ostsam.no Vedlegg til saker på møte i representantskapet 12. juni 2020

Transkript

1 Vedlegg til saker på møte i representantskapet 12. juni

2 Innhldsversikt Sak 26/2020 Gdkjenning av prtkll fra møte 6. mars... 3 Vedlegg 1: Prtkll fra møte i representantskapet 6. mars Sak 31/20 Status Østlandssamarbeidets Eurpafrum... 9 Vedlegg 1: Tentativt prgram første frummøte 18. september Sak 33/20 Revidert strategiprsess Vedlegg 1: Revidert prsessplan Sak 35/20 Rammebudsjett Vedlegg 1: Frslag til rammebudsjett fr

3 Sak 26/2020 Gdkjenning av prtkll fra møte 6. mars Vedlegg 1: Prtkll fra møte i representantskapet 6. mars 2020 Tid: Fredag 6. mars 2020 kl. 10: Sted: Fylkestingssalen, Galleri Osl Til stede: Innlandet: Even Aleksander Hagen (leder), Kari-Anne Jønnes Osl: Mrten Nrdskag fr Raymnd Jhansen Vestfld g Telemark: Sven Tre Løkslid fr Terje Riis-Jhansen Viken: Edvin Søvik fr Tnje Brenna. Plitisk rådgiver Ingrid Endrerud deltk sm bservatør. Fra fylkesadministrasjnene: Trn Bamrud (Innlandet), Hans Petter Gravdahl (Osl), Jan Sivert Jøsendal (Vestfld g Telemark), Lasse Narjrd Thue (Viken) Sekretariatet: Jn Petter Arntzen, Ann Irene Sæternes, Mrten Stemre, Lars Gdblt 14/2020 Gdkjenning av prtkll fra møte 24. januar 2020 Sekretariatets innstilling Representantskapet gdkjenner prtkllen. Representantskapet gdkjenner prtkllen. 15/2020 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Representantskapet tar infrmasjnen til rientering. Sekretariatsleder rienterte m følgende saker: Landingsside fr InterCity. Dialgmøter med fylkeskmmunene i frbindelse med strategiprsessen. Representantskapet tar infrmasjnen til rientering. 3

4 16/2020 Status fagplitiske utvalg Sekretariatets innstilling 1. Representantskapet tar infrmasjnen m fagplitiske utvalg til rientering. 2. De fagplitiske utvalgene bør etterstrebe knsensus. Viktige prinsipielle saker eller saker med klar uenighet bør løftes til behandling i representantskapet. 3. Tilstedeværelse fra 3 av 4 fylkeskmmuner skal sm hvedregel legges til grunn fr beslutningsdyktighet i de fagplitiske utvalgene. 4. Arbeidet i de fagplitiske utvalgene skal evalueres i løpet av valgperiden. Sekretariatet rienterte m status fr ppnevningen av representanter til fagplitiske utvalg. Sekretariatet infrmerte gså m at det første møtet i fagplitisk fr næring g kmpetanse er flyttet fra 24. april til 17. april. 1. Representantskapet tar infrmasjnen m fagplitiske utvalg til rientering. 2. De fagplitiske utvalgene bør etterstrebe knsensus. Viktige prinsipielle saker eller saker med klar uenighet bør løftes til behandling i representantskapet. 3. Tilstedeværelse fra 3 av 4 fylkeskmmuner skal sm hvedregel legges til grunn fr beslutningsdyktighet i de fagplitiske utvalgene. 4. Arbeidet i de fagplitiske utvalgene skal evalueres i løpet av valgperiden. 17/2020 Østlandsutstillingen g kulturgruppa Administrasjnsutvalgets innstilling 1. Østlandsutstillingen videreføres sm et felles kulturplitisk tiltak i Østlandssamarbeidet i periden Mdellen med innkreving av fylkeskmmunenes andel til Østlandsutstillingen sammen med kntingentinnbetaling til Østlandssamarbeidet videreføres ut året Fylkeskmmunene bes avklare sitt frhld til Østlandsutstillingen, inkl. mdell fr finansiering, innen utgangen av Fr blant annet å følge pp Østlandsutstillingen, ser representantskapet det sm ønskelig at Østlandssamarbeidets kulturgruppe videreføres. Representantskapet drøftet innstillingen g knkluderte med at det er fr tidlig å fatte et vedtak fr hele valgperiden frdi fylkeskmmunene selv må få anledning til å vurdere Østlandsutstillingen sm et kulturplitisk tiltak. 4

5 et tilpasses derfr til en frpliktelse ut året Østlandsutstillingen videreføres sm et felles kulturplitisk tiltak i Østlandssamarbeidet. 2. Mdellen med innkreving av fylkeskmmunenes andel til Østlandsutstillingen sammen med kntingentinnbetaling til Østlandssamarbeidet videreføres ut året Fylkeskmmunene bes avklare sitt frhld til Østlandsutstillingen, inkl. mdell fr finansiering, innen utgangen av Fr blant annet å følge pp Østlandsutstillingen, ser representantskapet det sm ønskelig at Østlandssamarbeidets kulturgruppe videreføres. 18/2020 Østlandssamarbeidets Eurpafrum innhld g rganisering Administrasjnsutvalgets innstilling 1. Representantskapet etablerer et plitisk Eurpafrum fr fylkeskmmunene på Østlandet g Osl kmmune. Frumet benevnes Østlandssamarbeidets Eurpafrum. 2. Representantskapet velger følgende plitiske representanter sm henhldsvis leder g nestleder i frumet; Sm leder velges Sm nestleder velges 3. Frumet rapprterer til representantskapet. 4. Fylkeskmmunene ppnevner selv sine plitikere til frumet. Innlandet fylkeskmmune fremmet frslag m Anne-Marte Klbjørnshus sm leder. Vestfld g Telemark fremmet frslag m Gunn Marit Helgesen sm nestleder. Representantskapet sluttet seg til frslagene. 1. Representantskapet etablerer et plitisk Eurpafrum fr fylkeskmmunene på Østlandet g Osl kmmune. Frumet benevnes Østlandssamarbeidets Eurpafrum. 2. Representantskapet velger følgende plitiske representanter sm henhldsvis leder g nestleder i frumet; Sm leder velges Anne-Marte Klbjørnshus. Sm nestleder velges Gunn Marit Helgesen. 3. Frumet rapprterer til representantskapet. 4. Fylkeskmmunene ppnevner selv sine plitikere til frumet. 5

6 19/2020 Oppnevning av plitiske representanter til eurpeiske rganisasjner Administrasjnsutvalgets innstilling 1. Sm Østlandssamarbeidets varamedlem til styret i BSSSC (Baltic Sea States Subreginal Cperatin) velges 2. Sm Østlandssamarbeidets bservatør til STRING Plitical Frum med vara velges Styremedlem: Vara: 3. Sm Østlandssamarbeidets medlemmer i plitisk styringsgruppe fr Scandria Alliance velges Styremedlem: Vara: Innlandet fremmet frslag m Stein Trnsmen sm vara til STRING. Vestfld g Telemark fremmet frslag m Truls Vassvik sm bservatør til STRING g Kåre Pettersen sm vara til BSSSC. Sm styremedlem g vara i Scandria Alliance utpekes g fra Viken. Representantskapet sluttet seg til frslagene. 1. Sm Østlandssamarbeidets varamedlem til styret i BSSSC (Baltic Sea States Subreginal Cperatin) velges Kåre Pettersen. 2. Sm Østlandssamarbeidets bservatør til STRING Plitical Frum med vara velges Styremedlem: Truls Vassvik Vara: Stein Trnsmen 3. Sm Østlandssaamrbeidets medlemmer i plitisk styringsgruppe fr Scandria Alliance velges: Styremedlem: Vara: 20/2020 Årsrapprt 2019 Sekretariatets innstilling. Representantskapet gdkjenner årsrapprten fr Representantskapet gdkjenner årsrapprten fr

7 21/2020 Arbeidsfrm representantskapet Administrasjnsutvalgets innstilling 1. Representantskapet gdkjenner frslaget til freløpige rammer fr representantskapets møter. 2. Representantskapet ber sekretariatet frberede en ny sak til et senere møte fr å vurdere m rammene bør tilpasses. Representantskapet drøftet rammene fr egen arbeidsfrm ut ifra frslaget fra administrasjnsutvalget g la vekt på at: Møtene i representantskapet bør kunne være arenaer fr å møte strtingsplitikere. Derfr bør møtet i juni frsøksvis legges til Strtinget. Et møte på Strtinget frutsetter et grundig frarbeid, både plitisk g administrativt. Et av representantskapets møter kan gjerne gjennmføres utenfr Osl i tilknytning til et kllektivknutepunkt, gjerne i frbindelse med et faglig prgram, bedriftsbesøk.l. 1. Representantskapet gdkjenner frslaget til freløpige rammer fr representantskapets møter. 2. Representantskapet ber sekretariatet frberede en ny sak til et senere møte fr å vurdere m rammene bør tilpasses. 22/2020 Prinsipper fr kntingentfrdeling Sekretariatets innstilling Representantskapet velger alternativ sm frdelingsmdell i inneværende fylkestingsperide. Representantskapet drøftet de tre ulike mdellene fr kntingentfrdelingen. Det var enighet m at det var fr tidlig i diskusjnene til å fatte endelig vedtak fr hele valgperiden på møtet. Representantskapet anså det heller sm mer hensiktsmessig at endelig vedtak i saken skal fattes i frbindelse med behandlingen av rammebudsjett på møtet i juni. Saken utsettes g behandles på representantskapsmøte i juni. 23/2020 Kmmunikasjnsstrategi fr Østlandssamarbeidet Administrasjnsutvalgets innstilling Representantskapet gdkjenner frslaget til kmmunikasjnsstrategi fr Østlandssamarbeidet fr periden

8 Representantskapet gdkjenner frslaget til kmmunikasjnsstrategi fr Østlandssamarbeidet fr periden /2020 Ny visuell prfil Sekretariatets innstilling 1. Representantskapet slutter seg til frslaget m c-branding i Østlandssamarbeidets visuelle prfil med fylkesvåpen/lg sm fremtredende g bærende elementer. 2. Representantskapet ber sekretariatet ferdigstille hele den visuelle prfilen i samråd med fylkeskmmunenes kmmunikasjnsavdelinger. 1. Representantskapet slutter seg til frslaget m c-branding i Østlandssamarbeidets visuelle prfil med fylkesvåpen/lg sm fremtredende g bærende elementer. 2. Representantskapet ber sekretariatet ferdigstille hele den visuelle prfilen i samråd med fylkeskmmunenes kmmunikasjnsavdelinger. 25/2020 Samarbeid med OR g ORE Administrasjnsutvalgets innstilling Representantskapet ber de fire fylkeskmmunene frberede innspill m rganiseringen av det reginale samarbeidet på Østlandet til videre diskusjn i neste møte i representantskapet. Representantskapet la vekt på at det må være fylkeskmmunene selv sm er drivkraft i prsessen, ikke sekretariatene i Østlandssamarbeidet, Oslreginen g Oslreginens Eurpakntr. Derfr er det hensiktsmessig at fylkeskmmunene kjører egne prsesser frem mt møtet i juni. Representantskapet ber de fire fylkeskmmunene frberede innspill m rganiseringen av det reginale samarbeidet på Østlandet til videre diskusjn i neste møte i representantskapet. 8

9 Sak 31/20 Status Østlandssamarbeidets Eurpafrum Vedlegg 1: Tentativt prgram første frummøte 18. september 2020 Møte i Østlandssamarbeidets Eurpafrum Tidspunkt: Fredag 18. september kl. 10:00 14:00 Sted: Fylkestingssalen i Viken fylkeskmmune, Galleri Osl Utkast til prgram pr Møteleder: Anne-Marte Klbjørnshus 09:30 Kaffe g registering 10:00 Åpning velkmmen ved leder av Østlandssamarbeidets Eurpafrum, Anne-Marte Klbjørnshus 10:15 Eurpaplitisk arbeid betydning fr Nrge g fylkeskmmunene v/nestleder i Østlandssamarbeidets Eurpafrum, Gunn Marit Helgesen 10:45 Statusrapprt fra Eurpa v/thierry Béchet, EUs ambassadør til Nrge (invitasjn sendt - tbc) 11:15 Eurpean Green Deal - muligheter fr Nrge v/statssekretær Audun Halvrsen i UD (bekreftet) 11:30 Nettverks lunsj mingling 12:00 Territriell Agenda Østlandets plass i Eurpa v/kai Böhme i Spatial Frsight (engelsk) g Jan Edøy, KMD (invitasjn sendt Edøy er bekreftet) 12:30 Fylkeskmmunenes internasjnale strategier hva er viktig g hvrdan gjør vi det hs ss? 10 min. innlegg fra hver fylkeskmmune/osl v/plitisk representant 13:15 Samtale/plenumsdiskusjn m viktige felles innsatsmråder på Østlandet frventninger til frumet samt hva skal vi g hvr går vi? Hvrdan spille hverandre gde? 13:50 Oppsummering g avrunding v/plitisk ledelse 14:00 Møteslutt 9

10 Sak 33/20 Revidert strategiprsess Vedlegg 1: Revidert prsessplan Strategi fr Østlandssamarbeidet revidert plan ( ) Kntaktutvalget tilrår ppstart av strategiarbeidet g anbefaler representantskapet m å fatte endelig vedtak m prsessen i sitt knstituerende møte i januar 2020 Innhenting av bakgrunnsinfrmasjn fra fylkeskmmunenes prsesser med reginale planer, evaluering g gjennmgang av underlag fra nåværende arbeid samt eksterne dkument (strtingsmeldinger l) Utarbeidelse av grunnlagsdkumenter 24. jan m ppstart av arbeidet i representantskapets knstituerende møte. Representantskapet utgjør plitisk styringsgruppe fr prsessen Mai/juni Innspills-/frankringsrunde i fylkeskmmunene dagsmøter/arbeidsmøter med hver av de fire fylkeskmmunene med innspill g drøftinger m revidert framdriftsplan fr strategiarbeidet i representantskapet August September Runde med administrative grupper i ØS Første innspills-runde i fagplitiske utvalg (samferdsel g næring/kmpetanse) g i Østlandssamarbeidets Eurpafrum Utarbeide første skisse til strategidkument inkl. visjner g mål Møte i administrasjnsutvalget drøfting Drøfting av utkast til strategidkument i representantskapet Utarbeidelse av revidert utkast til strategidkument Nv/des Ny runde i administrative grupper g fagplitiske utvalg 10

11 2021 Januar Ny runde i administrative grupper g fagplitiske utvalg Oppdatert utkast til strategidkument fr høring i fylkeskmmunene 12. februar Møte i administrasjnsutvalget diskusjn av høringsutkast 5. mars av høringsutkast til strategidkument i representantskapet Justering av utkast til strategidkument etter representantskapets møte g utsendelse på høring i fylkeskmmunene (plitisk behandling i FT/FU/FR) Høring ca. 8 uker 30. april Frist fr tilbakemelding fra fylkeskmmunene Mai Sammenstilling av høringsinnspillene drøfting internt 21. mai Møte i administrasjnsutvalget diskusjn av innkmne innspill i høringen Ferdigstillelse av utkast til strategidkument inkl. høringsinnspillene g utsendelse fr endelig behandling 4. juni Sluttbehandling g endelig vedtak i representantskapet Ferdigstillelse av endelig strategidkument distribusjn g publisering 11

12 Sak 35/20 Rammebudsjett 2021 Vedlegg 1: Frslag til rammebudsjett fr 2021 Frslag til rammebudsjett 2021 Budsjettfrslaget fr 2021 er vist i tabellen nedenfr med sammenlignbare regnskaps- g budsjettall fr Budsjettet fr 2021 freslås i balanse. Inntekter Regnskap Regnskap Budsjett Frslag Ordinære innbet. fra fylkeskmmunene Andre innbet. fra fylkeskmmunene Andre inntekter Bruk/avsetning fnd Sum inntekter g fndsavsetning Utgifter Regnskap Regnskap Budsjett Frslag Sekretariat Utvalg g grupper Infrmasjn g kmmunikasjn Østlandsutstillingen ØstsamUng Samferdsel Kmpetanse * Tiltakspakke knkurransekraft * Næring g kmpetanse EUSBSR * Yuth Camp * BSSC (ekskl. lønn) * Internasjnalt arbeid generelt Interreg-prsjekter * Interreg generelt * Interreg KMD Let s Cmmunicate (Interreg-prsjekt) Sum Utgifter *) Disse pstene er knyttet til aktiviteter sm er avsluttet pr eller så er budsjettpstene flyttet ver til de nye budsjettpster sm er pprettet i Rammene fr budsjettet i 2021 dimensjnering g kapasiteter Fylkeskmmunene besluttet å videreføre driften i Østlandssamarbeidet på samme nivå sm tidligere etter reginrefrmen. Fr sekretariatsleder er det en priritert ppgave å rigge samarbeidet fr 12

13 framtiden. En ny plitisk g administrativ rganisering av Østlandssamarbeidet innfases i 2020 etter fylkeskmmunens ønsker. Det tidligere kntaktutvalget g representantskapet har lagt følgende føringer fr Østlandssamarbeidets virksmhet etter reginrefrmen: Samferdsel videreføres sm et priritert plitikkmråde. Næring g kmpetanse etableres g utvikles sm nytt plitikkmråde innenfr rammen av Østlandssamarbeidet. Østlandssamarbeidets eurpafrum blir samarbeidets nye arena fr eurpaplitisk samarbeid. ØstsamUng skal videreføres sm et felles ungdmsnettverk fr fylkeskmmunene på Østlandet. Klima, miljø g FNs bærekraftmål skal være en integrert del av det samarbeidet g at dette skal følges pp gjennm arbeidet med ny strategiplan. Samarbeidet mellm fylkeskmmunene på Østlandet skal innhldsmessig defineres ytterligere gjennm den pågående strategiprsessen. På grunn av krnasituasjnen har dette arbeidet blitt frskjøvet g i revidert frslag til prsessplan legges det pp til at strategien vedtas i juni Fra sekretariatsleders ståsted vil det være naturlig at eventuelle endringer i Østlandssamarbeidets dimensjnering g kapasitet er utledet fra strategien g iverksettelsen av denne. Kapasitetsbehv Østlandssamarbeidet har per dags dat 4 fulltidsstillinger, t faste stillinger g t engasjement. I budsjettfrslaget fr 2021 er det satt av midler til følgende stillinger: Sekretariatsleder (med fagansvar fr samferdsel) i fast stilling (100 %) Fagsjef Eurpa i fast stilling (100 %) Rådgiver næring g kmpetanse i fast stilling (100 %) Rådgiver kmmunikasjn, ungdm g bærekraft i engasjement (100 %) Fr 2020 gdkjente representantskapet at sekretariatsleder mdispnerte midler fra kjøp av eksterne knsulenttjenester til et engasjement ved sekretariatet innen kmmunikasjn, ungdm g bærekraft. Engasjementet ble lyst ut fr g er derfr videreført i budsjettet fr Sekretariatsleders vurdering er at dagens bemanningsnivå i sekretariatet bør videreføres fr å realisere ambisjnen m økt aktivitetsnivå. Digitalt samarbeid gjør det mulig å øke aktivitetsnivået frdi det reduserer tidsbruken g gir økt tilgjengelighet fr deltakerne i samarbeidet. Samtidig øker arbeidsbelastningen fr sekretariatet gjennm større behv fr møtefrberedelser, ppfølging, redaksjnelt arbeid g teknisk kmpetanseutvikling. Inntekter i budsjettet Innbetaling (rdinær) fra fylkeskmmunene Sekretariatet freslår at innbetalingen i 2021 (rdinær kntingent) videreføres på samme nivå sm i 2020 uten justering fr pris- eller lønnsvekst. Dette innebærer en redusert realinntekt g freslås sm en liten slidarisk mderasjnsgest etter de øknmiske knsekvensene av krnasituasjnen. Kntingent per fylkeskmmune avhenger av hvilken mdell sm velges fr kntingentfrdeling. 13

14 Med unntak av Telemark fylkeskmmune har fylkeskmmunene finansiert sin andel til Østlandsutstillingen gjennm Østlandssamarbeidet. Tilskuddet til Østlandsutstillingen freslås gså videreført på samme nivå sm i Dette gir en samlet innbetaling (rdinær finansiering) fra fylkeskmmunene på kr i budsjettåret Utgifter i budsjettet Fr regnskapsåret 2020 har sekretariatet etablert nye prsjektnummer fr regnskapsføringen. Dette endrer gså hvrdan utgiftspstene føres i budsjettet. Nye benevninger g budsjettpster sm utgår kmmer frem av tabellen fremst i dkumentet. Sekretariatet Budsjettfrslaget på 4,1 mill. kr mfatter kstnader til lønn, kstgdtgjørelse, reiser, husleie g øvrige driftskstnader fr sekretariatet med 4 ansatte. Utvalg, grupper g seminarer Psten dekker kstnader ved møter i ulike plitiske utvalg g administrative grupper. Utgifter til teknisk utstyr g prduksjn av flere digitale arrangementer tilhører gså denne utgiftspsten. Med bakgrunn i at det frventes økt bruk av digitale møter gså i 2021 reduseres psten ne sammenlignet med tidligere år. Infrmasjn g kmmunikasjn Denne budsjettpsten brukes til kstnader frbundet frvaltning g videreutvikling av Østlandssamarbeidet kmmunikasjnskanaler g det generelle kmmunikasjnsarbeidet til samarbeidet. Psten reduseres ne sammenlignet med tidligere år ved at større deler av kmmunikasjnsarbeidet ivaretas in-huse sammenlignet med tidligere år. Østlandsutstillingen Representantskapet vedtk 6. mars at Østlandsutstillingen videreføres sm et felles kulturplitisk tiltak g at finansieringen krdineres gjennm Østlandssamarbeidet gså i Det legges ikke pp til økte verføringer sammenlignet med tidligere år. ØstsamUng Fra 2020 ble beløpet redusert til frdi sekretariatet selv ivaretar ppgavene med krdineringen av ØstsamUng. Det legges ikke pp til økte eksterne kstnader knyttet til driftnav ØstsamUng i Samferdsel Budsjettpsten mfatter det interesseplitiske arbeidet på samferdselsmrådet, herunder arbeidet med NTP g landingssiden fr InterCity. Kstnader til ppfølgingen av STRING g Scandria Alliance dekkes gså av beløpet. Arbeidet med InterCity frventes å måtte øke i 2021 g samferdselspsten er derfr økt ne i 2021 sammenlignet med budsjettet fr Aktivitetsnivået gjennm Scandria Alliance kan bli høyere i 2021 enn i tidligere år, g dette vil bli frtløpende vurdert inneværende år. Næring g kmpetanse 14

15 Arbeidet med næring g kmpetanse er i en ppstartsfase hvr det skal avklares hvrdan plitikkmrådet skal følges pp. Beløpet skal dekke eventuelle prsjekter g aktiviteter sm iverksettes, herunder eventuelle arrangementer g kjøp av eksterne utredningstjenester.l. Internasjnalt arbeid generelt Budsjettet skal blant annet benyttes til ppfølging av arbeidet i Østlandssamarbeidets eurpafrum, felles aktiviteter i samarbeidet med Schleswig-Hlstein, BSSSC, nasjnalt Eurpaplitisk frum g sekretariatets andre aktiviteter på det eurpaplitiske feltet. Interreg-pstene i budsjettet er tatt i g med at Østlandssamarbeidet ikke deltar aktivt i nen interreg-prsjekter fr øyeblikket. Dersm nye interreg-prsjekter aktiveres, vil det bli pprettet egne prsjektnummer i regnskapet fr slike prsjekter. Interreg KMD Direkte utgifter til arbeidet med Interreg generelt er sm tidligere basert på refusjn fra Kmmunalg mderniseringsdepartementet. Egen arbeidsinnsats til dette mrådet inngår i sekretariatets arbeid. Østlandssamarbeidet fikk i august 2019 fått et nytt tilskudd på inntil kr til dekning av interne g eksterne kstnader fr budsjettårene 2019 g 2020 fra KMD. Dette tilskuddet vil sannsynligvis ikke kmme til utbetaling før i Dette er hensyntatt i budsjettpsten fr Let s Cmmunicate (Interreg-prsjekt) Dette er et prsjekt sm er eksternt finansiert fra Interreg Østersjøprgrammet. Østlandssamarbeidets utgifter til prsjektet er dekket av finansieringen, i tillegg til at det gir et psitivt nettbidrag til lønnsutgiftene i sekretariatet. Fndsmidler Østlandssamarbeidet har hatt et mindrefrbruk g udispnerte ressurser de siste årene. Dette skyldes prsjektdeltakelse (blant annet Interreg) g at eksterne prsjektmidler har dekket deler av administrasjnskstnadene i sekretariatet. Dette har bidratt til å styrke reservefndet sm pr var på kr