Arbeidstilsynet. Utredning og forslag til hva som bør gjøres med dokumentasjon om arbeidstakeres eksponering/ulykker mv. når virksomheter opphører

Transkript

1 Arbeidstilsynet Utredning og forslag til hva som bør gjøres med dokumentasjon om arbeidstakeres eksponering/ulykker mv. når virksomheter opphører

2 Tittel: Utredning og forslag til hva som bør gjøres med dokumentasjon om arbeidstakeres eksponering/ulykker mv. når virksomheter opphører Utgitt av: Arbeidstilsynet Statens hus, 7468 Trondheim Tlf: Utgitt dato: 15.desember Nettadresse: 2

3 Innhold Innhold 3 1. Innledning 5 2. Regelverk og praksis Oversikt over regelverket med krav om føring av register Arbeidsmiljøloven Forskrifter med krav om register Oppbevaringstid Lovverket om oppbevaring av helsejournaler Norsk helsearkiv Dokumentasjon som virksomhetene og bedriftshelsetjenestene skal ha Fortolkning av begrepet er eksponert i kjemikalieforskriften Dagens praksis Kilder til eksponeringsdata knyttet til eksponering for kjemikalier Praksis i de andre nordiske landene Overføring av registre til Arbeidstilsynet Status på registre i dag Andre forhold Registrerte opplysninger etter Nytteverdi av registre Tiltak Informasjon (veiledning/faktaside/nyhetsbrev) Krav til registrering av eksponerte Utarbeidelse av maler for registrering Opprettelse av nasjonalt register for eksponering av helseskadelig agens i arbeidet Tilsyn Utredning Kartlegging av overføring av register fra konkursbo Rutiner ved håndtering av pasientjournaler ved opphør av virksomhet/eventuelt opphør av BHT Oppbevaring og tilgang til pasientjournaler Forslag til utredning vedrørende kravet til registrering av opplysninger iht. 5-1 i arbeidsmiljøloven Forslag om lov- og forskriftsendring Endring/tilføyelser til kjemikalieforskriften 33 3

4 Forslag om lovendring vedrørende EXPO Økonomiske konsekvenser av forslag Myndighetene Arbeidslivet Konklusjon Opprettelse av nasjonalt eksponeringsregister Oppbevaring og tilgang til pasientjournaler Oppbevaringstid av pasientjournaler Registrering av opplysninger vedrørende 5-1 i arbeidsmiljøloven Veiledning til registerplikt Konsesjon Vedlegg 37 Vedlegg 1. Oversikt over pålagte registreringer på Arbeidstilsynets tilsynsområde, krav til meldeplikt, samt krav til overføring av registre. 37 Vedlegg 2. Hva mener bedriftshelsetjenesten og de arbeidsmedisinske avdelingene om forekomsten, kvaliteten og nytteverdien av slike registre? 39 Vedlegg 3. Svar på henvendelse vedrørende bruk av Altinn i et nasjonalt register 44 Vedlegg 4. Svar på henvendelse vedrørende arbeidsgivers plikt til å føre register Danmark 48 Vedlegg 5. Svar på henvendelse vedrørende arbeidsgivers plikt til å føre register- Sverige 52 Vedlegg 6. Svar på henvendelse vedrørende arbeidsgivers plikt til å føre register- Finland 55 Vedlegg 7. ASA blankett 59 4

5 1. Innledning Bakgrunnen for denne rapporten er Arbeidsdepartementets ønske om å vurdere problemstillinger forbundet med hva som skjer med eksponeringsdata, register over skader og sykdommer samt journalopplysninger fra bedriftshelsetjenester når virksomheter opphører ved for eksempel konkurs eller når de avvikles. LO sendte en henvendelse datert til Arbeidstilsynet og Arbeidsdepartementet vedrørende problemstillingen og på bakgrunn av dette ble det opprettet en arbeidsgruppe. Bakgrunnen for LOs henvendelse til Arbeidstilsynet og Arbeidsdepartementet: Da LO i 2009 og 2010 tok opp spørsmålet om oppbevaring av dokumentasjon om eksponering, måleresultater, helseundersøkelser og lignende med Arbeidstilsynet og Arbeidsdepartementet, var det ut fra en vurdering av at det ikke er tilfredsstillende bestemmelser i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter som sikrer at dette materialet tas vare på, slik at det senere kan gjøres tilgjengelig for arbeidstakere. Dette kan ramme arbeidstakere etter at virksomheten er opphørt, konkurs o.l. i forbindelse med spørsmål om hvorvidt det er oppstått en arbeidsrelatert sykdom eller skade som kan gi rett til erstatning. Den mest konkrete bestemmelsen i denne forbindelse er kjemikalieforskriften 28 fjerde ledd som innebærer at ved opphør av virksomhet, skal arbeidsgivers register oversendes Direktoratet for arbeidstilsynet. Bestemmelsen gjelder ikke generelt for kjemikalier, noe LO mener burde vært tilfelle. Kjemikalier som ikke kommer under nevnte kategori, kan gi seinskader som først oppdages etter at virksomheten er opphørt. Også for andre typer eksponeringer i arbeidssituasjonen vil det kunne oppstå sykdom eller skader som gjør det nødvendig å ivareta de opplysningene som virksomheten eller bedriftshelsetjenesten har knyttet til arbeidsforhold og den enkeltes helse. Det kan dreie seg om arbeidsrelaterte skader knyttet til for eksempel eksponering av fysiske, biologiske, mekaniske eller psykiske forhold. Også dokumentasjon knyttet til arbeidsskader og ulykker kan vise seg å ha betydning, da man på et senere tidspunkt kan oppdage arbeidsrelaterte lidelser, eller lidelsene får et alvorligere forløp enn tidligere antatt. Oppbevaring av denne type data kan også være viktig for forskning og kartlegging av forekomsten av arbeidsrelaterte skader og sykdommer. 5

6 1.1. Mandat Arbeidsgruppen ble gitt følgende mandat: Arbeidsgruppen skal vurdere behovet for å ivareta data/dokumentasjon om eksponering av arbeidstakere, registrerte ulykker/hendelser, journalopplysninger fra helseundersøkelser, mv. når virksomheter opphører, for eksempel ved konkurs, avvikling eller omorganisering. Både dokumentasjon som finnes i virksomheten og/eller bedriftshelsetjenesten skal vurderes. Arbeidsgruppen skal beskrive hva slags relevant dokumentasjon som skal finnes i virksomhetene og i bedriftshelsetjenesten. Arbeidsgruppen skal også beskrive hvilke bestemmelser som gjelder for oppbevaring/arkivering av den aktuelle dokumentasjonen. Arbeidsgiver har en plikt til å overføre forskriftsmessige registreringer til Arbeidstilsynet ved opphør av virksomheten. Dette gjøres i liten grad i dag. Arbeidsgruppen bes om å komme med konkrete forslag hvordan det kan legges til rette for at innsending til Arbeidstilsynet skjer i større grad. Arbeidsgruppen skal foreslå konkrete instanser som er naturlig til å overta ulik dokumentasjon. Arbeidsgruppen må også beskrive og komme med forslag til eventuell lov- og forskriftsendringer som følge av sine forslag. Det må tas hensyn til personvernlovgivningen. Den generelle regelen for oppbevaring av helseopplysninger i dag er 10 år, mens register over eksponeringer av kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, bly og blyforbindelser som arbeidstakere som utsettes for skal oppbevares i 60 år. Arbeidsgruppen skal vurdere om tidsperspektivet for oppbevaring av enkelte helseopplysninger bør utvides. Arbeidsgiver skal sørge for at det føres register i henhold til 28 i kjemikalieforskriften over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Begrepet "er eksponert" kan imidlertid tolkes som at de som bruker personlig verneutstyr (for ikke å bli eksponert) ikke skal inngå i registeret. Arbeidsgruppen bes derfor om å vurdere en presisering av dagens regler på dette feltet. Arbeidsgruppen kan vurdere ev. andre forhold som er relevante. Arbeidsgruppen skal vurdere mulige informasjonstiltak, slik at arbeidsgiverne, bedriftshelsetjenesten mv. kan bli bedre kjent med dagens plikter og eventuelle nye plikter. Arbeidsgruppen skal angi de økonomiske og administrative konsekvensene av sine forslag. Arbeidsgruppen skal legge fram sin vurdering innen 15. desember

7 1.2. Vurdering av behovet for å bevare dokumentasjon om arbeidsmiljøtilstand/belastninger Arbeidsmiljøloven har siden 1977 krevd at arbeidsgiveren blant annet skal kartlegge arbeidsmiljøet og følge opp arbeidstakernes helse, og i den sammenheng er arbeidsgiver pliktig til å føre systematiske registre over enkelte eksponeringsfaktorer som kan medfører arbeidsrelatert sykdom eller skade. For den enkelte arbeidstaker vil det være av stor betydning å kunne dokumentere opplysninger om eksponering for arbeidsmiljøfaktorer som kan gi arbeidsrelatert sykdom eller skade. Opplysningene kan gjelde eksponering for kjemiske stoffer, registrerte ulykker eller hendelser og resultater av helseundersøkelser. Helseskader som følge av de ulike eksponeringer kan opptre flere år etter at eksponeringen er opphørt, og det er av denne grunn viktig å sikre historikken til arbeidstakere som kan være eksponert for slike hendelser blant annet i yrkesskade- og erstatningssaker. For å kunne dokumentere eventuelle arbeidsrelaterte sykdommer eller skader, er det avgjørende at opplysninger knyttet til sykehistorie og arbeidsmiljøopplysninger er samlet og at de er tilgjengelige for arbeidstaker, også etter at virksomhet eller bedriftshelsetjenesten er avviklet. Flere lover og forskrifter innenfor arbeidsmiljølovens forvaltningsområde regulerer arbeidsgivers registreringsplikt, og håndteringen av registrene etter at virksomheten opphører. Dette gjelder registerføring av arbeidstakere som enten eksponeres for bestemte miljøfaktorer, eller som må gjennomgå helseundersøkelse fordi deres arbeid kan medføre helseskadelig eksponering, eksempelvis asbest. De fleste forskriftene gir også klare retningslinjer om at disse registrene skal overføres til Direktoratet for arbeidstilsynet dersom virksomheten opphører. Status per i dag er at dette i praksis nesten aldri gjøres. Når en virksomhet opphører eller går konkurs bortfaller pliktsubjektet etter arbeidsmiljøloven og Arbeidstilsynet har ingen mulighet til å kreve disse registrene oversendt. Registrerte data vil dermed gå tapt ved virksomhetens opphør. 7

8 1.3. Organiseringen av arbeidet En arbeidsgruppe bestående av representanter fra Arbeidstilsynet, Landsorganisasjonen i Norge (LO), Næringslivets hovedorganisasjon (NHO), Helse og omsorgsdepartementet (HOD), Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) og Petroleumstilsynet (PTIL) var invitert til å delta i arbeidet. Arbeidsgruppen ble ledet av Arbeidstilsynet (Elizabeth Ravn) og har hatt følgende sammensetning: Norsk industri (Vemund Digernes), Landsorganisasjonen i Norge (Wenche Thomsen og Ali Reza Tirna, Statens arbeidsmiljøinstitutt (Eva Løvseth og Arve Lie), Folkehelseinstituttet (Jan Alexander), Arbeidstilsynet (Tina M. Værnes, Marianne Melgård og Elizabeth Ravn). Petroleumstilsynet var invitert til å delta i arbeidsgruppen, men vurderte at de nasjonale myndighetsinteressene på dette området er ivaretatt av Arbeidstilsynet, og at det ikke er noen forhold på dette området som er spesielle for petroleumsvirksomheten og anså derfor at deltakelse i gruppen ikke var nødvendig. Det har vært avholdt 5 møter i arbeidsgruppen og øvrig samarbeid i gruppen har foregått per e-post. Etter forslag i gruppen ble Tom Grimsrud fra Kreftregisteret invitert for å orientere om forskningsperspektivet til informasjonen som ligger i registrene. Mari Hersoug Nedberg fra Datatilsynet ble invitert til et av møtene for å gi opplysninger om kravene til konsesjon for registerføring samt sider ved personvernloven som berører oppgaven. En kartlegging av bedriftshelsetjenestene ble utført hvor det blant annet ble spurt om praksis for registerføring, hvilke register de fører og hva bedriftshelsetjenesten og de arbeidsmedisinske avdelingene mener om forekomsten, kvaliteten og nytteverdien av slike registre. 8

9 2. Regelverk og praksis 2.1. Oversikt over regelverket med krav om føring av register Krav til føring av register over eksponerte arbeidstakere er regulert i arbeidsmiljøloven og flere tilhørende forskrifter. Arbeidsgiver har plikt til å drive et systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Det skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og ofte med støtte fra en bedriftshelsetjeneste. Ansvaret er hjemlet både i arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften. I vedlegg 1 er det laget en oversikt over pålagte registreringer innenfor Arbeidstilsynets tilsynsområde, krav til meldeplikt og overføring av registre Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven 5-1 sier at arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Registreringsplikten i arbeidsmiljøloven 5-1 bør sees i sammenheng med folketrygdloven 13. Der gis arbeidsgiver ansvar for å sende skademelding til NAV når en arbeidstaker blir påført en skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning, jf folketrygdloven 13-3 og To begreper med litt forskjellig betydning brukes ofte i forbindelse med sykdommer som har sammenheng med arbeid. Det mest omfattende av disse begrepene er arbeidsrelatert sykdom, som vanligvis brukes om sykdommer som helt eller delvis er forårsaket av arbeidsforhold, eller som blir forverret av arbeidsforhold. I følge Verdens helseorganisasjon (WHO) er arbeidsrelaterte sykdommer multifaktorielle, der arbeidsmiljø og arbeidsutførelse har en vesentlig betydning som årsak til sykdommen, sammen med andre faktorer (WHO, 1985). Når man har som mål å forebygge sykdom, er det viktig å inkludere, ikke bare de sykdommer som hovedsakelig er forårsaket av arbeidsforhold, men også de som bare delvis har sin årsak i arbeid og de som har andre årsaker, men som forverres i arbeidet. Forekomst av alle disse sykdommene vil påvirkes av forhold i arbeidet. Yrkessykdom er et snevrere begrep, og i Norge først og fremst et juridisk begrep, som brukes om sykdommer som likestilles med yrkesskade og gir rett til kompensasjon. Tradisjonelt har yrkessykdommer vært sykdommer som i hovedsak forårsakes av fysiske, kjemiske eller biologiske faktorer i arbeid, og som oftest har sykdommene vært definert ut fra én bestemt årsaksfaktor. Alle yrkessykdommer er inkludert i de arbeidsrelaterte sykdommer. Alle personskader som har sin årsak i arbeidet skal registreres av arbeidsgiver i henhold til arbeidsmiljøloven 5-1 uansett om det medfører sykefravær eller ikke. Påførte voldsskader og skader som skjer i trafikken skal også registreres. Det forutsettes at alle skader og sykdommer som arbeidstakere melder, blir tatt med i registeret. Meningen med registreringen er at alle skader, store og små, skal registreres for å se hvilke skader som kan føres tilbake til farlige forhold i arbeidet eller arbeidsmiljøet. Departementet har pekt på at helt bagatellmessige ting som skrubbsår og smårifter ikke bør registreres, jf. Ot.prp. nr 3( ). Har skaden sammenheng med tilløp til alvorlig ulykke, bør den imidlertid registreres. En del sykdommer opptrer akutt ved påvirkninger i arbeidsmiljøet, som for eksempel forgiftning. Slike tilfeller kan være av mer elle mindre alvorlige og av kortere eller lengre varighet. Arbeidsgiver bør registrere mest mulig av slike akutte sykdommer for å bringe klarhet i om de skyldes helsefarlige forhold på arbeidsplassen. Det er meningen at registret skal tjene som hjelpemiddel ved kartlegging av risikofaktorer på arbeidsplassen. 9

10 Når det gjelder mindre åpenbare skader, vil arbeidsgiver i stor grad være avhengig av at arbeidstakerne selv melder fra. Arbeidsgiver er derfor pålagt plikt til å melde dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen i henhold til arbeidsmiljøloven 2-3 bokstav e. Sykdommer og skader grunnet psykisk overbelastning skal også meldes NAV, og disse hører også inn under virksomhetens eget register. Det betyr at konkrete tidsbegrensede hendelser med en belastning som er usedvanlig i forhold til det som er normalt i vedkommendes arbeid, og som en antar kan føre til sykdom (sykefravær grunnet både fysisk og psykisk skadefølge), skal meldes NAV og registreres hos arbeidsgiver. Diagnosen posttraumatisk stresslidelse har gjentatte ganger gitt rett til yrkesskadedekning. Eksempler er: voldelig atferd fra klienter, også om arbeidstager ikke selv er blitt fysisk skadet, seksuell trakassering fra overordnet, alvorlige trusler og trakassering fra kolleger. Det å være vitne til en alvorlig arbeidsskade betyr følgelig en fare for alvorlige psykiske senskader som kan gi grunnlag for yrkesskadetrygd og det inkluderer for eksempel å være delaktig i en ulykkeshendelse i trafikken om en selv ikke kommer fysisk til skade. Arbeidsulykker der arbeidstakeren dør av skaden, eller blir alvorlig skadet, hører også naturlig til i virksomhetens register, jf. arbeidsmiljøloven 5-2 om arbeidsgivers varslingsplikt. Arbeidsmiljøloven 5-2 sier at hvis arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet ved en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks og på hurtigste måte varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Enhver lege som gjennom sitt arbeid får kunnskap om at arbeidstaker lider av en arbeidsrelatert sykdom som er likestilt med yrkesskade etter folketrygdloven 13-4, eller annen sykdom som legen antar skyldes arbeidstakers arbeidssituasjon, skal gi skriftlig melding om det til Arbeidstilsynet i henhold til arbeidsmiljøloven Forskrifter med krav om register Følgende forskrifter regulerer arbeidsgivers registreringsplikt av arbeidstakere: Vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) Vern av arbeidstakere mot farer ved arbeid med biologiske faktorer Forskrift om asbest Forskrift om arbeid med ioniserende stråling Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i forbindelse med bergarbeid Forskrift om arbeid av barn og unge Forskrift om arbeid av barn og unge vil ikke bli videre omtalt i denne rapporten da kravene til å føre register i denne forskriften kun berører arbeidsgivers plikt til å føre register av arbeidstakere som er under 18 år. I forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen 28 stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for at det føres register over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, samt arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Registeret skal bare inneholde opplysninger om navn, fødselsnummer, stilling og arbeidssted og opplysninger om hvilke farlige kjemiske stoffer arbeidstakeren eksponeres for, hvordan og i hvilke konsentrasjoner eksponeringen forekommer, og tidspunkt og varighet for eksponeringen. 10

11 Det følger av forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer 18 at arbeidsgiver skal føre register over arbeidstakere som er eller har vært eksponert for biologiske faktorer i smitterisikogruppe 3 og/eller 4. Registeret skal inneholde opplysninger om den type arbeid som er utført og om mulig den biologiske faktor arbeidstakerne har vært eksponert for. Registeret skal også inneholde opplysninger om eksponeringer i forbindelse med eventuelle ulykker og uhell. Etter forskrift om asbest skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakere som kan bli eksponert eller har vært eksponert for asbeststøv i arbeid, gjennomgår egnet helseundersøkelse av lunger og luftveier. Videre stilles det i 21 krav til at arbeidsgiver fører register over arbeidstakere som skal gjennomgå helseundersøkelse. Registeret skal inneholde opplysninger om navn, fødselsdato, stilling, dato for tilsetting, arbeidets art og varighet, samt den eksponeringen arbeidstakerne utsettes for. Registeret skal videre inneholde opplysninger om dato for helseundersøkelse og navn på legen som gjennomførte undersøkelsen. Forskrift om arbeid med ioniserende stråling 12 viser til at arbeidsgiver skal føre arbeidstakerregister over personer som arbeider med ioniserende stråling med opplysninger om navn, adresse, personnummer, nåværende arbeid, tilsettingstid og individuelt målte stråledoser. I henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø ved bergverk 48 skal arbeidsgiver sørge for at det føres et register over de arbeidstakerne som er utsatt for helsefarlige stoffer. Registeret skal kun inneholde opplysninger om navn, alder, stilling, arbeidsplass, arbeidets art og eksponeringens art, grad og varighet. For alle forskriftene gjelder at registeret skal være tilgjengelig for bedriftshelsetjeneste, verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og andre personer med særlig oppgave å ivareta sikkerhet og helse på arbeidsplassen, og Arbeidstilsynet. Den enkelte arbeidstaker skal vite om han eller hun er oppført i registeret, og skal ha adgang til egne opplysninger. Som det fremgår av forskriftenes tekst, brukes det ulike beskrivelse på omfanget av registreringsplikten med hensyn på eksponering. Begreper som brukes er: er eksponert for i henhold til risikovurderingen, som arbeider med, som kan bli eksponert for, eller har vært eksponert for, som er utsatt for. Dette forholdet drøftes nærmere i kapittel Oppbevaringstid Med unntak av forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer der registeret skal oppbevares i minst 10 år eller 40 år i bestemte tilfeller, er kravet i de øvrige forskriftene at registrene skal oppbevares i minst 60 år etter at eksponeringen er opphørt (register over eksponeringer av kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, bly og blyforbindelser, ioniserende stråling og asbest og bergverk). Bakgrunnen til den lange oppbevaringstiden er at helseskader som følge av de ulike eksponeringene kan opptre flere år etter eksponeringen. Denne typen registre skal i utgangspunktet oppbevares i/av bedriften. Ved opphør av virksomheten, skal de forskriftsfestede registrene overføres til, eller stilles til rådighet for Arbeidstilsynet. 11

12 2.2. Lovverket om oppbevaring av helsejournaler Alle bedriftshelsetjenester (BHT) har plikt til å føre pasientjournal, ref. Lov om helsepersonell og Pasientjournalforskriften. Krav til oppbevaring av pasientjournalen er regulert i Pasientjournalforskriften 14 og 15. Det vises også til kommentarene til 15, tredje og fjerde ledd. I følge 14 skal journalen i utgangspunktet oppbevares så lenge det av helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Avlevering, deponering eller sletting bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring evt. lengre tid hvis annet lovverk tilsier det (eks. 21 i asbestforskriften). I omtalen av arbeidsgivers plikt til å ha eksponeringsregistre for visse eksponeringer står det at oppbevaringstiden for pasientjournalen bør være den samme som for arbeidsgivers eksponeringsregister, som for eksempelvis for asbest er 60 år. Ved bytting av BHT eller nedleggelse av BHT kan ifølge 15, 3. og 4. ledd journalen overføres til ny BHT. Den enkelte pasient kan imidlertid motsette seg slik overføring eller kreve sin journal overført til et annet bestemt helsepersonell / annen bestemt virksomhet. Pasienten skal gjøres kjent med sin rett dersom det er praktisk mulig. Det er vanlig at journalene overleveres for oppbevaring hos Fylkesmannen som etter 10 år enten tilintetgjør journalene eller overfører dem til offentlig arkivdepot for videre oppbevaring. Pasientjournalforskriften 14 (Krav til oppbevaring og oppbevaringstid) Pasientjournaler skal oppbevares slik at de ikke kommer til skade eller blir ødelagt, og at uvedkommende ikke får adgang til dem. Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen. Journaler i offentlig virksomhet kommer inn under bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot. Journaler i privat virksomhet kan avleveres til et offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon. Pasientjournalforskriften 15 (Overføring av journal, opphør av virksomhet mv.) Ved skifte av fastlege kan pasienten kreve at pasientjournalen overføres til den nye fastlegen. Tilsvarende gjelder ved skifte av annet helsepersonell. Ved overdragelse eller opphør av virksomhet kan virksomhetens ledelse beslutte at pasientjournalene skal overføres til en annen virksomhet. Den enkelte pasient kan motsette seg slik overføring eller kreve sin journal overført til et annet bestemt helsepersonell eller til en annen bestemt virksomhet. Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, og virksomheten ikke selv kan ta vare på dem, kan de avleveres til offentlig arkivdepot, deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon, eller leveres til fylkesmannen. Journaler som leveres til Fylkesmannen oppbevares i 10 år, og journalene kan deretter tilintetgjøres etter samråd med Riksarkivaren eller avleveres til offentlig arkivdepot. For journal i offentlig virksomhet gjelder regler om overføring av arkiv og avlevering av arkiv i arkivforskriften 3-22, 3-23 og

13 Til 15: tredje ledd: Det er ikke uvanlig at helsepersonell overdrar virksomheten til annet helsepersonell og i den sammenheng overfører pasientjournalarkivet til kjøperen, eller ved nedleggelse av virksomheten overfører journalarkivet til annet helsepersonell som ønsker pasientgrunnlag. De pasientene det er praktisk mulig å nå, skal da orienteres om overdragelsen/opphøret og om at deres journal vil bli overført med mindre de motsetter seg det. Det skal også opplyses at pasienten kan kreve at journalen i stedet overføres til et annet helsepersonell. Etter tredje ledd kreves således ikke eksplisitt samtykke for overføring, men pasienten har rett til å motsette seg overføringen og skal om mulig være varslet. For offentlige arkiver vises til arkivforskriften 3-22 og 3-23 om overføring av arkiv, jf fjerde ledd: Pasientjournaler må i utgangspunktet oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem, se 14 andre ledd og merknadene til 14. Ved uforutsett opphør som ved dødsfall eller akutt alvorlig sykdom som gjør helsepersonellet ute av stand til å avvikle virksomheten må pårørende eller eventuelt dødsboet/skifteretten sørge for at journaler blir overført til annen virksomhet eller blir avlevert til offentlig arkivdepot eller deponert hos annen oppbevaringsinstitusjon, eventuelt levert til Fylkesmannen for oppbevaring. Det samme gjelder bobestyrer dersom virksomheten går konkurs. Ordningen med oppbevaring hos Fylkesmannen i 10 år videreføres fra tidligere forskrift av 17. mars 1989 nr. 277 om legers og helseinstitusjonens journal for pasient. Når Fylkesmannen har oppbevart journalene i 10 år kan journalene etter samråd med Riksarkivaren enten tilintetgjøres eller overføres til offentlig arkivdepot for videre oppbevaring Norsk helsearkiv Gjennom behandling av statsbudsjettet for 2010 (på bakgrunn av NOU 2006:5) ble det bestemt at det skulle etableres et nasjonalt helsearkiv med formål å sikre forsvarlig oppbevaring og tilgjengeliggjøring av eldre, bevaringsverdige pasientarkiv fra spesialisthelsetjenesten. Bakgrunnen for avgjørelsen om å etablere et nasjonalt helsearkiv er de store mengdene med pasientjournaler og annen pasientdokumentasjon som har samlet seg opp i spesialisthelsetjenesten opp gjennom årene. Direktoratet for arbeidstilsynet viser til sin høringsuttalelse i forbindelse med forslag til etablering av Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret om at det er fordelaktig at journaler fra de nå offentlig godkjente bedriftshelsetjenester faller inn under samme ordning som journaler fra spesialisthelsetjenesten. Bakgrunn for dette er at en del av opplysningene i journalene kan ha lovfestede krav til lang oppbevaringstid (inntil 60 år) begrunnet i arbeidsrelatert sykdom med meget lang latenstid Dokumentasjon som virksomhetene og bedriftshelsetjenestene skal ha En rekke forskrifter stiller krav til at arbeidsgiver fører registre over arbeidstakere som er utsatt for visse helsefarlige eksponeringer, herunder eksponering for ioniserende stråling, kreftfremkallende - og arvestoffskadelige stoffer, biologiske faktorer i klasse 3 og 4, bly, asbest og bergarbeid. I tillegg skal det føres register over arbeidsulykker og arbeidsrelatert sykdom. Bedriftshelsetjenesten (BHT) skal bl.a. bistå arbeidsgiver i å følge opp ansatte med særskilte eksponeringer med helsekontroll og har derfor særskilt kjennskap til i hvilken grad det finnes eksponeringsregistre i virksomhetene. 13

14 BHT har plikt til å føre pasientjournal (Lov om helsepersonell og Pasientjournalforskriften). Det er vanlig å angi eksponeringsopplysninger i pasientjournalen. I tilegg fører BHT ofte bedriftsjournal hvor opplysninger om møter, yrkeshygieniske målinger og andre opplysninger som ikke er relatert til individer føres. Arbeidsgruppen gjennomførte en undersøkelse vedrørende BHT sin oppfatning om registerføring over eksponeringer, skader og sykdommer i deres kundevirksomhet (vedlegg 2). Bare litt over halvparten av virksomhetene som ble spurt (totalt 176 svar) har slike lovpålagte registre og kvaliteten på dem varierer en god del. Situasjonen er trolig bedre i store enn i små virksomheter. Egenordninger er noe mer involvert i registerføringen enn fellesordninger. BHT mener at det er nyttig å ha slike registre fordi de gir et godt grunnlag for risikovurdering og målrettet helseovervåking. De arbeidsmedisinske avdelingene i Norge ble spurt om nytteverdien av slike registre. De opplyser at de sjelden bruker slike registre fordi eksponeringsopplysningene er for mangelfulle til å kunne brukes i arbeidsmedisinske utredninger. En har også erfaring med at der register av god kvalitet finnes, blir det brukt med stor nytteverdi. Opplysninger i pasientjournaler fra BHT er viktigere fordi de gir bedre og mer utfyllende informasjon om eksponeringen for den enkelte arbeidstaker. 14

15 2.4. Fortolkning av begrepet er eksponert i kjemikalieforskriften 28 Arbeidsgiver skal sørge for at det føres register over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Arbeidsgruppen forstår mandatet slik at det er ønskelig med en avklaring av når registerplikten etter forskrift av 30. april 2001 nr. 443 om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 28 om register inntrer. På bakgrunn av dette er det foretatt en fortolkning av begrepet er eksponert av Lovavdelingen i Arbeidstilsynet. Begrepet "er eksponert" kan imidlertid tolkes som at de som bruker personlig verneutstyr (for ikke å bli eksponert) ikke skal inngå i registeret. I arbeidet med spørsmålet om når registerplikten inntrer har vi funnet det hensiktsmessig både å se hen til arbeidsmiljølovens forarbeid, formålet med og ordlyden i kjemikalieforskriften 28 om register, 6 om risikovurdering samt 7 om tiltak. Registerpliktens hjemmelsgrunnlag Kjemikalieforskriften er hjemlet i lov av 4. februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø og gjennomfører EØS-avtalen vedlegg II kapittel XV og XVIII (direktivene 98/24/EF, 90/394/EØF, 97/42/EF og 99/38/EF, samt 2003/53/EF). Forpliktelsene etter direktiv 2004/37/EF er dermed oppfylt da direktivet er en konsolidering, det vil si sammenskriving, av direktiv 90/394/EØF med endringer i direktiv 97/42/EF og 99/38/EF. I kjemikalieforskriften 28 første ledd stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for at det føres register over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Kjemikalieforskriften 4 definerer både hva som menes med kreftfremkallende - og arvestoffskadelige kjemikalier. Risikovurderingen etter kjemikalieforskriften 6 Det er arbeidsgivers egen risikovurdering som skal ligge til grunn for å avgjøre når registerplikten inntrer og registerets omfang. Risikovurderingen reguleres av kjemikalieforskriftens 6 hvor det framgår at arbeidsgiver skal kartlegge og dokumentere forekomsten av kjemikalier og vurdere enhver risiko for arbeidstakernes helse og sikkerhet forbundet med disse. I risikovurderingen er det flere momenter det skal tas særlig hensyn til, blant annet vil opplysninger om eksponeringens nivå, hyppighet og varighet være en viktig del av grunnlaget for denne vurderingen. Tiltak etter kjemikalieforskriften 7 På bakgrunn av de helse- og sikkerhetsrisikoer som fremkommer av risikovurderingen plikter arbeidsgiver å iverksette nødvendige tiltak. Dette framkommer av kjemikalieforskriften 7. Arbeidsgiver skal etter denne bestemmelsen gjennom en rekke opplistede tiltak, blant annet sørge for at helse- og sikkerhetsrisiko som er forårsaket av farlige kjemikalier fjernes eller reduseres til et fullt forsvarlig nivå. Videre framgår det at dersom de opplistede tiltakene, som for eksempel å begrense eksponerings nivå og varighet til et minimum, ikke er tilstrekkelige, skal arbeidsgiver iverksette andre spesifiserte tiltak. Disse tiltakene er opplistet i en prioritert rekkefølge, jf. kjemikalieforskriften 7 punkt 2. I ytterste konsekvens, når eksponering ikke kan unngås på andre måter, medfører dette bruk av personlig verneutstyr, jf. kjemikalieforskriften 7 første ledd punkt 2 bokstav c). 15

16 Terskelen for når registerplikten inntrer Det kan nevnes at det av kjemikalieforskriften 23 framgår at det kun er de arbeidstakerne som skal utføre arbeid, herunder renhold og reparasjoner, som skal få adgang til de arbeidslokalene hvor arbeidstakere kan bli eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier. Utgangspunktet i vurderingen av når registerplikten inntrer kan derfor tenkes å være at alle disse arbeidstakerne skal registerføres, da de kan bli eksponert. Dette vil imidlertid ikke være i samsvar med ordlyden i kjemikalieforskriften 28 som medfører at registerplikt kun inntreffer når en arbeidstaker er eksponert. Utgangspunktet for vurderingen av om den enkelte arbeidstaker skal registerføres må alltid være om han/hun faktisk er eksponert i henhold til risikovurderingen, uavhengig av hvilket arbeid som utføres og hvilke arbeidslokaler arbeidstaker i utgangspunktet har adgang til. Når risikovurderingen viser at helse- og sikkerhetsrisiko som er forårsaket av farlige kjemikalier ikke kan anses som fjernet, til tross for at det settes i verk tiltak etter kjemikalieforskriften 7, vil arbeidstakerne etter ordlyden i kjemikalieforskriften 28 måtte betraktes som eksponert, med den følge at registerplikten i utgangspunktet inntrer. I disse tilfellene kan det uansett hende at helse- og sikkerhetsrisiko som er forårsaket av eksponeringen anses å være på et fullt forsvarlig nivå etter kjemikalieforskriften 7. Dette kan være tilfellet der arbeidstakeren for eksempel er tildelt personlig verneutstyr. Spørsmålet blir dermed om arbeidsgivers registreringsplikt inntrer uavhengig av eksponeringens omfang, så lenge det faktisk skjer en eksponering. Departementet har i forarbeidene til arbeidsmiljøloven av 1977, som anses anvendelige også i forhold til kjemikalieforskriften som ble gitt med hjemmel i denne, pekt på at det ikke er nok å redusere enkelte arbeidsbelastninger ned til et visst nivå. Rettesnoren for det forebyggende helsearbeidet må være å få redusert alle de påkjenninger og belastninger som gjør seg gjeldende i arbeidssituasjonen mest mulig. Departementet mener det er nødvendig å gi helsearbeidet en såpass vidtgående målsetting, sett ut fra de problemer og oppgaver man står ovenfor i dette arbeidet (Ot.prp. nr s. 30). Denne uttalelsen peker i retning av at terskelen for når registerplikten etter 28 inntrer, bør være lav og at plikten kan inntre selv om helse- og sikkerhetsrisiko anses redusert til et fullt forsvarlig nivå. Formålet med registeret taler også for at terskelen for når registerplikten inntrer bør være lav. Registeret skal være et nyttig verktøy både for arbeidsgiver, verne- og helsepersonale samt for arbeidstaker. Hovedhensikten med registeret er å gi arbeidsgiver og verne- og helsepersonell etc. oversikt over hvilke arbeidstakere som blir eksponert og i hvilket omfang dette skjer. Arbeidsgivers nytteeffekt av et slikt register i HMS -arbeidet kan påvirkes av hvor terskelen legges for når registerplikten inntrer. Dersom terskelen ligger for høyt kan det bli utfordrende å drive adekvat HMS -arbeid, samtidig som det også kan bli problematisk dersom registerplikten etter kjemikalieforskriften 28 inntrer uavhengig av eksponeringens omfang, da dette kan medføre at uhensiktsmessig mange arbeidstakere innlemmes i registeret. Videre er registeret også viktig for å kunne kartlegge tidligere eksponeringer dersom sykdom skulle oppstå, kartlegge sammenhenger mellom eksponering og sykdom (blant annet i epidemiologiske undersøkelser) samt bruke i risikovurderingen. Hensynet til den enkelte arbeidstakers mulighet for å kunne kartlegge sin eksponeringshistorikk i hele sin levetid, og eventuell sammenheng med sykdom, må veie svært tungt og taler for at begrepet er eksponert må tolkes vidt. Forholdet mellom begrepsbruk og ordlyd i kjemikalieforskriften og andre forskrifter med krav om registerføring I vurderingen av forståelse av begrepet er eksponert jf. kjemikalieforskriften 28 har arbeidsgruppen sett hen til ordlyden i de andre forskriftene som hjemler en registerplikt. Vi kan ikke se at det ligger nøyaktig samme forståelse av de ulike forskriftene til grunn da det benyttes noe ulike begreper i de forskjellige forskriftene. 16

17 Vi er av den oppfatning at begrepet er eksponert i kjemikalieforskriften 28 må forstås omtrent på samme måte som begrepet er utsatt for som benyttes i forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø ved bergverk 48. Vi er videre av den oppfatning at begrepet er eksponert i kjemikalieforskriften må forstås noe snevrere enn begrepet kan bli eksponert eller har vært eksponert som benyttes i forskrift om asbest 21 jf 19. Det samme gjelder begrepet som arbeider med som benyttes i forskrift om arbeid med ioniserende stråling 12. Arbeidsgruppen vurderinger Ved en vurdering av kjemikalieforskriften 28 er det hensiktsmessig og nødvendig å ha en praktisk tilnærming til problemstillingen, samtidig som hensynet bak regelverket medfører at terskelen for når registerplikten inntrer bør være lav. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at det ikke foreligger en registerplikt så lenge risikovurderingen viser at det ikke forekommer eksponering. Det samme gjelder der det er iverksatt nødvendige etterfølgende tiltak etter risikovurderingen, og disse medfører at helse- og sikkerhetsrisikoen som følge av eksponering anses som helt fjernet. Både forarbeidene til loven, formålet med registerplikten og ordlyden i kjemikalieforskriften 28 taler for at så lenge helse- og sikkerhetsrisikoen som følge av eksponering ikke anses som helt fjernet kan arbeidstakeren fortsatt være eksponert på et nivå som utløser registreringsplikt etter 28. Dette medfører at registerplikten også kan inntre i de tilfellene det er iverksatt tiltak som for eksempel tildelt personlig verneutstyr. jf. kjemikalieforskriften 7. Arbeidsgruppen vurderer det slik at det både er vanskelig og lite hensiktsmessig å angi i hvilke tilfeller registerplikten etter kjemikalieforskriften 28 utløses. Etter vårt syn må spørsmålet om når registerplikten etter 28 inntrer avhenge av en konkret helhetsvurdering, der det i hvert enkelt tilfelle foretas en vurdering av risikoen for helseskade for den enkelte arbeidstaker. I denne vurderingen må det blant annet tas hensyn til hvilken mengde, konsentrasjon hvor lenge/ofte arbeidstakeren blir eksponert og hvor farlig kjemikaliet er. I de tilfellene der det etter risikovurderingen iverksettes tiltak etter kjemikalieforskriften 7 må det også foretas en vurdering av om personlig verneutstyr er benyttet.. I denne vurderingen vil risikoen for, og omfanget av eksponering, til tross for tiltakene som er iverksatt være av relevans. LO og NHO poengterer at deres tolkning av begrepet er eksponert innebærer at registreringsplikt inntreffer selv om tiltak er på plass (for eksempel verneutstyr, avtrekk og lignende). Deres tolkning av begrepet tilsier at bare dersom tiltakene eliminerer risiko for eksponering gjelder ikke registreringsplikten. I kapittel følger utdypende begrunnelse fra LO og NHO Kommentar til fortolkning av begrepet er eksponert Vi mener at registreringsplikten har en føre var hensikt, idet den gir en mulighet for å etterprøve holdbarheten av dagens kunnskap og derved grunnlaget for gjeldende sikkerhetstiltak. Kjemikaliene det dreier seg om er ofte (også for asbest) beheftet med usikkerhet når det gjelder risiko ved lave eksponeringer. Registreringsplikten ved arbeid med asbest er tilstede, selv om tiltakene (tekniske tiltak/luftsluser, verneklær og verneutstyr) gir grunn for å anta at eksponeringen er tilnærmet lik null. Formuleringen som brukes er kan bli eksponert for, og den gjelder selv om forskriftens krav til eksponeringskontroll blir fulgt. 17

18 Rapportens forslag der det beskrives en registreringsplikt for enkeltpersoner basert på en reel risiko for helseskade, er neppe gjennomførbart; for det første vil resultatet av risikovurderinger variere fra bedrift til bedrift, for det andre vil eksponeringsforhold som gir risiko for en helseskade bety at arbeidsforholdene er uforsvarlige. En kan ikke forvente at bedrifter oppretter brukbare registre på det grunnlaget. Vi stiller også spørsmål ved om virksomheten i alle tilfeller vil ha kompetanse til i hvert enkelt tilfelle foreta en vurdering av risikoen for helseskade for den enkelte arbeidstaker, slik det fremkommer i rapporten. I stedet for å basere registreringsplikten på resultatet av risikovurderinger, kan det baseres på det som normalt kalles første trinn i en risikovurdering: Hvilke risikofaktorer finnes på arbeidsplassen? Vi foreslår derfor at en bruker formuleringen kan bli eksponert for som grunnlag for registreringsplikt. I en veiledning kan det gjøres rede for at spesifikke risikokontrollerende tiltak ikke fritar registreringsplikten. På den andre side kan en lukket prosess (jf. begrepet strictly controlled conditions i REACH) der mulig eksponering er minimalisert gi grunnlag for fritak Dagens praksis Arbeidstilsynets tilsynsaktivitet viser at mange arbeidsgivere ikke fører register slik regelverket pålegger. Kvaliteten på de registrerte data er ofte dårlig grunnet usikkerhet rundt tolkninger av regelverket vedrørende registerføring. Kun et fåtall registre blir oversendt Arbeidstilsynet ved virksomhetens opphør, avvikling, konkurs, fusjonering og lignende. Arbeidstilsynet har til nå mottatt 3 slike registre ved virksomheters opphør. Arbeidsgruppen er kjent med at det er satt i gang et arbeid i EU for at reproduksjonsskadelige stoffer også skal være inkludert i registreringsplikten. Det bør for øvrig nevnes at kravet om registerføring kom fra EUs regelverk og gjaldt ved bruk av kreftfremkallende stoff i kategori 1 og 2 (høypotente og middelspotente karsinogener). Ved innføring av direktivet tok Norge med kreftfremkallende stoff generelt, også kategori 3 (lavpotente karsinogener). Det samme gjelder for arvestoffskadelige stoffer, der Norge ved innføring av direktiv innførte arvestoffskadelige stoffer kategori M1, M2 og M3. Tall fra Arbeidstilsynets virksomhets og yrkesskaderegister (VYR) viser at siden 2009 har det i forbindelse med det nasjonale Bedre Kjemi prosjektet vært gitt 72 pålegg om føring av register over arbeidstakere i henhold til Kjemikalieforskriften. Av disse har 55 vært gitt ved tilsyn i laboratorier, både bedriftsinterne og på laboratorier ved universiteter og høgskoler. I følge innhentet informasjon fra arbeidsmedisinske avdelinger blir registrene i dag i liten grad brukt i arbeidsmedisinske utredninger. Dette skyldes blant annet at eksponeringsopplysningene er for mangelfulle til å kunne brukes i arbeidsmedisinske utredninger. En har også erfaring for at der register av god kvalitet finnes, blir det brukt med stor nytteverdi. Nærmere beskrivelse vedrøring bruk av registrene til arbeidsmedisinske utredninger er gjengitt i vedlegg 2. 18

19 Kilder til eksponeringsdata knyttet til eksponering for kjemikalier Egne målinger Innsamling og dokumentasjon av eksponeringer i arbeidslivet skjer vanligvis gjennom periodiske kartlegginger og risikovurderinger i arbeidsmiljøet, gjerne foretatt med bistand av virksomhetens bedriftshelsetjeneste. Hensikten med en kartlegging av det kjemiske arbeidsmiljøet er å identifisere forhold som kan føre til helseskader slik at skadene kan forebygges. I henhold til 15 i kjemikalieforskriften skal det gjennomføres regelmessige målinger av forurensninger i arbeidsatmosfæren der arbeidsgiver ikke kan dokumentere at forurensningen i arbeidsatmosfæren er på et fullt forsvarlig nivå. Eksponeringsopplysninger om alle eksponerte arbeidstakere er ønskelig, men det er i praksis ikke mulig. Derfor er det utarbeidet en strategi ved prøvetaking (best nr 450) på gruppering av arbeidstakere med antatt lik eksponering, såkalte homogene grupper. Målinger utført på arbeidstakere i en homogen gruppe, regnes som gyldig for alle medlemmer i gruppen. Opplysninger fra EXPO EXPO er en database over arbeidsrelaterte eksponeringsmålinger utført av laboratoriet på STAMI fra tidlig på 80-tallet. EXPO gir en god oversikt over nåværende eksponeringsnivå i norsk industri, samtidig som den gir et unikt historisk bilde av utvikling i yrkesrelatert eksponering på stoff, bransjeeller arbeidsoperasjonsnivå. I dag inneholder databasen måleresultater og annen relevant informasjon fra ca prøver som er tatt i ca 5600 virksomheter. Datamaterialet består hovedsakelig av kjemiske og biologiske luftmålinger (for eksempel målinger av støv og løsemidler) men også en mindre andel biologiske prøver (for eksempel måling av bly i blod og urin) og materialeprøver (for eksempel påvisning av asbest). STAMI har konsesjon fra Datatilsynet for at det kan registreres navn og fødselsdato slik at arbeidstakere i ettertid, eksempelvis i forbindelse med arbeidsmedisinske utredninger, kan be om å få utlevert eksponeringsdata knyttet til sine egne personlige eksponeringsmålinger. I gjennomsnitt får STAMI i underkant av 10 slike henvendelser i året. EXPO videreutvikles i til en nasjonal eksponeringsdatabase for arbeidsrelaterte målinger i luft. Målet er at alle virksomheter som utfører arbeidsrelaterte målinger selv skal registrere sine data. En lovhjemmel for registreringsplikt skal vurderes. Dette vil på sikt gi et langt mer dekkende datagrunnlag over eksponeringsnivåer på norske arbeidsplasser. På grunn av omfattende datasikkerhetsforordninger, vil personidentifiseringen i den nasjonale databasen utgå. Behovsmessig er dette begrunnet med at de foreliggende eksponeringsmålinger på enkeltpersoner ikke nødvendigvis er et representativt mål på den enkeltes eksponeringsnivåer over tid. Dette kan i noen grad kompenseres for ved at den enkelte ansatte vil kunne bli gitt mulighet for tilgang til eksponeringsmålinger fra for eksempel relevant yrkeskategori, arbeidsoperasjon, virksomhet, bransje og tidsrom som en selv, noe som faktisk vil kunne gi mer omfattende og trolig også mer representativ informasjon enn bare den enkeltes egne opplysninger. Beregnet eksponering Det er utviklet metoder for beregning av eksponering basert på opplysninger om bruksmåte (volum, temperatur, varighet, hyppighet) kjemikaliets fysiske egenskaper (pulver, pasta, væske, aerosol, gass) og risikokontrollerende tiltak (avtrekk, punktavsug, verneutstyr). Et utvalg av disse metodene er verifisert og er akseptert til bruk i forbindelse med kjemikalieregelverket REACH (felles registrering og regulering av nye og eksisterende kjemiske stoffer)og må finne sin praktiske anvendelse i samsvar med kjemikalieforskriften 19

20 Opplysninger fra sikkerhetsdatablad og eksponeringscenarier Leverandører av klassifiserte stoffer og stoffblandninger som inneholder disse stoffene skal forsyne mottakeren med et sikkerhetsdatablad. Et sikkerhetsdatablad er et følgeskriv som skal inneholde informasjon om farlige egenskaper og anbefalte vernetiltak ved bruk av farlige kjemikalier. Det skal være skrevet på norsk for stoffer og stoffblandninger som bringes i omsetning i Norge. Krav til format og innhold i et sikkerhetsdatablad er gitt i REACH artikkel 31 og i vedlegg II. I henhold til stoffkartotekforskriften 5 er det et krav om at arbeidsgiver skal opprette stoffkartotek for de stoffer som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten. Det er ikke krav om oppbevaringstid for sikkerhetsdatablad i stoffkartotekforskriften, men i veiledning til kjemikalieforskriften(vedlegg II) henvises det til at gamle utgåtte sikkerhetsdatablad bør arkiveres, fordi de kan være nyttige å ha dersom det senere blir oppdaget yrkesskader. I REACH stilles det et krav til at sikkerhetsdatablad skal oppbevares i 10 år etter at bruken av kjemikaliet har opphørt. For registrerte stoffer som er fremstilt eller importert i mengde 10 tonn eller mer per år skal ha vedlagt eksponeringsscenarier for identifisert bruk. Eksponeringsscenarier skal integreres i sikkerhetsdatablad og vil også innholde opplysninger om forventet eksponering ved angitt bruk, enten på bakgrunn av beregnet eksponering, eller på bakgrunn av målinger. Opplysninger om eksponeringsforhold som innsamles i forbindelse med forskningsprosjekter I forbindelse med forskningsprosjekter relatert til arbeidsmiljøet skjer det ofte målinger, vurderinger og registrering av ansattes eksponering. Forskningsdata som er relevant i denne sammenheng er informasjon om eksponering og helseutfall som virksomheten har behov for i henhold til arbeidsmiljølovens plikter om overvåkning av ansattes eksponeringer og helse. Resultater av forskningsprosjekter kan danne basis for risikovurderinger i virksomheten. De kan også få betydning for forebyggende tiltak i arbeidsmiljøet, videreføres i helseundersøkelser, samt få betydning for den enkelte arbeidstaker. Opplysninger i helsejournaler fra BHT En rekke forskrifter stiller krav til arbeidsgiver om føring av registre over arbeidstakere som er utsatt for visse helsefarlige eksponeringer. Oppføring i disse registrene er ofte knyttet til krav eller tilbud om helseovervåkning. Egnet helseundersøkelse skal kunne påvise sykdom eller helseeffekt forårsaket av de potensielt helsefarlige eksponeringer og gi grunnlag for forebyggende tiltak i virksomheten eller andre tiltak som kan redusere arbeidstakerens risiko for helseskade. Det er vanlig å angi eksponeringsopplysninger i pasientjournalen, men kvaliteten er varierende. Ut fra pasientjournalen kan det være mulig å hente ut underlag for type eksponering arbeidstakere har vært eksponert for i løpet av ansettelsestiden i bedriften virksomheters eksponeringsregistre. Opplysninger fra BHT- journaler blir ofte benyttet i pasientutredninger ved de arbeidsmedisinske avdelingene Praksis i de andre nordiske landene Som et ledd i utredningen er det utarbeidet en oversikt over hvordan registerføring av arbeidstakere som eksponeres for ulike arbeidsmiljøfaktorer er praktisert i de andre nordiske landene. Flere av kravene om føring av register er gjennomført som følge av implementering av ulike EU direktiv som gjelder for alle medlemslandene i EU. En henvendelse ble sendt til Sverige, Danmark, Finland og Island med forespørsel om registrering av eksponerings- og helsedata, krav om overføring av data til en sentral instans og oppbevaring av dataene. Resultat fra spørreundersøkelsen er presentert i tabell

21 1. Hvordan praktiseres kravet til at arbeidsgiver skal føre register over arbeidstakere som utsettes for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og bly? Kravet til registrering for arbeidstakere som utsettes for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og bly er henholdsvis vist i tabell 1 og 2. Tabell 1. Krav til registrering for arbeidstakere som utsettes for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier. LAND BESTEMMELSE HVA SKAL REGISTRERES OPPBEVARINGSTID KRAV OM OVERFØRING AV DATA Danmark Bekjentgjørelse nr Foranstaltninger til Arbeidsgiveren skal føre en ajourført liste over de ansatte, Opplysninger om den enkelte ansatte skal Ved opphør av virksomhet skal forebyggelse av som vurderes, jf. 14, å kunne oppbevares i 40 år etter at listen sendes det kreftrisiko ved arbeid være eller har vært utsatt for eksponeringen er opphørt. lokale arbeidstilsyn. med stoffer og risiko ved arbeid med disse materialer stoffer, materialer eller arbeidsprosesser, med Sverige Forskrift AFS 2005:17 - Hygieniske grenseverdier og tiltak mot luftforurensning Finland Lov om et register over de som i sitt yrke er eksponert for forbindelser og prosesser som kan medføre risiko for kreftsykdom ( /717) angivelse av påvirkningen Arbeidsgiveren skal føre et register over arbeidstakere som i arbeidssammenheng eksponeres for stoffer eller produkter som nevnt i 26, og der eksponeringen kan innebære helserisiko. Arbeidsgiveren skal føre en register over stoffer som benyttes og forekommer på arbeidsplassen, og som kan medføre risiko for utvikling av kreft, samt over produkter som inneholder slile stoffer og over arbeidstakere som i sitt arbeid eksponeres for stoffer i betydelig høyere grad en personer som i liten grad eksponeres for slike stoffer. Opplysninger om den enkelte ansatte skal oppbevares i 40 år etter at eksponeringen er opphørt. Opplysninger registrert skal oppbevares i 80 år fra siste registerføring. Det er ikke regelfestet hva som skjer med registre når de opphører eller går konkurs. Personer som i sitt yrke eksponeres for kreftfremkallende stoffer skal registreres i ASA registrert. 21

22 Tabell 2. LAND Danmark Sverige Finland Krav til registrering i de nordiske land som arbeider med bly og blyforbindelser. KOMMENTAR Ved arbeid med bly viser det danske regelverk til at nyansatte skal avgi en blodprøve for å konstatere blodets innhold av bly før man settet til arbeidsoppgaver som medfører eksponering for bly. Hvis blodprøven viser et blyinnhold på 40 µg Pb/100 ml blod skal den ansatte motta tilbud om helseundersøkelse. Helseundersøkelse skal gjennomføres av de ansatte en gang i året, såfremt kontrollmålinger viser resultater høyere enn 40 µg Pb/100 ml blod. Prøveresultatene oversendes arbeidsgiver og til virksomhetens sikkerhetsorganisasjon. Arbeidstaker har også tilgang til prøveresultatene. Arbeidsgiver er også pliktig å sende resultatene av blodprøvene med opplysning om arbeidsforhold til det regionale Arbejdstilsyn. Det henvises til forskrift AFS 1992:17 om bly. I henhold til i denne forskriften skal resultater av eksponeringsmålinger gjennomført av arbeidsatmosfære vedrørende bly rapporteres til Arbeidstilsynet. Helseundersøkelse skal gjennomføres i henhold til forskrift AFS 2005:6 om helseundersøkelser. Ansatte som har gjennomført helsekontroll skal registreres i henhold til 9 i denne forskrift. I tilegg gjelder 4 også ved registrering: 4 Arbeidsgiver skal uavhengig av risikovurdering i 3 tilbys helseundersøkelse ved arbeid som kan medføre eksponering for bly og kadmium i henhold til i denne forskrift. Bly er definert under kreftfremkallende stoffer og vil komme inn under kravet om registerføring og innsending av eksponeringsskjema til ASA registret. 2. Hvilke kategorier kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier inngår i kravene til registerføring? Er alle kategorier inkludert eller kun kategori 1 og 2? Krav til registerføring av ulike kategoriserte kjemikalier (kreftfremkallende og arvestoffskadelige) er vist i tabell 3. Tabell 3. LAND Krav til registerføring av ulike kategoriserte kjemikalier. KOMMENTAR Danmark Kravene til registerføring gjelder kreftfremkallende stoffer kategori 1,2 og 3, arvestoffskadelige kategori 1 og 2, samt noen få stoffer vurdert av IARC. Sverige Kravene til registerføring gjelder kreftfremkallende stoffer kategori 1 og 2, samt arvestoffskadelige stoffer kategori 1 og 2. Finland Ikke oppgitt 3. Hvilke andre eksponeringsforhold fører til krav om å føre register? Krav til hvilke andre eksponeringsforhold som gir krav om registerføring er vist i tabell 4. Tabell 4. Andre eksponeringsforhold som medfører krav om registerføring. LAND ASBEST BIOLOGISKE IONISERENDE STRÅLING FAKTORER Danmark Personer eksponert for asbest skal i henhold til bekjentgjørelse nr.1502 av 21. desember 2004 registreres i et register med angivelse av art og varighet av deres arbeid, samt den påvirkning av asbest dette kan medføre. Arbejdstilsynet og den undersøkende lege har tilgang til dette register. De ansatte har tilgang til egne opplysninger innført i registrert. I henhold til bekjentgjørelse nr 57 av 27. januar 2011 om biologiske agenser og arbeidsmiljø er det angitt i 9 at ved arbeid med biologiske agenser i klasse 3 og 4 har arbeidsgiver plikt til å føre register over arbeidstakere som er utsatt for denne type agenser. I henhold til bekjentgjørelse nr. 206 av 23. mars 1990 skal personer som arbeider med ioniserende stråling (personer som utsettes for en effektiv dose som overstiger 6 m Sv pr år eller en ekvivalent dose som ligger over 3/10 av de bestemte dosegrenser for øyelinse, hud og armer/ben) få tilbud om helseundersøkelse minst årlig (eventuelt hyppigere) hvis stråleforhold eller helsetilstand krever dette. 22

23 Registret skal oppbevares i minst 40 år etter at asbestpåvirkningen er opphørt. Ved virksomheters opphør skal registrert sendes til det regionale arbeidstilsyn. Opplysningene skal oppbevares i henholdsvis 10 og 40 år avhengig av påvirkningens karakter. Utførende lege skal oppbevare resultater av helseundersøkelse inntil personen er fylt 75 år, og i minst 30 år etter at eksponeringen opphørte. Sverige I henhold til AFS:2006:1 skal arbeidsgiver tilby helseundersøkelse før arbeidstakere skal jobbe med asbest. Arbeidsgiveren skal føre et eksponeringsregister over de arbeidstakerne som omfattes av bestemmelsene i første kapittel av denne forskrift. Opplysningene skal oppbevares i 40 år. Arbeidsgiver skal føre register over de arbeidstakere som kan eksponeres for biologiske agenser i klasse 3 og 4, samt kriteriene i bilag 2A. Registrert skal angi hvilke type arbeid som utføres og når det er mulig, hvilken smitte arbeidstakeren kan eksponeres for. Lege som utfører medisinsk kontroll skal ha tilgang til opplysningene i registret. Opplysningene skal oppbevares i 40 år fra den dag eksponeringen opphørte. Finland Ikke oppgitt Ikke oppgitt Ikke oppgitt Island Personer eksponert for asbest skal registreres i et register med angivelse av art og varighet av deres arbeid, samt den påvirkning av asbest dette kan medføre

24 4. Hvilke kriterier stilles til eksponeringsforholdene som utløser at en arbeidstaker føres inn i registret; hvilket eksponeringsnivå og om bruk av verneutstyr fritar for registrering? I tabell 5 er det angitt hvilke kriterier som utløser krav til registerføring. Tabell 5. LAND Danmark Sverige Finland Hvilke kriterier utløser krav til registerføring. KOMMENTAR For kreftfremkallende stoffer og materialer er det ikke fastsatt kriterier for når en arbeidstaker skal oppføres i arbeidsgiverens register. Arbeidsgiverens register er knyttet opp til utarbeidelse av virksomhetens arbeidsplassvurdering, hvor arbeidsgiver er pliktig til å foreta en vurdering av arbeidsmiljøet i virksomheten. Arbeidsgiver skal føre et register over arbeidstakere som i arbeid eksponeres for stoffer eller produkter gjengitt i 26 (AFS 2005:17), og der eksponeringen kan innebære risiko for uhelse. Risiko for uhelse er normalt når: -grenseverdi for kreftfremkallende stoffer overskrides - vilkår for tilstand for håndtering av A- og B emner ikke oppfylles - ventilasjon ikke er tilfredsstillende - informasjon om farlige kjemiske produkter er mangelfull - personlig verneutstyr for arbeidstilsynet ikke er tilstede, eller er utilstrekkelige - arbeidet ikke kan utføres med tilstrekkelig sikkerhet på grunn av manglende planlegging og arbeidsrutiner -arbeidstakere ikke følger gitte vern- og håndteringsinstruksjoner Arbeidsgiver er pliktig å gi informasjon om de grunnleggende forhold på arbeidsplassen og gi en oversikt over arbeidstakere som eksponeres for stoffer som kan medføre risiko for kreftsykdom. Disse opplysninger føres inn på ASA- blankett. Til ASA- registret registreres de arbeidstakere som det aktuelle året er eksponert en betydelig del av sin arbeidstild, dvs er eksponert minst 20 arbeidsdager for stoffer som kan medføre risiko for utvikling av kreft, eller arbeidstakere der eksponeringsmålinger har avdekket at eksponerng tilsier dette. Eksponeringen kan være kontinuerlig eller forekomme under flere arbeidsperioder. En betydelig engangseksponering, eks i forbindelse med ulykker skal også registreres. En arbeidstaker anses å være utsatt for eksponering i løpet av en betydelig del av arbeidsdagen om eksponeringen inntreffer minst 2-4 timer om dagen. Om kreftfremkallende produkter kun anvendes i lukket system og ingen eksponering avgis til rommet/arbeidsstedet trenger man ikke å registrere arbeidstakerne i registret. 5. Oppbevares dataene i disse registrene på virksomheten, bedriftshelsetjenesten eller på en sentral instans? Hvem har tilgang til registrene? I tabell 6 er det oppgitt hvem som oppbevarer data og hvem som har tilgang til denne type data Tabell 6. LAND Danmark Sverige Finland Oppbevaring og tilgang av registerdata. KOMMENTAR Kreftfremkallende stoffer, materialer og arbeidsprosesser Med hensyn til kreftfremkallende stoffer oppbevares register på virksomheten og sendes til det regionale arbeidstilsyn hvis virksomhet går konkurs eller avvikles. Tidligere har bedriftshelsetjenesten (BST) også oppbevart en del opplysninger, men BST eksisterer ikke lenger og Arbejdstilsynet har mottatt de opplysninger som BHT tidligere har oppbevart. Biologiske agenser Når det gjelder register over biologiske agenser skal dette oppbevares av virksomheten og sendes til Arbejdstilsynet hvis virksomheten går konkurs eller avvikles. Arbeidsgiver skal gi de ansatte og arbeidsmiljøorganisasjonen adgang til de opplysninger som ikke er personrelatert. Ansatte skal ha tilgang til egne opplysninger. Opplysningene oppbevares ute i den enkelte virksomhet. Arbeidsmiljøverket kan ved tilsyn etterspørre registerdata. I Finland er denne informasjon registrert i ASA registrert. Arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne og deres representatenr at en slik registerføring gjennomføres. 24

25 6. Ved opphør av en virksomhet er det plikt til å avgi dokumentasjon som ligger i registrene og helsejournalene til en instans. Hvilken instans mottar disse, hvordan oppbevares disse og hvor lett er det å få tilgang til disse dataene? I tabell 7 er det angitt hvordan de ulike land oppbevarer register/journaler ved opphør av virksomhet. Tabell 7. LAND Danmark Sverige Finland Oppbevaring av register/helsejournaler ved opphør av virksomhet. KOMMENTAR Opplysninger som arbeidstilsynet mottar oppbevares i Arbejdstilsynets arkiv på samme måte som arbeidstilsynets andre dokumenter av denne type. Ingen forskriftspliktig oppbevaring av data Data ligger i ASA register og vil oppbevares der i 80 år. 7. Hvilken erfaring har dere med at kravene til registerføring følges og hvordan er kvaliteten på registrene? I tabell 8 er erfaringer med hvordan kravene til registerføring følges, samt hvordan kvaliteten er på de førte registre gjengitt. Tabell 8. LAND Danmark Sverige Finland Krav til registerføring og datakvalitet. KOMMENTAR Dette har ikke Arbejdstilsynet per i dag noe kvalifisert svar på, da man ikke har foretatt en systematisk gjennomgang av registrene. Det kan samtidig tilføyes at det ikke foregår arbeid med biologiske agenser i klasse 4 i Danmark. Ikke oppgitt Registreringer hjelper arbeidsgiverne med å identifisere risiko for å unngå utvikling av kreftsykdom og andre helseskader i forbindelse med eksponering. Vurdering av eksponering skal medvirke til å forbedre arbeidsforholdene. 8. Hva brukes registrene til og hva anses er nytteverdien av å ha slike registre? I tabell 9 er det gjengitt hva de nordiske landene brukes registrene til og nytteverdien av disse. Tabell 9. LAND Danmark Sverige Finland Bruk av registre og nytteverdi av disse. KOMMENTAR Arbejdstilsynet bruker opplysninger fra registrene til behandling av konkrete saker. Det kan for eksempel være i forbindelse med saker fra Arbeidsskadestyrelsen om yrkeserstatning. Arbejdstilsynet har også helt konkret anvendt data i forbindelse med en historisk utredning av saker om kvikksølvforgiftning på Grindstedværket hvor man så på målinger av kvikksølv i blod, urin og luft og sammenholdt dem med Arbejdstilsynets reaksjoner på virksomhet i form av pålegg, veiledning mv. Arbeidsmiljøverket har ikke særskilt prioritert tilsyn vedrørende krav til registerføring, men det inntreffer at Arbeidsmiljøverket etterspør hvilke registreringer virksomhetene har gjort i forbindelse med håndtering av kreftfremkallende stoffer. Registeropplysningene bidrar til at arbeidstilsynet kjenner bedre til eksponeringsforholdene og gjør rådgivings og tilsynsvirksomhet mer effektiv og målrettet. 25

26 3. Overføring av registre til Arbeidstilsynet 3.1. Status på registre i dag Dagens praksis når Arbeidstilsynets blir oversendt registre er at en bekreftelse på at det er mottatt lagres i sak/arkiv- og dokumentbehandlingssystemet, ephorte. Selve registeret er personvernbeskyttet og lagres i fortrolig arkiv i det formatet det er tilsendt. Dette betyr at Arbeidstilsynet kun ved meldte behov går inn i registre og leter etter ønsket informasjon. Denne ordningen gir ikke tilgang til elektronisk søk i registrene. Arbeidstilsynet har per i dag mottatt 3 registre etter opphør av virksomhet. Arbeidstilsynet har gjennom tilsyn i Bedre Kjemi registrert 73 reaksjoner i virksomhets og yrkesskadearkiv (VYR) siden 2009 på manglende registerføring i henhold til 28 i kjemikalieforskriften. Undersøkelser foretatt ute i regionene viser at de virksomheter som har fremlagt register er større virksomheter. Informasjon fra tilsynsaktivitet viser at flere av de større virksomhetene har valgt å opprette et register for alle som har befatning med kreftfremkallende og arvestoffskadelige stoffer uavhengig om de blir eksponert eller ikke. Flere virksomheter oppgir også vanskeligheter med å gjennomføre risikovurdering ( 6 i kjemikalieforskriften ), og oppgir at dette er bakgrunn for at de ikke har opprettet et register. Denne informasjonen viser at det er et stort behov for veiledning i henhold til registerføring og risikovurdering. 26

27 4. Andre forhold 4.1. Registrerte opplysninger etter 5-1 Arbeidsgruppen skal vurdere behovet for å ivareta data/dokumentasjon om eksponering av arbeidstakere, registrerte ulykker/hendelser, journalopplysninger fra helseundersøkelser, mv. når virksomheter opphører, for eksempel ved konkurs, avvikling eller omorganisering. Også andre typer eksponeringer enn de som er knyttet til kjemikalier kan føre til sykdom eller skader som gjør det nødvendig å ivareta de opplysningene som virksomheten eller bedriftshelsetjenesten har knyttet til arbeidsforhold og den enkeltes helse. Det kan dreie seg om arbeidsrelaterte skader knyttet til for eksempel eksponering av fysiske, biologiske, mekaniske eller psykiske forhold. Også dokumentasjon knyttet til arbeidsskader og ulykker kan vise seg å ha betydning i forbindelse med at man på et senere tidspunkt oppdager arbeidsrelaterte lidelser eller lidelsene får et alvorligere forløp enn tidligere antatt. Oppbevaring av denne type data kan også være viktig for forskning og for kartlegging av forekomsten av arbeidsrelaterte skader og sykdommer. I arbeidsmiljøloven 5-1 stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Det fremkommer i Ot.prp. nr 3, at helt bagatellmessige ting som skrubbsår og smårifter ikke skal registreres. En skade som blir konstatert inntil ett år etter en arbeidsulykke/hendelse kan bli godkjent som en yrkesskade/yrkessykdom og registrerte opplysninger etter 5-1 eksempelvis opplysninger om når skaden skjedde, hvilket arbeid som ble utført da skaden skjedde, en beskrivelse av hendelsesforløpet, en beskrivelse av skaden og antatt årsak til hendelsen som førte til skaden) vil ha nytteverdi for arbeidstakeren. For å få rett til yrkesskadeerstatning ved sykdom som antas å ha sin årsak i arbeid, må melding til NAV være sendt innen ett år etter at medlemmet (av folketrygden) eller den meldepliktige er blitt klar over årsaken til sykdommen. Ved opphør/konkurs vil denne type registreringer forsvinne. Det bør derfor være krav til arbeidsgiver om at registreringer etter arbeidsmiljøloven 5-1 første ledd med en viss regelmessighet overføres til et nasjonalt register eller overføres til Arbeidstilsynet før virksomheten opphører. Det henvises til nærmere beskrivelse vedrørende opprettelse av et slikt nasjonalt register i punkt Nytteverdi av registre For at registrerte data senere skal ha en nytteverdi er både dataenes kvalitet av betydning og muligheten for at de lett kan gjenfinnes ved behov av stor betydning. Det er derfor viktig at det utarbeides felles kriterier for hva som skal registreres og hvordan det skal registreres. Det er også avgjørende at dataene er søkbar i hele levetiden for arbeidstaker. Dette kan være av stor relevans ved eventuelt utbetaling av forsikring i forbindelse med påvist yrkesskade eller sykdom som likestilles med yrkesskade. Det er svært relevant å oppbevare data lengre enn dagens krav (10 år eller så lenge det antas å være behov for journalopplysningen), da flere kreftformer som kan være arbeidsrelatert ofte blir diagnostisert mange tiår etter den skadelige påvirkningen. 27

28 Registre som virksomheter er pliktige til å føre i henhold til arbeidsmiljøloven 5-1 og etter flere forskrifter hjemlet i arbeidsmiljøloven har en nytteverdi for Arbeidstilsynet som ved tilsyn vil kunne etterspørre om bedriften arbeider systematisk med HMS og bruker registrene til forebyggende HMS - arbeid. For arbeidsgiver som er ansvarlig for at det gjennomføres helseundersøkelser i henhold til kjemikalieforskriften 29 og andre forskrifter, vil et slikt register være viktig ved bestilling av tjenester hos BHT. BHT mener at slike registre har nytteverdi i at de identifiserer personer som har behov for målrettet helseoppfølging med jevne intervaller. 28

29 5. Tiltak 5.1. Informasjon (veiledning/faktaside/nyhetsbrev) Krav til registrering av eksponerte Det er arbeidsgivers egen risikovurdering i henhold til 6 i kjemikalieforskriften som skal ligge til grunn for registerets omfang ( 28 i kjemikalieforskriften). Det er uansett hensiktsmessig og nødvendig å ha en praktisk tilnærming til problemstillingen, samtidig som hensynet bak regelverket medfører at terskelen for når registerplikten inntrer bør være lav. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at det ikke foreligger en registerplikt så lenge risikovurderingen viser at det ikke foreligger en eksponeringsrisiko. Det samme gjelder der det er iverksatt nødvendige etterfølgende tiltak etter risikovurderingen og disse medfører at risikoen for helseskadelig eksponering anses som helt fjernet. I Finland har personer som i sitt yrke eksponeres for kreftfremkallende kjemikalier vært lovpålgt å registrere denne type informasjon i ASA- registret siden Dette er et nasjonalt register der arbeidsgiver er pliktig å gi informasjon om de grunnleggende forhold på arbeidsplassen og gi en oversikt over arbeidstakere som eksponeres for stoffer som kan medføre risiko for kreftsykdom. Disse opplysninger føres inn på ASA- blankett. Til ASA- registrert registreres de arbeidstakere som det aktuelle året er eksponert minst 20 arbeidsdager for stoffer som kan medføre risiko for utvikling av kreft, eller arbeidstakere der eksponeringsmålinger (enten i form av målinger av arbeidsatmosfære eller biologisk prøvetaking) har avdekket forhøyet eksponering. Eksponeringen kan være kontinuerlig eller forekomme under flere arbeidsperioder. En betydelig engangseksponering, eksempelvis i forbindelse med ulykker skal også registreres. En arbeidstaker anses å være utsatt for eksponering en betydelig del av arbeidsdagen dersom eksponeringen har en varighet på 2-4 timer om dagen. Om kreftfremkallende produkter kun anvendes i lukket system og ingen eksponering avgis til rommet/arbeidsstedet trenger man ikke å registrere arbeidstakerne i registret. Arbeidsgruppen anbefaler at forståelsen av begrepet er eksponert utdypes i veiledning eller i kommentar til Kjemikalieforskriften. I tilegg til utdyping av begrepet er eksponert, anbefaler arbeidsgruppen at det utarbeides eget veiledningsmateriell fra Arbeidstilsynet. Dette kan gjøres i form av en faktaside eller annet veiledningsmateriell som utarbeides for å gi utdypende informasjon om registreringsplikten. Arbeidsgruppen har vurdert at de 5 eksponeringsklasser som omtales i ASAblankett for registrering av arbeidstakere som eksponeres for kreftfremkallende kjemikalier, kan være hensiktsmessig å benytte som eksempel for når arbeidstaker skal registreres i henhold til 28 i kjemikalieforskriften. Når det gjelder krav til registrering av eksponering i henhold til andre forskrifter anbefaler arbeidsgruppen at det utarbeides veiledningsmateriell fra Arbeidstilsynet for hvordan denne type data bør registreres Utarbeidelse av maler for registrering Arbeidsgruppen ser behovet for å utarbeide enhetlige maler for registrering av de ulike lovpålagte registerdata. Virksomheter som har eksponerte arbeidstakere som medfører registreringsplikt i henhold til ulike regelverk, kan i dag enten lagre sine opplysninger i virksomheten, ved en bedriftshelsetjeneste eller lignende. Det finnes også registreringstjenester som for eksempel ECO- online hvor eksponeringer systematisk kan registreres. Uklarheter i lovverket rundt hva som oppfattes som er eksponert må defineres av hver enkelt virksomhet, noe som gir ulike registreringsløsninger. 29

30 Ut fra spørreundersøkelsen som ble utført i bedriftshelsetjenestene, tyder det på at registreringen ofte er mangelfulle og at datakvaliteten er svært varierende og som en direkte følge av dette blir dataene i liten grad brukt. Ved utarbeidelse av enhetlige maler vil datakvaliteten av registrene være forbedret. Når det gjelder registrering i henhold til 28 i kjemikalieforskriften ser arbeidsgruppen at ASAblankett for registrering av eksponering av kreftfremkallende kjemikalier kan være egnet som mal for denne type registerdata. I henhold til registrering etter andre forskriftskrav og arbeidsmiljøloven 5-1 er det behov for videre utredning av hvordan denne type informasjon skal registreres på en enhetlig måte. Arbeidsgruppen ser for seg at ASA-blanketten kan tilpasses registerkravene for alle forskriftene Opprettelse av nasjonalt register for eksponering av helseskadelig agens i arbeidet Det norske systemet for registerføring, oppbevaring og overføring til Arbeidstilsynet ved opphør fungerer dårlig. For å få en samlet oversikt over dataene nasjonalt og for å sørge for at dataene ikke forsvinner, har arbeidsgruppen sett på muligheten til å opprette et nasjonalt register som skal benyttes av alle arbeidsgivere som ifølge regelverket pålegges å registrere eksponerte arbeidstakere. Å samle data om eksponerte arbeidstakere i et nasjonalt register vil først og fremst kunne løse problemet med at data forsvinner når virksomheter blir lagt ned. Samtidig vil det på sikt gi mulighet for at den enkelte arbeidstaker kan få tilgang til en samlet oversikt over registrerte eksponeringsforhold gjennom et helt arbeidsliv uavhengig av ansettelsesforhold. I tillegg vil hele datamaterialet kunne gjøres søkbart med tilgangsstyring av definerte uttrekk til bruk for eksempel tilsynsmyndigheter, verneombud, helsepersonell, forskning (for eksempel kobling mot kreftregisteret), person-/yrkesskadeutredinger og for overvåkning av arbeidsmiljøet. Oppbevaringstiden kan også styres. Det antas også at kvaliteten på datamaterialet vil økes betraktelig i forhold til dagens situasjon ved at registreringsløsningen gjøres entydige i forhold til hva som skal registreres i obligatoriske utfyllingsfelt. Altinn vil være en naturlig inngangsport til et nasjonalt register. I regjeringens handlingsplan Tid for nyskaping og produksjon (2008) står det: Altinn-portalen er myndighetenes løsning for innrapportering og dialog med næringslivet. Alle tjenester fra det offentlige til næringslivet skal gjøres tilgjengelig her. Målet er at næringslivet bare skal behøve å forholde seg til én nettportal for all rapportering og kommunikasjon med forvaltningen. Arbeidsgruppen har rettet en forespørsel til Altinn vedrørende muligheter og begrensninger med hensyn på å benytte Altinn-portalen som inngangsport i et eventuelt nasjonalt register over eksponerte arbeidstakere og for å få belyst viktige problemstillinger(vedlegg 3). Hva en arbeidstaker identifisert med personnummer er eksponert for defineres som opplysninger om helseforhold som er sensitive personopplysninger. På grunn av dette må data i Altinn krypteres for å oppnå et høyt nok sikkerhetsnivå. Dette medfører at registrerende virksomhet pr i dag ikke kan få tilgang til sine sensitive innrapporterte data i sitt arkiv i Altinn. Slik løsningen er i dag, er det kun den etat som drifter registeret som kan dekryptere dataene. Det vil være et krav til et nasjonalt register at virksomhetene som registrerer eksponerte arbeidstakere skal kunne ha tilgang til et systematisk register over egenregistrerte data med mulighet til å ta ut etterspurt data fra den enkelte ansatte, til verneombud eller BHT. Altinn opplyser imidlertid at det er gjort et forprosjekt mellom flere etater i regi av DIFI 1 som har sett på meldingskryptering i offentlig sektor til og fra sluttbruker men at de foreløpig ikke kan si noe om tidsperspektivet for en utvikling. Dette eller eventuelle andre løsninger er noe som må utredes nærmere dersom det skal opprettes et nasjonalt register med bruk av Altinn. 1 Difi-rapport 2010:17 Nasjonale felleskomponenter i offentlig sektor 30

31 I diskusjonen om opprettelse av et nasjonalt register for eksponerte arbeidstakere har man vurdert om dette kan inkluderes i den nasjonale eksponeringsdatabasen EXPO som er under utvikling (ref. andre avsnitt kapittel 2.4.1, Opplysninger fra EXPO). Når virksomhetene skal registrere sine eksponeringsmålinger skal det gjøres ved innlogging i Altinn hvor brukeren autentiseres og nye brukere for virksomheten kan autoriseres. Registrering av data i EXPO inkluderer mange ulike variabler (prøvetakingsmetode, tid, hva som måles, arbeidsoperasjon, om det er personbåren eller stasjonær prøvetaking osv) noe som krever et langt mer avansert registreringssystem enn innsendingstjenesten i Altinn kan tilby. Brukeren ledes via en såkalt lenketjeneste etter innloggingen i Altinn til EXPO som er plassert på en server på STAMI. EXPO- løsningen som er bygget på et laboratoriestyringssystem (LIMS) er utelukkende bygget for å håndtere registrering av eksponeringsmålinger. Brukeren får tilgang til eget arkiv over alle målinger registrert på virksomheten med mulighet til å ta ut ulike datauttrekk og rapporter. Det skal også tilrettelegges for å kunne sammenligne seg mot anonymiserte data fra egen bransje. Som nevnt i andre avsnitt i kapittel er personidentifiseringen fjernet fra registreringskrav i utvidelsen av EXPO til nasjonalt register. Dersom man gjeninnfører personidentifisering vil dette gjøre bruken av EXPO langt mer komplisert både med hensyn til innlogging (høyere sikkerhetsnivå), men aller mest med hensyn på bedriftens tilgang til egne data og bruk av dem (pga kryptering). Foruten de målinger som gjøres i forbindelse med å definere eksponeringsnivået for eksponerte arbeidstakere i arbeidsatmosfæren, er det ikke noen direkte fellesledd mellom EXPO- løsningen og registreringsdata som kreves i forbindelse med eksponerte arbeidstakere. Det er av overnevnte årsaker vurdert at EXPO ikke vil være dekkende for det behovet arbeidsgruppens mandat har til hensikt å løse. Det kan på et senere tidspunkt vurderes om Altinn kan finne løsninger for koblinger mellom datakilder (se vedlegg 3). I forbindelse med utviklingen av EXPO til et nasjonalt register, er det foreslått å utvikle en tilleggsmodul som den enkelte virksomhet kan benytte for lagring av opplysninger som er i tilknyttet eksponeringsmålingene, men som det ikke er registreringskrav for. Dette kan være loggfiler, personidentifisering eller lignende og en koblingsnøkkel vil kunne sammenkoble dette mot det som er registrert i EXPO. Modulen vil være en tilleggspakke som bedriftene selv bestemmer om de vil ta i bruk og all form for lagring og ytterligere tilrettelegging vil være den enkelte virksomhets ansvar. Det er vurdert om denne tilleggsmodulen kan utvides for et systematisk registreringssystem av eksponerte arbeidstakere. Fordelen med en slik løsning vil være at man i større grad kan legge føringer for standardiserte registreringskrav i løsningen og at eventuelle måleresultater i luft vil være direkte linket til eksponert arbeidstaker. Det vil imidlertid ikke være noen garanti for at virksomhetene benytter seg av tilleggsmodulen eller om de sørger for sikker lagring av datamaterialet. Det vil trolig heller ikke gi noen forbedring for oversendelse av datamaterialet til Arbeidstilsynet dersom bedriftene opphører. Arbeidsgruppens konkluderer at et nasjonalt register for eksponerte arbeidstakere løses ved at alle registerdata legges inn via innsendingstjenesten i Altinn med enhetlige skjema(maler) for registreringsplikter. Dette vil gjøre det enklere og mer enhetlig for virksomhetene å registrere, samtidig som det vil forenkle jobben til Arbeidstilsynet ved eventuelle tilsyn med registrene. Registret foreslås underlagt Arbeidstilsynet Tilsyn Arbeidsgruppen ser viktigheten av at Arbeidstilsynet gjennom sine tilsyn etterspør dokumentasjon på hvilken informasjon som registreres og etter hvilken bestemmelse registreringene gjøres etter ute i virksomhetene. Ved opprettelse av enhetlig mal for registrering av eksponering vil det forenkle Arbeidstilsynets tilsynsvirksomhet med hvordan virksomhetene fører denne type lovpålagte registre. Dette kan også gjøre det enklere for virksomhetene å bruke registerinformasjon i sitt systematiske HMS- arbeid. 31

32 5.3. Utredning Kartlegging av overføring av register fra konkursbo Ved opphør eller konkurs av virksomhet har ikke Arbeidstilsynet et pliktsubjekt å forholde seg til, og kan dermed ikke kreve oversendelse av register fra den opphørte virksomhet. Det ble i den sammenheng oversendt en henvendelse til Konkursrådet vedrørende bostyrers plikter og retningslinjer etter konkursloven 85. Som konklusjon i etterkant av denne brevvekslingen, viser Konkursrådet til at et sentralt prinsipp i gjeldende konkurslov er at det først og fremst er kreditorenes interesser som skal ivaretas gjennom bobehandlingen. Konkursrådet la derfor til grunn at det ikke kan innfortolkes en plikt for bostyrer i 85 første ledd til å sikre tilgang til eksponeringsdata om arbeidstakere etter at en bedrift har opphørt. Konkursrådet sa seg imidlertid villig til å føye til i huskelisten for bostyrer at Arbeidstilsynet skal varsles når konkursboet inneholder register eller eksponeringsdata samt at de gjorde en nyhetssak om dette. Arbeidsgruppens anbefaling vedrørende opprettelse av et nasjonalt register (se 5.1.3) vil gjøre at denne type informasjon tas vare på når virksomheter opphører Rutiner ved håndtering av pasientjournaler ved opphør av virksomhet/eventuelt opphør av BHT Arbeidsgruppen ser behovet for å se nærmere på hvilke rutiner som gjelder ved håndtering av pasientjournaler ved opphør av virksomhet, og ved opphør av BHT. I dag skal pasientjournaler i henhold til pasientjournalforskriften 14 og 15 oppbevares i minst 10 år hos BHT, eller så lenge som det antas å være bruk for dem. Arbeidstilsynet har på sin hjemmeside gjort det klart at journalene bør oppbevares like lenge som arbeidsgiver har plikt til å oppbevare eksponeringsregistre. Ved opphør av virksomhet vil journalene fortsatt bli tatt vare på av BHT. Ved opphør av BHT er det vanlig praksis at journalene overføres til Fylkesmannen. Se for øvrig kapittel Oppbevaring og tilgang til pasientjournaler Arbeidsgruppen mener at oppbevaring og tilgang til pasientjournaler i dag ikke gir tilgang til relevant informasjon og vil fremme et forslag om overføring av denne type pasientinformasjon til norsk helsearkiv for lettere identifisering av informasjon ved behov. Dette gjelder i all hovedsak pasientjournaler fra BHT. Arbeidsgruppen foreslår at det lages en ordning for overføring av BHT journaler på en slik måte at de er gjenfinnbare og kan komme til praktisk nytte ved behov. Etter at pasientjournalene er overført til Fylkesmannen er informasjonen i disse journalene vanskelig gjenfinnbar. Kravet for overføring av BHT journaler til eks. Norsk helsearkiv bør gjelde på lik linje med overføring av helsejournaler. BHT journalene bør også oppbevares i mer enn 10 år. Oppbevaringstiden anbefales utvidet til så lenge det antas å være behov for journalopplysningene ved utredning av mulig arbeidsrelatert sykdom. Bakgrunn for dette er at en del av opplysningene i journalene kan ha lovfestede krav til lang oppbevaringstid (inntil 60 år) begrunnet i arbeidsrelatert sykdom med meget lang latenstid. 32

33 Forslag til utredning vedrørende kravet til registrering av opplysninger iht. 5-1 i arbeidsmiljøloven Arbeidsgruppen har også sett på hva som skjer med registeret etter arbeidsmiljøloven 5-1 der arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Slik regelverket er i dag, er det ingen lovbestemmelse som sikrer at dette registeret overføres en myndighetsinstans ved opphør av virksomheten Arbeidsgruppen peker på at en løsning på dette er å opprette et nasjonalt register der arbeidsgiver fortløpende innsender data om arbeidstakere som utsettes for eksponering for ulike arbeidsmiljøfaktorer. Arbeidsgruppen har vurdert at det ikke er hjemmel i det eksisterende regelverk for at arbeidsgiver kan pålegges en slik plikt. Arbeidsgruppen ser det hensiktsmessig med en nærmere utredning i forbindelse med denne type krav om registerføring etter arbeidsmiljøloven 5.1. Det vil ved en slik utredning være relevant å utrede videre hvilke kriterier som skal legges til grunn for hva som skal rapporteres til et slikt register, og hva som faller utenfor, jf Ot.prp. nr 3 ( ). LO poengterer at det bør være krav til arbeidsgiver om at registreringer etter arbeidsmiljøloven 5-1 første ledd, med en viss regelmessighet, overføres til et nasjonalt register, subsidiært at registeret overføres til Arbeidstilsynet eller til et nasjonalt register før virksomheten opphører. Som vist i rapportens kapittel 3.1 har imidlertid ikke krav om overføring til Arbeidstilsynet av register ved virksomhetens opphør fungert tilfredsstillende Forslag om lov- og forskriftsendring Endring/tilføyelser til kjemikalieforskriften Arbeidsgruppen anbefaler at forståelsen av begrepet er eksponert utdypes i veiledning eller i kommentar til kjemikalieforskriften. Dette anbefales utdypet i 4 til kjemikalieforskriften. Det må tydeliggjøres at selv om arbeidstaker benytter personlig verneutstyr må arbeidsgiver foreta en vurdering av om arbeidstaker er eksponert og må føres inn i register etter kjemikalieforskriften Forslag om lovendring vedrørende EXPO Arbeidsgruppen for forprosjekt i EXPO la opp til en forskriftsfestet plikt til å innrapportere gjennomførte eksponeringsmålinger og foreslo at dette tas inn i forskriftsbestemmelsene som pålegger arbeidsgiver å foreta målinger, herunder 6 i kjemikalieforskriften om risikovurdering. Arbeidsgruppen anbefaler at denne endringen i kjemikalieforskriften gjennomføres og at registreringen av eksponeringsmålinger gjennomføres løpende. Det vil være av stor betydning å ha tilgang til alle relevante eksponeringsmålinger som gjennomføres ute i virksomhetene, i den grad disse foreligger, ved en eventuell utredning av arbeidsrelatert sykdom som følge av helseskadelig eksponering. 33

34 6. Økonomiske konsekvenser av forslag 6.1. Myndighetene Kostnaden for myndighetene er først og fremst knyttet til utvikling, etablering og drifting av et eventuelt nytt nasjonalt register, i tillegg til økte kostnader knyttet til tolkning av data, samt informasjons, veilednings og tilsynsaktivitet. Til sammenligning er det bevilget ca. 5 millioner til utvikling og drift av EXPO, men man antar at kostnaden vil være lavere enn dette basert på kompleksitet av den foreslåtte registerløsning. På den andre side vil forbedret innhenting av datagrunnlag kunne bidra til en mer effektiv benyttet ressurs hos tilsynsmyndighetene som følge av en mer kunnskapsbasert og målrettet tilsynsstrategi. Altinn tilbyr i hovedsak formidling av elektroniske skjemaer og autentisering av personer i forbindelse med tilgang til og oversendelse til myndighetene. Det må påberegnes årlige kostnader i forbindelse med bruk av Altinn avhengig av antall transaksjoner. Eksempel på transaksjonskostnader vil være i størrelsesordenen for > transaksjoner og ,- for mill transaksjoner. Like fullt forventes det at en eventuell opprettelse av et nytt nasjonalt register for håndtering av denne type registerdata vil føre til et betydelig besparingspotensial for samfunnet på sikt, blant annet bedre tilgang på disse dataene som eventuelt støtte ved utredning av arbeidsrelatert sykdom. Registeropplysningerne bidrar til at arbeidstilsynet kjenner bedre til eksponeringsforholdene og gjør rådgivings og tilsynsvirksomhet mer effektiv og målrettet. Arbeidsgruppen har ikke i detalj anslått økonomiske konsekvenser, da dette vil ha sammenheng med hvilken løsning som velges for opprettelse av et eventuelt nytt nasjonalt register Arbeidslivet De estimerte kostnader knyttet til innføring av de foreslåtte tiltak vurderes av arbeidsgruppen å være relativt begrenset omfang for den enkelte bedrift. De oppgaver som vil komme i tilegg til dagens rutiner vil være å rapportere dataene inn i systemet på elektronisk format. Det forventes at en tilpasning til dette systemet vil kunne fase ut andre rutiner knyttet til utfylling og oppbevaring av registerdata som den enkelte virksomhet allerede gjennomfører i dag som et ledd i sin lovpålagte og systematiske HMS arbeid. Uansett er det etter arbeidsgruppens syn belegg for å kunne hevde at disse estimerte utgifter vil være til inntekts erverv. Man vil få kostnadsfri tilgang til en database, hvor man vil kunne hente ut egne data og derved få tilgang til egne registerdata over tid. 34

35 7. Konklusjon 7.1. Opprettelse av nasjonalt eksponeringsregister Arbeidsgruppen anbefaler at det opprettes et nasjonalt register som skal benyttes av alle arbeidsgivere som ifølge regelverket pålegges å registrere arbeidstakere som utsettes for eksponering av helseskadelig agens i arbeidet. Å samle data om eksponerte arbeidstakere i et nasjonalt register vil først og fremst kunne løse problemet med at data forsvinner når virksomheter blir lagt ned. Samtidig vil det på sikt gi mulighet for at den enkelte arbeidstaker kan få tilgang til en samlet oversikt over registrerte eksponeringsforhold gjennom et helt arbeidsliv uavhengig av ansettelsesforhold. Arbeidsgruppens anbefaling er at registerdata legges inn via innsendingstjenesten i Altinn med enhetlige skjema. Arbeidsgruppen anbefaler også at man undersøker mulighetene for en best mulig samordning med eksponeringsdata som meldes til EXPO. Registret foreslås underlagt Arbeidstilsynet Oppbevaring og tilgang til pasientjournaler Arbeidsgruppen mener at oppbevaring og tilgang til pasientjournaler i dag ikke gir tilgang til relevant informasjon og vil fremme et forslag om overføring av denne type pasientinformasjon til Norsk helsearkiv for lettere identifisering av informasjon ved behov. Dette gjelder i all hovedsak pasientjournaler fra BHT Oppbevaringstid av pasientjournaler Arbeidsgruppen mener at det er behov for en oppbevaringstid ut over 10 år for pasientjournaler. I henhold til krav om oppbevaringstid for registerdata i flere forskrifter på minst 60 år etter at eksponeringen er opphørt(register over eksponeringer av kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, bly og blyforbindelser og asbest), anbefales oppbevaringstiden utvidet til så lenge det antas å være behov for journalopplysningene ved utredning av mulig yrkesrelatert sykdom (dvs. i minst 60 år) Registrering av opplysninger vedrørende 5-1 i arbeidsmiljøloven Arbeidsgruppen mener at det er behov for en nærmere utredning vedrørende registerdata som virksomhetene er pliktige å føre etter arbeidsmiljøloven 5-1. Slik regelverket er i dag, er det ingen lovbestemmelse som sikrer at dette registeret overføres en myndighetsinstans ved opphør av virksomheten. LO peker på at en løsning på dette er å opprette et nasjonalt register der arbeidsgiver fortløpende innsender data om arbeidstakere som utsettes for eksponering for ulike arbeidsmiljøfaktorer. Arbeidsgruppen har vurdert at det ikke er hjemmel i det eksisterende regelverk for at arbeidsgiver kan pålegges en slik plikt. Det vil i så fall være behov for en utredning i forbindelse med denne type krav. 35

36 7.5. Veiledning til registerplikt Arbeidsgruppen anbefaler at forståelsen av begrepet er eksponert utdypes i veiledning eller i kommentar til Kjemikalieforskriften. I dag er det store uklarheter ute i virksomhetene for når registreringsplikt inntrer i henhold til 28 i kjemikalieforskriften. Arbeidsgruppen anbefaler videre at det utarbeides veiledningsmateriell med nærmere konkretisering for når registreringsplikten inntreffer. Arbeidsgruppen mener det er hensiktsmessig og nødvendig å ha en praktisk tilnærming til når registreringsplikten inntrer, samtidig som hensynet bak regelverket medfører at terskelen for når registerplikten inntrer bør være lav. Arbeidsgruppen har vurdert at de 5 eksponeringsklasser som omtales i ASA- blankett for registrering av arbeidstakere som eksponeres for kreftfremkallende kjemikalier, kan være hensiktsmessig å benytte som eksempel for når arbeidstaker skal registreres i henhold til 28 i kjemikalieforskriften (se vedlegg 7) Konsesjon I henhold til kommentarene i kjemikalieforskriften 28 står det at man skal søke konsesjon for opprettelse av register. Datatilsynets påpeker at i følge deres regelverk medfører dette ikke riktighet og arbeidsgruppen anbefaler at dette må følges opp. 36

37 8. Vedlegg Vedlegg 1. Oversikt over pålagte registreringer på Arbeidstilsynets tilsynsområde, krav til meldeplikt, samt krav til overføring av registre. Bestemmelse Aml 5-1 første ledd Aml 5-3 første ledd 2 Folketrygdeloven Kjemikalieforskriften 28 Hva skal registreres/meldes/varsles? Alle personskader som er oppstått under utførelse av arbeid og sykdommer som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdet på arbeidsplassen Yrkessykdom som er likestilt med yrkesskade etter folketrygdloven 13-4 eller annen sykdom som legen antar skyldes arbeidstakerens arbeidssituasjon Skademelding innen et år når en arbeidstaker, elev, student eller lignende blir påført en skade eller sykdom som kan gi rett til yrkesskadedekning Arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser Hvem skal registrere, melde eller varsle? Arbeidsgiver skal registrere Legen skal melde. Arbeidsgiver, rektor eller lignende, evt. medlemmet selv skal melde. Kreftregisteret kan melde. Den skadde må selv framsette krav ( 22-13). Arbeidsgiver skal registrere. Oppbevaringstid - Krav om overføring av data - Lege skal gi skriftlig melding til Arbeidstilsynet og evt. NAV - Skademeldingen skal til NAV. AT og Ptil får kopi fra NAV Minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet Direktoratet for arbeidstilsynet Forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer 18 Arbeidstakere som er eller har vært eksponert for biologiske faktorer i smitterisikogruppe 3 og/eller 4 Arbeidsgiver skal registrere. Minst 10 år etter eksponeringen er opphørt eller 40 år i spesielle tilfeller Direktoratet for arbeidstilsynet Forskrift om asbest 21 Forskrift om arbeid med ioniserende stråling 12 Arbeidstakere som kan bli eller har vært eksponert for asbeststøv. ( 19) Personer som arbeider med ioniserende stråling Arbeidsgiver skal registrere. Arbeidsgiver skal registrere. Minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. Direktoratet for arbeidstilsynet - Direktoratet for arbeidstilsynet 2 Etter 5-3 tredje ledd kan departementet gi nærmere bestemmelser om omfanget og gjennomføringen av meldeplikten, herunder at den skal omfatte nærmere angitte sykdommer som kan antas å skyldes arbeidets art eller forholdene på arbeidsplassen 37

38 Bestemmelse Strålevernforskriften 32 og 33 Forskrift om HMS ved bergarbeid 48 Kjemikalieforskriften 6 Arbeidsgiver skal kartlegge og dokumentere. Foreslått utvidet til å også omfatte en registreringsplikt i EXPO for utførte eksponeringsmålinger Helsepersonell har plikt til å føre journal Helsepersonelloven 39 første ledd og 40 Forskrift om pasientjournal 8, 14 og 15 tredje ledd Hva skal registreres/meldes/varsles? Personlig stråleeksponering for arbeidstakere som arbeider innen kontrollert eller overvåket område. Arbeidstakere som er utsatt for helsefarlige stoffer Forekomst av kjemikalier Relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Jf 8 i forskriften Hvem skal registrere, melde eller varsle? Virksomheter som fastlegger stråleeksponering skal jevnlig og minst årlig rapporter inn avleste doser på individnivå. Arbeidsgiver skal registrere. Oppbevaringstid Persondoserapportene oppbevares i 60 år Minst 60 år etter at eksponeringen er avsluttet. - - Krav om overføring av data Jevnlig/årlig rapportering til Statens strålevern Direktoratet for arbeidstilsynet Ved overdragelse eller opphør av virksomheten kan pasientjournaler overføres til annen virksomhet, offentlig arkivdepot eller annen oppbevaringsinstitusjon eller fylkesmannen. Journaler som leveres til fylkesmannen oppbevares i 10 år og journalene kan deretter tilintetgjøres etter samråd med Riksarkivaren eller avleveres til offentlig arkivdepot Til det ikke lenger antas å bli bruk for dataene. Avlevering eller deponering skal ikke skje før det har gått minst 10 år etter siste innføring Til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dataene. Hvis ikke opplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivlov eller annen lovgivning, skal de slettes jf. Personopplysningsloven 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd skal ikke skje før det har gått minst 10 år etter siste innføring, ved opphør avleveres pasientjournaler til Fylkeslegen. Journaler i offentlig virksomhet kommer innunder bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelser om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot. Journaler i privat virksomhet kan avleveres til offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon. 4 Arbeidstilsynet skriver i sin omtale av eksponeringsregisterplikten: Helsejournal som den ansatte har på grunn av at han/hun er utsatt for de skadelige forholdene, bør oppbevares like lenge som registeret. 38

39 Vedlegg 2. Hva mener bedriftshelsetjenesten og de arbeidsmedisinske avdelingene om forekomsten, kvaliteten og nytteverdien av slike registre? Innledning Fagsekretariatet for bedriftshelsetjenesten ved Statens arbeidsmiljøinstitutt deltar i disse dager i Arbeidsgruppe for å utrede og foreslå hva som bør gjøres med dokumentasjon om arbeidstakeres eksponering / ulykker mv når virksomheten opphører. Virksomheter plikter i følge lovverket å føre register over arbeidstakere som er utsatt for ioniserende stråling, kreftfremkallende - og mutagene stoffer, biologiske faktorer i klasse 3 og 4, bly, asbest og HMS ved bergarbeid. I tillegg skal det føres register over arbeidsulykker og yrkesrelatert sykdom. Bakgrunnen for opprettelse av arbeidsgruppen er bekymring hos myndighetene og partene i arbeidslivet for at eksponeringsopplysninger går tapt når virksomheter opphører og at dette kan føre til at arbeidstakere kan miste rettigheter til erstatning for sykdom som følge av eksponeringen. Arbeidsgruppen ledes av Arbeidstilsynet. Bedriftshelsetjenesten (BHT) har ofte detaljerte eksponeringsopplysninger om ansatte i sitt journalsystem. De plikter også å følge opp ansatte med særskilte eksponeringer med helsekontroll og har derfor særskilt kjennskap til i hvilken grad det finnes eksponeringsregistre i virksomhetene. Mange BHT har dessuten til oppgave å føre eksponeringsregistre i henhold til lovgivningen som en del av samarbeidsavtalen mellom BHT og virksomheten. Dette gjelder nok i særlig grad egenordninger. Fagsekretariatet så derfor en mulighet til å bruke BHT som en viktig informasjonskilde til å si noe om hva BHT mener er dagens situasjon mht eksponeringsregistre og registre over ulykker og sykdommer. Metode Et spørreskjema ble utformet i samarbeid med Arbeidsgruppen. Synspunkter på spørsmålene ble også innhentet fra representanter fra Norsk arbeidsmedisinsk forening, Landsgruppe av bedriftssykepleiere, Norsk Yrkeshygienisk forening og Norsk Fysioterapiforbund, samt Landsgruppe for ergonomi. Spørreskjemaet ble sendt ut via web til samtlige av landets BHT via Arbeidstilsynets register over BHT som er godkjent, har fått godkjent plan eller som har søkt godkjenning. Undersøkelsen ble sendt ut og det ble sendt 2 påminnelser, 28.4 og 9.5. Undersøkelsen ble lukket I tillegg ble representanter for alle landets arbeidsmedisinske avdelinger kontaktet per telefon for å høre om virksomheters registre brukes i pasientutredninger og hva som er erfaringen med slike registre. Resultater Vi sendte ut spørreskjema til 261 BHT og fikk svar fra 176, dvs. en svarprosent på 67 prosent, noe som er ganske bra for denne typen undersøkelser. 25 prosent av svarene kom fra egenordninger, 75 prosent fra fellesordninger. 80 prosent av svarene kom fra leder av BHT. 70 prosent av svarene kom fra BHT med full godkjenning. 39

40 Eksponeringsregistre 85 prosent av BHT hadde virksomheter med registerplikt pga eksponering i sin kundeportefølje. Eksponering for asbest og registerpliktige stoffer i henhold til kjemikalieforskriften var de vanligste årsakene til registerplikt (figur 1). Det ble dessuten svart at man også førte register over andre eksponeringer som ikke er registerpliktige. Støy var den vanligste eksponeringen av ikke registerpliktige som ble angitt, etterfulgt av nattarbeid. Knapt 40 prosent av virksomhetene med registerplikt, førte registeret selv. Om lag 15 prosent av BHT gjorde det for dem. Det betyr at BHT svarer at bare drøyt halvparten av virksomhetene med registerplikt, har slike registre. Figur 1: Årsaker til eksponeringsregistre På spørsmål om kvaliteten på eksponeringsregistrene svarte bare 20 prosent at den var svært god. Resten svarte at den var mindre god, varierte sterkt eller at de ikke visste nok om det Figur 2(figur 2). Her finner man at egenordningene vurderes kvaliteten vesentlig bedre enn fellesordningene. Figur 2: Kvalitet av eksponeringsregistrene 40

41 Hele 62 prosent mente at nytteverdien av slike registre var stor. Her er det ikke noen forskjell mellom egenordninger og fellesordninger. I kommentarene til spørsmålet ble det anført at eksponeringsregistrene var til hjelp i risikovurderinger og i prioritering av HMS- arbeidet. Det ble også brukt til helseoppfølging. Det imidlertid også pekt på at registerføringen var mangelfull. Noen mente at registeret ble brukt i liten grad og kun ført fordi det var lovpålagt, og at det var ganske krevende å føre gode registre. Registre over yrkesskader og yrkesrelatert sykdom BHT mente at registre over yrkesskader og sykdommer er noe mangelfull. Om lag halvparten mente at mint halvparten av virksomhetene deres hadde slike registre(figur 3). Om lag 1 av 4 visste for lite til å kunne svare på spørsmålet. Her er det stor forskjell på egenordninger og fellesordninger, da egenordningen svarer at deres virksomheter stort sett har slike registre. Figur 3: Andel av virksomheter med registre over yrkesskader og sykdommer Også her var BHT involvert i registerføringen, men i de aller fleste tilfellene hadde virksomheten sitt eget register (figur 4). Egenordninger er mye mer involvert i registerføringen enn fellesordninger. Figur 4: Oppbevaring av register over yrkesskader og sykdom 41