Foreløpig prosjektbeskrivelse

Transkript

1 Omstillingsprosess Foreløpig prosjektbeskrivelse VA og IH Bakgrunn Kommunestyret vedtok etter forslag fra ordfører følgende i forbindelse med behandling av budsjettrevisjon for 1. tertial i møte 7. mai 2013: 1. Kommunestyret tar til orientering informasjon om negativt resultatregnskap for 2012 og inntreden i Robek. 2. Rådmannen pålegges å legge frem fortløpende rapport til formannskapet om utviklingen i inneværende års drift. Rapporten skal inneholde nøkkeltall og resultat for budsjett enhetene, prognoser og fortløpende forslag til tiltak for å oppnå budsjettmålene for Rådmannen bes i tilegg utarbeide økonomiske analyser av årsaksforhold og hvilke enheter som over tid har hatt driftsmessig ubalanse ift budsjett- herav også analyse i endringer av prioriteringer mellom sektorene de siste 7 år. 3. Kommunestyret vedtar å gjennomføre en helhetlig omstillingsprosess i Vestvågøy kommune. Omstillingen organiseres som et prosjekt med innkjøp av ekstern kompetanse og intern prosjektledelse. Formålet er fullstendig gjennomgang av kommunens organisering, struktur, drift og prioriteringer - med forslag til tiltak og fremtidig organisering som bringer økonomien under kontroll, snarlig uttreden av ROBEK og 3 % driftsoverskudd 4. Til kommunestyrets møte i juni bes rådmannen fremme forslag om innhold i søknad til fylkesmannen i Nordland om prosjektmidler til omstillingsprosjekt i Vestvågøy kommune. 5. Forslaget skal inneholde bl.a. følgende vurderinger: Innkjøp av ekstern kompetanse til prosjektgjennomføring. intern prosjektleder og organisering, fagorganisasjoner og tillitsvalgtes medvirkning, politisk medvirkning, forslag til analyser av årsaksforhold ift adm. og politiske disposisjoner, analyse av samfunnsendringer som påvirker fremtidig organisering og tjenestetilbud (evt. delsøknad om snarlig igangsetting av samfunnsdelen av kommuneplanen som del av prosjektet), nivå på tjenestetilbud, samt forslag til økonomiske og organisatoriske målsettinger for prosjektet, inkl tidsplan.

2 Mål Å gjennomføre en omstillingsprosess med sikte på å utvikle Vestvågøy kommune til en attraktiv, effektiv og framtidsrettet organisasjon, hvor tjenestetilbudet har en god kvalitetsmessig standard, som er tilpasset kommunens økonomiske og driftsmessige rammebetingelser. Utvikle Vestvågøy-samfunnet til en attraktiv kommune, med vekst i innbyggertallet. Prosjektet skal ha følgende fokusområder (i ikke-prioritert rekkefølge): 1. Brukerne som fokusområde gjennomgå og tilpasse kommunens tjenestetilbud a. Gjennomgå kommunens samlede tjenestetilbud, hva angår omfang, kvalitet og struktur b. Tilpasse tjenestetilbud til endrede rammebetingelser, endrede faglige standarder, og endrede behov og rettigheter blant innbyggerne 2. Organisatorisk og personellmessig fokusområde - gjennomgå kommunens organisering og iverksette organisatoriske endringer a. Få en organisering som er framtidsrettet, effektiv, og tilpasset driftsmessige og økonomiske rammebetingelser, og som har fokus på kontinuerlige forbedringer. b. Evaluere dagens organisering, både administrativt og politisk, og om nødvendig iverksette endringer for å sikre god styring, samordning, effektivitet og fremtidsrettet oppgaveløsning c. Gjennomgå rammebetingelser for effektiv og god oppgaveløsning, herunder behov for kompetanse og behov for hjelpemidler (IKT, lokaler, utstyr, mm) 3. Økonomisk fokusområde oppnå økonomisk balanse: a. Få kommunens drift i balanse, herunder unngå budsjettoverskridelser b. Få overskudd på 3%, eller 25 mill i driftsbudsjettet, gjennom det dekke inn tidligere års underskudd, og deretter få nødvendige buffere og egenkapital til investeringer 4. Samfunnsmessig fokusområde - Bedre kommunens planlegging a. Revidere samfunnsdelen i kommuneplanen. Dette organiseres som et eget prosjekt, som koordineres med omstillingsprosjektet b. Etablere et planhierarki der kommuneplan er styrende for øvrig planlegging, og der sektorplaner, handlingsplaner, økonomiplan og budsjett er samordnet i større grad Prosjektfaser: 1. Planleggingsfase: Kartlegge og analysere nå-situasjonen a. Prosjektet skal innenfor de ulike fokusområdene kartlegge og analysere dagens situasjon i Vestvågøy kommune, og både se på utvikling over tid i kommunen, og sammenlikne med situasjonen i andre kommuner. b. En vil, i den grad dette kan gi lærdom for framtiden, se på årsaker til den situasjonen kommunen er i. Viktige forklaringer kan finnes både i generell samfunnsutvikling, vedtak fra overliggende myndighet, politiske vedtak i kommunen, eller administrativ oppfølging av disse. c. Det skal så langt det er mulig søkes etablert en felles forståelse både av situasjonen en er i, og hovedårsaker til at en er kommet dit. Samtidig skal fokus rettes framover. 2. Beslutningsfase: Utarbeide aktivitetsplan med konkrete forslag til endringer a. Prosjektet skal utarbeide konkrete forslag til endringer innenfor de ulike hovedmålene. b. Endringene skal drøftes og forankres i organisasjonen, og legges fram til politisk behandling. c. Endringene som foreslås skal beskrive mål og type tiltak og være konkret i forhold effekt-, og de skal kunne evalueres i ettertid. 2

3 3. Iverksettingsfase: Gjennomføre endringer a. Vedtatte endringer iverksettes og gjennomføres i hht til aktivitetsplan. b. Iverksetting og oppfølging skal forankres i vedtaket 4. Evalueringsfase: Følge opp iverksatte endringer a. Det skal i vedtak om endringer fastsettes milepæler for oppfølging og evaluering. Evaluering bør omfatte både effekt- og resultatevaluering. Organisering og involvering: Det skal i arbeidet vektlegges en bred deltakelse fra hele organisasjonen, både ansatte, tillitsvalgte, brukere, ledere og politikere. Politisk nivå involveres gjennom deltakelse i styringsgruppe og arbeidsgrupper, gjennom jevnlige statusrapporter til Administrasjonsutvalg, Formannskap og Kommunestyre, og gjennom behandling av konkrete saker i de ulike politiske organ. Tillitsvalgte involveres gjennom deltakelse i styringsgruppe og arbeidsgrupper, og gjennom drøftingsmøter på konkrete saker. Ansatte involveres gjennom prosesser (personalmøter, høringer, m.v.) på den enkelte enhet, arbeidsgrupper og gjennom forløpende informasjon på intranett-sidene. Ledere involveres gjennom deltakelse i arbeidsgrupper, og drøfting i lederfora. Brukere involveres gjennom drøftinger og høringer i brukerfora der dette er etablert, og gjennom forløpende informasjon på internett-sidene. Det skal vektlegges et løsningsorientert fokus der målet er å få en kommuneorganisasjon som er tilpasset innbyggernes behov for tjenester og trivsel, de ansattes behov for utfordringer, og ledelsens behov for styring. Prosjektets styringsgruppe settes sammen slik: Rådmannen og strategisk ledergruppe, 2 representanter fra politisk nivå oppnevnt av Kommunestyret Hovedverneombud 2 ansatte-representanter oppnevnt av fagorganisasjonene Styringsgruppa velger selv leder. Prosjektleder er sekretær for styringsgruppa. Styringsgruppa legger fram for Kommunestyret videre ramme for prosjektinnhold, prosjektbeskrivelse med tiltaksdel. herunder Arbeidsgrupper: Det oppnevnes en eller flere arbeidsgrupper innenfor hver av hovedmålene. Arbeidsgruppene skal ha deltakelse både fra strategisk ledelse, enhetsledere, tillitsvalgte, ansatte og politikere. For hver arbeidsgruppe oppnevnes en leder, samt en saksbehandler (sekretær). Arbeidsgruppene skal gis et klart mandat, en tydelig tidsfrist, og skal avgi en utredning med konkrete forslag til endringer. Utredning skal følge oppsett i strategiene gitt ovenfor, være av en slik form at den kan legges fram til politisk behandling. Oppnevning av arbeidsgrupper, og mandat for disse, fastsettes i endelig prosjektbeskrivelse. Aktuelle grupper kan være: Økonomisk styring: Gjennomgang av budsjettprosess, budsjettmodeller og rapporteringsrutiner. 3

4 Organisering: Gjennomgang av 2-nivå-modellen, sektor- og enhetsinndeling, med mer. Tjenestetilbud (flere grupper): Gjennomgang av tjenestetilbudet innen en sektor eller tjeneste, analyse av endringer i behov, forslag til tilpassninger. Planlegging: Gjennomgang av kommunens planstruktur. Prosjektleder: Det tilsettes intern prosjektleder i minimum 2-års prosjektperiode. Hovedoppgavene vil være: Utarbeide endelig prosjektbeskrivelse som legges til politisk behandling Være sekretær for styringsgruppa Rapportere og informere styringsgruppe og politisk nivå i henhold til aktivitetsplan Koordinere og følge opp gjennomføring av prosjektaktivitetene i de enkelte prosjektfasene Initiere og følge opp arbeidet i arbeidsgruppene Følge opp og være bindeledd mot innleid ekstern prosjektbistand Ivareta informasjon internt og ekstern (via intra- og internett, media mv) Ekstern prosjektbistand Det engasjeres konsulentfirma for å gi prosessveiledning og bistand. Hovedoppgavene vil være: Utarbeide analyser av nå-situasjonen på kommune- og tjenestenivå Bistå i prosesser med utarbeidelse av forslag til endringer, og ved iverksettelse og oppfølging av disse Bistå i evaluering av iverksatte tiltak (det vurderes om det skilles fra rollen som prosessveileder) Økonomi: Det foreslås følgende budsjett for prosjektet: Post B 2013 B 2014 B 2015 Sum Merknader Prosjektleder Lønn, sos.utg. Konsulenttjenester Reise, møter, mv Sum utgifter Prosjektskjønn OU-midler Egenandel Sum finansiering Det vil bli utarbeidet et detaljert budsjett i den endelige prosjektplanen. Det vil i budsjettrevisjoner og budsjett/økonomiplanarbeidet innarbeides kommunale egenandeler. Framdriftsplan: Prosjektperioden settes fra til Aktivitet / Milepæl Ansvar Frist Utarbeide prosjektramme Rådmannen Drøfte i enhetsledermøte Rådmannen Drøftingsmøte fagforeningene Rådmannen Behandle i AMU, Administrasjonsutvalget, Formann- 11. og

5 skapet og Kommunestyret Utarbeide søknad om tilskudd til Fylkesmannen i Nordland Rådmannen Utarbeide søknad om tilskudd til Kommunenes Sentralforbund Rådmannen Lyse ut anbud på ekstern prosjektbistand Rådmannen Rekruttere intern prosjektleder Rådmannen Utarbeide endelig prosjektbeskrivelse Styringsgruppa Behandle i AMU, Administrasjonsutvalget, Formannskapet og Kommunestyret Oppstartssamling med styringsgruppe, arbeidsgrupper mm Styringsgruppa Vedlegg: Notat fra Rådmannen vedr. kommunens økonomiske situasjon 5