Et attraktivt og konkurransedyktig OPPLAND

Transkript

1 OPPLAND Et attraktivt og konkurransedyktig ØKONOMIHÅNDBOK, revidert august

2 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL I: HOVEDPRINSIPPER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN Innledning Rammebetingelser for den fylkeskommunale virksomheten Finansiering av virksomheten Viktige lover og forskrifter Overordnede styringsprinsipper i Oppland fylkeskommune Utviklingstrekk Mål- og resultatstyring Risikohåndtering Hovedpunkter i organisasjonspolitikken Regionalt handlingsprogram (RHP) - Fylkerådmannens gjennomføringsdokument Delegering av myndighet Nærmere om økonomistyring Produktivitet og effektivitet Styringsdokumenter DEL II: INSTRUKSER OG RUTINER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN Innledning Ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner Budsjettprosess RHP sist vedtatt Årsregnskap (april) Inntektsrammer Innspill til høringsutkast RHP Høringsutkast RHP ferdigstilles/oppstart av arbeidet med FR- fylkesrådmannens gjennomføringsdokument Statsbudsjett Fylkestinget behandler RHP, Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument ferdigstilles Budsjettjusteringer i henhold til vedtak i fylkestinget, fylkesutvalget eller FR-sak Rapportering Vedtatt budsjett Lokalt budsjett Årsprognose etter 1. tertial, 2. tertial og rapportering ved årets slutt Årsrapportering Overføringsordningen Løpende budsjettoppfølging og rapportering internt Periodestenging Kontroll Utgifter Kjøp av varer og tjenester Økonomirutiner Arbeidsdeling Bestilling Attestasjon Anvisning Spesielle forhold

3 4.2 Overføringer - tilskudd Tilskudd til et bestemt formål Tilskudd til driften Utbetaling av tilskudd Inntekter Utfakturering Kreditnota endringer/korrigeringer Innfordringsrutine/purrerutine Avskrivning av utestående fordringer Avstemming Hovedboksbilag Behandling av hovedboksbilag Spesielt vedrørende fordelinger Disposisjonsfullmakter bankkonti Opprettelse av ny bankkonto Ansvarsforhold/ disposisjonsfullmaktens innhold Bruk av egne konti ved driftsenhetene Endring av fullmaktsforhold Rutiner ved fravær/ferie Behandling av verdipost Kontorkasser Oppfylling av kontorkasse Bankavstemning Kontroll med inventar og utstyr Registrering og kontroll Utrangering/kassasjon/avhending Salg Avhending av IKT-utstyr Materialregnskap Leieavtaler Kjøp, salg, makeskifte Forsikring Oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale Brudd og avvik fra disse bestemmelsene varsling Misligheter kritikkverdige forhold Vesentlige endringer i forhold til Økonomihåndbok 2011 er uthevet med rød skrift. Delegeringsreglement, økonomireglement og diverse skjema er ikke lenger vedlegg i økonomihåndboka, men finnes som egne dokumenter på Ansattportalen. 3

4 DEL I: HOVEDPRINSIPPER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN 1. Innledning Oppland fylkeskommune har valgt en desentralisert organisasjonsstruktur, hvor ledere av fylkeskommunale enheter har ansvar for økonomistyringen av sin enhet i tillegg til den faglige oppgaveløsningen. I en budsjettstyrt organisasjon, som fylkeskommunen, vil økonomistyringen bestå i å forvalte de tildelte midler på en best mulig måte i forhold til de mål som er satt for virksomheten. De overordnede mål for den fylkeskommunale virksomheten er å bidra til velferd og utvikling i fylket, men det er viktig å sørge for at dette skjer innen de økonomiske rammer som fylkeskommunen har. God økonomistyring betyr at fylkeskommunen får mest mulig ut av de tilgjengelige ressurser. Enhver beslutning som har økonomiske konsekvenser har betydning for økonomistyringen. De fleste beslutninger innebærer en viss grad av skjønn. Med stor grad av delegert myndighet og vide fullmakter, vil de etiske retningslinjene som er vedtatt i fylkeskommunens organisasjonspolitikk være viktige veivisere for utøvelse av skjønn når beslutninger skal fattes. Kommuneloven gir de overordnede føringer for økonomiforvaltningen i fylkeskommunen. Fylkestinget har vedtatt delegeringsreglement, økonomireglement og finansreglement, som også gir viktige føringer for hvordan økonomioppgavene skal løses. Fylkesrådmannen har, ifølge økonomireglementet, ansvar for å utarbeide instrukser, veiledninger og rutinebeskrivelser for økonomiforvaltningen. Regelverket er samlet i en økonomihåndbok, som består av følgende deler: Del I Hovedprinsipper Del II Instrukser og rutiner Det er fagenhet økonomi som er fylkesrådmannens kompetansesenter innen økonomiområdet, og som står for utarbeidelsen av økonomihåndboka. I tillegg er det utarbeidet et hefte med detaljert kontoplan og konkrete brukerveiledninger for økonomisystemet og fakturasystemet. Del I omhandler de overordnede prinsippene og rammebetingelsene, og bidrar til å gi en oversikt og sette de konkrete rutinene inn i en helhetlig sammenheng. Viktige temaer som er omtalt er: Regional planstrategi (overordnet politisk styringsdokument for Opplandsamfunnet) RHP (regionalt handlingsprogram) som er overordnet styringsdokument og gir de politiske veivalg og de overordnede målene for de ulike budsjettområder FR-budsjett (fylkesrådmannens gjennomføringsdokument) som gir mål og rammer for de enkelte enheter KOSTRA (Kommune Stat Rapportering) gir på bakgrunn av regnskaps og tjenesteinformasjon tilbakemelding av nøkkeltall som kan brukes som grunnlag i økonomistyringen Økonomistyring i det offentlige er forskjellig fra økonomistyring i private virksomheter fordi det er ulike mål, ulike rammebetingelser og ulik mulighet til å måle resultater Primær målgruppe for del I er administrative ledere og økonomiansvarlige i organisasjonen. Håpet er at håndboka skal bidra til å utvikle økonomitenkningen i organisasjonen. 4

5 God økonomistyring er en forutsetning for effektiv oppgaveløsning 2. Rammebetingelser for den fylkeskommunale virksomheten 2.1. Finansiering av virksomheten Fylkeskommunen er en politisk styrt organisasjon som stort sett får sine inntektsrammer bestemt av staten. De løpende inntektene gir den økonomiske ramme for virksomheten. Fordelingen av midler skjer gjennom budsjettet. Inntektene kan grovt sett deles i tre; statlig rammeoverføring, skatter og andre driftsinntekter. Statlige rammeoverføring er de midler som staten fordeler til kommuner og fylkeskommuner i statsbudsjettet. Fordelingen skjer etter objektive kriterier gjennom inntektssystemet. De viktigste kriteriene i inntektssystemet er befolkningens alderssammensetning. Det er de enkelte fylkeskommuners relative andel av befolkningen som bestemmer fordelingen. Rammetilskuddet er fylkeskommunens største inntektskilde. Skatteinntektene er den nest største inntektskilden. Disse to inntektskildene kalles ofte frie inntekter, da det er inntekter som fylkeskommunen kan disponere fritt uten andre bindinger fra staten enn det som er gitt gjennom lov- og avtaleverk. Disse inntektene utgjør over 70 % av fylkeskommunens inntekter. Inntektssystemet, som fordeler rammetilskuddet, skal delvis utjevne forskjeller i skatteinntekter og fullt ut utjevne forskjeller i utgiftsbehov. Det er derfor sammenheng mellom rammetilskudd og skatteinntekter, og disse inntektene må sees under ett. Inntektsutjevningen foregår løpende, dvs. at forskjeller i skatteinngang blir korrigert neste måned. Utgiftsutjevningen skjer på bakgrunn av beregning av utgiftsbehov etter objektive kriterier stilt sammen i en såkalt kostnadsnøkkel hvor de ulike kriterier er gitt ulike vekter. Kostnadsnøkkelen er basert på at utjevningen skal omfatte ufrivillige forhold som antas å ha betydning for den enkelte fylkeskommunes utgifter, for eksempel alderssammensetningen i befolkningen. I budsjettsammenheng vil anslag for den totale inntektsvekst i fylkeskommunene gi et brukbart utgangspunkt for beregning av inntektsrammene framover. Omfanget av Oppland fylkeskommunes virksomhet må hele tiden avpasses etter de rådende økonomiske rammer. Fylkeskommunen kan ikke drive virksomhet av et større omfang eller av bedre kvalitet enn det inntektene tillater. Det vi kan påvirke og bidra til er å bruke midlene på en best mulig måte 5

6 2.2 Viktige lover og forskrifter Det er Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av som gir de viktigste føringer for den fylkeskommunale virksomheten. Med hjemmel i loven er det gitt forskrifter med mer detaljerte bestemmelser på en rekke områder. Kommuneloven med forskrifter gjelder for all fylkeskommunal virksomhet. For interkommunale selskaper gjelder Lov om interkommunale selskaper (IKS) av med tilhørende forskrifter. De viktigste økonomibestemmelsene i kommuneloven finnes i kap. 8 og : Kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering. 44. Økonomiplan. 45. Årsbudsjettet. 46. Årsbudsjettets innhold. 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 49. Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. 49a. Kommunalt rapporteringsregister. Kapittel 9. Gjeldsforpliktelser m.m. 50. Låneopptak. 51. Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser. 52. Finansforvaltning. Med hjemmel i kommuneloven er det gitt følgende forskrifter som gir ytterligere detaljer om den fylkeskommunale økonomiforvaltning: Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om rapportering (KOSTRA = Kommune-Stat-Rapportering) Forskrift om garantier Forskrift om finansforvaltning For kommunale foretak (Kap.11) og interkommunalt samarbeid (kap.5) finnes det egne forskrifter om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning. Disse gjelder hvis det føres særregnskaper for virksomheten. Øvrige forskrifter gjelder også for disse særregnskapene. Kommuneloven med forskrifter gir de overordnede reglene på økonomiområdet og gir den rettslige ramme for hovedprinsippene i fylkeskommunal økonomiforvaltning. Kommunelovens 48 nr.2 fastslår at årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for God Kommunal Regnskapsskikk (GKRS) ble etablert i 2001 og utarbeider og utgir standarder for god kommunal regnskapsskikk i henhold til økonomireglene i kommuneloven, og fortolker prinsipielle spørsmål i tilknytning til avgitte standarder. Foreningen har hittil utgitt følgende standarder: KRS 1 Klassifisering av anleggsmidler, omløpsmidler, lang- og kortsiktig gjeld KRS 2 Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter 6

7 KRS 3 (F) Lån Opptak, avdrag og refinansiering KRS 4 (F) Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet KRS 5 Endring av regnskapsprinsipper og korreksjon av tidligere års feil KRS 6 (F) Noter og årsberetning KRS 7 (F) Usikre forpliktelser, betingede eiendeler og hendelser etter balansedagen KRS 8 (F) Leieavtaler KRS 9 (F) Nedskrivning av anleggsmidler Les mer på: KRS-standarder skal følges, og er like bindende som lov eller forskrift. Foreløpige standarder (F) er ikke endelig vedtatt av foreningen. Også disse gir sterke anbefalinger, og det forventes at disse blir fulgt. Mange av bestemmelsene angår bare den del av økonomiarbeidet som foregår i fagenhet økonomi i forbindelse med budsjett- og regnskapsarbeid på overordnet nivå. Det forventes ikke at ledere på alle nivåer i organisasjonen kjenner detaljer i regelverket, men det er greit å være klar over hvor bestemmelsene finnes. De bestemmelser som må følges opp av den enkelte leder er fanget opp i de rutiner og retningslinjer som er beskrevet i del II av håndboka. I kommunelovens kap.1 5 er det også gitt overordnede bestemmelser om fylkesplanlegging: 5. Kommunal og fylkeskommunal planlegging. 1. Kommunen skal utarbeide en samordnet plan for den kommunale virksomhet. Fylkeskommunen skal utarbeide en regional planstrategi og kan utarbeide regional plan. Regional plan skal samordne statens, fylkeskommunens og kommunenes virksomhet i fylket. Med hjemmel i kommuneloven er bestemmelsene utdypet i Plan- og bygningsloven av Fylkesplanlegging (regional planlegging) er omtalt i lovens Kap. III 7-8. Fylkeskommunen har plikt til å utarbeide regional planstrategi en gang i hver valgperiode og senest ett år etter konstituering. Regionalt handlingsprogram (RHP) utarbeides hvert år. Fylkeskommunale institusjoner er i tillegg pålagt en rekke krav gjennom særlover, noe som medfører økonomiske konsekvenser. Utgifter som følger av disse kravene må imidlertid innarbeides i budsjettet før de gir virksomhetene anledning til å øke utgiftene. Det forutsettes at de som arbeider innen de ulike områder kjenner til de viktigste bestemmelsene i de lover som gjelder eget område. 7

8 3. Overordnede styringsprinsipper i Oppland fylkeskommune 3.1 Utviklingstrekk Både fra statens side og internt i fylkeskommunen er det skjedd en betydelig utvikling innen økonomistyringsområdet. Utviklingen kan karakteriseres med følgende stikkord: Fra stor grad av detaljstyring til mer rammestyring Fra sektortenkning til mer vekt på helhetssyn Fra stor grad av bevilgningskontroll til mer vekt på resultatvurdering Fra stor grad av regelstyring til større grad av mål- og verdistyring Denne utviklingen har vært gjort mulig ved en samtidig sterk utvikling og satsing på IKT. Delegering av ansvar og myndighet på økonomiområdet har vært gjort ut fra en tro på at dette vil fremme en bedre og riktigere ressursbruk i den enkelte driftsenhet. Delegering skaper behov for gode rapporteringsrutiner til overordnet nivå, som har ansvaret for å fastsette rammene og målene. Mål- og resultatstyring som ledelses- og styringsform forutsetter stor frihet i oppgaveløsningen innenfor gitte rammer. Dette stiller krav til ledelsen. Lederne må sette klare mål og følge opp resultatene underveis. Det pålegger også den enkelte arbeidstaker et ansvar, ved at man må utøve en større grad av skjønn i utførelsen av sitt arbeid. I et slikt styringssystem tildeles økonomiske midler i form av rammer og det fastsettes mål for virksomheten. Som en følge av dette har for eksempel årsbudsjettet blitt mye mindre detaljert enn for bare noen år siden. De enkelte enheter må selv detaljere budsjettet innenfor vedtatte rammer slik at målene for virksomheten nås. Til slik delegert myndighet følger rettigheter, plikter og et klart ansvar for så vel beslutninger som resultat. Økonomistyringen foregår primært i de enkelte driftsenheter. I en politisk styrt organisasjon som fylkeskommunen vil det være politiske organer som setter økonomiske rammer og overordnede mål. Gjennomføringen delegeres til fylkesrådmannen og hans administrasjon. Administrasjonen vil ha ansvar for å detaljere rammer/mål og sørge for at målene nås. 3.2 Mål- og resultatstyring Mål- og resultatstyring defineres som det å sette mål for hva fylkeskommunen skal oppnå, måle resultater og sammenligne dem med målene, og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Prosessen omkring slik mål- og resultatstyring kan beskrives i følgende styringshjul, som kan sammenlignes med annet planarbeid i fylkeskommunen: Steg 1: Overordnede mål og strategier (RHP) Steg 4: Læring og forbedring Lederforankring og dialog Steg 2: Styringsindikatorer Steg 3: Resultatmåling og vurdering 8

9 Forutsetningen for mål- og resultatstyringen i Oppland fylkeskommune er lagt i de mål som er formulert i regionalt handlingsprogram og fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Styringsindikatorer må etableres for å kunne konkretisere mål og gjøre det mulig å måle fylkeskommunens resultater og vurdere måloppnåelse. Dette gjøres som en del av arbeidet med oppfølgingen av fylkesrådmannens gjennomføringsdokument og de periodiske rapporteringer. Indikatorene bør være tilpasset virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Resultater kan måles kvantitativt eller kvalitativt og kan deles inne i hovedgruppene kroner/volum, produktivitet, kvalitet, effekter og effektivitet. Det er imidlertid viktig å påpeke at indikatorene kun gir indikasjon på resultater og må derfor ofte i tillegg fortolkes og vurderes kvalitativt. Resultatkjeden er viktig å ha i minnet når det eventuelt skal forklares avvik i forhold til mål og årsakvirkningssammenhenger: Aktiviteter Produkter og tjenester Innsatsfaktor Brukereffekter Samfunnseffekter 3.3 Risikohåndtering Risikohåndtering knytter seg både til intern kontroll/styring og mål- og resultatstyring. Intern kontroll/styring skal være basert på vurderinger av risiko. Risikovurdering vil si å identifisere hvor i arbeidsprosessene det finnes elementer av risiko, og å analysere konsekvenser og sannsynligheter for risikoelementene (fare for styringsproblemer, feil og mangler) hver for seg og samlet. Dessuten skal man i risikovurderingen bestemme seg for hvilket nivå av risiko man er villig til å akseptere. OFK har vedtatt policy for risikohåndtering i mål- og resultatstyringen. Risikovurderingen er her knyttet opp mot å identifisere kritiske suksessfaktorer, dvs. stille seg spørsmål om hva som er særlig viktig å lykkes med i gjennomføringen av prioriterte aktiviteter. Ut fra denne vurderingen kan det etableres internkontroll-tiltak og lederoppfølging. Etablering og gjennomføring av risikohåndtering skal: Gi forutsigbarhet med hensyn til utfall av vesentlige strategivalg og beslutninger. Sikre at virksomheten drives innen aksepterte rammer for finansiell og operasjonell risiko Gi rimelig sikkerhet for oppnåelse av overordnede målsettinger, etterlevelse av lover, forskrifter og retningslinjer, og korrekt rapportering. 9

10 3.4 Hovedpunkter i organisasjonspolitikken I 2011 tok Oppland fylkeskommune skrittet fra arbeidsgiverpolitikk til organisasjonspolitikk. Denne overgangen medfører at betydningen av godt medarbeiderskap løftes opp på linje med godt lederskap. Organisasjonspolitikken beskriver kulturtrekk som alle må ta ansvar for å levendegjøre, slik som åpenhet, læringsvilje, inkluderende og gode arbeidsmiljøer, og kvalitet og effektivitet i oppgaveløsning og tjenester. Etterleving av disse viktige kulturtrekkene vil sikre Oppland fylkeskommune og de ansatte nødvendig fleksibilitet og handlingsrom i tider med raske og delvis uforutsigbare nedringer. 3.5 Regionalt handlingsprogram (RHP) - Fylkerådmannens gjennomføringsdokument Regionalt handlingsprogram (RHP) omfatter økonomiplan og årsbudsjett. Dokumentet gir en god beskrivelse av Opplandssamfunnets muligheter, hva slags satsninger som må til, hvilke strategier og prioriteringer som gjøres innenfor det handlingsrom vi har og hva som kan oppnås ved samarbeid. For å utarbeide RHP er flere fagmiljøer involvert. En god utvikling av Opplandssamfunnet er det overordnede mål. Viktige virkemidler er samarbeid, med kommuner/regioner og andre aktører, gjennom å inngå forpliktende avtaler om finansiering av prioriterte tiltak. Forpliktende avtaler er inngått gjennom partnerskapsavtaler, både med regionene (samarbeidende kommuner) og statlige partnere (NAV, Innovasjon Norge, VOX, Norges forskningsråd, høgskolene i fylket, fylkesmannen i Oppland og SIVA). RHP rulleres hvert år. Våre viktigste samarbeidspartnere (kommuner, regioner, statlige og andre partnere) gis anledning, gjennom en bred og involverende prosess, til å påvirke både mål og økonomiske prioriteringer innen ulike tjenesteområder og regional utvikling. Gjennom vedtak av RHP i desember hvert år, gir fylkestinget de overordnede økonomiske rammene for ulike rammeområder. Gjennom de politiske målformuleringene og budsjettføringene vises hva som ønskes oppnådd av resultater for de ressurser som stilles til disposisjon. Fylkesrådmannen har ansvaret for å fordele rammene videre på de enkelte driftsenheter. Dette gjøres i fylkesrådmannens gjennomføringsdokument, som utarbeides etter at RHP er endelig vedtatt i fylkestinget. Her er de politiske resultatmålene, vedtatt i RHP, fordelt på de enkelte fagenheter/driftsenheter. I tillegg er det utarbeidet administrative mål for enhetene. Fylkestingets budsjettrammer er fordelt på enheter og funksjoner. Ledere av driftsenheter må foreta en ytterligere detaljering av sine rammer. Prosessen er krevende, men bidrar til en bedre sammenheng mellom planer og virkemidler. Forhåpentligvis gir det også politikere og samarbeidspartnere en bedre oversikt over prioriterte veivalg og vedtatte budsjettrammer. 10

11 3.6 Delegering av myndighet Etter kommuneloven er all myndighet i utgangspunktet lagt til fylkestinget, som kan velge å delegere noe myndighet til andre politiske organer eller til administrasjonen (fylkesrådmannen). Oversikt over myndighetsfordeling mellom politiske organer og administrasjonen og prinsipper for delegering fremgår av Delegeringsreglementet. Fylkesrådmannen har valgt å delegere anvisningsmyndighet til ledere av skoler og fagenheter. Liste over de personer/stillinger som har anvisningsmyndighet finnes i Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Personer med anvisningsmyndighet har ansvar for den totale økonomistyring innen sitt ansvarsområde. Dette innebærer budsjettering, gjennomføring av virksomheten i henhold til vedtatte mål, kontroll og rapportering. Gjeldende fullmakter innen økonomiområdet finnes i Oppland fylkes økonomireglement. Fylkeskommunen praktiserer en ordning med overføring av ubrukte bevilgninger til disposisjonsfond, dvs. at midlene kan brukes senere år. Overskridelser av budsjettrammen må på samme måte dekkes inn av neste års bevilgning, jf. økonomihåndboka del II pkt Nærmere regler om praktisering av denne ordningen finnes også under pkt. 2 i økonomireglementet. 11

12 4. Nærmere om økonomistyring 4.1 Produktivitet og effektivitet Økonomistyring oppfattes ofte som synonymt med regnskapsanalyse, budsjettering, investeringskalkyler og andre tilsvarende metoder. Styringssystemene gir nødvendig informasjon, men det er menneskene som tar beslutninger som utøver den reelle økonomistyringen. Det sentrale i enhver form for styring er kvaliteten på de beslutninger som fattes. Økonomistyring kan derfor defineres som: De beslutninger som påvirker ressursdisponeringen og/eller er rettet mot oppnåelse av økonomiske mål. Økonomistyring utøves av alle i organisasjonen som tar beslutninger som medfører bruk av ressurser. Økonomistyring i fylkeskommunen innebærer at fellesskapets ressurser skal disponeres til beste for innbyggerne i fylket. Formålet er å dekke innbyggernes behov for tjenester som politiske organer har prioritert. Ressursene vil alltid være begrensede, og utfordringen blir å utnytte de tilgjengelige ressurser mest mulig effektivt. Økonomistyring i det offentlige må fungere i en virkelighet med tvetydighet, målkonflikter, makt og politisk aktivitet, hvor de rene økonomiske vurderinger må veies mot andre viktige mål og motiver. Siden fylkeskommunens inntekter stort sett er gitt, vil økt ressursbruk på ett område bety redusert mulighet for ressursinnsats på andre områder. Med produktivitet menes forholdet mellom ressursinnsatsen og produksjonsmengden, og produktivitet er en kvantitativ størrelse. Høy produktivitet betyr at man får produsert et stort omfang tjenester innen en gitt ressursramme, eller at man bruker lite ressurser på å produsere et bestemt omfang av tjenester. Et mye brukt mål på produktivitet er totalinnsatsen av ressurser målt i kr. pr. enhet man produserer (for eksempel totale kostnader pr. elev, pr. km fylkesveg, pr. vognkm kollektivtransport osv.). Dersom man skal påvirke produktiviteten er det viktig å finne riktig balanse mellom ulike innsatsfaktorer (maskiner, utstyr og arbeidskraft med riktig kompetanse ol.), og at arbeidet organiseres på en best mulig måte. Organisasjonskulturen påvirker også beslutningene i en virksomhet, og vil ha betydning for økonomistyringen. Dersom enhetene klarer å skape en fellesskapsfølelse knyttet til det å utnytte ressursene best mulig, vil dette bidra til god økonomistyring. Hver enkelt arbeidstaker kan bidra til å forvalte fellesskapets ressurser på en fornuftig måte. Hvis man skal kunne si noe om hvorvidt produktiviteten er høy eller lav, må man være nøye med hva man sammenligner med. Bruk av KOSTRA-nøkkeltall for å sammenligne med andre fylkeskommuner vil kunne gi viktig informasjon. Effektivitet måler forholdet mellom ressursinnsatsen og det resultatet eller effekten virksomheten gir. Effektivitetsstyring innebærer å velge de tjenester/tiltak som gir størst nytteverdi for befolkningen i forhold til ressursinnsatsen. Dette betyr å gjøre de riktige tingene. Effektivitetsstyringen foregår stort sett på den politiske arena. De politiske avveininger som gjøres gjennom ressurstildelingen til ulike formål skal sikre at effektiviteten av den fylkeskommunale virksomhet blir størst mulig. En metode som også kan brukes i prioriteringsdiskusjonen er sammenligning med andre fylkeskommuner. Her har forskriften om rapportering bidratt til å framskaffe sammenlignbare KOSTRA- 12

13 nøkkeltall. Dette gjelder foreløpig mest innen de tjenesteytende områder av virksomheten. Det er en spesiell utfordring å måle effekten av midler som brukes til regional utvikling. For tilgang til KOSTRA-tall i Statistisk sentralbyrå, gå inn på lenken nedenfor: Styringsdokumenter Sammenhengen mellom de enkelte styringsdokumenter kan framstilles i følgende figur: Regional planstrategi Hovedutfordringer for Opplandssamfunnet FR gjennomføringsdokument RHP (Politiske resultatmål, økonomiplan, årsbudsjett) Gjennomføring i enhetene Årsprognose ved 1. og 2. tertial av resultater og økonomi Årsmelding Årsregnskap Resultatrapportering Læring Innholdet i de enkelte dokumenter kan kort skisseres slik: Dokument Regional planstrategi (4-årig) Regional handlingsplan (RHP) (politiske føringer) Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument (administrative føringer innen gitte fullmakter) Årsprognose ved 1. og 2. tertial til fylkesutvalg/ fylkesting/fylkesrådmann Årsrapportering til fylkesutvalg/fylkesting Innhold Hovedutfordringer for Opplandssamfunnet Politiske satsningsområder, overordnede prioriteringer, politiske resultatmål og økonomiske rammer for de ulike budsjettområder ut fra statlige signaler om økonomiske rammer totalt for fylkeskommunen (rulleres hvert år, økonomirammer for 4 år) Administrativ oppfølging av RHP Økonomiske rammer for de enkelte driftsenheter (skoler og fagenheter) for 1 år Årsprognose på resultater vedr. politiske resultatmål og for regnskapsresultat (avviksrapportering) Resultatrapporter politiske mål, årsberetning fra fylkesrådmannen med finansiell analyse, årsregnskap med overføring av ubrukte bevilgninger til disposisjonsfond 13

14 DEL II: INSTRUKSER OG RUTINER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN 1. Innledning Del II tar for seg alle prosedyrene/instruksene innenfor økonomiforvaltningen som er felles for alle enhetene i fylkeskommunen. Inkludert i kravene til prosedyrer ligger det viktige krav til intern kontroll; hvem har ansvar for hvilke oppgaver. Et grunnleggende prinsipp er at det alltid skal være minimum to personer som gjennomfører en økonomisk transaksjon. Med økonomisk transaksjon menes behandling av leverandørfaktura, kundefaktura, utbetalinger, innbetalinger og hovedboksbilag. Arbeidsdelingen har som formål at ingen enkeltperson skal ha hånd om en transaksjon fra begynnelse til slutt, og at arbeidet blir gjenstand for uavhengig kontroll av en annen. Hensikten er å hindre uærlig handling og sørge for at feil ikke oppstår (kvalitetssikring), eller at feil blir rettet så raskt som mulig slik at det ikke oppstår økonomisk tap for fylkeskommunen. Intern kontroll defineres i videste forstand som en prosess, iverksatt og gjennomført av virksomhetens ledere og ansatte, med formål å sikre måloppnåelse på følgende områder: Målrettet og effektiv drift Pålitelig ekstern rapportering Overholdelse av gjeldende lover og regelverk Av denne definisjonen fremgår at intern kontroll ikke er noe noen gjør, men noe som alle gjør - enhver på sitt nivå i prosessen. Alle ansatte i fylkeskommunen har ansvar for intern kontroll, men fylkesrådmannen har det endelige ansvaret for kontrollsystemet. Det er nedfelt i kommuneloven De ansattes ærlighet og kompetanse er av avgjørende betydning for en god økonomiforvaltning. Grunnleggende etikkregler er innarbeidet i vedtatt Organisasjonspolitikk kultur for ledelse og medarbeiderskap. 1.1 Ansvar for utarbeidelse av lokale rutiner Den enkelte rektor for de videregående skolene/lederne for fagenhetene i fylkeskommunen må sørge for at det etableres rutiner for den enkelte enhet, og at disse rutinene tilfredsstiller alle kravene til prosedyrer/instrukser, herunder internkontroll. Disse rutinebeskrivelsene må tilpasses de lokale forholdene, og kan derfor bli noe mer detaljerte enn de prosedyrer/instrukser som er felles. 14

15 2. Budsjettprosess 2.1 RHP sist vedtatt 2.2. Årsregnskap 2.3 Inntektsrammer (Revidert Statsbudsjett, Kommuneprop.) 2.4 Innspill til høringsutkast RHP 2.8 Budsjettjusteringer i henhold til vedtak i FT, FU eller FR-sak Løpende vurdering av rammer/aktivitet 2.5 Høringsutkast RHP utarbeides 2.6 Statsbudsjett Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument utarbeides (elevtelling 1. oktober) 2.7 Fylkestinget vedtar RHP og FRs gjennomføringsdokument ferdigstilles 2.1 RHP sist vedtatt Økonomiplan (4 års planer) og årsbudsjett inngår i et felles dokument, Regionalt handlingsprogram (RHP), der årsbudsjettet er 1. år i økonomiplanen. Årsbudsjettet vedtas av fylkestinget hvert år i desember samtidig rulleres økonomiplanen. 2.2 Årsregnskap (april) Analyse av fjorårets resultat vil gi signaler om hvordan aktiviteten er tilpasset de økonomiske rammene om ansvarsstedet har opparbeidet et disposisjonsfond som øker handlefriheten, eller om aktiviteten må reduseres for å tilpasses de økonomiske rammene. Denne analysen gjøres av den som er ansvarlig for resultatenheten. 15

16 2.3 Inntektsrammer I mai vil/kan Revidert statsbudsjett gi endrede forutsetninger for årets budsjett, og Kommuneøkonomiproposisjonen vil gi signaler på rammebetingelser for neste budsjettperiode. 2.4 Innspill til høringsutkast RHP Fylkesrådmannen sender i juni bestilling til alle fagenheter/team. Aktuelle forutsetninger og frist for innspillene vil fremgå av bestillingsbrevet. 2.5 Høringsutkast RHP ferdigstilles/oppstart av arbeidet med FR- fylkesrådmannens gjennomføringsdokument Utkast RHP utarbeides i august/september etter nødvendig dialog om innspillene. Fylkesrådmannen sender bestilling til alle fagenheter og team og ber om innspill til fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Alle fagenheter og team skal utarbeide forslag til administrative resultatmål med utgangpunkt i høringsutkast RHP. 2.6 Statsbudsjett Statsbudsjettet legges frem primo oktober. Eventuelle endringer i rammebetingelser/forutsetninger drøftes med berørte fagenheter og innarbeides i RHP og fylkesrådmannens gjennomføringsdokument av fagenhet økonomi. 2.7 Fylkestinget behandler RHP, Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument ferdigstilles Fylkestinget vedtar RHP, med neste års budsjett samt planrammer for de 3 neste år, i begynnelsen av desember. Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument ferdigstilles i samsvar med vedtatt RHP. Fagenhet økonomi inviterer alle skoleledere og økonomimedarbeidere ved skolene til en temadag i desember, hvor blant annet gjennomgang av budsjettforutsetninger er tema. 2.8 Budsjettjusteringer i henhold til vedtak i fylkestinget, fylkesutvalget eller FR-sak Vedtak om justeringer i årets budsjett fattes av Fylkestinget, Fylkesutvalget, HAMU og fylkesrådmannen ved FR-saker. Protokollene fra Fylkestinget og Fylkesutvalget blir automatisk sendt til økonomiavdelingen, som foretar nødvendig budsjettjustering. Oversikt over budsjettjusteringer for den enkelte enhet finnes på åpningssiden (Forside) i OFKs rapportløsning. 16

17 Hvilke vedtak krever budsjettjustering? Alle vedtak som innebærer budsjettjusteringer, der det flyttes midler mellom ansvarssteder (F-ansvar) eller mellom rammeområder, skal registreres i økonomisystemet (jf. Økonomireglementet). Eksempler: Fylkesutvalget vedtar at det skal bevilges midler fra Politisk handlingsrom, rammeområde Politisk virksomhet, til rammeområde Kollektivtransport. FR-vedtak: Fagenhet Kulturvern bevilger midler til fagenhet Kultur og Idrett. Midler flyttes fra Kulturvern til Kultur og Idrett. Utforming av vedtak om budsjettjusteringer I P360 er det utarbeidet egne maler for FR-saker med økonomiske konsekvenser. Disse malene benyttes i forbindelse med vedtak om budsjettjusteringer. Det vil da framgå av tabellen i malen hvilket ansvar og hvilken funksjon midlene skal tas fra, og hvilket ansvar og hvilken funksjon midlene skal til. Dersom det er gjelder finansiering ved fondsmidler, må det framgå hvilket fond det er snakk om. 17

18 3. Rapportering Løpende budsjettoppfølging og rapportering er et sentralt element av styringssystemet, og en forutsetning for delegert myndighet. At avgjørelsesmyndighet er delegert fra politiske organer til administrasjonen og fra fylkesrådmannen til de enkelte driftsenheter fratar ikke de overordnede fra sitt totale ansvar. Delegeringen er hele tiden gjort innenfor klare rammer og mål for hva som skal gjennomføres. For at FT/FR skal kunne ivareta sitt overordnede økonomiansvar, må de budsjettansvarlige rapportere om den økonomiske og aktivitetsmessige utviklingen gjennom året. Dette er helt nødvendig for å kunne vurdere hvorvidt rammer og mål er realistiske. Budsjettansvarlige på alle nivå har behov for å holde seg løpende orientert om aktivitets- og ressursbruken i forhold til vedtatte aktivitetsplaner og budsjetter. Budsjettansvarlig må være kjent med fylkesrådmannens gjennomføringsdokument: Generelle budsjettføringer, for eksempel pris/lønn Økonomireglement Forutsetningene i budsjettet Kontoplan/Kostra Rapporteringsprosess 3.1 Vedtatt budsjett 3.2 Lokalt budsjett 3.3 Årsprognose 1. tertial, årsprognose 2. tertial og rapportering ved årets slutt 3.4 Dialogmøter med fagenhetene ved tertialrapportering og ved årets slutt 3.7 Løpende budsjettoppfølging og rapportering internt 3.5 Behandling Fylkesting og fylkesrådmann 3.6 Årsrapportering 18

19 3.1 Vedtatt budsjett Det enkelte ansvarssteds vedtatte budsjett framgår av fylkesrådmannens årlige gjennomføringsdokument. 3.2 Lokalt budsjett Fra 2012 skal det skal legges inn lokalt budsjett for hvert ansvarssted. Det lokale budsjettet legges inn i budsjettversjon LOKALT. Lokalt budsjett er et godt hjelpemiddel i forbindelse med rapportering gjennom året, og kan utarbeides slik det passer det enkelte ansvarssted best mulig. Detaljeringsnivået må være tilstrekkelig til å få god oversikt. Lokalt budsjett skal være lagt inn i økonomisystemet innen utgangen av mars, og rektor/fagenhetsleder er ansvarlig for at lokalt budsjett er lagt inn og saldert. Lokalt budsjett legges inn av den enkelte enhet, eller det benyttes mal (se Budsjettprogram på Ansattportalen/God og effektiv drift/økonomistyring/budsjettprosess) som sendes fagenhet økonomi for registrering. Det lokale budsjettet må ajourføres når det er foretatt en budsjettjustering i budsjettversjon JUST. Dersom budsjettet periodiseres, må det foretas periodisering av alle budsjettjusteringer. Nettoramme i LOKALT må være avstemt mot budsjettversjon JUST ved hver periodeavslutning. Ved avvik mellom JUST og LOKALT vises en melding på første side i OFKs rapportløsning, og man kan enkelt få fram en avviksrapport. Fagenhet økonomi kan bistå med råd og veiledning når det gjelder å opprette lokalt budsjett. 3.3 Årsprognose etter 1. tertial, 2. tertial og rapportering ved årets slutt Rådmannsledelsen sender i forkant av perioderapporteringene ut et bestillingsbrev til fagenhetene om hva det skal rapporteres på. Det skal kommenteres på forventet avvik ved årets slutt, og det skal foreslås tiltak for å unngå overskridelser av netto budsjettramme. Eventuelle negative avvik i planlagt aktivitet skal også kommenteres. På grunnlag av det som er rapportert, og etter avholdte dialogmøter med fagenhetene, utarbeides det en samlet økonomisk rapport. I denne rapporten inngår en oversikt over overordnede inntektsforutsetninger, finansforvaltningen og en samlet oversikt over avvik på fylkestingets rammeområder og sentrale inntekter og utgifter. Perioderapportene og årsberetning/årsregnskap behandles av fylkestinget. 19

20 3.4 Årsrapportering Det er fylkestinget som godkjenner regnskapet. Fylkesrådmannen utarbeider et samlet dokument som rent formelt inneholder tre ulike dokumenter: Resultatrapportering for RHP Årsberetning Årsregnskap Dette dokumentet utgjør en helhetlig tilbakemelding til fylkestinget om oppnådde resultater. Resultatvurderingene vil være viktige som grunnlag for ny planlegging og budsjettering Overføringsordningen Årsbudsjettet vedtas med en netto driftsramme. Overføringsordningen innebærer at årets nettobesparelser avsettes til disposisjonsfond. Årets merforbruk, som ikke dekkes av tidligere disposisjonsfond, skal dekkes påfølgende år. Hensikten med overføringsordningen er å fremme effektivisering og produktivitetsøkning. Budsjettmidlene "må" ikke brukes opp innen årets utgang. Den budsjettansvarlige kan "spare" over flere år for å kunne foreta større anskaffelser. 3.5 Løpende budsjettoppfølging og rapportering internt Periodestenging Periodestenging skjer den 15. i hver måned etter regnskapsmåneden (dersom den 15. er en lørdag eller søndag, skjer periodestenging den påfølgende mandag). Det er viktig at alle anvisninger er gjort innen denne datoen hver måned og ved årets slutt. Det er fakturadato som bestemmer hvilken periode bilaget skal føres på. Eksempel: Dersom fakturadato er 31. oktober, skal fakturaen regnskapsføres på oktober selv om forfall er den 30. november Kontroll Månedlig: Ansvarsstedet skal foreta en rimelighetskontroll av månedsregnskapet. Dersom det er postert på feil kontoplansegment på inngående fakturaer, skal dette meldes fra til fagenhet økonomi som foretar omposteringen. 20

21 4. Utgifter 4.1 Kjøp av varer og tjenester Økonomirutiner Fylkeskommunen utbetaler årlig i overkant av 2 milliard kroner for kjøp av varer og tjenester, samt overføringer og tilskudd til andre. Rutinene som er beskrevet nedenfor skal sikre en forsvarlig behandling av disse utbetalingene, samtidig som de skal sørge for nødvendig dokumentasjon og gi grunnlag for en god økonomistyring. En forutsetning for god økonomistyring er at regnskapet er à jour. Dette betinger at utgiftene blir bokført i den perioden varen/tjenesten er levert (fakturert). For å sikre dette må alle fakturaer være ferdig behandlet og bokført innen periodestengning (den 15. i påfølgende måned). I prosessen fra kjøp til betaling er det flere steg som har hver sine rutiner for å sikre en forsvarlig og effektiv behandling. Alle fakturaer skal skannes og behandles i fakturasystemet. Det er kun originalfakturaer som skal skannes. Dersom det av en eller annen grunn må brukes kopi av faktura, så skal det kommenteres, dokumenteres og forklares hvorfor ikke original er skannet. Det gis ikke anledning til å betale fakturaer direkte fra enhetens egen bankkonto. Ved spesielle hastetilfeller kan slike utbetalinger foretas av Fagenhet økonomi Arbeidsdeling Der forholdene ligger til rette for det, bør bestiller, attestant og anviser være tre ulike personer. Det skal imidlertid alltid være minst to personer som behandler en og samme faktura fra en leverandør. I fakturasystemet ligger det kontroller på at dette blir gjennomført. BESTILLING VAREMOTTAK ATTESTASJON Ansvarlig: Personer med bestillingsfullmakt På hvert ansvar (skolested, tannklinikk eller fagenhet) skal det foreligge et administrativt vedtak (FR-vedtak) med oversikt over hvem som har bestillingsfullmakter. Oversikten skal inneholde bestillers navn, referansenummer og eventuell beløpsgrense. Bare de som er gitt slik fullmakt har anledning til å bestille varer og tjenester i OFK. Fullmaktene knyttes i utgangspunktet til budsjettåret, evt. konkrete prosjekter. Nytt vedtak gjøres ved inngangen til nytt budsjettår og eventuelt når behov for nytt vedtak foreligger (jf. FR-sak 183/07). Lederen ved hvert enkelt ansvarssted har ansvaret for å utarbeide og vedlikeholde oversikten. Ansvarlig: Varemottaker Den som mottar varen (eller tjenesten) skal påse at leveransen er i henhold til bestillingen som er gjort (riktig pris, mengde og kvalitet). Selve kvitteringen for mottaket gjøres på pakkseddel, som leveres til den som skal attestere fakturaen, eller varemottager godkjenner leveransen i fakturasystemet. Dette avhenger av lokale rutiner utarbeidet ved det enkelte ansvarssted. Ansvarlig: personer med attestasjonsfullmakt Attestasjonen utføres i Fakturasystemet. Den som attesterer skal sjekke at det som er fakturert faktisk skal betales av OFK. Videre skal det kontrolleres at leverandør og fakturabeløp som er registrert stemmer overens med det som står på selve fakturaen. 21

22 Ved vareleveranser skal det enten finnes pakkseddel der det er signert for mottaket, eller fakturaen skal være godkjent av en varemottager i Fakturasystemet. Der det ikke foreligger en signert pakkseddel er det attestantens ansvar å forsikre seg om at den fakturerte ytelsen faktisk er levert og at den er i henhold til bestilling. Den som attesterer bør samtidig kontere fakturaen slik at den kan sendes direkte til anvisning. Hvis den som attesterer ikke fyller ut konteringsinformasjon, skal fakturaen sendes til kontering. KONTERING Ansvarlig: Merkantilt personell på hvert ansvarssted Kontering sjekkes, eventuelt påføres, før fakturaen sendes til anvisning. ANVISNING ETTERKONTROLL Ansvarlig: Leder En anvisning er en myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet (kontering), herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt (attestert) og at det er budsjettmessig dekning for utgiften. Anvisning utløser utbetaling. Ansvarlig: Fagenhet økonomi Eventuell mva-kode blir påført, og de registrerte opplysningene blir sjekket mot det innskannede bilaget. BOKFØRING g Ansvarlig: Fagenhet økonomi Automatisk jobb i økonomisystemet regnskapet er oppdatert hver morgen. REMITTERING g Ansvarlig: Fagenhet økonomi Rutinen er lagt opp slik at det er forskjellige personer som registrerer fakturaer, utarbeider betalingsforslag og godkjenner utbetalingene i nettbank. Alle fakturaer blir utbetalt ved forfall Bestilling Ved bestilling skal referansenummer alltid oppgis. Det skal også opplyses om at fakturadressen skal være Oppland fylkeskommune, Fakturamottak, Postboks 988, 2626 Lillehammer, og at våre generelle betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager. Eventuelle krav om reklamasjon eller erstatning skal meddeles transportør/leverandør så snart som mulig. Det bør være den som har bestilt varen/tjenesten som gjør dette. Det gis ikke anledning til å benytte inngåtte rammeavtaler til private kjøp eller benytte fylkeskommunens navn for å oppnå spesielle vilkår vedrørende private kjøp. For øvrig vises det til avsnittet "Åpenhet og etikk" i OFKs vedtatte organisasjonspolitikk. Habilitet Ved kjøp fra firma eller personer der den som bestiller har spesielle knytninger som nær familie/venner, eierinteresser eller andre forhold, skal kjøpet godkjennes av rektor/fagenhetsleder på forhånd. Dette for å sikre at det ikke er tvil i spørsmål om habilitet ved slike kjøp. 22

23 4.1.4 Attestasjon Attestasjon er myndighet til å godkjenne en anskaffelse. På hvert ansvar (skolested, tannklinikk eller fagenhet skal det foreligge et administrativt vedtak (FR-vedtak) med oversikt over hvem som har attestasjonsfullmakter. Fullmaktene knyttes i utgangspunktet til budsjettåret, eller evt. til konkrete prosjekter. Nytt vedtak gjøres ved inngangen til nytt budsjettår og eventuelt når behov for nytt vedtak foreligger (jf. FR-sak 183/07). Ofte vil varemottager og attestant være samme person, men i noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å dele disse to rollene Anvisning Oversikt over hvem som har anvisning finnes i fylkesrådmannens gjennomføringsdokument. Normalt skal den som har fått anvisningsmyndighet selv anvise, men vedkommende kan gi fullmakten videre til sin stedfortreder i enkelte tilfeller (sykdom, ferie). Til dette benyttes skjemaet Stedfortrederfullmakt. For å unngå at samme person både anviser og attesterer samme faktura skal det på hvert ansvarssted oppnevnes en "reserve anviser" som skal anvise fakturaer som hovedanviser har attestert Spesielle forhold Akontoutbetalinger ved nye byggeprosjekter Ved behandling av første faktura i et nytt byggeprosjekt der det er avtalt akontoutbetalinger, skal det gjøres henvisning til saksnummer og dokumentnummer. Det skal også kommenteres at akontoutbetalingen er i henhold til betalingsplan. Disse merknadene gjøres i kommentarfeltet i fakturasystemet (KIBI). Attestasjon og anvisning av leders egne utgifter Ingen kan attestere utbetalinger til seg selv eller utgifter som direkte vedrører egen person. Alle slike fakturaer skal attesteres av en overordnet, og det er den enkelte leders ansvar å definere hvilke fakturaer dette gjelder. Prosedyren er at den enkelte leder påfører riktig kontering og returnerer fakturaen til Fakturamottak med beskjed om hvem som skal attestere fakturaen. Etter at fakturaen er godkjent (attestert) av overordnet leder blir fakturaen sendt til anvisning. Det er den med anvisningsmyndighet i henhold til Fylkeskommunens gjennomføringsdokument som anviser fakturaen til utbetaling. Leder kan attestere utgifter som gjelder en større gruppe som også leder er en del av. Bevertning I forskrift om bokføring 5-10 står: Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. Dette betyr at attestanten ved behandling av slike fakturaer må angi i kommentarfeltet i fakturasystemet om formålet og hvem bevertningen omfatter. Ved alkoholservering ved fylkeskommunale tilstelninger må det foreligge forhåndsgodkjenning fra fylkesordfører eller fylkesrådmann (vedtatt av fylkesutvalget i sak nr. 21/81). Unntak ved bevertning på studieturer i sentraladministrasjonen: Det kan uten innhenting av særskilt tillatelse serveres inntil to enheter vin eller øl i forbindelse med én fellesmiddag under turen (se dokument "Studieturer i sentraladministrasjonen"). 23

24 Foreldelse av momskompensasjonskrav. Nødvendige tiltak for å unngå tap av kompensasjon Kravet om momskompensasjon må kun omfatte fakturaer med fakturadatoer i de to foregående avgiftsperioder (eller siste 4 måneder). Dersom en faktura må holdes igjen mer enn 60 dager etter fakturadato på grunn av mangler, uenighet om leveranse i forhold til avtale mv., og derfor ikke kan/bør utbetales, må de ansvarlige (attestant/anviser) likevel sørge for at fakturaen blir anvist og bokført, slik at fakturaen kommer med på kravet. Den ansvarlige (attestant/anviser) må imidlertid gi beskjed til Fagenhet økonomi om at det settes sperre for betaling i økonomisystemet. Når forholdet blir avklart med leverandør, enten ved kreditnota eller utbetaling, sendes det melding til Fagenhet økonomi. 1.TERMIN 2.TERMIN 3.TERMIN 4.TERMIN 5.TERMIN 6.TERMIN Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato Fakturadato JANUAR FEBRUAR MARS APRIL MAI JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER Bokføres innen 30.april Bokføres innen 30.juni Bokføres innen 31.august Bokføres innen 31.oktober Bokføres innen 31.desember Se frist for årsoppgjør Forsikringsoppgjør Ved forsikringssaker som gjelder personbiler eller varebiler klasse 1 skal det påses at grunnlaget for forsikringsutbetalingen er inkl. mva, da fylkeskommunen ikke har fradrag for inngående avgift på disse transportmidlene, jf. merverdiavgiftslovens 8-4. For andre typer forsikringsutbetalinger skal grunnlaget være eks. mva. Investeringer i varige driftsmidler Bokføringslovens 11 stiller krav til dokumentasjon av balansen. Ved investering i varige driftsmidler som biler, maskiner og utstyr som overstiger kr med en levetid på 3 år eller mer, skal kjøpekontrakt journalføres og skannes i p360. Kreditnota I de tilfellene leverandøren innrømmer et avslag eller skal korrigere en feilfakturering, skal det alltid foreligge en kreditnota. Det er ikke anledning til å korrigere en faktura etter at den er produsert, jf. bokføringsloven 4 nr. 9 Sikring. Hvis leverandøren ikke sender slik kreditnota uoppfordret, skal det bes om dette. Kreditnotaen skal skannes og behandles på samme måte som en faktura. Eksempel: Som attestant får du en faktura som viser seg å være feil i forhold til det som er levert eller avtalt. Du kontakter leverandøren, og dere blir enige om at han sender en kreditnota på differansen mellom det som er fakturert og riktig pris. Du lar være å godkjenne fakturaen i påvente av at kreditnotaen skal komme (skriv dette i kommentarfeltet i fakturasystemet og send fakturaen til "Vent"). Når kreditnotaen kommer, godkjennes både fakturaen og kreditnotaen slik at begge kan bli anvist og bokført. Det samme gjelder hvis leverandøren krediterer hele fakturaen og sender en ny, korrekt faktura. Da skal alle 3 bilagene godkjennes og bokføres. Gjør henvisning til kreditnota når du godkjenner faktura, og til faktura når du godkjenner kreditnota. Dette gjøres i kommentarfeltet i fakturasystemet (jf. bokføringslovens 4 nr. 7 Sporbarhet). 24

25 Når en faktura er satt på vent, må det følges opp at faktura og kreditnota blir bokført innen fristen for foreldelse av momskompensasjon. Det er fakturadato som bestemmer hvilken periode faktura skal føres på. Se egen tabell under punktet Foreldelse av momskompensasjonskrav. Nødvendige tiltak for å unngå tap av kompensasjon. Hvis faktura ikke er avklart eller kreditnota ikke er mottatt når fristen for momskompensasjon nærmer seg, skal faktura likevel sendes til bokføring med følgende påskrift i kommentarfeltet: IKKE UTBETALES. Da blir faktura bokført, men ikke utbetalt, og fylkeskommunen får momskompensasjon. Når kreditnota mottas, eller når faktura er klar for utbetaling, gis det beskjed til økonomiavdelingen. Leieavtaler - Leasing Regnskapsføring av leieavtaler (leasing) må skje i samsvar med Kommunal regnskapsstandard nr. 8 KRS nr. 8 (F) Leieavtaler ( En leieavtale skal klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker, klassifiseres leieavtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle og regnskapsføres i driftsregnskapet. Ved inngåelse av en leieavtale må fagenhetene og skolene foreta en vurdering av avtalen (klassifisering) i forhold til kriteriene og indikasjonene på finansiell leasing som er tatt inn i KRS nr. 8. Fagenheter og skoler gis ikke anledning til å inngå avtaler om finansiell leasing. Dette begrunnes først og fremst med at finansiell leasing er en langt dyrere finansieringsform enn ordinær lånefinansiering som fylkeskommunen oppnår i markedet. Finansielle leieavtaler kan bare inngås ved anskaffelser av varige driftsmidler med anskaffelseskost på minimum kr og med økonomisk levetid på minst 3 års, dvs. investering som skal føres i investeringsregnskapet. Slike investeringer med lånefinansiering som en finansiell leasingavtale i realiteten er - kan bare vedtas av fylkestinget. Finansiell leasing krever en omfattende saksbehandling og meget komplisert regnskapsføring. Etter en samlet vurdering anses finansiell leasing som uhensiktsmessig for Oppland fylkeskommune Refusjoner - utlegg Reiseutlegg: Alle refusjonskrav vedrørende reiser og kurs registreres samlet i AD-Travel. Dette gjelder selv om det ikke kreves diett eller bilgodtgjørelse. Utlegg vedrørende fellesreiser kan refunderes over fakturasystemet/ økonomisystemet. Andre utlegg: Hovedregel er at den som foretar innkjøp skal be om at det sendes faktura til Oppland fylkeskommune. Se punkt Bestilling. Det skal i minst mulig grad forekomme utlegg fra den enkelte ansatte. Hvis det allikevel skulle forekomme småkjøp uten faktura, kan disse utleggene refunderes fra kontorkassen (skolene). 25