Årsmøte 2014 for Norsk organisasjon for Terrengsykling - PROTOKOLL

Transkript

1 Årsmøte 2014 for Norsk organisasjon for Terrengsykling - PROTOKOLL Årsmøtet Sted: Sporveismuseet, Majorstuen, Oslo. Tid: 27.november, kl. 18:00-21:00 Til stede fra styret sentralt: Are Sørensen, Per Andreas Norseng, Øystein Haugen, Rickard Sundell, Sveinung Heggen. Til stede fra styret Oslo lokallag: Øyvind Rørslett, Eva Eriksson. Sak 1 Valg av ordstyrer og referent Ordstyrer: Rickard Sundell Referent: Øystein Haugen Sak 2: Godkjenning av innkallelsen. Sak 3: Behandling av innmeldte saker Sak 3.1 Statuttendring Ordstyrer informerte møtet om statuttendringene. Paragraf 8 Lokallag er endret i vesentlig grad. Spørsmål fra salen: Når ble det vedtatt at man skulle ha vedtekter om lokallag i statuttene Svar fra styret: Øyvind Rørslett informerte mer rundt bakgrunnen om vedtektsendringene rundt lokallag, og hvordan de definerer hvordan lokallag skal organiseres i forhold til NOTS. NOTS er sterkere med klart definert sentralstyre og lokalstyrer. Spørsmål fra salen: Hvor mange lokallag er det i dag? Svar fra styret: Nøyaktig liste kommer senere i møtet, estimerer ca ni lokallag. (med applaus) Sak 3.2: Merkemal for sykkelløyper/traseer Tord Bern Hansen har etterspurt en standard for merking av sykkelløyper. Styret har svart at Innovativ Fjellturisme allerede har utarbeidet dette, og NOTS har vært bidragsyter til dette. Kommentar fra Are: Tilbakemeldinger om at overnevnte standard ikke fungerer etter intensjonen i praksis, så standarden bør videreutvikles. Mulig å se på hva de har gjort i Sveits, Frankrike etc. Kommentar fra Øyvind: Det er ikke alle syklister og brukere av marka som er positive til bruk av malen i marka, bør følges med omu. Muligens bedre egnet for sykkelturisme på egnede steder. Ifm stibyggerprosjektene som utføres av NOTS Oslo og Omegn har NOTS foreløpig

2 ikke tenkt til å benytte denne standarden, men heller benytte enkle virkemidler. Bør gjøre en pilot for å finne noe som funker for Oslo-marka. Spørsmål, fra salen: Merking i andre land, er det ikke forskjeller mhp merkede stier, hvor man kan sykle etc. pga at man ikke har allemannsretten slik som i Norge? Skille mellom stier for fotgjengere og syklister. Svar fra styret: Portugal er veldig likt som i Norge, men andre land har mer definerte forskjeller (noen stier for syklister, andre for andre brukergrupper). Kommentar fra styret: Kan vi fatte et vedtak, f.eks. at NOTS skal følge saken? NOTS vil være involvert i arbeidet som gjøres i Oslo og Drammen. Årsmøtet henstiller styret til å følge opp saken. Sak 3.3: Tettere samarbeid mellom lokallagene Styret informerer: Forslaget kommer fra NOTS Oslo og omegn. Styret har kommet med forslag til vedtak i saklisten til årsmøtet (styrets forslag til vedtak) Sak 3.4: Fordelingsnøkkel for medlemsavgift Styret informerer: Forslaget kommer fra NOTS Oslo og omegn, årsaken er at lokallaget trenger penger for sitt arbeid. Styret har kommet med forslag til vedtak i saklisten til årsmøtet (styrets forslag til vedtak) Sak 3.5: Deltagelse for Utflukt 2015 Styret informerer: Deltagelse på Utflukt 2014 var en suksess, fikk ca 50 nye medlemmer, hadde blant annet foredrag med stibygger fra Sveits. Fin anledning til å profilere NOTS på en samling hvor det er stisyklister fra store deler av Norge. Styret informerer: NOTS er invitert til å holde foredrag på konferanse arrangert av Innovasjon Norge, lagt inn i arbeidsplan for Kommentar fra styret: Bør vurdere å utvide NOTS sitt engasjement på Utflukt, hvis det er tid. Dette er opp til styret å bestemme i Spørsmål fra salen: Har NOTS en sykkelforsikring for medlemmer skulle de ble skadet på sykkeltur? Svar fra styret: Nei, NOTS har ikke dette. Styret har kommet med forslag til vedtak i saklisten til årsmøtet (styrets forslag til vedtak) Sak 4: Årsberetning fra styret Kommentar fra styret: Feil i styreoppsetning for 2012/2014: Rickard Sundell mangler som ordinært styremedlem. Styret gikk gjennom årsberetningen. Spørsmål fra salen: Hvor mange medlemmer har NOTS nå? Svar fra styret: Ca 1100 registrerte, 576 betalende sentralt.

3 Spørsmål fra salen: Kan det tenkes at mange av våre ikke-betalende medlemmer får mail fra oss som blir flagget som spam? Svar fra styret: Meget mulig. Må undersøkes Spørsmål fra salen: Er det mulig å få fakturaen som e-faktura? Svar fra styret: Uvisst, kan koste oss en del penger, må sjekkes. Kommentar fra styret Oslo: Årsberetningen burde inneholde nøyaktig antall medlemmer. Svar fra styret: Årsmøtet henstiller styret til å inkludere antall medlemmer i fremtidige årsberetninger Styret gikk gjennom lokallagene i NOTS med kort om aktiviteten i lagene Kommentar fra NOTS Oslo og omegn: bør oppdateres til å reflektere lokallagene, spesielt med kontaktinformasjon. Nettsiden bør også inkludere hvilke lokallag som har egen organisasjonsnummer. Svar fra styret: Enig Styret informerte om dets arbeid ifm nasjonalparker og verneområder; NOTS har gjort lite i disse sakene i 2014, bør informere mer om det på bør strukturere arbeidet noe mer. Et viktig tema i denne saken er standardformuleringen som er gitt av Miljøverndepartementet som forbyr sykling på stier i områder med egen forvaltningsplan. Styret har denne saken i arbeidsplanen for 2015 Spørsmål fra salen: Har vi kunnskap som begrunner at denne standardteksten ikke holder vann? Svar fra styret: Utgangspunktet er allemannsretten, så enhver innskrenkning fra denne skal være kunnskapsbasert og velbegrunnet. Styret mener at teksten fra Miljøverndepartementet ikke er kunnskapsbasert og velbegrunnet, og har tilgang på forskning som viser at sykling verken skremmer mer enn fotgjengere eller utøver mer slitasje enn andre brukergrupper. Styret informerte om medlemsorganisasjonene i IMBA Europe da dette ble utvidet i år. Kommentar fra salen: Skrivefeil, blandet Slovenia og Slovakia Spørsmål fra salen: Er det noen fellesnevnere på hvilke organisasjoner som har mange medlemmer, god økonomi etc ut fra organisasjonsmodell? Kan NOTS lære noe av sine søsterorganisasjoner rundt organisering for å vokse? Kommentar fra styret: Antar det er et skjæringspunkt på hvor store man skal være før det er fordelaktig å ha en eller flere ansatte for å drive saker fremover. Styret informerer rundt EU-fond. Dialog i salen rundt hva NOTS kan gjøre for å være mer synlig for medlemmene, nyhetsbrev, facebook etc. E-post er NOTS eneste direkte kontakt med medlemmene. NOTS bør kommunisere mer med medlemmer. NOTS har plan for nytt styre om at dette skal arbeides med i Kommentar fra salen: Årsberetning bør komme noe tidligere, ikke dagen før årsmøtet Kommentar fra salen: Inkludere informasjon om hvor styremedlemskandidater bor.. Sak 5: Arbeidsplan Styret gikk gjennom arbeidsplan for NOTS sentralstyre 2015 Kommentar fra salen: Skal arbeidsplanen vedtas, eller er det forslag til neste styre? Svar fra styret: Forslag fra avtroppende styre, bør bearbeides av nytt styre. Nytt styre bør lage noen administrative rutiner etc. Kommentar fra salen: Arbeidsplan bør komme i god tid før årsmøtet Svar fra styret: Enighet, bør komme inn i rutinene for det nye styret Kommentar fra salen: Påskeferien er feildatert i møteplanen. Endres til

4 Kommentar fra lokallag Oslo: Bør ta med erfaringen fra stibygging i Oslo, og se om det er nødvendig å holde like høy standard over alt. Vi trenger en Norsk/lokal tilpasning. Svar fra styret: Enig, lokal tilpasning Kommentar fra salen: Arbeidsplan bør legges ut på så snart som mulig Svar fra styret: OK Kommentar fra styret: Har fått tilbakemelding fra noen i Østfold som gjerne stiller mark og materialer tilgjengelig for bygging. Sak 6: Regnskap Styret gikk gjennom regnskapet for 2012/2013 opp mot budsjettet for samme periode. Spørsmål fra salen: Har vi ikke betalt for IMBA Europe medlemskap? Svar fra styret: Det er ikke krevd inn enda, kommer på budsjett for neste år Kommentar fra styret rundt avvik budsjett/regnskap: Hadde generelt budsjettert mer inntekter og mer utgifter, hadde færre inntekter og utgifter i realiteten. Styret gikk gjennom regnskapet for 2013/2014 opp mot budsjettet for samme periode (siste periode) Kommentar fra styret rundt avvik budsjett/regnskap: Hadde generelt budsjettert mer inntekter og ferre utgifter, hadde færre inntekter og mer utgifter i realiteten. Derav lavere resultat Spørsmål fra NOTS Oslo: Er stibyggerfondet overført NOTS Oslo sin konto? Svar fra styret: Ja Spørsmål fra salen: Er regnskapet revidert? Svar fra styret: Ja, mail fra revisor (Dan Ullén) Spørsmål fra salen: Burde ikke revidert budsjett/regnskap komme med eget signert brev fra revisor? Svar fra styret: NOTS har ikke revideringsplikt, så dette er trolig ikke nødvendig. NOTS ønsker likevel at revisor skriver et formelt brev som vi kan publisere på sammen med budsjett og regnskap. Sak 7: Budsjett Styret gikk gjennom budsjettet for 2014/2015. Styret informerer at de budsjetterer med underskudd, men at organisasjonen har bra med penger på bok og kan fint prioritere aktivitet i Spørsmål fra salen: Hva er «reiseutgifter»? Svar fra styret: Stort sett flyreiser, spesielt ifm IMBA Europe Spørsmål fra salen: Kontingent på , som er 600 betalende medlemmer, har ikke NOTS ønske om å vokse som organisasjon. Virker som at dagens styre ikke tror at NOTS vil vokse? Svar fra styret: Jo, men estimatene er nøkternt angitt basert på tidligere års erfaringer. Kommentar fra salen: Beløpet bør kanskje reflektere at NOTS har ambisjoner om å vokse. Spørsmål fra NOTS Oslo: Kan vi ordne slik at medlemmer kan melde seg inn på stedet når vi har kampanjer, oppmøte, dugnad etc? Vi burde ha en løsning på plass for dette, både for å sikre at vi får betalt, samt for å unngå at vi mister medlemmer. Svar fra styret: Dette er det allerede mulighet for i medlemsløsningen vår, uten at vi har benyttet dette. Årsmøtet henstiller styret til å følge opp saken.

5 Kommentar fra NOTS Oslo: Medlemskontingenten bør kanskje vurderes økt i Svar fra styret: Enig Kommentar fra salen: Øke budsjettets post «kontingent» for å reflektere at man ønsker å øke medlemsmassen. Årsmøtet gjør følgende endringer i budsjettet: Inntekter Kontingent Renter 500 Utgifter Porto og forsendelse 500 Konferanse/samling Kommentar til styret: På første styremøte i 2015 bør det diskuteres hva som kan gjøres av samling i Styret kommenterer: Mye dialog etter konferansen i Sveits i regi av Innovasjon Norge. Ønsker om en ny konferanse/samling rundt samme tema.. Sak 8: Valg av styre Styret informerer om valgkomiteens innstilling til nytt styre i Styret informerer om de nye kandidatene og hvor de bor. Kommentar til styret: Valgkomiteen burde hatt en oversikt over kandidatene for alle styrevervene. Årsmøtet henstiller styret til å publisere informasjon om de nye kandidatene på nett, både og terrengsykkel.no kort tid etter årsmøtet. Sak 9: Valg av revisor Sak 10: Valg av valgkomité. Årsmøtet heves og protokollføring avsluttes.

6