer. Riksarkivet har valgt å ikke behandle disse systemene videre, siden de ikke er underlagt offentlighetslovens krav om journalføring, og dermed heller ikke Noark-kravene. Fagsystem uten arkivfunksjonalitet er fagsystem som verken mottar eller produserer saksdokumenter (i Arkivlovens forstand), men som f.eks. gjør en beregning eller holder oversikter. Folkeregisteret og enhetsregisteret er slike fakta-databaser. Grenselandet mellom rene registre og fagsystemer der det burde vært registrert handlinger, er ofte ikke så tydelig som man kunne ønske. Det vil normalt være knyttet saksbehandling til oppdatering og muligens oppslag i slike registre. Hvis dette er innebygget som del av registeret, vil det være et fagsystem med arkivfunksjoner Dagens kostnadsbilde Etterslep og fremtidig tilvekst Beregninger som er gjort i forbindelse med denne rapporten gir grunnlag for å estimere at det for perioden vil være cirka avleveringspliktige arkiver i 21 departementer og 334 underliggende etater. Kostnader med avlevering av disse vil kunne reduseres betydelig gjennom en bedre infrastruktur for digitalt skapt arkivmateriale. Erfaringer viser at etatenes egen kostnad per uttrekk kan være noen ganger mindre, men ofte mer. For Riksarkivet ligger kostnaden per uttrekk mellom og for å ta imot, teste, dokumentere og lagre hvert uttrekk i digitalt sikringsmagasin. Totalt koster altså hvert arkivuttrekk statlig sektor anslagsvis kroner. I statlig sektor er det for perioden anslått at det i de enhetene (kilde: NSD) er opparbeidet et etterslep på uttrekk som ikke er avlevert til depot. En har beregnet et gjennomsnitt på 2 uttrekk pr enhet. Samlet kostnad for innhenting og langtidslagring av eldre arkivverdig materiale fra statlig sektor vil trolig ligge rundt 1,6 milliarder. Registre og rene fagsystemer er ikke tatt med i denne kalkylen. For perioden er det beregnet at det vil komme uttrekk fra 21 departementer og 334 underliggende etater. Dette materialet kommer fra nyere arkivløsninger (Noark 5), og kostnaden per uttrekk vil trolig ligge lavere. I kalkylen er gjennomsnittlig kostnad per uttrekk beregnet til ca Samlet kostnad for innhenting av fremtidig materiale vil da, dersom man fortsetter med dagens praksis, komme på 190 millioner. Tallene omfatter bare systemer som benyttes til ulike former for saksbehandling. Registre og rene fagsystemer er ikke tatt med i denne kalkylen. I kommunal sektor finner vi det samme bildet. En kartlegging av digitalt skapt materiale i kommuner og fylkeskommuner, gjennomført av Samdok-prosjektet i 2014, viser at det i perioden trolig er skapt arkivverdig dokumentasjon i ca sak-arkivsystemer og fagsystemer i landets 428 kommuner og 19 fylkeskommuner. Under av disse er sikret i depot. Basert på estimatene fra flere kommunale arkivinstitusjoner vil trolig kostnaden i kommunal sektor, med dagens metodikk, ligge opp mot 2 milliarder. Dette er også minimumstall. Dette eldre materialet blir i mindre grad påvirket av innføring av earkiv. En ser likevel muligheter for å dra nytte av den nye infrastrukturen, også i dette arbeidet. I 2015 vil Riksarkivet gjennomføre en kartlegging av digitalt skapt materiale ute i forvaltningen for å få et mer detaljert bilde som grunnlag for utarbeidelse av strategier og planer. 16

17 Lite digitalt skapt materiale som er bevaringsverdig, er bevart i depot. Kartlegginger viser at samlet er det trolig under 10% fra statlig og kommunal forvaltning fra perioden 1985 til Dette er dramatiske tall. Det haster å få på plass mer hensiktsmessige løsninger Hvorfor earkiv? Kjernen i earkiv er en felles arkiveringsmodul i offentlig regi et mellomarkiv hvor offentlig arkivmateriale kan bevares og kvalitetssikres. Herfra kan materialet gjøres tilgjengelig for deling og bruk, via OEP (offentlig elektronisk postjournal) og lignende løsninger, og er i tillegg klargjort for automatisert avlevering til langtidslagring i arkivdepot. earkiv er svar på et uttalt ønske fra mange deler av forvaltningen om en mer effektiv og tidsmessig arkivarkitektur til støtte for deres arbeid. earkiv tar i bruk oppdatert teknologi, og løsningen støtter opp om regjeringens strategier for digital forvaltning og arbeidet med å fjerne tidstyver i forvaltningen. Dagens løsninger rundt elektronisk skapte arkiver er i stor grad basert på tenkningen rundt papirarkiv. Situasjonen preges av fragmenterte, proprietære (leverandørspesifikke) løsninger og stor grad av manuelle prosedyrer for lovpålagt sikring og langtidsbevaring av arkivmateriale. Offentlige arkivløsninger er i utgangspunktet basert på Noark-standarden, den lovfestede modellen for arkivbevaring, men denne kommer først til anvendelse ved uttrekk av arkivmateriale for deponering. I praksis er løsningene tilpasset den enkelte forvaltningsenhet. Uttrekk av data for bevaring krever derfor mye arbeid; svært ofte kreves kostbar konsulentbistand fra systemleverandøren. I dagens offentlige arkivløsninger er produksjons- og saksbehandlingssystemer tett knyttet sammen med arkiveringsfunksjonen, noe som gjør det til en stor, komplisert og kostbar prosess å endre eller bytte system. I tillegg til å begrense forvaltningens mulighet for å tilpasse digitale løsninger til sin virksomhet, fører situasjonen til en tilnærmet monopolsituasjon for de etablerte leverandørene. I den foreslåtte earkiv-arkitekturen er det tatt flere grep for å forenkle og forbedre arkivdanning, automatisere kvalitetssikring og deponering, samt å forenkle bruk av arkivmateriale i det offentlige. Stikkord er automatisering og standardisering, men også brukervennlighet og åpenhet. Ett hovedgrep er å skille arkivdanning fra saksbehandling, et annet å standardisere og automatisere funksjoner for arkivdanning, kvalitetssikring og bevaring av arkivmateriale. Det legges opp til en moderne, datadrevet arkitektur, hvor unødvendige manuelle funksjoner er gjort overflødig. Ved å standardisere arkivdanningen og skille den fra saksbehandlingen, åpnes muligheten for et større mangfold av systemer som kan brukes til støtte for virksomhetenes produksjon. Dette vil gi større frihet, både for forvaltningen og for leverandørene. Det vil også åpne for flere tilbydere i dette markedet, noe som kan gi større bredde og variasjon i tilbudet av brukerløsninger. Som denne rapporten vil vise, er det i dag store kostnader knyttet til uthenting, kvalitetssikring og avlevering av arkivmateriale fra det offentlige, både i stat og kommune. earkiv utnytter de muligheter teknologien gir for å løse disse oppgavene på en sikker og hensiktsmessig måte. Resultatet vil kunne bli en kostnadseffektiv og tidsmessig løsning for bevaring og deling av offentlige arkiver. Innføring av earkiv åpner for store innsparinger i forhold til dagens metoder gjennom betydelig effektivisering og automatisering. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt, samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur basert på earkiv vil på flere områder kunne samkjøres med utvikling av ny versjon av OEP, en viktig tjeneste for å sikre innbyggerne innsyn i forvaltningen Samarbeid for å redusere deponeringskostnadene Det ble i gjennomført et prosjekt i samarbeid mellom Riksarkivet, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) og et utvalg av departementer. Formålet var å produsere arkivuttrekk for deponering i 17

18 Riksarkivet til lavest mulig kostnad og med best mulig kvalitet. Bakgrunnen var at den nåværende deponeringsordningen ble oppfattet som unødvendig tids- og ressurskrevende. I prosjektet ble det identifisert ca 35 deponeringspliktige arkivbaser. Av disse ble det plukket ut 10 som skulle inngå i prosjektet. Det ble innhentet anbud fra aktører i markedet som har kompetanse på produksjon av slike arkivuttrekk. Leverandøren som ble valgt til å utføre oppdraget, kom med et tilbud på i overkant av kroner per uttrekk. I tillegg til kostnadene til konsulenthjelp, er det benyttet betydelig med interne ressurser på kvalitetssikring og beskrivelse av de enkelte uttrekkene. Vi har ikke sikre tall fra departementene, men fra Politidirektoratet har vi fått et estimat som er utarbeidet i forbindelse med deres planlagte deponering av 36 arkivuttrekk i De regner at det i tillegg til ekstern konsulentbistand på 2 ukeverk, vil ta ca. 13 uker med interne ressurser å klargjøre ett enkelt digitalt skapt arkiv for deponering. Ytterligere kostnader i forbindelse med produksjon og testing av et arkivuttrekk er mottak og testing av uttrekkene i Riksarkivet Modeller i Norge og Norden Riksarkivet har siden 2013 arbeidet for å finne frem til andre modeller for fremtidig overføring. Hovedtanken er å benytte de teknologiske muligheter som finnes for å gjøre overføring digitalt, automatisk og datadrevet. Flere store kommuner arbeider langs de samme linjene. Blant dem er Oslo, Bergen og Trondheim. Riksarkivet har i 2013 gjennomført en pilot sammen med Kartverket for å teste ut løpende overføring av data fra den digitaliserte panteboken. Det pågår også et pilotprosjekt for overføring av data fra sak-arkivsystemet P360 hos Riksantikvaren til digitalt depot hos Riksarkivet. I 2014 ble det innenfor Samdok-arbeidet startet opp planlegging av en pilot for automatisert overføring i kommunal sektor. KS og KommIT har sett gjenbruksverdien av prosjektet og har nå tatt ansvar for dette, sammen med Riksarkivet. Prosjektet er planlagt gjennomført i Det skal testes dataoverføring fra en kommune til digitalt depot hos IKA Kongsberg. De ulike pilotene og arbeidet som har funnet sted i Samdok, tyder på at løpende, automatisert overføring av digitalt skapt materiale er den mest hensiktsmessige løsningen på dagens utfordringer e-arkiv i Sverige Den 14. august i år gav regjeringen i Sverige, ved it- og energiminister Anna-Karin Hatt, Statens servicecenter i oppdrag, sammen med Riksarkivet, å utvikle en myndighetsgemensam tjänst för e- arkiv [ ] Därmed blir e-arkiv den första tjänsten som utvecklas inom ramen för regeringens nya utvecklingsprogram, Digitala steget, skriver regjeringa i pressemelding 8. Riksarkivet har tett kontakt med svenske arkivmyndigheter og har i den senere tid fulgt det svenske eardprosjektet (e-arkiv og e-diarium) med interesse. Svenske myndigheters tankesett og metodikk er interessant, også for norske forhold. Midlene til å satse på earkiv i Sverige, kommer ikke fra Riksarkivet eller det svenske kulturdepartementet som Riksarkivet hører til. Tiltaket blir vurdert som et helt sentralt tiltak i arbeidet med å digitaliserte svensk offentlig sektor. Selv om det er mange likhetspunkter mellom norsk og svensk kultur på arkivområdet, er ulikhetene fortsatt for store for at den svenske løsningen uten videre kan kopieres. Riksarkivet håper imidlertid å kunne lære av svenskenes erfaringer. 18

19 Den svenske løsningen skiller klart mellom saksbehandlingssystemer (verksamhetssystemer) og e-arkivsystemer. Det opereres med to typer e-arkiver, mellomarkiv og depotarkiv (sluttarkiv). Det ene er beregnet på lagring så lenge myndighetene har administrativt behov for arkivmaterialet, mens det andre er tenkt brukt til tilgjengeliggjøring av arkiver i arkivdepot. Mellomarkiver kan være både desentraliserte (hos arkivskaper) og sentraliserte (omfatte mange). Denne delingen er sentral, også i den norske modellen. Et spesielt trekk ved norske offentlige arkiver, er kravet til offentlig journal som forutsetter fortløpende journalføring og arkivering. I Norge tenker vi også annerledes rundt migrering (overføring fra et system til et annet), integrering mellom fagsystem/saksbehandlingssystem og arkivkjerne, og avlevering fra arkivskaper til depot. Svenskene skiller ikke mellom disse. Til forskjell fra Norge stiller svenske arkivmyndigheter ingen krav til funksjonalitet, verken i saksbehandlings- eller arkivsystemene. Det eneste de har stilt krav til er grensesnittet mellom systemene, FGSene, (förvaltningsgemensamma specifikasjonenen) som spesifiserer format på innhold som skal flyttes fra ett system til et annet. Det opereres med forskjellige typer FGS, avhengig av innhold i produksjonssystemet. Det svenske Riksarkivet har ansvaret for utvikling og vedlikehold av förvaltningsgemensamma specifikasjonenen som ligger til grunn for de felles tjenestene for e-journal og e-arkiv. Den som avleverer arkiv til Riksarkivet må betale en årlig avgift for det materialet som er overført til depot. I Norge betaler den enkelte statlige myndighet ingenting for arkiv etter at dette er avlevert til arkivdepot. Noark-standarden, som ligger til grunn i all elektronisk arkivdanning i offentlig forvaltning i Norge, er unikt i verdenssammenheng. Med Noark har vi en obligatorisk standard for digital arkivdanning som følges i alle deler av forvaltningen. Dette gir muligheter for standardisering og effektivisering av dokumentforvaltningen, utover det som det svenske miljøet kan klare per i dag. Skulle vi adoptere den svenske modellen fullt ut, ville det gi færre gevinster enn det vi ser for oss i vår modell. Riksarkivet vil sette seg godt inn i det arbeidet som er gjort i Sverige, og dra nytte av deres erfaringer.. Det pågår allerede et samarbeid med sentrale aktører i utviklingen som ligger til grunn for det svenske e-arkiv, og dette samarbeidet vil bli ytterligere utvidet når den norske modellen for earkiv skal settes ut i livet. I arbeidet med å etablere earkiv-løsningen i Sverige fra og med 2016, blir det fremover hentet inn krav og behov fra alle de 7 statlige virksomheter som skal være med. earkiv i Sverige vil bli summen av disse behovene eller det kan bli litt ulike og tilpassede earkiv alt etter som en finner mest tjenlig. 19

20 4. Problembeskrivelse og målformulering 4.1. Innledning Forvaltningens arkiver støtter arbeidsprosesser og funksjoner og dokumenterer aktiviteter og beslutninger i samsvar lover og regler som gjelder. I tillegg til å støtte virksomhetenes operative aktiviteter og prosesser, danner arkivene grunnlag for kunnskap og innsikt som kan benyttes til forbedring av virksomhetens egen oppdragsutførelse, samt sikre troverdighet ved innsyn i saksbehandling. Arkivene inneholder rettighetsdokumentasjon knyttet til borgernes møte med det offentlige. Arkivmaterialet gir også ettertiden muligheten til økt forståelse av vårt samfunn og kultur. Arkivverkets viktigste oppgaver er å ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter, gjøre materialet tilgjengelig for bruk, føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene og bidra til at private arkiver blir tatt vare på 9. Noen vesentlige problemstillinger i arkivarbeidet er: 1. Hva skal tas vare på? 2. Hvordan skal det tas vare på? 3. Hvor ofte og hvor skal det tas vare på? Historisk sett har arkivene bestått av papirdokumenter, men fra midten av 1980-årene tok offentlig sektor i bruk IKT som verktøy, og arkivpliktig dokumentasjon ble skapt digitalt, i stedet for på papir. Den praksis som eksisterer med bakgrunn i papirarkiver, hvor deponering skjer hvert 5. år og avlevering etter 25-30, fungerer ikke effektivt for digitalt skapt materiale Rapportens tema Temaet for denne rapporten berører problemstillinger under punkt 2 og 3 ovenfor, (dvs. hvordan, hvor ofte og hvor) for digitalt skapt arkivmateriale. Situasjonen per 2014 er at kun en liten andel av det digitale materialet er sikret i depot hos Riksarkivet eller andre depotinstitusjoner. Fagsystemer oppleves som spesielt utfordrende både kvalitetsmessig og ressursmessig, og det er her mye av produksjonen, forvaltningen og lagringen av viktig samfunnsdokumentasjon gjøres. Denne tendensen er økende. Erfaringene man sitter med fra arbeidet med uttrekk fra gamle baser og deretter testing og overføring til digitalt depot er ikke gode. Med det som bakgrunn har en sett etter nye metoder og ny infrastruktur for å gjøre dette mer automatisk og oppnå bedre kontroll og kvalitet. Med innføring av et mellomlager for arkivering av data (heretter kalt earkiv) vil data kunne overføres løpende fra dagligarkivet. Dette lageret kan enten være en distribuert løsning på flere lokasjoner eller ligge hos en sentral fellesinstitusjon. På veien fra arkivskapers produksjonssystem/dagligarkiv blir dataene løpende validert og kontrollert for å sikre kvalitet og integritet. Når data i neste omgang skal overføres til depot, foregår dette fra earkiv, ikke fra produksjonssystemene. Den kostnadsdrivende prosessen med uttrekk og testing faller bort, og

21 kvaliteten blir løpende kontroller. Overføring til digitalt depot i Riksarkivet kan gjennomføres etter avtale mellom arkiveier og Riksarkivet. Kostnaden blir lavere, kvaliteten høyere og data som har verdi som dokumentasjon blir sikret på et tidligere tidspunkt. En ny arkivarkitektur basert på earkiv løser bare i avgrenset grad oppgaven med å ta vare på etterslepet av digitalt skapt materiale fra 1980-årene og frem til i dag, men den vil kunne sikre at en for fremtiden får en langt bedre kontroll med materialet, gjør ting mer effektiv, billigere, og sikrer bedre autentisitet og integritet Dagens løsning - null-alternativet Situasjonen per 2014 er altså at lite av det digitale materialet er sikret i depot hos Riksarkivet eller andre depotinstitusjoner. Dette påpekes i flere rapporter og analyser blant annet i Kulturdepartementets arkivmelding 10 og i Difi sin rapport om Meldingsutveksling 11. Det er også flere tiltak som er foreslått, planlagt eller startet som har tilknytning og/eller grensesnitt til utfordringer rundt digitaliserings- og arkiverings-området, og dermed er av interesse for denne rapporten. Noen av disse er rapport om Nasjonale felleskomponenter 12, etablering av OEP 13 og SAMDOK-prosjektet 14. I kommunal sektor er det påpekt behov for å sikre arkivene bedre. Det er blant annet understreket av Riksrevisjonen i Innen statlig virksomhet er situasjonen trolig mye lik. Lite er sikret. Riksarkivet planlegger å gjennomføre en detaljert kartlegging av digitalt skapt arkivmateriale i statlig sektor i Det vil være nyttige styringsdata for å planlegge videre tiltak Noark 5-løsninger Noark 5-standarden 16 ble publisert 4. juli 2008 og erstattet Noark 4-standarden som var gjeldende kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer fra juni «Noark 5 er den arkivstandarden norsk forvaltning må forholde seg til ved nyutvikling av systemer eller løsninger som produserer arkivdokumenter. Leverandører som utvikler nye arkivsystemer må oppfylle de obligatoriske kravene i Noark 5 standarden. Et regime for test og godkjenning av Noark 5 systemer er utviklet.» 17 Noark 5-standarden er per desember i versjon 3.1 (publisert ) 18 hvor krav om publisering av offentlig journal på internett er nytt. Med Noark 5-standarden skal man sikre at forvaltningen følger lover og regler for arkivering slik at alle dokumenter og transaksjoner håndteres i tråd med arkivloven 19, samt at man oppnår et standardisert eksportformat fra systemene. Noark-standarden sikrer ikke interoperabilitet mellom arkivsystemer slik den er utformet i dag. Det betyr det er vanskelig å overføre data mellom arkivsystemer, og man kan heller ikke bytte et fagsystems underliggende arkivsystem uten å ta på seg den ressurskrevende jobben med å lage en ny integrasjon. Dette kommer av at 10 Meld. St. 7 ( ) Arkiv (KUD 2012) 11 Rapport 2013:13 Meldingsutveksling internt i forvaltningen (Difi 2013) s Rapport 2010:7 Nasjonale felleskomponenter i offentlig sektor (Difi 2010) Dokument 3:13 ( ) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengelig-gjøre arkivene i kommunal sektor (Riksrevisjonen 2010) Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv. 21

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til

Detaljer

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS Tor Anton Gaarder Oslo 21. oktober 2015 Litt om meg: Status earkiv? Hvorfor? Hva er det? Når kommer det? Hva sier statsbudsjettet? Programkategori 08.20 i kulturdepartementets

Detaljer

Nytt om elektronisk arkiv og deponering. v/tormod Engebu, IKAVA

Nytt om elektronisk arkiv og deponering. v/tormod Engebu, IKAVA Nytt om elektronisk arkiv og deponering v/tormod Engebu, IKAVA Status IKAVAs depot Status IKAVAs depot Totalt 83 systemer mottatt hvorav 20 innkommende til nå i år! God blanding av fag og sak/arkiv-systemer

Detaljer

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. Kontaktkonferansen 2014 IKA Trøndelag 21. mai Kari Frodesen

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. Kontaktkonferansen 2014 IKA Trøndelag 21. mai Kari Frodesen SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon Kontaktkonferansen 2014 IKA Trøndelag 21. mai Kari Frodesen Tema Strategi 2014 2017 Samdok bakgrunn og status Signalprosjekt 2015 Prioriteringer

Detaljer

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg

SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg Tema Arkivmeldingens føringer

Detaljer

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

SAMDOK prosjekt, partnerskap og utviklingsarena

SAMDOK prosjekt, partnerskap og utviklingsarena SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon «Arkiv i endring» SAMDOK 2015-2017 prosjekt, partnerskap og utviklingsarena IKA Finnmark Kontaktkonferansen 2017 Kari Frodesen Hvorfor SAMDOK? Tre hovedutfordringer

Detaljer

Testverktøy Status og videre tanker

Testverktøy Status og videre tanker Testverktøy Status og videre tanker Terje Pettersen-Dahl Seksjon for Digitalt Depot Riksarkivet KDRS konferansen Trondheim 13. november 2014 1 Status Mange verktøy 2 Proteus for Noark-3 ArkN4 for Noark-4

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i e-forvaltning (3b) Synkron avlevering (STAT) /Statens kartverk Utarbeidet av Tor Anton Gaarder og Rapportdato 1 av 6 OPPGAVE Ansvarlig

Detaljer

White paper. e-arkiv

White paper. e-arkiv White paper e-arkiv Martin Bould Sjefskonsulent ECM Delivery Ragnar Sturtzel Sjefskonsulent ECM Product Management Ole Desalu Vold Løsningsansvarlig ephorte ECM Product Management Innhold 1. Bakgrunn...

Detaljer

Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene. Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg

Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene. Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg Hva er synkron overføring? «forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor»

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon. Arkivarkitektur. Samdok-konferansen 12. november Hans Fredrik Berg, Riksarkivet.

Samdok samla samfunnsdokumentasjon. Arkivarkitektur. Samdok-konferansen 12. november Hans Fredrik Berg, Riksarkivet. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Arkivarkitektur Samdok-konferansen 12. november 2015 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Hensikt Finne arkivets plass i

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA

Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA Ole Myhre Hansen Seksjon for digitalt depot, RA Arkivverkets forsvarstale Hva gjør vi? Kortsiktige tiltak Langsiktige tiltak På kort sikt: Vi har forbedret oss! Krav fra KUD om max 4 uker behandlingstid

Detaljer

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens

Detaljer

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er

Detaljer

EVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD

EVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD EVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD Høstseminar, Norsk Arkivråd Oslo, 17. oktober 2018 Sveinung Fjose og Øyvind N. Handberg sveinung@menon.no, oyvind@menon.no OVERSIKT Evaluering av Norsk Arkivstandard Kort

Detaljer

Prosjektbegrunnelse for. Felles Datakatalog

Prosjektbegrunnelse for. Felles Datakatalog Prosjektbegrunnelse Prosjektbegrunnelse for Felles Datakatalog [Malen er utarbeidet med bakgrunn i Prosjektveiviseren, og tilpasset for Skate prosjekter] Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer:

Detaljer

Prosjektforslag. Prosjektforslag for Felles Datakatalog

Prosjektforslag. Prosjektforslag for Felles Datakatalog Prosjektforslag Prosjektforslag for Felles Datakatalog Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: Beslutning:

Detaljer

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD)

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) NorDig Stockholm oktober 2017 Tor Anton Gaarder 1 Problemområdet er bare en del av verdikjeden Arbeidsprosesser for

Detaljer

ARKIVVERKETS AMBISJONER. Digitalt to dager til ende 9. November 2017

ARKIVVERKETS AMBISJONER. Digitalt to dager til ende 9. November 2017 ARKIVVERKETS AMBISJONER Digitalt to dager til ende 9. November 2017 2 Hva er Arkivverkets rolle i samfunnet? Eller en moderne dokumentasjonsforvalter som: En gravplass for gamle dokumenter? Verner om borgernes

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i (3) Synkron avlevering (KOMM) /IKA Kongsberg Utarbeidet av Gunnar Urtegaard/Kari Frodesen Rapportdato 12.01.2015 1 av 7 OPPGAVE

Detaljer

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Presentasjon for KDRS 13. juni 2017

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Presentasjon for KDRS 13. juni 2017 Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Presentasjon for KDRS 13. juni 2017 1 Kort om forhistorien og metodikk - Prosjektveiviseren - Utredningsinstruksen

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Kontaktkonferansen 2016

Kontaktkonferansen 2016 Kontaktkonferansen 2016 Orientering pr 1.mars 2016 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Kontaktkonferansen 2016 Året som gikk, året som kommer og et litt løftet blikk mot horisonten. Nærmere presentasjon

Detaljer

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i e-forvaltning ( Synkron avlevering (STAT) /Riksantikvaren (RDF) Utarbeidet av Øystein Isaksen, Gunnar Urtegaard, Kari Frodesen

Detaljer

DEN DIGITALE TIDSALDER

DEN DIGITALE TIDSALDER DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:

Detaljer

Arkivloven og -forskriften

Arkivloven og -forskriften Arkivloven og -forskriften «Reusch-utvalget» Christian Reusch, leder, Oslo Espen Sjøvoll, Bærum Anne Mette Dørum, Oslo Hilde Elvine Bjørnå, Tromsø Håkon With Andersen, Trondheim Rune Kjørlaug, Leikanger

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30.

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2 1 BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS

Detaljer

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering

Detaljer

BÆRUM KOMMUNE. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

BÆRUM KOMMUNE. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon BÆRUM KOMMUNE Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. OPPBYGNING... 4 2.1. ABSOLUTTE KRAV SOM ER UFRAVIKELIG... 4 2.2. VEDLEGG 1 PERSONAS... 4 2.3. VEDLEGG 2 BRUKERHISTORIER...

Detaljer

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER

Detaljer

OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017

OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017 OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon

Detaljer

earkiv som mulig felleskomponent for KDRS? 10. mars 2015 Fagdag - Riksarkivet - Oslo

earkiv som mulig felleskomponent for KDRS? 10. mars 2015 Fagdag - Riksarkivet - Oslo earkiv som mulig felleskomponent for KDRS? 10. mars 2015 Fagdag - Riksarkivet - Oslo Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenterSA et nasjonalt kommunesamarbeid Tor Eivind Johansen, daglig leder

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-dag 5. november 2015 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Samla samfunnsdokumentasjon SAMDOK Kommunale

Detaljer

Uttrekk fra elektroniske arkiver

Uttrekk fra elektroniske arkiver Uttrekk fra elektroniske arkiver Program Kl. 09:30 Registrering og kaffe Kl. 10:00 11:00 Velkommen og innledning v/morten Evensen Arkivverket orienterer og demonstrerer Arkade 5 v/joachim Fugleberg (Arkivverket)

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

IKT-styring hvordan kan det gjøres bedre? Diskusjon med deltakelse fra salen

IKT-styring hvordan kan det gjøres bedre? Diskusjon med deltakelse fra salen IKT-styring hvordan kan det gjøres bedre? Innledning ved Arild Jansen, Avd. for forvaltningsinformatikk, UiO Kommentarer fra: Ingunn Cowan, Avdelingsdirektør, Lånekassen Tone Bringedal, Avdelingsdirektør

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Det er mye å ta hensyn til - nasjonale utviklingstrekk og initiativer

Det er mye å ta hensyn til - nasjonale utviklingstrekk og initiativer Det er mye å ta hensyn til - nasjonale utviklingstrekk og initiativer NOKIOS 27.10.2015 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Innbyggerforventninger til kommunen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for,

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Digitalisering for kassasjon. Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir?

Digitalisering for kassasjon. Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir? Kan digitale kopier erstatte originalmateriale på papir? Ivar Fonnes 28.04.2011 Bakgrunn: KS1-analyse 2010-2011. Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer. Fra mandatet (KUD/FIN):

Detaljer

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Agenda Intro NXC Godkjent Noark uttrekk og formidlingsløsninger for kommunale fagsystem Digitalisering av byggesaksarkiv

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Tilsyn med arkiv i kommunal sektor Synnøve Østebø og Ine Fintland, 27.05.2014 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av Riksarkivet, 8 statsarkiv; Tromsø, Trondheim, Hamar, Oslo, Kongsberg,

Detaljer

Fremtidens politi hva med arkivene?

Fremtidens politi hva med arkivene? Fremtidens politi hva med arkivene? Liv Heidi Siljebråten 7. Norske arkivmøte Fornebu, 6. april 2016 Bakgrunnen for reformen RAPPORTER/ANALYSER FORVENTNINGER UTVIKLINGSTREKK politikere befolkningen Internasjonalisering

Detaljer

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2014

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2014 Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2014 Ansvarsområde Byarkivet har et overordnet tilsyns- og veiledningsansvar for arkivforvaltningen i Tromsø kommune og er arkivdepot for kommunalt arkivmateriale som

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

ORDFØREREN I ØVRE EIKER,

ORDFØREREN I ØVRE EIKER, ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fagkomite 4: Omsorg Dato: 04.06.2014 Tidspunkt: 15:00 Ulricehamn, Rådhuset, Hokksund Program: Kl 08:30 12:00 Fellessamling i kommunestyresalen med følgende

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Digitale arealplaner 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Arkivloven Formålsparagrafen ( 1): Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

ARKIVVERKETS AMBISJONER. Norsk Arkivråds Høstseminar 18. Oktober 2017

ARKIVVERKETS AMBISJONER. Norsk Arkivråds Høstseminar 18. Oktober 2017 ARKIVVERKETS AMBISJONER Norsk Arkivråds Høstseminar 18. Oktober 2017 2 Hva er Arkivverkets rolle i samfunnet? Eller en moderne dokumentasjonsforvalter som: En gravplass for gamle dokumenter? Verner om

Detaljer

Digitalisering i offentlig sektor

Digitalisering i offentlig sektor Digitalisering i offentlig sektor Mette Bredengen SAMDOK-konferansen 11. november 2015 En enklere hverdag Fornye Forenkle Forbedre for folk flest uøkt valgfrihet ufjerne tidstyver udigitalisering uenklere

Detaljer

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

KDRS 12.juni 2012. Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS 12.juni 2012 Hvordan tenkes og jobber «noen» i dataindustrien om tema bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner Ivar Wessel Thomassen, direktør ACOS AS Vi ser nærmere på 1. Kort

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon Status for Samdok- arbeidet Kommunale arkiv og Arkiv i e- forvaltning v/ Ingrid Nøstberg og Kari Frodesen SAMDOK tre parallelle delprosjekter Arkiv i e- forvaltning Kommunale

Detaljer

På nett med innbyggerne Regjeringens digitaliseringsprogram. Karl Eirik Schjøtt-Pedersen Difis digitaliseringskonferanse 30.

På nett med innbyggerne Regjeringens digitaliseringsprogram. Karl Eirik Schjøtt-Pedersen Difis digitaliseringskonferanse 30. På nett med innbyggerne Regjeringens digitaliseringsprogram Karl Eirik Schjøtt-Pedersen Difis digitaliseringskonferanse 30. mai 2012 Påstander om det offentlige resultater 2012 og 2009 35% Det offentliges

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

RIKSARKIVARENS FORSKRIFT OM BEVARING OG KASSASJON HVA NÅ? KAI-konferanse i Arendal, 17.september 2015 Gro Hendriksen

RIKSARKIVARENS FORSKRIFT OM BEVARING OG KASSASJON HVA NÅ? KAI-konferanse i Arendal, 17.september 2015 Gro Hendriksen RIKSARKIVARENS FORSKRIFT OM BEVARING OG KASSASJON HVA NÅ? KAI-konferanse i Arendal, 17.september 2015 Gro Hendriksen Forskrift inkl veiledning Veiledningen foreligger Praktisk rettet Oppslagsverk Innhold

Detaljer

Digitalisering (av arkiv) muligheter for bedre samhandling

Digitalisering (av arkiv) muligheter for bedre samhandling Digitalisering (av arkiv) muligheter for bedre samhandling Astrid Øksenvåg «En selvstendig og nyskapende kommunesektor» KS kommunesektorens organisasjon har fire roller Interessepolitisk aktør Arbeidsgiverorganisasjon

Detaljer

IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen

IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen IKA kjernen SAMDOK konferansen Gardermoen VÅRT LØSNINGSFORSLAG 1. Gi kommunene tilbake kontrollen over sine egne arkiv > Distribuere åpen kildekode Noark 5 kjerne 2. Etablere kostnadseffektive prosesser

Detaljer

DOKUMENTASJONSFORVALTNING I OG I FREMTIDEN. Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket Sak og Portalkonferansen 3.

DOKUMENTASJONSFORVALTNING I OG I FREMTIDEN. Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket Sak og Portalkonferansen 3. DOKUMENTASJONSFORVALTNING I 2017 - OG I FREMTIDEN Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket Sak og Portalkonferansen 3. mai 2017 2 Internett og digitalisering har de siste 20 årene forandret samfunnet

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Kurskatalog. Bluegarden Kurssenter

Kurskatalog. Bluegarden Kurssenter Kurskatalog Bluegarden Kurssenter Om Bluegarden Praktiske opplysninger Bluegarden er en total leverandør av systemer, outsourcing, tjenester og rådgivning innen lønn og personal. Ca 20 % av Skandinavias

Detaljer

Regnskap fra produsentsiden. Jan Terje Kaaby 06.06.2016

Regnskap fra produsentsiden. Jan Terje Kaaby 06.06.2016 06.06.2016 Jan Terje Kaaby Statsautorisert revisor og autorisert regnskapsfører Fagansvarlig regnskap, Regnskap Norge Leder NRS Fagutvalg små foretak s. 2 Økonomi- og regnskapstreff i Sør 1 Om Regnskap

Detaljer

ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation

ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation Knut-erik.gudim@tieto.com Dagenssituasjon i mange kommuner Dagens byggesaksystemer er Arkiv-

Detaljer

PRESENTASJON Uttrekk og bevaring av eldre fagsystem med dots kjernen

PRESENTASJON Uttrekk og bevaring av eldre fagsystem med dots kjernen UTTREKK OG BEVARING FRA ELDRE FAGSYSTEM 21 nov 2012 KDRS Samling PROSJEKT Prosjektet fokuserer på utfordringen knyttet til bevaring av fagsystem slik beskrevet i Riksrevisjonens rapport. Prosjektets har

Detaljer

Kontaktkonferansen 2015

Kontaktkonferansen 2015 Kontaktkonferansen 2015 Orientering pr mars 2015 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Orientering pr mars 2015 SAMDOK=samla samfunnsdokumentasjon For 2015 har strategigruppene valgt ut totalt 12 områder

Detaljer

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Digitalt to dager til ende

Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Digitalt to dager til ende Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Digitalt to dager til ende 1 Problemområdet er bare en del av verdikjeden Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert

Detaljer

Først vil jeg takke for invitasjonen til lanseringen av Rovdata.

Først vil jeg takke for invitasjonen til lanseringen av Rovdata. Først vil jeg takke for invitasjonen til lanseringen av Rovdata. Jeg har gledet meg til denne dagen lenge, og jeg gleder meg fortsatt til å se resultatene av arbeidet Rovdata skal gjøre når det nå kommer

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Arkiv i e- forvaltning. Agenda 2014

Arkiv i e- forvaltning. Agenda 2014 Arkiv i e- forvaltning Agenda 2014 Ivar Fonnes 01.12.2013 Agenda 2014: Innhold Temaer Hva har vi få* +l? Hva har vi ikke få* +l? Grunnleggende faglig basis U8ordringer og agenda Hvem er vi? Svar: Det norske

Detaljer

Uttrekk med Asta Mapper. Asta Mapper

Uttrekk med Asta Mapper. Asta Mapper Uttrekk med Asta Asta 1995 35 ansatte 25 mastergrader 30 tusen timer i året Arkivportalen Asta Asta 5 Litt økonomi Inntektsfordeling 2015 1,5 0,5 1 1 25,5 Arkivtjenester Programvare Kurs etc. Uttrekk Tilskudd

Detaljer

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE AV ARKIVHOLDET I STATLIGE VIRKSOMHETER

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE AV ARKIVHOLDET I STATLIGE VIRKSOMHETER ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE AV ARKIVHOLDET I STATLIGE VIRKSOMHETER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter ble sendt ut for første gang

Detaljer

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode

Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Regelverk, instrukser, bestemmelser og metode Oversikt «Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner». Normalinstruksen er i pkt. 4.1.4 lenket sammen med: «Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale

Detaljer

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet

Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid. Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim. Olav Sataslåtten Riksarkivet Skytjenester Status for Riksarkivets arbeid Ta styringen! Norsk Arkivråds seminar 16. - 17. mars 2015 i Trondheim Olav Sataslåtten Riksarkivet 1 Utfordringene Arkivloven pålegger offentlige organer å ha

Detaljer

Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå?

Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå? Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå? 01. april 2019 Øivind Kruse, arkivar Bakgrunn Noark Noark 1-4 (1984-2008) Kravspesifikasjon for system for elektronisk journalføring Definert uttrekksformat

Detaljer

Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her

Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her Fra fagsystem til sak- og arkivløsning Et eksempel på hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer Paul Hallan Svendsen BiRK Prosjektleder Barne-, ungdoms- og familieetaten 1 Sak og Portaldagene

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Agenda: Overordnet mål for møtet: Presisering av oppgaver

Agenda: Overordnet mål for møtet: Presisering av oppgaver Referat fra møte 18.8.2015 delprosjektgruppe Arkiv i e-forvaltning Tilstede: Hans Fredrik Berg Kari Frodesen Tor Eivind Johansen Jan Tore Helle Anne Mette Dørum Gunn Sværen Elisabeth Gade Karin Gjelsten

Detaljer

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar Asle H Tveiti Kommunearkivar EDB-kandidat ved EDB-skolen Arkivakademiet Arbeidet ca 22 år i Forsvaret - hvorav 3 år som arkivar Regional arkivar AiN i Sandnessjøen i 1994-95 Kommunearkivar i Vefsn kommune

Detaljer

«Farvel DBS» - mottak av database-arkiver fra privat sektor. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek

«Farvel DBS» - mottak av database-arkiver fra privat sektor. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek «Farvel DBS» - mottak av database-arkiver fra privat sektor Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Bakgrunn for Farvel DBS-prosjektet Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) har tradisjonelt tatt

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Hva skal til for å lykkes med de digitale løsningene. Eivind Skogen @eivindskogen

Hva skal til for å lykkes med de digitale løsningene. Eivind Skogen @eivindskogen Hva skal til for å lykkes med de digitale løsningene Eivind Skogen @eivindskogen Det er lett å snuble - Jeg skriver så mye jeg kan om alt jeg vet. Vi bryr oss mest om oss selv Forsiden Dype strukturer

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune. IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no

Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune. IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no Underliggende problemstiling Utfordring innenfor dette området Kommunal sektor

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

<Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Digitale arkiver fra A til Å

<Digitale_arkiver>fra A til #??A_#%,&</Digitale_arkiver> Digitale arkiver fra A til Å fra A til #??A_#%,& Digitale arkiver fra A til Å fra A til #??A_#%,& 1. Informasjonsforvaltning grunnleggende begrepsavklaring

Detaljer

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv

Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Dato: 31. oktober 2014 Sted: IKA Kongsberg Til stede: Forfall: Gunn Sværen (Norsk Arkivråd/NA), Harriet Marie Terjesen (KS), Tom Oddby (LLP), Ingrid

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Vil kommunereformen medføre utilsiktet arkivtap? 2 KS interessepolitiske posisjoner for arkiv og dokumentbehandling KS mener

Detaljer

Beskrivelse av Anslagsmetoden og dagens bruk av denne (11.3.2013)

Beskrivelse av Anslagsmetoden og dagens bruk av denne (11.3.2013) Vedlegg 3 (til evalueringsgruppas rapport) Beskrivelse av Anslagsmetoden og dagens bruk av denne (11.3.2013) 1 Innledning Alle kostnadsanslag som utarbeides i Statens Vegvesen for investeringsprosjekter

Detaljer

Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?

Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver ekor AS Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv Dagens papirarkiv: Saksarkiv Personalarkiv

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer