NORTRIM XAKT NYHETER OG FORBEDRINGER

Transkript

1 NORTRIM XAKT NYHETER OG FORBEDRINGER Versjon

2 Kyrksæterøra, juli 2013 All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av ASPnor AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av Xakt og tilhørende programmer, vil ASPnor AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. ASPnor AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning. Versjon Revidert Side 2

3 Dette versjonsnotatet beskriver nyheter og endringer siden forrige versjon Nyheter i denne versjonen - Ny frittstående kortlesermodul, Den frittstående kortlesermodulen vil ikke ha behov for at Xakt kjører på samme PC, og det er derfor ikke nødvendig med lisenser for terminalservertilgang på de PC er som bare skal betjene inn- og utsjekk. Ved bruk av aktiv USB forlenger kan kortleser nå stå inntil 30 meter fra PC. Hver enkelt PC kan også ha flere kortlesere tilkoblet, eks. magnetkort, RFID osv. - Ny funksjonalitet for varsling av innsjekk. Innsjekk kan nå varsles med egne meldingsbokser i nedre høyre hjørne av skjermen, uten at modulen Innsjekk Resepsjon er startet i Xakt. Meldingsboksene viser relevant informasjon om kunde og kontrakt, og i tillegg bilde av kunden hvis ønskelig. Meldingsbokser vil være synlig i 10 sekunder som standard, og inntil 10 meldingsbokser kan vises samtidig. - Nytt kontraktfilter, Dette filteret er ment å dekke alt som har med spørring og utvalg basert på kontrakter. Dette filteret skal dekke de fleste behov for utvalg av medlemmer og kontrakter som vi har fått forespørsel om fra våre kunder. Finnes under «Forespørsel -> Kontrakt filter». Det er mulig å lage og kombinere et fritt antall utvalg. - Mye ny funksjonalitet for Kontrakter, Booking og Min Side - En rekke av ønsker om endringer og ny funksjonalitet fra våre kunder er tatt med i denne versjonen Viktig informasjon for denne versjonen - En del av den nye funksjonaliteten som vi har lagt inn i denne versjonen er ikke slått på som standard, og Dere må derfor se igjennom versjonsnotatet for å se hvilke innstillinger som bør endres. Hvis noe synes uklart, vennligst kontakt helpdesk@nortrim.no Hva vi jobber med fremover - Egen mobil App for booking av gruppetimer og enkelttimer. Her ønsker vi tilbakemelding fra våre kunder hvis noen ønsker å være med å teste denne App en. App en vil fungere for alle mobiltelefoner som har tilgang til internett, og har en internett browser. - WEB basert påmelding og betaling av kurs - Windows, WEB og Mobil App basert timeregistrering for ansatte og instruktører m.m., med automatisk innhenting av tid fra utførte gruppetimer. Benyttes som grunnlag for avlønning, og det skal være mulig å eksportere data til lønnssystem. Her ønsker vi tilbakemelding fra våre kunder med hva som er behovet ute på treningssentrene. - Repeterende månedlig betaling med kredittkort. Det vil da ikke være behov for avtalegiroavtaler for de medlemmer/kontrakter som benytter denne betalingsmåten. Versjon Revidert Side 3

4 - Funksjonalitet Booking, Lagt til visning av detaljer for gruppetimereservasjoner. Denne åpnes i egen dialog og kan åpnes fra fanen Booking på kunden (høyreklikk - > detaljer) eller fra kundeoversikten på gruppetime (høyreklikk -> detaljer). - Funksjonalitet Booking, Lagt til ny tabell med oversikt over NoShow kunder på gruppetimer. Utvalg kan gjøres på dato og ved å angi om man kun vil vise Gruppetimer som er «Ferdigbehandlet» - Funksjonalitet, På Min Side er det gjort en del endringer på siden hvor man bekrefter sine reservasjoner av gruppetimer. Det kommer tydeligere melding om resultat av reservasjonen, og det er også tydeligere at dette er et bekreftelsesbilde. Det kan virke som om enkelte har misforstått, og trodd at man hadde reservert før man hadde trykket "Bekreft reservasjon". Det er også lagt til mer forklaring om hva det vil si å stå på venteliste. - Endring Firmainnstillinger, I skjermbildet BookingStasjon i firmainnstillinger er det lagt til tekstforklaringer som forteller hvilke innstillinger som er i ferd med å fases ut. Dette er avhengig av hvilken versjon av BookingStasjonen man benytter. - Funksjonalitet WEB applikasjoner, Det er lagt til funksjonalitet fra 50degrees.mobi for å forbedre deteksjon av mobile enheter, siden standardfunksjonaliteten i.net ikke er oppdatert med de nyeste nettlesere. - Funksjonalitet Online Bestilling, Lagt til egenskap for å sette «Mobil terminal aktiv» i innstillingene for NetAxeptAvtalen. NetAxeptAvtalen kan da være aktiv for vanlig nett-terminal ELLER for mobil nett-terminal ELLER for begge. Brukere skal bli henvist til nettsiden for den aktive terminalen ved sending til betaling. Dersom begge terminal-alternativene er aktiv vil bruker sendes basert på om nettleser kjennes igjen som en mobil nettleser. Om dette vil fungere som forutsatt er avhengig av at den faktiske NetAxeptAvtalen er i samsvar med innstillingene. NetAxept Mobile er et frittstående produkt fra Nets, men kan kombineres med NetAxept Advanced. Vi har denne kombinasjonen i vårt testmiljø. - Funksjonalitet BookingStasjon, Det er lagt til innstillinger for bredde på marger (venstre og høyre) på kvitteringsutskrift. Det skal derfor være støtte for litt mer variasjon av kvitteringsskrivere. - Funksjonalitet, Vi har nå lagt til en varslingskontroll i Xakt. Denne kontrollen vil vises som en blå firkant med informasjon nede i høyre hjørne av skjermen. I første omgang vil kontrollen bli brukt for å vise informasjon om alle innpasseringer som skjer via kortlesere som er tilknyttet datamaskinen. Når et kort blir dratt i kortleseren, uavhengig av om Innsjekk Resepsjon er startet, vil man nå få informasjon i varslingskontrollen med bilde, kortnummer, navn og melding på kortinnehaver. Varslingskontrollen vises i ca. 10 sekunder før den forsvinner. Registrerte innpasseringer vil som før vises i Innsjekk Resepsjon. Det vil i neste versjon være mulig å slå kontrollen av og på, samt sette til for hvor lenge kontrollen skal vises på skjermen. Ved flere samtidige innpasseringer, vil varslingskontrollene bli stablet i høyden, og når skjermen går full, vil nederste varslingskontroll bli overskrevet. - Funksjonalitet Booking, Det er nå mulig å legge til tilleggsinformasjon, også på DropIn, for firmakunder med flere enn 1 plass på gruppetimer. Dette var i utgangspunktet funksjonalitet tiltenkt firmakunder, men har etterhvert blitt brukt i sammenheng med gjestetrening. - Funksjonalitet Booking/Min Side, Det er nå lagt til nye ansattsider for behandling av oppmøte på gruppetimer. Disse sidene skal nå være mye mer mobilvennlige. Sidene er også gjort mer oversiktlig ved at man behandler 1 og 1 reservasjon, og får tydeligere meldinger på hva som blir utført. Målet er at en instruktør, ved hjelp av mobil/nettbrett, skal kunne sammenligne faktisk oppmøte med registrert oppmøte, og allerede ved timens start sette en gruppetime som "ferdigbehandlet". Instruktøren kan sette oppmøtestatus manuelt på disse sidene, for kunder som av ulike årsaker ikke har fått registrert korrekt oppmøte. - Feilretting, Booking fanen i Xakt hadde en feil som gjorde at brukerkontroll blir lagt til hver gang noen trykker på fanen. Versjon Revidert Side 4

5 - Funksjonalitet Ansatte, Det er nå lagt til en egen fane på de ansatte, med mulighet for å registrere notater på samme måte som for kundene. - Funksjonalitet Dokumentarkiv, Modulen dokumentarkiv som er ment å registrere all inngående og utgående korrespondanse pr. post er nå klar. Dokumenter kan skannes og legges inn i dokumentarkivet. Det er også lagt til et eget register for arkivnøkler som kan benyttes sammen med dokumentarkivet. Dokumentarkivet kan også benyttes for andre typer dokumenter, og ikke bare for korrespondanse. - Funksjonalitet BookingStasjon, Lagt til en ny type kvitteringsskriver: "Ingen". Dette innebærer at man kan klikke seg inn på en reservasjon og bekrefte oppmøte uten å skrive ut billett. Funksjonaliteten er ellers akkurat som om man har skrevet ut billett. - Funksjonalitet BookingStasjon, Lagt til en ny innstilling: AutoLoggOutTime. Man kan angi hvor lenge det skal gå før en innlogget bruker blir automatisk logget av. - Funksjonalitet Innsjekk, Lagt til støtte for kortlesere som fungerer som tastaturemulatorer. En del logikk er endret for å kunne finne kortnummer fra lest tekst i fra kortleser. Det er også lagt til en egen enhetstype for denne type lesere ved installasjon av kortleseren i programmet. I programmet behandles kortleseren som en ordinær magnetkortleser, men med mulighet for å sette egne skilletegn. - Funksjonalitet Innsjekk, Det er lagt til en ny liste over måter å behandle hexadesimale tekststrenger som leses av RFID kortlesere. Kombinasjonen RFID-leser/adgangskontrollsystem kan kreve at man gjør noe med den hexadesimale teksten, før man konverterer til desimal teg. Det er lagt til en egen behandlingsmåte, som gjør at RFID kortet behandles som før. Det er også lagt til behandlingsmåte for tilfellet PROMAG-leser PCR300M, og adgangskontrollsystem fra Gantner eller Menerga. - Funksjonalitet BookingStasjon, Lagt til skjermbilde for å endre innstillinger på BookingStasjon. Nye innstillinger går på kobling mellom BookingStasjon og innsjekk resepsjon. Dette gjelder kun nyere versjoner av BookingStasjon som jobber mot ny service. - Funksjonalitet Firmainnstillinger, Det er lagt til to nye firmainnstillinger for å slå av og på Øyeblikksbilder av kontrakter, og Endringslogg. Hvis det ikke er behov for denne funksjonaliteten bør den slås av. - Feilretting, Avslutting av kontrakter etter konvertering fra annet system genererte feil faktura, hvis ikke fakturarutine allerede var kjørt for de konverterte fakturaene. - Funksjonalitet Min Side, Det er nå mulig å velge MasterPage (Layout) for Min Side. Det er også laget en ny innloggingsside for Min Side. Rutinen for å endre passord er omarbeidet. - Funksjonalitet Min Side, Antall klipp som er igjen på klippekort skal vises på Min Side i henhold til ny logikk. - Funksjonalitet Min Side, Egen tabell for klippekorttransaksjoner skal nå oppdateres ved kjøp av klippekortkontrakt på Min Side. - Funksjonalitet Medlemmer, Når vi velger å lage en kreditnota fra en eksisterende faktura, er det nå fullt mulig å registrere kommentarer/tekstlinjer på kreditnotaen. Dette skal fungere som for registrering av en vanlig ordre. - Funksjonalitet Butikkmodul, Når man betaler en faktura i butikkmodulen, så vises nå fakturanummeret i ledeteksten for tekstboksen for beløp. - Endring Kontrakter, Ved synkronisering av kontrakter ble det tidligere laget en kundeliste/kundefilter med alle som hadde de valgte kontraktsmalene som ble synkronisert. Det blir nå bare laget en kundeliste/kundefilter for de kundene som har en kontrakt som blir synkronisert, dette er spesielt aktuelt i forbindelse med synkronisering av priser. - Funksjonalitet Kontrakter, Ved synkronisering av kontrakter er det nå i tillegg til å velge kontraktsmal mulig å velge for hvilke avdelinger synkroniseringen skal gjelde. Versjon Revidert Side 5

6 - Funksjonalitet Kontrakter, Etter å ha valgt kontraktsmaler og avdelinger for synkronisering av kontrakter, og man har fått opp en liste med kontrakter som vil bli synkronisert, er det nå mulig å avbryte synkroniseringen hvis man ser at det er feil i den utvalgte listen. - Funksjonalitet Kontrakter, I skjermbildet for kontrakter vises nå helt nederst en total månedssum for alle kontrakter som vises i skjermbildet. Hvis en kunde har flere aktive kontrakter vil summen av de aktive kontraktene vises nederst, når fanen for aktive kontrakter er valgt. - Funksjonalitet Kontrakter, Det er gjort endringer vedrørende klippekort. I kontraktbildet vises nå en knapp som viser klippekort-saldo. Ved klikke på knappen vises klipp-regnskapet for kontrakten. Dette klipp-regnskapet kan korrigeres med høyreklikk på tabellen og korriger saldo. Det kan da velges et positivt eller negativt antall klipp samt en beskrivelse/forklaring til korrigeringen. - Endring Kunder, Endret tekst på knapp for å sette foresatt på medlemmer under 18 år. - Endring BookingStasjon, Etter at man har registrert ny drop-in time, hopper man nå direkte til bilde for billettutskrift. - Feilretting Dokumentarkiv, Ved forsøk på å skanne dokumenter, uten at skanner med twain driver var installert, så feilet rutinen, og det så ut som om programmet ikke responderte. - Feilretting Kontrakt, Ved utskrift av papirkontrakt så ble i enkelte situasjoner feltet for foresatt vist, selv om medlemmet var over 18 år. - Funksjonalitet Rapporter, Ny rapport Antall kontrakter pr. Kontraktsmal. Rapporten viser antall kontrakter pr. kontraktsmal for en gitt dato. I tillegg så vises sum månedsbeløp for kontraktsmalen, sum teoretisk månedsinntekt basert på antall kontrakter, og månedsbeløp på kontraktsmalen. Det angis også prosentandel for antall kontrakter pr. kontraktsmal. - Endring Kontrakter, Skjermbildet hvor vi valgte kontraktsmaler for synkronisering var for lite, og det var vanskelig å se hvilke kontraktsmaler som var valgt. - Funksjonalitet Firmainnstillinger, I firmainstillinger for booking kan man velge å vise navn på ansatt (instruktør) direkte i booking-timeplan på web. - Funksjonalitet Kunder, Det er nå lagt til en ny fane på kunden som heter Booking. På denne fanen vises alle bookinger som er gjort av den valgte kunden. Man kan velge å høyreklikke på en gruppetime-reservasjon og vise reserverte kunder for akkurat denne timen. Man får da opp samme bildet som om man hadde gått via kalenderen, åpnet en gruppetime og så åpnet "Kunder". - Funksjonalitet Booking, I skjermbildet som viser kunder på en gruppetime, kan man skrive ut billett til gruppetimen. Dette er samme billett som skrives ut fra BookingStasjonen. - Endring kassaoppgjør, Beskrivelse av fra til periode på kassaoppgjøret skal nå vise korrekt periode. - Funksjonalitet Firmainnstillinger, Det er nå lagt til to nye firmainnstillinger hvor man kan velge standard filplassering for OCR og Avtalegiro filer. Når man blar igjennom etter disse filene, vil rutinen starte i disse lokasjonene. - Funksjonalitet Frys, Det kan nå registreres en egen kommentar/beskrivelse når man legger til en frys. - Funksjonalitet Frys, Frys som enda ikke er benyttet i fakturering kan nå slettes. - Endring Kontrakt, Hvis man prøver å registrere en kontrakt på en kunde som ikke er Aktiv (Hake for Aktiv i kunderegisteret), vil man få spørsmål om man ønsker å sette kunden Aktiv. - Feilretting Kontrakt, Hvis man slettet en kontrakt, ble kontrakten fremdeles vist i eget skjermbilde. Når kontrakten slettes blir nå vinduet lukket. - Funksjonalitet Kunde. Avdeling for kunde blir nå automatisk tildelt etter følgende regler. Hvis pålogget bruker har avdeling registrert, blir avdeling på ny kunde satt lik den ansattes avdeling. Hvis en ansatt registrerer kontrakter for flere avdelinger, må det velges avdeling. Hvis pålogget bruker ikke har avdeling registrert, vil avdeling på ny kunde bli satt til firmaets standard avdeling (Hake for Standard i avdelingsregisteret). Versjon Revidert Side 6

7 - Funksjonalitet Butikk, Det er nå mulig å legge til en egen knapp i hovedmenyen for å åpne standard kassepunkt for gjeldende PC. For at denne knappen skal bli synlig må man gjøre følgende: Sett en hake for Standard Butikk Sett en hake for Standard Kasse Gjenoppfrisk alle skjermbilder i menypunkt «Vis -> Gjenopprett alle skjermbilder til standard» - Funksjonalitet Sponsor, I innstillingene for en kunde som er sponsor, kan man nå også velge fakturahyppighet, og deretter synkronisere alle sponsede kontrakter med de valgte innstillingene. Innstillingene finnes under knappen «Sponsor Innstillinger» for de kunder som er registrert som sponsor. - Feilretting Årlig Frys, Når man lagde Neste Faktura direkte fra kontrakten, etter at man hadde registrert Årlig Frys ble det produsert en 0 faktura. Fakturarutinen for kontrakter behandlet Årlig Frys korrekt. Begge rutiner behandler nå Årlig Frys korrekt. - Funksjonalitet Prisjustering, Det er nå mulig å velge om man bare skal prisjustere artikler med høyere eller lavere pris ved synkronisering av kontraktsmaler, og da ikke synkronisere alle artikler som har en avvikende pris. - Funksjonalitet Kontrakt, Det er nå mulig å betale fakturaen direkte etter at Første Faktura er laget for kontrakten. Egen knapp finnes nå i minimeny ved oppretting av kontrakter. Hvis man benytter Butikkmodulen, og det er angitt Standard Kassepunkt for PC en, vil man bli tatt til butikken hvor alle data er ferdig utfylt. Hvis man ikke benytter Butikkmodulen vil man bli tatt til skjermbildet for registrering av betaling av fakturaen. - Funksjonalitet Kunde, Det er nå mulig å velge blant flere felter i kundeskjermbildet, hvilke som skal være påkrevd utfylt og hvilke som det er ønskelig at er utfylt. For å endre på hvilke felter som krever validering, gå til Firmainnstillinger -> Fane Veivisere -> Skjermbilde for kunde. - Funksjonalitet Kortleser, Ny funksjonalitet for varsling av innsjekk. Innsjekk kan nå varsles med egne meldingsbokser i nedre høyre hjørne av skjermen, uten at modulen Innsjekk Resepsjon er startet i Xakt. Meldingsboksene viser relevant informasjon om kunde og kontrakt, og i tillegg bilde av kunden hvis ønskelig. Meldingsbokser vil være synlig i 10 sekunder som standard, og inntil 10 meldingsbokser kan vises samtidig. Innstillinger som kontrollerer de nye meldingsboksene finnes under Firmainnstillinger -> - Funksjonalitet Min Side bli medlem, Lagt til felt for "Foresatt" på registrering av nye kunder via Internett. Tidligere var det krav om at nyregistrert kunde måtte være over 18 år. Nå tillates registrering for person under 18 år, men bare hvis "Foresatt" er angitt. Skjermbilder i Xakt for visning av online registrering er oppdatert til å vise dette feltet, og kode er oppdatert for å lagre dette når kunde opprettes etter en bekreftet betaling. - Funksjonalitet Min Side bli medlem, Kontraktsmaler som vises for online registrering er nå gruppert på avdeling og sortert på avdelingsnavn, deretter kontraktsmalnavn. Et unntak er kontraktsmaler uten avdeling, som vil vises i en egen gruppe i toppen. - Funksjonalitet Min Side bli medlem, Tidligere, for å unngå overlapping, ville tilgjengelige kontraktsmaler for eksisterende kunde ha foreslått startdato avhengig av siste stoppdato på tidligere kontakter og ingen kontraktsmaler ville vises dersom kunden ikke "trenger ny kontrakt" (tidsbegrensning i firmainnstillinger). Nå er kontraktsmaler med fast start og stopp (kurskontrakter) og klippekortkontrakter unntatt fra denne begrensningen. Klippekortkontrakter vil alltid starte på dagens dato. Kurskontrakter vil starte på angitt dato. Overlapping med slike kontrakter er ubegrenset. - Feilretting Årlig Frys, Det ble ikke tatt hensyn til valgt firma for de kunder som har flerfirmaløsning. - Funksjonalitet, Når det dukker opp en feilmelding i Xakt kan man nå velge å sende denne feilmeldingen til ASPnor, og brukeren vil få en bekreftelse på om feilen ble rapportert eller ikke. Versjon Revidert Side 7

8 - Endring i Import av poststeder. Nytt felt importdato er lagt til. Dette for å kunne se hvilke postnummer som nå er med i oppdateringen, og hvilke som ikke lenger er i bruk. - Feilretting Kontrakt, Registrering av kommentar/beskrivelse på Kontrakt Frys førte ikke til at Lagre knappen ble aktiv. - Endring utskrift av papirkontrakt, Beløp for betalt ved inngåelse vises nå på kontrakten. Hvis første faktura er produsert vil fakturaens beløp vises, hvis ikke vil Xakt forsøke å kalkulere beløpet ut i fra kontraktens ordrelinjer. Versjon Revidert Side 8