Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 2

Transkript

1 Brukermanual Versjon 2.0 Copyright 2005 Devinco AS

2 Manual Pocket SpeedyCraft 1. utgave 8. juli 2002 (V 1.2) 2. utgave 10.juli 2002 (V 1.21) 3. utgave 17.mars 2004 (V 1.5) 4. utgave 04.mai 2005 (V 2.0) Devinco AS Dersom du har kommentarer, ønsker eller synspunkter ang. denne manualen, vennligst send dette på e-post til: Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 2

3 Innholdsfortegnelse 1. INTRODUKSJON 5 2. STARTE OPP 6 3. OVERSIKT MENYENE 7 PROGRAMMENY 7 HOVEDMENY KNAPPER PROFILER 7 4. KUNDER REGISTRER NY KUNDE ENDRE INFORMASJON OM EKSISTERENDE KUNDE SLETTE KUNDE SØK ETTER KUNDE LEGG INN KUNDE I NY ORDRE 9 5. KATALOG NAVIGERING 10 DIREKTE OPPSLAG 10 SØK 10 FAVORITTER 11 YTTERLIGERE INFORMASJON OM PRODUKTER LEGG TIL PRODUKT I ORDRE LEGG TIL PRODUKT I BESTILLING ORDRE PRODUKTER 13 LEGGE TIL PRODUKT 13 ENDRE PRODUKT 14 SLETTE PRODUKT 14 SKRIVE UT PAKKSEDDEL TIMER 14 LEGG TIL TIME 14 SLETTE TIME 15 TIMELISTE 15 SIGNATUR ANNET FAKTURAKOMMENTAR JOBBESKRIVELSE TOTALOVERSIKT SKJEMA SØKE ETTER ORDRE ORDREOVERSIKT MELDINGER 20 Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 3

4 8. BESTILLING KONTROLL OVER BESTILLINGENE LEGGE PRODUKTER TIL BESTILLING DETALJER SENDE BESTILLING STATUS PÅ BESTILLING DETALJINFORMASJON OM HVERT PRODUKT INNSJEKKING LAGER LAGERBEHOLDNING MAKS OG MIN STYRING ALLE MED MAKS/MIN SØK PÅ PRODUKTID LAGE AUTOMATISK BESTILLING VEDLIKEHOLD LAGER 25 LAGERTELLING 25 LAGERTELLING 26 FLYTTE MELLOM LAGER SYNKRONISERING VERKTØY SENDE LOGFILER VEDLIKEHOLD AV DATABASE OPPSETT 29 SYNKRONISERING 29 BESTILLING 30 DIVERSE 30 FILPLASSERING NOTATER 32 Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 4

5 1. Introduksjon Pocket SpeedyCraft er et program for håndholdt PC, laget for at du på en enkel måte skal kunne notere ned all relevant informasjon i ditt arbeid på en liten og portabel plattform. Du kan enkelt og greit motta informasjon fra kontoret om kunder, jobber osv., samt meldinger som angår deg, og sende dine innspill tilbake til kontoret. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 5

6 2. Starte opp For å starte opp programmet, velger du Start + Pocket SpeedyCraft. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 6

7 3. Oversikt Etter å ha startet opp programmet, kommer først et lite startbilde mens databasen åpnes. Deretter kommer du inn i selve programmet Menyene Nederst på skjermen vil det alltid vises to menyer. Disse er vist på bildet under. Programmeny For å velge mellom de forskjellige hovedfunksjonene til Pocket SpeedyCraft, kan du benytte programmenyen, der du kan bla mellom Kunder, Katalog, Ordre, Bestilling og Lager. Med mindre du får beskjed om noe annet, lagres informasjon du har lagt inn automatisk når du veksler mellom de ulike programmene. Hovedmeny I hovedmenyen fins de følgende grunnleggende funksjonene: Verktøy, Vis og Hjelp. I Hjelp kan du få informasjon om programmet, mens du i Vis og Verktøy kan starte opp forskjellige funksjoner som vi skal se på i detalj senere Knapper For å gjøre navigering i programmet så enkelt som mulig, er det lagt inn knapper som svarer til spesifikke funksjoner. Det er lagt vekt på at knappene skal være intuitive og konsistente. Her følger en rask oversikt over knappene og deres funksjon. Navigasjon i database = Flytt til første post = Flytt til forrige post = Flytt til neste post = Flytt til siste post = Opprett ny post = Slett post = Søk etter post I tillegg til disse generelle knappene for navigasjon i databasene, finnes det flere spesielle knapper. Disse blir beskrevet nærmere der de brukes Profiler SpeedyCraft bruker profiler for å kontrollere og tilpasse mulighetene for registrering av data på de håndholdte. Dette betyr at enkelte av de funksjonene som står beskrevet i denne manualen kan være helt eller delvis blokkert fra din håndholdte. Profilene spesifiseres i hovedprogrammet på klient PC en, og kan ikke endres eller settes opp på de håndholdte PC ene. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 7

8 4. Kunder Pocket SpeedyCraft inneholder en fullstendig kundedatabase, noe som gjør det enkelt å opprettholde informasjon om kunden, og sørger for at all relevant informasjon er tilgjengelig til enhver tid Registrer ny kunde For å registrere ny kunde må du klikke på knappen opprett ny post. For å forhindre at du oppretter nye kunder utilsiktet, blir du forespurt om du virkelig ønsker å opprette en ny kunde. Ved å svare ja på dette spørsmålet vil du se at all informasjon på kundeskjemaet blir blankt, slik at du kan legge inn informasjonen om den nye kunden. For å legge inn informasjon i et felt, må du klikke med pennen på det aktuelle feltet. En markør kommer opp og forteller at du nå kan skrive inn dine verdier. Når du er ferdig med et felt klikker du bare i neste felt. I feltet Poststed behøver du ikke legge inn informasjon. Alle norske poststeder er lagt inn, slik at dette blir vist automatisk når du legger inn et gyldig postnummer Endre informasjon om eksisterende kunde For å gjøre endringer i informasjonen om en kunde, er fremgangsmåten den samme som når du registrerte en ny. Hvis du f.eks. ønsker å endre adressen, klikker du bare i adressefeltet. Markøren begynner å blinke, og du kan endre eller legge inn nye data. Denne informasjonen lagres automatisk Slette kunde Dersom du ønsker å slette en kunde, må du klikke på knappen slett post kunden som du har fremme.. Dette vil slette den Hvis kunden du ønsker å slette allerede er overført til serveren via synkronisering 1 kan du ikke slette den fra den håndholdte PC en. Dette må da gjøres fra klientprogrammet på PC en. Du kan heller ikke slette en kunde som har fått en ordre 2. 1 Se kapittel 10 for mer informasjon om sykronisering. 2 Se kapittel 6 for mer informasjon om ordre. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 8

9 4.4. Søk etter kunde For å se på kundeinformasjonen kan du enten bla deg fram og tilbake ved å benytte databasenavigasjonsknappene 3, eller du kan søke. Ved å klikke på knappen søk etter post vil du få opp en liste over alle kundene sortert i alfabetisk rekkefølge. Se figuren til høyre. For å søke etter en spesiell kunde kan du enten klikke på knapperaden øverst for raskt å velge forbokstaven på kunden, eller du kan skrive inn begynnelsen av kundenavnet eller kundenummeret i tekstfeltet. Dersom du haker av Frisøk boksen, kan du søke etter deler av navnet eller kundenummeret til en kunde enten de bokstavene du søker etter er på begynnelsen eller midt i ordet. Når du har funnet kunden du leter etter, velger du ved å klikke på kunden. Klikk krysset oppe i høyre hjørnet dersom du ønsker å avbryte. Søk etter kunde 4.5. Legg inn kunde i ny ordre For å gjøre overgangen til registrering av ordre enkel, ligger det en hurtigfunksjon inne i kundebildet. Dette er knappen nederst til høyre, nemlig knappen for å legge gjeldende kunde inn i en ny ordre. Ved å klikke på denne knappen vil programmet skifte fra kundeoversikt til registrering av ordre, og gi deg muligheten til å opprette ny ordre for den gjeldende kunden 4. 3 Se punkt 3.2 for mer informasjon om database navigasjonsknappene. 4 Se kapittel 6 for mer informasjon om ordre. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 9

10 5. Katalog En meget viktig og kraftfull egenskap ved Pocket SpeedyCraft er at du har hele produktsortimentet til grossistene dine i hånden! Katalog Katalog 5.1. Navigering For å lette navigeringen mellom produktene er disse delt inn i hoved- og underkategorier. Det er to måter å finne fram til produkter på: Direkte oppslag eller søk. Direkte oppslag Dette svarer til å bla gjennom katalogen for hånd. Hver kategori inneholder en rekke produkter. Dersom en kategori har en + foran seg, er det flere underkategorier under denne. Du får fram disse ved å klikke på +. Ønsker du å se produktene i en kategori (og dens underkategorier) klikker du på selve kategorinavnet eller mappen foran. Søk Hvis du ikke vet hvilken kategori produktet du leter etter ligger i, kan du benytte Pocket SpeedyCrafts søkefunksjon. Denne aktiviseres ved å klikke på knappen søk etter post. I søkefunksjonen kan du søke etter: Katalog: Du kan velge å søke gjennom hele katalogen ( Alle ), eller du kan velge å finne produkter som bare enkelte leverandører har. ProduktID. Tast inn hele eller deler av ID en til produkt(ene) du søker etter. Dersom du taster inn en del av ID en (f.eks ), vil programmet finne frem alle produkter som starter på Produktnavn. Tast inn hele eller deler av navnet på produktet du søker etter. Du kan taste inn begynnelsen av navnet, noe midt i navnet, eller slutten av navnet. ProduktID og Produktnavn må ikke fylles ut. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 10

11 Eksempel: I eksempelet på forrige side har vi søkt i hele katalogen etter produkter som inneholder tekstene pr og 1,5 i navnet, og der produktid en starter med 10. Programmet lister da opp de første produktene som passer dette søket. Bruk scrollbar til høyre for å se de som er lenger nede på listen enn hva som vises på skjermbildet. Dersom du får frem mer enn 100 produkter gjennom søket, må du klikke på Vis flere produkter nederst på siden, etter at du har skrollet til bunnen, for å få frem resten av produktene. Favoritter Det er mulig å merke et utvalg av produktene som favoritter, som typisk vil være de produktene du bruker oftest. Dermed blir det enklere å finne frem til disse produktene. Man kan legge til favoritter både fra klient PC en, og på den enkelte håndholdte. Du legger et produkt til favoritter ved å merke produktet du skal legge til og klikke legg til favoritter knappen. Man kan bla etter favoritter både ved direkte oppslag og søk, som beskrevet tidligere i dette kapittelet. Favorittene vil da bli listet med et blått flagg foran seg. Ønsker du å fjerne et produkt fra favoritter, merker du produktet og klikker fjern fra favoritter knappen. Favoritter Ytterligere informasjon om produkter Som det kommer frem av bildene er det begrenset hva som vises i listen over produkter. Listen inneholder produktid (EL-nummer) og beskrivelse. Dersom du skulle ønske å se flere detaljer om et produkt, kan du klikke på + foran produktet. Her vil du få opp pris, samt at du har muligheten til å se strekkoden, måleenhet og leverandør Legg til produkt i ordre Produkttabellen kan brukes som et oppslagsverk for å se hvilke produkter leverandøren din kan tilby, og den kan også benyttes til å registrere produkter i en ordre. Dersom du holder på å registrere produkter i en ordre kan dette gjøres direkte i ordredelen av programmet 5. Men det er også mulig å legge inn produkter i en ordre fra produktdelen av programmet. Du kan altså lete gjennom produktkatalogen for å finne ønsket produkt. Og når du har funnet det, merker du produktet og klikker på knappen for å legge produktet til en ordre. Denne knappen vises nederst til høyre i produktbildet. Informasjon om produkter For å gjøre dette må du holde på med å registrere en ordre. Dette beskrives i kapittel 6. Når du så har valgt et produkt og klikket på knappen, får du opp bildet til høyre. Legg til produkt i ordre 5 Se kapttel 6 for mer informasjon om ordre. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 11

12 Her kan du legge inn informasjon om produktet. Du kan endre informasjonen i alle feltene, men det som kommer som standard er hentet fra produktkatalogen. Du velger også hvilket lager varene er plukket fra. Når du velger lager, vil lagerbeholdningen vises i parantes bak lagernavnet 6. Dersom lagerbeholdning ikke er oppgitt, står det bare en i parantesen. I antall boksen kan du taste inn et hvilket som helst nummer, men hvis du åpner listen i antall boksen, vil du få opp de forskjellige forpakningsstørrelsene som er tilgjengelig. Ved å klikke Lagre, registreres dette produktet i den aktive ordren. Du har også mulighet til å avbryte ordren Legg til produkt i bestilling På samme måte som du kan legge varer inn i en ordre, kan du også i produktvinduet bestille varer fra grossist. For å gjøre dette, velger du produktet og klikker på bestillingsknappen. Du får da frem skjermbildet til høyre. Her kommer produktnavn og pris fra katalogen til grossisten opp som standard, men disse kan endres. Det er viktig å legge merke til valget Type. Her velges hvor de bestilte varene skal leveres eller sjekkes inn. Det er mulig å bestille varer til Ordre. Dette er typisk dersom du bestiller varer til en ordre hos en kunde. Fordelen er at når varene mottas, kan de automatisk legges inn i ordren. Lager. Det kan også hende at du ønsker å bestille varer mer generelt, f.eks. til et hovedlager eller til bilen. Som ellers kommer forpakningsstørrelsene opp i antallisten. Dersom du bestiller til lager, vil din standardverdi for bestilling av dette produktet til dette lageret komme opp automatisk. Dette settes opp i lagervinduet, ved at du velger lager som vi skal se på senere. 6 Se kapittel 9 for informasjon om bruk av lager. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 12

13 6. Ordre Noe av kjernen i Pocket SpeedyCraft er muligheten til å registrere ordre. Her kan du legge inn ordrens kunde, produkter, timer, fakturakommentar, jobbeskrivelse, og økonomi, samt sjekklister. Du kan velge å se en totaloversikt over ordren, og under annet kan du registrere datoer, referanser, status og saksbehandler. Bildet til høyre viser ordrebildet, med de forskjellige valgene du har for detaljinformasjon. Dersom du ønsker å registrere en ny ordre, kan dette gjøres ved å klikke knappen opprett ny post. Dette forutsetter at kunden allerede finnes i databasen. Et vel så godt alternativ er derfor å først gå til kundebildet, finne den aktuelle kunden, og klikke. Tilsvarende kan du slette en ordre dersom du klikker knappen slett post. Det er kun tillatt å slette ordre som ikke er sendt over til serveren ved synkronisering Produkter Ved å velge Produkter vises en liste over materiellet som er registrert i ordren. Listen viser aller produkter som er registrert i ordren og hver linje inneholder feltene produktid (EL-nummer) og produktnavn. Ved å klikke på + foran produktet får du frem antall produkter som skal installeres, lageret produktet hentes fra, leverandør og pris. De linjene som nylig er registrert, og ikke oversendt serveren ennå, markeres med en rød runding foran, og ligger øverst i lista, mens tidligere registrerte linjer ligger nedover og har grønn hake foran seg. Legge til produkt På samme måte som i katalogvinduet kan du her legge til produkter i ordren. Ved å klikke på knappen opprett ny post ved siden av rullgardinmenyen får du opp dialogen under: Produkter Her skriver du inn produktid (EL-nummer) og antall. I tillegg velger du hvilket lager du vil plukke delene fra. Dette er ment å være en rask måte å registrere produkter på, sammenlignet med hvordan du registrerer produkter fra katalogvinduet. Dersom du har installert strekkodeleser (ekstrautstyr), kan du enkelt, når teksten i feltet for produktid er merket blått, dra strekkodeleseren, og produktid en kommer opp automatisk. Skal du legge til et produkt med det antallet som er angitt i produktkatalogen (minste forpakningsstørrelse), kan du hake av Auto og produktet blir lagt til automatisk. Legg til produkt Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 13

14 Klikk den røde pilen for å legge produktet til ordren. Den blir da lagt til listen som viser på skjermen. Denne viser alle produkter som er lagt til siden siste gang du synkroniserte. Klikk ok i hjørnet oppe til høyre for å gå tilbake til ordren. Endre produkt Ved å markere et produkt i listen og klikke på knappen endre post får du frem dialogen til høyre. Her får du opp alle detaljer om produktet, og kan endre disse. Dersom du endrer et produkt med rød runding foran, altså en linje som ikke er synkronisert, kan du endre all informasjon. Har en linje grønn hake derimot, vil du bare være i stand til å endre leverandør og antallet. Dette vil resultere i en ny linje med differansen, i stedet for at du endrer selve linjen. Endre produkt Slette produkt Dersom du har lagt inn en oppføring av produkter som ikke skulle vært med, kan denne slettes. Det gjør du ved å markere den aktuelle oppføringen, og klikke knappen slett post. Det tillates ikke å slette oppføringer etter at informasjonen er synkronisert. Skrive ut pakkseddel Klikk på skriver knappen for å skrive ut pakkseddel Timer Du kan legge inn hvor mange timer du eller andre har brukt. For å se listen over disse velger du Timer i rullgardinmenyen. Hver linje i listen viser dato, timebeskrivelse, ansatt og antall timer opp. På samme måte som med produkter kan du se hvilke timer som har blitt sendt til serveren ved at produktet har en rød runding foran dersom det ikke er synkronisert, og en grønn hake dersom det er synkronisert. Klikker du på + foran produktet får du frem antall timer, navnet på den ansatte og eventuelle kommentarer. Merk at du her også kan legge inn andre opplysninger enn timer, som f.eks. kjøregodtgjørelse. Legg til time Når listen over timer i ordren vises, klikker du på knappen opprett ny post til høyre for rullgardinmenyen. Du får da frem dialogen til høyre. Her kan du skrive inn antall timer direkte, eller justere med knappene + og. Du velger dato og ansatt, registrerer antallet for alle de forskjellige timekategoriene, og klikker lagre. Dersom du ønsker å lagre tilsvarende timer for en annen ansatt og/eller en annen dato kan du endre dette, og klikke lagre direkte. På denne Timer Timer Legg til time Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 14

15 måten går det meget raskt å registrere timer. Husk å klikke Lagre for at det du har lagt inn skal registreres. Til hver timeregistrering kan du skrive en kommentar. Dette gjøres ved å klikke på notatknappen. Da vises dialogen for hurtigkommentarer, som du ser til høyre. Her kan du velge mellom på forhånd definerte tekster, eller skrive egne kommentarer. Den blå knappen går tilbake ett nivå i de forhåndsdefinerte tekstene, mens den røde pilen lagrer kommentaren og lukker vinduet. Når du er ferdig med å registrere timer, klikker du Lukk. Endre time ved å markere en time i listen og klikke på knappen endre post. Du får da opp en annen dialog, med mer detaljer om oppføringen. Her kan du endre på informasjonen, eller legge til en kommentar. Hurtigkommentar Slette time Dersom du har lagt inn en oppføring av timer som ikke skulle vært med, kan denne slettes. Det gjør du ved å markere den aktuelle oppføringen, og klikke knappen slett post. Det er kun tillatt å slette timer som ikke er sendt til serveren ved synkronisering. Timeliste Dersom du vil få en oversikt over de timene du har registrert i den siste perioden, kan du gå inn på Vis->Timeliste. Her kan du få frem total liste over alle timer som er registrert på deg. Du kan velge mellom følgende tidsperioder: Endre time I dag Denne uke Forrige uke Denne måned Forrige måned Egendefinert (angir selv fra og til dato) Timeliste Timeliste Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 15

16 Du kan også få opp en detaljert liste som viser hvilke ordre du var på ved de forskjellige timekategoriene. Signatur Du kan få kunden til å signere for timene ved å klikke på signatur knappen. Velg hvilke timer du vil ha signatur for, enten ved å hake av de du vil ha, eller klikke velg alle knappen. Dersom en periode du haker av har underkategorier, vil disse bli automatisk haket av. Klikk signatur og motta signatur for timene. Timene blir låst når de er kvittert for. Signatur Signatur 6.3. Annet Under valget Annet finnes en del informasjon om ordren, slik som start og slutt dato, to referansefelt, et statusfelt, og et felt hvor du kan føre opp hvem som er saksbehandler. Hvordan disse feltene brukes er mer eller mindre fritt, og avhenger av hvordan de er knyttet til hovedprogrammet på PC en. Annet Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 16

17 6.4. Fakturakommentar Dersom du har noe informasjon du ønsker skal vises på fakturaen, kan dette legges inn i feltet Fakturakommentar. Her kan du enten skrive selv direkte, eller klikke på notatknappen for å legge inn hurtigkommentarer. Merk: Du kan legge inn flere hurtigkommentarer etter hverandre. Hver hurtigkommentar vil da komme på ny linje Jobbeskrivelse Jobbeskrivelsen gir en rask oversikt over hva som skal gjøres på jobben. Denne kan være forhåndsutfylt dersom jobben kommer fra kontoret, eller du legger inn hva du skal gjøre selv på nye ordre. Denne teksten er kun ment for internt bruk, så kunden vil aldri se det som står her Totaloversikt Totaloversikt viser alle produkter ot timer summert og listet opp, med en total pris til slutt. Merk at dette er kun veiledende priser, og ikke nødvendigvis de samme som vil komme på fakturaen. Dersom det er ønskelig, kan kunden skrive under på totaloversikten. Ordren vil da bli markert ferdig og låst, slik at videre registrering ikke er mulig. Jobbeskrivelse Totaloversikt Signatur Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 17

18 6.7. Skjema For å legge inn ett (eller flere) skjemaer på en ordre klikker du på skjemaknappen. Skjemaene er definert på forhånd, slik at du kan velge i en liste, og fylle ut disse. Som et eksempel her, skal vi vise utfylling av samsvarserklæring. Når du skal lage ett nytt skjema klikker du på nytt skjema knappen. Velg fra listen hvilket skjema du vil ha. I vårt eksempel valgte vi Samsvarserklæring. Listen viser da en trestruktur over de forskjellige feltene du kan fylle ut. For å åpne eller lukke et nivå dobbeltklikker du på linjen. Skjemaet får automatisk dagens dato som navn. I tillegg kan du legge inn en beskrivelse som blir med i navnet dersom du ønsker det. Skjema Samsvarserklæring Samsvarserklæring Endre samsvarserklæring Det er forskjellige typer felter. Dette er markert ved at de har forskjellige typer ikoner foran seg. = Fritekst = Anall = Valgalternativer er låst = Valgalternativer med fritekst = Importert felt = avkryssing Alle feltene bortsett fra avkryssingsfeltene endres ved at man klikker på dem en gang, gjør endringene i boksen som kommer opp og klikker den grønne haken for å lagre. Dersom man ønsker å forlate et felt uten å endre det, klikker man på det røde krysset. I fritekstfeltene kan man skrive inn det man ønsker, mens man i antall feltene må skrive inn et tall. Feltene med valgalternativer får opp en nedtrekksliste man kan velge svar fra. Dersom det er et felt for valgalternativer med fritekst, kan man skrive inn svar uten å bruke nedtrekkslisten. Import feltene får inn en verdi fra databasen som kan endres. Avkryssingsfeltene besvares ved at man klikker inni boksen foran navnet på feltet. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 18

19 Svaralternativene for disse feltene er som følgende: Ingen ting er valgt Ja Nei Ikke aktuelt OK Skjemaet kan signeres av montøren og kunden ved at man klikker på signatur knappen. Når man har gjort de endringene man ønsker klikker man Lagre knappen, eller Avbryt dersom man ikke vil lagre endringene. Skjemaene som er laget listes etter kategori (se bildet øverst til høyre på forrige side). Skjemaene som er synkronisert har en grønn hake foran seg, og de som ikke er synkronisert har en rød runding. For å endre et skjema, markerer du det og velger åpne knappen, og skulle du ha behov for å slette et skjema bruker du slette knappen. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette skjemaer som er synkronisert Søke etter ordre Du kan søke etter ordre ved å klikke på søk etter post. Her kan du søke via ordreid eller kunde. Du velger ordren du ønsker å se nærmere på ved å klikke på den Ordreoversikt Denne knappen gir deg en oversikt over alle ordrene. Nede til venstre finner du opprett ny post knappen som du kan benytte for å opprette en ny ordre 7. Du lukker ordren ved å klikke ok øverst i høyre hjørnet. Søke etter ordre Ordreoversikt 7 Se begynnelsen av kapittelet for informasjon om hvordan man oppretter en ny ordre. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 19

20 7. Meldinger I SpeedyCraft er det mulig å sende meldinger mellom montører, og til og fra kontoret. En melding kan enten være generell, eller knyttet til en ordre. Måten å bruke meldingen på er lik, men du kan legge de inn og hente de ut på to måter. Den generelle måten er å velge Vis->Meldinger i hovedmenyen nederst på skjermen. Du vil da få opp meldingsbildet, hvor du kan velge mellom innboks og Utboks, samt velge mellom ordre. Hvis du derimot er i ordrebildet og vil behandle meldinger som bare angår den aktuelle ordren, kan du klikke på konvolutten nederst i bildet. Nå vil du ikke ha mulighet til å velge mellom ordre, i og med at ordren allerede er valgt. Meldinger I meldingsvinduet kan du få en forhåndsvisning av meldingen, med begynnelsen av teksten. Dersom du vil se hele meldingen klikker du på knappen for detaljer eller du dobbeltklikker på meldingsteksten. For å lage en ny melding klikker du på knappen for opprett ny post. Du vil da få et tomt meldingsvindu. Du kan så legge til og fjerne mottagere fra lista, samt velge om dette skal være en melding knyttet til en ordre, eller en generell melding. Fyll inn tema og tekst, og meldingen er lagret. Ved neste synkronisering vil meldingen bli sendt automatisk. Meldingsbildet Ny melding Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 20

21 8. Bestilling En meget stor fordel med å bruke SpeedyCraft er at du kan bestille varer fra grossist direkte fra den håndholdte PC en. Bestillingen kan være registrert i produktkatalogvinduet (som beskrevet tidligere), eller det kan legges inn i selve bestillingsvinduet. Her kan du bla gjennom bestillingene, og se hva du har lagt inn til bestilling, laste ned bekreftelse fra grossist, og sjekke inn varene mot ordren eller lageret. For å lage ny bestilling klikker du på knappen opprett ny post nederst på bildet Kontroll over bestillingene For at det ikke skal oppstå konflikter ved sending av bestillinger og mottagning av bekreftelse, er det enten den håndholdte eller PC en på kontoret som har kontroll over bestillingen. Det betyr at når du lager en bestilling på den håndholdte, er det den håndholdte som får kontrollen. Du kan da legge til produkter og synkronisere som vanlig, men PC en på kontoret kan ikke sende bestillingen. Det kan derimot den håndholdte. Bestilling Dersom du skulle ønske å la kontoret sende bestillingen for deg, kan du gi fra deg kontrollen over bestillingen ved å klikke på håndholdt knappen midten i skjermbildet. Knappen viser en håndholdt når den håndholdte har kontroll over bestillingen. I det du gir fra deg kontrollen til klient PC en, forandrer knappen seg til å vise en PC istedenfor. Etter at du synkroniserer, vil du ikke lenger kunne sende bestillingen på den håndholdte, men kun fra kontoret Legge produkter til bestilling Som tidligere nevnt kan du legge produkter til bestilling fra produktkatalogen, eller du kan legge produktet til bestillingen direkte fra bestillingsvinduet hvis du vet ID en til produktet du skal bestille eller har strekkodeleser. Du klikker da på opprett ny post knappen oppe til høyre. Ny bestilling Etter å ha tastet inn produktid og antall, klikker du på bestillingsknappen for å legge produktet inn i bestillingen. Når du er ferdig med å legge inn produkter, kan du klikke på krysset øverst til høyre for å lukke registreringen. Legge produkter til bestilling Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 21

22 8.3. Detaljer Før du sender en bestilling til grossist kan du legge inn en del detaljer om bestillingen, ved å klikke på detalj knappen. Det er valgfritt å legge inn disse detaljene: Kunde/prosj.nr hos grossist Vår referanse kode Vår referanse Leverings navn Adresse Postnummer/-sted Merk emballasjen / pakkseddelen Forsendelsesmåte Ekpedisjonsdato Klikk ok oppe i høyre hjørnet når du er ferdig. Detaljer 8.4. Sende bestilling For å sende en bestilling, eller motta bekreftelse, klikker du på oppkoblingsknappen. Du vil der kunne se lister over bestillinger som ikke er sendt er sendt, men ikke har mottatt bekreftelse er sendt og har mottatt bekreftelse For å sende alle bestillingene som står i listen klikker du på Send uten å merke noen linjer. Men dersom du kun ønsker å sende enkelte av bestillingene, merker du de aktuelle linjene før du sender. SpeedyCraft vil koble seg til grossisten sin server og sende bestillingen. For å motta bekreftelse fra grossisten velger du Sendt, ikke mottatt bekreftelse i Vis listen, og klikker Motta. SpeedyCraft vil Sende bestilling koble seg til grossisten og se om den kan finne bekreftelser på bestillingene du har sendt. Du vil kun få lastet ned bekreftelse på de bestillingene du selv har sendt. Når du så har mottatt bekreftelse på bestillingene vil du kunne få en liste over disse ved å velge Sendt og mottatt i listen Vis. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 22

23 8.5. Status på bestilling Tilbake i bestillingsvinduet, helt til høyre i listen, kommer to bokstaver opp på hver linje, som forteller om status for hvert produkt i bestillingen. Den første forteller om alle produktene ble/blir levert fra grossist, eller om det var noe i rest. En O sier at alt er OK, mens en R sier at det er rest på denne varen. Den andre bokstaven sier om varen er sjekket inn. En D betyr at du har delvis sjekket inn varen, mens en F betyr at du har sjekket inn alle varene, dvs. fullstendig sjekket inn. Oversikt over statusbokstaver: Reststatus Innsjekking Ingen informasjon - - Alt OK, ingen rest O Rest på bestillingen R Varene er delvis sjekket inn D Varene er fullstendig sjekket inn F 8.6. Detaljinformasjon om hvert produkt Du kan få opp mer detaljer om hvert produkt ved å dobbeltklikke på det aktuelle produktet i listen. Dette vinduet (bildet til høyre) viser detaljert bestillingsinformasjon for hvert produkt, med dato for når eventuell rest kan leveres Innsjekking Når du har mottatt varene i bestillingen må disse sjekkes inn. Dette betyr at du overfører de varene du har mottatt til ordren (som brukt materiell) eller lageret (fylle opp lagerbeholdningen). For å sjekke inn varer, klikker du på denne knappen. Du vil da få opp et eget vindu der du kan spesifisere hva du har mottatt av varer. Detaljinformasjon om hvert produkt Bildet endrer seg noe avhengig av om bestillingen er til en ordre eller til et lager. Standardverdien for antall vil kunne være forskjellig ettersom om bestillingen har fått bekreftelse eller ikke. Varer som ikke blir sjekket inn til ordren eller lageret (overskudd) kan sjekkes inn til et annet lager, slik at alle varer blir sjekket inn fra bestillingen. Dersom du ikke vil sjekke inn alle varene med en gang kan du la være å overføre resten til et lager, og sjekke dette inn senere. Innsjekking Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 23

24 9. Lager Integrert i SpeedyCraft systemet ligger muligheten for lagerstyring. Et lager kan være hovedlager, eller en rekke mindre lager, som f.eks. hver bil. Det kan legges inn et ubegrenset antall lager (dette gjøres på hovedprogrammet på PC en). Det meste av lagerstyringen går automatisk ved å velge lager i de andre funksjonene som er beskrevet tidligere. Innlegging av varer på lageret skjer kun på hovedprogrammet på PC en. Men på den håndholdte er det mulig å flytte varer fra ett lager til et annet, samt å få fullstendig oversikt over alle lagerene. Generelt gjelder også at du i lagervinduet kan merke en linje og legge denne inn i en ordre eller bestilling, på samme måte som i katalogen. Lager 9.1. Lagerbeholdning Her listes lagerbeholdningen opp. Se bildet oppe til høyre Maks og min styring For hvert produkt kan du tilordne verdier for maks- og minverdier på hvert lager. Dette brukes til å lage et forslag til bestilling automatisk, basert på disse verdiene, samt hvor mye du har på lager. Du kan f.eks. bestemme at du skal ha minst 20 og maks 200 av en vare. Dersom du etter en stund får mindre enn 20 av denne på lager, og ønsker å generere ny bestilling, vil den foreslå å bestille 180 stk. til dette lageret. I tillegg kan du legge inn en standardverdi for hvert produkt til hvert lager. Denne benyttes ikke i den automatiske bestillingen, men ellers i Pocket SpeedyCraft, dersom du bestiller varer til et lager. Det er f.eks. aktuelt dersom du manuelt lager en bestilling til et lager, og vet at du som regel bestiller et gitt antall av dette produktet til det aktuelle lageret. Maks og min styring Generelt gjelder at når du får opp lister med maks-, min- og standardverdier, kan du merke et produkt, og antallene kommer inn i tre felt over listen. Dette er (fra venstre) minverdi, maksverdi og standardverdi. Dersom det ikke ligger inne noen verdier, vil feltene vise 0. I nedtrekksvalgene ligger standard forpakningen for produktet, så det er bare å velge et antall derfra, eller skrive inn det antallet du ønsker. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 24

25 9.3. Alle med maks/min Her listes alle produkter som har fått registrert maks-, min- og standardverdi, slik at du enkelt kan endre disse uten å måtte gå gjennom alle produktene Søk på ProduktID Dersom du vet nøyaktig hvilket produkt du vil legge inn maks-, min- og standardverdi for, eller at du bruker strekkodeleser, kan du velge Søk på ProduktID. Her taster du inn ProduktID (EL-nummer) direkte, og får automatisk opp informasjon om produktet, samt maks-, min- og standardverdi for bestilling. Dette valget egner seg perfekt for registrering med strekkodeleser, i og med at du får opp informasjonen om det aktuelle produktet du har i hånden automatisk Lage automatisk bestilling Dersom du ønsker å få laget et forslag til bestilling basert på maks- Søk på ProduktID og minverdier, klikker du på knappen nederst til høyre. Dette vil lage en vanlig bestilling, som du finner igjen i bestillingsvinduet, basert på maks- og minverdiene til alle produktene som har fått oppgitt disse. I bestillingsvinduet kan du velge å slette bestillingen, dersom du ikke vil sende den likevel Vedlikehold lager For å foreta lagertelling, eller flytte produkter mellom lager, må du gå inn i bildet for vedlikehold av lager, som du finner ved å klikke på Vis->Vedlikehold lager : Vedlikehold lager Vedlikehold lager Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 25

26 Lagertelling Dersom du skal foreta lagertelling velger du <Lagertelling> øverst til venstre, og lageret du ønsker å telle øverst til høyre. Bildet til høyre viser lagertelling av lageret Hovedlager. Tast inn produktid en og antall, for deretter å klikke OK. Dersom du taster inn samme produktid to ganger, eller velger et produkt fra listen, vil antallet du allerede har telt vises i det låste feltet. Legg da inn tillegget, og SpeedyCraft vil summere dette og legge inn totalen. For å se hvordan tellingen går i forhold til den beholdningen som allerede ligger inne, kan du krysse av valget Vis beholdning. Du vil da få en liste over de produktene du har talt, samt de som du ikke har talt, men som har beholdning fra før. Lagertelling I steden for å taste inn produktid, kan du her klikke på linjen i lista du vil telle. SpeedyCraft vil da foreslå det antallet du har på lager som antall for tellingen. For å slette hele lagertellingen, og begynne på nytt, kan du klikke på Slett. Når du er ferdig med tellingen klikker du ok øverst til høyre, og synkroniserer for å sende informasjonen inn til kontoret. Flytte mellom lager Det å flytte mellom to lager fungerer ganske likt som lagertelling. Øverst i bildet velger du hvliket lager du vil flytte fra i steden for <Lagertelling>, og øverst til høyre velger du det lageret du skal flytte til. Ved flytting mellom lager kan du også klikke Flytt alle. Dette er en rask måte å flytte alle produktene mellom de to lagerene på. Beholdning som har blitt telt Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 26

27 10. Synkronisering I tillegg til å være et selvstendig ordre- og faktureringssystem, kan SpeedyCraft PC ta imot informasjon fra Pocket SpeedyCraft og sende informasjon tilbake. En ting som er viktig å huske på før du starter synkronisering er at: Etter synkronisering kan du ikke endre eller slette det som har blitt synkronisert fra Pocket SpeedyCraft, men kun fra SpeedyCraft Client eller eventuelt økonomisystemet på PC en. Dersom du ønsker å synkronisere, gjøres dette ved å velge Verktøy og Synkroniser i menyen. Du velger Inne dersom den håndholdte er koblet til det interne nettverket, og Ute dersom den håndholdte skal kommunisere med PC en via internett. For at synkroniseringen skal fungere som den skal, må oppsettet være riktig. Se punkt 11.3 for informasjon om hvordan dette skal være. Synkronisering Synkronisering Etter å ha valgt Synkroniser og Inne eller Ute, starter oppkoblingen mot serveren. Under synkroniseringen vil du se hvor mye informasjon som lastes opp eller ned på en såkalt progressbar. Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 27

28 11. Verktøy På hovedmenyen finnes valget Verktøy, som gir deg mulighet til å gjøre en del innstillinger og oppsett i SpeedyCraft. Valgene du har er: Avslutt Avansert Database Oppsett Synkroniser Sende logfiler Ved å velge Verktøy->Avansert->Send logfiler, kan SpeedyCraft sende informasjon til Devinco direkte som forteller hvordan SpeedyCraft fungerer. Dette kan være aktuelt i spesielle situasjoner, men vil alltid skje i samarbeid med en fra Devinco. Verktøy Vedlikehold av database Ved jevne mellomrom kan det hende at SpeedyCraft begynner å jobbe tregere. Dette kan utbedres ved å optimalisere databasen. Velg Verktøy->Database->Optimaliser for å gjøre dette. Dersom noe uforutsett skulle skje er det mulig å nullstille databasen. Dette vil tømme all informasjon i SpeedyCraft på den håndholdte, og du blir nødt til å synkronisere for å laste ned databasen på nytt. Dette skal kun gjøres i samråd med Devinco. Sende logfiler Database Optimalisere database Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 28

29 11.3. Oppsett På Verktøy menyen finner du valget Oppsett. Her har du mulighet til å legge inn en del innstillinger og tilpasse SpeedyCraft. Synkronisering Synkronisering er at den håndholdte PC en og serveren veksler informasjon, for at data skal være oppdatert begge steder. For at dette skal fungere må oppsettet være riktig. Oppkobling Koblingen mellom Pocket SpeedyCraft og serveren kan være en av disse: Direkte kobling via ActiveSync Nettverk (trådløst eller fast nettverk) Oppringt linje direkte til server (typisk My Work Network ) Oppringt linje til internett (typisk The Internet ). Denne kan brukes dersom serveren er koblet med fastlinje til internett. Oppsett I feltet Oppkobling kan du velge mellom oppkoblingsmulighetene. To vanlige alternativer er My Work Network og The Internet, men dette kan variere mellom forskjellige håndholdte maskiner. Dersom du bruker internt nettverk eller direkte kobling via ActiveSync, må du velge My Work Network. Hvis du bruker mobiltelefon, må den settes opp under Connections i Windows Mobile oppsettet (les bruksanvisningen som fulgte med din håndholdte) og du velger oppkobling via The Internet. Måten å sette opp slike oppkoblinger kan variere avhengig av hva slags enhet du kobler deg opp gjennom. Dersom du f.eks. vil bruke en Nokia mobiltelefon med IR, bør du hente ned informasjon om hvordan dette gjøres fra Nokia sine hjemmesider. Sync IP For at din håndholdte skal få kontakt med serveren, må riktig IP adresse settes opp. En IP adresse er en tallkombinasjon som er Oppsett av synkronisering unik for hver server. Her skal du legge inn IP adressen til PC en som SpeedyCraft SyncServer kjører på. Dersom denne PC en står i nettverk, kan du finne IP adressen ved å gå på start->kjør og skrive inn cmd->ipconfig. Dersom du bruker ActiveSync, og ikke får noen informasjon om IP adresse på PC en bør du prøve den som ligger inne som standard, IP: PPP_PEER Sync port I likhet med IP adressen, må en port spesifiseres som SpeedyCraft SyncServer kommuniserer gjennom. Denne porten spesifiseres på serveren som serverprogrammet kjører på. For å finne denne porten, vennligst se i dokumentasjonen til SpeedyCraft SyncServer. Som regel er det ikke nødvendig å endre denne innstillingen. Standard oppsett er, Port: Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 29

30 Nivå Dersom du ikke ønsker å motta endringer på produkter og lagerbeholdning under synkronisering kan du velge Minimal på Nivå. Dette vil typisk være aktuelt når du synkroniserer via mobiltelefon, men ikke når du synkroniserer inne. Merk at dette er en mulighet som kun bør brukes dersom du opplever at det kommer mye uinteressant informasjon ved hver synkronisering. Normalt bør nivået settes på Normal. Koble fra etter synkronisering Ved å krysse av dette feltet vil SpeedyCraft automatisk koble ned oppringningen etter å ha synkronisert ferdig. Hvis ikke forblir linjen oppkoblet til du kobler fra manuelt. Bestilling I dette vinduet legger du inn informasjon om hvordan SpeedyCraft skal koble seg til grossist for å sende bestillinger. Dette minner mye om oppsettet for synkronisering. Oppsett av bestilling Oppkobling På samme måte som ved synkronisering kan du her velge hvilken måte du vil bruke for å sende bestillinger til grossist. Bestilling foregår kun via internett, men måten du kobler deg til internett kan bestemmes her. Oppkobling Proffmarked Dersom du er på et av Elektroskandias Proffmarked kan du sende bestillingen direkte ved å bruke et eget tilkoblingspunkt som du angir her. Koble fra ved bestilling Ved å krysse av dette feltet vil SpeedyCraft automatisk koble ned oppringningen etter å ha sendt bestillingene. Hvis ikke forblir linjen oppkoblet til du kobler fra manuelt. Oppsett av bestilling Diverse Ordre I Tegn i prod.id kan du angi hvor mange tegn av produktid en som skal vises i ordre lista. Listen over produkter kan sorteres etter: ProduktID Beskrivelse (alfabetisk) Registreringstidspunkt Oppsett av diverse Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 30

31 Katalog Dersom du ønsker at listene i katalogen skal inneholde produktid må det være krysset av i Vis ProduktID i katalog. Hvis ikke vil ikke ProduktID en vises i listene i katalogen. Du kan også hake av dersom du ønsker at det skal bli bedt om bekreftelse på at du vil legge til produkter fra katalogen med hurtig legg til. Diverse Når du taster inn ProduktID en i SpeedyCraft vil programmet prøve å lete i databasen for å finne dette produktet. Men dersom alle produktene har ProduktID er med en viss lengde, som f.eks. ELnummer på 7 bokstaver, holder det at SpeedyCraft begynner å lete etter at du har tastet inn den 7. bokstaven. I feltet Min. Antall tegn i ProduktID forteller du SpeedyCraft etter hvor mange tegn den skal starte og lete etter produktid en. Feltet Antall linjer i liste angir hvor mange linjer som skal listes opp av timer og produkter som standard. Ved store ordre med mange linjer kan det ta unødvendig lang tid å liste opp alle linjene, når enkelte av dem kan være gamle og relativt uinteressante. Oppsett av diverse Skriver Dersom du bruker skriver til den håndholdte kan dette settes opp her. Filplassering Som standard vil SpeedyCraft legge databasen inn i internminnet til den håndholdte PC en. Men dersom det er ønskelig kan du legge databasen over i et eget minnekort, slik at du ikke risikerer å miste dataene dersom du går tom for strøm uten å ha synkronisert. Oppsett av filplassering Oppsett av filplassering Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 31

32 12. Notater Brukermanual Pocket SpeedyCraft - V 2.0 Side 32