UTKAST - Utredning av behovet for å vedta forvaltningsstandarder på skjemaområdet

Transkript

1 UTKAST - Utredning av behovet for å vedta forvaltningsstandarder på skjemaområdet

2 1 Sammendrag Innledning Fremgangsmåte Dokumentstruktur Om Difi sitt standardiseringsarbeid Tidligere utredninger innen skjemastandarder Sentrale begreper Behov Avgrensning Kartlegging Ulike typer bruk Ulike versjoner av standardene Anbefalte eller obligatoriske standarder? Evaluering Standarder for publisering og utveksling av tekstdokumenter på offentlige nettsiderfeil! Bokmerke er ikke definert. 8 Alternativer sammensetninger Er HTML 5 moden?... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8.2 Er det behov for en lang rekke PDF versjoner?... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8.3 Er PDF det eneste formatet som ivaretar formattering?... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8.4 Alternative formater for informasjon som skal leses?... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8.5 Bør det være et krav om å bruke åpne standarder i kontorstøtteprogramvare?feil! Bokmerke er ikke definert. Side 2 av 19

3 9 Valg Publisering av tekstdokumenter... Feil! Bokmerke er ikke definert. 9.2 Utveksling av tekstdokumenter... Feil! Bokmerke er ikke definert. 10 Økonomiske og administrative konsekvenser Andre funn Appendiks A: Evaluering av identifiserte format... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.1 Oppsummering av evalueringene... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.2 PDF 1.7 (ISO :2008)... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.3 PDF/A-1... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.4 PDF/A-2... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.5 PDF/A-3... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.6 HTML 4.01 (W3C 1999)... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.7 XHTML 1.0 (W3C 2000)... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.8 XHTML Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.9 HTML5... Feil! Bokmerke er ikke definert. Side 3 av 19

4 1 Sammendrag 2 Innledning Direktoratet for forvaltning og IKT har ansvar for å forvalte innholdet i Forskrift om IT-standarder i forvaltningen og Referansekatalogen for anbefalte og obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor. I regjeringens digitaliseringsprogram som ble lagt frem i april 2012 satte regjeringen seg som mål at innbyggere og næringsliv skal slippe å bruke papirpost og heller kommunisere digitalt med forvaltningen. Dette gjelder alle tjenester som har over 3000 innsendinger av skjemaer årlig, unntatt tjenester der digitalisering ikke er hensiktsmessig verken for bruker eller forvaltning. Dette notatet er en gjennomgang av skjemastandarder. Arbeidet er gjennomført i tråd med Standardiseringsrådets arbeidsmetodikk. 2.1 Fremgangsmåte Grunnlagsinformasjon for notatet er hentet inn via intervjuer. Det er avholdt flere møter i en arbeidsgruppe. Dette har dannet kunnskapsgrunnlaget som ligger til grunn for notatet og de konklusjonene som er fattet. Standardiseringsrådet vil gi råd til Difi om hvilke standarder som bør være anbefalte og obligatoriske på området. Deres anbefaling vil gjøres på bakgrunn av dette notatet, høringsinnspill til notatet i forkant av rådsmøte og anbefalingen fra arbeidsgruppen. Difi vil deretter på bakgrunn av Standardiseringsrådets anbefalinger utarbeide revidert utkast til Forskrift om IT-standarder og/ eller ny del-versjon av referansekatalog. Sekretariatet for arbeidet har bestått av følgende personer: 1. Jorid Bache Heggelund, Difi 2. Kristian Bergem, Difi 3. Marit Hagen, Difi Det er satt ned en arbeidsgruppe for skjemastandarder under Standardiseringsrådet basert på gruppen fra forrige utredning. Arbeidsgruppen har hatt følgende medlemmer: Side 4 av 19

5 1. Per Kjetil Grotnes, Oslo kommune 2. Tore Græsdal, NAV 3. Thomas Falch Skjønhaug, Politidirektoratet 4. Thomas Bjørkan, Brønnøysundsregistrene 5. Christian Haslund, NAV 6. Jorid Bache Heggelund, Difi 7. Kristian Bergem, Difi 8. Marit Hagen, Difi 2.2 Dokumentstruktur Notatet beskriver først behovet slik det nå oppfattes, og anvendelsesområdene for skjemastandarder avgrenses. Standarder på området kartlegges. De ulike standardene evalueres iht. kriteriene i arbeidsmetodikken for å se om de er egnet som forvaltningsstandarder. Deretter diskuteres ulike sammensetninger av egnede standarder på delområdene og det konkluderes. Til slutt oppsummeres valgene og det gis en kort vurdering av de økonomiske konsekvensene. Det avklares også i hvilken grad det kreves en ytterligere konsekvensvurdering før man endelig kan fatte beslutning på området. 2.3 Om Difi sitt standardiseringsarbeid Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning setter krav til hvilke standarder som er obligatorisk å benytte i forvaltningen. Referansekatalog for ITstandarder i offentlig sektor inneholder ikke bare obligatoriske krav, men også anbefalte krav til bruk av standarder. Det er ofte lurt å se anbefalinger og obligatoriske krav i sammenheng når man skal lage nye løsninger, og det anbefales derfor å benytte referansekatalogen som kilde. Referansekatalogen skal også oppsummere krav om bruk av obligatoriske IT-standarder fra alle generelle lover og forskrifter, slik at offentlige virksomheter kan finne én oversikt ett sted. Foreløpig er ikke denne oversikten total, men det jobbes med å komme dit. Den beste oversikten over gjeldende krav til bruk av IT standarder, veiledning om hvordan ta dem i bruk og nye områder som vurderes standardisert finnes på Standardiseringsportalen. Difi er fagorganet som utarbeider det faglige grunnlaget for hvilke standarder som bør være anbefalte og obligatoriske i offentlig sektor. Difi vedtar hvilke standarder som skal være anbefalte og regjeringen vedtar hvilke standarder som skal være obligatoriske. Side 5 av 19

6 Standardiseringsrådet er et bredt sammensatt råd, bestående av medlemmer fra ulike offentlige virksomheter. Rådet leverer forslag til Difi om justeringer i forskrift/referansekatalog. Justeringene kan være forslag til nytt innhold eller justering av eksisterende innhold i forskrift/referansekatalog. Alle utredninger Difi gjør på standardiseringsområdet, går gjennom rådet for å sikre en faglig kvalitet, bred støtte for vurderingene og relevans i forhold til det virksomhetene har behov for. Et godt fungerende Standardiseringsråd er en forutsetning for at Difi skal kunne gjennomføre det fagansvaret de har på standardiseringsområdet. Det er Difi som etter samråd med Standardiseringsrådet leverer utredede og hørte forslag til nye versjoner av Forskrift om IT-standarder i forvaltningen til FAD, for beslutning i regjeringen. Når det gjelder forslag til revisjon av anvendelsesområder, kan de komme via forslagsskjema på nettet, som hvem som helst kan fylle ut og sende inn. I tillegg har Difi en årlig gjennomgang av eksisterende krav for å se på behovet for revisjon. I en revisjonsgjennomgang vurderes følgende: Har det kommet nye versjoner av standardene som bør vurderes? Har det kommet nye standarder på anvendelsesområdene som bør vurderes? Har det kommet ny teknologi på områdene som fører til behov for alternative standarder? Er det endrede behov i offentlige virksomheter, som får følger for gjeldende anbefalinger? På bakgrunn av revisjonsvurderingen kan mindre justeringer anbefales direkte fordi justeringene er små og uten økonomiske følger for berørte offentlige virksomheter. På noen områder kreves derimot større vurderinger igangsatt, og da blir det åpnet nye saker for vurdering av disse endringene. Denne vurderingen er av en slik art Utredningsmetodikk Alle forslag som kommer inn vurderes etter følgende prosessmodell, uavhengig av om det er et forslag om revisjon eller nytt innhold. Forslag Prioritering Utredning Behandling Beslutning Forvaltning Når et anvendelsesområde skal utredes i henhold til overordnet prosesskisse går man gjennom syv steg, som vist i figuren under. Stegene er behov, avgrense, kartlegge, evaluere, alternativer, valg og konsekvensvurdering. Utredningen gjennomføres av Standardiseringsrådets sekretariat, men deler av Side 6 av 19

7 utredningen kan også settes ut til underleverandører. Noen ganger vil foreløpige vurderinger høres i en to ukers periode mellom fasene, for å få tilbakemeldinger så tidlig i prosessen som mulig. Denne rapporten er utformet i tråd med de underliggende fasene i utredningsprosessen. Behov Behov er å definere de behov offentlig sektor har på et anvendelsesområde. Avgrense Avgrense er å få oversikt over anvendelsesområdet, og presisere hva utredningen skal dekke/ ikke dekke. Kartlegge Kartlegge er å få oversikt over hva som finnes av relevante standarder på anvendelsesområdet og deres knytning mot andre standarder og anvendelsesområder. Evaluere Evaluere er å finne ut om standarden er egnet som en forvaltningsstandard. Valg Alternativer Alternativer er å vurdere forskjellige sammensetninger av standarder som kan anbefales på anvendelsesområdet. Valg Valg er å velge et spesifikt alternativ og begrunne valget. Konsekvensvurdere Konsekvensvurdere er å beregne de kvalitative og kvantitative effektene i offentlig sektor av å gjennomføre valget som er tatt over Side 7 av 19

8 2.3.2 Anbefalte eller obligatoriske krav Når det er funnet frem til hvilken standard(er) som er best egnet for å være en forvaltningsstandard på et spesifikt anvendelsesområde, skal det vurderes om standarden(e) skal være anbefalte eller obligatoriske å følge for offentlige virksomheter, og de som kommuniserer med offentlig sektor. Følgende kriterier benyttes for å vurdere om en standard skal være anbefalt eller obligatorisk: En standard bør være obligatorisk, hvis pålegg om bruk av standarden er nødvendig for å tilfredsstille norske lover, regler eller politiske målsetninger En standard bør være obligatorisk, hvis det gir klare økonomiske, kvalitetsmessige eller sikkerhetsmessige fordeler at offentlig sektor konverterer til standarden samtidig og/eller på en koordinert måte En standard trenger ikke være obligatorisk hvis offentlige virksomheter tar dem i bruk av seg selv eller fordi de støttes i de fleste produkter Rask endring innen området kan tilsi at standardene på dette området bør være anbefalt fremfor obligatorisk. 2.4 Tidligere utredninger innen skjemastandarder Dette er et nytt utredningsområde, Difi har ikke gjort utredninger innen skjemastandarder tidligere. 2.5 Sentrale begreper Rapportens problemområde er standarder for digitaliserte skjema for innbyggere og næringsliv. Det er imidlertid verdt å merke seg at en del innbyggere trolig benytter seg av skjematjenester i arbeidstiden, så offentlig sektors nettlesere, Adobe Reader og andre kontorstøtteverktøy kan bli benyttet i forbindelse med skjema. Standardene som utredes i dette dokumentet benytter seg av samme definisjon av skjemaer som ELMER-retningslinjene. Definisjonen gjelder også i de tilfeller når det kun er ett spørsmål som stilles: «Med skjema menes samling av spørsmål og forklaringer som under ett navn legger til rette for avgivelse av et avgrenset sett med opplysninger på vegne av én avgiver i én leveranse eller sending.» ELMER (Enklere og mer effektiv rapportering) er en forvaltningsstandard for skjema på nett, som forvaltes av Brønnøysundsregistrene. Begrepet skjema inngår som en del av begrepet samhandling. Samhandling har ulik digitaliseringsgrad og struktureringsgrad, som illustrert i figuren under. Skjemaer er en type samhandling hvor informasjonen i varierende grad er strukturert, og hvor digitaliseringsgraden er varierende. Således kan skjema kategoriseres i henhold til delfigur 1 og 2 i Figur 1. Delfigur 1 viser et tilfelle hvor informasjonen har høy struktureringsgrad, men sendes til mottaker gjennom ikke-digitale kanaler. Delfigur 2 viser et tilfelle hvor informasjonen er strukturert og hvor informasjonen sendes og mottas automatisert. Dette kan Side 8 av 19

9 være i HTML og i mange tilfeller er den strukturerte informasjonen integrert inn i mottakerens digitale løsninger. I de tilfeller der den informasjonen er samlet i et dokument, som PDF, vil det være snakk om ustrukturert informasjon. I mange tilfeller må da informasjonen fra skjemaet tastes inn på nytt av en offentlig ansatt i et bakenforliggende fagsystem, men det finnes også eksempler på mer automatiserte løsninger. Ustrukturert informasjon er gjerne adhoc preget, mens skjema informasjon gjerne er knyttet til planlagte prosesser og lettere kan automatiseres. Figur 1 - Kategorier av samhandling internt i forvaltningen Innenfor disse kategoriene av samhandling benyttes ulike metoder for skjema. Man kan skille mellom følgende fem hovedområder: Utskrift av skjema med utfylling for hånd med manuell innsending Utskrift av skjema utfylling på PC, med manuell innsending Utfylling på PC, og innsending på PDF-format via e-post eller opplasting Utfylling PC, med mulighet for preutfylling/ lagring underveis med elektronisk innsending på PDF-format Utfylling PC, med mulighet for preutfylling/ lagring underveis med elektronisk innsending på XML-format med integrasjon i fagsystem Side 9 av 19

10 Preutfylling kan inngå med mulighet for justering eller ikke før innsending. Skjema for utskrift kan være publisert som for eksempel HTML, PDF, OOXML eller ODF. Det vil være lav struktureringsgrad og lav digitaliseringsgrad. Innsending av PDF vil være de tilfellene hvor man har et brukergrensesnitt for å fylle inn informasjon, men som registrerer informasjonen i et PDF-dokument som sendes til saksbehandler. Dette vil være digitalisert, men ustrukturert informasjon. Et annet tilfelle vil være innsending av data som for eksempel XML, hvor man har et brukergrensesnitt for å fylle inn informasjonen som er integrert videre inn i fagsystemene. Dette vil være digitalisert og strukturert informasjon. I regjeringens digitaliseringsprogram som ble lagt frem i april 2012 satte regjeringen seg som mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert. På kort sikt skal virksomheten som et minimum tilgjengeliggjøre for eksterne brukere alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer for digital utfylling og digital innsending. I denne utredningen regnes digitalisering av skjemaer derfor som løsninger som behandler informasjonen fra brukeren som strukturerte data, og hvor datafangsten til fagsystemene er automatisert og digital. Sammenhengen mellom de ulike komponentene som kan inngå i området digitale skjemastandarder er illustrert i figuren under. Side 10 av 19

11 Figur 2 Arkitektur for digitale skjemaer Figuren viser et sluttbrukergrensesnitt, som vil være selve skjemaet slik det fremstår for brukeren i de tilfeller der skjemaet er digitalt. Brukeren kan velge å få det ferdig utfylte skjemaet som en PDF, og i de mindre digitaliserte løsningene sendes også informasjonen som et PDF dokument til den offentlige virksomheten som har publisert skjemaet. Skjemamotoren behandler informasjonen som kommer inn, og sender denne videre til egne eller andre fagsystemer. En kan også tenke seg at formatet på informasjonen i skjemamotoren kan være representert på en standardisert måte for å sikre leverandøruavhengighet. Videre er fagsystemene integrert opp mot løsningen, som illustrert i figuren. Side 11 av 19

12 3 Behov I regjeringens digitaliseringsprogram som ble lagt frem i april 2012 satte regjeringen seg som mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert. På kort sikt skal virksomheten som et minimum tilgjengeliggjøre for eksterne brukere alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer for digital utfylling og digital innsending. Tjenester med årlig innsendingsvolum over 5000 skjema skal tilgjengeliggjøres innen Tjenester med årlig innsendingsvolum mellom 3000 og 5000 skal tilgjengeliggjøres innen Unntak fra disse kravene gis for tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning, og for tjenester hvor det foreligger konkrete planer om digitalisering før 2015 innenfor gjeldende budsjettrammer. Virksomheten må på forespørsel kunne dokumentere og begrunne unntak fra kravene. Resten av rundskrivet finnes her: &ignoredevice=true I dagens digitale samfunn bruker stadig flere mobile enheter. Det har således vokst fram et behov for en effektiv utnyttelse av skjermen, som ofte i utgangspunktet er liten. Dette behovet imøtekommes i enkelte teknologier som muliggjør felttilpassede egenskaper. Eksempler på dette er skjemaer hvor man skal taste inn personnummer, og man får opp et talltastatur på bakgrunn av feltets egenskaper. Det er et politisk mål at alle innbyggere skal kunne bruke de digitale tjenestene. Standarder som muliggjør talegjenkjenning og avspilling av tekst som lyd, og som støttes i nettleseren, vil kunne bidra til økt utbredelse av tilpassede tjenester. En del teknologi muliggjør skjemaer som kan styre aktivering og håndtere resultatene av samhandlingen. Det kan åpne nye muligheter for grupper som av ulike årsaker har behov for tilrettelagt digital samhandling. Difi har gjennomført intervjuer med NAV, SSB, Brønnøysundregistrene og Bærum kommune. Enkelte representanter hos flere av virksomhetene har vært skeptiske til å standardisere, mens andre har vært positive. De representanter i utvalget som uttrykte skepsis ønsker å gjøre avklaringer på organisatorisk, semantisk og teknisk nivå direkte med den organisasjonen som skal være involvert i samhandlingen med deres organisasjon i hvert enkelt tilfelle. Andre så for seg at semantiske avklaringer kunne gjøres basert på fagområde. Kanskje også på tvers av landegrenser, og ikke for hele offentlig sektor sett under ett. Bærum kommune var generelt mer positive til standardisering, og så muligheter for dette både på semantisk og teknisk nivå. Side 12 av 19

13 I intervjuene har Difi undersøkt behovet for preutfylling og validering i sluttbrukergrensesnittet. Med preutfylling menes at applikasjonen automatisk henter informasjon om brukeren når vedkommende taster inn sitt fødselsnummer, slik at brukeren ikke trenger å fylle inn dette selv. Med validering menes at applikasjonen automatisk verifiserer at brukeren for eksempel har et gyldig fødselsnummer. De fleste virksomhetene som Difi intervjuet brukte dette i større eller mindre grad, og var generelt positive til dette, men NAV formidlet at det ikke ville være så mange valideringer som vil kunne gjenbrukes på tvers i offentlig sektor. Bærum kommune kommenterte at ELMER er tydelig på at validering skal gjøres og hvordan det skal presenteres, men den sier ikke så mye om hvordan man skal gjøre valideringen. Andre behov Difi har avdekket, er behovet for at alle brukere kan bruke løsningene, uavhengig av teknologisk plattform. Difi kjenner til oversikter over i hvilken grad de ulike nettleserne som er på markedet brukes [Men vi tar gjerne imot tips om beste oversikter]. På følgende nettsted kan man se i hvilken grad de ulike nettleserne og ulike versjoner av disse støtter egenskaper i HTML5: Difi kjenner ikke til undersøkelser som kartlegger bruk av ulike versjoner av Acrobat Reader. [tar gjerne i mot tips om dette]. Man kan imidlertid anta at en del av brukergruppen ikke har tatt seg bryet med å laste ned andre nettlesere enn de som var installert ved innkjøp av maskinvaren. Et annet behov Difi har avdekket, er behovet for at løsningene er laget på en slik måte at en hindrer at bindinger til leverandører oppstår i for stor grad. Dersom man har løsninger hvor skjema og skjemamotor er løst koblet til resten av løsningen, vil det være lettere å flytte skjema og skjemamotor mellom leverandører som leverer serverhotell/webhotell eller på engelsk «hosting». Informasjonssikkerhet er et annet behov som er blitt diskutert, spesielt i forhold til sikker og intern sone og mottak av informasjon i offentlige virksomheter. Selv om informasjonen er kryptert ved avsendelse, er den ofte ukryptert internt i de offentlige virksomhetene, fra intern til sikker sone. Behovet er at driftspersonell ikke skal kunne lese sensitiv informasjon i løsningene, og at uautoriserte ikke skal kunne få tilgang til informasjon generelt. En representant fra en større offentlig etat formidlet også at det var krevende å forholde seg til alle kommunene, og så behovet for samordning her. Enkelte etater, som for eksempel NAV, har informasjon som mange kommuner trenger. Disse etatene har et behov for at integrasjoner og datautveksling ut mot alle kommunene gjøres på en enhetlig måte. Kommunene har på sin side behov for at integrasjoner og datautveksling kan gjøres kostnadseffektivt. Andre behov er at borgerne må kunne hente et skjema på nett, skrive det ut, og levere det som papir på kontoret til den offentlige virksomheten. Så selv om skjemaer blir digitalisert som webskjemaer, er det fortsatt behov for et format som kan skrives ut. NAV nevnte også at de har en egen leverandør som skanner alle dokumenter, og derfor er det viktig at hvert dokument er på færrest mulig sider. I sammenheng med behovet for å kunne levere skjemaene Side 13 av 19

14 fysisk hos den offentlige virksomheten, har offentlig sektor behov for at denne type samhandling gjøres så kostnadseffektivt som mulig. OCR-scanning, som gjør scannede dokumenter maskinlesbar, ved å konvertere et bilde av tekst til maskinlesbar tekst, vil ved hjelp av strekkode eller annen form for ID kunne redusere kostnader og tidsbruk ved at strekkoden inneholdt ID til fagsystem, og dermed mulighet for å registrere informasjonen i fagsystemet. Man må selvsagt også tilrettelegge prosessene rundt dette, som for eksempel å sikre at varsling sendes til saksbehandler ved ny informasjon i saken. Nå når alle skjemaer som sendes inn over 3000 ganger per år skal digitaliseres, (se rundskrivet &ignoredevice=true) vil man med det spare mye tid, porto og papir. Likevel påpekte Bærum kommune i intervju med Difi at de store gevinstene med en slik digitalisering først vil komme når man gjør om prosessen og sender skjemaer strukturert. Hvis systemer kan snakke på tvers av hverandre, slik at søker ikke trenger å legge ved informasjon selv, men systemet henter dette fra de virksomheter de trenger, vil gevinsten både for søker og saksbehandler bli tydeligere. Som eksempel på dette nevner en representant i utvalget søknad om skjenkebevilling. Skal man søke om skjenkebevilling i dag må man bestille skjema fra tre forskjellige etater, for så å søke til en annen etat ved å sende inn alle disse sammen. Hvis etatenes løsninger i større grad hadde samhandlet på tvers digitalt, ville det kanskje vært mulig og kun sende inn én søknad, hvor resten av informasjonen ble hentet automatisk. Difi har notert seg følgende behov for ulike funksjoner: - Ledetekster - hjelpetekster - Pre-utfylling - Bruk av radio buttons for valg ved utfylling - Skrive inn tekst - Lagring, for å kunne fortsette utfylling på senere tidspunkt - Ulike sporvalg - Innsending - Automatisk kvittering i postkassen eller på forespørsel - Informasjonssikring (TLS eller ende til ende) - Mulig å skrive ut, for innsending på papir - Konvertere til filformat som skal sendes inn (PDF/ XML) Side 14 av 19

15 - Mulighet for å laste opp andre formater og sende med. Bilder, filer, etc. - Ettersende (referansenummer på kvittering) - Mulighet for å hente inn informasjon fra sentrale registre underveis i utfyllingen - Kvittering på innsending 4 Avgrensning Her beskrives hva som inkluderes i denne utredningen og hva som holdes utenfor. Standarder for sikkerhet relatert til skjema har et grensesnitt til dette arbeidet. Figur 3 viser en vanlig arkitektur hvor webserveren er plassert i intern sone, og fagsystemet i sikker sone. Brukeren er logget inn via ID-porten på nivå 3 eller 4 og informasjonen sendes til sikker sone via intern sone. Figur 3 - informasjonssikkerhet Dette anses som et generisk område, som gjelder mer enn bare skjema og som derfor håndteres som eget anvendelsesområde. Håndteres ikke i denne utredningen. Side 15 av 19

16 En god løsning for elektroniske skjema, inkluderer integrasjon mot fagsystemer, som illustrert i Figur 2. Teknologien som brukes for slik integrasjon varierer fra løsning til løsning, men er forholdsvis lik uavhengig av om integrasjonen er mellom en skjemaløsning eller mellom to ulike system. Standarder for slik integrasjon er derfor skilt ut som et eget anvendelsesområde, som er mer generisk enn bare skjema. ELMER (Enklere og mer effektiv rapportering) er en forvaltningsstandard for skjema på nett. Standarden er obligatorisk for formelle skjema rettet mot næringsdrivende, og anbefalt for innbyggerskjema. I tillegg er det mange som bruker retningslinjene frivillig, som et ledd i sitt brukskvalitetsarbeid. Målet med retningslinjene er å sikre at offentlige skjema er enhetlige og brukervennlige. ELMER retter seg primært mot brukskvalitet, mens skjemastandarder i dette arbeidet er av mer teknisk karakter. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) er retningslinjer for universell utforming og vil ikke bli berørt i dette arbeidet. Forståelse av begrep (semantikk) er et viktig område for standardisering knyttet til bruk av skjema og integrasjon mellom ulike løsninger. Her foregår det mye arbeid i Difi og Brreg. Dette ses på som et eget anvendelsesområde som utredes særskilt. Dette arbeidet vil med andre ord ikke gå inn på informasjonssikkerhet, integrasjonsarkitektur, gjenkjennbarhet, universell utforming eller semantikk. Utredningen vil fokusere på følgende områder: - Formater for publisering, - Format for innsending av skjema, - Format for import/ eksport av skjema mellom ulike skjemamotorer - Standarder for validering av skjemainnhold - Prinsipper for preutfylling Vi er foreløpig usikre på hvordan vi skal forholde oss til edialoger, men anser dette foreløpig for å ligge utenfor utredningen. 5 Kartlegging Dette kapittelet gir en oversikt over hvilke standarder som finnes på området. 5.1 Ulike typer bruk Som nevnt innledningsvis finnes det ulike måter å sende inn et skjema på. Man kan skille mellom følgende tre hovedområder: Side 16 av 19

17 Ren print (lav digitaliseringsgrad) Innsending av PDF (ustrukturert informasjon) Innsending XML (strukturert informasjon) Det finnes også ulike scenarier for hvordan HTML og PDF benyttes i kombinasjon med hverandre: HTML og PDF for alt HTML og PDF for ulike ting HTML og CSS Bare PDF 5.2 Ulike versjoner av standardene Det finnes flere ulike versjoner av PDF og HTML. I tabellen under er disse listet opp: De ulike versjonene vil bli beskrevet nærmere i neste kapittel. Versjoner PDF 1.7 PDF/A-1 PDF/A-2 PDF/A-3 HTML 4.01 XHTML 1.0 XHTML 1.1 HTML 5 Tabell 1 Ulike versjoner av HTML og PDF 5.3 Anbefalte eller obligatoriske standarder? I dette delkapittelet diskuterer vi om standardene bør være anbefalte eller obligatoriske. Side 17 av 19

18 6 Evaluering I dette kapittelet evalueres de standarder som er funnet aktuelle i kartleggingskapittelet. Målet med evalueringen er å finne ut om en standard er egnet som forvaltningsstandard. En detaljert utredning av hver standard finnes i appendiks A, her er alle standardene evaluert opp i mot kriteriene i Standardiseringsrådets arbeidsmetodikk (metodikk for evaluering av forvaltningsstandarder). Viser det seg at en standard har vesentlige mangler på enkeltområder vil ikke nødvendigvis standarden være evaluert på alle andre områder. I dette kapittelet oppsummeres evalueringen som er gjort i appendiks A for hver standard, og det konkluderes med om standarden er egnet som forvaltningsstandard eller ikke. 7 Alternativer sammensetninger I den grad mer enn en standard er egnet som forvaltningsstandard på området vurderes ulike alternative sammensetninger i dette kapittelet. 8 Valg Dette kapittelet beskriver valg av alternativ sammensetning og i hvilken grad standarder bør være anbefalte eller obligatoriske. 9 Økonomiske og administrative konsekvenser Her beskrives konsekvenser av det valg som er tatt på et overordnet nivå. 10 Andre funn Her er en liste over andre funn, som kom opp i forbindelse med utredningen. Side 18 av 19

19