KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE. etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) for kjøp av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE etter forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi) for kjøp av Utvikling og drift av restaurantkonsept for Norges stand, International Grüne Woche Saksnr. «2017/137861» Tilbudsfrist: kl. 12:00 1

2 Innhold 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Kontrakt for avtaleforholdet Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Krav til innlevering av tilbud Krav til tilbudets innhold Forbehold og avvik Deltilbud Vedståelsesfrist Etikk og samfunnsansvar Konsekvenser Behandling av personopplysninger Justeringer av priser og valutakurser... Error! Bookmark not defined. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Deltakelse i fellesskap Krav til underleverandører Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravspesifikasjon Tildelingskriteriene Poengtildeling og vektingsmodell OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Avvisning grunnet formalfeil Avvisning grunnet forhold ved leverandøren Avvisning grunnet forhold ved tilbudet Gjennomføring av forhandlinger Tildeling av kontrakt Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Offentlighet VEDLEGG 1 Tilbudsbrev

3 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Innovasjon Norge er et særlovsselskap som eies 51 % av staten og 49 % av fylkeskommunene. Selskapet har kontorer i alle fylker og i mer enn tretti land. Innovasjon Norges formål er å være statens og fylkeskommunenes virkemiddel for å realisere verdiskapende næringsutvikling i hele landet. Innovasjon Norges delmål er: 1) Flere gode gründere 2) Flere vekstkraftige bedrifter 3) Flere innovative nærings-miljøer For mer informasjon: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anja Fallan Gustavsen Postadresse: Pb. 448 Sentrum, 0104 Oslo Besøksadresse: Akersgata 13 e-post: ds@innovasjonnorge.no Eventuelle spørsmål kan rettes til navn per e-post ds@innovasjonnorge.no, eposten skal merkes med saksnummer. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å dekke Oppdragsgivers behov for drift av restaurant og matbar på Norges stand og tilhørende cateringtjenester i forbindelse med International Grüne Woche (heretter IGW) i Berlin januar Ytterligere informasjon om anskaffelsen er tatt inn i vedlegg nr. 1 «Kravspesifikasjon» i kontrakten. Oppdragsgiver totalbudsjett pr. år er 1,5 MNOK. Leverandørens tilbud kan således ikke overstige 1,5 MNOK. Norge deltar i januar 2018 for 31. gang på International Grüne Woche i Berlin. Landbruks- og matdepartementet står bak prosjektet i nært samarbeid med Innovasjon Norge og ambassaden i Berlin. IGW er et svært prestisjefylt arrangement for Landbruks- og matdepartementet, og det er gjennom flere år lagt mye ressurser i å gjøre Norges deltagelse til en viktig profileringsarena for norsk mat og reiseliv. 3

4 IGW er en av verdens største forbrukermesser med vekt på mat og drikke, nasjonale stands, hagebruk og landbruksrelaterte tema. Mer enn 60 land viser frem sitt lands mat og matkultur, også med fokus på reiseliv. Det unike er at du kan få en fornemmelse av å besøke de ulike nasjonene på ett og samme sted, og kjøpe lokale spesialiteter av ypperste slag. Her selges lokale spesialiteter, her testes nye varer og her selges landet og det de har å by på. På IGW finnes mat- og drikkeprodusenter fra hele verden. Disse bruker messen som en salgs- og markedsføringsarena, for å teste produkter og hente ideer. Oppdragsgiver skal tilknytte seg én leverandør for hele avtalens omfang. Det er derfor ikke anledning til å gi tilbud på deler av konkurransen. Innovasjon Norge finansieres gjennom bevilgninger fra Nærings- og fiskeridepartementet og andre departementer. Det tas forbehold om budsjettmessige endringer og selskapets prioriteringer, som kan påvirke gjennomføringen av denne rammeavtalen. I særskilte situasjoner, kan oppdragsgiver benytte en annen leverandør. Det kan oppstå endringer av konseptet på IGW som kan medføre endringer i leveransen. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er fra dagen for siste signatur og med varighet i ett år, Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktlengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 1.4 Kontrakt for avtaleforholdet Utkast til kontrakt foreligger sammen med konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal inngi sitt tilbud basert på krav og vilkår i konkurransedokumentene og kontrakten med vedlegg. 1.5 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen i Doffin Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Evalueringsperiode med eventuelle forhandlinger Uke 37 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 37 tentativt Karensperiode 5 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse September 2017 Vedståelsesfrist kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er veiledende. 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av nr.73 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av nr.974 (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse i henhold til forskriftens del I og II, jfr. FOA 8-3. Åpen tilbudskonkurranse gir alle leverandører mulighet til å innlevere tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre avklaringer og forhandlinger med leverandørene dersom dette vurderes som hensiktsmessig av oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar stilling til dette etter at tilbudene er levert. 2.2 Tilleggsopplysninger spørsmål fra leverandøren Dersom leverandøren har spørsmål, har behov for tilleggsopplysninger eller finner feil i konkurransegrunnlaget skal dette sendes til: ds@innovasjonnorge.no. Eposten må merkes «Tilbud Utvikling og drift av restaurantkonsept for Norges stand, International Grüne Woche - Saksnr. «2017/137861». Vi oppfordrer til at spørsmål stilles senest 10 dager før tilbudsfristens utløp. 2.3 Oppdragsgiver mulighet for å rette eller endre konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget sendes til alle som har meldt sin interesse via DOFFIN og Mercell. 2.4 Leverandørens tilbakekallelse eller endring av tilbud Leverandørenes innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 2.5 Krav til innlevering av tilbud Tilbud skal innleveres elektronisk i portalen til Mercell. Ta kontakt med Kundeservice hos Mercell på eller på post@mercell.com for spørsmål angående innlevering av tilbud i løsningen. Åpningstid fra kl til Angående sladding av tilbud Dokumenter som innleveres til Innovasjon Norge er i utgangspunktet offentlig informasjon i henhold til Offentlighetsloven. Unntak gjelder «forretningshemmeligheter». Dette er for eksempel enhetspriser, egenutviklet metodikk eller -verktøy og annet som vil undergrave leverandørens fremtidige konkurranseevne dersom det offentliggjøres. Info som er tilgjengelig gjennom andre kanaler kan ikke sladdes. 5

6 Det sladdede dokumentet skal være identisk med originaldokumentet, altså samme sidetall, kapittelinndeling, overskrifter etc., men det som kan defineres som forretningshemmeligheter kan sladdes, altså gjøres uleselig enten elektronisk eller ved at man stryker over teksten med en tusj eller limer papir over den aktuelle teksten og så skanner dokumentet, eller tilsvarende metoder. Det sladdede dokumentet lastes opp i Mercell. 2.6 Krav til tilbudets innhold Tilbudet skal inkludere følgende: Krav Henvisning Beskrivelse Signert «Tilbudsbrev» Vedlegg 1 til konkurranse grunnlaget Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres. Utfylt ESPD for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, inkludert del av levering av tilbud i Mercell Pkt. 3.1 Etterspurt dokumentasjon knyttet til Pkt. 4.2 tildelingskriteriene og kravspesifikasjonen Utfylt prisskjema Pkt. 4.2 Vedlegg 2 til kontrakten ESPD fylles ut for egenerklæring for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i punkt 3. Dokumentasjon for oppfylte krav leveres av vinner før signering av kontrakt, eller ved behov etterspørres fra Oppdragsgiver. Beskriv/legg ved etterspurt dokumentasjon i pkt. 4.2 Prisskjema skal fylles slik det er beskrevet i vedlegg Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik vil føre til at tilbudet blir avvist og leverandører får ikke deltatt i konkurransen. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6

7 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til , kl Dette innebærer at leverandøren er bundet av innlevert tilbud frem til dette tidspunktet Etikk og samfunnsansvar Bærekraft og samfunnsansvar Det er partenes felles forutsetning at virksomheten skal være basert på høye krav til etiske holdninger, unngå å medvirke til korrupsjon, krenkelse av menneskerettigheter, dårlige arbeidsforhold eller skadevirkninger for lokalsamfunn og miljø. Oppdragsgiver forventer at kunder og samarbeidspartnere har retningslinjer for etikk og samfunnsansvar i virksomheten Anti-korrupsjon Innovasjon Norge har nulltoleranse for korrupsjon og har en anti-korrupsjonspolicy som gjelder for alle innleide konsulenter og for leverandører til selskapet. Korrupsjon omfatter et bredt spekter av aktiviteter der formålet er å skaffe seg ulovlige fordeler. Eksempler på korrupsjon er bestikkelser, smøring og favorisering, tilbakeføring av vederlag (kickbacks), tilretteleggelsesbetalinger Konsekvenser Dersom det blir avdekket alvorlige forhold i strid med pkt. 2.10, kan Innovasjon Norge avslutte avtaleforholdet med umiddelbar virkning Behandling av personopplysninger Dersom tjenestene forutsetter at Leverandøren må behandle personopplysninger på vegne av Oppdragsgiveren må han påse at dette skjer på en slik måte at regelverkets krav blir ivaretatt. Leverandøren skal ha rollen som databehandler og Oppdragsgiveren skal være behandlingsansvarlig, jf. personopplysningsloven 15. 7

8 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Deltakelse i fellesskap Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal det leveres separate egenklæringsskjema (ESPD). 3.2 Krav til underleverandører Leverandøren er ansvarlig for at underleverandører også oppfyller følgende kvalifikasjonskrav. 3.3 Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Ved innlevering av tilbud skal leverandøren i ESPD bekrefte at kravene til Skatt- og mva. i 3.4 og organisatorisk og juridisk stilling i 3.5 er oppfylt. Dokumentasjon for oppfylte krav avkreves kun av vinneren før signering av kontrakt eller ved Oppdragsgivers behov. Krav 3.4 Skatt- og mva. Leverandøren skal ha ordnede forhold for innbetaling av skattog merverdiavgift. Dokumentasjon egenerklæres oppfylt ved bekreftelse i ESPD. Dokumentasjon etterkreves fra vinner eller ved behov. Attest for skatt- og merverdiavgift. Egenerklæres ved besvarelse av ESPD. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristen. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Krav 3.5 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon - egenerklæres oppfylt ved bekreftelse i ESPD. Dokumentasjon etterkreves fra vinner eller ved behov Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.. 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Detaljerte krav til ytelsen fremgår av «Kravspesifikasjon», vedlegg 1 til kontrakten. 8

9 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjon Pris Leverandøren bes fylle ut Totalpris for leveransen 20 % rammeavtalens Vedlegg 2 Prisskjema. Kompetanse og erfaring Relevant kompetanse og erfaring fra lignende prosjekter hos kjøkkensjef og prosjektleder. Dokumenterte lederegenskaper for prosjektleder vil være særlig viktig. 30 % Leverandøren bes vedlegge: - CV kjøkkensjef - CV prosjektleder - Kort presentasjon av øvrig personell, herunder tyskkunnskaper For øvrig personell vil relevant kompetanse og erfaring samt tyskkunnskaper vektlegges. Gjennomføringsevne Tilbudt personell sin kapasitet og plan for gjennomføring av dette oppdraget. Løsningsforslag Restaurant Kvalitet og kreativitet på menyforslag for dagens 3-retter og håndmat i restaurant. Menyen og maten skal evne å gi hver serverte gjest en følelse av at de har blitt servert «en smakebit av Norge». Menyen og håndmaten skal bestå av norske retter med tydelig norsk preg fra både hav og land med fokus på landbruksprodukter.* 20 % Leverandøren bes beskrive sin bemanningsplan for gjennomføring av restaurantdrift, matbaren og catering. Leverandøren skal beskrive sitt 30 % forslag til én dagens 3-retters meny og et mindre utvalg håndmat. *NB: Endelig meny som serveres under arrangementet skal gjenspeile de deltakende regioner/ utstillerne sine råvarer. Ved utlysning av denne konkurransen er det ikke klart hvilke regioner/utstillere som deltar. Leverandøren må derfor påregne at menyen tilpasses i henhold til hvilke regioner/utstillere som får delta. Se kontrakten vedlegg 1 Kravspesifikasjon for detaljer. 4.3 Poengtildeling og vektingsmodell Det skal benyttes en poengskala fra 1 til 10 poeng, der 10 poeng skal gis til den beste besvarelsen for et gitt tildelingskriterium, og relativt lavere poengscore til de resterende tilbudene. For beregning av poengscore for kriteriet Pris, vil det bli benyttet en lineær beregningsmetode. Vektingen skal være i henhold til 4.2 ovenfor. 9

10 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Avvisning grunnet formalfeil Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom tilbudet mottas etter tilbudsfristen eller forespørselen om å delta eller tilbudet mottas i strid med reglene om kommunikasjonsmiddel, jfr. FOA 9-4 (1) a. 5.2 Avvisning grunnet forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom vilkår i FOA 9-5 (1) og (2) er oppfylt og tiltak 24-5 ikke er tilstrekkelig. Oppdragsgiver har rett til å avvise dersom vilkår i FOA 9-5 (3) er oppfylt. 5.3 Avvisning grunnet forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom vilkår i FOA 9-6 (1) er oppfylt, og har en rett til å avvise dersom vilkår i FOA 9-6 (2) er oppfylt. 5.4 Gjennomføring av forhandlinger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre avklaringer og forhandlinger dersom dette vurderes hensiktsmessig etter en innledende gjennomgang av tilbudene. Det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Eventuelle forhandlinger og avklaringer vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. 6 Tildeling av kontrakt 6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig fem dager før kontrakt inngås. 6.2 Offentlighet Dokumenter som innleveres til Innovasjon Norge er i utgangspunktet offentlig informasjon i henhold til Offentlighetsloven av nr.16 2 og 3. Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan imidlertid unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jfr. offentleglova 23 (3). Videre vil oppdragsgiver ved begjæring om innsyn, vurdere hvorvidt tilbudet inneholder forretningshemmeligheter eller andre opplysninger av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jfr. offentlighetsloven

11 VEDLEGG 1 Tilbudsbrev Navn på leverandør Organisasjonsnummer Referanse til saksnummer Leverandørens postadresse Leverandørens kontaktperson Telefonnummer Epostadresse Dato og sted Signatur (fra signaturberettiget) Signatur Leverandøren bekrefter herved å ha lest og akseptert taushetserklæring, lønns- og arbeidsvilkår, anti- korrupsjon og etiske retningslinjer. 11