Forvaltningsrevisjonsrapport: Vurdering av kommunens svstemer for registrering i IPLOS. Plan for gjennomf0ring av forvaltningsrevisjon i

Transkript

1 MBteinnkalling Bystyret Metested: Tidspunkt: Bystyresalen, Gamlebyen kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Simensen, telefon , e-post Varamedlemmer m0ter etter ncermere avtale. Fer behandling avsakslista: Utdeling av Likestilling- og antidiskrimineringsprisen Orientering vi brukerombud Bente Rekve Sakliste PS 42/10 PS 43/10 PS 44/10 PS 45/10 PS 46/10 PS 47/10 PS 48/10 PS 49/10 PS 50/10 PS 51/10 PS 52/10 Referatsaker Forvaltningsrevisjonsrapport: Tilpasset opplcering i Fredrikstadskolen Forvaltningsrevisjonsrapport: Vurdering av kommunens svstemer for registrering i IPLOS Plan for gjennomf0ring av forvaltningsrevisjon i Forslag til reguleringsplan (endring) for Gamle Fredrikstad Stadion - Sentrum Forslagstiller: diva arkitekter AS Brukerombudet - Arsmelding 2009 Kjrap av ny ismaskin til Stjernehallen Salg av Kirkegaten 30 A Vurdering av konkurranseutsetting av kommunens renholdstjenester Skolebruksplan Konseptvalgutredning for tr~nsportsystemet i Nedre Glommaregionen - Fredrikstad kommunes h0ringsuttalelse Side

2

3 3 PS 42/10 Referatsaker RS 4/10 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad

4 4

5 5 ~ FREDHIKSTAO ~Kc.>MMUNE Mottatt av KORlmUU@arkivet 15iA~I( IFREDRIKSTADKlR.K L & tq ISSt;l ~/' FELLESRAD Arsrapport 2009

6 6 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Arsrapport 2009 for Fredrikstad kirkelige fellesrad Innledning har vc:ert et ar med stor aktivitet i Dnk i Fredrikstad. Fredrikstad domprosti 'fikk i 2008 beskjed om at aile menigheter far statlige midler til astarte opp en systematisk trosopplc:ering for aldersgruppen 0-18 ar. Trosopplc:ering har vc:ert et hovedfokus i menighetene. Nye medarbeidere er rekruttert og fra h0sten 2009 var aile stillinger besatt. Planer og opplegg lages i menighetene og tiltak er satt i gang. Menighetsradsvalget i 2009 ble gjennomf0rt pa en ny mate etter opplegg fastsatt i Stortingets kirkeforlik av april Valgdagene var de samme som for Stortingsvalget, og menighetsradsvalget i Fredrikstad foregikk pa de samme 26 valgstedene som for stortingsvalget. Valgdeltagelsen ved menighetsradsvalget var dr0yt 10 % og det er nesten en firdobling fra tidligere ordning med valg i kirkene. Denne rapporten omfatter Fredrikstad kirkelige fellesrads ansvarsomrade med noen hovedpunkter 'fra den enkelte menighet. Menighetene utarbeider egne fyldige arsrapporter. FELLESRAoET OG FELLESADMINISTRASJONEN. Fredrikstad kirkelige fellesrads virksomhet skjer i medhold av kirkelovens 14 som sier: 14. Kirkelig fellesrads oppgaver. Kirkelig fellesrad ska/ ivareta administrative og fljkonomiske oppgaver pa vegne av soknene, utarbeide mal og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsradene og ivareta soknenes interesser i forho/d til kommunen. Kirkelig fellesrad er ansvarlig for: a) ~ygging, drift og vedlikeho/d av kirker, b) an/egg, drift og forva/tning av kirkegarder, c) opprette/se og ned/egge/se av stillinger som /0nnes over fellesradets budsjett, d) anskaffe/se og drift av menighets- og prestekontor, e) administrativ hje/p for prosten nar staten yter tilskudd til det, g) anskaffe/se av /oka/er, utstyr og materiell til konfirmasjonsopp/rering. Kirke/ig fellesrad foretar tilsetting av og har arbeidsgiveransvaret for aile ti/satte som /fljnnes over fellesradets budsjett. F0r ti/setting og fastsetting av instruks ska/ vedkammende menighetsrad gis an/edning til a utta/e seg. Kirkelig fellesrad kan bemyndige menighetsrad til a utfljve tilsettingsmyndighet ag andre arbeidsgiverfunksjaner far stilling hvar dette ellers ville ligget til fellesradet. Kirkelig fellesrad kan ogsa ti/de/e utva/g som nevnt i 35 ffljrste /edd myndighet til aforeta tilsetting og trefte avgj0re/ser i saker sam gje/der farho/det mellam saknene eller saknet sam arbeidsgiver ag de tilsatte. Kirkelig fellesrad farva/ter inntekter ag farmue knyttet til kirke ogkirkefand, mid/er sam utredes av kammunen eller staten ag mid/er menighetsrad stiller til fellesradets disposisjon for a/0se appgaver i saknene. Reg/er am budsjettardning, regnskapsf0ring og revisjan gis av departementet. Kirkelig fellesrad utffljrer far 0vrig de appgaver sam det til enhver tid er pa/agt av Kangen eller departementet, eller sam etter avta/e blir aver/att av det enke/te menighetsrad. Fellesradet er valgt for perioden og hadde f01gende medlemmer. Side2

7 , 7 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Svein Erik Moe Anders Tangen Svein Bodahl-Johansen Harald Hurum Lisbeth Nilsen Ole Edvardsen Marianne W. Kreutz Hans Glomsrud Jan Paus Knut Erling Johansen, domprost 0stre Fredrikstad menighetsrad Domkirkens menighetsrad Kraken~y menighetsrad Glemmen menighetsrad Gamle Glemmen menighetsrad Rolvsf21Y menighetsrad Torsnes menighetsrad Onsf21Y menighetsrad Fredrikstad kommunes representant Geistlig representant. Fellesradet har hatt 4 m0ter og behandlet 30 saker. Endringen med at kirkelige valg ble lagt til Stortingsvalget i 2009 gjl2lr at nye menighetsradene tiltradte sine verv og fellesradet Disse radene er valgt for en toarsperiode, fordi det er vedtatt at menighetsrad og fellesradsperioder skal f01ge kommunevalgperioden. Neste menighetsradsvalg blir altsa samtidig med kommune og fylkestingsvalget i F e II esra d valg I t ~ orpeno. den fii Jan Vidar Mathisen, leder 2010 Viggo Wolleberget, nestleder Knut Hareide-Larsen Kirsti Arntzen Leif Holt Wenche Skahjem Hans Petter Storemyr Ole Edvardsen Ludvig Rud Hans Glomsrud Jan Paus Knut Erling Johansen, domprost Borge menighetsrad Gressvik menighetsrad 0stre Fredrikstad menighetsrad Domkirkens menighetsrad Kraken2'Y menighetsrad Glemmen menighetsrad Gamle Glemmen menighetsrad Rolvsl2lY menighetsrad Torsnes menighetsrad Ons0Y menighetsrad Fredrikstad kommunes representant Geistlig representant. Det nye fellesradet hadde konstituerende ml2lte , fl2llgende valg ble gjort. Jan Vidar Mathisen ble valgt tilleder og Viggo Wolleberget valgt til nestleder. Nytt administrasjonsutvalg: Jan Vidar Mathisen, leder, Viggo Wolleberget og Kirsti Arntzen medlemmer og Leif Holt varamedlem. Arbeidsgiverrepresentanter i arbeidsmilj0utvalg ble Hans Glomsrud, Bj0rn Thore Amundsen og Odd A. Andersen. Oppgavefordeling mellom fellesrad og menighetsrad. Kirkelovens 9 angir menighetsradenes ansvars- og virkeomrade og 14, som tidligere referert til, fellesradets ansvarsomrade. Forvaltingsmessige oppgaver som bygging, drift og vedlikehold av kirker og kirkegarder, arbeidsgiveransvar, regnskaps- og 0konomioppf01ging og overordnede planer for kirkelig virksomhet ligger aile innenfor fellesradets arbeidsomrade. Dessuten er fellesradet ansvarlig for gravferdsforvaltningen i Fredrikstad kommune, uansett hvilken seremoniell ordning som er knyttet til gravferden, dog ikke ved spredning av aske. Det kirkelige arbeid i menighetene med gudstjenester, dap, konfirmasjon og vielser og alt annet menighetsarbeid er prestenes og menighetsradenes ansvar. Menighetene er eiere av kirkene, og utleie av disse ligger til det enkelte menighetsrad. Side 3

8 8 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Hver menighet lager egen arsrapport for sin virksomhet. Organisasjonskart for Fredrikstad kirkelige fellesrad. FELLESRAo I MENIGHETSRAo Kirkeverge Daglig leder IDomkirken SAO Avd. for Daglig leder IRolvs0Y SentrumJ Administrasjon Nord 0konomi IGlemmen Personell f-- Daglig leder IGamleGI. Avd. for Avd. for Kirkegarder Byggforvaltn I Gressvik SAO Begravelses menighetsadm Daglig leder Ons0yl I-- ijenester IOns0Y Gressvik Leie gr.lund Vestre gravl. presle-1 10stre Fr.stad Glemmen k.g. boliger Daglig leder SAO I--- Gamle GI. k.g Kraker0Y k.g. ITorsnes 0st - Borge gr.!. Ons0yk.g. Daglig leder I Borge Borge k.g Torsnes k.g. Gressvik k.g. Daglig leder I Kraker0Y SAO Kraker0yl 0stre gr.lund Rolvs0Y k.g. I Hvaler Krigskirkeg. SAO: Samarbeidsomrader for presteijenesten Viktige saker for fellesradet i Trosopplcering. I menighetene har trossopplrering avgjort vrert den saken med st0rst fokus. Det er ansatt trosopplrerere I menighetspedagoger i aile menigheter i 10pet av sommeren og h0sten. Planer og tiltak er utarbeidet og settes i verk. I helgen med 1. Sczmdag i advent ble det arrangert "Lysvaken" i kirkene i Fredrikstad og til sammen var aringer med pa dette. Kirkemetet vedtok pa sitt mete i november 2009 plan for trosopplrering i Dnk med tittelen "Gud gir - vi deler". Menighetene skal i 10pet av 2010 og 11 utarbeide sine konkrete planer for trosopplrering. Kirkelige valg. Endringene i valgopplegget for kirkelige valg var omfattende i forhold til tidligere menighetsradsvalg. Valgene fant sted samtidig med Stortingsvalget 13. og 14. september og foregikk i egne rom i nrer tilknytning til de 26 valglokalene for Stortingsvalget. I tillegg til valg pa menighetsrad var det ogsa direkte valg pa 4 representanter til Borg Side 4

9 9 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 bisped0mmerad. Representantene i bisped0mmeradene utgj0r igjen kirkem0tet som er kirkens 0verste organ. Det ble fra Kirkeradet sendt ut valgkort og informasjon til aile stemmeberettigede. Ved kirkevalget var aldersgrense for a stemme 15 ar. Det var imidlertid ingen stor ungdomsdeltagelse ved valget. Gjennomf0ringen av valget var en krevende oppgave. Mer enn 100 valgmedarbeidere matte til for a bemanne aile stemmelokalene. Opptelling av stemmene var ogsa en stor oppgave for menighetsrad og ansatte. 10,1 % av kirkemedlemmene stemte ved valget, og Torsnes menighet hadde den st0rste valgdeltagelsen med 20 %. Pa landsbasis gjennomf0res det na et st0rre evalueringsarbeid av den nye valgordningen for Dnk. Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget er et partssammensatt utvalg og har fra 2007 f01gende sammensetning. Fra fellesradet: Jan Vidar Mathisen, leder Ole Edvardsen, nestleder Svein Bodahl-Johansen Fra de ansatte: Ivar S. Haugen, mfo Knut Heie, Delta Administrasjonsutvalget har hatt 5 m0ter i Det er foretatt 6 faste ansettelser og ett vikariat i ArbeidsrrliljfZJUtvalget. Arbeidsmiljl2Jutvalget hadde ett ml2jte i 2009 og behandlet 3 saker. Det er gjennomfl2jrt vernerunder ved kirker, kontorer og ved kirkegardene hl2jsten Disse vii gjennomgas av AMU i Det er undertegnet en samarbeidsavtale med Borg bispedl2jmmerad om HMS arbeidet i Fredrikstad, slik at det ogsa omfatter prestene som er ansatt i Borg bisped0mme og som arbeider i Fredrikstad. Samarbeidsavtalen apner for at representanter for prestene og domprosten pa vegne av Borg bispedl2jmme deltar i AMU. Sykefravrersprosenten var i 2009 pa 4,8%. Av dette var 1,1%> egenmeldt og 3,7%> legemeldt som er en reduksjon i forhold til Generelt l1ar Fredrikstad kirkelige fellesrad hatt et lavt sykefravcer de siste 5 ar. 0konomi har vrert et ar med l2jkt virksomhet i Fredrikstad kirkelige fellesrad. Hovedendringen fra tidligere er statlige midler til trosopplcering pa kr ,-. Hovedtallene fra driftsregnskapet viser en totalaktivitet pa ,-, dette omfatter all virksomhet knyttet til drift. Driftsregnskapet har et overskudd pa kr ,-. Side 5

10 10 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Hovedpostene for Fredrikstad kirkelige fellesrad er: Inntekter: Kommunalt driftstilskudd Kapitalkostnader finansiert av kommunen Brukerbetaling, salgs- og leieinntekter Statlige tilskudd Merverdirefusjoner Refusjoner og overf0ringer 0vrige inntekter Sum Utgifter: L0nn og sosiale utgifter Kj0P av yarer og tjenester inkl mva Kapitalutgifter Ian tatt opp av kommunen Overf0rt til investeringsregnskapet Refusjoner/overf0ringer 0vrige utgifter Sum utgifter kr " kr kr II kr I tillegg er det utf0rt investeringer pa totalt kr Investeringsfond pro Investeringsfond IB Brukt 09 Avsatt 09 UB MVA-fond til invest. Kapellbygg Kr 0y Orgelfornyelser 3 kapell Rehab. kirkegarder Personalrom kirkegarder Rehab. kapeller Rehab. kirker Menighetssentre Orgel Kraker0Y Orgel Torsnes/Glemmen Kirkerehab, rentekomp. Driftsbygn, personalrom Brannsikr, el-anl, EN0K Lynvern kirker Ny graver/traktor Rehab. kirker 2009 Rehab Betania m senter Rehab Borge kirke Rehab Glemmen kirke Rehab Ons0Y kirke Universell utforming Sum InvesterinQsfond Oversikten viser bevegelser i investeringsfond. Mange av prosjektene har flere ars varighet. Side 6

11 11 ArsrapporfFredrikstadki(keligefeUe~rad2()09 Personalstatus. Antal! stillinger pr Kirkevergekontoret Kirker og menigheter Kirkegarder SUM.lrsv.erk 14, Ansate ,5 58,9.9 Arsv.erk A.nsafte De st0rste personejlendringene i 2009 har skjedd i forbindelse med trosopplc:ering og det ble opprettet f01gende nye stillinger innen trosoppla3ring: Glemmen 100 P A> stilling Gamle Glemmen 100%, inldusiv 30 A> med diakonale oppgaver. Ons0Y 1000/0 stilling Torsnes og 0stre 1000/0, inklusiv klokkeroppgaver i Torsnes kirke Kraker0Y 70 A> Bo~e 60% Domkirken 20 A> Koordinatorstillingen som ble opprettet h0sten 2008 i forbindelse med oppstart av trosopplceringsprosjektet, er na redusert til en 10% st0ttefunksjon. Det er gjort en regulering av kirketjenerstillingen i Kraker0Y i forbindelse med nytt menighetssenter og endringer i kontorforhojd. Dette utgj0r 15%. Generelle utviklingstrekk. N0kkeitaIJ fra kirkestatistikkenfor Antall f0dte 773 Antall d0pte 560 Andel d0pte 72,5 % Antall 15 -aringer 958 Antall konfirmanter 618 Andel som konfirmeres i Dnk. 64,5 % Antall vigsler 156 Antall skole/barneh. gudstjenester * 86 Antall klassebes0k 102 Antall hovedgudstj.s0n-heljigdag 569 Antall deltager v/gudstjenester Antal! begravelser 735 herunder urnenedsettelser 251 Utf0rte kremasjoner ** ,30/ ,3 % ,9% o * Fra 2005 er ogsa barnehagegudstjenester med i tallet. ** Fra september 2006 sr all kremasjon Utf0rt ved Sarpsborg krematorium ,1 A> o , ,1% o Tallene fra kirkestatistikken for 2009 viser stor stabilitat. GledeJig er det at bade dap og kanfirmasjan har sa star oppslutning. Dette ma vurderes i forhold til at befolkningen i Fredrikstad atter hvert ogsa har et stort antall innvandrere mad annen kirkelig og kulturejl bakgrunn. Andelen av kremasjoner 0ker fortsatt og er for 2009 pa 380/0. Side 7

12 12 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 KIRKER OG MENIGHETER. Kirkelige tilsatte utgjorde pro : 55.9 arsverk tordelt pa 67 ansatte. Disse tallene inkluderer prester som har Borg Bisped0mmerad som arbeidsgiver og som 10nnes over Kultur og kirkedepartementets (KKD) budsjett. pga trosoppleeringsprosjektet er det blitt flere ansatte i Fredrikstad kirkelige fellesrad, mens det har veert en reduksjon av prestestillinger i forhold til Fordelingen pa menighetene er vist nedentor: Menigheter Arsverk Antall medlemmer Medlem pr arsverk Antall ansatte Derav over KKD Borge 7, ,5 2 Herav arsverk menighetsfinansierte stillinger. Domkirken 7, ,5 2 Glemmen og Gamle 12, OA7 Glemmen Kraker0Y 5, ,5 2 Ons0Y IGressvik 10, ,5 2,5 RolvS0Y 4, streFredrikstad I 6, ,5 2 0 Torsnes Domprostiet 1,2 1,5 1,5 Sum 55, ,47 Noon av stillinge~e er fordelt mellom enkelte av menighetene. kirkegard og kirkevergekontor. Flere av menighetene har Jrzmnede kormedarbeidere. Domprost betjener hele prostiet, hvor ogsa Hvaler inngar. Organisering av menighetene. Arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Fredrikstad kirkelige fellesrad er lagt til fellesradet i Fredrikstad. Med 10 menigheter er det n0dvendig at den daglige virksomheten i menighetene blir administrert lokalt. Dette er organisert med 7 menighetskontorer. De daglige lederne er ogsa ledere av menighetsradenes virksomhet og fungerer som saksbehandlere og sekretcerer for menighetsradene. Prestene er ansatt av Borg bisped0mme og det er et ncert samarbeid mellom embeds- og radsstruktur. Prosten er leder for prestetjenesten i prostiet. Prestegjeldene er i 10pet av fjernet som organisasjonsenhet for prestetjenesten i Fredrikstad. Prestene samarbeider i tjenesteomrader innen prostiet. F01gende samarbeidsomrader er etablert; Borge, Torsnes og 0stre Fredrikstad menigheter, med Bj0rn Sverre Koishus som koordinerende sogneprest. RolvS0y og Domkirkens menigheter, med Frank Oterholdt som koordinerende sogneprest. Ons0Y og Gressvik menigheter med Lars Tangedal som koordinerende sogneprest. Kraker0Y og Hvaler menigheter med Steinar Ekvik som koordinerende sogneprest. Fra blir RolvS0y, Domkirken, Glemmen og Gamle Glemmen et samarbeidsomrade med Jon Albert Ihlebcek som koordinerende sogneprest. Fellesm0te mellom menighetsradene og fellesradet Regier om formene for menighetsradets og kirkelig fellesrads virksomhet sier at det skal avholdes et fellesm0te hvert ar. I 2009 var fellesm0tet viet ny valgordning for Dnk. M0tet Side 8

13 ; 13 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 fant sted 21. januar i domkirkekjelleren. Foredragsholder var Mathilde Klare fra Borg bisped0mmerad. Kirkens Bymisjons virksomhet i Fredrikstad er vel etablert og virksomheten tar opp stadig nye omrader i silt arbeid. Fellesradet gjenoppnevnte Eline Kalsnes J0rstad, Glemmen; Ella Marit Ardalen, Rolvs0y; Steinar Ekvik, Kraker0Y; Elisebeth Gramstad, Ons0Y og Siri Mevang Berg, 0stre Fredrikstad som medlemmer av Kirkens Bymisjons representantskap i perioden Kirkeverge Odd A. Andersen er medlem av valgkorniteen for valg av styre. Samarbeid mellom menighetskontorene og fellesadministrasjonen Det er ncar kommunikasjon mellom menighetskontorene og fellesadministrasjonen og en 10pende oppff2llging av driftsmessige forhold. Det holdes faste m0ter hvor felles anliggende dr0ftes; Regnskap, 0konomi og budsjettarbeid driftsforl1old og samordning, informasjon og fellesannonsering. I 2009 var gjennomf0ring av kirkelige valg et tema som krevde stor oppmerksomhet. Det er ogsa ncart samarbeid mellom kirketjenerne og kirkevergekontoret vedr. 10pende driftsforhold og vedlikeholdsarbeider for kirkebyggene. Det arrangeres arlig 6 m0ter med kirketjenerne. Glimt fra menighetene Hver menighet lager sin egen arsrapport, og her er fellestiltak og arbeidsgiverforhold benart. Felles ungdomssatsning. Det er et samarbeid mellom menighetene om ledertrening, ungdomsgudstjenester og konfirmantarbeid.omfanget av det har blitt noe redusert i 2009, i og med at det na gjennomf0res mer lokale konfirmantopplegg. Opplegget i forbindelse med ungdomsgudstjenestene er blitt enklere og det satses mer pa noe eldre ungdom. Dette er na et tilbud til konfirmantene, men er ikke en del av undervisningen var det 6 fellesgudstjenester i domkirken og 15 i menighetene. Borge menighet. Det ble h0sten 2009 opprettet en ny diakonstilling for Borge, Torsnes og 0stre Fredrikstad menigheter. Det er mange diakonale utfordringer i menighetene og arbeidet vii i stor grad rette seg mot eldre mennesker. Det er en malsetning ogsa a 0ke den frivillige diakonale innsatsen i menighetene. Catrine L. Greaker tiltradte som menighetspedagog i 60% stilling fra , og arbeidet med trosopplcaring har kommet godt i gang. Menighetsarbeider/klokker Kenneth Hansen, som har 500/0 stilling, hadde permisjon f0rste halvar Dette ble 10St ved bruk av vikarer for enkelttjenester. Torsnes og 0stre Fredrikstad menigheter. Anne Brit Benjaminsen tiltradte som daglig leder fra 1.februar 2009, da Lasse Johnsen pensjonerte seg etter mer enn 30 ars tjeneste i 0stre Fredrikstad menighet. Beate Aksnes Horrigmo startet svangerskapspermisjon i november Ragna Hult er ansatt som vikar til oktober Diakonstillingen som menighetene har sammen med Borge har vcart et viktig tilskudd fra h0sten Det er store behov for diakonale tjenester og vi ser frem til en spennende utvikling pa dette fe/tet. Side 9

14 14 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesnf:ld 2009 Sogneprest Anders Mogstad har veert sykemeldt siden mai Linn Therese Jordheim Larsen har vikariert som sogneprest fra august Fredrikstad kommune bevilget kr ,- til taket i Betania menighetssenter som hadde omfattende rateskader i yttertak og beerende konstruksjoner. Arbeidene med restaurering ble gjennomff2jrt hf2jsten 2009 med avslutning tidlig Gressvik og OnsBy menigheter. Arne Horrigmo tiltradte som menighetspedagog i 100% stilling fra juni Dette er en nyopprettet stilling i samarbeid med KRIK og finansieres 75% av statlige trosoppleeringsmidler og 250/0 ved innsamlede midler. Gaute Hetland sluttet som daglig leder og Asbjf2Jrn Paulsen tiltradte i stillingen I 2009 har det veert et stf2jrre rehabiliteringsarbeid pa menighetssenteret pa Gressvik med utskifting av takvinduer og tetting av lekkasjer og varmetap. Det har ogsa veert nye innspill i forhold til nytt menighetssenter i Onsf2JY, men skifte i menighetsrad og stab har gjort at dette har veert stilt Iitt i bero. Glemmen og Gamle Glemmen menigheter. Det har veert store endringer i staben i 2009, sekreteer Asbjf2Jrg 0rebech ble pensjonist fra , og sekreteerfunksjonene ble overff2jrt til kirkevergens stab. Anne Grethe Larsen sluttet som daglig leder og Astrid 0ksnes Stenholt tiltradte Dinah Hurum sluttet i 40 ok stillingen som menighetspedagog , Liv Vrastad startet fra samme tid som trosoppleerer i 1000/0. I Gamle Glemmen ble diakonmedarbeider Bj0rg Johansen pensjonist fra Kateket Jo Edvardsen startet som trosoppleerer og diakonimedarbeider i Gamle Glemmen fra august I tillegg har han en koordinatorfunksjon for trosoppleering i prostiet. Det har ikke veert endringer i staben for prestene i Glemmen og Gamle Glemmen i Rolvs0Y menighet. Kateket Berit Vasdal startet omsorgspermisjon , Pal Svendsen begynte som 50 % trosoppleerer og 50 % som kateketvikar fra Fra har Pal Svendsen veert 100 % kateketvikar, trosoppleererstillingen har en periode veert ubesatt. Frank Oterholt har veert fungerende sogneprest i Rolvs0y. Prestetjenesten er organisert med RolvS0y og Domkirkens menigheter som samarbeidsmenigheter. Pa menighetssenteret ble trapp mot vest og kj0kkentrapp pusset ferdig og varmekabler er lagt i trinnene her. Kraker0Y menighet. Den st0rste begivenheten i 2009 var apning av nytt menighetssenter i neerveer av ordff2jrer, stiftsdirektl2jr og leder i fellesradet. Senteret rommer forsamlingsrom med gode kj0kkenfasiliteter, ungdomsrom, mf2jterom og kontorer til ansatte. Det har veert stor virksomhet i senteret og det har ogsa veert etterspurt for utleie. Senteret ble finansiert av offentlige midler, innsamlinger og egenfinansiering med kr ,- og en betydelig dugnadsinnsats. Hf2Jsten 2009 ble ny parkeringsplass og oppkjf2jringen til kirken asfaltert. Takket veere en stor dugnadsinnsats ble det lagt belegningsten og kantsten ved menighetssenteret. Chris PeaUie ble ansatt som trosoppleerer i 70% stilling fra juni 2009, dette som et ledd i kirkens nye satsing pa trosopplcering. Krakerf2JY menighet har for konfirmantkullet 2008/09 gjennomfl2jrt et nyu opplegg med hovedundervisningen fra nyttar frem til sommeren og med en leir pa 5 dager i sommerferien. Konfirmasjonen blir da i september. Side 10

15 15 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Domkirkens menighet. Menighetssekretcer Eli Brandtlhlebeek sluttet i stillingen og Olaug Fremme Storas begynt fra samme tidspunkt. Sogneprest Jon Albert Ihlebeek var i september 2009 tilbake fra 2 ars tjeneste for Sj0mannsmisjonen i Spania. Kirkevergekontoret. May Holte sluttet i stillingen som konsulent med ansvarsomrade administrasjon av begravelser og tjenester knyttet til kirkegardsdrift. Hun har veert ansatt i Fredrikstad kirkelige fellesrad siden opprettelsen etter kommunesammenslaing i Ragnhild Ellingsen er ansatt i et engasjement ved kirkevergekontoret fra februar Eigil Wesnes tiltradte som saksbehandler og sekretcer for domprost og for Fredrikstad kirkelige fellesrad fra Det ble fra innf0rt et nyu datasystem for aile ansatte i Fredriksfad kirkelige fellesrad og aile prestene i domprostiet. Dette har i 10pet av 2009 utviklet seg til et meget nyttig koordineringsverkt0y. Gjennomf0ringen av det kirkelige valg ble koordinert fra kirkevergekontoret, mens menighetene s0rget for bemanning av stemmestedene. KIRKENE - DRIFT OG VEDLIKEHOLD I 2009 I 2009 har det veert Utf0rt rehabiliteringsarbeid pa flere av kirkebyggene. Foruten 10pende tilsyn og mindre vedlikehold er det faste arlige inspeksjoner av tak og loft. J.evnlig. ettersyn av talde.kking, takstenog rensing av renner og nedt0p pa kirkebyggene er viktige og forebyggende vedlikeholdsarbeider er det ogsa gjennomf0rt internkontroll med utbedringer av paviste mangler. H0sten 2009 ble det OgS8 gjennomf0rt en ekstern kirkekontroll i aile kirkene med hovedvekt P8 elektro, alarmberedskap og Iynvern. Dette var en nasjonal kontroll som ble ledet av Kirkens arbeidsgiverorganisasjon og Riksantikvaren. Det er dessuten gjort utbedring av skader pa tak og tetting av lekkasjer, men det gjenstar store arbeider pa flere av kirkene. Det har ogs8 blitt arbeidet videre med utf0relse og planlegging av Iynvernsanlegg pa kirkene i denne forbindelse. Kirkeorgler og pianoer er ogsa vedlikeholdt.. Arbeidet med oppdatering og ajourf0ring av brannverndokumentasjon i kirkene har fortsatt i I forbindelse med nye krav om universell utforming ble det h0sten 2008 foretatt en befaring av aile kirker og kapell. I etterkant av den ble det laget en rapport med mangler og forslag til tiltak. I 2009 ble det arbeidet videre med a skaffe finansiering. Dette vii for de st0rre prosjektene fors0kes gjort ved statens rentekompensasjonsordning. Vi nevner noen hovedpunkter fra kirkene fra ar 2009: BORGE KIRKE. Parkeringsplassen mot S0r er oppgradet med asfalt, kantsten og belysning. Dette var mulig ved en ekstrabevilgning pa kr ,- fra Fredrikstad kommune. NyU Iynvern vii bli etablert i Utvidelse av arealet for parkering pa nordsiden av kirken vii det bli arbeidet videre med. KJ0LSTAD KIRKE. Det er satt inn nye brannd0rer i trapperommene i kirken. Utvendig har kommunen gjort n0dvendige tiltak i forbindelse med ny hovedvannledning for omradet. Denne ledningen krysser over kirketomta pa s0rsiden. Side 11

16 16 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 TORSNES KIRKE. Det er lagt ringjordskabel rundt kirken for klargj0ring for Iynvern av kirken. Dette ble gjort i forbindelse med dreneringsarbeidene rundt kirken. Lynvernet vii ferdigstilles i Oppgradering av utvendig anlegg pagar og stensetting av inngangsparti og interne veier vii fullf0res etter vinteren. I den sammenheng arbeides det ogsa med tilpasning for universell tilgjengelighet. Det er ogsa utf0rt diverse malerarbeider i sakristiet og galleriet. Planarbeidet for kirkestue og driftsbygg er startet opp. l2jstre FREDRIKSTAD KIRKE Det er gjort utbedringer i kirketarnet med utskifting av tarnvindu i tillegg til ordincer oppf01ging og vedlikehold. Det ble i 2009 bevilget kr ,- til rehabiliteringsarbeid i kirken. Arbeidene skal finansieres av statens rentekompensasjonsordning. Planleggingsarbeidene startet h0sten 2009, mens arbeidene som omfatter tak og fasadearbeider vii bli utf0rt i perioden mai - november KRAKER((JY KIRKE. Beslag i kirketarn og taknedl0p er utbedret. Uteomradet rundt kirken er reasfaltert etter store gravearbeider i 2008 med omlegging av avl0p fra kirken. Vei og parkeringsplass er ogsa asfaltert samt en god del kantstensarbeider er utf0rt. GRESSVIK KIRKE. Det er montert automatiske d0rapnere pa kirked0rene. Det er IJtf0rt kobberarbeider pa takrenner foruten ordineer oppf0lging. ONS0YKIRKE Ved Ons0Y kirke er det gjort en utbedring av yttertak pga rate. Mer omfattende utbedring av tak, vinduer og fasade er planlagt gjennomf0rt i ROLVS((JY KIRKE Etter palegg fra kommunen am a skille overvann og spillvann ble det gjort et st0rre oppryddingsarbeid i vann og avl0p fra Rolvs0y kirke. Samtidig med disse gravearbeidene ble det foretatt en utvidelse og forbedring av parkeringsplassen. Parkeringsplassen dekker ogsa menighetssenter og kapell. GAMLE GLEMMEN KIRKE Deler av altertavlen fra 1708 ble demontert h0sten 2009 og restaureres av Norsk institutt for kulturforskning i Oslo i samarbeid med riksantikvaren. De 0vrige restaureringsarbeidene skal gj0res lokalt i februar/mars H0sten 2009 ble murskader i kirkeskipet utbedret og kirken kalket innvendig. Dette var hensiktsmessige arbeider agj0re samtidig med arbeidene med altertavlen. Totale kostnader ved restaureringen av altertavlen er ca kr Dette finansieres med kr ,- fra riksantikvaren og kr fra en testamentarisk gave, i tillegg kommer mva refusjon. Det er fullf0rt komplett anlegg med nytt Iynvern av Gamle Glemmen kirke i 2009, og dette er finansiert av Riksantikvarens tiltakspakke i samarbeid med KA. Totalt bel0p det seg til kr , Side 12

17 17 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 GLEMMEN KIRKE. Det er Utf0rt murarbeider i tarnet og utbedring av tarnvinduer og beslag. Urverket i klokken i tarnet har blitt rehabilitert. Planarbeidene med a skille overvann og spillvann fra kirken er gjennomf0rt og anbudsdokumenter utarbeidet. Planarbeidet med ombygging av kirkegulvet og utskifting av de 60 ar gamle elektriske n?lrovnene er startet opp. Det planlegges overgang til vannbaren varme med fjernvarme som energikilde. DOMKIRKEN. Det har bjitt gjennomf0rt utbedringer av taknedl0pene med st0rre samlekummer til a ta unna de store vannmengdene som kommer fra taket til rennene. Flere av ytterd0rene ble vedlikeholdt og oljet. PRESTEBOLIGER Fredrikstad kirkelige fellesrad har i samarbeid med teknisk drift, tilsyn og oppf01ging av kommunens 7 presteboliger. Finansieringen av aile disse tjenestene kommer fra statlig boligtilskudd og belaster ikke kirkens driftsbudsjett. Bevilgningen for 2009 dekket inn underskudd fra arbeider i Det er utf0rt vedlikeholdsarbeider pa boligene samt at faste oppgaver og kommunale avgifter er belastet dette budsjettet. I tillegg ble budsjettet i 2009 belastet med kapitalkostnader for laneopptak for kj0p av en ny bolig i Lang0yasen 6 og oppgradering av St. Croixgt. 21. De-t er bygget garasje til del nye huset pa Lang0yasen" "6. I Sf: Cfbixgt. 21 er det gjort" en utvidelse av gardsplass. St0rst vedlikeholdsarbeid er utf0rt i Granittveien 9 med oppgradering utomhus etter dreneringsarbeidene 2008, og innvendig oppgradering av underetasje etter muggsopp. Det er lagt fliser og varmekabler i enkelte av rommene. KIRKEGARDSFORVALTNINGEN. Statistikk ble det gjennomf0rt 759 begravelser hvorav 291 var urnenedsettelser. Kremasjonsprosenten var 38 %. Det ble tatt i bruk til sammen 343 nye kistegraver og 100 nye urnegravsteder, mens det ble sletlet til sammen 428 graver. Rehabilitering gravfelt 0stre gravlund To gravfelt pa 0stre gravlund ble rehabilitert h0sten Hele omradet ble drenert og terrenget hevet med ea 80 em tilkj0rt sandjord. Tiltaket apnet for gjenbruk av ea 220 graver. Dette gj0r at kirkegarden kan benyttes som f0r enna noe tid, men det ncermer seg et punkt hvor alt tilgjengelig areal er oppbrukt. Drenering av gravfelt 0stre gravlund Det er flere ornrader med SVCErt darlig drenering pa 0stre gravlund. Det ble i 2009 gravd to nye drensgr0fter i veier med stikkledninger inn pa gravfelt. Dette har bedret forholdene noe og arbeidet vii videref0res i Side 13

18 18 Arsrapport Fredrikstad kirkelige fellesrad 2009 Ny anonym minnelund pa Gressvik kirkegard I sentrum pa den nye delen av Gressvik kirkegard ble det i sin tid anlagt et lite omrade til en minnebauta. Tanken var at dette skulle veere et sted der panarende kunne minnes de som er gravlagt andre steder og som man dertor ikke kan bes0ke graven til. Na er funksjonen 'til dette minnestedet utvidet ved at vi har lagt til rette for a sette ned urner anonymt i en sirkel rundt minnestenen. Dette blir altsa en ny anonym minnelund og kommer i tillegg til den vi allerede har pa Vestre gravlund. Fjerning av driftsplass ved Glemmen kirkegard Pa Glemmen kirkegard i det syd0stre hj0rnet ut mot Damstredet, har det i mange ar veert en driftsplass for lager av blant annet jord og grus og organisk avfall. Den la utsatt til og ble etter hvert ganske skjemmende for kirkegarden. Driftsplassen ble i 2009 fjernet, og det ble sadd gress slik at omradet na inngar som en del av kirkegarden. Ny garasje ved Borge kapell Arbeidet med tilbygg av ny garasje ved Borge kapell ble fullf0rt. Garasjen bygges bak kapellet. Arsaken er brannkrav som ikke lar seg kombinere med dagens garasje i kjelleren. Samtidig blir spiserommet litt utvidet. Nytt Orgel i Borge kapell NyU orgel i Borge kapell ble innviet 23. september Det gamle elektroniske er erstattet med nytt pipeorgel med 10 stemmer. Galleriet ble ogsa fornyet med nytt gulv. Nye maskiner Det ble kj0pt inn 1 ny gressklipper i Ny traktor ble innkj0pt til Gressvik kirkegard. Kirkegludsregister Registrering av graver pa data ble fullf0rt i I 2009 tok vi i bruk mulighetene som kirkegardsprogrammet gir for administrasjon av stell og legater. Alt vedr stell og legater styres na via kirkegardsprogrammet. Vi har ogsa endret rutiner for mottak av begravelser. Aile avtaler om tidspunkt og sted for begravelser styres na fra kirkevergekontoret. Prest, organist og graver far beskjed pa SMS via dataprogrammet Medarbeideren. Personal Leif Holt, gravlundsformann pa Krakenay kirkegard gikk av med pensjon. Kjell Brevik gikk over fra kirkegardsarbeider pa Leie til Kirkegardsforman pa Kraker0Y. Jan Ingvaldsen ble ansatt som ny kirkegardsarbeider pa Leie gravlund. Side 14

19 19 0STFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: L0penr.: Klassering: Saksbehandler: 2010/ / Anne-Karin F. Pettersen M0tebok Behandlet av M0tedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /10 Bystyret /10 Forvaltllingsrevisjollsrapport: Tilpasset opplcering i Fredrikstad Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget afatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplcsring i Fredrikstad" til etterretning. Revisjonens funn viser at Fredrikstad kommune har et system for vurdering og oppf0/ging av om regelverkets krav til tilpasset opplrering f0/ges eller blir oppfylt i den enkelte skole. Systemet fremstar som forsvarlig og i trad med...opplreringslovens krav. 2. Rapporten oversendes til bystyret med f01gende forslag til vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplcsring i Fredrikstad" til etterretning. Fredrikstad, Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, 0stfold kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtakjinnstiliing : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplcsring i Fredrikstad" til etterretning. Revisjonens funn viser at Fredrikstad kommune har et system for vurdering og oppf0/ging av om regelverkets krav til ti/passet opplrering f0/ges eller blir oppfylt i den enkelte skole. Systemet fremstar som forsvarlig og i trad med opplreringslovens krav. 2. Rapporten oversendes til bystyret med f01gende forslag til vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplcsring i Fredrikstad" til etterretning.

20 20 Radmannens merknad til bystyret Ingen merknad. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport: Tilpasset opplaaring i Fredrikstad, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 09/36, (Prosjektplan) Bystyresak 78/08, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 08/21, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger I m0tet ble prosjektet redusert fra 300 til 200 timer. Prosjektet er derfor gjennomf0rt sam systemrevisjon og er avgrenset til seksjon for utdanning og oppvekst i Fredrikstad kommune. Dette betyr at revisjonen ikke har unders0kt hvordan skolene m0ter regelverkets krav am tilpasset opplaaring. Brukerunders0kelser er ogsa utelatt. Prosjektplanen ble vedtatt i kontrollutvalget med en problemstilling. o Har kommunen/sko/eeier et forsvarlig system for vurdering og Oppf0/ging av om rege/verkets krav til tilpasset opp/rering f0/ges eller blir oppfy/t i den enkelte sko/e? Opplaaringsloven med tilh0rende forskrifter krever at kommunen etablerer forsvarlige vurderings- og oppf01gingssystemer sam sikrer at kravet am tilpasset opplrering overholdes. Revisjonens funn viser at Fredrikstad kommune l1ar et system for vurdering og oppf01ging av am regelverkets krav til tilpasset opplaaring f01ges eller blir oppfylt i den enkelte skole. Systemet fremstar sam forsvarlig og i trad med opplaaringslovens krav. Radmannens h0ringsuttalelse er innarbeidet i rapporten sam kap. 6. Han kommenterer at system for vurdering og oppf01ging, er ressurskrevende og utfordrende. Det jobbes med a fa systemet web-basert. Vurdering Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at rapporten tas til etterretning med en oppsummerende kommentar og sendes til bystyret med f01gende forslag til vedtak: Bystyret tar rapport "Tilpasset opplaaring i Fredrikstad" til etterretning.