FYLKESMANNEN I BUSKERUD

Transkript

1 FYLKESMANNEN I BUSKERUD SLUTTRAPPORT FRA KONTROLL AV TILSKUDDSFORVALTNINGEN I JORD- OG SKOGBRUKET I DRAMMEN OG LIER KOMMUNER 5. JUNI 2014 Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: Postmottak@fmbu.no

2 Side 2 av 13 1 Innledning Opplysninger om gjennomført kontroll Dato for kontroll: 5. juni 2014 Journalnummer: 2014/3341 Forrige kontroll: 8. oktober 2009 Kontrollert virksomhet Kommune: Drammen og Lier kommuner E-post: postmottak@lier.kommune.no Besøksadresse: Landbrukskontoret, Foss gård, Lier Telefon: Tilstede fra kommunene Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Anne Gry Fjeldstad Konsulent X X X Marit Helene Fjelltun Landbrukssjef X X Johan W. Holst Skogbrukssjef X X X Astri Kastad Konsulent X X X X Lars Kyllingstad Jordbrukskonsulent X X X X Gry Løberg Jordbrukssjef X X Rebecca E. Martinsen Jordbrukssjef X X X X Synnøve Tovsrud Kommunalsjef X Tilstede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Janne Fossum Rådgiver X X X X X Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X Marit Surlien Hoen Fylkesagronom X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X X Pål Morten Skollerud Fylkesagronom X X X X X Intervju Dokum.- gjennomgang Befaring Sluttmøte 2 Bakgrunn Det vises til varsel om kontroll i brev av 15. mai 2014 og påfølgende gjennomførte kontroll 5. juni Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll i Drammen og Lier kommuner inngår i dette arbeidet. Kontrollen omfattet tilskudd til avløsning ved sykdom, tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) og tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK). Produksjonstilskudd og tilskudd til regionale miljøtiltak ble også berørt.

3 Side 3 av 13 Hensikten med kontrollen var å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Kontrollen tok sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å bli innvilget tilskudd har vært gjenstand for korrekt vurdering og håndtering hos kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Fylkesmannen kontrollerte også kommunens etterlevelse av krav gitt i forvaltningsloven med hovedfokus på bestemmelser om habilitet og saksbehandling. 3 Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). 15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen. LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud Forskriftene ovenfor er hjemlet enten i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag). Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbrukforvaltning (nå Landbruksdirektoratet)

4 Side 4 av 13 4 Gjennomføring av kontrollen 4.1 Møter, intervjuer og dokumentgjennomgang Kontrollen startet med et åpningsmøte der avdelingsleder og aktuelle saksbehandlere deltok. Etterpå ble det gjennomført intervjuer med skogbrukssjef, jordbrukssjef og saksbehandlerne samt dokumentgjennomgang av på forhånd utvalgte saker. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. Ved dokumentgjennomgangen ble følgende gjennomgått: a. Utvalgte søknader og vedtak om tilskudd til avløsning ved sykdom i 2012 og b. Utvalgte søknader og vedtak om SMIL der det er foretatt utbetalinger i perioden 2008 til og med c. Utvalgte søknader og vedtak om NMSK i 2012 og På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet samme dag. 4.2 Temaer for forvaltningskontrollen Temaene i tabellen under ble berørt enten i intervju, under dokumentgjennomgangen eller ved befaring: Nr. Tema Stikkord 1 Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og journalføring 2 Forvaltningsrett - Opplysning av saken - Dokumentasjon - Skriftlighet, begrunnelse, hjemmelsgrunnlag, klageadgang - Habilitet 3 Regelverk - Delegasjonsreglement - Dokumentasjon og oppfyllelse av vilkår i forhold til tilskudd til avløsning ved sykdom - Dokumentasjon og oppfyllelse av vilkår i forhold til SMIL, samt oppfølging av planer og aktivitetsbudsjett - Det ble spesielt sett på behandling av søknader om tilskudd til innmarksbeite og oppfølging i ettertid. - Dokumentasjon, vedtak og vilkår i forhold til NMSK 5 Funn og oppsummering 5.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med krav, men der Fylkesmannen finner grunn til å påpeke behov for forbedring.

5 Side 5 av Generelt Delegeringsreglement for Drammen kommune: Delegeringsreglementet for Drammen kommune ble vedtatt av bystyret 11. oktober Fylkesmannen har gått igjennom delegeringsreglementet i forbindelse med utarbeidelse av rapporten «Prosjekt kommunelov delegeringsreglement». Der framgår det at rådmannen har fått delegert myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Delegeringsreglementet ble ikke framlagt ved forvaltningskontrollen. Det er derfor ikke foretatt noen gjennomgang av eventuelle bestemmelser knyttet til landbruk. Lier er vertskommune for det interkommunale landbrukskontoret. Det finnes en avtale om hvilke saker som Lier kommune skal behandle på vegne av Drammen kommune. Avtalen er fra 2004 og bør oppdateres siden punkt 4 om hvilke oppgaver som Lier kommune skal utføre, ikke er helt i samsvar med dagens situasjon. Delegeringsreglement for Lier kommune: «Regler for delegasjon av avgjørelsesmyndighet» er vedtatt av kommunestyret 31. januar Reglene er justert flere ganger siden, sist gang ved kommunestyrets vedtak 7. september Rådmannen har fått delegert myndighet til å fatte vedtak i alle saker uten prinsipiell betydning, innenfor de begrensninger som er fastsatt i lovverket. Rådmannen kan gi andre tjenestemenn fullmakt til å fatte avgjørelser på sine vegne (intern delegasjon). Det finnes et eget punkt om «Spesiell delegasjonsfullmakt landbrukssaker». Her framgår det at rådmannen har avgjørelsesmyndighet i tilskuddssaker hjemlet i jordlov og skogbrukslov. Det finnes ikke regler om videre delegering til landbrukssjefen. Det kunne det med fordel vært. Habilitet: I «Interne rutiner på Landbrukskontoret» er det gitt regler for behandling av søknader fra en av de ansatte/ektefelle på landbrukskontoret. Fylkesmannen mener at bevisstgjøring rundt habiltetsutfordringer er viktig og synes det er bra at punktet er tatt inn i de interne rutinene. Kompetanse: Fylkesmannen mener at det er generelt god landbruksfaglig kompetanse ved landbrukskontoret, med en god blanding av erfarne og mindre erfarne saksbehandlere. Orden og sporbarhet: Saksbehandlerne på jordbrukssida har god oversikt over tilskuddssakene. Det var god orden i de saksdokumentene som ble lagt fram for Fylkesmannen. Sporbarheten var også god. Rutiner m.m.: De framlagte dokumentene om «Landbrukskontorets detaljerte rutiner og saksprosedyrer for Drammen kommune» og «Interne rutiner på Landbrukskontoret» klargjør ansvarsfordelingen saksbehandlerne i mellom, mellom saksbehandlerne og landbrukssjefen og i forhold til de enkelte kommunene. Dette er viktige og gode rutiner. Gjennomgangen av sakene ved forvaltningskontrollen er basert på originale papirsøknader, og originaler eller utskrifter av diverse dokumentasjon. Fylkesmannen ble i løpet av kontrolldagen kjent med at alle saker som gjelder tilskudd til avløsning ved sykdom, blir registrert og behandlet i det elektroniske saksbandlingssystemet Ephorte. Det var ikke tilrettelagt for gjennomgang av sakene i Ephorte, men Fylkesmannen fikk anledning til å kikke på et par saker der sammen med saksbehandler etter sluttmøtet. Fylkesmannen tar

6 Side 6 av 13 forbehold om at det finnes dokumentasjon og kommentarer til saksbehandlinga i Ephorte, som ikke ble gjort kjent for Fylkesmannen under kontrollen. 5.3 Avvik Tre av forholdene det er gitt merknader til i den foreløpige rapporten, er oppgradert til avvik i den endelige rapporten. Avvik 1 AV sykdom - mangelfull dokumentasjon Næringsinntekt Fakta: I alle de kontrollerte søknadene manglet det dokumentasjon på næringsinntekt. I de fleste tilfellene manglet det også kommentar fra saksbehandler på om det var kontrollert om søker fylte kravet til næringsinntekt. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing setter som vilkår ( 6, fjerde ledd) at den det søkes tilskudd for, må ha næringsinntekt fra jordbruk/gartneri på minimum ½ G. Det er den gjennomsnittlige næringsinntekten i de to siste kjente ligningsårene som blir lagt til grunn (jf. rundskriv nr 3/2013 fra Statens landbruksforvaltning). Retningslinjene er konkrete på hva slags dokumentasjon som skal legges fram. Vurdering: Søkerne har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon på at kravet til næringsinntekt fra jordbruk/gartneri er oppfylt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før det er bekreftet at dette kravet er oppfylt. Det gjøres ved at søkeren legger fram utskrift av godkjent ligning. Konklusjon: Kommunen må endre sin rutine slik at dokumentasjon på næringsinntekt finnes i saken. Det er tilstrekkelig at dokumentasjonen finnes på den første søknaden i et lengre sykdomsforløp der det i løpet av perioden sendes inn flere søknader. Lønnsutgifter Fakta: I søknadene fra seks av de kontrollerte foretakene var det brukt avløserlag. Kontoutdrag fra avløserlaget finnes i nesten alle sakene, og dette viser timer og lønnsutgifter til sykeavløser. I én av sakene manglet kontoutdraget. Ved tre av søknadene, hadde foretakene arbeidsgiveransvaret selv. Dokumentasjon på at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger var betalt, manglet eller var mangelfull i alle tre tilfellene. I ett av tilfellene stemte ikke dokumentert beløp med det som var lagt til grunn ved utbetaling av tilskuddet. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing setter som vilkår at lønnsutgiftene er dokumentert ( 6, andre ledd). Etter rundskriv nr 3/2013 fra Statens landbruksforvaltning skal det «dokumenteres at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger er betalt. Ved bruk av landbruksvikar eller annen avløser fra avløserlag er det tilstrekkelig med kontoutdrag. Utbetaling av tilskuddet begrenses til dokumenterte utgifter.» Vurdering: Søkerne har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon på at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger et betalt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før slik dokumentasjon foreligger. Konklusjon: Kommunen må endre sin rutine slik at nødvendig dokumentasjon finnes i saken.

7 Side 7 av 13 Sykemelding Fakta: Dokumentasjon på sykdom m.m. fantes i de fleste av de kontrollerte sakene. Fylkesmannen savner sykemelding for deler av sykemeldingsperioden i én av sakene. I en annen sak foreligger det sykemelding for en annen periode enn den det er søkt tilskudd for. I en sak der det er søkt om tilskudd til avløsning i forbindelse med svangerskap/fødsel, mangler det legeattest/fødselsattest. I stedet lå det ved et skjema med «Forespørsel om navnevalg». Regelverk: Sykdom må dokumenteres ved sykemelding. Tilsvarende må svangerskap og fødsel dokumenteres ved legeattest eller fødselsattest. Dette følger av rundskriv nr 3/2013 fra Statens landbruksforvaltning. Vurdering: Fylkesmannen fant som beskrevet ovenfor, flere tilfeller der pliktig dokumentasjon manglet. Disse manglene er et brudd på vilkår i forskriften og retningslinjene for saksbehandlinga, og er følgelig et avvik. Skjemaet «Forespørsel om navnevalg» er ikke tilfredsstillende dokumentasjon. Konklusjon: Kommunen må endre sin rutine slik at nødvendig dokumentasjon finnes i saken. Avvik 2 AV sykdom, 2 utbetalinger for samme periode Fakta: Flere av de kontrollerte foretakene hadde levert to eller flere søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom i 2012 og I ett tilfelle ble det funnet overlappende sykemeldingsperiode, dvs. at det er foretatt to utbetalinger for samme periode. Regelverk: Det er underforstått at det kun kan gis ett tilskudd for samme periode. Vurdering: Det går ikke fram av sakens dokumenter om dette eventuelt skyldes at det er betalt ut for lite tilskudd første gangen. Fylkesmannen vurderer dette som potensiell feilutbetaling. Konklusjon: Kommunen må sjekke saken nærmere og gi tilbakemelding til Fylkesmannen om årsaken til at det er foretatt to utbetalinger for samme periode. Dersom det er utbetalt for mye tilskudd, må kommunen vurdere om søkeren skal betale tilbake det som er utbetalt for mye. Avvik 3 RMP vilkår for tilskudd til andre grasdekte arealer er ikke oppfylt Fakta: I én av de kontrollerte sakene var det ved befaringen vanskelig å påvise nevneverdig skjøtsel. Mye av arealene er dekket av tett skog uten nevneverdig grasdekke under. Regelverk: Etter forskrift om regionale miljøtilskudd i Buskerud er tilskudd til andre grasdekte arealer aktuelt ved skjøtsel av ravinedaler og gamle ravinebeiter ( 21 punkt i). Arealene må skjøttes med beiting i kombinasjon med manuelle tiltak som rydding og tynning. Vurdering: I den aktuelle saken ble det foretatt befaring av innmarksbeitearealer som kommunen har vurdert ved søknad om produksjonstilskudd og søknad om regionale miljøtilskudd. For produksjonstilskudd reduserte kommunen innmarksbeitearealene betydelig i forhold til det som søkeren hadde ført opp i søknadsskjemaet. Arealet fyller etter kommunens mening ikke kriteriene som stilles for å få areal- og kulturlandskapstilskudd for innmarksbeite. Fylkesmannen slutter seg til denne vurderingen etter å ha sett de aktuelle arealene. Foretaket har søkt om og fått innvilget tilskudd til andre grasdekte arealer for de samme arealene som det er søkt areal- og kulturlandskapstilskudd til innmarksbeite for, dvs. et mye større areal enn det ble innvilget areal- og kulturlandskapstilskudd for. Mangel på

8 Side 8 av 13 skjøtsel og grasdekke på deler av arealet, gjør at det er vanskelig å se hvordan vilkårene for tilskudd til andre grasdekte arealer er oppfylt. Konklusjon: Fylkesmannen mener at de avgrensningene som ble foretatt i forbindelse med areal- og kulturlandskapstilskuddet til innmarksbeite, burde vært vurdert ved behandling av søknaden om tilskudd til andre grasdekte arealer. Fylkesmannen ber kommunen om å gå igjennom saken på nytt. 5.4 Merknader Merknad 1 - AV sykdom - mangelfullt utfylte søknader Fakta: To av søknadene mangler sted og dato for søkers underskrift. I ett tilfelle manglet søknaden organisasjonsnummer. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing, 12 andre ledd, og veiledning for utfylling av søknad om tilskudd til avløsning ved sykdom jf rundskriv fra Statens landbruksforvaltning, nr 3/2013 s 17. Vurdering: Observerte mangler bidrar til å skape tvil om når søknaden er levert og hvilket foretak som har søkt om tilskudd. Fylkesmannen mener at søknaden ikke er fullstendig når disse opplysningene mangler, og at manglene kan ha betydning for oppfyllelsen av vilkårene for å motta tilskudd. Konklusjon: Kommunen må derfor være påpasselig med at disse opplysningene er ført opp i søknaden og at de er korrekte. Merknad 2 AV sykdom - mangelfull kontroll av opplysninger i søknader Maksimalt tilskudd Fakta: Det framgår ikke av dokumentene som Fylkesmannen har hatt tilgang til, hvilke rutiner kommunen har for å sjekke maksimalt tilskudd. Regelverk: Størrelsen på dagsatsen for tilskudd til avløsning ved sykdom bestemmes av hvor mye foretaket maksimalt er berettiget i tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (maksimalt tilskudd), jf. Jordbruksavtale kapittel 9.3. Vurdering: Saksbehandler må sjekke maksimalt tilskudd for ferie og fritid, før beregning av tilskudd til sykdomsavløsning kan gjøres. Konklusjon: Fylkesmannen mener at beløpet er så viktig at kommunen bør legge en kommentar på sakene om hvor det er hentet fra. Lønn/sykepenger/arbeidsavklaringspenger Fakta: Gjennomgang av de utvalgte sakene viser at det er noe varierende dokumentasjon av ytelser fra folketrygden, pensjon, godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste og lønn. I de fleste tilfellene finnes det dokumentasjon, men i noen tilfeller mangler det helt. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing har som vilkår at ytelser fra folketrygden, pensjon, godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste og lønn, skal trekkes fra tilskuddet ( 11).

9 Side 9 av 13 Vurdering: Kommunen må sjekke om søkeren har mottatt slike ytelser, dersom søkeren ikke har lagt dokumentasjon på dette ved søknaden. Konklusjon: Kommunen må dokumentere at det er gjort enten ved at det finnes kopi av dokumenter som viser ytelsene eller at det er notert hvordan informasjonen har framkommet. Merknad 3 AV sykdom - mangelfulle arkiveringsrutiner Flere av sakene som Fylkesmannen kontrollerte, manglet stempel for mottatt dato på søknaden. Etter at den foreløpige sluttrapporten ble skrevet, fikk Fylkesmannen se på et par av sakene i Ephorte. Det viste seg at mottatt dato er registrert der. Merknaden frafalles. Merknad 4 SMIL - mangelfull vilkårssetting Fakta: Kravet til vedlikehold av innmarksbeiter er satt til kun 5 år. Det er ikke satt vilkår ved tilskudd til rydding av gamle beiter. Regelverk: Markslagsklassifiseringa for innmarksbeite forutsetter at minst 50 % av arealet skal være dekket av grasarter og beitetålende urtevekster. Arealet skal ha tydelig kulturpreg. Se for øvrig markslagsklassifikasjon i økonomisk kartverk og informasjon om markslag på nettsidene til Skog og landskap. Vurdering: Hensikten med ordningen er å opprettholde kulturlandskapet. Når det gis tilskudd til rydding og gjerding, må det settes vilkår som sikrer at arealet er godt tilgjengelig for beitedyr og at arealtilstanden opprettholdes over tid (minst 10 år). Konklusjon: Kommunen må sette vilkår ved innvilgelse av framtidige søknader. Merknad 5 SMIL - manglende vurdering mht. Naturmangfoldloven Fakta: Naturmangfoldloven vurderes systematisk når det søkes tilskudd til drenering. Dette gjøres ikke for SMIL-tiltak. Regelverk: Det er innført meldeplikt for jordbrukstiltak som rammer utvalgte naturtyper (nml. 55). Meldepliktige tiltak er tiltak som er egnet til å endre karakteren eller omfanget av en forekomst av en utvalgt naturtype, som f.eks. tilsåing eller gjødsling. Tiltaken skal meldes til kommunen, og kommunen skal gi tilbakemelding innen tre uker før tiltaket eventuelt kan utføres. Vurdering: I kommunens tildelingsbrev for SMIL-søknader, bør det fremgå at de aktuelle tiltak har blitt vurdert i forhold til Naturmangfoldlovens Enten dette får som konsekvens at det må stilles vilkår eller ikke, skal det fremgå i tildelingsbrevet, og under henvisning til de respektive. Konklusjon: Vurderinger i forhold til Naturmangfoldlovens 8-12 må framgå av saksdokumentene ved behandling av framtidige søknader. Merknad 6 SMIL innvilget tilskudd til tiltak som ikke omfattes av ordningen Fakta: FM konstaterer at landbrukskontoret også godkjenner søknader om tilskudd til rene gjerdingtiltak. Regelverk: Formålet med tilskuddet er å kombinere rydding og gjerding av gammel kulturmark.

10 Side 10 av 13 Vurdering: Hensikten er å tilbakeføre gjengrodd og gammel kulturmark for å gi gode innmarksbeiter. Fylkesmannen mener at tiltak uten slik rydding ikke bør innvilges tilskudd. Konklusjon: Kommunens praksis må endres i tråd med ovenstående. Merknad 7 SMIL/PT vilkår for tilskudd til innmarksbeite er ikke oppfylt Fakta: Kommunen har godkjent permanente el-gjerder som ikke tilfredsstiller kravene. Dette fremkom under befaring i Drammen kommune. Ønsket praksis: Dersom det skal gis tilskudd til ryddetiltak i kombinasjon med el-gjerder, må disse gjerdene holde tilfredsstillende kvalitet for å hindre at beitedyrene kommer ut (se for eksempel skjøtselsboka for kulturlandskap og gamle norske kulturmarker, s ). Vurdering: Hensikten er å få varige gjerder som holder dyrene innenfor og som er av en viss estetisk karakter. Gjerdene må ikke kunne påføre dyr unødige påkjenninger og belastninger (jf. Dyrevelferdsloven). Konklusjon: Kommunen må i tildelingsbrevet presisere kravet til gjerdetype for det aktuelle tiltaket og følge dette opp på sluttbefaringen. Merknad 8 RMP manglende rutiner for å sjekke miljøplan trinn 2 Fakta: Kommunen mangler rutiner for å sjekke at søker har miljøplan trinn 2 der dette er påkrevd for omsøkt tiltak. Regelverk: For flere av tiltakene er det krav om miljøplan trinn to, jf. forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud.. Vurdering: Ved kontroll av foretak som søker RMP-tilskudd hører det med å kontrollere om foretaket har miljøplan trinn 2 og om planen tilfredsstiller kravene til en slik plan. Planen må være skriftlig eventuelt i elektronisk format, slik at den kan legges fram ved kontroll. Konklusjon: Kommunen må lage en praktisk rutine for kontroll av miljøplan. Merknad 9 RMP mangelfull risikovurdering ved utplukk av søknader til stedlig kontroll Fakta: Kommunen utfører ikke risikovurdering ved utplukk av søknader til stedlig kontroll. Regelverk: Uttrekk til stedlig kontroll skal gjøres av kommunene. Dette skal være et risikobasert uttrekk på samme måte som for produksjonstilskudd. Se rundskriv nr 12/2014 fra Statens landbruksforvaltning. Vurdering: Fylkesmannen viser til rundskriv 2013/1-2 kapittel 5.1 for nærmere retningslinjer for risikobasert utplukk. Konklusjon: Kommunen må lage en praktisk rutine for risikobasert utplukk av søknader til stedlig kontroll.

11 Side 11 av 13 Merknad 10 NMSK - manglende underskrift og dokumentasjon på søknad Fakta: Étt bilag manglet underskrift og dokumentasjon på søknad om tilskudd for tiltaket (avstandsregulering). Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Ønsket praksis: Bilag skal være underskrevet av skogeier. Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (SLF-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. Skjema har samtidig et felt for signering. Merknad 11 NMSK - manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak som har mottatt tilskudd Fakta: Kommunen mangler dokumentasjon på kontroll av tiltak som har mottatt tilskudd i Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltaket er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det vises samtidig til brev herfra datert om kontroll av tilskudd og skogfondsutbetaling i Brevet gir føringer om at minimum 10 % av tiltakene som mottar tilskudd skal kontrolleres. Ønsket praksis: Kommunen skal kunne dokumentere feltkontroll av tiltak som har søkt om og fått innvilget tilskudd. Konklusjon: Kommunen må gjennomføre kontroll av tiltak i tråd med regelverk og anvisninger fra Fylkesmannen. 5.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 8. oktober 2009 ble det gitt avvik på manglende delegering av myndighet. Forholdet gjaldt Lier kommune og er delvis rettet opp ved punktet om «Spesiell delegasjonsfullmakt landbrukssaker». Her framgår det at rådmannen har avgjørelsesmyndighet i tilskuddssaker hjemlet i jordlov og skogbrukslov. Fylkesmannen mener at det burde vært regler om videre delegering til landbrukssjefen. Forrige kontroll avdekket manglende rutiner for å kontrollere at miljøplan trinn 2 er vedlagt søknad om SMIL eller mottatt før vedtak fattes (avvik). Saksbehandler opplyste i intervjuet at miljøplantrinn 2 ikke følger med søknaden, «men søknadene gjøres så gode at de erstatter behovet». Landbruks- og matdepartementet har signalisert at det kommer endringer i regelverket for miljøplan. Fylkesmannen mener at kommunen må ha større fokus på miljøplan trinn 2 inntil reglene eventuelt blir endret. Kontrollrapporten fra 2009 inneholder to merknader. Den ene merknaden gjelder manglende oppfølging av utgåtte arbeidsfrister (SMIL). Fylkesmannen ser at kommunen har forbedret sine rutiner på dette området. Det er viktig fortsatt å fokusere på dette. Kommunen bør minst én gang i året ha som fast rutine å sjekke arbeidsfristene og følge opp foretak som ikke har

12 utført tiltak innenfor fristen. Tilskudd skal inndras med mindre det er gode grunner til å utsette fristen. Side 12 av 13 Den andre merknaden i 2009 gjaldt mangelfull dokumentasjon på salg av grovfôr i forbindelse med produksjonstilskudd. Dokumentasjon på salg av grovfôr var ikke et tema ved årets kontroll. Fylkesmannen konstaterer at i de sakene som kommer til manuell utbetaling til Fylkesmannen, følger nødvendig dokumentasjon med, både kopi av bilag som viser salget og utskrift som viser banktransaksjon. Det er bra. 6 Oppfølging etter kontrollen Drammen og Lier kommuner må seinest 15. september 2014 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Lier kommune - Regler for delegasjon av avgjørelsesmyndighet Avtale mellom Lier kommune og Drammen kommune om samarbeid innenfor landbruksforvaltningen, 12. februar 2004 Oppgavefordeling, landbrukskontoret pr 3. februar 2014 Landbrukskontorets detaljerte rutiner og sakprosedyrer for Drammen kommune Interne rutiner på Landbrukskontoret Fylkesmannen i Buskerud: Rapport om Prosjekt kommunelov delegeringsreglement, januar 2014

13 Side 13 av 13 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Drammen Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/ søknadsomgang 1 D1 AV sykdom, utbetaling i D2 AV sykdom, utbetaling i Erik Ottesen SMIL-søknader 2007 og Anders Haug Onshus SMIL-søknad 2009 Skogfond kontonr Oddvar Borge Johanesen NMSK, Fredrik Chr. R. Blichfeldt NMSK, Åsmund Skaug NMSK, Åsmund Skaug NMSK, Joachim Bekkevold Hansen NMSK, Joachim Bekkevold Hansen NMSK, Ole Kristian Aaserud NMSK, 4 Oversikt over kontrollerte saker i Lier Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/ søknadsomgang 1 L1 AV sykdom, utbetaling i L2 AV sykdom, utbetaling i 2012 og L3 AV sykdom, utbetaling i L4 AV sykdom, utbetaling i L5 AV sykdom, utbetaling i L6 AV sykdom, utbetaling i L7 AV sykdom, utbetaling i Marius Berg Mehren SMIL, søknad 2008 PT og RMP innmarksbeite 2013 Skogfond kontonr Øyvind Hagen Ekeberg NMSK, Ragnhild E. H. Nærstad NMSK, Sverre Klemetsdal NMSK, 4 Befaring av innmarksbeitearealer, restaureringsprosjekter eller skogkulturareal ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt.