Tema: Etikk forhandlinger e-auksjoner og nomenklaturer Momskompensasjon Rapportering av oppdrag

Transkript

1 Tidsskrift for KS Innkjøpsforum NR ÅRGANG 9 Tema: Etikk forhandlinger e-auksjoner og nomenklaturer Momskompensasjon Rapportering av oppdrag

2 Sandefjord og det gode liv I Sandefjord finner vi grobunn for det gode liv. Vår kystlinje på 82 km kombinert med store skogsområder gir mange muligheter for rekreasjon. Det er stadig nye områder å utforske til fots eller på sykkel. Båtbrukerne kan finne sitt eldorado i lune viker eller på en av våre 116 øyer. Sandefjord er liten nok til å få oversikt og stor nok til å få variasjon og mangfold. Om sommeren syder det i sentrum og på brygga, kulturtilbudene er mangfoldige og byens puls slår litt raskere. Byens idrettsutøvere har lenge hevdet seg i ulike sportsgrener. Sandefjords historie forteller om pionerånd og skaperevne, nysgjerrighet og mot. Egenskaper vi håper å ivareta også i fremtiden. Mulighetene ligger til rette om du vil være her som gjest eller etablere deg her. Velkommen til Sandefjord til byen vår og det gode liv! For mer informasjon se Sandefjord kommunes internettside; TIDSSKRIFT FOR: Kommunesektorens Innkjøpsforum 9. årgang FAGRÅDET: Birger Asphhaug Marianne Skjerstad Andersen Jostein Engen Knut Haavardsholm Gøril Reinås Roger Stampe INNHOLD LEDER Status 2005: KSI holder stand... 3 ARTIKLER Forhandlinger i tråd med forskrifter om offentlige anskaffelser... 4 Kommunene får ikke kompensasjon for merverdiavgift!... 7 Rapportering ved kjøp av oppdrag fra utenlandske foretak... 9 Fylkessuksess med e-auksjon GMDN et kodeverk for medisinsk utstyr United Nations Standard Products and Service Code (UNSPSC).. 17 Etikk i innkjøp ADRESSE: Haakon VII sgt, 9 Postboks 1378 Vika 0114 Oslo Tlf.: Fax: REDAKSJON: Redaktør: Gerd Buflod tlf tlf.dir tlf.priv gerd.buflod@ks.no - off.anskaffelser ANNONSER: Etter avtale PRODUKSJON: MGH grafisk, Bergen OPPLAG: 2800 eks FORSIDEFOTO: Hvalfangstmonumentet FORSYNING ISSN: Fotograf: Fotojørgensen, Sandefjord

3 LEDER Status 2005: KSI holder stand Birger Asphaug KSI sitt 9. årsmøte ble avholdt i Fredrikstad. I løpet av disse årene har KSI utviklet seg i tråd med rammebetingelsene rundt offentlige anskaffelser. Gjennom Medlemsavtalen har KSI oppnådd en spesiell posisjon i forhold til andre fagforum i kommunesektoren. KSI og dens sekretariatsleder er den ansvarlige for temaet offentlige anskaffelser i KS. Den administrative lederen i KS har regelmessige møter med fagrådet for å drøfte oppfølgingene og den praktiske gjennomføringen av medlemsavtalen. En milepæl for KSI ble oppnådd på sensommeren i år da den politiske delen av KS gjennom Arbeidsutvalget (AU) med Halvdan Skard som leder inviterte fagrådet for drøftinger om offentlige anskaffelser sett i lys fra et politisk ståsted. På denne måten fikk KSI markedsført seg både som fagforum og som premissleverandør for det politiske miljøet i KS. Budskapet fra møtet var at AU ønsket et videre og tettere samarbeid med KSI. En annen milepæl i 2005 var at KOFA inkl alle nemndas juristene inviterte KSI til et drøftingsmøte. Klagenemnda ønsket å få vite om hvorfor så mange kommuner har gitt uttrykk for misnøye med nemndas virksomhet. Konklusjonene på møtet ble at begge parter ønsker et nærmere samarbeid om både felles strategi og den pedagogiske framstillingen av nemndas avgjørelser. Behovet for og nødvendigheten av fortsatt drift av KSI bidrar ikke minst staten med sine endringer av lovverket. Da tenker jeg spesielt på det nye regelverket under nasjonal terskelverdi. Usikkerheten om fortolkning og etterlevelse av regelverket forsåvidt gjelder både under og over terskelverdi gjør det nødvendig å opprettholde et fagforum på kommunalt og fylkeskommunalt nivå. På årsmøtet ble to nye representanter valgt inn i fagrådet; Gøril Reinås, Kristiansund kommune og Roger Stampe, Sandefjord kommune. Det nye fagrådet har mange og utfordrende oppgaver å ta fatt i; arrangere seminarer, bidra til å utvikle innkjøpsfaglig utdanningstilbud, fremme forslag til en veileder for det politiske handlingsrommet, KS Registeret, samt følge opp ulike tiltak innenfor tidligere vedtatte hovedsatsingsområdene: Innkjøpsfaglig kompetanse Regelverksutvikling og forståelse Organisasjonsutvikling og IKT Innkjøpssamarbeid Markedsovervåking og leverandørutvikling På vegne av både fagrådet og alle deltakerne på årssamlingen vil jeg takke arrangøren Innkjøpskontoret i Fredrikstad kommune for et ypperlig arrangement med dagsaktuelle temaer og en flott sosial festaften blir et merkeår for KSI; fagforumet kan feire sitt 10 års jubileum. Skal fagforumet beholde sin posisjon og samtidig videreutvikle seg i tråd med de krav som stilles til innkjøpsfaget, må medlemmene i KSI være aktive både opp mot KSI sentralt og i det lokale fagmiljøet. Allerede nå vil jeg ønske alle medlemmene velkommen til neste års jubileumsfeiring. Birger Asphaug Leder i KS Innkjøpsforum Forsyning nr

4 Forhandlinger i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser hvor profesjonell er din virksomhet? av samfunnsviter/ingeniør Arne Sivertsen og jurist Harald Alfsen, konsulentfirmaet Resource-partner AS Artikkelen belyser en del aspekter og problemstillinger knyttet til det å gjennomføre profesjonelle forhandlinger i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser. Under EØS-terskelverdien er det fri anledning for innkjøper å bruke konkurranse med forhandling. Over terskelverdien kan dette også gjøres i unntakstilfeller etter nærmere vilkår. Forhandlinger i en eller annen form er ikke ukjent for noen. Noen av de ivrigste forhandlere som finnes er faktisk barn hvem har ikke vært i forhandlinger med minstemann i en leketøysbutikk eller rundt middagsbordet? Dette er med andre ord noe vi driver med hele tiden, men spørsmålet er om vi er bevisste nok på hvordan vi forhandler og hvilke resultater det gir. Forskriften setter i tillegg en del krav til metodikk og gjennomføring for å sikre konkurranse, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og likebehandling. Aktuelle problemstillinger en offentlig innkjøper/ prosjektleder må vurdere i forbindelse med forhandlinger er bl.a: 1. Hvem skal vi innkalle til forhandlinger? 2. Hvordan skal vi innkalle til forhandlinger? 3. Hvordan skal forhandlingene gjennomføres i praksis? 4. Hvilke forberedelser er nødvendig å gjøre? 5. Hvordan sikres likebehandling av leverandørene under selve forhandlingene? 6. Hva skal vi forhandle på, hvordan skal vi gå frem og hvilke feller kan vi gå i? 7. Hva er de vanligste grunnene til at forhandlinger blir en KOFAsak? (Klageorgan for offentlige anskaffelser). 1. Hvem skal vi innkalle til forhandlinger Dette er omtalt i forskriften under 9-3 og 16-3 hvor det sies at det skal inviteres minst 3 leverandører forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall egnede deltakere. Det vil med andre ord si at hvis man har 3 deltakere som oppfyller kvalifikasjonskravene så skal de innkalles til forhandlinger. Men likevel skal det kun forhandles med leverandører som har reell mulighet til å få tildelt kontrakten. Her er forskriften ikke Arne Sivertsen Harald Alfsen 4 Forsyning nr

5 entydig etter vår mening hvordan kan man vite at noen ikke har muligheten til å få kontrakten før det er forhandlet med dem?. Enkelte leverandører har mye å gå på i forhandlinger. Det tryggeste er å innkalle alle kvalifiserte til første forhandlingsrunde. Eventuelt kan man i innkallingen eller ved hjelp av klarifiseringsspørsmål signalisere at det må vesentlige forebedringer til på svake områder (pris, vedlikeholdskostnad, løsning). Et uavklart spørsmål er om det er nødvendig å innkalle til forhandlinger, f.eks, hvis innkjøper ikke mener det er behov for dette. Etter vår oppfatning er dette mer av teoretisk interesse fordi vår erfaring er at vi alltid oppnår bedre resultat etter en forhandling, og dermed alltid bør gjennomføre dette. 2. Hvordan skal vi innkalle til forhandlinger Her er det ingen absolutte krav utenom de vanlige prinsippene i forskriften. Det som etter vår mening er viktig er at alle får skriftlig beskjed og at ingen får mer eller mindre opplysninger om agenda for møtet enn andre. Når det er sagt er det mulig å gi signaler om hvilke forbedringsområder den enkelte tilbyder har. Poenget er å forbedre tilbudene slik at de blir mest mulig sammenlignbare. 3. Hvordan skal forhandlingene gjennomføres i praksis? Forskriften sier lite om hvordan forhandlingene skal gjennomføres i praksis ut over 3-1 Generelle regler for konkurransen og krav til protokollføring. Det oppfylles etter vår mening best ved å ha en agenda og en plan for gjennomføring av det enkelte forhandlingsmøte. Her er det mange offentlige oppdragsgivere som kan bli mye bedre. Fokus på tildelingskriteriene er viktige rettesnorer også i selve forhandlingsmøte. Derfor er det viktig å tenke på tildelingskriteriene tidlig i prosessen, allerede når de nedfelles i kunngjøringen i DOFFIN eller i konkurransegrunnlaget. I tillegg er det viktig med profesjonell adferd, herunder vanlig høflighet. Det skaper et godt klima for en tøff, men fair, forhandling når begge parter viser hverandre respekt i utgangspunktet. 4. Hvilke forberedelser er nødvendig å gjøre før en forhandling? Forskriften setter ikke krav til forhandlingsforberedelser. Men mulighetene til å forhandle på alle deler av tilbudet er nedfelt i forskriften (( 9-3 (4) og 16-3 (4)). Det er mange aspekter som bør inkluderes i en slik aktivitet, slik som: Hvem bør delta og hvilken rolle/ oppgave skal de ha Sørge for at både vi og motparten har nødvendige fullmakter Hvilken adferd skal vi ha og hvordan skal vi respondere på motpartens adferd Hvilke krav har vi til leverandøren kan vi prioritere disse: a) absolutte krav, b) bør ha- krav, c) kjekt å ha? Hvor stor forhandlingsmakt har vi og hva består den i? Hvilken rekkefølge skal vi behandle de enkelte elementer Kjenner vi motparten eller motpartens representanter og kan det gi oss nyttig informasjon. Hvordan skal vi få tilbakemelding under møter, etterpå i mail eller på andre måter. Disse og lignende spørsmål er det hensiktsmessig å jobbe med før møtene med tilbyderne. Utgangspunktet før en forhandling er at motparten er trenet i å selge og ofte er ekstremt godt forberedt da er det synd å stille med blanke ark selv. 5. Hvordan sikre likebehandling av leverandørene under selve forhandlingene? Dette er en av de viktigste aspektene å håndtere i forhold til forskriften og god forretningsskikk. Mange innkjøpere synes dette er så problematisk at de velger anbudskonkurranse, selv om det kan være en mindre optimal prosedyre for å unngå problemstillingen. Det er synd fordi dette egentlig ikke er veldig vanskelig. Så lenge du gir tilbyderne de samme muligheter til å komme frem til en optimal løsning til lavest mulig totalkostnad er løpet rent og ryddig. Poenget er å justere på de svakeste delene av tilbudene slik at de blir mer konkurransedyktig. Dette kan gjøres ved å kompensere en svakhet med lavere pris eller ved å endre løsningen noe for å øke ytelsen. Det betyr at ulike tilbydere/tilbud må utfordres på ulike områder, men med de samme tidsrammer og krav til format. Man kan godt presse rimeligste tilbyder videre på pris, men det kan i stedet være hensiktsmessig å be ham om en noe mer robust løsning til samme pris. På den andre enden av skalaen kan vi tenke oss at det sitter en som har tilbudt en Rolls-Royce løsning når du har bedt om en Opel. Da er det viktig å utfordre både på løsning og pris. Hvis leverandørene får en utfordring/hjemmelekse er det viktig at alle får samme mulighet til å optimalisere sin leveranse i form av Forsyning nr

6 justeringer i tilbudene. Etter en forhandling vil den enkelte leverandør forstå hvilken del av leksen han må fokusere ekstra på for å komme i posisjon. Det er mulig han ikke har bedre løsninger selv om du har ytret ønske om det. Da blir det opp til ham å kompensere ved f.eks å senke prisen ytterligere eller ved å gi deg bedre leverings- eller betalingsvilkår. Litt om forfatterne: Senior prosjektleder Arne Sivertsen har bred erfaring som forhandler og kommersiell rådgiver ved anskaffelser av varer og tjenester. Han har arbeidet i en årrekke som rådgiver, prosjektleder og som innkjøpskonsulent for både offentlige og private virksomheter. Daglig leder Harald Alfsen har lang praktisk erfaring i anvendelse av Forskrift om offentlige anskaffelser. Blant annet som ansatt innkjøpsrådgiver i offentlig virksomhet, som privat advokat og som innkjøpskonsulent. Han er mye brukt som foreleser for offentlige virksomheter. 6. Hva skal vi forhandle på, hvordan skal vi gå frem og hvilke feller kan vi gå i? Du skal forhandle på alle deler av tilbudet. Men det viktigste er å ha fokus på ytelse i forhold til totalkostand. Hvis du kjenner bedriftens behov og bakgrunnen og den spesifikasjonen som er utledet derav vet du også hvilke punkter som må prioriteres. På andre siden av bordet sitter det sannsynligvis en profesjonell selger som har en klar strategi og metoder for å dekke over svakheter i sitt eget tilbud. En del av denne strategien er å gi etter for krav som ikke koster ham mye, men som han ønsker at du skal tillegge stor verdi. Hvis du ikke har et mål for forhandlingene med tilhørende strategi vil du mest sannsynlig falle for selgers grep på ett eller flere forhandlingspunkt. Et signal om at du forhandler på verdiløse elementer eller at motparten har mye å gå på, er at du gis innrømmelser fra motparten uten av leverandøren reduserer sin leveranse. I tillegg til å kjenne egne behov og ha mål og mening med forhandlingene, må du være tydelig på hvem som styrer. Det betyr ikke det samme som å pratemest, men at du kontrollerer hele forhandlingsløpet etter egen plan. En klassisk felle det er lett å gå i er å vike unna videre drøftelser fordi motparten blir sur, forbauset, fornærmet eller stram i masken. Det betyr ikke at du gjør noe feil, men at du er inne på noe viktig eller at motparten er uprofesjonell/uforberedt. En annen teknikk er taushet den kan brukes på begge sider av bordet for å få motparten til å ta ordet/si noe allerhelst noe han ikke burde sagt. Ordtaket «taushet er gull, tale er sølv» er også treffende i mange forhandlinger. Husk hele tiden på at dette er et spill og at du skal opptre høflig, holde tett med konfidensiell opplysninger og behandle alle med respekt da gjennomfører du forhandlinger ihht forskriften. 7. Hva er de vanligste grunnene til at forhandlinger blir en KOFA-sak? En gjennomgang av saker i KOFA viser at det er begått brudd på regelverket 15 ganger i problemstillinger knyttet til forhandlinger fra 2003 og frem til i dag. De vanligste feilene er å unnlate å innkalle til forhandlinger, foreta en rettmessig utvelgelse av leverandører det skal forhandles med som ikke er i samsvar med kravene eller å ikke gjennomføre reelle forhandlinger med tilbyderne. Med andre ord at leverandørene ikke får samme mulighet til å justere sine tilbud i forhandlinger. Andre brudd på regelverket har gått på at det er: lekket opplysninger om konkurrentenes priser under forhandlinger vilkårlig evaluering av enkelte tildelingskriterier for korte tidsfrister i strid med god forretningsskikk. 8. Oppsummering Vi vil råde offentlige innkjøpere til å ta disse rådene med på veien og ta i bruk forhandlet prosedyre langt oftere enn det som er vanlig. Dette gjelder særlig for komplekse tjenestekjøp hvor fordelene med denne prosedyren er mest åpenbar. Men husk; en ting er å gjennomføre forhandlinger i hht forskriften om offentlige anskaffelser, en annen viktig del er å beherske det kommersielle spillet som foregår i forhandlinger. Øvelse gjør mester... 6 Forsyning nr

7 Kommunene får ikke kompensasjon for merverdiavgift! av førsterevisor Trond Rønning, Hedmark Revisjon IKS Innkjøpere i kommunen er ikke spesialister på merverdiavgift. De bør derfor søke kompetanse i kommunens økonomiavdeling og hos kommunens revisor, slik at de over tid kan benytte avgiftssystemet på en mest mulig optimal måte. Systemet er innfløkt, og det finnes derfor også mange tilpasningsmuligheter, mener lederen i Indre Østlandet kommunerevisorforening. Utsagnet kan virke underlig, når vi som revisorer annenhver måned kontrollerer og attesterer oppgave over betalt merverdiavgift (mva) som kommuner og fylkeskommuner krever kompensasjon for. Men la oss undersøke forholdet litt nærmere. I 1969 erstattet merverdiavgift omsetningsavgift. Systemet bygger på at det skal svares en avgift for den merverdi en næringsdrivende tilfører omsetningsobjektet. Varer kjøpes inn i en form, tilføres en merverdi, f. eks i form av bearbeiding fra råvare til ferdigvare, eller økt tilgjengelighet, som i varehandelen. Alle ledd betaler avgift til selger, og denne avgiften trekkes fra i den avgift som beregnes ved eget salg. På denne måten er alle ledd både innkrever av avgift og betaler av avgift, men staten sitter igjen med differansen. Kommunen betaler som alle andre, merverdiavgift på sine innkjøp. Den store forskjellen er at kjøpet i hovedsak ikke inngår som innsatsfaktor i en vare som skal selges. Derfor får ikke kommunen inn avgift ved salg av varen, som kan dekke kostnadene ved merverdiavgiften de betaler. På dette grunnlag har det gjennom tidene vært billigere å produsere varer og spesielt tjenester selv, fremfor å kjøpe fra andre. For å unngå denne konkurransevridningen, ble derfor ordningen med kompensasjon for betalt merverdiavgift innført, først som en begrenset ordning i 1995, som senere ble noe jusert trådte ny lov om kompensasjon for merverdiavgift i kraft. Denne tilsvarer i større grad den ordinære ordningen for merverdiavgift som omfatter næringslivet. Derfor er loven i hovedtrekk en henvisningslov til merverdiavgiftsloven. Som nevnt over, er det staten som mottar merverdiavgiften. Når en har ett avgiftsoppgjør der en har betalt mer i mva enn en har mottatt, får en penger av staten. Kommunene betaler alltid mer mva enn de mottar fra innbyggerne, nettopp fordi de ikke selger varer og tjenester. Etter vanlig mva skulle derfor kommunene ( og fylkeskommunen) motta penger fra staten for hver termin. Oppfatninger er ofte også at de gjør det. Og det er denne oppfatningen jeg vil rokke ved. Kompensasjonsordningen for merverdiavgift finansieres ved trekk i rammetilskuddet til kommunene. Det vil med andre ord si at når kommunen får kompensert merverdiavgift, er de med på å omfordele egne midler til de som er flinkest til å søke om kompen- Trond Rønning Forsyning nr

8 sasjon. Når dataene for første året med kompensasjon ble lagt frem, hadde kommunen fått kompensert beløp tilsvarende trekket i rammetilskudd. Økonomisk var dette ett nullspill for kommunene, ser det ut til. Men var det i virkeligheten slik? Mange kommuner er blitt mindre bevisste på utnyttelsen av avgiftsregelverket når de nå får kompensert merverdiavgiften og fordelen ved egenproduksjon er blitt redusert. Men etter min oppfatning er det viktig å stille seg spørsmålet: Når kan vi unngå merverdiavgift i ett økonomisk oppgjør? La oss ta ett eksempel Kommune skal leie ett bygg med leieverdi på kr pr mnd. Bygget må tilpasses kommunens behov for en kostnad på ca Kommunen har to alternativer for løsning. Den ene er å utføre investeringen selv og få kompensasjon for betalt mva. Alternativt kan utleier frivillig registrere bygget i mva-manntallet, få fradrag for inngående mva ved investeringen og ved utleie beregne merverdiavgift på husleien. 1 Investeringen eksklusiv mva blir den samme for kommunen om den betales direkte eller om den betales gjennom økt husleie, dersom vi forutsetter at leietiden tilsvarer avskrivningstiden på investeringen. Dersom vi i tillegg antar at utleier og kommunen kunne få samme lånevilkår for å finansiere investeringen, får vi reist ett nytt spørsmål: Hva skjer med finanskostnadene dersom utleier foretar 1 Utleie av fast eiendom er utenfor merverdiavgiftslovens område. For å likestille leie og eie av bygg for næringsdrivende er det ved forskrift gitt anledning til å gjøre utleie av bygg avgiftspliktig etter nærmere bestemte regler. investeringen? Finanskostnader er ikke avgiftspliktig vare, og utleier vil derfor ikke ha fradrag for inngående avgift i sitt avgiftsoppgjør, da han ikke betaler noen avgift. For å kompensere for sine finanskostnader, tillegges disse husleien, og vil dermed også inngå i grunnlaget for beregning av merverdiavgift. Den avgiften dette genererer blir innbetalt til staten og kommunen får kompensert betalt avgift fra de andre kommunene, gjennom det rammetilskuddet som er holdt tilbake. Med 5 % rente på investeringen over 10 år, vil dette utgjøre en avgift på kr pr år. Tilsvarende må utleier legge på mva på husleie for bygget i nåværende stand, dette tilsvarer kr i mva. Som nevnt over finansieres ordningen med kompensasjon for merverdiavgift gjennom trekk i rammetilskuddet til kommunen. Løsningen medfører dermed at kommune-norge fåt en kostnad på ,- som de ikke ville hatt dersom kommune selv hadde gjort investeringen. Tallene viser at sett fra ett avgiftsperspektiv er det viktig å tilpasse en leiekontrakt slik at en også får en effektiv kontrakt med hensyn til avgift. I mange tilfeller vil det være fordelaktig å foreta de nødvendige tilpasninger for kommunens regning og risiko. Ett annet eksempel som kan være verd å ta med, er forholdene til de kirkelige fellesrådene. Tjenesteyting fra kommunen til fellesrådet er unntatt mva. Dersom kommunen har opprettet egen virksomhet for å tilfredstille egne behov (f. eks et IKS), kan kommunen gjennom tjenesteytingsavtalen løse sine forpliktelser ved å kjøpe fra egne virksomheter og gi til fellesrådet. Revisjon av ett fellesrådsregnskap koster f. eks Fakturert fra Revisjon IKS til Kirkelig fellesråd, medfører dette kr i MVA som betales til staten, og kompenseres av kommunene i fellesskap. Dersom faktura går til kommunen som i sin tur yter dette som tjeneste til det kirkelige fellesrådet, blir transaksjonen mellom revisjonen og kommunen avgiftsfri Høringsnotat «Forslag til nye lovregler om interkommunalt samarbeid» av juni 2005 varsler flere mulige samarbeidskonstellasjoner mellom kommunene. Ved felles organisering av avgiftspliktige oppgaver, vil det være av vesentlig betydning for avgiftsspørsmålet hvordan en organiserer virksomheten. Kjøp av f. eks IT- tjenester fra en annen kommune, generere avgiftsplikt. På den annen side kan dette organiseres som interkommunalt samarbeid eller IKS. Så lenge dette i hovedsak tilfredsstiller egne behov, vil det ikke utløse avgiftsplikt. Her er det betydelige kostnader, og derved også vesentlig å ta avgiftsmessige hensyn med i vurderingen for hvordan tiltaket skal organiseres. Det kan lages flere eksempler, men ovenstående får være tilstrekkelig for å belyse problemstillingen. Konklusjonen er at kommunen ikke får kompensert merverdiavgiften. De betaler den selv. Ordningen skal være selvfinansierende. Det vil si at det er viktig for kommunesektoren totalt sett å tilpasse seg slik at forhold som legalt kan holdes utenfor avgiftsområdet, forblir utenfor avgiftsområdet. Innkjøpere i kommunen er ikke spesialister på merverdiavgift. De bør derfor søke kompetanse i kommunens økonomiavdeling og hos kommunens revisor, slik at de over tid kan benytte avgiftssystemet på en mest mulig optimal måte. Systemet er innfløkt, og det finnes derfor også mange tilpasningsmuligheter. 8 Forsyning nr

9 Rapportering ved kjøp av oppdrag fra utenlandske foretak av Jan Reidar Øverland, Sentralskattekontoret for utenlandssaker Det er mye å holde orden på når kommunen skal foreta anskaffelser av varer og tjenester, bygg og anlegg. Når anskaffelsene skjer fra utenlandske foretak er denne sjekklisten fra Skatteetaten om rapporteringsplikten nyttig å ha for hånden. Viktige endringene i l igningsloven paragraf oktober 2004 ble rapporteringsplikten i ligningsloven paragraf 6-10 utvidet fra bare å gjelde innen bygg, montering og på sokkelen til å gjelde alle oppdrag gitt til utenlandske oppdragstakere uansett bransje. På sokkelen gjelder rapporteringsplikten både norske og utenlandske oppdragstakere, mens den for oppdrag i Norge bare gjelder oppdrag gitt til personer bosatt i utlandet eller selskap hjemmehørende i utlandet. Rapporteringsplikten er et ledd i arbeidet med å vurdere skatteplikten til utenlandske selskap og arbeidstakere som oppholder seg midlertidig i Norge. Konsekvenser av manglende rapportering: Manglende rapportering kan føre til at man blir ansvarlig for oppdragstakers ubetalte skatter og avgifter. I tillegg kan man bli ilagt gebyr og tvangsmulkt. Hva skal rapporteres? Oppdrag gitt til utenlandske foretak i Norge og oppdrag gitt til norske og utenlandske foretak på kontinentalsokkelen. Oppdrag vil i denne sammenheng si næringsvirksomhet som utføres etter avtale med/anmodning fra andre næringsdrivende/det offentlige. Arbeidstakere er arbeider på oppdragene og som er utenlandske statsborgere eller ansatt hos utenlandsk arbeidsgiver. Hvem skal rapportere? Både næringsdrivende (uansett virksomhetsform) og offentlige organ skal uten videre rapportere oppdrag samt eventuelle underoppdrag de gir og som skal utføres i Norge eller på den norske kontinentalsokkelen. Den samme plikten gjelder for den enkelte oppdragstaker. Oppdrag: Oppdragsgiver skal gi opplysninger om oppdrag, arbeid i tilknytning til hovedoppdraget, samt eventuelle underoppdrag. Den enkelte oppdragstaker skal rapportere eventuelle underoppdrag. Arbeidstakere: Oppdragsgiver skal gi opplysninger om egne arbeidstakere på oppdraget, arbeidstakere hos oppdragstakere i første ledd og arbeidstakere hos eventuelle underoppdragstakere. Den enkelte oppdragstaker skal rapportere egne ansatte på oppdraget samt ansatte hos eventuelle underoppdragstakere. Hvor skal det rapporteres? Rapporteringen skal skje til Sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU). Forsyning nr

10 Hvordan rapportere? Oppdrag skal rapporteres på skjema RF-1199: Opplysninger fra oppdragsgiver om oppdragstaker/kontrakter. Arbeidstakere på oppdragene skal rapporteres på skjema RF- 1198: Opplysninger om arbeidstakere. Selve rapporteringen gjøres enklest ved å gå inn på En kan også gå inn på hvor skjemaene ligger i høyre kolonne på inngangssiden. Eventuelt kan skjemaene rekvireres fra Sentralskattekontoret for utenlandssaker på telefon / Postboks 8031, 4068 Stavanger. Når skal det rapporteres? Oppdrag skal rapporteres når kontrakt er inngått eller senest 14 dager etter at oppdraget er påbegynt. Arbeidstakere skal rapporteres i to omganger; når arbeidstakeren begynner sitt arbeid på oppdraget og når arbeidstakeren avslutter sitt arbeid på oppdraget. Melding om påbegynt arbeid skal sendes når arbeidstakeren begynner sitt arbeid i Norge eller på den norske kontinentalsokkelen, og senest 14 dager etter at arbeidet er påbegynt. Melding om avsluttet arbeid skal sendes straks arbeidstakeren slutter på oppdraget eller senest innen 14 dager. Sjekkliste 1) Når et utenlandsk foretak utfører oppdrag for kommunen: Rapporter til skattemyndighetene ved Sentralskattekontoret for utenlandsssaker (SFU) at kommunen har gitt oppdrag til utenlandske tjenesteytere. Arbeidstakerne skal ha skattekort fra SFU, og ikke fra lokalt likningskontor Oppholdstillatelse: Den som arbeider for et utenlandsk foretak og bare skal arbeide i Norge i opp til tre måneder er ikke omfattet av overgangsreglene og trenger ikke oppholdstillatelse Kontakt Madla trygdekontor dersom det skal søkes om fritak fra folketrygden Sjekk om oppdragstakeren er registrert i Brønnøysundregisteret Sjekk om det utenlandske foretaket er registrert i merverdiregisteret (Fylkesskattekontoret) Pass på at det utenlandske foretaket (oppdragstakeren) er klar over at: - De må registrere seg i Brønnøysundregisteret - De må ha ulykkesforsikring for sine ansatte (forsikringsselskap) - De må rapportere arbeidstakerne sine og eventuelle underoppdrag til Sentralskattekontoret for utenlandssaker. - De må innhente skattekort og gi det videre til de ansatte (Sentralskattekontoret for utenlandssaker) - De må melde arbeidstakerne inn i Aa-registeret - gjelder alle bransjer unntatt bygg, montering og på sokkelen (Det sentraliserte trygdekontoret for Arbeidsgiver-/arbeidstakerregistrering på Hamar eller - Selskap skal betale forhåndsskatt (Rogaland Skattefutkontor) - Selvstendig næringsdrivende skal betale forskuddsskatt (Rogaland Skattefutkontor). - De må betale arbeidsgiveravgift (Rogaland skattefutkontor). - De må levere lønns- og trekkoppgave til Rogaland Skattefutkontor innen 20. januar i året etter inntektsåret - De må ta kontakt med fylkesskattekontoret for å sjekke om de skal betale merverdiavgift og om de må ha norsk representant - De er pliktige til å levere norsk selvangivelse. Innleveringsfristen er 31. mars i året etter inntektsåret 2) Ved ansettelse av utenlandsk arbeidstaker: Sjekk at arbeidstakeren har gyldig oppholdstillatelse: EU/EØS-borger: Må ha oppholdstillatelse for arbeid over tre måneder. Statsborgere i Den tsjekkiske republikk, Estland, Latvia. Litauen, Polen, Slovakia, Slovenia og Ungarn, land som er omfattet av de såkalte «overgangsreglene» og som ble EU-medlem 1.mai 2004: Må ha «Oppholdstillatelse med rett til å arbeide» for å kunne arbeide. Overgangsreglene gjelder i utgangspunktet til Dersom et norsk foretak skal ansette arbeidstakere fra disse landene må følgende krav være oppfylt: 100 prosent stilling tarifflønn Arbeidskontrakt Borgere fra land utenfor EU/EØS: Må ha arbeidstillatelse før arbeidet kan påbegynnes. Lokal politimyndighet/udi gir mer informasjon om opphold i Norge. Arbeidstakeren skal ha skattekort (lokalt likningskontor) Sørg for at arbeidstakeren blir registrert i Aa-registeret gjel- 10 Forsyning nr

11 der arbeidsforhold som varer i minst sju dager med minst fire arbeidstimer per uke og som ikke er innen bygg, montering og på sokkelen (det sentraliserte trygdekontoret for Arbeidsgiver-/arbeidstakerregistrering på Hamar) Tegn yrkesskadeforsikring for den ansatte (forsikringsselskap) Lokalt trygdekontor kontaktes ved krav om trygdeytelser Husk at norske lover og regler gjelder både når kommunen gir oppdrag til et utenlandsk foretak og når kommunen ansetter en utenlandsk arbeidstaker. Vær spesielt oppmerksom på arbeidsmiljøloven. Vær klar over at dersom arbeidstakeren blir utleid til andre, regnes det som oppdrag. Se ovenfor. Om rapporteringen til Sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) Opplysningene gis enklest ved å gå inn på Du kan også gå inn på hvor sk jemaene ligger i høyre kolonne på inngangssiden. På denne siden finner du også utfyllende informasjon om opplysningsplikten. Du kan også bestille skjemaene fra Sentralskattekontoret for utenlandssaker på telefon / Postboks 8031, 4068 Stavanger. Opplysningene om selve arbeidsoppdraget skal gis på skjema RF-1199 «Opplysninger fra oppdragsgiver om oppdragstaker/ kontrakter», innen 14 dager etter at oppdraget er påbegynt. Nettadresser Skatteetaten - Utlendingsdirektoratet - Arbeidstilsynet - Trygdeetaten - Brønnøysundregisteret - Aetat - Nettsider med informasjon fra flere etater: Opplysninger om arbeidstakere skal gis på skjema RF-1198 «Opplysninger om arbeidstakere». Dette skjemaet består av to deler. Den ene delen sendes SFU innen 14 dager etter at arbeidstakeren har begynt på oppdraget. Den andre delen innen 14 dager etter at arbeidstakeren slutter på oppdraget. Rapporteringen til SFU fritar ikke for andre forpliktelser overfor norske myndigheter. Forsyning nr

12 Fylkessuksess med e-auksjon av journalist Lennart Hovland Norges første e-auksjon i det offentlige gav en merkbar gevinst. En skole sparte kroner i forhold til forventet kostnad. Det var innkjøpssamarbeidet BTV Innkjøp (Buskerud, Telemark og Vestfold) som sto for auksjonen, som gjaldt kjøp av 40 bærbare pc-er. BTV Innkjøp, i samarbeid med IBX sørget for god informasjon og opplæring i forkant av auksjonen, og dette mente de tre rammeavtaleleverandørene var svært viktig. De leverandørene som var med i e-auksjonen, er positive til metoden og opplevelsen. Det var tre pc-leverandører, som er på rammeavtale, som konkurrerte elektronisk om levering av 40 bærbare pc-er til St. Hallvard videregående skole. Auksjonen varte i en time, og det var Dell AS som vant. Leverandørene satt i eget hus, og der hadde de oversikt over egen pris og hvilken pris som hele tiden var den laveste. De kunne gå inn og ta «ledelsen» (prisen legger seg da 1 % under den laveste til da) eller de kunne gå inn og sette sin egen lavere pris. BTV Innkjøp satt underveis med oversikt over prisutviklingen i konkurransen, og kunne overvåke og gi meldinger til deltakerne underveis i prosessen. Ettersom dette var den første auksjonen i det offentlige, ble den sendt på storskjerm i tingsalen på fylkeshuset i Drammen. Flere innkjøpere i det offentlige var til stede for å lære mer om hvordan en e-auksjon foregår. Administrerende direktør Asbjørn Sola i IBX (operatør av den offentlige markedsplassen ehandel.no), orienterte dessuten om mulighetene for å gjennomføre hele anskaffel- Lennart Hovland 12 Forsyning nr

13 sesprosessen elektronisk, i tillegg til å hjelpe til med avviklingen av auksjonen. Det var St. Hallvard videregående skole i Lier utenfor Drammen som sparte ,- i forhold til forventet pris. Leverandørene Leverandørene som var med i e- auksjonen, er i etterkant spurt om synspunkter på metoden. Kundeansvarlig Svein A. Presterud i Atea Norge AS sier at det ikke var noen problemer forbundet med å få tilgang til auksjonen, og informasjonen om hvorledes den skulle gjennomføres, var tilstrekklig. Brukergrensesnittet i løsningen bød heller ikke på spesielle problemer, og noen tekniske problemer underveis var det heller ikke spor av. Presterud påpeker at dette kan være en grei måte å avgjøre såkalte minianbud på, og at kravet til rettferdighet imøtekommes gjennom at de innsendte kravspesifikasjonene får en rettferdig sammenlikning hos oppdragsgiveren. Også salgsansvarlig Torfinn Bråtun i Itum System AS gir BTV- Innkjøp «godkjent» for gjennomføringen av auksjonen. Litt smårusk underveis, men ikke noe av vesentlig betydning, sier han. God informasjon og opplæring i forkant er svært viktig, og utgangspunktet må være at det er helt identiske produkter man gir pristilbud på da er det ikke noe å si på rettferdigheten, sier Bråtun, som legger til at en e-auksjon også gir raskt svar på om man vinner eller taper. Det er jo også positivt, slår han fast. Tid for et dikt Et umulig par To skikkelser kjemper om overtaket i meg: nomaden og bonden. Den ene vil havet og slettene, midlertidige havner og leirer. Rastløst flakker han mot horisontene. Han driver tankene fram som kveg fra beite til beite i et forfengelig håp om evig saftige gressganger og drømmer om noe han kaller Meningen. Han liker de feite ordene og drikkelaget rundt leirbålene, forfører og forføres av kvinner og vaser seg inn i uryddige situasjoner. Han er en sinke av en genganger fra eldre steinalder og tida før fast bosetning. Han spiller munnspill og skriver halvgode vers. Politiske og sosiale reformer tiltaler ham fordi han sier det er synd på de svake. Men selv nøyer han seg med rollen som sympatisør. Det koster minst og gir retrettmuligheter hvis vinden skulle snu seg. Han er sand og leire, ingenting å bygge på, et barn sutrende over de små skrubbsårene på knærne som livet har gitt ham, Men også en handelsreisende som aldri klarer å sette ensomheten sjakkmatt på hotellrommene. Kabaler får han til å gå opp med fusk. Løgnen og sviket har han alltid parat i baklomma og kommer derfor velberget ut av de verste knipene. Samtidig sitter troskapen som en sangfugl i bur i brystet hans og kvitrer mer øredøvende enn lavtflyvende starfighters. Han ser på skjell, stjerner og andre unyttige ting. Når han ler, snuser tårene like bak som en jakthund på sporet. Han gjør vondt, men mener det sjelden og i hendene hans er der en ømhet han ikke får vasket av. Han er skitten, men lengter etter renhet. Er hjemløs, men lengter hjem. Den andre bor. Er bofast. Erobrer hverdagene bit for bit. De to slutter våpenhvile iblant, men bryter den for et godt ord. De to lengter etter hverandre. De to kaller seg meg. Et umulig par KOLBEIN FALKEID De store strendenes samtale Cappelen 1998 Forsyning nr

14 GMDN et kodeverk for medisinsk utstyr av førstekonsulent Arne Bøe, Medisinsk-teknisk avdeling/nkkn, Haukeland Universitetssykehus Arbeidet med å oversette det «nye» globale kodeverket for medisinsk utstyr Global Medical Device Nomenclature (GMDN) til norsk er nå godt i gang. Første oversatte versjon vil forligge i løpet av inneværende år. Det nye kodeverket inneholder i overkant av termer, og skal dekke alle produkter som er definert som medisinsk utstyr i EU-direktivene. EU har tilrettelagt for at alle medisinske produkter som tilbys i EU/EØS-området skal være benevnt og kodet med en term som finnes i GMDN. Alle andre betegnelser på slikt utstyr blir således overflødig Litt historikk og fakta Det har vært en lang vei å gå fra den spede begynnelse i 1991 da utviklingen av det som skulle bli NKKN-nomenklaturet startet for alvor og fram til i dag da et globalt gjeldende kodeverk som er bygget over samme lest som NKKN er etablert og satt i drift. Underveis har det blitt laget en CEN/ISO-standard (EN/ISO Nomenklatur Spesifikasjoner for et nomenklatursystem for medisinsk utstyr til utveksling av regulatorisk informasjon), og deretter ble GMDN laget av 12 ekspertgrupper en for hver av de 12 utstyrskategoriene. I ekspertgruppene satt utstyrsspesialister fra mange land og de fleste verdensdeler, og på det meste var over 70 personer involvert i arbeidet, hvorav flere fra Norge. Grunnlaget for GMDN var 6 eksisterende kodeverk, bl.a. NKKN og UMDNS. Som en kommentar til artikkelen «Kategoriseringsstandard kommer i norsk utgave» i HMT nr. 1/05, var UNSPSCkodeverket ikke en aktuell kandidat i dette arbeidet. (Se forøvrig egen artikkel s. 17). I EU er det tilrettelagt for den praktiske innføringen av GMDN, men det politiske vedtak som krever bruk av GMDN, er foreløpig ikke fattet. GMDN tas nå i bruk i EUDAMED, som er EU-kommisjonens database for uhellsregistrering. Kodeverket er under oversettelse i flere EU-land, og er allerede tatt i bruk av flere utstyrsprodusenter. I USA er kodeverket under innføring i regi av FDA, som også er en viktig medspiller i GMDN. I Japan har man for lengst oversatt og innført GMDN, og det benyttes nå av flere store japanske utstyrsprodusenter. For eksempel medvirker Olympus som GMDNs ekspert på endoskopiutstyr. I Australia er GMDN innført i landets lovgivning, og der tillates ingen produkter markedsført uten at de er klassifisert med en GMDN-term. I Sør-Amerika arbeides det i flere land, bl.a. Brasil, med oversettelse og bruk av GMDN. Det er også etablert et samarbeid med svenske partnere med tanke på oversettelse. GMDN i dag og fremover I dag administreres GMDN av GMDN Agency, som har sete i UK. NKKN ble i fjor akseptert som norsk translatør, og er den instansen GMDN forholder seg til når det gjelder den norske utgaven. Når det gjelder selve oversettelsesarbeidet, er det utviklet en egen webbasert translatørdata- Arne Bøe 14 Forsyning nr

15 base til arbeidet. NKKN er utpekt som pilot for utprøving og videreutvikling av opplegget. Vi har allerede oversatt over halvpartene av termene i GMDN, og disse blir nå overført til den nye databasen, som kom i drift i april. NKKN har inngått samarbeidsavtale med GMDN om konsulenthjelp i forbindelse med oversettelsesarbeidet, og vi vil benytte oss av hjemlige eksperter på ulike områder i den utstrekning det er behov for det. I første fase oversetter vi kun termene, slik at vi raskest mulig kan få en norsk versjon tilgjengelig. Deretter vil definisjonene bli oversatt disse er til dels meget omfattende, og det vil ta relativt lang tid til å få ferdigstilt alt sammen, men de kan legges ut etter hvert som de blir ferdige. I en overgangsfase vil definisjonene kun finnes på engelsk, men vi tror ikke det vil skape noen problemer. GMDN-databasen består av et hovedregister med GMDN i originalversjon. Hvert land får tildelt sitt eget subsett av originalen, som da kan oversettes til det enkelte språk. Nye termer og/eller endringer i hovedregisteret blir automatisk varslet, slik at man kan gjøre tilsvarende endringer i sitt eget subsett. GMDN-databasen inneholder også en FAQ (Spørsmål og Svar), og et alfabetisk begrepsregister der begreppet som benyttes i GMDN er definert for eksempel: Barn Et ungt menneske under pubertetsalder (Kilde: GMDN-prosjektet) MERK- NAD: Pediatrisk skal benyttes i GMDN når det refereres til syke barn. Fast (posisjon) Innebærer at utstyret er fysisk fastmontert, f.eks. skrudd, boltet eller lignende i en fast posisjon eller lokalisering, og ikke kan flyttes uten at det demonteres. (Kilde: GMDN-prosjektet) Hjemmebruk Medisinsk utstyr spesifikt konstruert for bruk i hjemmet, og som delvis eller helt kan opereres/styres av pasienten. (Kilde: GMDN-prosjektet) Håndholdt: Utstyr, system eller objekt som er konstruert for å kunne holdes i hånden mens det brukes. (Kilde: GMDNprosjektet) Voksen (person) Et fullvokst og fullt utviklet menneske som er 18 år eller eldre. (Kilde: GMDN-prosjektet) På denne måten sikres konsistent bruk av begreper når de benyttes i nye termer eller definisjoner, og man er sikker på at et begrep betyr det samme i alle sammenhenger der det er brukt. Videre finnes et meget nyttig alfabetisk register over produktog begrepsrelaterte forkortelser, for eksempel: ELIZA - enzyme-linked immunoabsorbent assay FITC - fluorescein isothiocyanate IgD - immunglobulin D Laser - light amplification by stimulated emission of radiation Tilgjengelighet GMDN vil kun finnes som en nedlastbar datafil (ingen trykksak vil bli produsert). Det skal derfor tilrettelegges for at brukerne skal kunne laste ned den til enhver tid Tysk versjon Dansk versjon GMDN original foreliggende versjon av kodeverket (bl.a. som XML-fil) på sitt språk direkte fra GMDNs nettsted, som vist på figuren under. Det tas sikte på å opprette en abonnementsordning som skal gi midler til drift og vedlikehold av GMDN. Hvordan denne ordningen blir, er foreløpig ikke fastlagt i detalj. Det kan tenkes at man i Norge kan ha et abonnement pr. helseforetak, slik at et helseforetak betaler avgift for alle sykehus/institusjoner som hører inn under foretaket. Alle som har bruk for kodeverket kan pr. dags dato kjøpe GMDN i engelsk versjon, levert på CD. Behov for nye termer i GMDN Det er utstyrsprodusent eller evt. forhandler av utstyret som skal sørge for at produktene er klassifisert med en GMDN-term. Dersom man mener at passende term ikke finnes, kan man foreslå en ny. Forslaget må være begrunnet og inneholde tilstrekkelig informasjon til at GMDN Agency kan gjøre en ordentlig vurdering av saken. Forslagsskjema og be- Svensk versjon Norsk versjon Figur 1: Det finnes et subsett av GMDN for hvert språk det skal oversettes til. Oppdatering kan gjøres automatisk ved å sette opp en bakgrunnsjobb som laster ned fra originalen, for eksempel en gang pr. uke. Forsyning nr

16 skrivelse av framgangsmåte finnes på GMDNs nettsted; Det er satt av en nummerserie ( numre) til bruk for lokale, nasjonale termer dvs. at man i Norge kan få inn termer som bare gjelder for Norge, dersom slikt behov skulle oppstå. Det er også tillatt med nasjonalt gjeldende synonymer det er mange ord og begreper som brukes i norske helseinstitusjoner som man ikke kan finne i den engelske originalversjonen av GMDN. Figur 2: Foto av et typeskilt med nøyaktig påførte data etterlater ingen tvil om hva som er korrekt fabrikat og typebetegnelse (NKKN-typekode 15413). NKKNs typeregister Hvordan blir opplegget med det nye kodeverket og kobling til NKKNs typeregister? Dette blir som tidligere vi kommer til å lage vår egen kodeverksfil som inneholder utstyrstyper knyttet til riktig GMDN-term, og vi kommer også til å levere et oppdatert forhandlerregister. Dette vil som før finnes til nedlasting på www. nkkn.net (i XML-format). Når det gjelder typeregisteret, øker det stadig, og består i dag av ca 5600 verifiserte typer. Vi prøver nå å dokumentere hver nye utstyrstype med fotografi av typeskilt og et apparat av den aktuelle typen. NKKN-filen inneholder nå linker til NKKNs bildedatabase, slik at bildene lett kan hentes fram og importeres i et vedlikeholdssystem dersom dette er konstruert for å håndtere slik innlasting. Det er også på trappene et samarbeidsprosjekt med bl.a. Rikshospitalet, St. Olavs Hospital, Haukeland Universitetssykehus og Akershus Universitetssykehus for elektronisk innsamling av utstyrstyper. Dette innebærer kort sagt elektronisk overføring av data fra de medisinsk-tekniske avdelingene sine vedlikeholdssystemer direkte inn i NKKNs database. Det er nå interesse fra GMDN for å begynne å se på utstyrstypeproblematikken. Et globalt typeregister for medisinske produkter kan ligge langt fram i tid, men er en naturlig fortsettelse i forbindelse med ibruktaking av GMDN. I Norge har vi etterhvert lang erfaring med bruk av typeregister, og vi regner med at de erfaringer vi har gjort vil bli nyttige i et tilsvarende arbeid i regi av GMDN eller en annen egnet instans. Drift av vedlikeholdssystemer i norske sykehus er utenkelig uten et funksjonelt typeregister. Om noen år vil trolig alle produkter som markedsføres i EU/ EØS-området være påført GMDNkode, fabrikat og modell som strekkode (se eksempel i fig. 2). Dermed slipper man selv å finne ut riktig kode/ term ved for eksempel utstyrsregistrering. Produsenten blir ansvarlig for at korrekt informasjon påføres produktet, og samsvarer med GMDN. Denne merkingen kan være påført som strekkode, slik at data kan leses direkte inn i et datasystem ved hjelp av en strekkodeleser. Teknologien er for lengst tilgjengelig, det er den manglende eksistens og innføring av et standardisert kodeverk som har hindret en slik lettvint løsning til nå. Sluttmerknad Vi har nå kommet så langt at GMDN er utviklet og klar i bruk i engelsk versjon. En norsk førsteutgave vil etter planen foreligge i løpet av inneværende år på grunn av arbeidets omfang er det vanskelig å angi et eksakt tidspunkt. Med GMDN overflødiggjøres alle andre betegnelser på medisinsk utstyr. GMDN ble i utgangspunktet bestilt av EU-kommisjonen til bruk for uhellsrapportering, men kodeverket er tiltenkt brukt på alle områder; e-handel, utstyrsregistrering, inventarlister, statistikk, produktklassifisering osv. GMDN er konstruert i henhold til spesifiksasjoner i EN/ISO 15225, og er EUs valgte kodeverk for klassifisering av produkter som er definert som medisinsk utstyr i EU-direktivene. 16 Forsyning nr

17 United Nations Standard Products and Service Code (UNSPSC) av førstekonsulent Arne Bøe, NKKN Kommentar til artikkelen «Kategoriseringsstandard kommer i norsk utgave» i HMT nummer 1/05 og supplement til artikkelen av samme forfatter foran. I denne artikkel beskrives et for NKKN ikke ukjent kodeverk, UNSPSC. Det framgår av tidligere artikler at kodeverket er tenkt brukt i e-handel, og det sies at UNSPSC er gjeldende standard i slik virksomhet. Det er EAN Norge som er ansvarlig instans for UNSPSC i Norge. NKKN har en landsdekkende funksjon for utvikling og distribusjon av et kodeverk for medisinsk utstyr, og er så vidt vi kjenner til den eneste faginstansen på dette området. Vi har ikke på noe tidspunkt blitt spurt til råds om noe vedrørende UNSPSC, selv om vi har gjort enkeltmedlemmer i styringsgruppen for den norske utgaven av UNSPSC oppmerksom på vår eksistens, og orientert om det pågående arbeid med GMDN. Det er derfor mildt sagt underlig, at vi etter mange års arbeid med å få til et globalt kodeverk for medisinsk utstyr, ser at det fremdeles dukker opp grupperinger som medvirker til å underminere dette arbeidet. Som representant for en instans som har vært involvert i utviklingen av GMDN, og brukt mye tid på å informere om dette arbeidet i alle tenkelige fora, er jeg oppgitt over at vi fremdeles må bruke tid og krefter på å forklare hvorfor GMDN ble etablert, og hvorfor gamle kodeverk ikke egner seg for bruk i dag. Som i så mange andre liknende tilfeller, tar man et gammelt, utdatert kodeverk og pynter på liket for å forsøke å få det til å se friskt ut. Sterke ord, men jeg skal i det følgende forklare hvorfor slike ord brukes. I 1996 anmodet EU-kommisjonen den europeiske standardiseringorganisasjonen CEN om at det ble utviklet et nomenklatur for alle produkter som er definert som medisinsk utstyr i EU-direktivene. Et slikt kodeverk skulle først og fremst kunne benyttes for uhellsrapportering og produktklassifisering, og det skulle gjøre myndighetene i ulike land i stand til å utveksle regulatorisk informasjon på en sikker og entydig måte. Det blir å gå for langt å gjengi hele historien, men kort sagt ble det opprettet en prosjektgruppe bestående av eksperter fra EU/ EØS-land, USA og Japan for å lage et nytt kodeverk. I forkant av Arne Bøe Forsyning nr

18 prosjektstart hadde CEN utviklet den nå offisielle standarden EN/ISO Nomenklatur - Spesifikasjoner for et nomenklatursystem for medisinsk utstyr til utveksling av regulatorisk informasjon. Ved prosjektstart ble ca 30 forskjellige kodeverk vurdert som grunnlag for det nye, blant annet UNSPSC. Det ble vurdert som rett og slett for dårlig (noen grunner beskrives nedenfor), og de seks kodeverk som ble valgt ut, var følgende: CNMD: Classification Names for Medical Devices. The official FDA nomenclature regulating the US market. EDMA: European Diagnostic Manufacturers Association in vitroproduct classification. ISO 9999: Technical Aids for Disabled Persons Classification. JFMDA: Japanese Medical Device Nomenclature. NKKN: Norsk Klassifisering Koding & Nomenklatur UMDNS: Universal Medical Device Nomenclature System marketed (ECRI) Når det gjelder vurdering av UNSPSC som kodeverk, var det bare Segment 42 «Medisinsk utstyr, tilbehør og artikler» som ble lagt til grunn. De øvrige segmenter inneholder termer for andre produkter. Det som imidlertid er klart, er at oppbygging og termkonstruksjon er tilsvarende det som finnes i segment 42. En generell vurdering er at UNSPSC er utilstrekkelig for koding av medisinsk utstyr, og termene gir en inndeling som er for grov. Svært mange av termene er tvetydige og overlappende. Både på grunn av tvetydigheten, og at det ikke finnes definisjoner, gjør det svært vanskelig å forstå hva en term er ment til å dekke. En annen sak er at når det først finnes en standard for utvikling av nomenklatur hvorfor ikke bruke den? Kodeverket er bygget opp med bruk av intelligens i kodene, og dermed i utgangspunktet listet etter nummer og ikke som moderne nomenklaturer i alfabetisk orden. Som det vanlige er ved bruk av intelligens i kodene, var intensjonen god, men det strander fort når man «går i taket» og bruker opp det antall koder som var beregnet for et gitt område. Da blir enten nummerserien brutt - og derved den opprinnelige strukturen borte eller den alfabetiske listingen blir meningsløs fordi termene ikke er hierarkisk oppbygget. Det er så vidt jeg kan se, satt av 100 koder pr produktområde i UNSPSC. Når antall termer for produktområdet overskrider 100 man må anta at det vil skje i et kodeverk som utvikles og oppdateres, så vil strukturen bryte sammen ev. må man reorganisere hele kodeverket (i UNSPSCs segment 42 er det i ett tilfelle benyttet 81 av 100 tildelte koder innenfor et produktområde taket nærmer seg). Dette vet alle som har litt innsikt i kodeverkskonstruksjon, og man har derfor gått bort fra denne foreldede tenkemåten, som egentlig har sitt opphav i egenskapene til de første datamaskinene som kom. De hadde liten lagringskapasitet. Det var kapasitetsmessig bedre å lagre kompakte koder på 10 karakterer, der hvert siffer eller tallgruppe hadde en spesifikk betydning, enn lange ordstrenger som for eksempel en term i klartekst. Termkonstruksjonen i gamle kodeverk er preget av nettopp dette det er koden som er viktig ikke hvordan en produktgruppe uttrykkes med ord. Slik er det ikke i dag, lagringskapasitet er ikke lenger noe problem, og derfor er det vanlig å bruke kjente begreper ikke tall som utgangspunkt for termkonstruksjon og søk i kodeverk. I nomenklaturstandarden EN/ ISO gis det krav for hvordan termer skal konstrueres, bl.a.: En term kan maksimalt være på 120 tegn. Termen skal være entydig dvs. at den skal være dekkende for flere utstyrstyper med sammenfallende egenskaper. En term skal lages i entallsform. Dersom det finnes flere enn to termer med samme første ledd (kvalifikator), skal det lages en malterm (for eksempel Defibrillator, <spesifiser>) som angir at man ved for eksempel produktregistrering må velge blant de tillatte alternativene som gis under maltermen. Til hver term skal det være en definisjon (beskrivelse) på maksimalt 700 tegn. Beskrivelsen gir bl.a. informasjon om bruk, funksjon/funksjonsprinsipp og bruksområde. For å lette søk i kodeverket, kan det lages synonymer som peker til den termen som skal brukes i stedet; for eksempel Anoskop, se Endoskop, ano rigid Hver term skal tildeles en unik femsifret kode (et fortløpende nummer). Denne koden er nøkkelen for utveksling av data og knyttet til termen. UNSPSC tilfredsstiller ingen av disse basale kravene, bortsett fra at ingen av de såkalte termene er over 120 karakterer (en tilfeldighet?). Tvetydige termer Man bruker for eksempel bindeordet «eller» i svært mange termer; for eksempel (koder/definisjoner er utelatt i alle eksempler): 18 Forsyning nr

19 Stenger eller stativer til intravenøse eller arterielle linjer Hva denne termen skal dekke er en gåte i seg selv, men poenget er at man bruker bindeordet «eller» to ganger i termen. Men andre ord er den så tvetydig at den ikke kan brukes for å benevne et objekt på en presis måte. Når vi for eksempel skal lage en rapport eller statistikk ved bruk av en slik term, hva er det da vi rapporterer om? Er det om stenger eller stativer, og er de til intravenøse eller arterielle linjer man kan jo selv forestille seg presisjonsnivået. Skal vi rapportere at vi har 50 stenger eller stativer for det ene eller det andre når vi skal budsjettere for gjenanskaffelse? Gjelder en uhellsrapportering det ene eller det andre? HINAS / EAN bør kunne forklare hvordan man har tenkt å bruke dette. Ved alfabetisk listing finnes for eksempel begrepet «stimulatorer» i disse termene (norsk oversettelse): Galvaniske eller faradiske stimulatorer Kirurgiske beinstimulatorer Kirurgiske stimulatorer eller tilbehør Nervemuskelstimulatorer eller sett Originalterm Oversettelse Kommentar Dental laboratory gold platers or supplies Automated external defibrillators AED or hard paddles supplies Auditory function screening units Intravenous infusion poles for wheelchairs Emergency medical services defibrillator cases Emergency medical technician EMT cases or bags Radiotherapy teletherapy superficial x ray machines Adaptive communication switches for the physically challenged Gullforgyllere eller tilbehør til tanntekniske laboratorier Automatiske eksterne defibrillatorer (AED) eller harde padleårer Skjermbildeenheter for hørselfunksjonen Intravenøse infusjonsstenger til rullestoler Defibrillatorkasser til akutte medisinske tjenester Kasser eller poser til akutte medisinske teknikere (EMT) Kunstige røntgen-apparater til radio-teleterapi Tilpasningsdyktige kommunikasjonsbrytere til funksjonshemmede Vi vet også om de som sier at de har fått sølvforgylt ulike objekter. For øvrig er det interessant at termen dekker forgyllere eller tilbehør til tanntekniske laboratorier. Det er fint å ha padleårer, særlig harde, dersom man skal utføre defibrillering i en kano, men slik virksomhet anbefales for øvrig ikke og som så mange andre UNSPSC-termer omfatter den et eller annet. Det insisteres på at hørselscreeningutstyr er noe man kaller skjermbildenheter. Vi kjenner til infusjonsstativer, men intravenøse infusjonsstenger har vi aldri sett og at en stang er intravenøs må være en medisinsk sensasjon. Vi kan ikke helt se hvorfor vi skal ha spesielle kasser til akutte medisinske tjenester kan dette egentlig være en term for defibrillator (lagret i koffert) til bruk ved akuttmottak eller legevakt hvorfor skal man i så tilfelle angi i termen hvor utstyret skal brukes? Bør det da finnes en tilsvarende term for defibrillator (lagret i koffert) til bruk ved for eksempel Kirurgisk avdeling?) Kan HINAS / EAN komme med svaret? Våre akutte medisinske teknikere melder at de er glade for at det finnes egne kasser eller var det poser spesielt for dem! De akutte medisinske teknikerne kan oppbevares i kassen eller i posen når de ikke er i bruk. Antakelig dreier denne absurde termen seg om et grensestråleapparat, iflg. en av våre eksperter på stråleterapi men her er det flere interessante sider ved oversettelsen: På engelsk brukte man tidligere gjerne begrepet Teletherapy for vanlig røntgen utstyr fordi strålingen kommer utenfra. Radio therapy oversetter vi vanligvis til stråleterapi. Enda en term som bekrefter at det stort sett går over stokk og stein. Hvordan har det seg egentlig at noen kan mene at dette kan brukes? Forsyning nr

20 Ved å ha en hierarkisk oppbygging av termene, ville alle disse bli lagt inn under Stimulator, <spesifiser>. Termer som inneholder bindeord som «eller» er som nevnt ikke tillatt iht. standard. (Skal vi registrere en nervestimulator som Nervemuskelstimulator eller -sett? Hva har vi egentlig i registeret vårt?) Dermed er det i dette tilfellet kun en akseptabel term, og den ville blitt til Stimulator, kirurgisk bein ifølge normal termkonstruksjon. I GMDN finnes termer for elektrisk stimulator ordnet slik: Stimulator, elektrisk <spesifiser> Stimulator, elektrisk akupunktur Stimulator, elektrisk anestesi Stimulator, elektrisk atferdsterapi Stimulator,. Ved for eksempel å bruke søkebegrepet «Stim» i et moderne søkeverktøy, vil man få listet alle termer som begynner med dette. Det er også verdt å bemerke at det ovenfor gitte eksempel representerer et område der det er brukt få termer. Når det finnes et større antall termer som egentlig kunne vært samlet under en malterm, blir den alfabetiske listingen i enda større grad kaotisk. Dette er bare ett av utallige eksempler som berører den inkonsistente termstrukturen i UNSPSC. En annen sak er de mange mildt sagt merkelige termene i den tidligere norske oversettelsen. I rettferdighetens navn skal vi tilføye at oversettelsen ble gjort av et translatørbyrå, og ikke av fagkyndige. Imidlertid tror vi ikke at fagkyndige ville verifisere oversettelsen dersom de ønsket å ha sin faglige ære i behold. Termene måtte rett og slett rekonstrueres. Vi burde vel være forsiktig med å harselere, men vi synes rett og slett at mange av termene/ oversettelsene var morsomme. Noen eksempler er vist i tabellen på forrige side. Konklusjon UNSPSC-kodeverket ble vurdert med tanke på både oppbygging og innhold. Noen få eksempler er plukket ut for å vise den manglende struktur og den inkompetente oversettelsen. Det er utrolig at man tenker på å bruke dette til noe som helst. De som hevder at det kan brukes, kan umulig ha innsikt i verken termkonstruksjon, koding eller produktområdet medisinsk utstyr. Ingen kodeverk jeg har sett inkludert GMDN er uangripelige, men UNSPSC er noe av det dårligste av de mange jeg har blitt bedt om å vurdere. Det eneste fornuftige jeg har klart å få ut av dette her, er at rådet fra GMDN Agency om ikke å bruke translatørbyråer til oversettelse, er bekreftet. På bakgrunn av dette vil NKKN fraråde all bruk av dette kodeverket i all sammenheng der bruksområdet gjelder produkter som er definert som medisinsk utstyr. 20 Forsyning nr