Bedriftsansvarliges rolle i godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen

Transkript

1 Bedriftsansvarliges rolle i godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen Oppdatert manual og viktige nyheter finnes på Side 1 av 30

2 Innholdsfortegnelse Innhold Innholdsfortegnelse Bedriftsansvarliges rolle I godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen Bedriftsansvarliges bruk av hjemmesiden De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen og godkjenningsordningen Systemkrav for bruk av testsystemet Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer Instruks for Bedriftsansvarlig Søkefunksjonen på hjemmesiden Logg inn Glemt passord Oppslagstavle Kandidatliste Registrere nye brukere/kandidater Opprette ny avdeling Opprette avdelingsadresser Hvilende autorisasjon Melde ut/overta Kandidat Opprette interne Testledere Registrering av Praktisk Prøve resultat Registrering av yrkesrelevant praksis (gjelder kun for AFR) Registrering av intern godkjenning (gjelder kun for GOS) Opplasting av bilde Bestilling av autorisasjonsbevis og diplom (gjelder kun for AFR) Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet) Eksamensliste (FU) Meldt opp Kandidater Automatiske e-poster som sendes ut Rapporter Side 2 av 30

3 4.1 Månedlige nøkkeltall Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver Karakterbok Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift Oversiktsrapporter Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Register over autoriserte finansielle rådgivere Support Side 3 av 30

4 1. Bedriftsansvarliges rolle I godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen Bedriftsansvarlig (BA) er den person som har myndighet og ansvar til å utføre den daglige oppfølgingen av finansbedriftens Kandidater i Finaut sitt system. Denne manualen beskriver oppgaver og bruk av systemet. For en samlet oversikt over bedriftsansvarliges oppgaver, henvises til dokumentet Håndbok for bedriftsansvarlige. 1.1 Bedriftsansvarliges bruk av hjemmesiden Bedriftsansvarliges oppgave er å administrere (legge inn, endre og melde ut) Kandidater i finansbedriften. Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere og Godkjenningsordningen for rådgivere og selgere i skadeforsikring består av en teoretisk kunnskapsprøve, simulert praktisk prøve i etikk og praktisk prøve (rollespill). Rutiner for den praktiske prøven ligger utenfor dette systemet, men resultatet av denne prøven skal registreres i systemet. Det forventes at du har gode kunnskaper i bruk av datamaskin og nettleser. Dette fordi du også skal kunne bistå Testlederne ved behov. Det er også viktig at du har så god teknisk kunnskap at du kan videreformidle et problem på en forståelig måte til Finaut. NB! Du som Bedriftsansvarlig kan også være Testleder. Side 4 av 30

5 1.2 De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen og godkjenningsordningen Figuren nedenfor viser de forskjellige rollene i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere og godkjenningsordningen for rådgivere i skadeforsikring, samt en kort beskrivelse av hva hver rolle har som ansvar. Finaut Din finansbedrift Har en eller flere Bedriftsansvarlig Kan ha en eller flere Testledere Bedriftsansvarlig (Myndighet og ansvar for å administrere finansbedriftens Kandidater, Testledere og Avdelingsledere) Har flere Kandidater Har en eller flere sensorer Testleder (Myndighet og ansvar til å la Kandidater ta en Kunnskapsprøve internt i finansbedriften) Kandidat(Den personen som skal ta Kartleggings, Kunnskaps og praktisk prøve) Sensor 2(Den personen som har det avgjørende ord i bedømmelsen av praktisk prøve) Side 5 av 30

6 2. Systemkrav for bruk av testsystemet Denne seksjonen vil ta for seg systemkravene som er påkrevd for at testsystemet skal virke tilfredsstillende. Det er viktig at de krav som er listet opp i denne seksjonen blir fulgt. 2.2 Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer Krav til datamaskiner der testing og administrasjon skal gjennomføres Windows XP/Vista/Windows 7/Windows Mb intern minne Skjermoppløsning på minst 1024*768 piksler med 16bpp (65k farger) Oppkobling mot internett Følgende nettlesere støttes: o Internet Explorer 9 eller nyere o Mozilla Firefox 3 13 o Safari 4 og 5 (Mac) o Opera 11+ Popup-blokkering skal være slått av (*.datakortet.no) Adobe Reader skal være installert TCP/IP protokoll: o Port 80 (http) skal være åpen for trafikk o o o Ingen cache i proxyserver DNS oppslag skal virke på klienten Følgende servere må kunne nåes gjennom en brannmur: *.datakortet.no NB: Alle tester må kjøres etter systemkravene, også kartleggingstester. Hvis dette ikke blir overholdt, kan det få konsekvenser for tilbakemeldingen på oppgavene i kartleggingstesten. Side 6 av 30

7 3. Instruks for Bedriftsansvarlig Finaut sekretariatet vil på forhånd ha registrert deg inn i systemet og du vil ha fått mottatt en e-post med brukerinformasjon. Trenger din finansbedrift ytterligere bedriftsansvarlige eller Testledere, ta kontakt med AFR på post@finaut.no. 3.1 Søkefunksjonen på hjemmesiden Alle brukere i løsningen kan søke på artikler, men noen av artiklene krever at man er pålogget. Dette vil si at du ikke trenger å navigere deg til de ulike sidene om du vet nøyaktig hva du er ute etter. 3.2 Logg inn Gå til siden Klikk på «Oppslagstavle» oppe i menylinjen. Her bruker du ditt brukernavn og passord som du har fått tilsendt på e-post. 3.3 Glemt passord Om du har glemt ditt passord kan du benytte funksjonen «Reset passord» eller «Passord på sms». Side 7 av 30

8 Ved å bruke Reset passord, vil du få en epost med instrukser for å sette et nytt passord. Ved å bruke Passord på SMS, vil vi sende deg et nytt passord på SMS. 3.4 Oppslagstavle Etter godkjent pålogging vil du komme til en side som er tilpasset din rolle. Her vil du finne aktuelle nyheter, brukermanualer og snarveier til dine arbeidsoppgaver som Bedriftsansvarlig. I tillegg til dette vil du også få noen flere funksjoner tilgjengelig under «Hovedmeny». De neste avsnittene vil omhandle beskrivelser av disse funksjonene Kandidatliste Denne funksjonen brukes til å administrere Kandidatene i web-portalen. Med administrasjon menes: - Se status på hvor langt Kandidaten er kommet i autorisasjonen med nøkkelresultater. - Registrere Praktisk prøve resultat - Registrere ett års yrkesrelevant praksis i AFR - Bestille autorisasjonsbevis i AFR - Bestille duplikat av diplom og/eller kort - Sette intern godkjenning i GOS - Med mer For å finne en Kandidat gjøres følgende: Side 8 av 30

9 - Logg inn på eller hvis det gjelder GOS. - Gå til siden «Oppslagstavle» og velg «Kandidatliste» - Du vil da komme til et oversiktsbilde som viser alle dine kandidater og kan bruke søk funksjonen til å lete opp de kandidater du er interessert i gjøre noe med. - Du kan også sette filter for å lage din «egen» oversikt Registrere nye brukere/kandidater Alle Kandidater som skal meldes inn i AFR eller GOS skal registreres med fødselsnummer. Dersom Kandidaten tidligere har vært innmeldt fra annen finansbedrift, se under punktet Melde ut/overta Kandidat. På siden «Oppslagstavle» finner du funksjonen «Ny bruker» Her skal du fylle inn følgende: - Fornavn - Etternavn Side 9 av 30

10 Trykk så «Gå videre >>» Side 10 av 30

11 I det neste bildet skal du velge hvilke(n) brukertype(r) brukeren skal ha i hvilke ordninger. Den samme brukeren kan f.eks. være kandidat i GOS og bedriftsansvarlig i AFR. Dersom man velger å opprette en Kandidat, får man ikke mulighet til å være Testleder i den samme ordningen og vice versa. Når du har valgt brukertype, trykker du «Gå videre >>» Side 11 av 30

12 I dette bildet skal fødselsnummer (11 siffer), E-postadresse og Mobil registreres. Disse feltene er påkrevd og må være fylt ut korrekt for at du skal kunne gå videre. I tillegg kan man registrere fasttelefon og adresse på kandidaten. Side 12 av 30

13 I det neste bildet skal man velge hvilken bedrift og avdeling brukeren er ansatt i. For å gjøre dette, velger man bedriften som den ansatte jobber i ved å trykke på +-tegnet til venstre for bedriftsnavnet og velger den avdelingen i bedriften som brukeren jobber i. I eksempelet under, heter avdelingen det samme som bedriften, men med en * foran. Man kan også registrere region og ansattnr her hvis man ønsker. Når du trykker Lagre-knappen, vil kandidaten (hvis brukeren var av type kandidat) automatisk få tildelt 10 forsøk på Kartleggingstesten og 3 forsøk på Kunnskapsprøven. Testene tildeles automatisk med ett og ett forsøk, totalt 3. Dersom brukeren som er opprettet er en testleder, vil han få tilgang til å ta testledertesten fra sin oppslagstavle. Brukeren vil nå få en e-post med påloggingsinformasjon Opprette ny avdeling Om din finansbedrift ønsker å opprette nye avdelinger må du sende en e-post til post@finaut.no Opprette avdelingsadresser Side 13 av 30

14 Viktig: Denne funksjonen er valgfri å bruke. Uansett om du vil ha avdelingsadresser eller ikke så må du minimum legge inn adressen til Din Finansbedrift. For å legge til avdelingsadresser velger du funksjonen «Avdelinger» på siden «Oppslagstavle». Her kan du legge inn adressen som skal brukes for utsending av diplom og autorisasjonsbevis direkte til avdelingskontoret, i stedet for at alt sendes til Finansbedriften sentralt. Dersom Finansbedriften ønsker å få tilsendt alle sentralt trenger du ikke å legge til Avdelingsadresser Hvilende autorisasjon En autorisert rådgiver eller godkjent rådgiver i GOS skal settes som hvilende dersom han ikke skal eller har gjennomført obligatoriske oppdateringer. En rådgiver skal også settes som hvilende dersom rådgiveren ikke praktiserer, se 3-3 b). Dette gjøres ved å gå inn på rådgiveren sin profilside og trykke på denne knappen: Man får da opp et popup vindu (husk å tillate popup vinduer fra som ser slik ut: Her velger man status = Hvilende, angir et av valgene i nedtrekksfeltet «Årsak» og trykker «Lagre». Man kan da følge historikken på kandidaten i profilsiden ved at det kommer opp melding om når statusen er satt, hvem som har satt den og årsaken til den gitte statusen. Side 14 av 30

15 Konsekvensen av at en rådgiver settes i hvilende status er at han ikke blir søkbar i det offentlige registeret (AFR). En rådgiver hvis status meldes til hvilende, vil automatisk motta en e-post fra autorisasjonsordningen om at status er endret, konsekvenser og rådgivers klagerett etter regelen 3-3 c). En rådgiver som har status hvilende kan aktiveres igjen av bedriftsansvarlig etter gitte forutsetninger. Aktivering skjer ved å gå inn på profilsiden til rådgiveren og trykke denne knappen: Popup vinduet som da dukker opp, ser ut som følger: Her må BA en bekrefte at rådgiveren er både oppdatert og skikket ved å sette avkrysningsboksen på og trykke lagre. Side 15 av 30

16 3.15 Melde ut/overta Kandidat Utmelding av en kandidat gjøres likt som for hvilende. Finn kandidaten som skal meldes ut og gå inn på hans profilside. Trykk så denne knappen: I popup vinduet som kommer velger man status=utmeldt, velger en av årsakene og trykker «Lagre»: Konsekvensen av å melde en kandidat ut av ordningen er at du som BA, ikke lenger har tilgang til å se hverken kandidaten eller resultatene til kandidaten i registeret. Det er det nå kun Finaut som har. I tillegg vil ikke kandidaten telles med i antall rådgivere som er i løsningen og han vil ikke være søkbar i det offentlige registeret (AFR). En rådgiver hvis status settes til utmeldt, vil automatisk motta en e-post fra Finaut om at status er endret, konsekvenser og rådgivers klagerett etter regelen 3-3 c). For kandidater som er hvilende, melder man de ut ved å trykke på knappen «Meld ut»: Dersom en kandidat skal flyttes over fra utmeldt til ny finansbedrift, må Bedriftsansvarlig henvende seg til post@finaut.no og be om å få overført Kandidaten til seg. Følgende data skal oppgis: Nåværende finansbedrift Navn på Kandidaten E-postadresse Den nye Finansbedriften vil da få tilgang til Kandidaten og dens tidligere resultater. Side 16 av 30

17 Kandidaten vil da ha status=hvilende. Bedriftsansvarlig i ny bedrift må da gå inn på kandidaten og trykke knappen «Resette status» for at kandidaten skal komme tilbake til «ikke autorisert»/«autorisert» i AFR eller «ikke godkjent»/«godkjent» i GOS. NB: Dersom du skal flytte Kandidater mellom egne avdelinger kan du som bedriftsansvarlig gjøre dette selv ved å endre kandidaten. Endre kandidatdata gjøres ved å trykke på kandidaten sitt navn i profilen: 3.16 Opprette interne Testledere Finansbedrifter som ikke benytter Folkeuniversitetene for å gjennomføre prøvene, må ha interne Testledere. For å registrere interne Testledere benyttes det samme registreringsskjermbilde som for kandidater. Når en testleder er registrert, må han logge på løsningen og godkjenne taushetserklæringen. Så må han ta testledertesten før han blir godkjent testleder og kan starte kunnskapsprøver. En kandidat kan bli testleder og fortsatt beholde sin kandidatstatus, men som testleder kan han ikke starte tester for seg selv som kandidat, kun for andre kandidater. Testledertesten startes fra testlederen sin oppslagstavle: Side 17 av 30

18 3.17 Registrering av Praktisk Prøve resultat Bedriftsansvarlig har ansvar for å registrere resultater fra praktisk prøve for sine Kandidater. Dette gjøres i Kandidatsiden under «Praktisk prøve» ved å bruke knappen Add. Viktig: Alle resultat fra praktisk prøve skal registreres uavhengig om det er bestått eller ikke beståtte resultater så snart prøven er gjennomført p.g.a. Finaut sine nasjonale statistikker. Etter at du har trykket på Add vil følgende skjermbilde komme opp: Her skal du registrere følgende: - Bestått (nei eller ja) - Casenummer (viktig for statistikk) - Dilemmanummer (viktig for statistikk). Dette gjelder kun dersom etisk dilemma er tatt «manuelt». Dersom etisk dilemma er tatt via portalen (Samtalen), blir dette registrert automatisk når kandidaten er ferdig med prøven. - Prøvedato (dag/mnd./år) - Forsøk nummer (1, 2 eller 3) NB: Dersom du er uheldig og registrerer feil resultat på praktisk prøve, ta umiddelbar kontakt med Finaut Sekretariat slik at de kan få rette feilen. Dersom Kandidaten ikke er registrert med bestått kunnskapsprøve, vil skjermbildet ovenfor ikke være tilgjengelig, se neste avsnitt i manualen. Side 18 av 30

19 3.18 Registrering av yrkesrelevant praksis (gjelder kun for AFR) En Kandidat må ha 1 års yrkesrelevant praksis for å bli autorisert, ref. regelverket 3 1 a Bedriftsansvarlig må registrere dato for når yrkesrelevant praksis for Kandidatene er oppnådd. Datoen i dette feltet må være passert for at Kandidaten skal komme i autorisasjonsregisteret. Dersom Kandidaten allerede har 1 års relevant yrkespraksis kan dagens dato legges inn. Hvis ikke, legges datoen for når praksisen er oppnådd (dato frem i tid) inn i dette feltet. Gå inn og registrer dato for oppnådd yrkesrelevant praksis til høyre i profilbildet til kandidaten: Trykk så lagre når du har angitt datoen. En Kandidat kan gjennomføre og bestå Kunnskapsprøven og Praktisk prøve uten å ha nødvendig yrkesrelevant praksis, men oppfyller da ikke kravene for å bli autorisert. For mer informasjon om hva som er yrkesrelevant praksis, se skrivet Anbefalte retningslinjer: Yrkesrelevant praksis -veiledning og kontroll som ligger på ekstranett til BA under fanen Rutiner. Alle dine Kandidater som er registrert og autorisert fra før har fått yrkesrelevant praksis godkjent. Alle disse har fått datoen For Bedriftsansvarlig vil alltid datoen som er registrert være synlig. For Kandidater vil ikke dette være synlig, men det vil være synlig om han/hun har yrkesrelevant praksis ved at statuslinjen øverst i profilbilde vil være grønt dersom han/hun har tilstrekkelig yrkesrelevant praksis: Side 19 av 30

20 3.19 Registrering av intern godkjenning (gjelder kun for GOS) Kandidater som har bestått intern godkjenning i bedriften (for de som har slik avtale med Finaut), skal ha dette registrert i portalen av sin bedriftsansvarlig. BA gjør dette ved å åpne kandidatens profil og sette intern godkjenning i høyre del av skjermbildet: Her velges dag, mnd og år og man trykker lagre. Kandidaten må da kun ha bestått tverrgående emner for å bli godkjent rådgiver Opplasting av bilde Kandidatene er selv ansvarlig for å laste opp bilde av seg selv via deres Kandidatsider i web-portalen. Bedriftsansvarlig har kun ansvar for å kvalitetssikre bilde. Om bildet er for dårlig så må du enten kontakte Kandidaten for at han/hun laster opp et bedre bilde eller så har du selv muligheten til å laste opp et nytt bilde for Kandidaten på Kandidatsiden 3.21 Bestilling av autorisasjonsbevis og diplom (gjelder kun for AFR) På Kandidatsiden gjøres bestilling av duplikater for diplom og autorisasjonsbevis. VIKTIG: Alle Kandidater som er autorisert vil automatisk få tilsendt diplom i midten av hver måned. Bestillingsknappen for diplom skal KUN brukes ved behov for bestilling av duplikat (endring av navn eller tap av diplom). Side 20 av 30

21 Duplikatbestillinger av diplom er ikke dekket slik at finansbedriftene vil bli fakturert i etterkant for dette. Bedriftsansvarlig må bestille autorisasjonsbevis. For de som skal ha autorisasjonsbevis bør BA lage en rutine på bestilling samtidig som dato for oppnådd yrkesrelevant praksis legges inn. Det er også viktig at du som Bedriftsansvarlig holder alle adressene oppdatert. Adresseadministrasjon finner du under Avdelinger i web portal 3.22 Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet) På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Meld opp Kandidater» for å melde opp Kandidater til Kunnskapsprøver ved et av Folkeuniversitetene Finaut har avtale med. Både Bedriftsansvarlige og Kandidater har mulighet til å kunne bruke påmeldingssystemet. Hovedforskjellen er at Bedriftsansvarlig enkelt kan administrere flere Kandidater samtidig, mens Kandidatene bare kan administrere seg selv. Er det noen finansbedrifter som ikke vil at Kandidatene skal bruke dette systemet så anbefales det at man lager interne rutiner for dette Eksamensliste (FU) På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Eksamensliste» for å se på eksamenslisten, og sortere på de ulike teststedene. Her kan du enkelt få en oversikt over hvor mange ledige plasser det er på de forskjellige stedene og hvilke eksamensdatoer som er tilgjengelige. Om du trykker på ID en til et aktuelt eksamenssted vil du kunne se mer detaljer om eksamensstedet samt hvilke Kandidater fra egen bedrift som er meldt opp. Du vil ha en god del prikkede linjer og det er Kandidater fra andre Finansbedrifter som er meldt opp til denne eksamensplassen og av sikkerhetsmessige årsaker har du ikke tilgang til å se hvem disse er. Side 21 av 30

22 Meldt opp Kandidater I denne funksjonen kan du melde opp Kandidater som skal ta Kunnskapsprøven hos Folkeuniversitetet. Husk at du ikke kan velge flere Kandidater hvis de skal avlegge prøven på forskjellige steder. Du velger en gruppe Kandidater til hvert sted. Velg Kandidater for oppmelding Skjermbildet over viser Kandidater i din finansbedrift. Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Her kan du søke opp Kandidater ved å bruke fødselsnummer eller navn. Her kan du navigere deg gjennom alle Kandidater om du ikke vil bruke søkefunksjonen som er beskrevet over. Når du har søkt opp/funnet den Kandidaten du vil melde opp til en ekstern Kunnskapsprøve bruker du denne funksjonen. Da vil Kandidaten bli lagt til i listen på høyre side i vinduet. Etter at du har en komplett liste over de du skal melde opp til ett sted, bruker du denne funksjonen. NB! Du kan melde opp Kandidater til ulike avdelinger av Folkeuniversitetet når du fortsetter. Side 22 av 30

23 Etter at du trykket på meld opp kommer du til følgende vindu: Velg eksamen Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Standard er at du får se kalenderen til de ulike avdelingene av Folkeuniversitetet. Om du bruker denne funksjonen så fjerner den alle avdelingene, og du kan velge den avdelingen av Folkeuniversitet du vil bruke for dine Kandidater. NB: Kun testsentre som har eksamen i måneden er vist. Side 23 av 30

24 Datoer med prøvegjennomføringer som er tilgjengelige er markert med grønn ramme. De datoer som er grønne og ikke inneholder tekst viser tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer, men ved andre avdelinger enn den avdelingen du har valgt. I skjermbildet over har vi valgt å se tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer ved FU Oslo den 19. oktober og vi ser at det er en prøvegjennomføring ledig klokken 13:00, og det er 9 ledige plasser. For å velge denne datoen så bruker du funksjonen Velg. Side 24 av 30

25 Du kommer da til følgende pop-up vindu. Verifiser Kandidater og eksamen Her får du detaljert informasjon om eksamensgjennomføringen du valgte. Har du valgt å melde opp flere Kandidater enn det var plass til vil systemet bare melde opp de for eksempel 9 første Kandidatene det var plass til, og du må finne nye datoer for de det ikke var plass til. Før du kan trykke på Registrer Kandidatene må du godta betingelsene om at du har forstått at du påmeldinger er bindene, og at din finansbedrift må betale et depositum for de Kandidater du melder på til test. Du har nå meldt opp Kandidater til en ekstern Kunnskapsprøve. Du kan melde opp flere Kandidater ved å gjenta prosessen Automatiske e-poster som sendes ut 1. Etter at du som Bedriftsansvarlig har meldt på Kandidater går det umiddelbart ut e-poster til deg som Bedriftsansvarlig. 2. NB: Kandidatene mottar ikke denne e-posten. Kandidatene får e-post 4 uker før, og om noen melder seg opp etter dette så må du som BA manuelt si ifra til Finaut. 3. Om en Kandidat har meldt seg opp selv så vil alle de som er Bedriftsansvarlige få e-poster når dette er gjort (om din finansbedrift ikke tillater Kandidatene å bruke påmeldingssystemet så er det da enkelt å finne at dette ikke er fulgt når en slik e-post kommer inn). 4. Om det er nok påmeldte så vil det sendes ut en e-post som sier dette 4 uker før, og 1 uke før vil Kandidatene og deg selv få en påminnelse om dette. Side 25 av 30

26 5. 5 uker før en eksamen kan det hende du som Bedriftsansvarlig får en e-post om at den aktuelle eksamensdatoen står i fare for å bli kansellert på grunn av for få påmeldte. 6. Da er det viktig at du tar en ringerunde for å se om dere klarer å få flere til å melde seg på slik at man unngår at eksamenen blir avlyst. 4. Rapporter Det finnes mange ulike rapporter på hjemmesiden til AFR og GOS. Du har mulighet til å hente ut nøkkeltall og du kan lage dine egne filtre etter det du måtte ønske å ta ut av oversikter. Likt på alle sidene du kan ta ut rapporter er at du kan benytte deg av denne knappen: Den eksporterer dataene som du har valgt til en kommaseparert fil som du kan for eksempel kan laste inn i Excel og bearbeide. 4.1 Månedlige nøkkeltall På siden «Oppslagstavle» kan du velge funksjonen «Rapporter» : Du vil da komme til en side som vise månedsrapporter. Ønsker bedriften totale rapporter eller akkumulerte tall må man bruke Excel til å lime inn tallene fra månedsrapportene. Følgende månedlige nøkkeltall er tilgjengelig i webportalen: - Hvor mange Kandidater som er registrert inn i ordningen i denne måneden. - Hvor mange Kandidater som totalt er registrert inn i ordningen - Hvor mange Kandidater som totalt har bestått Kunnskapsprøven - Hvor mange Kandidater som totalt er autorisert I tillegg finnes det en del statistikk og gjennomsnittstall for Kunnskapsprøven og de forskjellige emneområdene. Alle tall gjelder Kandidater i egen finansbedrift. Side 26 av 30

27 4.2 Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver For å ta ut rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver velger du «Hovedmeny» på hjemmesiden til AFR og klikker på «Resultatrapport». Her kan du først velge å ta ut rapport på spesifikke avdelinger om du ønsker dette. Om du ønsker å ta ut rapport for hele din finansbedrift trykker du på «Rapporter» uten å velge noen avdelinger. Her kan du lage din egen rapport ved å velge filtre som «År», «Kunnskapsprøve», «Kartleggingsprøve» eller «Alle resultater». Denne rapporten gir deg en full oversikt over alle Kandidater og deres resultater. Rapporten er en kommaseparert fil som kan åpnes i Microsoft Excel. Tips: Om filen du har åpnet i Excel ser forvirrende ut og alt er i en kolonne så gjør du følgende: - Merk kolonne A - Trykk på Data - Trykk på Tekst til kolonner - Velg Data med skilletegn - Trykk på Neste - Velg Semikolon - Trykk Fullfør Nå skal alle dataene ha fordelt seg i egne kolonner. 4.3 Karakterbok Denne rapporten er som en karakterbok for enkeltresultater for en aktuell Kandidat. Denne rapporten finner du under «Hovedmeny» og «Brukersider». Her kan du søke opp ønsket Kandidat og komme til Kandidatens personlige side. Ved å trykke på «Veiledningsrapport» for ønsket resultat vil du se hvordan Kandidaten har scoret på de ulike emneområdene. Dette gjelder både for Kartleggingsprøven og Kunnskapsprøven. NB! Du vil kunne se en liknende side under «Kandidatliste» som du når fra «Oppslagstavle» siden. Her har du ikke mulighet til å ta ut en veiledningsrapport. Side 27 av 30

28 4.4 Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift Ved å velge funksjonen «Brukersider» under «Hovedmeny» på hjemmesiden til AFR og GOS så kan du ta ut en rapport over alle dine innmeldte Kandidater uten noen resultater. Eneste du trenger å gjøre er å trykke på brukere/kandidater. oppe i høyre hjørnet over oversikten over dine 4.5 Oversiktsrapporter På siden «Oppslagstavle» kan du velge «Kandidatliste» og sette dine egne filtre for å få ut ønsket rapport. Filtrene du kan velge mellom er som følger: Side 28 av 30

29 Når du har satt dine ønskede valg trykker du på eksport knappen behandle dine data i for eksempel Excel. og får muligheten til å 5. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Dersom en finansbedrift ønsker å melde seg ut av ordningen må man snarest kontakte sekretariatet. Oppsigelsesfristen vil være 2 måneder fra utmeldingen er mottatt. Bedriften må varsle sine innmeldte om oppsigelsen og konsekvensene. Samtidig må Finaut varsles om hvilken informasjon som er gitt internt og få en oversikt over planlagte aktiviteter og hvordan disse søkes løst (prøver avlyses m.v.). Straks Finaut har fått slikt varsel, vil vi på selvstendig grunnlag sende en informasjon til hver rådgiver som er autorisert om at de meldes ut av registeret, fra hvilken dato og konsekvenser av utmeldingen. I tillegg vil finansbedriften motta et følgebrev med retur av tilslutningsavtale. Rådgiverne flyttes over til en gruppe med "utmeldte" og autorisasjonen/godkjenningen blir "hvilende" frem til de eventuelt blir innmeldt fra en ny tilsluttet finansbedrift. De vil ikke få tilgang til oppdateringsprøven. Konsekvenser av utmelding: Autoriserte Kandidater innmeldt av bedriften er ikke lenger å anse som autoriserte og kan ikke lenger søkes opp i vårt register. o Dette gjelder ansatte i bedriften o Dette gjelder ansatte i tilknyttede agenter der slike finnes Sensorer tilknyttet bedriften kan ikke lenger praktisere som sensorer o Planlagte praktiske prøver må kanselleres Planlagte prøver for Kandidater som er i et autorisasjonsløp, må avlyses o Påmeldinger til kunnskapsprøven må strykes (det er 1 måneds påmeldingsfrist til Folkeuniversitets tester) o Påmeldinger til oppdateringsprøven må strykes Alle autorisasjonsbevis må inndras og sendes til AFR for makulering (gjelder kun AFR). Side 29 av 30

30 6. Register over autoriserte finansielle rådgivere For å finne ut om en rådgiver er autorisert kan kunder søke på rådgiverens navn i registret. Finansbedriften har ansvar for å melde ut Kandidater og for å oppdatere informasjon om Kandidater i testsystem og portal slik at registeret kun inneholder autoriserte finansielle rådgivere. 7. Support Din oppgave som Bedriftsansvarlig er i hovedsak å utføre den daglige administrasjonen av Kandidatene i din finansbedrift ved å aktivt bruke oppslagstavlen og funksjonene som er tilgjengelige der for deg som bedriftsansvarlig. Har du spørsmål eller problemer kan du ta kontakt med Finaut på telefon eller sende en e-post til post@finaut.no. Finaut vil også legge ut oppdatert og nødvendig informasjon på de respektive ordningene sine hjemmesider og Det er viktig at du til enhver tid forsikrer deg om at du har nyeste versjon av dette dokumentet. Lykke til som Bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere og/eller Godkjenningsordningen for rådgivere i skadeforsikring! Side 30 av 30