Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

Transkript

1 Tilstede på møtet NÆRØY KIRKELIGE Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Møtedato Fra kl Til kl Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Einar Eidshaug, Brynhild Løeng, Søren Skagemo, Tore Ramfjord, Otto Kjøglum, Lena Kjærstad, Åse Johnsen, Camilla M. Vågan og prost Brit Karin Theimann Forfall: Liv Pedersen, Varamedlemmer Andre Reidun Gutvik Korssjøen, kirkeverge Knut Grande, ansatterepresentant (vara for Eldrid Ramstad) Behandlede saker Sak nr./år FS13 09 t.o.m. FS Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann

2 MØTEBOK Side : 2 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-09 ORIENTERINGER 1. Kommunen v/ firmaet Anticimex skal gjennomføre branntilsyn i alle kirkene. Vi har til nå kun gjennomført branntilsyn i Kolvereid kirke og har mottatt tilsynsrapporten med til sammen 8 avvik. Det har ikke vært gjennomført branntilsyn i løpet av de siste årene, så det er mye å ta tak i. Det er 30 dagers frist for tilbakemelding. Allerede under tilsynet fikk vi bemerket at vi hadde for få og for gamle brannslukningsapparat. Dette blir en utgift vi må påregne i alle kirkene. 2. Multibygg v/ Åge Holand har startet restaureringen av vinduene i Lundring kirke. Han har begynt på sørveggen, hvor tilstanden var verst. Det er ikke funnet så store råteskader som fryktet under vinduene, men selve vindusrammene har store råteskader. Arbeidet med selve vinduene har derfor vært mer omfattende enn forventet, også pga riksantikvarens påbud om å beholde mest mulig av det originale treverket. 3. I forbindelse med bispevisitasen i Kolvereid og Gravvik sokn hadde fellesrådet et eget møte med biskop og et påfølgende møte med politikere og administrasjon i Nærøy kommune med utgangspunkt i visistasberetningen. I møtet med kommunen ble behovet for gode rutiner i forhold til planarbeid, budsjettarbeid, brannsikring, universell utforming og løpende vedlikehold særlig vektlagt Biskopen løftet også fram spesielt behovet for restaurering av Kolvereid kirke samt bedre og større P-plass. Likeså mente han at vi kan øke bevisstgjøringen av kirkene både som kommunens viktigste kulturhistoriske bygg og som ikke minst som verdiformidler, noe som blir veldig synlig i møte med store begivenheter i menneskers liv. VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning.

3 MØTEBOK Side : 3 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-10 Endelig godkjenning av revidert årsregnskap 2012 Revisjonsberetning 2012 SAKSOPPLYSNING: Årsregnskapet viser et merforbruk på kr ,28 kr. Årsregnskap og årsrapport ble sendt til revisjon etter forrige fellesrådsmøte. Fellesrådet har nå mottatt revisjonsrapporten som bekrefter at både årsregnskapet og årsrapporten er godkjent. I vedlagt revisjonsnotat, etterspør revisjonen regnskapsoversikt over gravlegater. Kirkevergen har sendt et tilsvar om at det er menighetsrådene i Nærøy som forvalter gravlegatene i vårt fellesrådsområde, hvor hvert menighetsråd fører egne regnskap og har egne kontoer for de ulike minnefondene/ gravlegatene. VEDTAK: Revidert årsregnskap og årsrapport godkjennes. For inndekning av merforbruk vises til sak F13 11.

4 MØTEBOK Side : 4 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f13-11 Forslag til plan for inndekning av underskudd SAKSOPPLYSNING: Som kjent fikk Nærøy kirkelige fellesråd et regnskapsmessig underskudd på kr , 28 i Etter samtaler med administrasjonen i Nærøy kommune legges følgende plan for inndekning fram til behandling i fellesrådet: Fellesrådet tar selv ansvar for inndekning av , 28 kr. av merforbruket, hvor kr , 03 tas fra fellesrådet disposisjonsfond og det resterende kr , 25 forventes dekket inn av gaver til lydanleggene. Selv om det er ønskelig å beholde noe av disposisjonsfondet som en mulig reserve, ser vi ingen annen mulighet pr. dags dato. I tillegg oppretter fellesrådet en givertjeneste hvor det gis mulighet for å støtte den enkelte kirken i Nærøy. Forventet økning av festeavgiften er allerede lagt inn i 2013-budsjettet, slik at det er urealistisk å forvente mer der. Videre forslår vi å fremme en sak for kommunestyret i Nærøy hvor vi søker ekstraordinære midler på inntil kr fordelt over 2 år. Regnskapet for 2012 hadde urealistiske forutsetninger som fellesrådet og kirkevergen søker kommunestyret om inndekning for. Konkret viser vi her på de som ble lagt inn som forventet innsparing, og festeavgiften som ble påplusset med kr Begge deler ble gjort for å få 2012-budsjettet i balanse. Regnskapet for 2013 fikk en påplussing som gjør at det er et realistisk budsjett. Men for å unngå at vi drar dette underskuddet med oss framover inn i 2013 og forhåpentligvis slippe inngripen i drifta, håper vi kommunen vil strekke seg og bevilge det resterende underskuddet på kr som en engangshjelp. VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd søker Nærøy kommune om ekstraordinære midler på inntil kr til inndekning av merforbruket i Fellesrådet tar selv ansvar for inndekning av kr ,28.

5 MØTEBOK Side : 5 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-12 Regnskapsrapporter for perioden Regnskapsrapporter for perioden SAKSOPPLYSNING: Regnskapsrapporten for viser et mindreforbruk på kr , 36. Det skyldes i hovedsak mer sykelønnsrefusjon enn forventet. Vi har hatt noen utgifter til vikar, men de ble utbetalt først i april. Ellers har vi hatt høyt forbruk på energi, noe som er forventet da vi har hatt en lang og kald vinter. Vi har også fått inn kr i gaver til lydanlegg. SAKSVURDERING: Pga av forårets merforbruk, har vi hatt et bevisst fokus på innsparing. Likevel har vi et større mindreforbruk enn forventet pga økte inntekter på sykelønnsrefusjon. Utgiftene til vikar på til sammen ca. kr , kommer ikke før i aprilregnskapet. Selv om det er urealistis med et tilsvarende mindreforbruk utover i året, ser vi svært positivt på resultatet mht å greie fellesrådets andel av inndekningen av fjorårets merforbruk. VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning

6 MØTEBOK Side : 06 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-13 Steine kirkegård, valg av anbud på planleggingsarbeid SAKSOPPLYSNINGER: Den 13. januar fikk jeg følgende melding pr. e-post fra rådmannen i Nærøy: Vedlagt er uttalelsen fra Nord-Trøndelag Fylkeskommune ang. søknad om kjøp av tilleggsareal til Steine kirkegård. Fylkeskommunen. Nord-Trøndelag fylkeskommune skriver følgende om saken: "Området ved Stein (gården Stein m kirka på Stein) er rikt på fornminner og oldfunn; se askeladden.ra.no samt Blant annet er det gjort funn av bosetningsspor (ildsteder) flere steder på gården (her forstått som navnegården Stein.) I denne saken må vi derfor varsle at vi vil måtte gjennomføre en kml 9 undersøkelse; dvs en arkeologisk registrering med gravemaskin innen planområdet. Dersom vi gjør funn av fornminner (automatisk freda kulturminner) innen planområdet, så vil saken kunne bli oversendt Riksantikvaren etter kml 8.1 for behandling der. Vi kan ikke gjennomføre undersøkelsene før i april etter påske tidligst. Etter kml 10 vil utgiftene måtte belastes tiltakshaver. Vi ber tiltakshaver kontakte oss for avtale om oppstart og budsjett." Kirkevergen er orientert om at det er gjort avtale med grunneier Terje Solbakk om kjøp av grunn for kr 20,- pr. m2. Videre har kommunestyret bevilget kr til formålet, dvs. kr til kjøp av grunn, og det resterende til planlegging av kirkegårdens utvidelse. Etter samtaler med Nærøy kommune, har kirkevergen fått avklart at det er fellesrådet som står som tiltakshaver i denne saken. Jeg har derfor kontaktet fylkesarkeolog Lars Forseth og bedt om å få tilsendt plan over oppstart og budsjett for undersøkelsene så fort som mulig, slik at vi har bedre forutsetninger for å velge anbud av planleggingsarbeid. Vi sendte ut forespørsel om anbud til i alt 5 landsskapsarkitekter, og mottok to tilbud på planarbeid for utvidelse av Steine kirkegård før nyttår 2012, ett på kr ,- eks mva og ett på kr ,- eks.mva.

7 SAKSVURDERING: Selv om kommunen ber oss avvente engasjement av konsulent inntil saken med fornminner er avklart, ber jeg fellesrådet vurdere anbudene nå for å sikre oss at planarbeidet kan gjennomføres i løpet av høsten i år. Vi har mottatt to anbud. Begge firmaene trenger å vite om mulig planarbeid i god tid for å legge det inn i sin arbeidsplan. Hvis vi får gjennomført prosjekteringen i høst, kan arbeidet med selve utvidelsen starte våren Kirkevergen har vært i kontakt med begge firmaene, som bekreftet at anbud og pris står ved lag. Anbudene legges fram til drøfting og behandling i møtet. VEDTAK: Saken utsettes. Fellesrådet avventer valg av anbud til de arkeologiske utgravningene er avsluttet. Først da vet vi når en prosjektering kan iverksettes.

8 MØTEBOK Side : 08 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-14 Behandling av anbud for maling av Foldereid kirke SAKSOPPLYSNINGER: I fellesrådsmøtet den , ble det vedtatt at kr ,- av totalt kr ,- skulle brukes til utvendig maling av Foldereid kirke. Målet var at kirken skulle være restaurert til 150-årsjubileet senhøstes Vi har nå mottatt arbeidsbeskrivelse og pris fra Multibygg AS. Etter å ha sendt inn en plankebit av panelet fra Foldereid, har firmaet konkludert med at dagens panel har for store råteskader til at det er tilrådelig å male kirken slik den framstår i dag. Kirken ble bygd i 1863, og har blitt behandlet med ulike malingstyper opp igjennom årene. Resultatet har ifølge firmaet, blitt dårligere for hver gang, men det synlige resultatet at flassingen har blitt mer framtredende etter forholdsvis kort tid. Selv om man fjerner all maling på kirken og bygger opp et nytt malingssystem fra bunnen av, kan de ikke garantere at dette holder da kledningen er av så gammel årgang. Tilbudet fra Multibygg omfatter derfor utskifting av panel, inkludert omramming av vinduer og dører. Kledningen leveres ferdig grunnet og behandles i tillegg med to strøk. Pris totalt kr ,- eks mva. SAKSVURDERING: Dette tilbudet er mye mer omfattende enn først antatt. Likevel finner kirkevergen det lite tilrådelig å male nåværende panel da vi ikke er sikret et godt resultat. Da kirken skal feire sitt 150 årsjubileum i år, og det derfor ønskelig å få startet restaureringen så snart som mulig. Utfordringen er imidlertid de økonomiske rammene vi har til disposisjon. Kommunen har bevilget kr til sammen over 3 år til ekstraordinært vedlikehold av kirkene. I søknadene til Husbanken fordelte vi denne summen med kr til Lundring kirke og kr til Foldereid kirke. Disse søknadene ble innvilget rentekompensasjon. Det betyr at vi kun får rentekompensasjon på den lånesummen vi er innvilget.

9 Fellesrådet må likevel vurdere hva vi gjør i forhold til Foldereid kirke, mht å være sikret et godt og varig resultat av restaureringen. En mulighet er å omprioritere noe av midlene som var tiltenkt restaureringen av vinduene på Lundring kirke, slik at vi får mer til restaureringen av Foldereid kirke, selv om det helt klart ikke er noen god løsning mht behovene ved Lundring-kirka. Kirkevergen vet ikke om andre muligheter for å sikre mer penger til restaurering av Foldereid kirke pr. i dag, men muligheten for gaver, fond, etc. må undersøkes. VEDTAK: Saken utsettes. Da planene for restaureringen av Foldereid kirke er endret i så stor grad, bes kirkevergen om å innhente minst to anbud i tillegg til anbudet fra Multibygg, med to ukers frist for tilbakemelding. Kirkevergen kontakter også Nærøy kommune vedr. låneramme på totalt 1, mill. kr. fordelt med kr i 2012, i 2013 og i Hvis Foldereid kirke skal stå ferdig restaurert til jubileet i høst, må vi be om forsering av avsatte lånemidler på kr i 2014, da tildelingen i 2013 ikke er tilstrekkelig for restaureringen av kirken på Foldereid. Kirkevergen tar også kontakt med Multibygg for å signalisere at restaureringen av vinduene på Lundring kirke settes til en øvre grense på eks. mva. Dersom de økonomiske forhold er avklart og et tilstrekkelig antall anbud er gitt, innkalles fellesrådet til ekstraordinært møte torsdag23. mai for behandling av anbudene.

10 MØTEBOK Side : 10 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-15 Behandling av anbud på restaurering av redskapshuset på Steine SAKSOPPLYSNINGER: Nærøy menighetsråd har innhentet to anbud på restaurering av bårehuset/ redskapshuset på Steine. Redskapshuset har store skader etter to vannlekkasjer. Tilbud 1 er fra Arve Vassli, pålydende kr ,50 inkl. mva Tilbud 2 er fra Egil Amundsen, pålydende kr ,- inkl. mva Vasslis tilbud er uten rørlegger, maler og elektriker, mens dette er inkludert i tilbudet fra Amundsen. SAKSVURDERING Behovet for restaurering er utvilsomt til stede. Utfordringen er å finne pengene som trengs til restaureringen. Kirkevergen er kjent med at det gjenstår ca kr etter restaureringen av Steine kirke, men er usikker på om disse er bundet opp til restaurering av selve kirkebygget. Siden toalettene til kirken ligger i redskapshuset, kan det gi oss større mulighet til å få omdisponert resten av lånet til ovennevnte formål. I restaureringen er det planlagt WC med universell utforming. Pengene som gjenstår er opprinnelig tenkt til restaurering av tårnet. VEDTAK Restaureringen av redskapshuset på Steine utsettes pga manglende midler til formålet.

11 MØTEBOK Side : 11 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-16 Kontorforholdene ved dagens kirkekontor SAKSOPPLYSNINGER: Vi har meldt behov for større kontorareal til kommunen. Tre av dagens ansatte sitter i små rom uten vindu. Da vi nå har fast prestevikar inne, mangler vi også kontor til organist. I tillegg ønsker kirkevergen at kirketjenerne skal ha et felles kontor og oppmøteplass sammen med oss andre. Det har stor betydningen for arbeidsmiljøet og den gjensidige kommunikasjonen mellom kirketjenerne og de øvrige ansatte. Øvrige problemer med dagens lokaler, er mangel på lagerplass og ikke minst manglende lyddemping, dvs. forstyrrelser og vanskeligheter mht personvern og taushetsplikt. Det ene prestekontoret er for lite ift til vedtatte retningslinjer for prestekontor. Fellesrådsleder og kirkevergen har hatt et møte med nåværende utleier, Harald Moen, for å drøfte ulike løsninger /alternativ, da gjeldende kontrakt løper til og med februar Han har overlevert et muntlig kostnadsoverslag på utvidelse av kontorarealene. Den muligheten han ser for seg, er ombygging av tilstøtende kontorlokaler i sammen etasje, tilsvarende 82 m2. En husleie på kr. 7900,- vil da komme i tillegg til dagens husleie på kr ,-. Kostnadene for en evt. ombygging vil også legges inn i ny husleie. Moen anslår grovt en ombyggingskostnad på ca kr. Fordelt på 5 år blir dette ca. kr. 1670,- i mnd. Ny husleie etter ombygging vil mest sannsynlig ligge på rundt ,- pr. mnd. SAKSVURDERING Ny husleie vil komme på ca mer pr. måned, dvs. kr mer pr år. Med dagens budsjettramme ser dette vanskelig ut. Økt husleie uten tilførsel av nye midler, vil i tilfelle innebære en omprioritering i forhold til andre utgifter. VEDTAK Kirkevergen og prosten drøfter saken og legger fram et forslag til vedtak i løpet av høsten.

12 MØTEBOK Side : 12 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F13-17 EVENTUELT 4 saker ble behandlet under eventuelt: 1. Vannlekkasje i Torstad kirke. 2. Pengegave til Nærøy menighet, - øremerket til benkeputer. 3. Vårdugnad både ute og inne? 4. Møtetiden i fellesrådet Ad. 1. En lekkasje via vinduene i tårnet har bidratt til at ytterdøra på Torstad ikke kan lukkes ordentlig. Vannlekkasjen skyldes sprekker i vinduspakninger. Dette må kirkevergen ta tak i. Ad 2. En anonym giver har tilbudt menighetsrådet i Nærøy en pengegave til benkeputer. Da fellesrådet er ansvarlig for utsmykning av kirken, søker menighetsrådet via fellesrådet som betaler for utleggene og får summen refundert fra menighetsrådet. Ad 3. Kirkevergen er svært takknemlig for den innsatsen frivillige legger ned i dugnadsinnsats på kirkegårdene hver eneste vår. Dugnadene bidrar til at kirkegårdene framstår ryddige og ordentlige til 17. mai - og til konfirmasjonsgudstjenester. Kirkevergen våger seg likevel med en forespørsel om det samtidig er mulig å be om hjelp til vårdugnad også inne i kirkene? Vi har ikke penger til rundvask av byrå, og innser at våre egne ressurser er begrensede. Hvis 3 4 personer går over benker, alterparti, vinduskarmer med mer minimum 1 gang pr. år, vil det være til svært god hjelp for fellesrådet. Ad 4. Det ble henstilt om å øke anslått møtetid til 4 mot 2 timer når vi har fellesrådsmøter. Mange bruker innkallingen til å søke permisjon fra jobb. Det er derfor viktig at innkallingen tar høyde for en mer realistisk møtetid.