KidsMonitor - manual til Institusjonsadministrasjon

Transkript

1 KidsMonitor - manual til Institusjonsadministrasjon Ver. 5.0 Jan Forårsvej Charlottenlund E: info@thecomeandgocompany.com M:

2 Innledning Følgende manual skal brukes til, å få et hurtigt inndblikk i de funksjoner i InstitusjonsAdmin - KidsMonitor s administrasjonssystem, som benyttes av institusjonspersonalet. Manualen beskriver de funksjonene som benyttes til å administrere systemet, så bruken bliver så lett så muligt.

3 Indholdsfortegnelse Innledning... 2 Indholdsfortegnelse... 3 Begreper... 4 Start på administrasjon... 6 Login... 6 Lisensinformasjon... 7 Innstillinger... 8 Aktiviteter... 8 Standard aktiviteter... 9 Utvidete aktiviteter... 9 Elever Oprett ny elev Komme/Gå informasjoner Kontaktinformasjon Klasser Steder Historik Sende/Hente Statistik Samlet Pr. elev Data Import Send meldinger... 21

4 Begreper InstitusjonsAdmin: InstitusjonsAdmin som er KidsMonitor s administrasjonssystem, benyttes av institusjons-personalet til å administrere: Elever Steder Klasser Aktiviteter Statistikk Etc. Løsningen kjører i en standard web-browser og kan benyttes alle steder, hvor det er en internettforbindelse. KidsMonitor: Selve løsningen kjører på en ipad. Når det henvises til KidsMonitor, henvises det til denne løsningen som elever, personale og foreldre benytter i institusjonen. ForældreApp: Foreldreadministrasjon foregår via smart phone. Løsningen er laget til iphone og Android og giver forældrene mulighed for å administrere barnenes ind og ud checkning fra deres mobiltelefon. Løsningen koster 6 kr. pr. installasjon / mobil telefon og betales når app en hentes gjennom AppStore eller Google.Play. I ForeldreApp er der mulighet for å: Checke elever inn (hvis det er tillatt av institusjonspersonalet) Checke elever ut (hvis det er tillatt av institusjonspersonalet) Melde elever syke eller om de har fri. Lese beskjeder fra andre elever/foreldre/personalet Skrive beskjeder til andre elever/foreldre Se aktiviteter og tilmelde dem. Endre standard komme/gå tider. ForeldreWeb: Foreldreadministrasjon foregår gennem web-browser. Funksjonene er de samme som ForeldreApp, men foregår gjennom en standard webbrowser. Se ForældreApp for mere informasjon.

5 KidsMonitorAdmin: Fra KidsMonitors forside kan personalet trykke på tandhjul ikonet. Her skal personalet så logge ind med den personale kode som er angitt i InstitusjonsAdmin. Herved fremkommer det forskellige funksjoner. Følgende kan nevnes: Mulighet for, å ta billede å tilknytte det direkte til en elev. Mulighet for, å checke flere elever inn på en snar måte Mulighed for, å checke flere elever ut på en snar måte herunder nulstille en elev, hvis denne er blevet checket inn ved en feil. Mulighet for, å flytte flere elever fra sted til sted. Mulighet for, å se aktiviteter og aktivitetslister / tilmeldingslister.

6 Start på administrasjon Administrasjonssiden tilgås igjennom en webbrowser. Start evt. browseren ved å trykke på følgende link: Vi anbefaler, at mann benytter googles Chrome browser. Den kan hentes her og er gratis: Login For at benytte administrasjonssystemet skal du først logge inn med brugernavnet ditt og adgangskode. Du finner ditt brukernavn og adgangskode i velkomstmailen du har modtatt fra TheComeAndGoCompany. Hvis du ikke har modtatt denne mailen, kontakt da venligst TheComeAndGoCompany (support@ TheComeAndGoCompany.com) og vi sender den igjen. Inntast brukernavn og adgangskode. Hvis du ønsker at din browser skal huske indtastningen din, kan du afkrydse feltet Husk mine opplysninger. Husk at du skal gi din browser rettighet til at benytte Cookies for å huske dine opplysninger. Trykk nå på Log på.

7 Lisensinformasjon Etter login vises informasjon for den oprettede institusjonen. Her kan man finne informasjon vedr. lisenstype, adresse etc. I feltet Aktiv til, kan mann se hvor mange dager det er tilbake, før lisensen skal fornyes.

8 I høyre side finner mann siste informasjon fra TheComeAndGoCompany. Vi bestreber oss på å informere og oppdatere denne informasjonsspalten, hver gang det kommer nye funksjoner i KidsMonitor. Innstillinger Under indstillinger på InstitusjonsAdmin finnes det to funktioner: 1. Vis kun Barn som skal sendes (gå selv) på forsiden Ved at avkrysse dette feltet vises kun de Barn / Elever som markeres som går selv på KidsMonitors forside. Hvis krysset ikke er satt, vises både går selv og hentes. 2. Pinnkode til app. administrasjon angir den pinnkoden som benyttes til å logge inn på KidsMonitorAdmin, som er Kidsmonitors personaleadministrasjon - KidsMonitorAdmin (se tannhjul) Når TheComeAndGoCompany har oprette en institusjon i løsningen, er Pinnkode til KidsMonitorAdmin den samme som til selve InstitutionsAdmin. Denne koden er lang og ikke serlig brukbar i dagligdagen, så den skal endres til noe kort og som alle i institusjonen kan huske. Aktiviteter Under aktiviteter er det mulighet for å opprette Standard aktiviteter og utvidede aktiviteter.

9 Standard aktiviteter Når mann trykker på fanen Standard aktiviteter vises en liste over oprettede aktiviteter. I bunnen av siden kan man opprette ny aktivitet. Når mann oppretter en ny aktivitet, velges først typen av aktivitet. Der er 3 typer å velge mellom: Bursdag På tur Informasjon Alt etter typen, vises et forskjelligt ikon for KidsMonitors forside. Det er ikke muligt å endre dette ikonet hér (se Utvidet aktivitet for denne mulighet). Etter valg av type, tilføyes datoen fra når aktiviteten er aktiv og vises fra. Det er mulikt å skrive klokkeslett fra når aktiviteten er og til tidspunkt. Hvis det ikke tilføyes noe til tidspunkt vil aktiviteten være synlig for alltid (men kan slettes under InstitusjonsAdmin). Det er muligt å tilføje en overskrift og den teksten som beskriver aktiviteten. Utvidete aktiviteter Utvidete aktiviteter gir mulighet for mange flere funksjoner enn standard aktiviteter. En utvidet aktivitet kan blandt annet brukes som tilmeldingsliste og til ferieplanleggning. Samtidig gir utvidede aktiviteter mulighet for å tilføye egne billeder til aktiviteten.

10 Menyen inneholder samme informasjon som standard aktiviteter, plus Tilmeldingsliste. Her er det muligt å følge med i hvem som har tilmeldt sig og hvad deres evt. kommentarer har vert, hvis aktiviteten har krevd aktiv tilmelding (aktiv tilmelding betyr, at brukeren har tilmeldt aktiviteten aktiv. Mann kan sortere listen på 2 måter, enten etter eleven: vis oversikt sortert eller etter element: vis oversikt sortert etter elementer. Ved å trykke på knappen Oprett ny aktivitet, er det muligt nå å opprette en ny aktivitet. En utvidet aktivitet inneholder følgende informasjon:

11

12 Navn: Et navn på aktiviteten Aktivitetsdato: Når aktiviteten finner sted. Det er ikke en dato, men mere en tekst som beskriver det. F.eks. Høstferie i uke 42. Aktiv: Om aktiviteten er aktiv, dvs. synlig i KidsMonitor. Aktivitet Aktiv fra: Dato fra når aktiviteten er synlig i KidsMonitor. Aktivitet Aktiv til: Dato aktiviteten er aktiv til i KidsMonitor. Sidste tilmeldingsfrist: Hvis det er snakk om en aktivitet hvor man kan tilmelde seg. Kan mann endre tilmeldingen inntil denne datoen. Kræver Pinkode: foreldrene kan tilmelde denne Hvis der er snakk om en tilmelding som er viktig, f.eks. ferie, etc. så kan det kreves at skal inntaste pinnkode innen de aktiviteten. På foreldreapp og ForeldreWeb skal man ikke benytte Pinnkode for å tilmelde til aktiviteten. Aktiviteten er gyldig for klasserne: synlig for de elevene markerte klassene. På ForældreWeb kan man bare se de for den tilknyttede elev. Aktiviteten vil bare være aktiv for de klassene som er markeret her. På forsiden af KidsMonitor vil aktiviteten være synlig for alle, men under den enkelte elev vil den kun være som er tilknyttet en av de ForældreApp og aktivitetene som er Overskrift: Overskriften på aktiviteten, f.eks. Vi skal i svømmehallen Aktivitetsbeskrivelse: Beskrivelse av selve aktiviteten, f.eks. Vi skal i svømmehallen mandag d. xx. Angi vennligst om ditt barn må være med. Husk badetøy og håndklede. Billede: Billede som bliver vist ved aktiviteten. Her kan man benytte et af de ikoner der er tilknyttet eller overføre sit eget fra sin PC. Udvidet aktivitetsvalg: Det er muligt å avkreve svar fra foreldrene ved tilmelding. Det kan f.eks. være Må dit barn være med i svømmehallen?. Brukeren kan så sige Ja eller Nej. Der er mulighet for å avkreve op til 21 svar. Det kan f.eks. være ved ferietilmelding. Kommer Mandag? Tirsdag etc.

13 Ved at avkrysse feltet kan mann angi om spørsmålet er nej. Prioritet definerer spørsmål. Oppret beskjed: aktivitetsbeskrivelsen enkelte eleven. Valgt/Ikke valgt satt til ja eller rekkefølgen av Når en aktivitet opprettes, kan man ved avkryssning, sørge for, at det gis besked til elevene i de pågjeldende klasser. Det er som opprettes som beskjed for den Beskjed fra: En tekst som forteller hvem beskjeden er oprettet av. Som standard tekst, står det SFO personalet. Elever I funksjonen elever er det muligt å administrere de elevene som er opprettet i systemet. Man kan velge å få alle barn vist eller kun for en klasse. I bunden av siden er det muligt å opprette ny elev, utskrive elevliste og utskrive samlet foreldre blad.

14 Et foreldreblad inneholder alle informasjonene om den bestemt elev, som foreldrene kan bruke til å tilknytte deres barn til deres ForældreApp eller ForældreWeb. Samtidig står der brukernavn og adgangskode til ForældreWeb. Ved å trykke utskriv fra denne side, utskrives foreldrebladet for alle elevenen som vises. Dvs. 1 blad (side) pr. vist elev. Oprett ny elev Når det oprettes en elev, er det en del informasjoner som skal opprettes. OBS: Vi anbefaler, at man ved oppstart av KidsMonitor foretar en eksport fra f.eks. elevintra eller skoledata til TheComeAndGoCompany (se avsnittet Kom godt i gang). Disse data kan TheComeAndGoCompany importere direkte i KidsMonitor, så det bare er komme/gå tider og evt. billeder som skal tilføyes. Ved importen opprettes alle brukere automatisk, på samme måte som klasser etc. opprettes. Når en ny elev opprettes manuelt tilføyes stamdata i form av Navneinformasjon. Navneinformasjon inneholder følgende innhold. Navn Fulle navn på eleven.

15 Aktiv Årgang Klasse Mobilkode Kortbeskrivelse Annen offentlig informasjon Billde Her kan en elev settes aktiv (vises) eller ikke aktiv. En elev kan f.eks. settes ikke aktiv hvis eleven ikke er i institusjonen i lengre tid pga. foreldre orlov eller lignede. Dette er praktisk da man slipper for å slette eleven og så gjenoprette denne når denne komme tilbake. Informasjonsfelt som institusjonen kan bruke til å skjelne hvem som er opprettet på hvilken årgang. Her velges den klassen eleven er tilknyttet. Dette er den koden som foreldrene skal bruke for å tilføye eleven til deres ForældreApp eller ForældreWeb. Koden er personlig og må kun utleveres til foreldrene. Beskrivelse om eleven som kun vises i Institusjonsadmin. Beskrivelse der vises i KidsMonitor under Info bladet på eleven. VIGTIG Denne informasjon kan ses av alle, så her skal man ikke skive personfølsomme informasjoner! Bilde av eleven. Bilde kan velges fra PC eller det kan benytte et av de ikonene som vises. Det er også muligt å tilføje bilde på en elev, direkte fra KidsMonitor. Se KidsMonitor manual for nærmere informasjon. Komme/Gå informasjoner Et av de punktene som gjør KidsMonitor til et hurtigt system, er at det er muligt å gjemme standardinformasjonene for den enkelte elev. Det betyr, at det er muligt fort å checke elever inn og ut. VIKTIG! Komme/Gå informasjoner er informasjon som gjentar seg uke etter uke. Endring av informasjon vises først i systemet den etterfølgende dag. Enkeltstående meddelelser opprettes via Kidsmonitor på det enkelte barn under punktet "besked". Det er muligt å opprette en dagsprofil pr. dag pr. elev, hvilket gjøres ved, at skrive noget ut for hver dag. En samlet ukeprofil inneholder 7 dager og gjentas uke etter uke. Hvis man derimot skal skrive det samme for alle ukens 7 dager, kan man nøyes med, å utfylde Mandag under opprettelsen, og den informasjon vil så automatisk videreføres til de resterende dagene. Når en elev checker inn om morgenen, vil profilinformasjon vises for den pågjeldende dag. Hvis eleven Peter om mandagen avleveres kl 7.30 og hentes kl vil dette

16 vises. Det er muligt å endre disse informasjonene ved check ind. Hvis Peter alltid skal til fotball om mandagen og derfor går selv, kan man endre dagsprofilen til å inneholde disse oplysningene. Foreldre eller personale kan selvfølgelig endre dette ved check inn eller i selve profilen. Dette kan gjøres fra ForeldreApp, ForeldreWeb eller fra KidsMonitor. Avleveres kl. Avhentes kl. Hentes/Gårselv Std. besked Her angis time og minutt for ca. aflevering Her angis time og minutt for ca. afhentning Angir om eleven hentes eller går selv Standard besked som angis ved check inn. Kunne være Skal til fotball eller skal med bussen nr. 155 Kontaktinformasjon Kontaktinformasjon er de informationer, som knytter seg til Elevens foreldre/verge. Det er muligt å tilføye 2 personer.

17 Tillat kontaktpersoner å endre status for avlever/hente via web eller mobil app.: Ved å sette en markering i dette feltet kan foreldre checke eleven inn og ut fra ForeldreApp eller ForeldreWeb. Hvis det ønskes, at det alltid er en personlig kontakt mellom personale og den der avleverer eleven, fjernes dette felt. Navn på kontakt person 1 Tlf. på kontakt person 1 Pinnkode Foreldre adgang (brugernavn) Foreeldre adgang (adgangskode) Fulle navn på kontaktperson nr. 1. (vises under informasjon for den enkelte elev!obs Offentlig informasjon) Her kan man skrive det tlf.nr. som ønskes vist. (vises under informasjon for den enkelte elev! OBS Offentlig informasjon). Kode som benyttes av kontaktperson 1 til å slette beskjeder eller tilmelde aktiviteter. Denne kan kontaktpersonen selv endre ved å logge inn i ForeldreWeb. VIKTIG! Hvis det ikke er angitt nogen pinnkode vil systemet ikke spørre om denne. Brukernavn der benyttes af kontaktpersonen til å logge inn i ForeldreWeb. Ved å trykke på Benytt tlf. nr kopieres Tlf. innholdet inn i dette felt. Adgangskodesomr benyttes av kontaktpersonen til å logge inn i ForeldreWeb. Ved å trykke på Benytt autogenereret kode innsettes en tilfeldig kode. De samme informasjoner er gjeldende for Kontakt person 2. Utskriv foreldreblad utskriver foreldrebladet for den pågjeldende elev. Klasser Under punktet klasser, er det muligt å opprette klasser. En klasse inneholder følgende opplysninger:

18 Årgang: Klasse navn: Klasse beskrivelse: Bilde: Her angis den årgang som klassen er. Navnet på klassen. Her kan der tilføjes en klassebeskrivelse. Den vises i KidsMonitor, hvis den er angivet. Bilde av klassen. Bilde kan vlges fra computeren, eller mann kan benytte et av de ikoner som vises. Steder Under punktet Steder, er det muligt å opprette de steder som elevene kan oppholde seg. Ideen er, at man kan angi hvor elevene oppholder seg, ved å plasere elevene på samme måte som man mange steder benytter brikker og tavler til. Det kan også benyttes til å angi hvem som f.eks er på tur. I KidsMonitor manualen er dette beskrevet nermere. En klasse inneholder følgende opplysninger:

19 Sted: Billede: Navnet på stedet Bilde av stedet. Bilde kan velges fra computeren eller mann kan benytte et af de ikoner som vises. Historik Under historik, kan man se alle handlinger som er skjedd for en given dag. Det er muligt å velge den dag man ønsker informasjon for. Det er også muligt å filtrere hvilke informasjoner man ønsker vist. Sende/Hente Under Sende/Hente kan mann hurtigt få en oversikt over hvem som skal sendes/hentes. Alle elever som vises med GRØN markering er minimum 1 time fra å bli hentet. Når tidspunktet nærmer sig, dvs. inden for 30 minutter vil de blive GULE. Hvis tiden er overskredet, dvs. at klokken er mere end det tidspunkt som eleven skulle være Sendt/Hentet på, vil markeringen bli RØD. Listen er en samlet liste og kan sammenlignes med den liste som vises på KidsMonitors forside.

20 Statistik Statistikken er oppdelt i to områder: Samlet og Pr.elev. Samlet Gir en samlet statistik for alle elever i løsningen. Den kan vises pr. time (pr. dag), pr uge og pr. måned og gir en samlet oversigt over antal inn og ut checkninger som har vert i en periode. Sorteringen kan ske pr. dato eller pr. uke eller pr. måned.

21 Pr. elev Gir en oversikt over timer / minutter en elev har vert i institusjonen. Statistikken kan vises for alle elever eller klassevis og kan summere tal pr. dag, uke eller måned. Data Import Anvendes ved opstart af SFO eller løbende import af elevdata. Kontakt TheComeAndGoCompany for yderligere information på en: info@thecomeandgocompany.com Send meldinger I Send meldinger kan man sende beskeder til de forskellige elever. Man kan vælge om det skal være et bestemt klasse trin eller alle klasser der modtager beskeden. Der er mulighed for at tilknytte et billede til meldingen.

22