Brukerhåndbok. (det viktigste) SW Version 1.10 / Håndbok utgave

Transkript

1 Brukerhåndbok (det viktigste) SW Version 1.10 / Håndbok utgave

2 Innhold Innhold 1 Innledning Starte / lukke Navigator Starte og koble til PostBase automatisk Koble sammen Navigator og PostBase manuelt Bryte PostBase-forbindelsen Melde av PostBase-bruker Bytte PostBase-bruker LukkeNavigator Betjeningsflaten Oversikt over hovedmeny-funksjonene Produktvalg og frankering Forvaltning Transaksjoner (kun NavigatorPlus) Rapporter (kun NavigatorPlus) Innstillinger for PostBase-frankeringssystem Programvareinnstillinger Forbindelse til Francotyp-Postalia Hjelp Innstillinger for Frankering Frankering Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) Oversikt, lete etter og vise transaksjoner Bearbeide transaksjoner Manuell kontering Eksportere transaksjoner Rapporter (kun NavigatorPlus) Ulike rapporter Opprette rapporter PostBase-innstillinger og spesialfunksjoner Tips angående hjelp ved problemer SW Version

3 Innledning 1 Innledning Angående denne brukerhåndboken Denne brukerhåndboken beskriver de viktigste funksjonene og man går ut i fra at både PostBase og NavigatorBasic / NavigatorPlus er installert allerede og er tatt i bruk. TIPS: For ytterligere informasjoner ber vi deg lese brukerhåndboken til PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus (finnes per i dag på tysk og engelsk). I vedlegget til driftsveiledningen PostBase (hvis den kan fåes i ditt hjemland) finner du informasjoner angående spesielle nasjonale funksjoner og spesielle forhold. Målgruppe Temaer Navigator-brukere må ha grunnleggende kunnskaper angående Windows. Det er ingen spesielle krav angående datakunnskaper. Denne håndboken gir en oversikt over Navigator-programvaren og beskriver utvalgte rutineoppgaver. [Forvaltning] Navnet på feltene står i [ ]. TIPS / Merknader Produktlogo Tips angående enklere betjening og tilleggsinformasjoner er skrevet med kursiv skrift. Denne brukerhåndboken viser de ulike måtene man kan skrive produktnavnet på, f. eks. «NavigatorPlus». Hva er PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus? PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus er en brukervennlig PC-applikasjon for innretning, vedlikehold og bruk av ditt PostBase frankeringssystem. Med NavigatorBasic kan du styre grunnfunksjonene til frankeringssystemet direkte fra PC-en din. I tillegg kompletterer Navigator funksjonaliteten til frankieringssystemet PostBase. NavigatorPlus gir tillegg komfortable forvaltnings- og rapportfunksjoner. TIPS: For nedlasting av programvaren PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus kan du besøke vår Web-portal. SW Version

4 Starte / lukke Navigator 2 Starte / lukke Navigator 2.1 Starte og koble til PostBase automatisk Merk: Når du jobber med Navigator for første gang, må du først foreta enkelte grunnleggende innstillinger. For ytterligere informasjoner ber vi deg lese brukerhåndboken til PostBase NavigatorBasic / NavigatorPlus (finnes per i dag på tysk og engelsk). Forviss deg om at Navigator-programvaren ble installert, at PostBasefrankeringsystemet er knyttet til PC-en din og at frankeringsmenyen vises. Frankeringsmeny Starte Navigator Dobbeltklikk på PostBase-logoen på desktopen din, for å starte Navigator. Ved åpningen oppretter Navigator automatik en forbindelse til PostBase. Etter tilknytningen vises skjermen som er avbildet under. Når frankeringssystemet er knyttet til Navigator-programvaren, ser du en visning i PostBase-displayet som likner på det avbildete eksempelet. SW Version

5 Starte / lukke Navigator 2.2 Koble sammen Navigator og PostBase manuelt Hvis det ikke kunne opprettes noen forbindelse, må du følge anvisningene på skjermen. Kontroller om PostBase viser frankeringsmenyen. Klikk på knappen [Koble til] i arbeidsområdet. 2.3 Bryte PostBase-forbindelsen Trykk på [Koble fra] i statuslinjen, for å avslutte forbindelsen til frankeringssystemet PostBase. Frankeringssystemet viser frankerigsmenyen igjen og du kan bruke PostBase uten Navigator. 2.4 Melde av PostBase-bruker Klikk på [Logg av] i statuslinjen for å melde av den aktuelle brukeren. Bekrefte sikkerhetsforespørselen. Forbindelsen avbrytes. 2.5 Bytte PostBase-bruker Klikk på [Logg av] i statuslinjen og bekreft meldingen. Forbindelsen mellom Navigator og frankeringssystemet brytes. Velg den ønskete forbrukeren i frankeringssystemet og legg inn PIN-koden. Kontroller om PostBase viser frankeringsmenyen. Klikk på knappen [Koble til] i arbeidsområdet. SW Version

6 Starte / lukke Navigator 2.6 LukkeNavigator Hvis du vil lukke Navigator-programvaren, klikker du i hovedmenyen på [Avslutt program] eller på [x]-knappen oppe til høyre. Forbindelsen itl frankeringssystemet avbrytes og PostBase viser frankeringsmenyen. SW Version

7 Betjeningsflaten 3 Betjeningsflaten SW Version

8 Oversikt over hovedmeny-funksjonene 4 Oversikt over hovedmeny-funksjonene 4.1 Produktvalg og frankering Innstillinger for frankeringen Produkt Vekt Logo / tekst Konto Dato Fra din PC kan du foreta innstillingene for frankerigen på en behagelig måte. Blant oppgavene er produktinnstillinger (forsendelsesdata / service og vekt) og valg av tekstmelding og / eller logo. I tillegg kan du fastlegge en konto og innstille frankeringsdatoen. (I henhold til posttekniske bestemmelser er fordatering mulig.) For ytterligere informasjoner ber vi deg lese kapittel Innstillinger for frankering. Differanseveiing Denne funksjonen gjør det enklere å veie og frankere store brevmengder. Frankere Start frankeringsprosessen fra din egen PC. SW Version

9 Oversikt over hovedmeny-funksjonene 4.2 Forvaltning Forvalte tekstmeldinger Du kan taste inn tekster via PC-tastaturet ditt og lagre inntil tolv ulike tekstmeldinger. Fra PostBase har du tilgang til alle lagrete tekster. Forvalte hurtigvalg I Navigator finnes det hurtigvalg, hvor du kan lagre produktinnstillinger som benyttes ofte. Du har muligheten til å fastlegge hurtigvalgene for PostBase. Navigator selv har tilgang til 20 hurtigvalg uavhengig av maskinkonfigurasjonen. Du sortere hurtigvalgene på nytt, slette dem, skrive over dem eller gi dem nye navn. Forvalte kontoer Navigator viser alle tilgjengelige hhv. aktuelle kontoer for den aktuelle brukeren. Du får informasjoner om kontoen selv, portoforbruket og antall frankeringer siden den siste tilbakestilingen. Du kan forvalte kontoene på PC-en din eller tilbakestille. Forvalte reklamer Laste ned reklamemotivene via FP-Portal eller opprett den individuelle logoen ved hjelp av PostBase reklameklisjé-designer. Forvalte brukeren (kun administrator) Som administrator kan du her opprette bruker, differensierte tilgangsrettigheter for brukeren av frankeringssystemet, se på og endre profilen deres og fjerne brukere. SW Version

10 Oversikt over hovedmeny-funksjonene 4.3 Transaksjoner (kun NavigatorPlus) Menyen «Transaksjon» leverer deg et fullstendig bilde av forsendelsesaksjonene. Transaksjonene benyttes for opprettelsen av rapportene. Menyen har tilgang til en omfattende søkefunksjon. (Ytterligere informasjoner in kapittelet Administrere transaksjoner.) 4.4 Rapporter (kun NavigatorPlus) Med NavigatorPlus kan du opprette ulike typer rapporter, f. eks. kontorapporter. (Ytterligere informasjoner in kapittelet Rapporter.) 4.5 Innstillinger for PostBase-frankeringssystem Med «PostBase menyen» kan du foreta innstillinger for PostBase frankeringssystemet fra PC-en din. Eksempel: Se på og tilbakestille stykkteller. Spesialfunksjoner finner du også i denne menyen, f. eks. «Print kun reklameklisjé og tekst», «Skrive ut nummere». (Ytterligere informasjoner i kapittelet PostBase-innstillinger og spesialfunksjoner.) 4.6 Programvareinnstillinger I denne menyen kan du foreta programvareinnstillinger, f. eks. for utskrift av rapporter. SW Version

11 Oversikt over hovedmeny-funksjonene 4.7 Forbindelse til Francotyp-Postalia Navigator oppretter en forbindelse til Francotyp-Postalia Internetportal. Via din MinOneFP-tilgang kan du f. eks. Bestille tilbehør for din PostBase og forvalte reklamemotiver. 4.8 Hjelp Hvis det oppstår spørsmål under arbeidet med Navigator, klikk på [Hjelp]. De tilgjengelige brukerhåndbøkene vises. Klikk på det ønskete språket / versjonen. Navigator åpner den valgte brukerhåndboken i arbeidsområdet. Under [Last ned manualer] står ytterligere språk / versjoner av brukerhåndboken klar til nedlasting. Klikk på det ønskete språket / versjonen. Den respektive brukerhåndboken lastes ned og står da til rådighet under [Manuell]. TIPS: Hvis du trenger mer hjelp for å få løst et problem, ber vi deg besøke FPs hjemmeside eller ta kontakt med Francotyp-Postalia. SW Version

12 Innstillinger for Frankering 5 Innstillinger for Frankering Menyen «Frankere brev» viser de aktuelle innstillingene for frankering. Ved opprettelse av forbindelsen til frankeringssystemet sammenlikner Navigator innstillingene med PostBase. Denne figuren viser, hvordan du kan endre de ulike innstillingene. SW Version

13 Frankering 6 Frankering Navigator viser et skjermbilde som likner på det man ser under. Det finnes følgende muligheter for å starte frankeringsprosessen: Legg forsendelsen i det manuelle anlegget eller i den automatiske materen. Start etikettutskrift fra PC med knappen [Start Etikett / Mater]. Start stabelbearbeiding fra PC med knappen [Start Etikett / Mater]. Start etikettutskrift på PostBase. Start stabelbearbeiding på PostBase. SW Version

14 Frankering Klikk på knappen [Start Etikett / Mater], for å starte frankeringsprosessen fra PC-en din. (Dette eksempelet viser starten på etikettutskriften.) Menyen «Etikett og automatisk mater åpnes i den nedre delen av arbeidsområdet. Under frankeringen vises følgende bilde. SW Version

15 Frankering Straks frankeringsprosessen er avsluttet, vises arbeidsområdet igjen i menyen «Frankere brev». Frankeringen ble tatt opp i listen over transaksjonene (i vinduet under). SW Version

16 Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) 7 Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) Hver gang du frankerer en forsendelse, registrerer NavigatorPlus en transaksjon (også: kontering). Menyfunksjonen «Transaksjon» gir deg en omfattende oversikt over alle forsendelsesaktivitetene, f. eks. på hvilket tidspunkt et bestemt brev ble frankert. Alle transaksjonene lagres i NavigatorPlusdatabasen og står til rådighet for opprettelse av rapporter. 7.1 Oversikt, lete etter og vise transaksjoner Menyen «Administrere transaksjoner» åpnes i arbeidsområdet. SW Version

17 Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) 7.2 Bearbeide transaksjoner I menyen «Administrere transaksjoner» (se kapittel Oversikt, lete etter og vise transaksjoner) velger du den transaksjonen / de transaksjonene som du ønsker å bearbeide og klikker på [Rediger]. Dette bildet for redigering av transaksjonene vises. SW Version

18 Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) 7.3 Manuell kontering Klikk på [Manuell kontering..] i tilleggsmenyen. NavigatorPlus åpner et vindu for manuell kontering. Oppgi transaksjonsdetaljene her. SW Version

19 Administrere transaksjoner (kun NavigatorPlus) 7.4 Eksportere transaksjoner Klikk på [Eksport] i tilleggsmenyen. NavigatorPlus åpner et vindu for «CSV Export». Fastlegg formateringen og lagringsplassen til eksportfilen. Hvis du ønsker å eksportere data regelmessig, f. eks. for ukentlige eller månedlige rapporter, kan du lagre formater og egenskaper under et profilnavn. Merk: CSV («Comma Separated Values») ier et enkelt format som består av datarekker. Hver datarekke inneholder ulike dataområder, som man trenger for å fastlegge en transaksjon. De enkelte dataene (dato, konto osv.) i en rekke skilles fra hverandre ved et bestemt tegn. I skilletegnområdet fastlegger du dette tegnet. Det beste skilletegnet er som ikke forekommer i filen. Du kan avgjøre om en topptekst skal gis ut (dette kan være nyttig, hvis noen vil se direkte på denne filen senere). Hvis tekstdata eksporteres med mellomrom, må verdiene settes i hermetegn. SW Version

20 Rapporter (kun NavigatorPlus) 8 Rapporter (kun NavigatorPlus) Med NavigatorPlus kan du opprette ulike typer rapporter. Merk: Rapportfunksjonen omfatter kun forsendelser, som du kan frankere med PostBase i PCmodus (Navigator-modus). Det er ikke mulig å importere data til frankering i ettertid. 8.1 Ulike rapporter Konto-rapporter viser deg detaljer angående kontoene, som du har opprettet i NavigatorPlus. Kontolisten inneholder alle kontoene som du har opprettet og eventuelle fastlagte gebyrer. Portobruk-rapporter gir opplysninger angående, for hvilke postprodukter dine postkostnader ble brukt til over et bestemt tidsrom. Disse informasjonene fremstilles både i diagrammer og i tabeller. Bruker-rapporter gir deg en oversikt over alle brukere som er opprettet, viser detaljer angående brukerprofilene og gir informasjoner angående forbruksdataene. Du kan opprette rapporter angående de portokostnadene som er brukt, sortere etter postprodukter, vektklasser eller kontoer. Merk: Manuelle konteringer vises ikke i rapportene. SW Version

21 Rapporter (kun NavigatorPlus) 8.2 Opprette rapporter For de fleste rapportene må du oppgi ekstra kriterier, f. eks. rapporttidsrom. Disse detaljene oppgis i området «Valg» og kan variere fra rapoort til rapport. SW Version

22 PostBase-innstillinger og spesialfunksjoner 9 PostBase-innstillinger og spesialfunksjoner Med Navigator kan du foreta utvalgte innstillinger for frankeringssystemet ditt fra PC-en. Merk: Alle disse funksjonene er tilgjengelige i frankeringssystemet PostBase. For ytterligere informasjoner ber vi deg lese PostBase bruksanvisning (Referansehåndbok). Referansehåndboken er for tiden tilgjengelig på engelsk, tysk og fransk. «PostBase meny» vises i arbeidsområdet. TIPS: Du kan sortere PostBase-menyfunksjonene som du selv ønsker. SW Version

23 Tips angående hjelp ved problemer 10 Tips angående hjelp ved problemer Starte / koble til programvare Navigator kan ikke opprette noen forbindelse med PostBase. Tiltak Kontroller om PostBase er slått på. Kontroller om PostBase viser frankeringsmenyen.(se kapittelet Starte / lukke Navigator). SB-kabelen må være riktig tilkoblet. PostBase befinner seg i standby-modus og er ikke lenger koblet til Navigator. Jeg kan ikke gjenopprette forbindelsen, selvom alle kablene er koblet til på korrekt måte og PostBase viser frankeringsmenyen. Tiltak Koble ut PostBase og lukk Navigator. Slå på frankeringssystemet igjen. Straks PostBase viser frankeringssystemet, starter du Navigator. Forbindelsen opprettes nå automatisk. Laste porto Ingen forbindelse til datasenteret / serveren. Tiltak Kontroller forbindelsesinnstillingene i PostBase meny (Behandle tilkobling). Kontroller i menyen Setup (Innstillinger), om de riktige internettdataene ble oppgitt. Kontroller om nettverkskabelen er koblet til riktig. Feltet [Last ned porto] mangler. Tiltak Den aktuelle brukeren har ikke tillatelse til å laste ned. Ta kontakt med administratoren. SW Version

24 Tips angående hjelp ved problemer Frankere Når man prøver å frankere vises en feilmelding Tiltak Månedlige budsjett overskredet. Ta kontakt med administratoren. Maksimalt antall frankeringer per måned er nådd. Ta kontakt med administratoren. Maksimal portoverdi per forsendelse er nådd. Ta kontakt med administratoren. Reklamemotiv og/eller tekstmelding kan ikke innstilles. Tiltak For det innstilte produktet skrives det ut en spesiell post-karakteristikk ved frankeringen. Ved slike frankeringern er kun en/ingen logo / tekst mulig. Se på PostBase-displayet. PostBase skjuler de områdene for reklame / tekst som ikke står til rådighet. Skrive kun ut reklame Utskrift ikke startet. Tiltak Ingen reklame / tekst er innstilt. Innstill minst en reklame / tekst. Reklame / tekst ikke trykket på forventet sted. Tiltak En trykkforskyvning er innstilt. Slå av trykkforskyvningen eller innstill en passende forskyvning. SW Version

25 Tips angående hjelp ved problemer Kun nummerering Nummeret ikke trykket på forventet sted. Tiltak En trykkforskyvning er innstilt. Slå av trykkforskyvningen eller innstill en passende forskyvning. Kun lukke Konvoluttene transporteres men ikke lukket. Tiltak Kontroller om lukkefunksjonen på den automatiske materen er slått på. Se PostBase bruksanvisningen (referansehåndbok). Kontoer Kontoer mangler. Tiltak Når brukerforvaltningen er aktiv, vises kun de kontoene som er frigitt for de aktuelle brukerne. Ta kontakt med administratoren. Kontoene kan ikke bearbeides. Tiltak Når brukere er innrettet, er funksjonene til kontoforvaltningen kun tilgjengelige for administratoren. Ta kontakt med administratoren. Menyfunksjoner Funksjoner mangler. Tiltak Når brukerforvaltningen er aktiv, er noen funksjoner kun tilgjengelige for administratoren. Ta kontakt med administratoren. Enkelte funksjoner har man kun tilgang til med NavigatorPlus. SW Version

26 Tips angående hjelp ved problemer FP-Portal Programvaren kan ikke opprette noen forbindelse til FP-portalen. Tiltak Kontroller om PC-en din er knyttet til internett. Kontroller forbindelsesinnstillingene i PostBase meny (Behandle tilkobling). Kontroller i menyen Setup (Innstillinger), om de riktige internettdataene ble oppgitt. Språk Jeg har endret språket i menyen Setup (Innstillinger). Programmeringsoverflaten viser ennå det språket som var innstilt tidligere. Tiltak Lukk Navigator og start på nytt. Det innstilte språket overtas. Skrive ut Jeg vil skrive en rapport. Det vises en feilmelding. Tiltak Kontroller om skriveren er slått på. Kontroller om den riktige skriveren er innstilt i menyen Setup (Innstillinger). Forvalte brukeren Ingen bruker er tilgjengelig. Tiltak Ved deaktivering av tilgangskontrollen ble alle brukere slettet for alltid. Legg inn ny bruker. SW Version