Planlegging og prosessleiing

Transkript

1 Planlegging og prosessleiing Samplan Bergen 17. november 2014 Professor dr. Roar Amdam 1

2 DEL 1 Kvifor planlegging og prosessleiing Sentrale bodskapar Planlegging er systematisk hardt arbeid over tid. Prosjekt er alltid ein del av ein større utviklingsprosess. Planlegging er eit ypparleg reiskap for å drive utviklingsarbeid. Offentleg tilsette har ikkje berre ansvar for eiga eining men for heile samfunnet. Styring, planlegging og leiing bør derfor vere integrerte. 2

3 Prosjekt vs prosess Prosjekt er avgrensa i tid og omfang Prosessar er kontinuerlege og i prinsippet altomfattande Prosessleiing inneberer ofte å bruke prosjekt til å påverke kontinuerleg prosessar i ønska retning. Men prosessleiing inneber også å planlegge og leie delaktivitetar i eit prosjekt, td eit folkemøte, ein verkstad m.m. 3

4 Planlegging som utviklingsarbeid: Å kome herifrå 4

5 til hit er ikkje enkelt! Og skal du manøvrere trengst det meir enn ein hjelpemotor. 5

6 Sosial Berekraft og samfunnsplanlegging dimensjon: Individuallisering, svekka sosial kapital m.m. Samfunnsplanlegging: Styingsutfordringar Økonomisk dimensjon: globalisering, finanskrise m.m. Økologisk dimensjon: global oppvarming klimakrise m.m. 6

7 Kommunen som organisasjon Virksomheitsplanlegging Kommunestyre Formannskap Ordførar Økonnomi Planlegging Personal Administrasjonssjef Skule Kultur Helse- og sosial Teknisk Næring Skular mm Kulturhus mm Institusjonar mm Verksemder? 7

8 Kommunen som samfunn Samfunnsplanlegging Offentleg tilsette har eit stort samfunnsansvar Bygder Riksveg Senter/by Pendlingsomland Ferje 8

9 Styringssystem Borgarane, familien og sivilsamfunn Statsstyring/ government Folkevald metastyring Markedstyring/ koordinering Nettverkstyring/ partnerskap 9

10 GOS, NOS og NOF GOS NOS NOF Teorigrunnlag Politisk teori Økonomisk teori Demokratiteori Atferdsmodell Adm. menneske Øk. menneske Pol. menneske Idé om allmenne interesser Off. tjenestemenns lojalitet Politisk og lovfestet Aggregering av ind. interesser Strategisk rasjonalitet og mange tester Klienter og velgere Kunder Borgere Forvaltningens rolle Iverksette Styre Tjene Iverksetting Programmer Kontrakter Nettverk Sikring av ansvar Hierarkiet Markedet Mangesidig Adm. handlefrihet Begrenset Vid Vid men begrenset Organisering Byråkratisk Desentralisert Samarbeid Forvaltningsmenns motivasjon Lønn og goder, trygghet Nyskaping og liberalisme Tillit(sverv), bidra til samfunnet Kilde: Denhardt og Denhardt (PAR 2000, tabell 1) 10

11 Det evige dilemma: KONTROLL VERSUS FRIDOM GOS - Gamal offentleg styring basert på regelstyring, hierarki, samordning og stort fagleg skjønn, men blei oppfatta som klientifiserande og byråkratisk i negativ forstand (seindrektig) NOS/NPM med vekt på mål og resultatstyring, kundar og marknadstenking. Lover både fridom og kontroll, men vi har fått rigide kontrollregime, einingsegoisme, søking etter standardprosedyre og redusert faglig skjønn. NOF - Ny offentlig forvaltning er i utvikling. Vektlegg verdistyring, formål og levering av kvalitet. Føreset likeverd, borgardeltaking, samhandling, auka fagleg skjønn. 11

12 Todelinga av planlegginga Virksomheitsplanlegging Nasjon Fylke Samfunnsplanlegging Mellom nasjonar Interreg m.m. Mellom fylke Landsdelar m.m. Kommunar Mellom kommunar ABS-regionar Nærmiljø 12

13 Governancenettverk og partnerskap Samstyring/Styringsnettverk Frivillige lag og organisasjonar Næringsorganisasjonar Bedrifter Politi Bankar m.m. Andre FOLKEVALD KONTROLL RESSURSAR Gjensidig avhengigheit TILLIT PRODUKT OG RESULTAT Fylkeskommunen Fylkesmannen Kommunar Skular, universitet, forsking Departement og direktorat Sjukehus m.m. 13

14 14

15 Summeoppgåve Kva er motivasjonen til aktørar for å gå saman i partnerskap? I kva grad verkar reformene i offentleg sektor inn på motivasjonen? 15

16 Situasjon i området i forhold til andre Utfordringar Offentleg verksemd Regional kapabilitet Privat næringsliv Strategiar Tiltak Utfordring: -Interne -Eksterne Det sivile samfunnet 16

17 Definisjon av planlegging Instrumentell planlegging (samordning) Makt - Kunnskap Handling Kommunikativ planlegging (samhandling) Kunnskap Makt Handling 17

18 Ekspertdriven planlegging Den instrumentelle fornuften skaper klientar Årsak Forsking: Finne årsaker til verknader Objektiv kausalkunnskap Verknad Middel Ekspertmakt Planlegging: Finne middel som fremmar måla Mål 18

19 Krav til instrumentell planlegging Innsats, produkt og resultatmåling bygger på årsakssamanhengar og nyttemaksimering, det vil seie: Full oversikt over nosituasjonen Klare og eintydige mål er formulert Finne alle alternativ som oppfyller måla Finne alle konsekvensar av alle alternativ Velje det alternativ som har konsekvensar som best oppfyller måla Korrigerer i samsvar med resultatmålinga 19

20 Samarbeidsdriven planlegging - dialogmåten å arbeide på Den kommunikative fornuften inkluderer folk Kunnskap Strategiar Ny erkjenning Endra praksis Visjonar Handlingar 20

21 Krav til kommunikativ planlegging Bidreg til individuelle og kollektiv kapasitetsbygging i prosessar med maktlikevekt og begrunningsstvang, det vil seie: At alle viktige aktørar er representerte At dei er legitime representantar for dei som dei taler på vegne av At dei er kompetente og likeverdig i stand til å representere At dei er interesserte i å kome til sams forståing og semje med kvarandre At alle har same grad av innflytelse gjennom deltakinga At alle må kunne innrømme feil og skifte oppfatning i dei tilfella dei vert møtt med betre argument At alle antakingar og ytringar må kunne kritiserast og diskuterast At det ein seier til kvarandre (talehandlingar) er: sant, dvs. inneheld fullstendige fakta ekte i tydinga stå for det ein seier, ufalsk, påliteleg m.m. rett i høve til gjeldande normer, lover, reglar, planar m.m. forståelig 21

22 Tenke- dugnad 22

23 Deltakingsmodellen Deltaking Forventning Forplikting Innverknad Usikker samanheng: Sikker samanheng: 23

24 Ulike deltakarar i plan- og utviklingsarbeid Svakt deltakande Sterkt deltakande engasjement engasjement Låg forplikting Høg forplikting Observatøren Uviss Skjult konflikt? Medløparen Godtar Dominans, avhengigheit? Motstandaren Open konflikt Dominans, overkøyring? Pådrivaren Motivasjon Ingen konflikt (?) 24

25 Borgarkontroll Delegert makt Arnstein, S. R "A Ladder of Citizen Participation," Borgarmakt Partnerskap Plassering Konsultasjon Symbolsk makt Informasjon Terapi Manipulering Ikkje deltaking/avmakt 25

26 Grubleoppgåve I kva for situasjonar er kommunikativ planlegging eigna? I kva for situasjonar er instrumentell planlegging eigna? Korleis heng dei saman? 26

27 Behov for Jin og Jang tilnærming 27

28 Målet med empowerment er individuell og kollektiv kapasitetsbygging Tilrettelegging utenfra (eksogent) Individuell og kollektiv kapasitetsbygging Ressursmobilisering innenfra (endogent) 28

29 Planlegging (og politikk) handlar om makt i den politiske prosessen til å: Oppnå aksept og legitimitet for arbeidt Sette noko på den politiske dagsorden Organisere produksjonen Gjennomføre tiltak Evaluere og lære 29

30 Behov Sosial-økonomiske problem Resultat som fremming av verdiar (Impacts) Resultat som måloppnåing I (Outcomes) Mål Organisasjonar eller program Inntak (Input) Produksjon Produkt/ prestasjon (Output) Relevans Produktivitet Effektivitet Kvalitet - fremming av demokrati, berekraft m.m. 30

31 Planleggingas funksjonar Planlegging som rammesetting Planlegging som meiningsdannande kommunikativ praksis Planlegging som koordinering, samordning, samhandling Planlegging som programmering, gjennomføring 31

32 Variablar i plan- og utviklingsarbeid Legitimering Mobilisering Kunnskap Strategi Legitimering Mobilisering Kunnskap Strategi Visjon Visjon Legitimering Organisering Gjennomføring Organisering Organisering Læring Mobilisering Kunnskap Strategi Visjon Gjennomføring Læring Gjennomføring Læring på ulike nivå 32

33 Verktøy i plan- og utviklingsarbeid Institusjonell planlegging Strategisk planlegging Taktisk planlegging Operativ planlegging Årsmelding/evaluering 33

34 Former for legitimitet Former for planlegging Legitimitetstrappa Amdam, R. 2010: Kommuneplanleggingas institusjonelle legitimitet. Rettsleg legitimitet, arbeidet er i tråd med lov og regelverk. Institusjonell planlegging!? Normativ legitimitet, arbeidet er (verdimessig) akseptert. Strategisk? planlegging Kognitiv legitimitet, arbeidet er (fagleg/politisk) erkjent. Taktisk? planlegging Pragmatisk legitimitet, arbeidet er nyttig for meg/oss. E Eg må kome meg lengre EEE opp i trappa! Operativ planlegging!? 34

35 Del 2 Mobilisering, forankring og samarbeidsprosessar i plan- og utviklingsarbeid Det moderne samfunnet strir med at den instrumentelle logikken dominerer og fører til egoisme, klientifisering, fragmentering m.m. Den kommunikative rasjonaliteten kan fremme fellesskap, handlingskapasitet, heilskapstenking m.m. Det store spørsmålet er korleis kombinere dei i praksis og gjere den kommunikative overordna den instrumentelle logikken 35

36 Plansystemet - forenkla Først året i kommunstyreperioden: utarbeiding av planstrategi (plan for planog styringssystemet) Kvart fjerde år: kommunens samfunnsdel og arealdel Kvart år: kommunens handlingsprogram og økonomiplan med budsjett Kontinuerleg: reguleringsplanar, byggeplanar, vaktplanar, prosjekt og andre konkrete gjennomføringsplanar. Delplanar? 36

37 Det kommunale plansystemet Planstrategi Utviklingstrekk og utfordringar Visjon Strategiar for å nå visjonane Fireårig syklus Prosess- og resultatevaluering Prioritering og organisering Årleg syklus Kontinuerleg gjennomføring av tiltak og endringar Strategisk planlegging Taktisk planlegging Operativ planlegging Prosessplanlegging Prosjektplanlegging 37

38 38

39 Plansystem og dokument Plan for planlegginga:samfunn og organisasjon Langsiktig del: Samfunn Organisasjon Kortsiktig del: Samfunn Organisasjon Gjennomføring: Samfunn Organisasjon Årsmelding: Samfunn og organisasjon 39

40 Institusjonell planlegging Formål: Å oppnå aksept og legitimitet for arbeidt Gjeld utvikling og synleggjering av dei grunnleggande verdiane som gjennomsyrer og rettferdiggjer den planleggande eininga sin eksistens. Kjem mellom anna til syne i aksept utanfrå, i eigen misjon (eksistensgrunn) m.m. Plan for eiga planlegging (prosjektplan med eigar, styring, aktivitetar m.m.) Kommunale planar: Planstrategi og planprogram, formell behandling av planar m.m. for kommunen som samfunn og verksemd. 40

41 Legitimitet og institusjonell planlegging Utfordringar basert på våre erfaringar Kontinuerlege prosessar versus prosjekt Prosjekt som arbeidsform Ofte tilfeldig utgangspunkt Uklare mandat og forventingar For bindande framdriftsplanar Ulike arbeidsvilkår for deltakarane Dårleg forankring (i toppleiinga) Prosjektleiar, -sekretær, eller -koordinator Arbeidet fører ikkje fram til vedtak om avtalefesta samarbeid eller forpliktande planar Konfliktfylt møtet mellom politikk ovanfrå og nedanfrå 41

42 Strategisk planlegging Formål: Å sette noko på den politiske dagsorden Gjeld tilpassing av den planleggande eininga sine aktivitetar til omgivnaden og/eller påverking av denne. Kjem til syne i synet i tolkinga av utviklingstrekk og utfordringar, og i val av innsatsområde, målgruppa, utbyggingsmønster, mål- og retningslinjer for samfunnsutviklinga, for eiga verksemd, organisasjonsutvikling m.m. Kommunale plandokument: Kommuneplanens samfunnsdel/arealvisjon og virksomheitsplan(ar) 42

43 Mobilisering og strategisk planlegging Utfordringar basert på våre erfaringar Deltaking skaper erkjenning av situasjonen og aukar handlingskompetansen Strategisk planlegging kombinert med folkemøte med gruppearbeid (stormøte) skaper kollektiv vilje Stormøta kan bli oppfatta som konkurrent til det representative demokratiet Deltakarane har ulike tidshorisontar Kan arrangere mange små stormøte for å treffe bestemte målgrupper Bruke munn til munn metoden for å få med folk Kritisk overgang frå mobilisering til organisering 43

44 Taktisk planlegging, også kalla administrativ planlegging Formål: Å organisere produksjonen Gjeld den formelle organiseringa og styringa av ressursar i organisasjonar, partnarskapar og samfunn. Kjem til syne i koordinering, handlingsprogram, prioriteringar av nye prosjekt og aktivitetar, design av hierarki og stillingar m.m. Kommunale plandokument: Kommuneplanens arealdel, kommunale/regionale handlingsprogram for samfunnet, og økonomiplan, budsjett m.m. for verksemda 44

45 Organisering og taktisk planlegging Utfordringar basert på våre erfaringar Vanskeleg å få folk og organisasjonar til å forplikte seg Nødvendige ressursar er ikkje tilgjengelege før seinare Viktig å bruke eksisterande organisasjonar, men avtalefesta samarbeid er nødvendig Kan oppstå behov for nye organisasjonar som stiftelsar, aksjeselskap, prosjekt m.m. Samorganisering er som regel nødvendig Konfliktfylt møteplass for kommunikativ visjonskraft og instrumentell nyttemaksimering 45

46 Taktisk planlegging ein viktig arena for ulike logikkar Draumen Arena Visjonsmakt Handlingsmakt Realismen 46

47 Operativ planlegging Formål: Gjennomføre tiltak Gjeld den daglege verksemda i organisasjonar og prosjekt Kjem til syne i alle gjennomføringsplanar (prosjekt) og den dagleg drifta m.m. Kommunale plandokument: Områdereguleringsplanar, detaljereguleringsplanar, utbyggingskontraktar for samfunnet, og årsbudsjett, prosjektplanar, turnusplanar, vaktplanar m.m. for verksemda 47

48 Gjennomføring og operativ planlegging Utfordringar basert på våre erfaringar Viktig med klar og konkrete avtalar mellom partnerane om handlingar (prosjekt) Avgrensa kontroll over partnerane si gjennomføring av sine delar av avtalen Problem med sanksjonar når partnerane ikkje gjennomfører sin del av avtalen Pengar i prosjektet gir både kontroll og servilitet Veldig viktig med raske, synlege og markerte handlingar (symboleffekt) 48

49 Planlegging og rapportering Formål: Evaluering og læring Gjeld alle formar for dokumentering, rapportering, evaluering og revisjon med sikte på læring og korrigering Kjem til syne i rapportar, rekneskap, evalueringsprosessar, styringsdialogar m.m. Kommunale plandokument: Prosjektrapportar, årsrapportar, årsmeldingar, KOSTRA-tal m.m. for samfunnet og verksemda. Noko kan teljast, men noko må forteljast 49

50 Planlegging og læring Utfordringar basert på våre erfaringar Enkelte organisasjonar og samfunn har lært meir enn andre og framstår som vinnarar, andre kjem etter Særleg folkevalde meiner at årsmeldingar, brukargranskingar, KOSTRA m.m. gir dei lite/vanskeleg tilgjengeleg kunnskap om korleis folk har det Viktig å oppfatte evaluering som ein kommunikativ prosess som inkluderer harddata Djuplæring i form av endra verdiar og haldningar som kan gi endra handlingar skjer sjeldan 50

51 Planlegging og læring på ulike nivå: Institusjonell planlegging og metalæring Strategisk planlegging og djuplæring Taktisk planlegging og erfaringslæring Operativ planlegging og rutinelæring 51

52 Nivå for læring Læring i form av Kan kjennes igjen som Metalæring Dyplæring System for planlegging, organisering, rapportering Valg av nye handlinger basert på nye verdier Endret system for planlegging, organisering, rapportering Endring i situasjonsforståelse, visjoner, selvrefleksjon Erfaringslæring Erfaring, prøving og feiling innafor gjeldende verdier Endring frå et tidspunkt til et anna selv om oppgaven er tilnærma lik Rutinelæring Regler, standardprosedyrer og faste handlingsmønster Ingen endring i handlinga nå oppgaven blir oppfattas om lik frå et tidspunkt til et anna 52

53 Visdomsord Albert Einstein: Ikke alt som kan telles teller, og ikkje alt som teller kan telles. Eller sagt på ein anna måte: Noko kan teljast, men noko må forteljast. 53

54 Takk for meg! Du finn meir om meg her: Du finn dugnadsmetoden her og om Master i samfunnsplanlegging og leiing her: Ds[]=10&SearchButton= 54