Leveransebeskrivelse Verdal kommune: Bistand til prosess - samordning av dagtilbud

Transkript

1 Leveransebeskrivelse Verdal kommune: Bistand til prosess - samordning av dagtilbud RO Værnesgata 17, 7503 Stjørdal Sentralbord:

2 Innholdsfortegnelse 1. Tilbudsforespørselen Oppdragsforståelse... 3 Nasjonale føringer, forskning og systematisert erfaring... 3 Prosessbistand ROs kvalifikasjoner for å løse oppgaven Bemanning Tentativ framdriftsplan Pris

3 1. Tilbudsforespørselen Verdal kommune inviterer i e-post den 11. mars 2015 RO til å gi tilbud på bistand til prosess - samordning av dagtilbud, og til å delta på behovsavklarende møte på Verdal rådhus den 19. mars 2015 kl. 11:00. I møte deltok Anne Kari Haugdal og Per Tore Sandsaune fra Verdal kommune, og Tormod Hofstad og Ingvar Rolstad fra RO. Bakgrunnen for forespørselen er, slik RO har oppfattet den, at dagtilbudene i Verdal kommune kort kan beskrives som sammensatt av flere dagtilbud lokalisert på ulike steder i kommunen, og en rekke ulike tiltak rettet mot mange og ulike målgrupper. Noen av lokalene fremstår som delvis uhensiktsmessige og noe "slitne". Samarbeidspartene for de forskjellige dagsentrene spenner over offentlige organisasjoner, private bedrifter og frivillige lag, organisasjoner og enkeltmennesker. Dagsentrene er også organisert med forskjellige ansvarsprinsipper, og drives med ulik faglig forankring. En utfyllende beskrivelse av situasjonen er utarbeidet av Verdal kommune i rapportene Forprosjekt «utredning av samordnet dagtilbud» og Rapport 19.november 2014: Samordning dagtilbud i Verdal kommune. RO forstår det slik at Verdal kommune ønsker bistand til å få vurdert om det gjennom samordning av dagsentervirksomheten er mulig å oppnå effektivisering i form av redusert ressursbruk og/eller en økning av tjenestetilbudet, eventuelt også en kvalitetsheving av kommunens dagsentertilbud. Verdal kommune ønsker et tilbud innen 1. april 2015, og at leveransen skal gjennomføres innen 15. juli Det er ikke gitt en konkret øvre økonomiske ramme for tilbudet. 2. Oppdragsforståelse Nasjonale føringer, forskning og systematisert erfaring På grunnlag av et raskt søk etter dokumentasjon, så foreligger det slik RO forstår det ingen spesifikke overordnede nasjonale føringer for samordning av kommunal dagsentervirksomhet, eller føringer som gjelder alle typer kommunal dagsentervirksomhet. Det som foreligger er utredninger knyttet til enkelte målgrupper, i første rekke for demente 1 og utviklingshemmede 2, og de mer generelle krav og anbefalinger for helsesektoren gitt i lover 3, forskrifter, rundskriv, veiledere og utredninger. Det foreligger heller ikke, basert på det samme søket, forskning som avklarer problemstillinger knyttet til samordning av kommunal dagsentervirksomhet. RO har imidlertid gjennomført to oppdrag knyttet til samordning av kommunale dagsentra, i kommunene Inderøy og Frøya: Inderøy kommune (2013): Utredning av aktivitets-/dagtilbud innenfor bistand, omsorg, helse og rehabilitering. Inderøy ba i 2013 om en samlet utredning av kommunens aktivitets- og dagtilbud rettet mot brukere av tjenestene bistand, omsorg, helse og rehabilitering. Mandatet var en gjennomgang av de eksisterende tilbudene, utrede samorganisering og samlokalisering og utrede samarbeid med frivillige. RO skulle også beskrive mulige synergieffekter ved endringene, og utrede vedtak, egenbetaling og driftskostnader. Disse tilbudene rettet seg i hovedsak mot tilbudet til personer med psykiske lidelser/ problemer (lavterskeltilbud), til eldre, og til personer med demens. Forslaget til strategivalg fra RO 1 Nasjonal kompetansetjeneste for aldring og helse: 2 NAKU (Nasjonalt kompetansemiljø om utviklingshemming): 3 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m., Formål 1-1 3, og Lov om arbeids og velferdsforvaltningen 1. 3

4 inneholdt bl.a. forslag om samorganisering og et felles aktivitetshus, der både det kommunale aktivitets- og dagtilbudet, samt aktiviteter i regi av frivillige organisasjoner skulle inngå. Frøya kommune (2010): Dette oppdraget munnet ut i en handlingsplan. Frøya har etablert sitt familie- og helsesenter (Kysthaven), som dekker noen av områdene Verdal også er interessert i å dekke. I virksomheten inngår bl.a. tjenesten for funksjonshemmede, det interkommunale psykiske helsearbeidet, Helsestasjon- og skolehelsetjeneste, Åpen barnehage, Legetjeneste, Frisklivssentral, fysio- og ergoterapitjenesten for kommunen og voksenopplæring. Disse oppdragene viser at det er mulig å oppnå det oppdragskommunene anser som samordningsgevinster og positive utviklingsprosesser, men heller ikke disse to prosjektene framviser en stor grad av sammenfallende utfordringer og løsninger i de to kommunene. De gode løsningene vokser fram lokalt på grunnlag av lokale utfordringer og muligheter. I tillegg kjenner RO til en håndfull andre kommuner som har organisert tilbudet sitt på liknende vis: Nøtterøy kommune har samla tilbudet sitt om øyeblikkelig hjelp, lindrende behandling, rehabilitering, langtidsopphold, dagsenter og frisklivssentral under samme tak, i Smidsrød helsehus. Smidsrød huser også et legesenter. Kilde: (brukes som eksempel for innovasjonsarbeid av DIFI Direktoratet for forvaltning og IKT). Det er også enkelte kommuner som har etablert Helsehus, som i ulik grad inneholder dagsentertilbud. Raustøl utvikling har skrevet en relativt grundig artikkel om temaet, som ligger her: Prosessbistand Utgangspunktet for ROs tilbud er at den nødvendige informasjonen for å kunne svare på Verdal kommunes spørsmål om eventuelle samordningsgevinster finnes i Verdal kommune, og at kunnskapen til å analysere denne informasjonen oppstår i et samarbeid mellom kompetente medarbeidere fra både kommunen og RO. ROs tilbud blir derfor et tilbud om prosessbistand. Arbeidet vil forankres i kommuneplanens samfunnsdel for , og i kommunedelplan for helse, omsorg og velferd Visjonen for Verdal (og Levanger) i kommuneplanens samfunnsdel er livskvalitet og vekst. Utarbeiding av et godt dagtilbud i Verdal kan bidra til god livskvalitet for dagtilbudets ulike brukere, og deres pårørende. Et godt dagtilbud kan også ivareta behovet for trygghet, tilhørighet og deltakelse for dagtilbudets brukere. Forebygging og tidlig innsats skal prioriteres, står det i kommuneplanens samfunnsdel. Medvirkning, forankring og brukerperspektivet bør også ivaretas i denne prosessen, i tråd med målsetningen i kommuneplanens samfunnsdel. I kommunedelplanen for helse, omsorg og velferd legges det bl.a. vekt på egenmestring, og at personer med behov for kommunale tjenester skal oppleve en hverdag med aktivitet og mestring som fundament. Mestring gjennom hele livet er en av strategiene som også trekkes fram i kommuneplanens samfunnsdel. Verdal ønsker også å være en foregangskommune i å utvikle nye former for samvirke mellom det offentlige og lokalsamfunnet, bl.a. ved å spille på frivilligheten. Dette perspektivet skal ivaretas i dette arbeidet. Verdal ønsker også å bli en foregangskommune i bruk av velferdsteknologi, og å styrke fleksibiliteten i tilbudene sine, ved å samordne innsatser. RO ser denne prosessen som en del av dette arbeidet. Dagsentertilbudet kan også ses på som en av kommunens forebyggende og tidlige innsatser som har til hensikt å redusere behovet for helse- omsorgs- og velferdstjenester. 4

5 Arbeidsprosessen kan med fordel struktureres og gjennomføres som et prosjekt. Prosjektet må få en tydelig prosjektorganisasjon med definert prosjekteier, prosjektleder, prosjektgruppe(r) og eventuell referansegruppe. Prosjektet kan ha flere arbeidsoppgaver og faser. Selv om disse uansett må klarstilles nærmere i detalj hvis oppdraget blir realisert, så foreslår RO som et utgangspunkt at prosjektet innledningsvis definerer målgrupper (for dagsentrene), konkretiserer målsettinger for målgruppene og setter tall på framtidig antall tjenestemottakere i målgruppene. Deretter må prosjektet beskrive hva som er effektive og kvalitativt gode tiltak for målgruppene, og hvilke forutsetninger som må oppfylles for å levere disse tiltakene med riktig ressursbruk. Avslutningsvis drøftes mulighetene for samordning og organisering, og prosjektet oppsummeres skriftlig i et dokument som skal fungere som beslutningsgrunnlag for en eventuell gjennomføringsfase. For å oppnå nødvendig engasjement og felles forståelse blant berørte på alle nivå, fra politikere, via ansatte og frivillige tjenesteytere til tjenestemottakere, må arbeidsprosessen være involverende. Hva som er tilstrekkelig for å legge et godt grunnlag for omstillingsprosessen må avklares mellom oppdragsgiver og oppdragstaker, men RO foreslår noen elementer i dette som avklarer ROs rolle/oppgaver og som samtidig fungerer som grunnlag for beregning av pris. Prosjektledelse Oppdragsgiver tar ansvaret for å initiere, avtale og kalle inn til møter, arbeidsseminarer og andre samlinger i samarbeid med RO. RO utarbeider program og oppsummeringer. RO utarbeider enkel prosjekt/ milepælsplan på grunnlag av felles planleggingsmøte. RO leder arbeidsgruppe og samlinger, og konkretiserer både felles enighet og tydeliggjøre motsetninger. Faglige innspill RO gir faglige innspill til prosjektgruppe og på samlinger. Innspillene skal stimulere både til økt forståelse og nytenkning. Brukerperspektiv-helhetsperspektiv-metodeperspektiv, målgruppefokusaktivitetstypefokus, målgruppe-individuelle behov, empowerment-omsorgslogikk og kvaliteteffektivitet er noen av perspektivene som kan oppleves som motsetningsfylte, men som kan stimulere og frigjøre energi hvis de blir behandlet på riktig måte. Skriving av rapport For å gi beslutningsnivåene et beslutningsgrunnlag basert på arbeidsprosessen i prosjektet, er det nødvendig å utarbeide en rapport som inneholder en beskrivelse av utfordringene, løsningsmulighetene og begrunnede anbefalinger om organisering fra prosjektet. Dette vil framstå som prosjektets resultater, og i den grad RO har avvikende oppfatninger, vil dette synliggjøres. 3. ROs kvalifikasjoner for å løse oppgaven RO har i de 26 årene etter oppstarten i 1989 hatt oppdrag i over 80 % av alle norske kommuner, og i størsteparten av dem flere ganger. RO gjennomfører rådgivningsoppdrag og holder kurs i norske kommuner hvert år. I tillegg deltar RO i forsknings- og utredningsoppdrag sammen med flere forskningsmiljøer på oppdrag fra nasjonale myndighetsorganer. Kommuneoppdragene spenner over mange tema: organisering, effektivisering og budsjettilpasninger, ledelse og teamutvikling, organisering, arbeidsmiljø, kompetanseplanlegging og prosessbistand. Vårt utdannings- og kurstilbud er i første rekke knyttet til et poenggivende studietilbud på høgskolenivå i ledelse i den kommunale helsesektoren, forvaltning/saksbehandling og brukerstyrt personlig assistanse. Våre rådgivere underviser og er kursholdere. RO anser seg som et rådgivningsfirma som vektlegger sunne omstillingsprosesser 4 som virkemiddel for å oppnå varig endring. Medvirkning og deltakelse er i denne sammenhengen nødvendig for å 4 Healthy Change Process Index. Saksvik, Tvedt & Nytrø (2008). 5

6 skape engasjement og motivasjon for omstilling. En stor andel av ROs oppdrag inneholder en kortere eller lengre arbeidsprosess som involverer deler av oppdragsgivers organisasjon. Resultatet av en planlagt omstillingsprosess kan ikke programmeres, men god forankring og medvirkning øker sannsynligheten for å lykkes. ROs kjerneverdier, dedikert, oppdatert og kompetent, søker å reflektere ROs rolle i dette. RO har også omfattende erfaring med prosjektledelse. I tillegg til selv å være en organisasjon som leverer prosjektorganiserte arbeider til kundene, så er prosjektledelse en av rådgivningstjenestene vi tilbyr. Prosjektledelse er også et tema RO underviser i på høgskoleutdanningen Lederutdanning helse- og omsorg, Kompetanseløftet Bemanning RO bemanner oppdraget med et konsulentteam bestående av følgende rådgivere: Camilla Sandvik Børve, seniorrådgiver og ansvarlig konsulent for oppdraget Camilla Sandvik Børve har hovedfag i psykologi og doktorgrad i samfunnsernæring. Hun har tidligere arbeidet for Helse- og omsorgsdepartementet, i EU-kommisjonen og ved Statens institutt for folkehelse, med hovedfokus på strategiske og politiske prosesser, og med forskning, utredning og analyse. Hun har også tidligere arbeidet tett på norske kommuner som leder av sekretariatet for Trygge lokalsamfunn. Hennes primære kompetanseområde er folkehelse, helsefremmende og forebyggende arbeid. Nina Heilemann, rådgiver Nina Heilemann er utdannet ergoterapeut og har mastergrad i helsefremmende og forebyggende arbeid, med tema implementering av velferdsteknologi. Hun har 27 års arbeidserfaring innen helseog sosialsektoren. Hvorav 9 år som helseleder og 7 år som prosjektleder for utvikling av bedre tjenestekvalitet og kompetanseutvikling. Hun er ROs ekspert på velferdsteknologi og arbeider i dag med kommunale oppdrag, undervisning og kurs generelt, og kommunenes helsetjenester spesielt. Ingvar Rolstad, seniorrådgiver Ingvar Rolstad er utdannet sykepleier og har lang og bred administrativ erfaring fra kommunesektoren, blant annet som assisterende rådmann. Han har inngående erfaring fra etablering av samkommunen Levanger-Verdal, og har i RO en meget bred oppdragsportefølje fra flere sektorer og med ulike problemstillinger. Han er i dag ROs ekspert på kommunal planlegging, planprosesser og utarbeidelse av planer. Han har inngående kunnskaper om prosjektstyring og styringsprinsipper. Han er sertifisert som LEAN prosjektleder. CV for aktuelle rådgivere er vedlagt. 7. Tentativ framdriftsplan Aktivitet Uke Avtale, prosjektplan og oppstartsmøte for prosjektet Oppstarts-samling 19 Arbeidsgrupper Avsluttende samling 24 Rapport, leveranse innen 15. juli

7 8. Pris RO har en timepris på 1250,- for rådgiver og 1 450,- for seniorrådgiver. RO foreslår RO et "budsjett" på rådgivningstimer fordelt på hovedaktivitetene. RO fører timeregistrering og rapporterer medgått tid og fakturerer i henhold til godkjente (av oppdragsgiver) timelister. Dette er en tilnærming som gir fleksibilitet både på den totale ressursbruken og på fordelingen av ressursinnsatsen mellom ulike aktiviteter. Avklaring av konsulentens arbeidsinnsats og tidsbruk skjer i løpende dialog mellom kontaktperson hos oppdragsgiver og konsulenten. Time- og priskalkyle Aktivitet Timer Pris* Prosjektledelse 37, ,- Faglige innspill 37, ,- Rapport 37, ,- Tilbudets tidsramme og totalpris eksklusive mva. og reiseog oppholdsutgifter 112, ,- * Basert på en gjennomsnitts timepris for hhv. rådgiver og seniorrådgiver på 1350,- 7