Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Råde, Ragnhild Skovly Hartviksen (s) leder

2 Saksnr Innhold PS 14/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/2 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2013 PS 14/3 Prosjektplan tilpasset opplæring og spesialundervisning PS 14/4 Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS PS 14/5 Kontrollutvalgets innspill til revidering av delegeringsreglement PS 14/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 PS 14/7 Referater og meldinger PS 14/8 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/108 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7592/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , godkjennes

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:40 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 13/24 13/30 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ragnhild S. Hartviksen, leder x Karsten Gabrielli, nestleder Forfall Forfall Engebreth Tofteberg x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 2 av 3. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR:Anders Svarholt Møtende fra administrasjonen: Ingen Andre møtende: Driftsassistansen Østfold IKS: daglig leder Tor Gunnar Jantsch og styreleder Oddvar Kristoffersen, til sak 13/25 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Råde har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.... Ragnhild S Hartviksen Engebreth Tofteberg

5 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 13/24 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 13/25 Orientering fra Driftsassistansen i Østfold IKS PS 13/26 Forvaltningsrevisjonsplan PS 13/27 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor PS 13/28 Møteplan for 1. halvår 2014 PS 13/29 PS 13/30 Referater og meldinger Eventuelt PS 13/24 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : Protokoll fra møtet , godkjennes PS 13/25 Orientering fra Driftsassistansen i Østfold IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Driftsassistansen i Østfold IKS, tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Informasjon om Driftsassistansen i Østfold IKS, tas til orientering

6 PS 13/26 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til kommunestyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til kommunestyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1 Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf pkt 3.1 i planen). 2 Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3 Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse) 4 Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5 Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Rådes behandling : Kontrollutvalget diskuterte den overordnede analysen og valgte følgende tema i prioritert rekkefølge: Prioritering/ rekkefølge på gjennomføring Forvaltningsrevisjonstema 1 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Nærmere beskrivelsen av tema Se beskrivelsen i overordnet analyse 2 Tjenester til funksjonshemmede Se beskrivelsen i overordnet analyse 3 Mobbing (skolenes psykososiale miljø) Se beskrivelsen i overordnet analyse

7 Kontrollutvalgets forslag/innstilling (se tabellen over) settes inn som pkt. 3.1 i forvaltningsrevisjonsplanen, sammen med beskrivelsen av de valgte områdene. Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling. Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : Prioritering/ Forvaltningsrevisjonstema rekkefølge på gjennomføring 1 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Nærmere beskrivelsen av tema Se beskrivelsen i overordnet analyse 2 Tjenester til funksjonshemmede Se beskrivelsen i overordnet analyse 3 Mobbing (skolenes psykososiale miljø) Se beskrivelsen i overordnet analyse 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til kommunestyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til kommunestyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1 Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf pkt 3.1 i planen). 2 Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3 Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse) 4 Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5 Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.

8 PS 13/27 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 13/28 Møteplan for 1. halvår 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår februar 5. mai (regnskapsmøte) 16. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Rådes behandling : Kontrollutvalget presiserer at møtedato i mai er noe usikker før vi vet når formannskapet skal behandle årsregnskapet. Vedtak ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår februar 5. mai (regnskapsmøte) 16. juni Møtestart kl PS 13/29 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtak ble som instillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger godkjennes

9 PS 13/30 Eventuelt Kontrollutvalget Rådes behandling : Kontrollutvalget diskuterte kontrollutvalgskonferanser til våren (februar og juni, ref. mail som er sendt ut angående dette). Utvalget bestemmer i neste møte hvem som drar på konferansen i juni.

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/105 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 10111/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Råde kommune i 2013, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ku sak 12/22 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid 2013 Ku sak 12/3 Forvaltningsrevisjonsplan for Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene forbrukes.

11 Leveransegraden utgjør for Råde kommune isolert sett 98 %, og er omtrent på gjennomsnittet for samtlige kommuner sett under ett. Ubenyttede timer avregnes mot regnskapsrevisjon og tilbakebetales kommunen. Samlet har Østfold kommunerevisjon IKS levert 99 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2013 tas til orientering.

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/105 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 9315/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /3 Prosjektplan tilpasset opplæring og spesialundervisning Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Tilpasset opplæring og spesialundervisning», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 13/080, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/26, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger I plan for forvaltningsrevisjon for perioden , vedtatt av kommunestyret , fremheves forhold ved tilpasset opplæring og spesialundervisning som et risikoområde i kommunen. Prosjektet ble prioritert som nr. 1. Østfold kommunerevisjon er nå klar for å starte opp prosjektet. Med utgangspunkt i beskrivelsen som fremgår av forvaltningsrevisjonsplanen mener revisjonen at følgende problemstillinger kan være aktuelle: Hvordan har utviklingen i bruken av spesialundervisning vært og hva peker skoleaktørene i kommunen på, som mulige årsaker til økningen? Hva vektlegger skoleaktørene i kommunen som viktig for sikre god tilpasset opplæring og hva gjøres i praksis? Utnyttes handlingsrommet innen ordinær opplæring slik at bruken av spesialundervisning begrenses? Herunder: Praktiserer skolene tidlig innsats i tråd med opplæringslovens bestemmelser?

13 Kjennetegnes undervisningen av variasjon og tar den hensyn til den enkeltes kunnskapsnivå? Blir tilpasset opplæring innenfor ordinær undervisning i tilstrekkelig grad vurdert og praktisert før det henvises til PPT. Revisjonen anslår ressursbruk til 260 timer +/- 10 %, og regner med å ferdigstille rapporten slik at kontrollutvalget kan behandle den i sitt møte 16. juni. Vurdering Det er ikke avholdt oppstartsmøte med administrasjonen i forkant av utarbeidelsen av prosjektplanen. Det kan derfor muligens bli behov for å justere prosjektplanen i etterkant. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar forbeholdene til etterretning og godkjenner prosjektplanen. Eventuelle endringer underveis vil bli behandlet av utvalget.

14 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Råde kommune Prosjektplan Rolvsøy 16. januar 2014

15 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og/eller å foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. I plan for forvaltningsrevisjon for perioden , vedtatt av kontrollutvalget (PS 13/26) og kommunestyret (sak 13/080), fremheves forhold ved tilpasset opplæring og spesialundervisning som et risikoområde i kommunen. Østfold kommunerevisjon er nå klar for å starte opp prosjektet. I planen fremgår blant annet: «( ) Tilpasset opplæring skal i all hovedsak skje innenfor rammen av fellesskapet, i klasser eller grupper, og på en måte som er håndterlig for lærerne og skolen. Elever som likevel ikke har eller får tilfredsstillende utbytte av denne opplæringen, har rett til spesialundervisning. Det betyr at skolens evne til å gi elevene tilpasset opplæring er med på å avgjøre behovet for spesialundervisning. I overkant av 20 % av alle kommunens elever er henvist til PPT, hvorav 7,9 % av elevene har fått innvilget spesialundervisning. Råde kommune skiller seg ikke vesentlig fra andre kommuner hva gjelder antall elever med vedtak på spesialundervisning, men at mer enn en av fem elever henvises til PPT, fremstår etter revisjonens oppfatning som høyt. Psykososiale vansker er hyppigst angitt som henvisningsårsak og 65 % av alle henvendelsene gjelder gutter.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det er ikke avholdt oppstartsmøte med administrasjonen i forkant av utarbeidelsen av prosjektplanen. Det kan derfor være behov for å justere prosjektplanen i etterkant. I tillegg kan det være behov for å justere problemstilling(er) og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. I tråd med vanlig praksis vil kontrollutvalget orienteres dersom det fremkommer et behov for større endringer av problemstillingene. Angivelse av mulige kilder til revisjonskriterier er foreløpig og kan bli supplert underveis i prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget i henhold til vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Med utgangspunkt i beskrivelsen som fremgår av forvaltningsrevisjonsplanen mener revisjonen at følgende problemstillinger kan være aktuelle: Hvordan har utviklingen i bruken av spesialundervisning vært og hva peker skoleaktørene 1 i kommunen på, som mulige årsaker til økningen? Hva vektlegger skoleaktørene i kommunen som viktig for sikre god tilpasset opplæring og hva gjøres i praksis? Utnyttes handlingsrommet innen ordinær opplæring slik at bruken av spesialundervisning begrenses? Herunder: Praktiserer skolene tidlig innsats i tråd med opplæringslovens bestemmelser? Kjennetegnes undervisningen av variasjon og tar den hensyn til den enkeltes kunnskapsnivå? Blir tilpasset opplæring innenfor ordinær undervisning i tilstrekkelig grad vurdert og praktisert før det henvises til PPT. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger 1 Med skoleaktører siktes det til de som revisjonen vil intervjue og de som spørreundersøkelsen rettes mot. Dette vil typisk være oppvekstsjef, rektorer og lærere. østfold kommunerevisjon iks 2

16 som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet mener revisjonen at følgende kilder kan benyttes for å utlede revisjonskriterier: Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa Forskrift til opplæringsloven Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, utgitt av Undervisningsdirektoratet Relevante stortingsmeldinger og andre for- og etterarbeider til opplæringsloven 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Hvordan har utviklingen i bruken av spesialundervisning vært og hva peker skoleaktørene i kommunen på, som mulige årsaker til økningen? Hva vektlegger skoleaktørene i kommunen som viktig for sikre god tilpasset opplæring og hva gjøres i praksis? Ingen kriterier! Ingen kriterier! Statistisk informasjon om utvikling i bruk av spesialundervisning og antall henvisninger til PPT. Skoleaktørenes egen oppfatning om hva som kan være er utfordringer og årsaker. Det kan også være aktuelt å trekke inn nasjonale forklaringsvariabler. Skoleaktørenes egen oppfatning om hva begrepet tilpasset opplæring og tidlig innsats betyr, hva som er viktig for at man skal kunne tilby tilpasset opplæring og hva som gjøres i praksis. Intervjuer, spørreundersøkelse og statistikkanalyse. Det kan også være aktuelt med dokumentanalyse. Intervjuer og spørreundersøkelse. Utnyttes handlingsrommet innen ordinær opplæring slik at bruken av spesialundervisning begrenses? Se Pkt. 4. Utledning vil følge av rapporten. Data fra problemstilling en og to vil danne grunnlag for å besvare denne problemstillingen, supplert med informasjon fra kommunens styringsdokumenter og analyse av lærertetthet, elevutvikling og økonomisk utvikling siste 5 år. Dokument og regnskapsanalyse. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Det er foreløpig ikke avklart hvilken revisor som skal gjennomføre oppdraget. Prosjektperiode februar 2014 juni 2014 Antall timer 260 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Råde kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 3. februar 2013 Når rapport er sendt til rådmannen Mai 2014 Når rapport er sendt til ØKUS 2. juni 2014 østfold kommunerevisjon iks 3

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/110 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 7611/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /4 Utført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Kopi av vedtak i kvalitetskontrollkomiteen, Norges kommunerevisorforbund (NKRF), datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kvalitetskontrollkomiteen til Norges kommunerevisorforbund(nkrf), har i 2013 gjennomført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatet har mottatt kopi av vedtak i kvaltetskontrollkomiteen. I vedtaket fremgår det at Østfold kommunerevisjon IKS har fått godkjent sin utførelse av både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil orientere nærmere om kvalitetskontrollen i møtet. Vurdering I henhold til Kommuneloven 77 pkt. 4, skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, påse at regnskaper blir vurdert på en betryggende måte og at det utføres forvaltningsrevisjon i henhold til gjeldeldende bestemmelser og retningslinjer.

18

19 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/110 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 11035/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /5 Kontrollutvalgets innspill til revidering av delegeringsreglement Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å innarbeide i håndboken for folkevalgte kontrollutvalgets sist oppdaterte reglement fra 2005 med de to foreslåtte endringer. Sekundært foreslår kontrollutvalget at det i håndboken for folkevalgte vises til eget reglement for kontrollutvalget vedtatt av kommunestyret Fredrikstad, Vedlegg 1. Kontrollutvalgets reglement, vedtatt av kommunestyret KS sak 015/13 3. Versjon A. Opprinnelig håndbok med forslag til ny tekst 4. Versjon B. Utkast til ny versjon 5. Versjon C. Opprinnelig håndbok for folkevalgte, revidert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i KS sak 015/13 at rådmannen starter arbeidet med ny gjennomgang og revidering av reglementer i samarbeid med ordfører. Kommunestyret ba også om at faste utvalg tas med i prosessen. Kontrollutvalget er invitert til å komme med innspill (epost til sekretariatet ).

20 Vurdering Kontrollutvalget i Råde kommune erstattet sitt gamle reglement (fra 2003) med et nytt i Kommunestyret i Råde vedtok dette endrede reglementet den Grunnen til det var endringer i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg. Med hjemmel i loven fastsatte Kommunal- og regionaldepartementet forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Lov- og forskriftsendringene gjorde det nødvendig med en justering/endring av Råde kommunes reglement for kontrollutvalget. Vi registrer at håndboken for folkevalgte sist ble revidert og vedtatt i kommunestyret juni Her ble reglementet for kontrollutvalget fra 2003 tatt inn, og ikke det nyeste fra Det skyldes sannsynligvis en misforståelse. Kontrollutvalget bør presisere at vedtatt reglement fra 2005 er i tråd med gjeldene lov og forskriftsbestemmer, og av den grunn å be om at dette reglement legges til grunn for revideringen av håndbok for folkevalgte, med to forslag endringer: I punkt 3.1 i kontrollutvalgets reglement bør følgende setning tas inn «..og tilpasses formannskaps- og kommunestyremøtenes tidspunkter». I punkt 3.2 i kontrollutvalgets reglement fra 2005 strykes setningen «Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv bestemmer noe annet». Dette i henhold til kommunelovens 77. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget vedtar følgende: Kontrollutvalget ber administrasjonen om å innarbeide kontrollutvalgets sist oppdaterte reglement fra 2005 med de to foreslåtte endringer, i håndboken for folkevalgte. Sekundært foreslår kontrollutvalget at det i håndboken for folkevalgte vises til reglement for kontrollutvalget vedtatt av kommunestyret

21 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I RÅDE Disse bestemmelsene kommer i tillegg til "Forskrift om kontrollutvalg" fastsatt av Kommunalog arbeidsdepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Reglementet er vedtatt av kommunestyret den VALG - SAMMENSETNING 1.1 Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg med medlemmer og varamedlemmer for valgperioden til å forestå det løpende tilsyn med forvaltningen, kfr. forskrift om kontrollutvalg Det velges så mange medlemmer og varamedlemmer som kommunestyret ved hvert valg bestemmer, dog minst tre medlemmer og tre varamedlemmer. 1.3 Minst et av utvalgets medlemmer og minst et varamedlem skal velges blant kommunestyrets medlemmer. 1.4 Leder velges fra mindretallsgruppen i kommunestyret, dvs. fra ett av de partiene som ikke har ordførervervet og/eller er med i den flertallsgruppen som har valgt ordfører. 1.5 Dersom et medlem trer endelig ut av utvalget, velger kommunestyret nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget sammensatt etter reglene om forholdstallsvalg, skal det suppleres fra den samme gruppe den utredende tilhørte. 1.6 På grunn av strenge valgbarhetsregler til kontrollutvalget, jfr. kl. 14 og forskriftenes 2, velges kontrollutvalgets medlemmer som første utvalg etter formannskapet. 1.7 Følgende er utelukket fra valg til kontrollutvalget: ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd og ansatte i kommunen. 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 2.1 Utvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med gjeldende lov, forskrift og god kommunal revisjonskikk. Utvalget skal påse at kommunens virksomheter blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Utvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunes interesser i selskaper som kommunen eier alene eller sammen med andre kommuner. Utvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. 2.2 Kontrollutvalget skal utføre følgende særskilte oppgaver: Reglement for kontrollutvalget i Råde kommune

22 a) utarbeide en årsrapport for sin virksomhet, som legges frem for kommunestyret b) utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. c) avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i kommunestyret d) rapportere til kommunestyret der dette er regulert i lov og forskrift, og i tilfeller der utvalget finner det hensiktsmessig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak e) Utvalget skal påse at revisjonen iverksetter granskning der dette er vedtatt av kommunestyret. f) Utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. g) Utvalget påser at poster, disposisjoner og ordninger som ikke får godkjenning av revisor, blir fulgt opp. 2.3 Kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunestyret for hvert av kommunens avsluttede byggeregnskap. Dette gjelder kun for byggeprosjekter som går over flere år og som har en totalkostnad på over 2 millioner kroner. 3. MØTER 3.1 Utvalgets møter gjennomføres i henhold til særskilt vedtatt møteplan og/eller på tidspunkter og vilkår som følger av 19 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner. 3.2 Utvalget treffer sine vedtak i møte. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv bestemmer noe annet. 3.3 Innkallingen til møter skal være skriftlig og normalt med 8 dagers varsel. 3.4 Forfall til utvalgets møter meldes til sekretariatet (om sekretariat, se hovedpunkt nr. 7). Varamedlem innkalles av sekretariatet. 3.5 Sekretariatet sender møteinnkalling, saksliste og sakspapirer til utvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor. 3.6 Protokoll fra utvalgets møter skal inneholde opplysninger om tid/sted, møtende medlemmer, meldte forfall, ikke meldte forfall, møtende varamedlemmer, andre møtende, hvilke saker som ble behandlet, hvilke avgjørelser som ble truffet og avstemmingsresultat. 3.7 Sekretariatet sender protokoll fra utvalgets møter til utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. 3.8 Sakslister og saksdokumenter oppbevares av sekretariatet. 3.9 Utvalget kan invitere andre folkevalgte eller tjenestemenn å møte i utvalget dersom dette anses nødvendig. Henvendelser går tjenestevei via henholdsvis ordfører når det gjelder folkevalgte, og rådmann når det gjelder tjenestemenn. Invitasjoner/innkallinger som nevnt ovenfor skal besørges av sekretariatet. Reglement for kontrollutvalget i Råde kommune

23 4. SEKRETARIAT 4.1 Kontrollutvalget har eget sekretariat som er direkte underordnet utvalget. Sekretariatet skal sørge for at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 4.2 Sekretariatet sørger for møteinnkallelse, utsending av sakspapir, møteprotokollering og ekspedering - særutskrift av utvalgets vedtak. 5. BRUK AV SAKKYNDIG BISTAND 5.1 Sakkyndig bistand kan benyttes i samråd med revisor, og etter at det finansielle ansvaret for, og kostnadene for denne bistand er avklart med revisor og rådmannen. 6. INNHENTING AV OPPLYSNINGER 6.1 Utvalgets behov for innhenting av opplysninger om forhold som er eller med en viss sannsynlighet vil bli registrert som sak for utvalget, skal foretas av sekretariatet eller av revisor. Dersom spesielle forhold tilsier det, innhentes de nødvendige opplysninger av utvalget selv etter vedtak. 7. GRANSKNING 7.1 Kommunestyret kan vedta/pålegge utvalget å iverksette granskning. Ordfører fremmer slike saker ovenfor kommunestyret. Dersom spesielle forhold tilsier det, kan slike krav reises direkte i kommunestyrets møter. Krav om granskning skal begrunnes, og om mulig dokumenteres. 8. GODTGJØRELSE 8.1 Utvalgsleder og medlemmene i kontrollutvalget skal ha godtgjørelse etter de retningslinjer og satser for som til en hver tid er vedtatt av kommunestyret Reglement for kontrollutvalget i Råde kommune