2013/14 HÅNDBOK DISTRIKT 2310

Transkript

1 2013/14 HÅNDBOK DISTRIKT 2310 Håndbok betegner en bok som inneholder grunnleggende eller sentrale fakta om et emne eller et fag, og som gjerne er organisert slik at den egner seg som en oppslagsbok, en bok som er både praktisk og nyttig å ha for hånden. Denne håndboken er et av distriktets midler til å overdra nødvendig og tilstrekkelig informasjon, ansvar, plikter og frister.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Guvernøren har ordet 3 ROTARY INTERNATIONAL 4 RI Presidenten 4 Slagordet 4 ROTARYS FORMÅL 5 4 spørsmålsprøven 5 Yrkeskodeks for Rotarianere 6 PLANVERK 7 Distriktets Strategi- og Aktivitetsplan RI strategi 8 MÅL FOR ROTARYÅRET 9 BUDSJETTFORSLAG FOR ROTARY DISTRIKT Distrikt 2310 kontaktinformasjon 11 Assisterende Guvernører (AG) 12 Organisasjonskart 12 Oslo Rotary Klubb Guvernørkomité 13 ARBEIDSOPPGAVER 13 Assisterende guvernører 13 Klubbpresidenten 14 Klubbsekretæren 16 Klubbkassereren 17 Informasjon fra RI 18 ROTARACT 19 ETTÅRIG UNGDOMSUTVEKSLING 20 RYLA 22 MEDLEMS- OG MANGFOLDSKOMITEEN 22 THE ROTARY FOUNDATION TRF 23 PROSJEKTER 24 POLIO 25 RI EUROPA/AFRIKA KONTOR 27 FORKORTELSER I ROTARY 27 Dokumenter på web 27 2

3 Guvernøren har ordet! Kjære Rotarykollega Velkommen til Rotaryåret 2013/14. Jeg gleder meg til å samarbeide med dere. Det har vært en lang læringsperiode for oss alle og nesten plutselig så er vi der. Vi skal navigere Distrikt 2310 gjennom 55 klubber det kommende år. For meg er det viktig at vi har en god og åpen dialog. Jeg vil aldri være mer enn et par tastetrykk unna, og jeg ønsker å svare på henvendelser innen 24 timer. Det som imidlertid er viktig er at vi utvikler selvstendighet innenfor gitte rammer, men rammene skal ikke være strammere enn at vi har stor grad av fleksibilitet. Det handler om å gjøre det vi oppfatter som det beste for Rotary og for den klubben en leder. Målet med håndboken er ment å være et oppslagsverk for klubbpresidenter, innkommende presidenter og støtteapparat. Boken legges også ut på Distriktets hjemmeside. Det er imidlertid nødvendig å komplettere innholdet med informasjon fra andre kanaler. Avslutningsvis i boken vil du også se en rekke dokumenter som kun vil være tilgjengelig på distriktets web: NORFO (Norsk Rotary Forum) utga i 2012 en håndbok for 2012 på vegne av samtlige 6 distrikter. Denne er også et godt verktøy. Alle klubber har fått tilsendt denne i fjor, og flere kan kjøpes. All nødvendig og viktig informasjon vil vi legge på ut distriktets web. I tillegg vil du finne nyttig og relevant informasjon på Rotary International sin web: Som guvernør ønsker jeg at Distriktet tilrettelegger for forutsigbarhet, at vi er inkluderende, at vi tør å utfordre oss selv og samtidig være litt nyskapende. Mye kan sikkert gjøres bedre. Men gjennom konstruktive dialoger kan vi komme frem til løsninger som bidrar til å ta Rotary inn i fremtiden. Vi får ikke til alt, men det er viktig at vi fremhever alt det vi faktisk får til gjennom det gode arbeidet vi gjør som medlem av Rotary. La oss ønske hverandre lykke til med videre forberedelser og gjennomføringen av Rotaryåret 2013/14 i BEGEISTRINGENS tegn. Med vennlig hilsen Marianne Smith Magelie Distriktsguvernør 2013/14 3

4 Rotary International (RI) Slagordet for 2013/14 fra Rotary International og RI - President Ron D. Burton: «Engage Rotary - Change Lives» Vi er blitt enige om følgende nasjonale tolkning av budskapet: «Det handler om å involvere seg. Jo mer du bidrar desto mer får du av ditt engasjement. Det blir en forskjell til det bedre for deg selv og andre. Aktiviser Rotary endre liv!» Dette er spennende budskap fra den påtroppende e RI-presidenten Ron D. Burton fordi det bærer bud om nytenkning og et mer forpliktende Rotary. Vi skal bli et mer kunnskapsrikt Rotary: Arbeidet med å få nye medlemmer slutter ikke når nye medlemmer kommer til klubben. «Dette arbeidet er ikke avsluttet før det nye medlemmet er aktiv i Rotary, inspirert av Rotary og bruker Rotarys servicekraft til å endre liv». Vi går fra å være et medlem av Rotary til å bli en Rotarianer! Budskap fra RI President Ron D. Burton If we really want to take Rotary service forward, then we must make sure that every single Rotarian has the same feeling about Rotary that each one of us here has today, Burton said. We need to make sure that every Rotarian has a meaningful role to play, that they re all making a contribution, and that their contribution is valued. Burton applied that lesson also to membership development, which he insisted is the responsibility of every Rotarian. He told You have to ask, he said. But Burton emphasized that the job doesn t end when a new member joins: It s not done until that new member is engaged in Rotary, inspired by Rotary, and uses the power of Rotary service to change lives. 4

5 Rotarys formål Rotarys formål er å fremme og styrke viljen til å gange andre som grunnlag for all virksomhet, og spesielt viljen til: 1. Å utvikle vennskap som grunnlag for å gange andre. 2. Å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke som mulighet til å gange samfunnet. 3. Å gange andre i privatliv, yrke og samfunnsliv. 4. Å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker forenet i idealet om å gange andre. 4-spørsmålsprøven Om saker vi tenker, sier og gjør: 1 Er det sant? 2 Er det rettferdig overfor alle det angår? 4 Vil det være det beste for alle det angår? 3 Vil det skape forståelse og bedre vennskap? 5

6 Yrkeskodeks for Rotarianere Som Rotarianer og yrkesutøver forventes det av meg at: 1. Jeg ser mitt yrke som mulighet til å gagne andre. 2. Jeg er trofast mot de etiske retningslinjer for mitt yrke, mitt lands lover ogde moralske normer i samfunnet. 3. Jeg gjør alt for å holde mitt yrke i ære og fremme mitt yrkes høyeste etiske standard. 4. Jeg er rettferdig mot min arbeidsgiver, mine arbeidskolleger, forretningspartnere, konkurrenter, kunder, allmennheten og alle jeg har yrkesmessig forbindelse med. 5. Jeg erkjenner at alt nyttig arbeid har sin verdi. 6. Jeg bruker mine yrkeskunnskaper og min erfaring til å skape muligheter for unge mennesker, 7. Jeg lindrer andres nød og forbedrer livskvaliteten for mine medmennesker. 8. Jeg gir allmennheten korrekte og sannferdige opplysninger om mitt arbeid og min yrkesvirksomhet. 9. Jeg hverken ber om eller gir fordeler til en rotarianer som jeg ikke ville gitt til andre i yrkesmessig sammenheng. 6

7 PLANVERK Rotary International Rotary Distrikt 2310 Revidert Strategi- og aktivitetsplan Distriktets reviderte Strategi- og aktivitetsplan for ble vedtatt av Distriktsrådet 28. februar Distrikt vil i følge planen arbeide for at vi skal få sterkere og mer synlige Rotaryklubber som samler seg om utvikling av Rotary og Rotarys prosjekter. Distriktet vil øke sitt arbeid for å synliggjøre hva Rotary står for og har oppnådd både lokalt og internasjonalt. Nye medlemmer skal oppleve klubbene våre som gode og attraktive Rotaryklubber. Distriktet vil i perioden sette økt fokus på ungdomsaktiviteter, og tiltrekke seg yngre mennesker. Ungdomstjeneste ble i 2010 den femte tjenestegren som vil bli sterkere integrert i Rotarys øvrige aktiviteter. Distriktets aktivitetsplan for perioden vil i større grad være en operasjonell plan med konkrete mål. Den nye planen finner du på distriktets web: 7

8 8 RI strategi

9 Rotary International har 3 fokusområder: 1. Støtte og styrke klubbene i utviklingen av bla økt medlemsutvikling. 2. Fokusere på og øke gode prosjekter innen de 6 fokusområdene. Det er tilrettelagt for bedre og enklere prosesser for klubber å søke om midler. 3. Øke allmennhetens kunnskap og bevissthet om Rotary gjennom omdømme. Distriktets Strategiplan Distriktets Strategiplan og Aktivitesplan blir det viktigste basisdokument for kommende Rotaryår. Den første planen kom i Mål Medlemsutvikling Det er fortsatt medlemsutvikling som står mest sentralt også i det kommende år. Det gjelder å ta vare på eksisterende medlemmer samtidig som vi skal rekruttere nye. Gjennomfør gruppearbeid og kartlegg potensielle grupper som dere kan henvende dere til. Og ikke minst tenk på hvordan du selv kanskje ved en tilfeldighet ble medlem. Medlemsutvikling er alle sitt ansvar ikke bare en komité eller styret. Hva kan DU gjøre? Sett noen mål i klubben Rotarys mål for innen 1/ er en økning på 3 % årlig vekst - fra 1.2 til 1.3 millioner Rotarianere. For vårt distrikt har vi ca medlemmer. New Generation for de mellom 12 og 30 år Engasjer New Generations la oss I første omgang prioritere Rotaract vår ungdomsorganisasjon. Spør de unge! La oss tilpasse oss enkelte aktiviteter som de vil være med på. De vil være engasjert. Det ser vi gjennom de ungdomsprogrammene som Rotary har. La de bli medlem når de først har kommet innenfor, gjennom et program. Det er kartlagt at Rotarys New Generation har ca medlemmer/deltagere hva med å få disse over til Rotary. Sakte med sikkert når de er klare. Sett det i system! Tenk gjennom hvilke prosjekter du har og hvordan du kan bruke disse til å tiltrekke dere ungdom. Stikkord: Spør i ditt område lag en fokusgruppe hva vil de engasjere seg i som Rotary kan ta med seg i sine handlinger! Future Vision New Vision! Gi selv før du ber andre gi. Avtalegiro gjør en 1:1 oppfølging gjør noe med det. Alle har mulighet til å gi noe. Utfordre klubbene på å sette mål. Mål for vårt distrikt: 3 globale prosjekter innen distrikt/lokale prosjekter innen Etablere Vocational Training Team mars 2014 Diskuter i klubben hva som er bra å kunne gjøre sammen, både lokalt og internasjonalt. Bidra til å tenke lenger frem enn ett år. Vi er den eneste yrkesorganisasjon hvor nettverk kan utvikles. Polio Update Det umulige kan bli det mulige utryddelse innen 2014! Rotary Club Control nytt program fra Rotary Gå inn via member access statistikk. Et godt verktøy for bla AGer hvor de kan rapportere sine prosjekter visuelt hver måned. Målet vårt er at vi i løpet av året har hatt en gjennomgang for å se hvordan vi kan benytte dette på en effektiv og god måte. Public Grants/Sosiale Medier videreutvikle omdømme gjennom gode historier Flere klubber rundt i verden tar i bruk facebook med kampanjer, bruker boards kampanjer, annonsering og ulikt materiell for å synliggjøre Rotary - Why Rotary? Ulike målgrupper ulike påvirkningskanaler. I Tyskland har de et tog - avtale over 3 år Rotary profileres. Målet for året er å tilrettelegge en søknad for distriktet for å oppnå midler fra Rotarys Public Grants her har vi en spennende utfordring! Risk Management best practices Checklist Vi ønsker å ta en diskusjon om hva vi gjør hvis uhellet er ute hvem er talsperson hvordan skal klubbene forholde seg i de ulike saker. Videre ønsker vi også å se over hvordan vi kvalitetssikrer våre ungdomsprogram og arrangement. Det være seg med politiattest, forsikringer med mer. Det beste vi kan gjøre er å la Rotary vokse! Det oppnår vi gjennom systematisk og planmessig arbeid over tid kombinert med entusiasme, glede og begeistring. 9

10 Budsjett DS 2310, BUDSJETTFORUTSETNINGER INNTEKTER KOSTNADER Antall klubber 55 ROTARY NORDEN Pr medlem Antall medlemmer 2296 NORFO Pr medlem Medlemskontingent 450 Handicamp Pr medlem INNTEKTER BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT ENDRING REGNSKAP Medlemsutvikling og rekruttering ) Opplæring og kommunikasjon Rotary foundation (TRF) Samfunnsprosjekter Distriktsprosjekter(ungdomsprosj) Administrasjonskostnader Reisekostnader SUM DRIFTSKOSTNADER Overføring til tiltaksfondet ) Finansinntekter (renter) RESULTAT (OVERSKUDD) ) 2) av rammebevilgingen ble tilbakeført og er ført under andre inntekter. Videre er ble det gitt som prosjektmidler til Oslo Internationale RC. Denne kostnaden ble definert som rekruttering og ført på denne kontoen. Den viktigste innsatsfaktoren er fortsatt klubbenes medlemmer. Kr som er kr 15,- pr medlem er en årsoppgjørsdisposisjon. 10

11 DISTRIKT 2310 Rotary International Distrikt 2310 Oslo, Bærum, Asker, Lier, Hurum, Drammen, Søndre Buskerud og Hallingdal Marianne Smith Magelie Skanseveien 1c, 1440 Drøbak Guvernør 2013/14 Oslo Rotary Klubb President Mobil: Mail: DGE Bjørg Månum Andersson Grorud RK Mobil: Mail: byr.oslo.kommune.no DGN Trygve Danielsen Bærums Verk RK Mobil: Mail: IPGD Arild Wilberg Mjøndalen RK Mobil: Mail: Web Distrikt 2310: Web Rotary: D LEDER OPPLÆRING/ KOMMUNIKASJON Leif Agnar Ellevset Skaugum RK Mobil: Mail: laedir@online.no D LEDER THE ROTARY FOUNDATION, POLIO PLUS Sverre Bjønnes Oslo RK Mobil: Mail: sverre@4bjonnes.com D ØKONOM Per D. Jensen Ringerike RK Mobil: Mail: per-jen@online.no D LEDER MEDLEMSKAP / MANGFOLD Terje Engelhardtsen Akersborg RK Mobil: Mail: tjengel@online.no Vocational Training Teams (tidligere GSE) Sverre Bjønnes Oslo RK Mobil: Mail: sverre@4bjonnes.com WEB Einar Bjune Mail: ebjune@frisurf.no ROTARACT Generalforsamling april 2013 D SEKRETÆR Kristin Hammershaug Rollag og Flesberg RK Mobil: Mail: kristin.hammershaug@ flesberg.kommune.no D SOSIALE MEDIER / REDAKTØR NETT Stig Asmussen Mobil: Mail: advokatfirmaet@asmussen.no DICO Johnny Rivli Oslofjord RK Mobil: Mail: rivli@online.no D LEDER DISTRIKTPROGRAMMER / YOUTH SERVICE Harald Bjørgo Hønefoss Øst-RK Mobil: Mail: harald.bjorgo@hadeland-energi.net D LEDER PROSJEKTER Thor Hægh Eiksmarka RK Mobil: Mail: thorhaegh@yahoo.no D LEDER LOVRÅDET Per Olav Stenseth Lier Øst RK Mobil: Mail: perolav@stenseth.net RYLA / D KOORDINATOR Raukvin RK Erik Ølstad Mail: erikoels@online.no Ungdomsutveksling Pål Morten Skollerud Modum RK Tlf: Mail: rotary@skollerud.com DISTRICT TRAINER Leif Agnar Ellefset Skaugum RK Mobil: Mail: laedir@online.no 11

12 ASSISTERENDE GUVERNØRER (AG): REGION 1 Akersborg, Athenæum, Ekeberg, Gimle, Holmenkollen,Majorstuen, Maridalen,Nord berg,oslo,oslofjord, Oslo St. Halvard, Røa, Skøyen, Uranienborg, Vestheim. Grethe Fjeld Heltne Oslo RK Mobil: Mail: grethefh@online.no REGION 4 Asker, Hurum, Nesbru, Raukvin, Røyken, Skaugum. Tom Werge Johansen Røyken RK? Mobil: Mail: tom@boligconsult.no REGION 7 Geilo, Gol, Nesbyen, Ål. Trond Kleppen Ål RK, Mobil: Mail: tkleppen@online.no REGION 2 Bekkelaget, Bryn, Grorud Groruddalen, Hovin, Ljan, Nordstrand, Oslo Nord, Østensjø. Jan Barlindhaug Oslo Nord RK, Mobil: Mail: jan@barlindhaug-utvikling.no REGION 5 Drammen, Drammen St. Halvard, Drammen Vest, Drammen-Syd, Konnerud, Lier, Lier Øst. Erik Werner Drammen St.Hallvard RK, Mobil: Mail: erik.werner@getmail.no REGION 3 Bekkestua, Bærum, Bærum Vest, Bærums Verk, Eiksmarka, Kolsås, Lysaker, Sandvika. Per O. Aukner Eiksmarka RK, Mobil: Mail: paukner@online.no REGION 6 Hokksund, Hønefoss, Hønefoss Øst, Kongsberg, Kongsberg Syd, Modum, Mjøndalen, Ringerike, Rollag og Flesberg. Aage Bergerud Modum RK Mobil: Mail: aage.bergerud@lea-no Organisasjonskart Lovråd DISTRIKTSÅRSMØTE Valgkomité Assisterende guvernører Distriktet er delt inn i 7 regioner som har sine egne assisterende guvernør Distriktsguvernør LEDERGRUPPE DG, DGE, DGN og IPDG Distriktsadministrasjon DS (d.sekretær), DØ (økonomi), DT (opplæring og ledersamlinger), DICO (webansvarlig) og redaktør hjemmeside DISTRIKTSKOMITEENE Medlemskap og mangfold Opplæring og kommunikasjon Distriktsprogrammer Rotarystiftelsen (TRF) Prosjekter Kompetansehjelp til klubbene Medlemsutvikling, nye klubber og mangfold Opplæring, kommunikasjon, samfunnskontakt, omdømme, web og sosiale medier Ungdomsutveksling RYLA, Roundtrips og ROTARACT «Grant»-prosjekter, Polio-PLUS, bidrag til TRF, Team yrkesrettet opplæring og tilsyn Prosjektutvikling, lokale prosjekt og internasjonale prosjekt 12

13 Oslo Rotary Klubb Guvernørkomité Guvernørkomiteen er en arbeidsgruppe på 11 personer som er kommende guvernørs diskusjonsgruppe med råd og dåd, og bistår i hennes arbeid i forkant av og under guvernøråret Arbeidsgruppen har vært i sving siden våren Komiteen er med og planlegger og tilrettelegger for gjennomføring av PETS/Distriktssamling, Distriktskonferansen etc, samt andre oppgaver etter behov. Komiteen består av følgende personer: Anne-Turid Steinsvik, Christen Fredriksen, Inger-Lise Blakstad, Kerstin Biering, Martha Clabby Kjolseth, Morten Fure, Ola Kleiven, Sigurd-Armand Hauge, Sturla Hammer og Sverre Bjønnes. I tillegg deltar påtroppende distriktssekretær Kristin Hammershaug. Assisterende Guvernører (AG) 1. AGs overordnede oppgave er å hjelpe guvernøren med administrasjon av tildelte klubber, herunder støtte klubbene i arbeidet med å følge de råd som fremgår av «Klubbens lederskapsplan» for å bli en effektiv klubb. Det er viktig å stimulere til samarbeid mellom klubber i regionen. 2. Oppgaver før Rotaryåret starter 1. juli: Som ny AG møte avtroppende for å få informasjon om hva som forventes av en AG. Bidra i påtroppende guvernørs arbeide med mål og planer. Gi påtroppende guvernør råd i ved valg av distriktskomiteer. Delta i distriktets utdanningsseminarer, herunder være gruppeleder for klubber i egen region i samsvar med seminarprogram. Gjennomføre møte(r)med klubbene som gruppe og eventuelt med enkelte klubber etter behov/ønske. Hensikten er å støtte opp under planarbeidet i den enkelte klubb og ikke minst å la innkommende presidenter utveksle erfaringer, hente inspirasjon og stimulere til samarbeid mellom klubber. Det er hensiktsmessig å holde et møte med presidenter og innkommende rett før eller etter PETS. Gjøre seg kjent med RIs retningslinjer og policy for klubber og distrikt (Prosedyrehåndboken). Besøke klubbene i egen region i løpet av året. Være samtalepartner for presidenter i for eksempel etiske eller Rotary tekniske spørsmål. Vise initiativ ovenfor klubb og guvernør. Oppmuntre til å følge guvernørens krav og anbefalinger. Tilpasset den enkelte klubbs ønske, gi støtte til å nå mål for medlemskap, serviceprosjekter, The Rotary Foundation, klubbadministrasjon og PR. Bistå med personlig oppfølging av purringer etter at normale prosedyrer fra distriktet ikke har hatt den ønskede effekt. Rapportere om tilstanden i klubbene til distriktet, og om eventuelle ekstraordinære problemer og hendelser. Samordne opplæring/seminarvirksomhet fra aktuelle distriktskomiteer ovenfor klubber i egen region. Bidra til å identifisere og motivere framtidige distriktsledere. Delta i og oppmuntre til deltakelse på Distriktskonferansen m.m. Delta i TRF-program og årlige opplegg for å skaffe bidrag til organisasjonen, og ved behov andre spesialoppdrag. Ved rotaryårets avslutning oversende rapport om aktiviteten i regionen siste år, samt skjemaet PM fra klubb-besøk for alle klubbene 3. Oppgaver i løpet av Rotary året: Følg opp klubbene og samarbeidet mellom dem i løpet av året ved å samle dem til regelmessige møter (på høsten tilpasset tidspunkt for Distriktskonferansen og i løpet av vinteren 1 til 2 ganger etter behov). Saker en er/blir enige om på møtene bør følges opp med kortfattede referater. Planlegge/koordinere guvernørens offisielle besøk til klubbene. På en annen måte kan AG sies å ha følgende roller: Samtalepart Støttekontakt Katalysator Inspirator Kontrollant Pådytter Interessent 13

14 Klubbpresidenten Ansvar og oppgaver Club Presidents Manual side 4, 5 og 6 omhandler klubbpresidentens ansvar og oppgaver før og etter 1. juli. Tiden frem til tiltredelse 1.juli er viktig for utforming av konkrete og gjennomførbare mål ref. Rotary Internationals (RIs) Presidental Citation innenfor: MEDLEMSUTVIKLING KLUBBMILJØET YRKESTJENESTEN SAMFUNNSTJENESTEN INTERNASJONAL TJENESTE Ungdomstjeneste Dette kan virke som et skritt tilbake, men den nye lederskapsplanen hviler på medlemskap og de 5 avenyer, dvs. at alle de nye komiteene skal ta del i dette. Presidenten må påse at dette blir ivaretatt eller eventuelt fordele oppgavene på de enkelte komiteer. Registrer ditt navn og adresse på Members Access for å få adgang til administrative klubb data. Dette gjelder også klubbsekretæren og kasserer. 14

15 Innkommende president skal innen 30. juni gjøre følgende: 1. Delta på PrePETS/presidentsamling arrangeres mellom november-februar hvert år, regionsvis gjennom AG. 2. Oppnevne sekretær - innrapporteres sammen med president til distriktet innen 31. desember. 3. Oppnevne resten av styret og komitéledere innrapporteres til distriktet senest 31. mars 4. Delta på PETS og Distriktssamling. 5. Oppmuntre sekretær, kasserer og komité- ledere til å delta på Distriktssamling. 6. Holde styremøte for å forsikre seg om at klubbens komitéstruktur dekker behovet for rotaryåret. 7. Påbegynne arbeidet med klubbens mål. Assisterende guvernør (AG) og distriktets komitéledere kan være behjelpelige. 8. Sende Oversikt over KLUBBENS PLANER OG MÅL til innkommende Guvernør (DGE), innrapporteres innen 1. mai til DGE og AG 9. Sende inn medlemskaps rekrutteringsmål, eget skjema (til DGE senest 1. mai). 10. Utarbeide klubbens budsjett og vurdere hvordan det vil innvirke på planene for Rotaryåret. 11. Gå gjennom status for løpende klubbprosjekter og vurdere hvordan de vil virke inn på programmet for kommende år. OPPGAVER OG GJØREMÅL BØR DU DELEGERE, MEN ANSVARET ER DITT GJENNOM HELE ÅRET! Presidenten har følgende oppgaver fra 1. juli: 1. Holde kontakt med guvernør, AG og distriktet, som har som eneste oppgave å være støtte- og hjelpeorganer for klubbene i D Bidra til å gjennomføre RI Presidentens motto, Engage Rotary Change Lives. Gjennomgå og følge opp RI Presidentens mål og føringer for rotaryåret. 3. Sørge for at hver komité har klare mål å arbeide mot, i tråd med klubbens Lederskaps Plan. (KLP), 3 årsplan. 4. Bibeholde/øke medlemstallet. 5. Støtte Rotary Foundation (TRF) og PolioPlus både økonomisk og ved programdeltagelse. 6. Holde klubbsamråd ( Club Assembly ) ved behov, minst 2 ganger i løpet av året. 7. Tilrettelegge guvernørbesøk. 8. Delta på presidentsamling/prepets/pets 9. Sørge for valg av president , innrapporteres til distriktet sammen med sekretær innen 31. desember. 10. Sørge for å avholde styremøter regelmessig 11. Formidle informasjon fra RI og fra Guvernør til medlemmer 12. Delta på Distriktskonferansen, og oppfordre flest mulig av egne medlemmer til å delta. 13. Kontrollere minst en gang pr. måned at sekretærens rapportering til RI og distrikt er utført. 14. Bør foreta en evaluering av de pågående prosjekter og komitéaktiviteter. 15. Oppfordre til deltagelse på RI Convention (arrangeres i juni hvert år, sted ref Utarbeide statusrapport for klubben og sende guvernøren innen 1. juni. 17. Løpende informere/samarbeide med din etterfølger, ref. KLPs krav om kontinuitet. 18. Lede alle klubbmøter. Norm for gjennomføring av klubbmøtene (Kan være regler nedfelt i vedtektene, se matrikkelens vedtektsmal) Ledelsen av klubbmøtene varierer fra klubb til klubb og er gjerne tradisjonsbundet med egen form for åpning, gjennomføring og avslutning. Her gjengis Norsk Rotary Årboks Artikkel 15 Forretningsorden for møtene med justeringer: Møtet åpnes Introduksjon av besøkende Opplyse om fødselsdager og andre merkedager Korrespondanse og annen informasjon fra RI og distriktet Klubbsaker 3 minutter Foredrag eller annen form for program Avslutning/møtet heves 15

16 Klubbsekretæren Informasjon og oppgaver SEKRETÆRENS HOVEDOPPGAVER Sekretærens oppgaver i henhold til Club Secretary s Manual Føre medlemsfortegnelse Føre fremmøte Sende innkallinger til klubbmøter, styre- møter og komitémøter Skrive og oppbevare referater fra slike møter Sende inn Semi Annual Report, SAR (halvårlig rapport) innen 1. januar og 1. juli, i samarbeid med kasserer. Faktura endres i samsvar med medlemstall. SAR sendes via data@rotary.org Får du ikke skjema, be om duplikat fra data@rotary. org. SAR underskrives av pres og sekr. Holde medlemsdatabase på Medlemsnett ajour til enhver tid. Oppdatere fremmøtestatistikken på Medlemsnett fortløpende, og innen 15. i etterfølgende måned Bistå sittende president med det klubben måtte bestemme i tillegg. F.eks påmeldinger, ansvar for klubbarkiv, forberede guvernørbesøk, forberede årsmøter, skrive årsmelding osv. DISTRIKTSSAMLING Distriktssamling er opplæring for innkommende sekretær, kasserer, CICO (IKT-ansvarlig) og komitéformenn. Holdes ofte sammen med PETS (President Elect Training School). Dato blir formidlet i god tid, og ledes av innkommende guvernør. MØTEPLIKTEN Jfr. Norsk Rotary Håndbok s. 16, Artikkel 9. MEDLEMSKORT Medlemskort utskrives når kontingent er betalt, (konferer med kasserer) Medlemskortet bør gjelde for et helt Rotaryår. GJESTEBOK OG FREMMØTEKORT Sekretæren skal sørge for at alle gjester og fore- dragsholdere skriver seg inn i klubbens gjestebok. Gjestende Rotarianere skal motta kvittering på fremmøte (fremmøteeller gjestekort). KOMITÉPROTOKOLLER Sekretær har ansvar for at protokollene blir samlet inn ved Rotary-årets slutt (før 1. juli) og delt ut igjen til påtroppende komitéledere. KLUBB OG MEDLEMSDATA OPPDATERES PÅ FRISTER: 31.5/30.11: Frist medlemsendringer før SAR-rapporten og kontingent januar- via medlemsnett : VALG AV STYRE Når klubben har valgt styre for Rotary-året i desember, skal sekretæren oppdatere på Medlemsnett 31.12: Melde ny innk. pres, sekr. og evt. endret møtetid/sted til RI- via medlemsnett. OFFICIAL DIRECTORY Sekretær får årlig en revidert utgave av Official Directory (oversikt over alle klubber i hele verden). Medlemmer som ønsker å møte i klubber i utlandet, bør ta kopi av aktuelle sider. Boka bør ikke lånes ut. DIVERSE MATERIELL Ved årets start bør sekretæren sjekke brevpapir, medlemskort, gjestekort, gaver, oblater etc. og eventuelt erstatte mangler: Norsk Rotarys Medlemsservice, Eggen Press as v/ Kolbjørn Eggen Postboks FREDRIKSTAD (k), (f) E-post: medlemsservice@rotary.no 16

17 Klubbkassereren Bankkonti og betalingsfrister RI og D-2310 KASSERERENS HOVEDOPPGAVER Ta vare på alle midler Gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubben Sørge for betaling av kontingent til RI innen fristen hvert år Sørge for betaling av kontingent til D andre naturlige kassererfunksjoner ++ det klubben måtte bestemme i tillegg Bankkonti og betalingsfrister D-2310 D organisasjonsnummer Mottaker: Rotary distrikt 2310 v/distriktsøkonom Per D. Jensen. Se kontaktinformasjon i håndboken. Årskontingent til distriktet: Kr. 425 per medlem per år + Handicamp kr. 50,- Distriktets kontonummer, for innbetaling fra klubbene: Betalingsfrist: Inn på konto innen 31. august og 28. februar. Betalingsinformasjon: Melding til mottager: Per capita dues: Payment reference: Invoice no.: Club no.: (RKxxxxx). NB! Klubbens medlemstall, oppført i Medlemsnett 1. juli 2013 og 1. januar 2014 skal legges til grunn! Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) Kontingent til RI: Semi Annual Dues: USD pr medlem RI har satt dollarkursen til kr. 5,-/USD Bankforbindelse: Nordea Bank Norge AS, Konto nr.: Betalt til: Rotary International Witikonerstrasse 15, CH 8032 Zürich SWITZERLAND Betalingsfrister: Betales hvert halvår. Forfall pr. 20. juli og 20. januar. Betalingsinformasjon: Som ved innbetaling til distriktet! NB: Medlemstall pr. 1.juli og 1.januar skal brukes! Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) Fondsbidrag TRF: Anbefaler minst kr. 300,- pr. medlem Bankforbindelse: Nordea Bank Norge AS, Konto nr.: Betalt til: Rotary International Witikonerstrasse 15, CH 8032 Zürich SWITZERLAND Betalingsfrister: Inne på konto: 31. desember Senest 1. april 2013 for å bli registrert på året Tilsvarende for kommende år. Betalingsinformasjon: Melding til mottager: The Rotary Foundation Annual giving Club no.: (RKxxxxx). Club name: (Klubbens navn) Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) 17

18 Informasjon fra RI Rotary International forsøker å redusere kostnadene og forbedre servicen gjennom å endre sine bankrutiner. RI har derfor innledet et samarbeid med NORDEA, der RIs bankkonto i de skandinaviske landene samhandles. I Europa forøvrig og i Afrika har RI valgt å samarbeide med Deutsche Bank. Vi ber deg å benytte følgende opplysninger ved innbetaling til Rotary International og The RotaryFoundation: Kontonr: Kontoinnehaver: ROTARY INTERNATIONAL Valuta: NOK IBAN: NO Swift-adress: NDEANOKK Branch Code: 6021 Bankens navn: Nordea Bank, Norge ASA Postadresse: Pb Sentrum, 0107 Oslo Vær vennlig å informere klubbens sekretær, kasserer og revisor om følgende: Forandringen av bankrutiner trådde i kraft fra 1.januar Med riktig informasjon kan klubben nå enkelt overføre penger til banken gjeldende medlemsavgifter eller gaver til The Rotary Foundation. Pass alltid på tydelig å oppgi på innbetalingen klubbnummeret (RKxxxxx) og hva innbetalingen gjelder. Pass også på å etterkontrollere transaksjonen, slik at du er sikker på at pengene er overført. Vi takker på forhånd for at du informerer klubbens kasserer, revisor og sekretær om denne forandringen. Kontakt kontoret i Zürich, eller distriktsøkonom Per D. Jensen. Vi er overbevist om at dette er en forandring til det bedre og takker for din hjelp og forståelse. Ny og skjerpet rutine ved for sen betaling til RI SEMI-ANNUAL PERIODE 6 MND. SYKLUS S.A.R (Incudes: - Prorata dues for prvious period, COL TR subscription REMINDER (PÅMINNELSE) TERMINATION 1. JULI AUG SEPT OKT NOV DES 1. JAN 1. JAN FEB MARS APR MAI JUNI 1. JULI REINSTATEMENT REQUIREMENTS WITHIN 9 months (270 days) after due date (90 days from termination) Club pays: Amount of termination + all accrued dues since termination + US$ 10 per member, (reinstatement fee) WITHIN 9 months (270 days) after due date (90 days from termination) Club pays: Amount of termination + submit application documents + charter fees (US$ 25 per member) 1. JAN 1. APR 1. JULI 3 MND (90 DAGER) 1. OKT NB!: due date = month of billing Med andre ord: Betalingsfrist, - dvs. inne på konto, senest 20. januar og 20. juli. Klubben får én påminnelse, - etter 3 måneder. Etter 6 måneder. slutter RI sin oppfølging av klubben Hvis fristen overskrides, men innenfor 9 måneder: Klubben skal betale den manglende kontingent + evt. andre kontingenter utstedt i mellomtiden + US$ 10 pr. medlem. Hvis fristen overskrides mer enn 9 måneder: Klubben regnes ikke lenger som Rotaryklubb og vil bli strøket Nytt medlemskap må søkes om på nytt => Klubben skal betale innmeldingsavgift som er US $ 25 pr. medlem. Moral: Det er dyrt å slurve med betalingstidspunktet! 18