Fyresdal kommune. Møteinnkalling. Side1. Utval: Formannskap Møtestad: Kommunestyresalen Kommunehuset Dato: Tid: 08:30

Transkript

1 Fyresdal kommune Møteinnkalling Utval: Formannskap Møtestad: Kommunestyresalen Kommunehuset Dato: Tid: 08:30 Forfall meldast til sentralbordet på tlf Varamedlemmer møter bare etter nærare varsel. Side1

2 Saksliste Utvalssaksnr PS 36/13 Innhald Referatsaker PS 37/13 Årsmelding Fyresdal kommune 2012 PS 38/13 PS 39/13 PS 40/13 PS 41/13 PS 42/13 PS 43/13 Rekneskap Fyresdal kommune Økonomigjennomgang pr Finans Økonomigjennomgang pr sektor for økonomi og fellestenester Økonomirapportering 2013 sektor for plan og teknikk pr Økonomigjennomgang pr sektor for kultur og oppvekst Økonomigjennomgang pr sektor for helse og omsorg PS 44/13 Klage på tildeling av kulturmidlar 2013 Fyresdal 21. mai 2013 Erik Skjervagen ordførar Fellestenesta utvalssekretær Side2

3 PS36/13Referatsaker RS24/13Orienteringfråadministrasjonen RS25/13Økonomigjennomgang Side3

4 Fyresdal kommune Arkiv: 200 Saksmappe: 2013/ Saksbeh.: Grethe Lassemo Dato: Saksframlegg Årsmelding Fyresdal kommune 2012 Utval Utvalssak Møtedato Administrasjonsutvalet 7/ Arbeidsmiljøutvalet Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 8/ Formannskap 37/ Kommunestyret Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Vedlegg: Årsmelding Fyresdal kommune 2012 Kostra tal - vedlegg til årsmeldinga Bakgrunn for saka: I 10 i forskrift om årsregnskap og årsberetning heiter det: "Årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen utarbeider årsberetning, og fremmer denne for det organ kommunestyret bestemmer. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret samtidig med at årsregnskapet skal behandles." Vurdering: Kontrollutvalet har fått oversendt årsmeldinga slik at denne føreligg når dei gje uttale til årsrekneskapen. Årsmeldinga sendas utval og råd for drøfting og handsaming før endeleg handsaming i kommunestyret. Konklusjon: Årsmeldinga inneheld dei opplysningane rådmannen vurderer som naudsynte for evaluering av drifta i Fyresdal kommune i Innstilling frå rådmannen: Årsmelding 2012 for Fyresdal kommune blir teken til vitande. Side4

5 Handsaming i Administrasjonsutvalet Administrasjonsutvalet tek årsmeldinga til vitande. Vedtak i Administrasjonsutvalet Administrasjonsutvalet tek årsmeldinga til vitande. Handsaming i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Rådmannen orienterte rådet om årsmeldinga. Samrøystes i samsvar med innstillinga frå rådmannen. Vedtak i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne tek årsmeldinga til vitande. Ketil O. Kiland rådmann Grethe Lassemo avdelingsleiar Side5

6 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/97-6 Saksbeh.: Kjersti Bergland Dato: Saksframlegg Rekneskap Fyresdal kommune Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 38/ Kommunestyret Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Dokument i saka: - Detaljerekneskap og revisjonsmelding 2012 ( eige dokument) - Uttale frå kontrollutvalet Vedlegg: - 1 Melding om vedtak - Fyresdal kommune sitt årsrekneskap kontrollutvalet si utttale Bakgrunn for saka: Etter forskrift om årsrekneskap og årsmelding 10 skal kommunestyret sjølv gjere vedtak innan seks månader etter rekneskapsårets slutt. Formannskapet skal gje innstilling og kopi av uttale frå kontrollutvalet skal leggast fram. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for : vi opprettheld og brukar det økonomiske handlingsrommet. Investeringsrekneskapen: Det store prosjektet i år har vore utbygging av demensavdeling og fysioterapilokaler ved pleie og omsorgssenteret. Ein har også kome langt i ferdigstillinga av Gimle skule og uteområdet rundt. Ferdigstilling vart det også på utbygginga av renseanlegget. Totalt sett vart investeringsrekneskapen gjort opp med eit negativt resultat på nærmare seks hundre tusen kroner. Dette er på grunn av at ein nedjustera budsjettet i oktober meir enn det som viste seg å vere reelt, spesielt på utbyggingsprosjektet på pleie og omsorg. Men det er ikkje ein sprekk i forhold til opprinnleg kalkyle på prosjektet, meirutgifta i 2012 vil føre til mindreutgift i Driftsrekneskapen: Driftsrekneskapen viser eit netto driftsresultat på 16,2 millionar mot eit justera budsjettresultat på 13 millionar. Dette er i hovudsak bundne ekstrainntekter som er avsett til fond og skal brukast i Men ein har også eit lite mindreforbruk på snaue hundre tusen kroner som bør avsettast til disposisjonsfond. Det er framleis ein del postar som burde ha vore betre justera gjennom året og ein ser også store avvik mellom sektorane. Mens ein sektor har stort overforbruk, har ein annan sektor stort underforbruk. Dette må ein sjå nærmare på for å finne årsaker til og om det er fornuftig fordeling eller om ein skal omfordele meir mellom sektorane. Side6

7 Balansen: Arbeidskapitalen er ytterlegare svekka men likviditetssituasjonen er framleis god. Fondskapitalen er også redusera i tråd med budsjett. Dette har samanheng med dei store utbyggingsprosjekta som er og blir gjennomførte. Men dersom ein skal oppretthalde handlefriheten bør ein nå vere forsiktig med å redusere fondskapitalen ytterlegare. Det er ikkje teke opp nye lån til investeringar i Konklusjon: Årsrekneskapen for Fyresdal kommune gjev eit godt bilete av den økonomiske stoda. Innstilling frå rådmannen: Fyresdal kommune sin årsrekneskap for 2012 vert godkjent slik den ligg føre. Udekka beløp i investeringsrekneskapen på kr ,39 vert dekka av ubundne investeringfond, konto Udisponera beløp i driftsrekneskapen på kr ,71 vert avsett til disposisjonsfond, konto Ketil O. Kiland rådmann Kjersti Bergland sektorsjef for økonomi og fellestenester Side7

8 Side8

9 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/317-4 Saksbeh.: Kjersti Bergland Dato: Saksframlegg Økonomigjennomgang pr Finans Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 39/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Formannskapet Dokument i saka: Utskrift frå økonomisystemet pr. 1. mai. Bakgrunn for saka: Med bakgrunn i økonomireglementet skal formannskapet minst kvar andre månad ha framlagt sak om den økonomiske stoda for kvar sektor. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for : vi opprettheld og brukar det økonomiske handlingsromet. Tabellen for finansområdet ser slik ut: Avdeling Rekneskap Budsjett Underforbruk Overforbruk Næringsfond Skatt frå forskotspl Eigedomsskatt Naturressursskatt Rammetilskot Andre statlege tilskot Renter Avdrag SUM Næringsfond: I samsvar med budsjett. Skatt frå forskotspliktige: Ligg noko etter årsbudsjettet men det er framleis for tidleg å justere budsjettet. Her må ein fylgje utviklinga utover sommaren og hausten. Eigedomsskatt: Framleis ingen avklaring i klagesak. Vil difor vente med justering her. Naturressursskatt: Side9

10 Underforbruket her er noko usikkert på årsbasis, vil difor ikkje justere ennå. Rammetilskot: Meirinntektene her må sjåast i samanheng med skatteinngang og virkningane frå Revidert nasjonalbudsjett er heller ikkje klare. Avventar justering til neste rapportering. Andre statlege tilskot: Dette skuldast periodisering og noko overbudsjettering. Budsjettet må moglegvis justerast ned noko. Renter og avdrag: Dei store avvika her skuldast at budsjettet ikkje er periodisert i samsvar med forfallstidspunkt på dei ulike låna og utlåna. Ingen store endringar på årsbasis så langt. Konklusjon: Den økonomiske stoda for finansområdet pr ser ut til å vere i tråd med årsbudsjettet. Med fleire usikre moment vel ein å avvente ei eventuell justering til neste rapportering. Innstilling frå rådmannen: Formannskapet tek den økonomiske stoda for finansområdet pr til vitande. Ketil O. Kiland rådmann Kjersti Bergland sektorsjef for økonomi og fellestenester Side10

11 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/313-6 Saksbeh.: Ingunn Hansen Dato: Økonomigjennomgang pr sektor for økonomi og fellestenester Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 40/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Formannskapet Dokument i saka: Rekneskapsrapport pr bygdeutvikling og fellestenester. Bakgrunn for saka: I følgje økonomireglementet skal hovudutvalet ha ein gjennomgang på den økonomiske situasjonen kvar andre månad. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for oppretthalde den økonomiske handlingsfridomen Avdeling Rekneskap Budsjett Underforbruk Overforbruk Bygdeutviklingsavdeling Vest Telemark Brosjyre Viltfond Revisjonen Næringsarbeid (adm) Sysselsetting Rekruttering Kommunestyret Formannskap Kontrollutval Overformynderi Andre utval Val Avd. for fellestenester Edb Andre fellestenester Disp.postar Sum Side11

12 Bygdeutviklingsavdelinga: Erstatning frå AVB, friluftsmidlar Arendalsvassdraget og refusjon sjukeløn er årsak til underforbruk. Vest Telemark brosjyre: Samarbeid med dei andre Vest-Telemark kommunane. Skal gå i balanse. Viltfond: Avgifter frå storvalda. Revisjonen: Underforbruk er periodisering, kun rekning frå fyrste kvartal er ført. Næringsarbeid: OK Sysselsetting: Lønn til lærlingar. 4 skal til fagprøve nå i vår. Usikkert endå kor mange nye som kjem inn. Her kjem det inn tilskot seinare som vil dekke opp overforbruk. Rekruttering: Årsak til overforbruk er gåver etter PPR reglementet og annonser. Alle utval: OK Avdeling for fellestenester: OK, underforbruk skuldas i hovudsak ein permisjon i 20 % stilling, som gjekk ut EDB: Overforbruk skuldast periodisering, truleg overforbruk ut året grunna nye avtaler. Andre fellesutgifter: Periodisering samt at forsikring er fullt ut ført her og ikkje på ansvar 1310, inntil vidare. Truleg overforbruk ut året grunna auk i utgifter til mellom anna IKA Kongsberg og forsikring. Disp.pott: Til nå lite bruk av midlane avsett til opplæringsplanen. Konklusjon: Den økonomiske stoda for sektoren har eit overforbruk på ca kr ,- pr Dette skuldas i hovudsak utgifter til lærlingar, feilføring av forsikringar, periodisering og auk i nemnde avgifter. Innstilling frå rådmannen: Den økonomiske stoda pr blir teke til vitande. Sektoren må gjere det dei kan for å halde seg innanfor tildela ramme. Ketil O. Kiland Rådmann Ingunn Hansen lærling i kontor og administrasjonsfaget Side12

13 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/316-6 Saksbeh.: Arild Metveit Dato: Saksframlegg Økonomirapportering 2013 sektor for plan og teknikk pr Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 41/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Dokument i saka: Økonomirapport pr Bakgrunn for saka: Økonomirapport pr Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for i sektor for sektor for plan og teknikk: Oppretthalde den økonomiske handlefridomen. Avdeling Rekneskap Budsjett Underforbruk Overforbruk Adm. Sektorleiing Forvaltning, drift og vedlikehald Reinhald Samferdsel Vann/avløp/renovasjon/brann SUM Generelt. Tabellen visar eit nokonlunde realistisk resultat så langt i år. Erfaringane frå bl a i fjor visar at ting kan endre seg fort, avhengig av værsituasjonen Administrasjon. Når det er justera for løn prosjektleiar og tilskot ser resultatet tilfredstillande ut Forvalltning drift og vedlikehald. Vi har nok eit overforbruk på vedlikehald av omsorgsbustader så langt, samt eit etterslep på øvrige bustader som bør takast inn. Energi ok så langt til tross for lang og kald vinter Reinhald Litt overforbruk på ekstrahjelp noko som har sammenheng med behovet forå redusere oppspart ferie. Side13

14 1.37Samferdsel/GIS Så langt ligg vegutgiftene innafor ramma. Inntekter oppmålingsgebyr låge noko som er naturleg då oppmålingsesongen ikkje har starta VAR/brann Kjem inn ein del ekstraordinære inntekter på vatn og kloakkavgift. Avgift frå Telemark Kildevann er ca under budsjett. Brannkursa kjem ikkje i gang før i 2 halvår noko som medfører reduserte utgifter i år og at noko av utgiftene blir skuva over til Konklusjon: Ein tek den økonomiske situasjonen til vitande og meiner den er under kontroll. Innstilling frå rådmannen: Ein tek den økonomiske situasjonen til vitande og meiner den er under kontroll. Ketil O. Kiland rådmann Arild Metveit sektorsjef plan og teknikk Side14

15 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/315-6 Saksbeh.: Lars Torstein Momrak Dato: Saksframlegg Økonomigjennomgang pr sektor for kultur og oppvekst Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 42/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Formannskapet Dokument i saka: Utskrift frå økonomisystemet pr Bakgrunn for saka: I fylgje økonomireglementet skal hovudutvalet ha rapport om den økonomiske stoda kvar andre månad. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for : vi opprettheld og brukar det økonomiske handlingsromet. Tabellen for sektoren ser slik ut: Avdeling Rekneskap Budsjett Underforbruk Overforbruk Adm. Undervisning Ordinær undervisning Anna undervisning Skulefritidsordning Kantinedrift Adm. Barnehage Barnehagen Kulturarbeid Tiltak for barn og unge Sommeraktivitet ungdom Kulturmidlar Kulturskulen Olsok Biblioteket Sektor for kultur og oppvekst SKUP SUM Adm. Undervisning: Underforbruket her skuldast refusjon sjukeløn og må sjåast i samanheng med ordinær Side15

16 undervisning då vikarbruken vert bruka der. Ordinær undervisning: Underforbruket her skuldast eit mindreforbruk på vikarbruk og skuleskyss som dei største enkeltbeløpa. Skulefritidsordning: Overforbruket skuldast fråvere i forbindelse med sjukdom og manglande opphaldsbetaling. Kantinedrift: Stort sett i samsvar med budsjett. Adm. Barnehage: Stort sett i samsvar med budsjett. Barnehagen: Underforbruket her skuldas differansen mellom refusjon sjukepenger og utbetalt lønn i forbindelse med sjukdom. Elles i samsvar med budsjett. Kulturarbeid: Overforbruket her skuldast manglande periodisering. (Kontingent Vest-Telemark museum). Tiltak for barn og unge: Dette grunna innkjøp av nytt filmlerret som blir dekt av rådmannen sin disponible pott. Kulturmidlar: Budsjettet ikkje periodisert. Kulturskulen: Dette er på lønnsposten og periodisering av denne. Biblioteket: I samsvar med budsjett. Adm. Sektor for kultur og oppvekst: Utgifter i forbindelse med logopedtenestar som seinare vil bli refundert. SKUP-prosjekt: Overforbruk her skuldast vidareføring av denne satsinga i "Veilederkorpset", og dekkast av bundne fond. Konklusjon: Den økonomiske situasjonen for sektoren ser bra ut så langt i år. Dette skuldast i hovudsak innsparingar på lønsmidlar og refusjonar utan for stor bruk av vikarar. Innstilling frå rådmannen: Formannskapet tek den økonomiske stoda pr i sektor for kultur og oppvekst til vitande. Ketil O. Kiland rådmann Lars Torstein Momrak sektorsjef for kultur og oppvekst Side16

17 Fyresdal kommune Arkiv: 210 Saksmappe: 2013/314-6 Saksbeh.: Kjersti Bergland Dato: Saksframlegg Økonomigjennomgang pr sektor for helse og omsorg Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 43/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Formannskapet Dokument i saka: Rekneskapsrapport pr Bakgrunn for saka: Med bakgrunn i økonomireglementet skal formannskapet minst kvar andre måned ha framlagt sak om den økonomiske stoda for kvar sektor. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for :. Vi opprettheld og brukar det økonomiske handlingsromet. Tabellen for sektoren pr ser slik ut: Avdeling Rekneskap Budsjett Underforbruk Overforbruk Sektorleiing Sosiale tenester Edruskapsvern Barnevern Integrering Adm. Helsetenester Legetenester Helsesyster Jordmor Fysioterapaut Psykiatri Avdelinga Utetenester Kjøkken/vaskeri Aktivitetsavdelinga Leasingbilar Tøddestogene Gåvekonto SUM Side17

18 Sektorleiing: Overforbruk skuldast manglande inntektsføring av refusjon. Sosiale tenester: I tråd med budsjett. Edruskapsvern: I tråd med budsjett. Barnevern: Overforbruk skuldast periodisering av overføringa til Kviteseid kommune. Integrering: I samsvar med budsjett. Adm. Helsetenester: Overforbruk skuldast oppgjør på gjesteinnbyggerar og noko periodisering. Legetenester: Overforbruk skuldast vikarutgifter. Helsesyster: I samsvar med budsjett. Jordmor: Overforbruk skuldast gjennomføring av prosjekt som skal dekkast av avsette midlar frå i fjor. Budsjettet her må difor justerast for kr ,- med bruk av bundne fond. Fysioterapaut: I samsvar med budsjett. Psykiatri: Underforbruk skuldast mindre aktivitet enn budsjettera. Avdelinga: Overforbruk skuldast høgare lønsutgifter enn budsjettera. Dette skuldast i hovudsak vikarløn ved sjukdom og overtid grunna mangel på vikarar. Utetenester: Overforbruk skuldast same årsakar som i avdelinga. Kjøkken: Overforbruk skuldast vikarutgifter ved sjukdom og manglande inntektsføring av refusjon. Aktivitetsavdelinga: Underforbruk skuldast delvis permisjon i stilling. Leasingbilar: Overforbruk skuldast periodisering. Tøddestogene: Overforbruk skuldast som i avdelinga, samt noko underbudsjettering på vikarløn. Gåvekonto: Dette er midlar som ikkje skal gå inn i ordinær drift. Konklusjon: Side18

19 Den økonomiske stoda for sektoren pr har same utvikling som Det er ikkje noko som tyder på at ein på noko vis kan klare seg innanfor ramma i år heller. Den vedtekne organisasjonsgjennomgangen i sektoren er nå inne i sluttfasen og kommunestyret vil få rapporten i junimøte. Det vil medføre endringar i organiseringa av sektoren og ein må nok bare innsjå at også 2013 vil bli eit år som gjeve økonomiske utfordringar. Ein forventar likevel at ein er godt i gang med ny organisering og dementavdeling i løpet av hausten og at ein vil ha eit godt grunnlag for budsjettarbeidet for Innstilling frå rådmannen: Formannskapet tek den økonomiske stoda i sektor for helse og omsorg pr til vitande. Ketil O. Kiland rådmann Kjersti Bergland sektorsjef for økonomi og fellestenester Side19

20 Fyresdal kommune Arkiv: 223 Saksmappe: 2013/ Saksbeh.: Hilde Martini Momrak Dato: Saksframlegg Klage på tildeling av kulturmidlar 2013 Utval Utvalssak Møtedato Formannskap 44/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Fyresdal formannskap Dokument i saka: Klage frå Fyresdal Skyttarlag Administrativt vedtak 114/13 tildeling av kulturmidlar Retningsliner for tildeling av kulturmidlar Avtale mellom Fyresdal Idrettslag og Fyresdal Skiskyttarlag om ljosløypa på Veum Brev ang. Samarbeid om lysløypa på Veum Vedlegg: 1 Brev ang. samarbeid om lysløypa på Veum 2 Klage på tildeling av kulturmidlar Avtale om om lysløypa på Veum Bakgrunn for saka: Fyresdal Skyttarlag meiner i klage av , at dei har blitt underfordelt ved tildeling av midlar til kulturføremål. Dei stiller spørsmål ved om ikkje tildelingskriteria skal vere like for alle lag. Kvifor får nokon lag meir enn det dei søker om? Dei kan ikkje sjå at deira argument som ligg ved søknaden er tekne med i vurdering for tildelinga. Skyttarlaget lurar og på kvifor lag som har søkt etter fristen, får tildelt midlar. Fyresdal jakt og fiskelag har søkt 17. mars, etter fristen, og fått tildela midlar. Kvifor gjeld ikkje fristen likt for alle lag, med frist også for vedlegg 15. mars? Fyresdal Skyttarlag skriv i klaga at dei forventar at det blir ordna opp, slik at alle blir tildelt etter same retningsliner og vurderingar. Dei forventar å bli likestilt med tilsvarande lag, slik at dei òg får ei rettmessig tildeling av desse midlane. Fordeling av kulturmidlar til idrettslaga og grendehusa såg slik ut for 2013: IDRETTSLAG Tildelt 2013 Fyresdal Aeroklubb 1000 Ikkje søkt Ikkje søkt Ikkje søkt Fyresdal idrettslag Fyresdal motorsportklubb Fyresdal skiskyttarlag Fyresdal Skyttarlag Hugljufur Islandshestforening GRENDELAG OG -HUS Tildelt 2013 Bedehuset Betel Ikkje søkt Ikkje søkt Side20

21 Birtedalen grendelag Ikkje s Ikkje søkt Ikkje søkt Hauggrend grendelag Heggland grendelag Ikkje søkt Ikkje søkt Ikkje søkt 3000 Kilegrend grendelag Kleivgrend grendelag Moland vel Ikkje søkt Ikkje søkt Ikkje søkt Vestkanten grendelag 4500 Ikkje søkt Veum grendehus Skiskyttarlaget Veum Grendelag Åsland grendelag Vurdering: Spørsmålet/saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for /måla i budsjettet for 2013 i sektor for kultur og oppvekst: Vi stimulerer til høg aktivitet i lag og organisasjonar. Kulturmidlar er eit knapphetsgode. Dei seiste år har den reelle tildelinga til lag og organisasjonar gått ned, då ein del av midlane er bundne opp i faste avtaler, some av midlane er indeksregulerte, til dømes tilskot på til Vest-Telemark Museum. I tillegg kjem nye lag til, som og krev ein del av "potten". Reelt sett vil tildelinga til dei forskjellige laga bli redusert kvart år. Skyttarlaget meiner det kan sjå ut som om det er nytta kopimetoden på tildelingar, og at lista ser om lag ut som i 2012, og dei meiner at deira argument i søknaden ikkje er tekne med i vurderinga i det heile. Tildeling av kulturmidlar blir gjort på bakgrunn av gjeldande retningsliner, søknadar, tidlegare praksis og ein skjønnsmessig vurdering. Heilt lik praksis vil ein aldri greie å gjennomføre. Når ein ser på reknestykket til Skyttarlaget i høve tildeling av midlar til skiskyttarlaget, kontra midlar til skyttarlaget, kan ein godt forstå at det blir stilt spørsmål ved det. Fyresdal skyttarlag meiner at skiskyttarlaget får kr pr. barn/ungdom, og at skyttarlaget får kr 435,-. Fyresdal skiskyttarlag har 22 medlem barn i alderen 6-19 år, ifylgje idrettsregistreringa januar 2013 Fyresdal skyttarlag har 23 medlem barn/ungdom, ifylgje medlemslister levert ved søknad, ettersendt vedlegg, journalfør ephorte Det er viktig å poengtere at den relativt sett høge tildelinga til Fyresdal Skiskyttarlag mellom anna kan forklarast med at ca vert tildelt ekstra til fordel for skiskyttarlaget for drift av lysløypa på Veum. Dette blir avkorta tilsvarande til Fyresdal Idrettslag. Fyresdal Skiskyttarlag og Fyresdal Idrettslag har ei avtale (2001) der det kjem fram at dei eig lysløypa på Veum i lag. I punkt to i avtala kjem det fram at FSSL har ansvaret for drifta av heile anlegget, og at dette skal leggjast til grunn ved tildeling av kommunale kulturmidlar. Fyresdal Skiskyttarlag fakturerer ikkje FIL for det, men anslår verdien til ca kr ,- pr. år, jfr. udatert brev som ligg som dokument i saka. Ein kan i ettertid klart sjå at dette kan verke rart når ein ikkje kjenner bakgrunnen, og at dette burde kome fram i saksframstillinga Fyresdal skiskyttarlag overtok drifta av Veum Grendehus med verknad frå Veum Grendehusstyre har tidlegare motteke om lag kr ,- til drift av Veum grendehus, det var då naturleg å overføre ein del av desse midlane til Fyresdal Skiskyttarlag. Dette var ein skjønnsmessig vurdering drøfta i avdeling for kultur. Dette kjem fram av saksframstillinga. Tildelt kulturmidlar Fyresdal Skiskyttarlag 2013 kr ,- "Fråtrekk" drift ljosløypa FIL kr ,- Utgifter til drift grendehus kr 4.000,- Drift frå september 2012 Sum tildeling til rein drift Fyresdal skiskyttarlag kr Side21

22 Dersom ein då delar tildelte midlar vil fordelinga sjå slik ut: Skiskyttarlaget kr ,- fordelt på 22 medlemer kr 955,- pr. medlem Skyttarlaget kr ,- fordelt på 23 medlemer kr 435,- pr. medlem Når det gjeld fordeling av midlar basert på medlemstal, vil ein aldri greie å få dette "likt", ein kan vise til talet på medlemer i Fyresdal Idrettslag, medlemer i Roan 4H, kontra Vest 4H til dømes. Men ein søkjer å gjere vurderingar knytt til aktivitet, driftskostnadar osb., så rettvist som mogleg. Skyttarlaget hevdar at det er urettvist at søknadar kan kome inn etter søknadsfrist, og at søknadar og vedlegg til søknadar blir ettersendt. Kulturkontoret har lang praksis i å sakshandsame kulturmiddelsøknadar. Ein har retningsliner å fylgje, i tillegg har ein opp gjennom åra erfart at det å søkje om midlar kan vere krevjande for nokon og enkelt for andre. Det vil variere med kva slags ressursar ein har i styret til ein kvar tid. Vi har ein bevisst politikk på at det ikkje skal vere for vanskeleg å søkje kulturmidlar! Dersom nokon gløymer eit vedlegg er det OK å ettersende. Over halvparten av søkjarane søkjer om kulturmidlar til drift, men ikkje med eksakte søknadssummar. Til dømes var det det ingen søknadssum i søknaden frå Fyresdal Skyttarlag i Når det gjeld fristar søknad og ettersending av naudsynte vedlegg er det slik at søknadar som blir registrert inn i ephorte t.d , godt kan ha kome til rett tid i posthylla på kommunehuset. Vedlegga frå skyttarlaget er og registrert i ephorte , altså etter søknadsfristen gjekk ut. Vi ynskjer ikkje å ha så restriktive rutiner for sakshandsaming, at ikkje vedlegg og saker skal kome med, grunna stivbeinte reglar. Derimot har skiskyttarlaget fått melding om at dei bør endre tidspunkt for årsmøte frametter, slik at naudsynt dokumentasjon kan leggjast fram til rett tid for handsaming av søknad neste år. Når det gjeld spørsmålet om kvifor nokon får meir enn dei søkjer om, og andre mindre, kan ein søkje å forklare det slik: Fyresdal skiskyttarlag søkte i 2013 om kr ,-, noko som var mindre enn dei fekk tildelt i fjor og mindre enn dei burde få dersom dei driftar laget på lik måte som tidlegare år, med om lag like mange medlemer som tidlegare. I tillegg har dei overtatt drift av Veum Grendehus. Sakshandsamar tok da kontakt på telefon, og søknaden blei korrigert. Det er vanleg praksis å sjekke mangelfulle søknadar eller rydde opp i openbare feil. Fyresdal skyttarlag søkte om kr til drift av laget. Dei har eit aktivt lag, og har i 2012 delteke på ein del stemne og hatt gode plasseringar. Dei hevdar at dei kjem litt i skyggen av skiskyttarlaget som er heldige og har god medieomtale. Ein av de svært gode plasseringane i 2012 var til eit ungdomsmedlem, Knut Veum. I tillegg har dei hatt med seg nokon av dei unge flyktningane under skytetrening, dette er svært positivt i høve integrering. Når skyttarlaget hevdar at dei ynskjer å bli likestilt med likelydande lag, presiserer dei at dei ikkje ynskjer at tilskotet til skiskyttarlaget skal reduserast, men at skyttarlaget sitt tilskot skal hevast på nivå med samanliknbare lag. Det er godt mogleg at skyttarlaget har fått mindre enn dei burde i høve aktivitet og resultat, men det har vore tatt med i betraktning at dei har eit inntektsgrunnlag frå jegerprøvene som finansierer mykje av ordinær drift. Dei har 266 betalande medlemer, derav 23 barne- /ungdomsmedlemer. Dei har god økonomi, ca kr ,- av inntektene i 2012 kom frå kontingent/jaktprøver, og dei har ein behaldning på om lag kr ,- pr På ein annan side er det viktig at dei laga som er gode på dugnadsjobbing og økonomistyring, ikkje blir straffa for det. Ein annen vurdering som har vore lagt til grunn, er at skiskyting er ein dyr idrett, og at skiskyttarlaget har lagt opp til at det skal vere låg terskel for rekruttering, og dermed har sponsa mykje pr. barn. Skyttarlaget kan nok ha gjort det same, og det er mogleg at Fyresdal skiskyttarlag har vore flinkare til å marknadsføre seg i den samanheng. Side22

23 Det er uansett ikkje ynskjeleg å stille dette barne- ungdomsarbeidet som både lag driv, opp mot kvarandre. Arbeidet er verdifullt, og Fyresdal kommune ynskjer å verdsetje slikt arbeid så rettvist som mogleg. Konklusjon: Utgreiinga ovanfor kan forklare bakgrunnen for den tilsynelatande skeive fordeling av kulturmidlar til Fyresdal Skyttarlag og Fyresdal Skiskyttarlag, men det er frå administrasjonen sin side ikkje ynskjeleg å gjere om gjeldande vedtak. Det kan likevel vere nyttig å lage ei sak i løpet av 2013, der ein ser på reglane for tildeling av kulturmidlar. Reglane er ikkje reviderte sidan Dagens retningsliner har eit punkt om etableringstilskot som ein bør vurdere å fjerne, då det pr. i dag ikkje er midlar til slikt. I ein slik sak kan ein vurdere om ein skal skilje ut fleire faste tiltak (t.d. drift av ljosløypa). Det vil og vere klokt å gjere tilskot til drift av Veum grendehus endå meir synleg i saksutgreiinga. Ved utarbeiding av nye retningsliner vil det vere viktig å gjere søknadsprosessen så enkel som mogleg, med tildelingskriterier som skal gjere tildelinga så rettvis som mogleg. På bakgrunn av det er konklusjonen at administrativt vedtak 114/13, står ved lag. Innstilling frå rådmannen: Klage på tildeling av kulturmidlar for 2013, administrativt vedtak 114/13, vert ikkje tatt til fylgje. Administrasjonen vil i løpet av 2013 revidere retningsliner for tildeling av kulturmidlar, og fremje denne som sak til formannskapet Ketil O. Kiland rådmann Hilde Martini Momrak kulturkonsulent Side23

24 Side24

25 Fyresdal kommune Kultu rkontoret 3870 Fyresdal Kla e å tildelin av kulturmidlar Vi syner til tildelingsbrev av , skriftleg vedlegg til vår søknad, samt innhenta opplysningar ut ifrå postlista til Fyresdal kommune. Fyresdal skyttarlag meiner dei har blitt underfordela ved utdeling av midlar til kulturføremål, også for 2013,om ein samanliknar seg med tilsvarande lag. Det er ein del undrande spørsmål til årets tildeling av kulturmidlar. Er ikkje tildelingskriteria like for alle lag? Det skal prioriterast for barn og ungdom. Fyresdal skyttarlag har f.eks fleir barn/ unge frå Fyresdal på sine arrangement enn Fyresdal skiskyttarlag. Det er opplyst til Fyresdal skyttarlag, at Fyresdal skiskyttarlag har om lag 50 % av sine aktive medlemmar frå nabokommunar. Det vil då sei at det bare er om lag medlemmar frå Fyresdal i skiskyttarlaget. I retningslinjene for tildeling står det at det skal vere direkte tilknyting til Fyresdal. Fyresdal skyttarlag har 23 aktive medlemmer i gruppa ungdom, alle frå Fyresdal. Om ein då ser på fordeling pr barn/ ungdom frå Fyresdal, blir det slik for 2013: Fyresdal skiskyttarlag, kr ,- pr barn/ ungdom. (kr ,-/ medl.) Fyresdal skyttarlag, kr. 435,- pr barn/ ungdom. ( kr. 37,-/ medl.) Er det slik at ungdomsarbeidet som Fyresdal skyttarlag driv, ikkje kan samanliknast med ungdomsarbeidet til andre lag? Kvifor får nokon lag meir enn det dei søker om? Kva for vurderingar ligg bak dette? For eksempel Fyresdal skiskyttarlag har søkt om kr ,-, og fått tildela kr ,- Det er mange lag som har fått mindre enn søkt om. Dette er etter vår meining feil tildeling. Side25

26 Det kan mest sjå ut som at det er bruka kopimetoden på tildelingar. Lista ser om lag ut som for Vi kan ikkje sjå at våre argument i vår søknad er teke med i vurderinga i det heile for tildelinga. Er søknadane vurdera individuelt i det heile? Kvifor får lag som har søkt etter fristen, tildela midlar? Fristen var 15 mars. Fyresdal jakt og fiskelag har søkt 17 mars, etter fristen, og fått tildela midlar. Kvifor gjeld ikkje fristen likt for alle lag, med frist også for vedlegg 15.mars? Ein kan ikkje sjå at Fyresdal skiskyttarlag har levera nødvendige dokument til fristen (før tildeling), som ein kan sjå av søknaden. Av di dei ikkje hadde nødvendige og gjeldande dokument tilgjengelege, pga ikkje avhalde årsmøte. Tildeling er utført før årsmøte i skiskyttarlaget er halde, og såleis før innsendte nødvendige dokument til søknaden. Fyresdal skyttarlag forventar at det blir ordna opp, slik at alle blir tildela etter same retningslinjer og vurderingar. Fyresdal skyttarlag forventar å bli likestilt med tilsvarande lag, slik at vi også får ei rettmessig tildeling av desse trengte midlane. Mvh AAist;i1k.,L2 Lk-e, Styret Fyresdal skyttarlag Ansgar Johre. Formann. Thor Inge Levang Olav Dagfinn Bergland John Kjell L ien Knut G. Veum sign sign sign sign Kopi: Ordførar og rådmann i Fyresdal kommune. Side26

27 Side27