Innkallelse til årsmøte 30. mars 2013 kl 12:00

Transkript

1 Innkallelse til årsmøte 30. mars 2013 kl 12:00 Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte, påskeaften lørdag 30. mars 2013 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn. Den foreslåtte sakslisten er som følger: 1. Valg av ordstyrer, referent og to personer til å underskrive protokoll 2. Styrets beretning 3. Godkjenning av regnskapet for Orientering om planer 5. Godkjenning av budsjett Valg a. Medlemmer til styret b. Valgkomite 2 personer c. Revisor d. Medlemmer løypekomite 7. Innkomne skriftlige forslag 8. Eventuelt Eventuelle forslag til saker til årsmøtet Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes skriftlig innen 9. mars 2012 til e-postadresse post@myrefjell.no eller pr. brev til Ole Bjørn Sjulstad, Bjørnebærveien 16, 3032 Drammen. Dette fordi saker som ønskes behandlet må være styret i hende 3 uker før årsmøtet ifølge vedtektene. Påskeskirenn I samarbeid med Norsk Folkehjelp arrangerte hytteforeningen Påskeskirenn for barn på påskeaften ved Folkehjelpshytta ved Sundtjønn for 3 år siden. Den gang var føret upåklagelig og mange barn deltok. De to siste årene manglet snøen, men nå i 2013 tyder alt på at vi kan gjenta suksessen. Rennet er planlagt til å starte kl. 14:00 påskeaften, og vi ønsker alle barn (også de store barna ) velkommen! Thore Steffensen har sagt seg villig til å ta ansvar for selve arrangementet, men han trenger jo litt hjelp i gjennomføringen. Personer som kan tenke seg å bidra til arrangementet kan sende en e- post til Thore Steffensen ( thore.steffensen@tryg.no) eller ta kontakt med han på mobiltlf Side 1

2 Ad sak 2 - Styrets årsberetning Styret har i perioden bestått av: Leder: Ole Bjørn Sjulstad Styremedlem: Kjersti Ullebø (fungerende til oktober 2012) Styremedlem og nestleder: Thore Steffensen Styremedlem og sekretær: Rune Reffhaug Johansen Styremedlem og kasserer: Bent Eikmo Styremedlem: Knut Nordahl Varamedlem: Monika Eikmo Varamedlem: Ole Petter Hobbelstad (fungerende styremedlem fra oktober 2012) Andre: Hyttenummer: Valgkomite: Revisor: Web-ansvarlig: Styrerepresentanter i Vegglifjell friluftslag: Løypekomite: Finn Otto Moskvil Rolf Haukland, Kjersti Ullebø Paul Røland Ole Bjørn Sjulstad Kjersti Ullebø, varamedlem Ole Bjørn Sjulstad Kjersti Ullebø (komiteleder) May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe. I tillegg deltok en rekke andre på årets dugnad. Det har i perioden vært avholdt 7 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i flere møter arrangert av Vegglifjell Friluftslag BA / Vegglifjell Utmarkslag, i Skjærbrekka fiskelag, og i Søre Vegglifjell Grunneierlag. Styret har jobbet med følgende hovedsaker i perioden: Dugnad skiløypenettet Arbeid ifm forventninger og videreutvikling av skiløypenettet og løypekjøring Fiskekortordning Web-kamera Modernisering av administrative rutiner Betalende medlemsmasse siste år er stabil; dvs som forrige sesong på om lag 330 betalende medlemmer. Det er imidlertid alltid rom for flere medlemmer og vi håper at dere kan være ambassadører og rekruttere eventuelle hyttenaboer eller bekjente i området. Side 2

3 Skiløypenettet og løypekjøring Også i år har hovedfokus vært skiløyper og løypekjøringen i området vårt. På vårparten ble det planlagte utbedringsarbeidet i regi av Søre Vegglifjell Grunneierlag påstartet. Likevel, nok en gang regnet sommeren og høsten bort, noe som medfører at fortsatt gjenstår mesteparten av dette arbeidet. Det ble gjennomført en god dugnad i oktober hvor løypene ble delvis utvidet og delvis lagt om. Dette til sammen har gjort det enklere å kjøre løyper i vårt område denne sesongen, og vi håper at medlemmene opplever utviklingen som positiv. For første gang kan en nå faktisk skøyte sammenhengende fra Sundtjønn til Fjellstua. Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden og på Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul som kjøres opp ifm vinterferien og fram til og med påskeferien. Det har vært jobbet tett og godt med Vegglifjell utmarkslag for å sikre forutsigbarhet knyttet til både investeringer i løypenettet samt selve løypekjøringen. I denne sammenheng har styret utviklet et dokument som beskriver hvilke forventninger og målsettinger Myrefjell og Omegn Hytteforening (MOH) og Vegglifjell Utmarkslag (VU) har til løyper og løypekjøring de nærmeste par årene. Hovedelementene fra dokumentet sier følgende: Målsettinger: Det overordnede målet for MOH og VU er at skiforholdene skal være like gode i Søre Vegglifjell som i Nordre Vegglifjell, og at destinasjon Vegglifjell skal være et særdeles godt tilbud for utøvelse av langrenn som fritidssyssel og idrett, for hyttefolket, for øvrige tilreisende og for lokalbefolkningen. a) Første delmål for MOH er å sikre at frekvensen på løypekjøringen i sør er identisk med den i nord. Dette løses i den nåværende løypeavtalen mellom VU og Løypekjører ved å bruke to maskiner og at to team besørger kjøringen. Dette delmålet har også framtidig førsteprioritet ifm eventuelle endringer av løypeavtaler og maskinpark. b) Det andre delmålet ligger i det å kunne sikre samme løypefunksjonalitet som i nord, både skøyting og klassisk skiløping skal kunne utøves i tråd med folks endrede behov. Høsten 2012 ble det gjort betydelig dugnadsinnsats for å rydde større bredde i traseene i Sør. I store deler av løypenettet er det nå mulig å preparere to klassiskspor med felt for skøyting i midten. Grunnleggende for kjøringen i både a) og b) er at kvaliteten på løypene er gode, dvs at de som kjører bør ha en grunnleggende forståelse for pakkingsbehov, riktig hastighet, fresing, riktig sporsetting osv. for at løypene skal bli tilfredsstillende. Side 3

4 Forventninger: Herunder følger et sett med forventninger og føringer som MOH har til inneværende sesong (2012/2013), neste sesong (2013/2014), samt fremtidig videreutvikling. 1) Forventninger/føringer i hht til gjeldende avtale sesongen 2012/2013: - Tidlig pakking av trase med snøscooter. Det foreslås å benytte slodd eller armeringsnett for større effekt av pakkingen. - Kjøring med tråkkemaskin starter samtidig både i Søre og Nordre Vegglifjellet. - Løypemaskin skal være plassert på Svartli eller et annet hensiktsmessig sted for å dekke kjøring i Søre Vegglifjell. - Løypenettet skal være preparert (med god kvalitet) med tråkkemaskin i forkant av hver helg i vinterhalvåret. - Det skal i tillegg kjøres etter behov i helgene, for eksempel ved harde og isete løyper, ved snøfall, ved gjenblåsing etc. Herunder påhviler det et særskilt ansvar og interesse for å «lukte» når det faktisk er behov for å kjøre. - Det forventes utvidet (daglig) preparering ifm juleferie, vinterferie og påskeferie. - At Matfiskrunden kjøres med scooter og sporkall fra og med vinterferien. Pakking bør først gjøres med for eksempel armeringsnett. - Det anbefales der det er mulig å bredde ut løypen på hhv høyre og venstre side med en beltebredde (gir totalt ca 5 meters bredde). Dette gir mulighet for spor på høyre og venstre side av traseen med skøyting i midten. Det burde være mulighet å få til dette innenfor nåværende avtale med løypekjører). - Det anbefales at en i visse helger, i vinterferien- og i påskeferien, kjører to runder i løypenettet på samme dag for å sikre optimale spor. Dette vil sannsynligvis koste noe mer og gjøres derfor i samråd med daglig leder i VU. Dette vil kunne gi optimale forhold på disse dagene, og en kan da også demonstrere hva som faktisk er mulig å få til. - VU har fra siste helg i januar bevirket at løypekjører kjører med 5 meters maskinen fra Kjølvann, vestsiden, til Sundtjønn. Dette gir nå en svært god skøyteforbindelse fra sør til nord. Dette erstatter derfor en helt separat skøytetrase a la prøveordningen fra sesongen 2011/ At det gjennom hele sesongen føres logg for når kjøring er foretatt med kommentar om forholdene. Logg sendes styrene i hytteeierforeningene hver måned. - At internettsidene til Vegglifjell blir oppdatert med status for løypekjøringen. - At løypekjører merker trær som må ryddes / felles for å sikre 6 meters bredde. - VU besørger at løypekjører eller andre ved passende anledning transporterer med seg løypestaur ut i løypen der dette mangler. (Hytteforeningen vil besørge at disse settes opp på sommeren/høsten via dugnad.) 2) Forventninger og innspill til videreutvikling av tjenesten sesongen : Side 4

5 - At VU etablerer ny felles trase for sykkel og ski i den østre delen av Svartløkrunden i forkant av sesongen. - MOH besørger gjennom dugnad rydding av hele løypetraseen i Søre Vegglifjell til 6 meters bredde og oppsetting av manglende løypestaur. (Godkjennelse fra Søre Vegglifjell Grunneierforening i forkant). - VU besørger maskinell utbedring av traseen i sør som planlagt de siste to år med tidligere øremerkede midler fra VU. Arbeidet utføres av Søre Vegglifjell Grunneierforening, på oppdrag fra VU. - VU besørger etablering/utbedring av klopper og sikrer en utvidelse av eksisterende klopper til 6 meter (VU organiserer dette med Søre Vegglifjell Grunneierforening). Følgende klopper skal etableres / utbedres: o Sundtjønn-åi (Utløp ved Sundtjønn) utbedres o Gjermundsethåi utbedres/ny o Sjekke alle klopper for 6m bredde, evt breddes ut o Etablere klopp oppe ved Nordre Kjølvann / Wilhelmsenhytta o Behov for klopper / evt justere trase ved fellesbeitet på Myrefjell - Under forutsetning videreføring av samme maskinpark, så kjøres; o Enten to klassiske spor med utvidet felt for skøyting i midten (bruke utbreddingsmetoden), eller; o kjøre to parallelle traseer/runder, en for klassisk og en for skøyting. o Basert på erfaringer fra 2012/2013 sesongen så vil ordningen med ekstra-kjøring kunne settes i system. Må diskuteres mellom MOH og VU. o Kjøre stor maskin (5m) forbindelse mellom nord og sør (Kjølvann til Sundtjønn). - Hvis maskinparken endres til f.eks å bestå av to 5 meters maskiner, så må dette diskuteres ift selve kontrakten om løypekjøring. VU og MOH vil diskutere dette. o MOH er foreløpig av den oppfatning at det gir Vegglifjell større fleksibilitet med en kombinasjon av 5m og 3m maskiner. VU mener at det beste vil være en maskinpark bestående av 5metringer. - At Matfiskrunden kjøres allerede fra Nyttår, som i dag med scooter/pakkeutstyr/sporkall. - VU står for de nødvendige justeringene av eventuell løypeavtale. Det påhviler VU et ansvar å sikre avklaring mot MOH, og særskilt så må eventuelle kostnadsmessige konsekvenser avklares på forhånd mellom VU og MOHs styre. Vedr fremtidige planer for løypenettet Som nevnt foran så skal løypetraseene på Søre Vegglifjell utbedres i regi av grunneierlaget. Vi krysser nå fingrene for at årets sommer og høst skal bli av det mer tørre slaget som muliggjør disse utbedringene. Det er tidligere øremerkede midler fra Friluftslaget og kr ,- fra Vegglifjell og Myrefjell & Omegn Hytteforening, fordelt med en halvdel på hver. Vi har derfor nok en gang avsatt kr ,- i vårt budsjett til dette, midler som ikke ble benyttet de siste to år. Side 5

6 Siden friluftslagets midler er tidligere øremerket antar vi Vegglifjell Utmarkslags årsmøte ikke forestår endringer i disse bevilgningene. Dersom det ikke er budsjettmessig dekning for planering av alle aktuelle strekninger forutsettes det at resterende arbeid tas over senere budsjettår. Fiskekortordning På siste årsmøte var det tilslutning til at en arbeidet for en løsning der medlems-skapet kan gi rett til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området, forutsatt fremvisning av betalt medlemsavgift i hytteforeningen. Hytteforeningen innledet et samarbeid med Skjærbrekka Fiskeforening, og ordningen ble formalisert sist sommer. Det var nok imidlertid noen som først ble klar over dette etter at sesongen var over. Vi har spurt om medlemmenes ønske om at ordningen skal fortsette, og tilbakemeldingene er unisont positive. Budsjettet tar derfor høyde for at ordningen fortsetter. Budsjettet tar også høyde for at ordningen utvides til å omfatte Sørkjeområdet. Webkamera / værstasjon Det har vært arbeidet svært mye med det nye web-kameraet som er montert på Folkehjelpshytta. Likevel, styret er ikke fornøyd med stabiliteten i løsningen, og hele oppsettet virker lite robust. Vi er i god dialog med Vegglifjell Utmarkslag som har forestått innkjøpet, men vi kan dessverre pr i dag ikke være konkrete mhp når løsningen blir tilfredsstillende. Foreløpig er ikke værstasjonen tatt i bruk, rett og slett fordi en først prioriterer kamerafunksjonen. Uansett, hvis en benytter og samt en værmeldingstjeneste så bør en få et godt inntrykk av løype- og værsituasjonen den aktuelle dagen. Web-løsningen Den nye løsningen har nå vært i drift i ca halvannet år. Benytt web-adressen eventuelt bare og du kommer rett til våre sider. Vedlikehold av hytteeierregisteret Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres bostedsadresse endres. Send dette til vår kasserer (post@myrefjell.no), som mange allerede har gjort siste år. Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan lages på og produkter/nordplakat/ og kan suppleres med telefonnummer til Folkehjelpshytta. Side 6

7 Ad sak 3 - Regnskap 201 Side 7

8 Kommentarer til regnskap for 2012: Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Ubetalte fakturaer fra 2011 for løypekjøring og nettsider Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser 6800 Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr 7790 Andre kostnader Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 330 Medlemmer 8040 Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2012 ble så høyt som kr 49603,80 på grunn av at budsjettert innbetalt beløp for løypekjøring første halvår 2012 var basert på en medlemskontingent på kr 450. Side 8

9 Ad sak 5 - Budsjett 2013 MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING Side 9

10 Kommentarer til budsjett for 2013 : Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Skjærbrekka fiskelag og utvidelse med Sørkje fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser Avsatt beløp til utvidelse og utbedring av løypetraseer i Søre Vegglifjell 6800 Kontorrekvisita 6810 IT kostnader Nytt verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon Porto 7770 Bank og kortgebyr Ny avtale med DNB med reduserte gebyr 7790 Andre kostnader Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning på 6 medlemmer 8040 Renteinntekter Årsresultat Underskuddet i budsjettet er i all hovedsak et resultat av kr avsatt som et engangsbeløp til utbedring av løypenett. Side 10

11 Ad sak 6 Valg Kommentarer: a) Vedr. valg av medlemmer til styret / varamedlemmer Tre personer er på valg. Disse er Knut Nordahl, Rune Reffhaug Johansen og Ole Bjørn Sjulstad. Alle tre har sagt seg villige til gjenvalg for to nye år. Vedr valg av varamedlemmer så er Monika Eikmo på valg. Hun tar ikke gjenvalg. b) Vedr. valg av valgkomite Det skal velges 2 personer som skal utgjøre valgkomiteen på årsmøtet. c) Vedr valg av revisor Paul Røland har vært revisor. Han har sagt seg villig til å fortsette. d) Vedr løypekomiteen Løypekomiteens har bestått av - Kjersti Ullebø (komiteleder inntil oktober, deretter Ole Petter Hobbelstad) - May Britt Andersen - Harald Hassel - Arne Erkki Kristoffersen - Lars Kvadsheim - Bjørn Nordahl - Paul Røland - Knut Håkon Berglia - Svein Holthe Da belastningen på komiteen ansees begrenset, så håper vi at nåværende medlemmer sier seg villige til å fortsette. Det vil bli redegjort for valgkomiteens innstilling vedrørende punkt a) og c) på årsmøte. Valgkomiteen har ikke befattet seg med punktene b) og d). Styret Side 11