Kopieringstjenester og andre trykte produkter/løsninger

Transkript

1 // KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III - Bilag IVAR IKS Åpen anbudskonkurranse (FF DEL II) Kopieringstjenester og andre trykte produkter/løsninger Bilag 1: IVARs kravpsesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser Bilag 4: Evt. forbehold og avvik til kontrakten Bilag 5: Mal for endringer etter avtaleinngåelse Side 1 av 12

2 Bilag 1: IVARs kravspesifikasjon Avtalen omfatter i levering av kopierings-/ferdiggjøringstjenester til IVAR. Hovedleveransen blir i forbindelse med de store byggeprosjektene som skal gjennomføres i IVAR regionen i årene framover. Spesielt kan de største prosjektene nevnes: Bygging av nytt avfallssorteringanlegg på Forus Utvidelse av vannbehadnlingsanlegget Langevatn i Gjesdal Utvidelse av Sentralrenseanlegget Nord Jæren nevnes. Kopieringstjenesten omfatter ulike oppdrag fra kopiering til printing/plotting, samt bretting/ ulik ferdiggjøring og distribusjon. Den største delen av oppdraget vil være kopi/plott av tegninger ifm byggevirksomhet. IVAR ønsker også ved behov å anskaffe andre produkter/tjenester/løsninger på denne avtalen. Dette kan være mindre trykksaker, foliering, skilt, bannere, utstillings-/ messeløsninger og andre produkter/tjenester som leverandør kan tilby. Oppdraget vil i hovedsak bestå at følgende: Kopiering omfatter: Hovedsakelig følgende formater: A0, A1,,, og A5 men andre formater kan også forekomme Ensidig/tosidig og farge- og svart/hvitt kopi/print Tegningskopi i ulike format (se prisskjema) Scanning med levering på elektronisk filformat (PDF e.l.) Hvite ark og fargede ark Andre materialer: leverandøren må spesifisere hvilke andre materialer som kan benyttes for kopiering, f.eks folie, kartong, plast mv. Andre formater: leverandøren må spesifisere hvilke formater som kan leveres, f.eks ruller/ekstra lange utskrifter Ferdiggjøring omfatter: Stifting Bretting av tegninger til Bretting av tegninger for innsetting i perm, iht NS 1415:1971 Hulling og innsetting i ringpermer Liminnbidning Fals og stift Spiralinnbinding Laminering Pakking og merking for utsendelse/distribusjon, eventuelt også sammen med materiale levert fra andre Forsegling Annet: leverandøren må spesifisere andre typer ferdiggjøring som kan leveres. Side 2 av 12

3 Oppdragsgiver ønske at samtlige som inngir tilbud beskriver sine tjenester og produkter. Leverandør må ha et system for elektronisk bestilling av printing/plotting, der oppdragsgiveren kan sende filer som skal printes/plottes. IVAR har tatt i bruk elektronisk tegningsutveksling i flere av sine prosjekter. Det betyr at entreprenører kan hente ut eksempelvis arbeidstegninger eller andre dokumenter direkte fra Prosjektplace eller annet fildelingssystem. IVARs entrprenører vil noen ganger ha behov for å bestille tegningsutskrifter direkte fra leverandøren som får tildelt rammeavtalen på kopieringstjenester. Slike tjenester skal faktureres IVAR i henhold til de betingelser som følger av rammeavtalen. Normalt vil entrprenøren ha krav på et begrenset antall sett med slike arbeidstegninger. Leverandøren skal ha nødvendig utstyr til å motta tunge datafiler, skrive ut dokumenter og gjennomføre produksjonen på grunnlag av disse. Det vil også være behov for at IVARs konsulenter og prosjekterende sender det materialet de har produskert direkte til leverandøren for kopiering eller utskriving. For slike bestillinger skal leverandøren fakturere IVAR i henhold til rammeavtalens vilkår og bestemmelser. Skal også kunne hente inn tegninger fra prosjekt kontor, basert på oversendt tegningsliste. Distribueres i henhold til opplysninger på tegningslisten. Ved bestilling direkte fra entreprenør/konsulent skal «kopieringsleverandøren» sikre at rammene for bestillingsomfanget er klarert med IVAR ved oppstart av prosjektene. Krav til levering: Levering innen 24 eller 48 timer. Tilbyder må oppgi hva som er normal leveringstider og hva som er hasteleveranser og eventuell priskonsekvens for dette. Tilbyder må kunne levere til aktuelle adresser med bud 1-2 ganger daglig. Side 3 av 12

4 Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Forklare leverandørens service og oppfølging i forhold til følgende punkter: Behov Beskrivelse av serviceapparat og tjeneste. Herav forklaring på opplegg for utkjøring av dokumenter. Tilbyders beskrivelse Beskrivelse av servicerutiner for kontroll av mottatte filer/originaler fra oppdragsgiver ved den enkelte produksjon Beskrivelse av kontroll av underveis i produksjonsprosessen. Side 4 av 12

5 Avvikshåndtering. Oppdragsgiver ønsker best mulig kvalitet på grafikken (foto, illustrasjoner og tekst) i det ferdige resultatet. Noen ganger oppstår en situasjon ved start i maskinen at det er tvil om kvalitet kan være tilfredsstillende for oppdragsgiver. Videre oppstår da spørsmål om innlevert materiell var tilfredsstillende. Innlevert materiell kan være digitalt eller som papiroriginaler. Dersom en slik situasjon oppstår er det positivt at leverandør kan fremvise en kopi under produksjonen for oppdragsgiver, og at dette ikke forsinker produksjonen nevneverdig. Beskriv hvordan en slik besiktigelse kan skje. Forklaring på avvikshåndtering: Side 5 av 12

6 Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser 1. PRISER OG BETALINGSPLAN PRODUKT PIRS pr stk (eks mva). Dokumentkopi sort/hvitt: A5 Dokumentprint sort/hvitt: A5 Dokumentkopi farge: A5 Dokumentprint farge: A5 Tegningskopi sort/hvitt: AOF (forlenget) AO A1F (forlenget) A1 F (forlenget) Prisen skal inkludere «alt». (Produkt/tjeneste, bretting, ferdiggjøring og distribrusjon Pris (eks mva) for distribusjon i IVAR regionen Kommentarer Evt tillegg/fratrekk i prisen Side 6 av 12

7 PRODUKT Tegningskopi farge: AOF (forlenget) AO A1F (forlenget) A1 F (forlenget) PIRS pr stk (eks mva). Prisen skal inkludere «alt». (kopi/vare/tjeneste, bretting, ferdiggjøring og distribrusjon Pris (eks mva) for distribusjon i IVAR regionen Kommentarer Evt tillegg/fratrekk i prisen Plott sort/hvitt: AOF (forlenget) AO A1F (forlenget) A1 F (forlenget) Plott farge: AOF (forlenget) AO A1F (forlenget) F (forlenget) Plakat farge: A0 A1 Bretting: AOF (forlenget) A0 Side 7 av 12

8 PRODUKT PIRS pr stk (eks mva). Prisen skal inkludere «alt». (kopi/vare/tjeneste, bretting, ferdiggjøring og distribrusjon Pris (eks mva) for distribuson i IVAR regionen Kommentarer Evt tillegg/fratrekk i prisen A1F (forlenget) A1 F (forlenget) Innbinding-spiral (A5,,): 4,5 10 mm nn mm mm Innbinding lim (A5,, ): 4,5-10 mm mm mm mm Hvite ringpermer m/ 4 hull og plastlomme: A5 Innsetting i ringerm (A5,, ): 4,5-10 mm mm mm mm Side 8 av 12

9 TILBUDSSKJEMA Del 2 - % avslag NB! Leverandør spesifiserer selv relevante produkter fra katalog som vedlegges Produkt % Pris avslag Ifht katalog Arbeid inkl./ekskl. Evnt. andre tillegg 2. KRAV TIL FAKTURA a. Faktura skal adresseres til: IVAR IKS, postboks 8134, 4069 STAVANGER og merkes med bestillers navn og prosjektnr. b. Fakturainnhold/-utforming: Leverandøren plikter ved oppstart av avtaleperioden å ha dialog med IVAR IKS vedr. krav til fakturainnhold/-utforming og skal så langt det er mulig kunne tilpasse seg IVARs krav. Eventuelle spørsmål rettes til IVAR IKS på tlf Det tillates ikke flere prosjekter på samme faktura. Det er i orden med samlefaktura for flere oppdrag på samme prosjekt. c. IVAR IKS har følgende krav til fakurainnhold/-utforming: A. Følgende betalingsopplysninger skal finnes på en og samme fakturaside i egne felt: Fakturanummer Referanse - prosjektnummer Side 9 av 12

10 Fakturadato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks og samme format på alle fakturaer. Forfallsdato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks og samme format på alle fakturaer. Fakturasum Leverandøren skal ikke bruke øreavrunding. Banknummer og eventuelt KID Organisasjonsnummer Skrives slik: NO MVA. B. Fakturaopplysningene skal alltid stå på samme faste plass på alle fakturaer fra leverandøren, for å kunne leses elektronisk, dersom ikke annet avtales med Kunden. C. Alle opplysningene bør ha mye luft rundt seg, verdiene må ikke plasseres tett inntil annen tekst, streker og figurer. D. Faktura skal være maskinskrevet, helst på hvitt papir med svart tekst. Retur av faktura Kunden behandler fakturaer elektronisk, og er avhengig av at disse tilfredsstiller kravene ovenfor. Dårlig fakturakvalitet medfører forsinket betaling av fakturaen. Når faktura må returneres til leverandør, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura. 3. ELEKTRONISK FAKTURA IVAR IKS kan ta i mot elektronisk faktura, EHF format. Når IVAR eventuelt innfører pliktig bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 3 måneder etter at IVAR IKS har stilt krav om det. 4. BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk IVARs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. Side 10 av 12

11 Bilag 4: Forbehold og avvik 1 FORBEHOLD MOT DE GENERELLE KONTRAKTSVILKÅRENE I RAMMEAVTALEN Eventult forbehold skal beskrives klart og utvetydig i tabellen. Kontraktsv ilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvi lkåret) Skriv hvilket kontraktsvil kår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen 2 AVVIK Avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, herunder Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon, skal beskrives klart og utvetydig i tabellen. Kravet man har avvik til (skriv inn kravet) og henvisning til hvor i konkurransegrunnlaget det står. Beskriv avviket fra kravet Begrunnelse for avviket Side 11 av 12

12 Bilag 5: Mal for endringer etter avtaleinngåelsen 1 DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2). 2 MAL FOR ENDRING TILAVTALEN Endringskatalogen bygges opp slik at det lages endringsavtale til denne loggen. Ved endringer fylles endringsloggen ut av Kunden, samt at det lages en endringsavtale som begge parter signerer. ENDR. NR ENDRING OMFATTER ENDRET DATO UTFØRT DATO UTFØRT AV Endring nr XX til avtale om [ ] mellom IVAR IKS og [Leverandør], signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Beskrivelse av endringen: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For IVAR IKS Dato: Sign: For [Leverandør] Dato: Sign: Navn: Navn: Side 12 av 12