Intern rapport nr. 2268

Transkript

1 Intern rapport nr System for driftsoppfølging i Produksjon April 2002 Vegteknisk avdeling

2 Intern rapport nr System for driftsoppfølging i Produksjon Sammendrag Produksjonsavdelingen i Statens vegvesen har tatt i bruk forskjellige støttesystemer for registrering av aktiviteter og innsamling av data fra produksjonsvirksomheten. Ingen av de vurderte systemene tilfredsstiller fullt ut alle krav til et generelt produksjons-støttesystem for et framtidig Produksjon AS. Generelle krav til et produksjonsstøttesystem Være kostnadseffektivt Være åpent, og utviklingsorientert mhp. teknologi Gi informasjon for periodisering ved månedsavslutning og årsoppgjør Erstatte all manuell rapportering Inneholde et ordresystem eller enkelt kunne kobles mot et ordresystem Redusere administrative kostnader På bakgrunn av gjennomgang av systemenes bruk og effekt på produksjonsvirksomheten, har prosjektet konkludert med følgende anbefalinger: Bruken av Brøytetelefonen i Telemark, Agderfylkene og Vestfold har vist at det er betydelige administrative ressurser å spare ved bruk av dette systemet i forbindelse med fremskaffelse av data for regnskapsperiodisering, samtidig som kostnadene ved å benytte systemet i videre omfang er relativt små. Det anbefales derfor at Brøytetelefonen tas i bruk som basis driftsstøttesystem for hele Produksjon AS. Dersom Tempus tas i bruk som generelt timeregistreringssystem for AS Produksjon, vil marginalkostnadene ved å benytte Tempus som et begrenset driftsstøttesystem være i små. Det anbefales derfor at Tempus benyttes som supplerende system ved siden av Brøytetelefonen. ProData krever meget store grunnlagsinvesteringer i forhold til de andre systemene, samtidig som systemet krever en god del utvikling og tilpasninger for å fungere godt for norske forhold, bl.a. omlegging av databasen. Det foreslås derfor at det etableres en kompetent IT-faglig og driftsfaglig gruppe for å utrede framtida for ProData, både sett i lys av framtidige utviklingsplaner hos leverandøren og med tanke på hvilket nytte/kost-forhold man vil ha for et fullt utviklet og implementert system. Emneord: Drift/vedlikehold, driftsoppfølging, støttesystem Kontor: Produksjonsteknisk Saksbehandler: Jon Dahlen jondah Dato: April 2002 Statens vegvesen Vegteknisk avdeling Rapporten kan fås ved henvendelse til Vegteknisk avdeling, Arkivet: Postboks 8142 Dep, 0033 Oslo Telefon: Telefax:

3 Innhold INNHOLD... 1 FORORD... 2 SAMMENDRAG BAKGRUNN OPPDRAG - MANDAT OVERSIKT OVER SYSTEMER OG BRUKSOMRÅDER BRØYTETELEFONEN CALL AND REPORT TEMPUS PRODATA FALKÖPING SYSTEMSAMMENLIGNING VURDERINGER AV SYSTEMENES TJENLIGHET FOR PRODUKSJON EFFEKTEN PÅ PRODUKSJONSVIRKSOMHETEN EFFEKTEN PÅ ADMINISTRATIVE OPPGAVER LOKALT ELLER GLOBALT STØTTESYSTEM DUPLISERING AV DATA EKSPORT/IMPORT AV DATA MELLOM SYSTEMER KONKLUSJONER GENERELLE KRAV TIL PRODUKSJONSSTØTTESYSTEM ANBEFALINGER Vegteknisk avdeling 1

4 Forord Denne rapporten er utarbeidet på oppdrag fra Produksjonsavdelingen v/tor Kaastrup. Prosjektet har vært utført ved Vegteknisk avdeling, Produksjonsteknisk kontor v/jon Dahlen. Rapporten dokumenterer bruken av produksjonsstøttesystemer som benyttes i Produksjonsavdelingen og anbefaling om hva man bør bruke i fremtiden.. Rapporten baserer seg på informasjon fra brukermiljøene i Statens vegvesen, representert ved: Laila Espe Jakobsen, driftsleder Statens vegvesen Sogn og Fjordane Torgrim Dahl, sjefingeniør Statens vegvesen Oppland Tor Rådstoga, stabsleder Statens vegvesen Telemark Raymond Grønvold, driftsleder Statens vegvesen Akershus Rapporten er utarbeidet av Asbjørn Arnevik, ViaNova Plan og Trafikk AS. Oslo, den Vegteknisk avdeling 2

5 Sammendrag Produksjonsavdelingen i Statens vegvesen har tatt i bruk forskjellige støttesystemer for registrering av aktiviteter og innsamling av data fra produksjonsvirksomheten. Systemene som er evaluert i dette prosjektet er: ProData, utviklet i regi av Vägverket Produktion i Sverige og benyttet i prøveprosjekt i Sogn og Fjordane Brøytetelefonen, utviklet i regi av Statens vegvesen Telemark og benyttet for fylkene fra Buskerud ned til Vest-Agder. Call and Report, utviklet av Enera AB og benyttet av Statens vegvesen Oppland Falköping saltspredermontert registreringssystem, benyttet av flere fylker innen Statens vegvesen Tempus, utviklet av Tempus AS for timeregistrering i produksjonsvirksomhet, og videreutviklet av Statens vegvesen for en begrenset registrering av driftsdata Ingen av systemene tilfredsstiller fullt ut alle krav til et generelt produksjonsstøttesystem for et framtidig Produksjon AS. Generelle krav til et produksjonsstøttesystem er: Systemet må Være kostnadseffektivt Være åpent, og utviklingsorientert mhp. teknologi Gi informasjon for periodisering ved månedsavslutning og årsoppgjør Erstatte all manuell rapportering Inneholde et ordresystem eller enkelt kunne kobles mot et ordresystem Redusere administrative kostnader På bakgrunn av gjennomgang av systemenes bruk og effekt på produksjonsvirksomheten, har prosjektet konkludert med følgende anbefalinger: Bruken av Brøytetelefonen i Telemark, Agderfylkene og Vestfold har vist at det er betydelige administrative ressurser å spare ved bruk av dette systemet i forbindelse med fremskaffelse av data for regnskapsperiodisering, samtidig som kostnadene ved å benytte systemet i videre omfang er relativt små. Selv ved lisenskostnader i størrelsesorden 2 mill. kr. vil innsparingen på administrasjonssiden tjene inn disse i løpet av kort tid. Systemet krever ingen investeringer hos bruker ute i driften. Det anbefales derfor at Brøytetelefonen tas i bruk som basis driftsstøttesystem for hele Produksjon AS. Dersom Tempus tas i bruk som generelt timeregistreringssystem for AS Produksjon, vil marginalkostnadene ved å benytte Tempus som et begrenset driftsstøttesystem være i størrelsesorden 1,5 mill. kr., hovedsakelig på grunn av at det kan være aktuelt å benytte noe mer avanserte håndterminaler enn standardutgaven for ren timeregistrering for en del av registreringene i driften. Det anbefales derfor at Tempus benyttes som supplerende system ved siden av Brøytetelefonen. Call and Report anses uaktuelt som generelt driftsstøttesystem, hovedsakelig fordi dette systemet ikke gir vesentlig tilleggsinformasjon i forhold til Brøytetelefonen, og fordi lisenskostnadene ved dette systemet er relativt høye Vegteknisk avdeling 3

6 Propritære saltspredersystemer kan fortsatt være aktuelt å benytte i deler av virksomheten hvor det er spesielt behov for denne typen dokumentasjon, men systemet er ikke forenlig med Produksjons generelle IKT-strategi, og vil måtte benytte lokale løsninger som ikke er tilkoblet det generelle datanettverket. ProData krever meget store grunnlagsinvesteringer i forhold til de andre systemene, samtidig som systemet krever en god del utvikling og tilpasninger for å fungere godt for norske forhold, bl.a. omlegging av databasen. Det foreslås derfor at det etableres en kompetent IT-faglig og driftsfaglig gruppe for å utrede framtida for ProData, både sett i lys av framtidige utviklingsplaner hos leverandøren og med tanke på hvilket nytte/kostforhold man vil ha for et fullt utviklet og implementert system Vegteknisk avdeling 4

7 1 Bakgrunn Produksjonsavdelingen i Statens vegvesen har tatt i bruk forskjellige støttesystemer for registrering av aktiviteter og innsamling av data fra produksjonsvirksomheten. Et system for datafangst i produksjonsvirksomheten kan i utgangspunktet tenkes å skulle dekke flere formål: Dokumentasjon av utført arbeid med tanke på tid, sted og mengder Framskaffe grunnlag for å foreta rapportering til oppdragsgiver Driftskontroll Tilstandsregistrering Registrering av timeforbruk med tanke på å erstatte og automatisere rapporteringen som i dag foregår ved hjelp av skjemaene Ressursforbruk personell og Ressursforbruk materiell og personell (maskinrapporten). Datafangst av data som kan/skal/bør benyttes i produksjonsoppfølgingen, enten direkte, eller ved eksport til Prodsys. Hensikten med datainnsamling kan grovt deles i to: Innsamling av data for dokumentasjon overfor oppdragsgiver eller andre av rettidighet og omfang av utført arbeid. Innsamling av data for intern oppfølging av kalkyler og effektivitetskrav. Krav til detaljnivå og type data kan være forskjellig for data innhentet til forskjellige formål. Bruken av driftsstøttesystemer i produksjonsvirksomheten har økt i omfang de senere årene, delvis som et resultat av at brukermiljøene har sett muligheten for effektivisering gjennom økt bruk av IT-baserte systemer og sørget for utvikling av spesialsystemer for lokal bruk, og delvis at man gjennom markedsføring fra utstyrs- og programvareleverandørene er blitt gjort kjent med systemer som kan lette oppfølgingen av produksjonsvirksomheten. For begge disse gruppene gjelder som hovedregel at systemene har vært utviklet og/eller benyttet lokalt, slik at nødvendige tiltak for integrasjon med de øvrige oppfølgingssystemene som benyttes av Produksjonsavdelingen ikke er ivaretatt. Dette behøver nødvendigvis ikke å ha store ulemper, verken for brukeren eller for Produksjon som helhet, idet nytten av systemene lokalt ikke er avhengig av integrasjon. Dersom man ønsker å redusere graden av manuell behandling av data mest mulig, vil imidlertid integrasjon være en fordel, for ikke å si en forutsetning. Mangel på integrasjon vil kunne føre til utvikling av suboptimale systemer, i den forstand at systemet legger vekt på å gi informasjon som letter en lokal arbeidssituasjon, uten at dette gir en effektivisering av produksjonsvirksomheten som helhet. Eksempelvis vil man kunne få en slik situasjon dersom samme data innsamles gjennom flere systemer, og bearbeides separat i hvert system Vegteknisk avdeling 5

8 2 Oppdrag mandat For å kunne vurdere tjenligheten av de forskjellige produksjonsstøttesystemene som er i bruk i Produksjonsavdelingen i dag, er det nødvendig å skaffe en oversikt over hvordan de enkelte systemer brukes i produksjonsvirksomheten, hvilke data som registreres og hvordan disse dataene bidrar til effektivisering av produksjonsvirksomheten. Videre er det viktig å klarlegge om systemene i noen grad overlapper hverandre, om det på noe tidspunkt vil foregå duplisering av registreringene i flere systemer, og i hvilken grad dette eventuelt fører til konflikter i forbindelse med overføring av data til sentrale systemer som PR, Anprod, Prodsys, Tempus, Maisy og Økosys mv. Prosjektet fikk derfor følgende mandat: Prosjektet skal fremskaffe grunnlag for en beslutning om Produksjonsavdelingens valg av produksjonsstøttesystemer for fremtiden. Systemer som skal vurderes er: Brøytetelefonen i Vestfold, Telemark og Agder-fylkene Call and Report i Oppland Tempus (prøveprosjekt) i Akershus, Buskerud og Vestfold ProData (prøveprosjekt) i Sogn og Fjordane Proprietære saltspredersystemer brukt i flere fylker (bl.a. Akershus, Sogn og Fjordane, Sør-Trøndelag, Hordaland) Vurderingene skal omfatte følgende forhold: Effekten på produksjonsvirksomhetens arbeid innenfor det område systemet benyttes. Effekten på administrative oppgaver knyttet til gjennomføringen av driftsproduksjonen. Om systemet har vesentlig forskjellig effekt benyttet som lokalt støttesystem i forhold til om det benyttes som sentralt støttesystem. Om det foreligger fare for duplisering av data dersom systemet benyttes sammen med andre produksjonsstøttesystemer Om det foreligger synergieffekter ved eventuell kobling mellom to systemer. Om kobling mellom systemer er praktisk og økonomisk gjennomførbart Vegteknisk avdeling 6

9 3 Oversikt over systemer og bruksområder De forskjellige systemene som benyttes i produksjonsvirksomheten til produksjonsoppfølging har forskjellig status og forskjellig tilknytningsform til de øvrige IT-systemene som benyttes av Produksjon. En oversikt over koblingen mellom forskjellige systemer er vist i figur 1 (Ikke all dataflyt er vist med piler). De forskjellige systemenes bruksområde er forskjellig, både geografisk og funksjonelt. Interne systemer er landsomfattende og det forutsettes at det eksisterer enhetlige rutiner for bruk og datafangst. Eksterne systemer kan være begrenset geografisk til enkelte fylker, eller til begrensede virksomhetsområder (f.eks. vinterdrift). Systemsammenheng i Statens vegvesen Faktura Økosys Personaldata og lønnsdata Økonomidata Lønn PR Gr.lagsdata MAISY Rater, gyldighetskontroll Produksjons- Prodsys data Anprod Manglende grensesnitt Produksjons- Timer fordelt på data oppgaver Produksjonsdata Produksjonsrapport Rapport Tempus Saltstrøing Gen. drift Vinterdrift Brøyting Timeregistrering PSS ProData C & R BT Mengderegistrering Måloppnåelse Statusvisning Logg Tidsregistrering Tidsregistrering Tidsregistrering Tidsregistrering Mengderegistrering Mengderegistrering Mengderegistr. Måloppnåelse Måloppnåelse Måloppnåelse Måloppnåelse Statusvisning Logg Logg Statusvisning Logg Logg Figur 1: Produksjon Oversikt over systemer som benyttes til produksjonsoppfølging i En grunnleggende avklaring når det gjelder tjenligheten av forskjellige produksjonsstøttesystemer, er å beslutte hvilke data som skal være en del av vegvesenets felleseie og hvilke data som kan innsamles og benyttes lokalt. Med felleseide data menes data som skal danne grunnlag for overordnet rapportering og utbetaling av lønn, fakturering og rapportering til oppdragsgiver, i det omfang slike rapporteringsrutiner er Vegteknisk avdeling 7

10 felles. Det må antas at harmoniseringen av funksjonsavtaleverket i større grad enn hva tilfellet er nå, også vil åpne for en harmonisering av rapporteringsrutiner. Behovet for avklaringer vil kunne bli satt fokus på i hovedsak fra tre hold: Krav fra oppdragsgiver mhp. rapportering Krav fra Produksjonsavdelingens ledelse mhp. produksjonsoppfølging Ønsker fra lokal produksjonsledelse med bakgrunn i at man lokalt ser muligheter for effektivisering og forenkling av organisering, oppfølging og rapportering av produksjonsvirksomheten. Lokale ønsker trenger ikke nødvendigvis å være sammenfallende med overordnede ønsker eller krav, idet de kan ha utgangspunkt i forskjeller mhp. vegnett, trafikkmengder, tettbygd kontra grisgrendt bebyggelse osv., samt den enkelte driftsansvarliges tiltakslyst og evne til å finansiere og gjennomføre lokale prosjekter. 3.1 Brøytetelefonen Brøytetelefonen er utviklet av firmaet Cell Network AS, som resultat av et initiativ fra Produksjonsavdelingene i Statens vegvesen i fylkene Vestfold, Telemark og Aust- Agder. Hensikten er å få bedre oversikt over, og styring av vinterdriften i de tre fylkene. Senere har også Buskerud og Vest-Agder tatt systemet delvis i bruk. Brøytetelefonen består av en online modul med statusvisning for aktiviteter på kart, og en fakturadel, som holder oversikt over medgått tid på aktiviteter på de forskjellige rodene. Systemet benyttes både av produksjonsavdelingene for oppfølging av brøytekontraktører og av VTS (Vegtrafikksentralen) for informasjon om aktiviteter er i gang på de forskjellige rodene. Systemet fungerer ved at kontraktørene ringer inn til server når det settes i gang aktiviteter på roden og melder seg likeledes ut når aktiviteten på roden er avsluttet. Både ved inn- og utmelding må kontraktøren identifisere seg ved hjelp av en pin-kode. I forbindelse med utmeldingen opplyses det også om tiltaket er i samsvar med standard, eller om det er avvik. Opplysningene lagres i en Oracle database, som fysisk sett er plassert på en server ved VTS i Porsgrunn. Kartvisningen er basert på kart i ArcView. Kartoppdateringen foretas hvert 3. minutt, og aktivitet/ikke aktivitet på roden vises ved at en indikator knyttet til roden skifter farge. Type aktivitet vises også ved fargekode. Systemets fakturadel beregner på grunnlag av inn- og utlogging forbrukt tid på aktivitetene. Både driftsledere og VTS kan ved hjelp av systemet få informasjon om aktiviteten på de enkelte brøyte- og strørodene. For VTS gir dette et bedre grunnlag for informasjon til publikum. For driftsledere representerer systemet en mulighet for tettere praktisk og økonomisk oppfølging av brøytekontraktører Vegteknisk avdeling 8

11 Grunnlag for avregning på brøyte- og strøkontrakter. Ved at kontraktørene logger seg på og av systemet hhv. ved start og avslutning av oppgaver, får man et grunnlag for avregning og fakturering på de forskjellige kontraktene. Dette grunnlaget benyttes av kontraktørene ved oppsett av faktura, og datagrunnlaget benyttes også av Produksjonsavdelingen ved tallfesting av utførte, ikke fakturerte oppgaver ved hver månedsavslutning. Bilaget for kontraktøren kan sammenholdes med driftslederens kontrollrapport ved godkjennelse av faktura. Egne mannskaper benytter statusvisningsdelen av systemet, men er ikke tilknyttet fakturadelen. Alle kontraktører er tilknyttet statusvisningen, men ikke alle er ennå tilknyttet fakturadelen. I Telemark er alle kontraktører i øvre del av fylket og ca. halvparten av kontraktørene i nedre del av fylket tilknyttet fakturadelen. Aust-Agder har noen få (3 5) kontraktører tilknyttet systemet, Vest-Agder ca. 10 og Buskerud ca. 3, mens Vestfold ikke deltar på denne delen. Målet med fakturadelen er tosidig: Å redusere arbeidet med kontering av fremmedmaskiner, samt å redusere muligheten for feil Å bedre muligheten for periodisering, ved å kunne beregne påløpte, ikke fakturerte utgifter. Foreløpig har man ikke benyttet muligheten som ligger i systemet for automatisk bokføring. Data for forbrukte mengder rapporteres ikke, dette styres gjennom registrering av lageruttak. Oppkobling mot systemet foregår ved at aktørene (kontraktører eller egne mannskaper) ringer opp brøytetelefonen og taster pin-kode, samt prosess for aktivitet. Utkobling foregår på samme måte, og aktøren får da i tillegg spørsmål om å rapportere resultat, samt antall brøytekm, evt. strøtimer. Roder som går over flere prosjekter og ulike ansvar kan i prinsippet håndteres av systemet ved hjelp av flere pin-koder. Dette er imidlertid tungvint, og man har vurdert å endre til en pin-kode, noe som krever en fast fordeling av kostnader mellom de ulike prosjektene. Forskjellig ansvar håndteres ved at det er knyttet kontostreng til pin-koden. Systemet benyttes på alle vinterprosesser, begrenset til hva som er tillatt for hver enkelt rode (med utgangspunkt i kontrakten). Det er laget egne lydfiler for alle prosesser, men kontraktøren får bare spørsmål som er relatert til hans kontrakt. Systemet styres av stabsleder Tor Rådstoga for alle fylker når det gjelder innlegging av data. I tillegg til Telemark tar han også ut rapporter for Buskerud, mens Agderfylkene tar ut rapporter selv. Total arbeidsmengde ved å styre systemet for hele region Sørøst anslås til ca. 10 % av et årsverk. Systemet har gitt klare effektiviseringsgevinster i Telemark, ved at antall personer som er beskjeftiget med konteringsrapporter er gått ned fra 4 5 til Vegteknisk avdeling 9

12 Kobling mot andre systemer. Det er tenkelig å koble systemet mot regnskapssystemet, slik at det kan foretas direkte utbetaling, og slik at man kan benytte fakturadelen for egne mannskaper og maskiner. Dette har hittil krevd at man eventuelt måtte kjøre egne overføringsrutiner, i og med at dette systemet har vært basert på Access database og regnskapssystemet benytter Oracle. Databasen for Brøytetelefonen er imidlertid nå også lagt over på Oracle (jan. 2002), slik at egne overføringsrutiner ikke lenger er nødvendig. Koblingen mot kontrakter ivaretar alle forhold mhp. priser og tillatte aktiviteter. Utkalling. Systemet er forberedt for inndeling i grupper, som grunnlag for utkalling av mannskaper. Eierskap. Det er usikkert om Statens vegvesens eierskap strekker seg lenger enn til de fylker hvor systemet allerede er tatt i bruk. Kostnader for systemet. Statusvisningsdelen, inklusive oppkobling mot kart har totalt kostet kroner å utvikle, mens fakturadelen har kostet ca kroner. Installasjoner hos bruker. Systemet krever ingen installasjoner ute hos bruker, men forutsetter tilgang til telefon. 3.2 Call and Report Call and Report er utviklet av firmaet Enera AB i Sverige og er en del av en større programpakke som også omfatter moduler for utkalling og planlegging av aktiviteter. De enkelte modulene kan benyttes uavhengig av hverandre. En vesentlig del av funksjonaliteten i Call and Report er utviklet etter initiativ fra Statens vegvesen Oppland, som har benyttet systemet siden Praktisk bruk av systemet i Oppland har bidratt i vesentlig grad til å få fjernet en del av de opprinnelige svakhetene ved systemet. Call and Report består av en online modul med statusvisning for aktiviteter på skjerm (ikke kartvisning), og en rapportdel som gir oversikt over medgått tid og mengder på aktiviteter på de forskjellige rodene. Systemet benyttes av produksjonsavdelingen for oppfølging av brøyte- og strøkontraktører og egne aktører. Systemet fungerer ved at aktørene ringer inn til server når det settes i gang aktiviteter på roden og melder seg likeledes ut når aktiviteten på roden er avsluttet. Både ved inn- og utmelding må kontraktøren identifisere seg ved hjelp av en pin-kode. I forbindelse med utmeldingen opplyser brukeren også om tiltaket er i samsvar med standard, eller om det er avvik. I tillegg gis det også opplysninger om forbrukte mengder strømaterialer og antall brøytekm. Opplysningene lagres i en database, som ligger på en server ved vegkontoret i Lillehammer (denne er fysisk sett samme server som ringeserveren). Kartvisning kan kobles til systemet, men dette krever at man tar i bruk planmodulen VinterPlan (VVHS) Vegteknisk avdeling 10

13 Systemet er basert på Access database. Informasjon om status på brøyte- og strøroder. Driftslederne kan ved hjelp av systemet få informasjon om aktiviteten i sanntid på de enkelte brøyte- og strørodene. Grunnlag for avregning på brøyte- og strøkontrakter. Ved at kontraktørene logger seg på og av systemet hhv. ved start og avslutning av oppgaver, får man et grunnlag for avregning og fakturering på de forskjellige kontraktene. Den 16. og 1. i hver måned tas det ut rapporter som sendes over til kontraktørene. Dette grunnlaget benyttes av kontraktørene ved oppsett av faktura. Egne mannskaper benytter statusvisningsdelen av systemet og rapporterer på samme måte som de øvrige aktørene. Oppkobling mot systemet foregår ved at aktørene (kontraktører eller egne mannskaper) ringer opp serveren og taster pin-kode, samt prosess for aktivitet. Utkobling foregår på samme måte, og aktøren får da i tillegg spørsmål om å rapportere resultat, samt antall brøytekm, og evt. forbrukt materiale ved strøing. Fordeling av mengder på forskjellige prosjekter foretas ved utlogging. Dersom man glemmer å logge seg ut, kan dette korrigeres manuelt. Man fører da en rettelogg for hver tilføyelse/korreksjon. Når systemet er i drift, kan man ved rapporter på skjerm følge status på de forskjellige rodene. Systemet har en rekke innebygde rapporter, som er faste i oppsett, men hvor det kan foretas utvelgelse av grupper man ønsker å rapportere på (eks. Alle aktører innen ett distrikt, alle aktører på brøyting, aktører på brøyting i noen distrikter osv). Forskjellige søkemuligheter er: Distrikt, Handling, Rode, Metode, Kontraktør, Tidsintervall. De rapporter som benyttes mest ved oppfølging av aktivitetene er: Siste tiltak Sumrapporter pr. aktivitet og periode Døgnrapporter over alle aktiviteter Aktørspesifikke rapporter Programmet har en feil ved beregning av sum timer for flere aktører. Data som hentes ut av Call and Report legges over i Excel for oppfølging i henhold til plantall. Den økonomiske oppfølgingen styres gjennom oppfølging av nøkkeltall, som f.eks. brøytefrekvens. Kobling mot andre systemer. Det er ikke vurdert å koble systemet mot andre systemer i vegvesenet, og det er heller ikke vurdert om dette er mulig. I og med at systemet benyttes lokalt, er det sannsynligvis lite å tjene på en direkte kobling mot andre systemer. Utkalling. Call and Report kan ikke benyttes som grunnlag for utkalling av mannskaper. Til utkallingen må benyttes en egen systemmodul, Rapid Reach, som ikke er kjøpt inn av Produksjonsavdelingen i Oppland Vegteknisk avdeling 11

14 Eierskap. Statens vegvesen Oppland har 5 brukerlisenser for Call and Report. Total investering, inklusive 2 oppgraderinger, er kroner. I tillegg betales 20 % vedlikeholdsavgift pr. år. Vedlikeholdsavgiften omfatter oppdatering, feilretting, samt ett servicebesøk pr. år. Installasjoner hos bruker. Systemet krever ingen installasjoner ute hos bruker, men forutsetter tilgang til telefon, enten fasttelefon eller mobiltelefon. Systemet har god driftsstabilitet, etter at man har skiftet ut både ringeserver og databaseserver. Dette var tidligere lagt på en ordinær PC, som ikke var optimal med hensyn til slik bruk. Totalt har systemet gitt bedre oversikt for driftslederne og bidratt til effektivisering av driftsoppfølgingen. Systemet har også en oppdragende effekt på kontraktørene, både med hensyn til at man får et ferdig fakturagrunnlag, og fordi systemet har gitt muligheter for tettere oppfølging. 3.3 Tempus Tempus er i utgangspunktet et system for registrering av timer i produksjonsvirksomheten. Systemet har vært benyttet av verksteddriften i Produksjon siden Tempus vil fra bli benyttet som timeregistreringssystem for hele Produksjon AS. Spesielt for utedriften har det siden høsten 2001 vært kjørt et testprosjekt hvor det også er registrert enkelte driftsdata. Testprosjektet har vært i drift i Akershus (vinterdrift, patruljebil), Buskerud (funksjonsavtale) og Vestfold (massetransport). Tempus er basert på SQL-server som dataplattform, og systemet er integrert med MAISY, med tanke på overføring av timer fra verksteddriften. Bl. 801 (Skjema for variable lønnstillegg og timelønn) og Bl. 844 (Ressurs personell og materiell) ligger inne som standard rapporter som kan tas ut av systemet. Registreringen i Tempus foregår ved hjelp av strekkoder knyttet til prosjekt og prosess. Alle registrerte timer (både personell og maskiner) blir således automatisk fordelt på de interne konti de skal fordeles på. I tillegg registreres mengder utført arbeid (f.eks. kjørte lass, tonn, kbm, løpemeter etc.) i henhold til arbeidets art, samt vegstrekning hvor arbeid eller registrering foregår. Ved bruk av Tempus for driftsdatafangst kan i prinsippet MAISY benyttes som ordresystem. Tempus benytter både faste terminaler og håndterminaler for registrering av timer og data. Håndterminalene som benyttes koster ca. kr. 3500,- pr stk ekskl. mva. For å overføre data trengs forskjellig periferiutstyr, avhengig av mulighetene for å koble seg opp mot serveren. Periferiutstyret koster i størrelsesorden kr pr bruker. Lisenskostnadene for programvaren er avhengig av antallet oppkoblinger mot Vegteknisk avdeling 12

15 hovedserver. Tempus kan benytte samme type håndterminaler som ProData, dersom dette skulle være aktuelt i en fremtidig situasjon. For direkte overføring fra bil kan det benyttes GSM-baserte dockingstasjoner, som samtidig fungerer som ladestasjoner for håndterminalene. Tempus har meget stor fleksibilitet med hensyn på uttak av rapporter i systemet, men denne delen benyttes i liten grad i Produksjon i dag. Det er laget noen spesialrapporter, som bl.a. erstatter Bl. 801 og Bl. 844, samt noen spesialrapporter for driftsdataregistreringene. Tid- og stedfesting av aktiviteter. Tid og tidsforbruk for aktiviteter beregnes automatisk når terminalen får opplysninger om ansattnummer, prosjekt/prosess og vegnummer/parsellidentifikasjon. Forskjellige aktiviteter og/eller vurdering av standard kan også legges inn ved hjelp av strekkoder, og man kan således få ut rapporter som beskriver oppgaver på den angjeldende vegstrekningen. Spesielt for massetransporten er prislister lagt inn i systemet, slik at man direkte kan få beregnet transporterte kvanta og tilhørende totalpris. Kobling mot andre systemer. Tempus er koblet mot MAISY ved hjelp av definerte overføringstabeller. Det er også forutsatt kobling mot PR for utveksling av lønns- og ansattinformasjon, men denne koblingen er foreløpig manuell, i påvente av at PR skal definere grensesnittet. Det er likeledes forutsatt en kobling mot elektronisk skjemahåndtering, når dette blir klart. 3.4 ProData ProData er et system for generell driftsoppfølging utviklet for Vägverket Produktion i Sverige. Systemet tillater registrering av driftsdata og posisjon/tid. I tillegg kan man registrere hendelser på vegnettet. Et forsøksprosjekt med ProData ble initiert som følge av Vinterdriftsprosjektet i Statens vegvesen. Dette ble avsluttet sommeren 2000, og konkluderte med at ProData skulle gjennomføres som pilotprosjekt i Hordaland. Av forskjellige årsaker, bl. a. avgang av nøkkelpersonell, kom ikke pilotprosjektet i gang som planlagt. Etterhvert ble prosjektet lagt til Sogn og Fjordane, hvor produksjonsleder Laila Espe Jakobsen har hatt ansvaret for gjennomføringen. I Sogn og Fjordane har man over en periode på ca. 2 måneder foretatt uttesting av ProData i et lagområde med 4 enheter, derav 1 brøyte/strø-enhet. Området omfatter Stryn fra fylkesgrensen ved Rv. 55 og vestover, i alt ca. 205 km veg. Pilotprosjektet omfattet hele funksjonsavtalen i det aktuelle området. Dagens funksjonsavtale rapporterer til Trafikkavdelingen spesielt på arbeider innenfor prosessene 38, 48, 13 prosesser på Hp.7, og 87.2 og 88,2, ved siden av vinterprosessene. På øvrige prosesser foretas produksjonsoppfølging for egen del Vegteknisk avdeling 13

16 I avtalen med Vägverket inngikk bl.a. en oversettelse av de mest sentrale skjermbildene til norsk. Dette maktet ikke den svenske leverandøren å gjennomføre i den takt som var forutsatt, og de 2 ukeverkene som var nødvendig for å utføre denne oppgaven måtte derfor utføres av den norske prosjektledelsen. Prøvedrift av systemet ble satt i gang ca , og har foregått hele vintersesongen 2001/02. GPS-dekning. Systemet krever bruk av GPS for å lokalisere driftsenhetene. Det aktuelle vegnettet innen driftsområdet er oppkjørt med tanke på GPS-dekning, som er funnet å være tilfredsstillende. I tunnelene vil man naturligvis ikke ha dekning, men dette vil ikke representere noe stort problem, idet programmet tar vare på siste posisjon og kobler denne opp mot første posisjon når man igjen er ute av tunnelen. Kart baseres på Vbase og MapInfo som kartvisningssystem. Kostnader for systemet. Produksjonsavdelingen betaler ikke noe for uttestingsfasen av programmet. For maskinvaren betales hhv. kr ,- for håndterminaler og kr ,- for tømmestasjoner. Eventuelle lisenskostnader ved regulær bruk er ikke oppgitt. Tid- og stedfesting av aktiviteter. Ved bruken av systemet har man lagt spesielt vekt på muligheten for tid- og stedfesting av aktiviteter. Dette har to sider. Først og fremst som en kontroll av innleide ressurser, ved at man registrerer virkelig utført arbeid, slik at man unngår fakturering for dødtid og utenforliggende forhold. Dette vil også fungere som en forenkling av dokumentasjon overfor oppdragsgiver, slik at rapporteringen kan foregå mer strømlinjeformet. Produksjon ser også for seg at systemet bidrar til økt effektivitet ved at man kan planlegge innsatsen ut fra kjente mangellapper på vegnettet, dvs. feil som er innrapportert tidligere. Dette bør kunne gi bedre utnyttelse av arbeidsdagen for den enkelte. Samtidig vil denne funksjonaliteten kunne gi bedre mulighet for korrekt kostnadsbelastning på de enkelte prosjekter. Foreløpig har man ikke tatt sikte på registrering av timer med tanke på direkte kobling mot Bl. 801/Bl. 844 (Skjema for variable lønnstillegg og Personell/ressurs-skjema), og det er også usikkert om det kan tas ut rapporter som kan fungere som grunnlag for føring av disse. En knytning av systemet mot ressurser (personell, materiell) er planlagt innenfor den generelle videreutviklingen av systemet (den svenske originalversjonen), men tempoplanen i dette er usikker. Det meste av arbeidet i produksjonsområdet (PRN) faller inn under den funksjonsavtale som er opprettet med Trafikkavdelingen. Avtalen omfatter også enkelte forvaltningsoppgaver. I tillegg er det et betydelig volum av bestillingsarbeider, som utføres etter nærmere bestilling fra Trafikkavdelingen. Produksjonsavdelingen rapporterer i dag på følgende forhold til Trafikkavdelingen: Vedlikeholdsstandard Trafikkavvikling/hendelser på veg Kvalitetssikring HMS Vegforvaltning Vegteknisk avdeling 14

17 I tillegg rapporteres økonomi på Forbruk i funksjonskontrakten Status på bestillingsarbeider ProData vil i hovedsak forenkle rapporteringen på utførte tiltak (både innenfor og utenfor funksjonsavtalen) og bidra til bedret rapportering og oppfølging av mangler og skader på vegnettet. For brøytebiler tok man opprinnelig sikte på en daglig tømming av terminalen, men etter å ha hatt systemet i bruk en periode, gikk man over til ukentlig tømming, idet dette synes å være tilstrekkelig ut fra det formål systemet skal betjene. For lagbiler behøver man ikke å tømme oftere enn hver 14. dag til hver 3. uke. PRN benytter i dag Falköpings system for registrering av driftsdata under saltspredning. Det forventes at innføringen av ProData vil overflødiggjøre bruken av det spesielle saltspredersystemet. Data som idag samles inn fra Falköpingsystemet kan samles inn via ProDatas terminal i saltbilen. 3.5 Falköping Falköpings datafangstsystem er ett av flere proprietære saltspredersystemer som leveres som en integrert del av strøapparatene. Systemet benyttes av POAS (Produksjonsområde Akershus Sør) for oppfølging av brøyte- og strøaktiviteter i Oslo-området og er det vanligste saltspredersystemet i bruk i Produksjon i dag. Systemet fungerer ved at data logges direkte fra strøapparatet under kjøring og lagres i et buffer i bilen. Bufferet tømmes etter at det er foretatt 30 endringer av innstillingene, men dette kan endres valgfritt, slik at man i realiteten kan tømme hvert minutt. Ved tømming sendes data via mobillinje til en server på POAS s kontor i Lodalen og lagres som rådata i en database. Systemet benytter GPS for posisjonering og relaterer aktiviteten til koordinater. For å relatere koordinatene til vegnettet er det opprettet i størrelsesorden 385 GPS-punkter på vegnettet, i hovedsak knyttet til vegkryss, slik at koordinater mellom to GPS-punkter entydig angir en vegstrekning. Både strøing og brøyting registreres. Brøyting registreres ved at tiden som plogen ligger i flytstilling logges direkte. Strøing registreres ved at innstillingene for strøing registreres (mengde, strøbredde). Systemet er basert på Access database. Driftslederne kan ved hjelp av systemet få informasjon om aktiviteten i sanntid (statusrapportering) på de enkelte brøyte- og strørodene. Oversikt over utført arbeid fåes Vegteknisk avdeling 15

18 ikke før sjåføren logger seg ut av systemet. Systemet benyttes både av innleide og egne mannskaper. Ved uttak av rapporter fåes oversikt over medgått tid, brøytekm og medgåtte mengder. Oppkobling mot systemet foregår ved at aktørene velger innstilling på strøpanelet. Utkobling foregår på samme måte. Innstilling av rapporteringsintervall foregår fra den sentrale serveren. Systemet har en rekke innebygde rapporter, som er faste i oppsett, men hvor det kan foretas utvelgelse av grupper man ønsker å rapportere på. De rapporter som benyttes mest ved oppfølging av aktivitetene er: Mengder Brøytekm. Døgnrapporter over alle aktiviteter Rutespesifikke rapporter Systemet er ikke koblet mot andre systemer. Dette medfører at systemet i hovedsak brukes til å ta ut rapporter for dokumentasjon av aktivitet overfor oppdragsgivere. Kobling mot andre systemer. Systemet er forberedt for å kunne levere data til Vinterman (DAU-format) på like linje med øvrige proprietære saltspredersystemer på markedet. Dette systemet benyttes ikke i vinterdriften i Norge. Eierskap og kostnader. Systemet er kjøpt av Statens vegvesen Akershus som en del av leveransen av strøutstyr. Kostnaden for systemet er i hovedsak knyttet til de fysiske installasjonene i bilene. Dette koster ca kr. pr. kjøretøy, og monteres samtidig med styrepulten for strøapparatet. Installasjonen sentralt for å kunne motta data består av et modem og en server. Dette utgjøres i dagens situasjon av en utrangert PC med et Siemens M20-modem tilkoblet. (Kostnad totalt inklusive programvare ca kr). Oppgradering av systemet har kostet kr. pr gang, og anses ikke nødvendig hvert år. Installasjoner hos bruker. Systemet krever installasjon av GPS, GSM telefon og kobling mot styrepult i hver bil som bruker systemet. Systemet har god driftsstabilitet. Totalt har systemet gitt god oversikt for driftsledelsen, samtidig som brukerne føler det som en betryggelse med tanke på dokumentasjon av tiltak Vegteknisk avdeling 16

19 4 Systemsammenligning De forskjellige systemene har som nevnt forskjellig plattform og IT-tekniske løsninger. I nedenstående tabell er det for oversiktens skyld foretatt en sammenstilling som viser plattform og funksjonsområde for de forskjellige systemene. Plattform, databaseløsning Data som registreres Økonomisk rapportering Spesialrapporter, sorteringsfunksjon Ja, konteringsbilag Statusrapportering Avvik på standard Hendelser på vegnettet Registrering av - behov - avvik Dokumentasjon av inspeksjonsrutin er Accessbasert, proprietær, lokal Aktiviteter Tidsforbruk Mengder Rapportgenerering Spesialrapporter Nei, men kan eksportere til excel for videre bearbeiding Drift- og vedlikehold s-oppgaver, verksteddri ft SQL server, Proprietær, global System ProData Tempus Call & Report Bruksområde Drift- og vedlikeholdsoppgaver Timeregistrering Aktiviteter Fri rapportgenerering, spesialrapporter Nei, men kan eksportere til excel for videre bearbeiding Vinterdrift (også egenregi) Accessbasert, proprietær, lokal Tidsforbruk, standard, brøytekm, mengder Spesialrapporter, sorteringsfunksjon Nei, men data legges manuelt over i excel Falköping Brøyting/strøing (også egenregi) Accessbasert, proprietær, lokal Timer, brøytekm, mengder Nei Brøytetelefonen Brøyting/strøing (også egenregi) Kan benyttes på alle løpende D/V-oppgaver Oraclebasert, proprietær, global Timer, standard, brøytekm Spesialrapporter, sorteringsfunksjon Nei Nei Ja, på skjerm Ja, på skjerm Ja, på kart Manuell registrering av tilstand Manuell registrering av tilstand Manuell registrering Innstilte mengder registreres Ja Ja Nei Nei Nei Ja Ja Nei Nei Nei Ja Ja Nei Nei Nei Ja/Nei Vegteknisk avdeling 17

20 System ProData Tempus Call and Medium for input av data Display/taster Strekkode/ display/ taster Falköping Brøytetelefonen Report Telefon Logging Telefon Brukervennlighet Online Nei Nei (ja) Ja Ja Ja Kartkobling Ja Nei Nei Nei Ja Ordresystem Ja, Koblet mot Nei Nei Nei selvstendig MAISY Timeregistrering Ja Ja Ja Ja (brukes Ja ikke) Eksport av timer som grunnlag for lønnsutbetaling Nei Ja Nei Nei Nei Eksport av data Nei Nei, men data hentes inn i andre systemer Import av data Nei Ja, fra MAISY Effekt på produksjonsvirksomheten Bedring av kontroll og oppfølging. Effektiviserin g, overflødiggjør punching inn i andre systemer Nei Nei Nei, men muligheter for aut. bokføring Nei Nei Nei Bedring av kontroll og oppfølgi ng Letter kontroll og dokumentasj on Bedring av kontroll og oppfølging, avlaster kontorsiden Effekt på administrative oppgaver Duplisering av data Dokumentasjon, kvalitetssikring, Kan risikere det, men ikke slik systemet er benyttet i testper. Integrerer avviksrapport er mot arbeidsordre. Tilpassede oppfølgingsparametre Dokumentasjon, kvalitetssikring Produserer fakturagrunnla g Dokumentasj on Mindre arbeid med konteringsrapporter og periodisering Nei Ja Ja Kan risikere det Lokalt/globalt Lokalt Globalt Lokalt Lokalt Lokalt (kan utvides til globalt system) Import/eksport av data Kobling gjennomførbar t Eierskap Nei Til Maisy Nei Nei Til lokale støttesystemer? Ja Nei Mot Ja, delvis Vinterman Vägverket Produktion Tempus Systemet er kjøpt av og tilpasset for Statens vegvesen Enera AB 5 lisenser er kjøpt av SVV Falköping. Systemet er kjøpt av SVV Cell Network. Statens vegvesen for nåværende bruksområde Vegteknisk avdeling 18