Skihyttevegen Hytteeierforening

Transkript

1 Årsmøte Nordseter Fjellpark Sportell lørdag 1. juni 2013, klokken 1400 Skihyttevegen Hytteeierforening Saker: 1. Innkalling, saksliste, møteledelse og protokollføring. Årsmøtet foreslås gjennomført formelt og stringent etter sakslisten deretter inviteres det til uformell samtale om dette og hint som opptar medlemmene. 1. Styrets beretning for Årsregnskap for 2011 og Orientering om tertialregnskap jan-apr Revisors beretning for 2011 og Saker fra styret; a. Arbeidsoppgaver fra Årsmøte 2012; i. Revisjonsberetning 2011: Muntlig v/tom ii. Def av Skihyttevegen inkl av sideveger: Muntlig v/tove iii. VA-anlegget og balansen: Muntlig v/jørgen iv. VA-anlegget og Høgfjellia: Muntlig v/jørgen v. Høgfjellia Veilag: Muntlig v/jørgen vi. Bom Høgfjellia: Muntlig v/jørgen vii. Bom Skihyttevegen (skadet): Muntlig v/andreas evt Jørgen. b. Økonomirutiner: Saksdokument v/jørgen i. Utestående fordringer - Tiltak mot dårlige betalere ii. Bidrag til infrastrukturen men også mulighet til å kunne påvirke utviklingen på Nordseter iii. VARR-fond; fond for Vann og Avløpsanleggets større Reparasjoner og Reinvesteringer iv. Skihyttevegen - Brøyting - Skiløyper. c. Nye vedtekter: Saksdokumenter (tidligere vedtekter + forslag nye) v/jørgen. d. Ansettelse av forretningsfører: Saksdokument v/jørgen 5. Budsjett for 2013: Saksdokument (samme som sak 3) v/tove 6. Saker fra medlemmene: Ingen. 7. Fastsetting av kontingent og avgifter: Saksdokument v/tove a. Årskontingent Skihyttevegen drift og vedlikehold b. Årskontingent for annen infrastruktur på Nordseter c. Brøyteavgift ovenfor Skogsløypa d. Brøyteavgift nedenfor Skogsløypa e. VA-avgift f. Innbetaling til VARR-fond 8. Valg av styre: Saksdokument v/jørgen + Valgkomitéen 9. Valg av revisor: Saksdokument v/tove + Valgkomitéen 1

2 Karakteristiske trekk ved styrets arbeid Skihyttevegen Hytteeierforening Sak 2; Styrets beretning for Opprydding i fortid Regnskap 2011 Fant alle som ikke hadde gjort opp for seg 2. Håndtere nåtid Følge opp sene/dårlige betalere Få vann- og avløpsanlegget på plass teknisk og administrativt (også ift Høgfjellia) Forsvare bommen Gjøre de vanlig tingene særlig vekt på fakturering, regnskap og dialog med Revisor 3. Legge strukturer og rutiner for fremtid Søke råd hos statsautorisert revisor (i BDO) Utarbeide Økonomirutiner o Utestående fordringer - Tiltak mot dårlige betalere o Bidrag til infrastrukturen men også forberedelse av en reell mulighet til å kunne påvirke utviklingen på Nordseter o VARR-fond; fond for Vann og Avløpsanleggets større Reparasjoner og Reinvesteringer o Skihyttevegen - Brøyting - Skiløyper. Utarbeide nye vedtekter (transformasjon fra veilag til forening med vei og VA-anlegg) Forberede ansettelse av forretningsfører Delta eksternt; Hva vil vi med Nordseter 4. Utarbeide budsjett for Forberede Årsmøte og Dugnad (og første kvartal 2013) har vært et «etableringsår til det normale» - derfor mange saker.

3 Albert Einstein har uttalt: Gjør alt så enkelt som mulig, men ikke enklere. Den grunnleggende strukturen i Skihyttevegen er kompleks det er høyst individuelt hvem som er med på hva frivillighet er en av bærebjelkene hos oss. (Vi vet ikke engang hvem som har definerts seg som medlemmer og hvem som har definert seg ut). Vi har forsøkt å tilpasse oss det komplekse faktum det medfører at styrings- og dokumentstrukturen også blir kompleks. Vi har gjort alt så enkelt som mulig, men ikke enklere - fordi det er umulig. Styret har bygget opp årsmøtet med mange enkeltvedtak og vedtektene er en konsekvens av disse og foreningens oppgaver for tiden. De tar også høyde for mulig utvikling rundt oss som et operativt styre med tillit bør ha fullmakt til å håndtere. Vårt forslag er at etter at nye vedtekter er vedtatt (sak 5.c) får styret i oppdrag å etablere en arbeidsgruppe for om mulig å forenkle de grunnleggende komplekse strukturene i Skihyttevegen - med påfølgende forbedring av vedtektene - for nytt vedtak under Årsmøte Grunneierne/eierne av Nordseter Panorama AS, som har gitt utgangsposisjonen for hver av oss oppsittere langs Skihyttevegen med hensyn til rettigheter, plikter, frivillighet, osv må være representert i en slik arbeidsgruppe. De som aldri har gjort en feil, har aldri prøvd noe nytt. Albert Einstein. 3

4 Styret i Skihyttevegen Hytteeierforening Valgkomité: Hilde Helene Rustad Jens Arne Morken Leder Jørgen ( ) Ledelse av styret og foreningen Styremøter m/oppsummeringer Årsmøte Vedtekter Økonomisystem Informasjon til medlemmene Liaison; o Høgfjellia o Nordseter Vel o Andre eksternt Fra 24. januar 2013 Oppdatert 14. mars 2012 Grunneierforhold Skihyttevegen m/bom Vann- og avløpsanlegget Annen infrastruktur på Nordseter Økonomi Olav ( ) Blant annet (med ref til inngåtte avtaler vdr tomtesalg, tomteleie, infrastruktur, osv); Rettigheter og forpliktelser for oppsitterne langs Skihyttevegen vdr; Skihyttevegen VA-anlegget Foreningen Rettigheter og forpliktelser i forhold til Høgfjellia Rettigheter og forpliktelser ift andre. Tove og Marit 2012 Marit (27/ /1-13) Jørgen (24/1-1/6-13 NN ( ) Definisjon m/sidearm Spesifikasjon av standard Dugnad Salting Annet vedlikehold Brøyting Faktureringsgrunnlag Iverksette tiltak mot dårlige betalere Høgfjellia Veilag Jørgen ( ) NN ( Overtakelse Forsikring Serviceavtale Oppgraderinger Drift Snitt mot Høgfjellia Snitt mot kommunen Faktureringsgrunnlag Iverksette tiltak mot dårlige betalere Varamedlem: Alf Øyvind Tveter Tiltredende vdr bom: Andreas Lie Revisor: Øystein Løken Vara-revisor: Helge Leonhardsen Jørgen ( ) Marit (27/ /1-13) Stein Erik (2013) Skiløyper Fotstier Sykkelstier Brygger Gapahuker/ rasteplasser Heis 2 nedløp for ski og aking Lys- og rulleskiløype Lekeplass Postkasser Nødetater og Røde Kors Snøscootertrafikk Offentlige veier Lavt luftrom (helikoptertrafikk) Faktureringsgrunnlag Tom ( ) Tove ass (27/10-31/ ) Tove ( ) Budsjett Regnskap Revisjon (liaison) Bankfullmakter Fakturere kontingenter og avgifter; Skihyttevegen Felles infrastruktur på Nordseter Brøyting VA Betale fakturaer Iverksette inkasso Be områdeansvarlige iverksette andre tiltak mot dårlige betalere

5 Styret i Skihyttevegen Hytteeierforening Leder Fra 1. juni 2013 Valgkomité: Erling Thuen Gunnar Meidell Tom Jevnesveen Jørgen ( ) Ledelse av styret og foreningen Styremøter m/oppsummeringer Årsmøte Vedtekter Økonomisystem Informasjon til medlemmene Liaison; o Høgfjellia o Nordseter Vel o Andre eksternt Grunneierforhold Skihyttevegen m/bom Vann- og avløpsanlegget Annen infrastruktur på Nordseter Økonomi Olav ( ) Åge Langsethagen (2013- ) Blant annet (med ref til inngåtte avtaler vdr tomtesalg, tomteleie, infrastruktur, osv); Rettigheter og forpliktelser for oppsitterne langs Skihyttevegen vdr; Skihyttevegen VA-anlegget Foreningen Rettigheter og forpliktelser i forhold til Høgfjellia Rettigheter og forpliktelser ift andre. Tove og Marit 2012 Marit (27/ /1-13) Jørgen (24/1-1/6-13 Per J. Eitzen ( ) Definisjon m/sidearm Spesifikasjon av standard Dugnad Salting Annet vedlikehold Brøyting Faktureringsgrunnlag Iverksette tiltak mot dårlige betalere Høgfjellia Veilag Jørgen ( ) Trond Fidje ( Overtakelse Forsikring Serviceavtale Oppgraderinger Drift Snitt mot Høgfjellia Snitt mot kommunen Faktureringsgrunnlag Iverksette tiltak mot dårlige betalere Varamedlem: Alf Øyvind Tveter ( ) Varamedlem: Bjørn R Bakkum ( ) Tiltredende vdr bom: Andreas Lie ( ) Kåre Vang (2013- Revisor: Øystein Løken (1995(?)-2013 Arild Bakken ( ) Jørgen ( ) Marit (27/ /1-13) Stein Erik Haavi (2013) Skiløyper Fotstier Sykkelstier Brygger Gapahuker/ rasteplasser Heis 2 nedløp for ski og aking Lys- og rulleskiløype Lekeplass Postkasser Nødetater og Røde Kors Snøscootertrafikk Offentlige veier Lavt luftrom (helikoptertrafikk) Faktureringsgrunnlag Tom ( ) Tove ass (27/10-31/ ) Tove ( ) Budsjett Regnskap Revisjon (liaison) Bankfullmakter Fakturere kontingenter og avgifter; Skihyttevegen Felles infrastruktur på Nordseter Brøyting VA Betale fakturaer Iverksette inkasso Be områdeansvarlige iverksette tiltak mot dårlige betalere

6 N På strekning 1, 3 og 5 følges stiene og de gamle løypetraseene. På de øvrige strekkene finnes enklest mulige traseer. Husk: Dette er tilførselstraseer ikke konkurranseløyper! Skihyttevegen Jørgen Galtestad, Styreleder Skihyttevegen Høgfjellia Prepareres av Nordseter Utvikling BA eller Lillehammer kommune, finansieres av fellesskapet på Nordseter Prepareres av Nordseter Fjellpark AS, finansieres av Høgfjellia og Skihyttevegen 6

7 Disse møtes i «svingen» N Skihyttevegen Høgfjellia Jørgen Galtestad, Styreleder Skihyttevegen 7

8 Skihyttevegen Hytteierforening Hvem som er med på hva Fremstilt som mengdediagram 24. november mai 2013 Alle som sokner til Skihyttevegen Alle nyter godt av annen infrastruktur på Nordseter 93 Nordseter Vel Alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og som har vegrett gjennom Høgfjellia 47 56* Foreningens medlemmer Alle som er tilknyttet vann- og avløpssystemet Alle som har vinterveg nedenfor Skogsløypa Alle som sokner til Høgfjellia 9* V a n n A v l ø p Jørgen Galtestad * 9 Eiendommer i Skihyttevegen som er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men er ikke er del av feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad 8

9 Skihyttevegen Hytteierforening - Budsjett og regnskap 24. november februar 2013 Kat I Kat II Kat III Skihyttevegen (årskontingent) Annen infrastruktur Nordseter Brøyting (avgift) Vann og avløp (avgift) Bankkonto Drift Bankkonto VA-drift 1 Fellesmidler 2 Brøytefond 3 VA-driftsfond 1. Eies av alle som har adresse Skihyttevegen (som har veirett der). 2. Eies av alle som betaler for vinterveg ovenfor Skogsløypa og har veirett i Høgfjellia. Senere kan de som betaler for vinterveg nedenfor Skogsløypa komme til. 3. Eies av alle som betaler for vann og avløp (også i Høgfjellia). 4. Eies av alle i Skihyttevegen som betaler midler til fondet (individuell bokføring). Konsolidert driftsregnskap Konsolidert balanse 4 VARR-fond Bankkonto VARR VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvestering Jørgen Galtestad

10 I Årskontingent II Brøyting II Ekstra brøyting I Åpningsavgift Bom III Vann og Avløp Dårlige betalere Skihyttevegen Hytteeierforening Påløpte - ikke betalte fordringer (etter purringer) i 2012 Snitt Norge 2012: 5,3 % Nr Navn 10 Hamborg 1 11 Fleisje 1 19 Bevreng 1 x 25 Gulli 1 27 Bergseng 1 29 Schmidt 1 31 Amundsen 1 34 Tyrgard 1 38 Værnes 1 40 Bræin/Sæthre 1 53 Grønlien x x 55 Nordlien x 61 Sørland Sandholt Hansen/Kristiansen Orhaug Status pr 31. desember 2012 Årskont Bryting X-brøyt Åpn Bom VA Sum A Sum B Beløp (kr) Antall dårlige betalere/ubet fakt Utgjør (kr) Totalt antall: Dårlige betalere (%) 12 % 9 % 5 % 0 % 4 % 15 % 8 % Skihyttevegen 2012: 15 % av hytteeierne 8 % av fakturaene

11 N Skiløype Brøyting av Skihyttevegen i regi av Hytteeierforeningen Brøyting av Skihyttevegen i regi av noen hytteeiere nedenfor Skogsløypa Skihyttevegen Hytteeierforenings vegbom

12 N A Bom Skiløype A Avrundet brøytekant Veg Snitt A-A Avrundet brøytekant

13 N Skiløype Bom Brøyting snu-/parkeringsplass Brøyting, men ikke betalt Brøytekart Jørgen Galtestad, styreleder Skihyttevegen

14 Brøyting snu-/parkeringsplass Brøyting, men ikke betalt Brøytekart Jørgen Galtestad, styreleder Skihyttevegen N

15 N Vedlegg til vedtekter for Skihyttevegen Hytteeierforening av 1. juni 2013 Ikke ferdig for overtakelse

16 N N S «ESHVA-området» Høgfjellia Hovedledninger - vann og avløp Pumpestasjon (for vann) Tomter som har betalt tilknytningsavgift Hovedledningen fra krysset mot Sportellet og opp til pumpestasjon S, pluss pumpestasjon S, har vi drift, vedlikehold, større reparasjoner og reinvesteringer felles med Høgfjellia. Noen av hyttene i Høgfjellia har avløp ned til Sjusjøvegen (utenom vårt system) Ledningsnett for Høgfjellia (som eies og driftes av Høgfjellia Vel)

17 N S 56 kunder i Høgfjellia For budsjettformål Jørgen Galtestad Kunde ovenfor Pumpestasjon S Kunde ovenfor Pumpestasjon N Kunde nedenfor pumpestasjonene Pumpestasjon

18 Nordlien Grønlien Eitzen Veger Gulli Mikkelsen Bergseng Schmidt Amundsen Nødtvedt Bjerke Bjerke ESHVA-området Jørgen Galtestad 9 Eiendommer i Skihyttevegen som er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men er ikke er del av feltet (ESHVA-området), ref Lars Skjeggestad

19 Andre dokumenter som nylig har vært fordelt til generell orientering; «Nordseter - flertallsavgjørelser frivillig fritt frem». Instruks vedrørende nye kunder til vann- og avløpsanlegget Notater til eiere av eiendommer i Skihyttevegen som er tilknyttet Høgfjellias VA-nett, men som ikke er del av feltet (ESHVA-området) har egne ønsker vedrørende tilhørighet til Skihyttevegen o Vdr betaling for vann og avløp og til VARR-fond o Vdr løsrivelse fra Skihyttevegen Nordseter Vels prosjekt «Hva vil vi med Nordseter». Det er meislet ut vedtak og handlingsplan for Nordseter Vel. Dersom Knut Bjerke, med støtte fra resten av styret i Nordseter Vel, lykkes med massiv medlemsverving vil det være uaktuelt for Skihyttevegen Hytteeierforening å bistå Nordseter Utvikling BA med pengeinnsamling og være medeier i samme. Men, da må flere enn snaut 50 % av oss i Skihyttevegen melde oss inn i Nordseter Vel. Prosjektleders plan B er å fusjonere Nordseter Vel og Nordseter Utvikling BA der pengeinnsamlingen enten går direkte fra hytteeierne eller gjennom de ca 20 lokale foreningene på Nordseter. Dugnaden og sammenkomst på Lokkesletta 1. juni