Etiske retningslinjer for JobbIntro AS

Transkript

1 Dokument: RETNINGSLINJER EQUASS: Spm 26, 30 Tittel: Etiske retningslinjer Godkjent pr/av: Vedtatt i styret, Dokumentnr: 41 Ajourført pr/av: Sept 2012 GMR/LL Etiske retningslinjer for JobbIntro AS Forslag til revidert versjon pr des 2012 INNLEDNING Generelt JobbIntro er avhengig av tillit og et positivt omdømme for å kunne bistå mennesker med oppfølgingsbehov i arbeidslivet. For å kunne oppnå dette er vi avhengig av at alle medarbeidere har en atferd i tråd med våre etiske retningslinjer, samt følger opp de krav til atferd som er nedfelt i bedriftens styringsdokumenter. JobbIntro forvalter offentlige midler og har et tydelig samfunnsoppdrag, i forhold til å tilrettelegge og formidle personer til arbeid. Etterlevelse av våre etiske retningslinjer er ikke bare viktig i forhold til eget omdømme, men også i forhold til å leve opp til deltakeres, oppdragsgiveres og eiers forventninger. De etiske retningslinjene skal regulere vår atferd i tjenesteleveranser, sammen med JobbIntros grunnverdier. I JobbIntros verdidokument definerer vi hva vi vil at verdiene raushet, kvalitet og mot skal bety for oss i møte med våre deltakere, oppdragsgivere og internt. De etiske retningslinjene og verdidokumentet er vedtatt av styret i JobbIntro. Se: Verdidokument. Omfang og ansvar Retningslinjene gjelder for alle medarbeidere, både hel- og deltidsansatte, vikarer og konsulenter som representerer JobbIntro, samt styrets medlemmer. Enkelte bestemmelser omtaler bare ansatte, og gjelder da bare disse. Alle som er omfattet av de etiske retningslinjene plikter å gjøre seg kjent med dem. Ledere er ansvarlige for å gjøre retningslinjene kjent og gå foran med et godt eksempel.

2 Daglig leder håndterer eventuelle avvik fra retningslinjene. Overtredelse av de etiske retningslinjene vil medføre reaksjoner, og grove brudd kan føre til oppsigelse og politianmeldelse. Hvordan praktisere og takle dilemma? Etiske retningslinjer er ikke uttømmende, og kan ikke dekke alle dilemma en kan komme i. Dersom ansatte er i tvil om en aktivitet er etisk akseptabel, og ikke finner svaret i retningslinjene, skal man først og fremst reflektere selv eller sammen med en kollega. Er det fortsatt tvil, skal vedkommende rådføre seg med nærmeste leder. Bekymringsmeldinger, rapportering og reaksjoner Det skal stimuleres til åpen diskusjon om ansvarlig atferd i utførelse av organisasjonens oppgaver. Dette skal skje på en ubyråkratisk måte, og danne grunnlag for forbedringer. Eventuelle bekymringer og klager må som hovedregel formidles til nærmeste leder. Hvis du føler at dette ikke er hensiktsmessig, kan du henvende deg til daglig leder. Ansatte har plikt til å varsle om forhold som de mener er kritikkverdige, og som de mener krenker brukere eller andre interesseparters verdighet. Bekymringsmeldinger håndteres med diskresjon, og klager skal behandles konfidensielt. Klager fra deltakere og oppdragsgivere skal behandles i tråd med intern prosedyre for klagehåndtering. Hvis noen i god tro rapporterer om mulig overtredelse av lover eller JobbIntros retningslinjer, vil de være beskyttet mot sanksjoner som følge av henvendelsen. Det vil være et brudd på disse retningslinjene å diskriminere eller trakassere noen for å ha tatt opp slike spørsmål. Se Arbeidsmiljøloven og prosedyre for gjennomføring av tiltak. INTERNE FORHOLD JobbIntro ønsker å skape et åpent, engasjerende og utviklende arbeidsmiljø for ansatte og deltakere. Alle som jobber hos JobbIntro skal behandle hverandre med tillit og en positiv innstilling. Dette innebærer at vi skal ha respekt for hverandres funksjoner, kompetanse, tid og person. Ansatte hos JobbIntro har et særlig ansvar for å skape et inkluderende og sikkert arbeidsmiljø for personer som mottar våre tjenester. Deltakere skal ha like arbeidsforhold i forhold til både fysisk og psykisk arbeidsmiljø, og rettferdig behandling, på linje med egne ansatte. I forhold til ansatte skal det legges saklige kriterier til grunn ved personrelaterte beslutninger ved for eksempel ansettelser, opplæring, godtgjørelse og forfremmelse.

3 Se: Personalhåndbok og HMS-håndbok(under utarbeiding). FORHOLD TIL LOVGIVNING Normer basert på menneskerettighetene finnes i internasjonale menneskerettighetsavtaler, som er anerkjent av Norge. Disse gjelder også for JobbIntro. Avtalene inkluderer blant annet arbeidstakerrettigheter og retningslinjer om korrupsjon. For øvrig gjelder Norges lover for JobbIntro, og det er i enkelte tilfeller henvist til lovverket i retningslinjene. Dette er ikke uttømmende. FORRETNINGSETIKK Generelt JobbIntro forvalter offentlige midler og skal gjennom anvendelsen av disse bidra til å øke personers mulighet for deltakelse i arbeidslivet. Vårt bidrag til verdiskaping i samfunnet, skal skje gjennom utøvelse av et helhetlig samfunnsansvar. Dette innebærer at vi skal legge både sosiale, økonomiske og miljømessige vurderinger til grunn for vår virksomhet. Vår opptreden skal i henhold til våre verdier, oppfattes å være rettskaffen og ærlig, ved tjenesteleveranser til enkeltpersoner og i forretningsmessige forhold. Etikk, personvern og samfunnsansvar skal stå sentralt ved vurderinger i våre tjenesteleveranser, forretningsmessige forhold, nettverksbygging og profileringsaktiviteter. JobbIntro skal være en pådriver for at de samme etiske holdninger utøves av våre oppdragsgivere og øvrige samarbeidspartnere. Våre beslutninger i tjenesteleveranser og forretningsforhold må være preget av upartiskhet ved at medarbeidere ivaretar retningslinjer om habilitet i forhold til personlige - og økonomiske særinteresser. Habilitet En medarbeider skal underrette sin overordnede straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Det regnes som inhabilitet når det oppstår et forhold som kan svekke tilliten til den ansattes upartiskhet. Den som anses som inhabil, skal umiddelbart avslutte sin befatning med saken. Roller og integritet i tjenesteleveransen Medarbeidere i JobbIntro har oppfølgingsansvar for enkeltpersoner. Dette er en rolle som innebærer ansvar for å hindre fysisk, psykisk og økonomisk utnyttelse av deltakere, og dermed sørge for verdighet, integritet og sikkerhet for den som mottar tjenester.

4 Personer som mottar våre tjenester skal selv være aktivt med og utforme innholdet i tjenesten han eller hun mottar. Deltaker skal orienteres om sine rettigheter og plikter, om muligheter for brukermedvirkning og om klageadgang. Samtidig har den ansatte selv ansvar for å sørge for at egen sikkerhet og integritet blir ivaretatt. Dette innebærer blant annet å avgrense oppfølgingen av enkeltpersoner i forhold til det oppdraget vi er gitt. JobbIntros ansatte skal være behjelpelige med å finne andre hjelpeinstanser for deltakeren på områder vi ikke dekker gjennom våre tjenester, dersom det er behov for det. Dersom det oppstår en situasjon hvor deltakers eller den ansattes interesser er truet, og den ansatte er usikker på hvordan situasjonen bør håndteres, skal han eller hun rådføre seg med sin overordnet. Se: Rettighetsdokument for deltakere og arbeidsmiljøloven (vern mot diskriminering). Personlige og økonomiske interesser i andre virksomheter Ansatte tillates ikke å markedsføre eller utføre egne betalte tjenester som konkurrerer med JobbIntros virksomhet. Ansatte har selv plikt til å orientere nærmeste leder dersom han eller hun utfører tjenester som kan anses som konkurrerende virksomhet, og sammen med leder foreta en vurdering av hvorvidt oppdrag er forenlige med ansettelsesforholdet i JobbIntro. Gaver, reiser og økonomiske fordeler Medarbeidere må ikke tilby, love eller gi andre noen utilbørlig fordel for å oppnå eller beholde forretningsmessige fordeler for JobbIntro. Gaver eller andre begunstigelser til våre kunder og samarbeidspartnere må skje i samsvar med god forretningsskikk, og kan bare gis dersom de er beskjedne av verdi. Pengegaver kan aldri ytes. Medarbeidere må ikke ta i mot gaver eller reiser i forbindelse med forhandlinger eller som anerkjennelse for en inngått avtale. Hvis du mottar en gave eller reise, eller er klar over at du kommer til å motta dette, må din overordnede informeres og bestemme hvordan saken skal behandles. I andre sammenhenger som oppmerksomheter i forbindelse med høytider, foredrag og annet, kan vanlige aksepterte påskjønnelser mottas. For interne oppmerksomheter gjelder egne retningslinjer. Medarbeidere skal heller ikke ta imot rabatter ved kjøp av varer eller tjenester fra JobbIntros kontakter til personlig bruk, med mindre de er en del av en rabattordning som tilbys alle medarbeidere eller er alminnelig tilgjengelig.

5 Medarbeidere i JobbIntro må ikke benytte sitt arbeidsforhold eller verv til å oppnå økonomiske fordeler av noen karakterer for seg eller sine nærmeste. TAUSHETSPLIKT, KONFIDENSIALITET OG INFORMASJON Pålitelighet i forhold til deltakere, oppdragsgivere og arbeidsgiver(jobbintro) All informasjon som gis i forbindelse med arbeidet i JobbIntro skal være basert på faktiske forhold og ivareta interesseparters integritet. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker må respekteres og ikke brukes til personlig fordel. Ingen medarbeider skal aktivt via datasystemer eller på annen måte søke opplysninger om deltakere og deres foresatte eller oppdragsgivere når dette ikke er nødvendig for vedkommendes arbeid. I saker hvor JobbIntro, deltakere og deres foresatte, eller oppdragsgivere omtales, forventes det en lojal og tillitskapende holdning utad. Det forventes videre at medarbeidere overfor deltakere og foresatte, oppdragsgivere og andre omtaler JobbIntros interne forhold på en slik måte at det ikke vil være til skade for selskapet, medarbeidere eller de tjenestene JobbIntro tilbyr. Taushetsplikt og diskresjon Medarbeidere har taushetsplikt om andres private eller forretningsmessige forhold som de blir kjent med i sitt arbeid. Denne forpliktelsen gjelder også etter at vedkommende har sluttet å arbeide for JobbIntro. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også overfor medarbeidere som ikke har behov for opplysningene i sitt arbeid, dog slik at taushetsplikten ikke må hindre utviklingen av kunnskap, godt samarbeid og et aktivt fagmiljø i JobbIntro. Taushetsplikten skal ikke hindre medarbeidere i å informere overordnede om forhold som antas å være i strid med gjeldende lover og forskrifter. Se: Taushetserklæringen og Lov om personopplysninger. Oppbevaring/beskyttelse av informasjon Enhver medarbeider skal sørge for at fortrolige eller sensitive opplysninger om deltakere og deres foresatte, oppdragsgivere eller JobbIntros interne forhold beskyttes ved forsvarlig oppbevaring og sikring av skriftlig og elektronisk lagrede opplysninger. Sikring av informasjon, arkiv og eiendeler som tilhører JobbIntro, og JobbIntros deltakere og kunder, er med andre ord et ansvar som hviler på alle.

6 Alle opplysninger som er samlet inn, vurderinger som er utført og anbefalinger som er gjort, skal behandles med største omhu og diskresjon. Personvern er svært sentralt i JobbIntros tjenesteleveranser til enkeltpersoner. Se: Prosedyre for konfidensialitet. Forholdet til media og allmennheten JobbIntros profil påvirkes i stor grad av vår evne til å kommunisere på en konsistent og profesjonell måte med eksterne aktører, inkludert media. JobbIntro skal være en åpen virksomhet, som gir allmennheten innsyn. Medarbeiderne i JobbIntro skal være serviceorienterte, ærlige og imøtekommende i sin omgang med eksterne aktører og allmennheten. Informasjon som gis til media skal være korrekt og objektiv, og i tråd med bedriftens kommunikasjonsplan. Daglig leder uttaler seg i hovedsak til media om saker som vedrører organisasjonen og dens planer. Ansatte kan uttale seg gjennom ansattes representanter i saker hvor dette er aktuelt. Se: Kommunikasjons- og kriseplan. Bruk av sosiale medier og internett Sosiale medier foregår ikke bare på fritiden, men også i arbeidstiden gjennom pc mobiltelefon. Samtidig som sosiale medier gir økte muligheter for kommunikasjon, er det viktig å være bevisst at mulighetene også gir utfordringer. Disse knytter seg i første rekke til personvernet. Med sosiale medier forstås nettsamfunn, personlige blogger, chat og andre personlige informasjonskanaler over internett. Et sosialt medium er et offentlig rom og informasjonen er som oftest søkbar. Alle medarbeidere ved JobbIntro har ansvar for at taushetsplikten blir overholdt, at deltakeres og kollegers personvern blir ivaretatt og at man er bevisst lojalitetsplikten man har som arbeidstaker. Det er derfor viktig å følge retningslinjene som gjelder brukeren av sosiale medier. Se: Retningslinjer for bruk av sosiale medier og internett. REVISJON OG FORANKRING Revisjon av etiske retningslinjer Det er avgjørende at de etiske retningslinjene holdes levende ved at de blir fokusert på minst en gang i året. Selve innholdet i retningslinjene bør være stabile over tid, og det vurderes som hensiktsmessig å revidere de etiske retningslinjene hvert 3. år.

7 Forankringsprosess De vedtatte etiske retningslinjene publiseres på intranett og Internett, og gjøres kjent for alle ansatte. Retningslinjene iverksettes umiddelbart etter vedtak. Retningslinjene integreres i opplæring for nyansatte og nye styremedlemmer. Det skal fokuseres på retningslinjene minst én gang i året. Vedtatt av styret i JobbIntro 23. april 2008 (styremøte 03/08). Skal opp til ny behandling i desember De etiske retningslinjene er utarbeidet etter en etikksamling for alle ansatte i mars Et utvalg bestående av fire ansatte og daglig leder har jobbet med utformingen, og dokumentet har vært lagt ut til høring i bedriften før vedtak i styret. Inspirasjon til retningslinjene er hentet i retningslinjene til Innovasjon Norge og Horten kommune. Ansatte har deltatt i revisjonsarbeid i 2012, og retningslinjene er behandlet av styret. (Her skal det legges inn oversikt over lovverk og interne prosedyrer i tabellform.)