STYRET. Avtale om utleie av bygningsmassen ved psykiatrisk senter, Eide

Transkript

1 STYRET ST 2011/44 Avtale om utleie av bygningsmassen ved psykiatrisk senter, Eide Behandles i: Møtedato Styret for Helse Nordmøre og Romsdal HF Saksbehandler: Jonny Eikrem Arkivreferanse: 2008/1086 Saksutredning: Bakgrunn Det vises til tidligere styresaker vedrørende salg/overdragelse av bygningsmassen ved psykiatrisk senter Eide, senest til styresak ST 2011/29 Salg/overdragelse av psykiatrisk senter, Eide av Administrerende direktørs vurderinger Da det ikke er mulig å gjennomføre en vederlagsfri overdragelse av bygningsmassen innenfor gjeldende regelverk, legges det nå opp til en langsiktig avtale om utleie av bygningsmassen til Eide kommune basert på den leiekontrakt som følger vedlagt. Helse Nordmøre og Romsdal HF vil samtidig innhente en ny verditaksering/markedstakst av eiendommen. Dette har sin bakgrunn i at det i etterkant av foreliggende takst er gjennomført et branntilsyn som påpeker behov for betydelige utbedringer for å tilfredsstille dagens krav. Grunnet leieforholdets varighet må avtalen også forelegges det regionale styret før bindende avtale kan inngås. Adm. direktørs innstilling: Styret viser til adm. direktørs saksfremlegg m/vedlegg og slutter seg til at det inngås en leieavtale med Eide kommune slik det fremgår av vedlagte leiekontrakt. Saken m/vedlegg oversendes Helse Midt-Norge RHF for endelig styrebehandling iht gjeldende reglement for bygge- og eiendomssaker. Nils H. Eriksson adm. direktør

2 HNR HF Side 1 av 9 1. Parter Kontrakts. Nr 01_2009 Leiekontrakt HNR HF Utleier Leietaker/leier HNR HF Eide kommune 2. Leieobjekt Adresse Leieobjektet skal benyttes til Eide psykiatriske sjukehjem Helseformål 3. Leiesum Leieobjekt Areal (BTA) Lokasjon Eget areal Fellesareal Kommentarer 1. etg Kostnader Pris pr m2 Eget areal Fellesareal Sum Grunnleie Felleskostnad eget areal Felleskostnad felles areal Brukerkostnad Total leiesum Leiers ansvarssted 4. Leieforholdets varighet Leieforholdet løper fra til Første regulering Utgangsindeks Sted/Dato Molde Leietakers kontaktperson Utleiers kontaktperson Utleiers underskrift leietakers underskrift Per Einar Dyrnes, Rådmann Eide kommune Torleif Hjellset, Eiendomssjef HNR HF

3 HNR HF Side 2 av 9 2. LEIEOBJEKTET Leieforholdet omfatter det areal som er vist i vedlegg 1 tegninger. 3. LEIE OG TILLEGGSTJENESTER Husleien omfatter A. Grunnleie og B. Felleskostnader. Jfr. kontraktens del B. Hertil kommer C. Brukeravhengige kostnader, jfr. kontraktens del B D. Fellesareal Leietaker belastes husleie for sin andel av fellesarealet i 1.etg. Rømningsveger inngår som en del av fellesarealet. Fellesareal består av en del felles med HNR HF (17m2) og en del felles med resten av bygget (6m2). Totalt fellesareal utregnet til 23m2. Det tas forbehold om at fellesarealet kan endres av utleier i leieperioden. Varsel om dette er herved gitt. F. Betaling Leien betales forskuddsvis hvert kvartal, henholdsvis pr. 1. februar, 1. mai, 1. august og 1. november. Ved forsinket betaling av leie eller andel av fellesutgifter, skal det betales forsinkelsesrenter, jfr. lov om forsinkelsesrente av 17. desember 1976 nr LEIEREGULERING Grunnleien reguleres for hele beløpet hver 1. januar, i forhold til eventuelle endringer i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (KPI). Dog skal leien ikke kunne reguleres lavere enn den leie som ble avtalt på kontraktstidspunktet. Leieregulering baseres på utviklingen fra opprinnelig kontraktsindeks til siste kjente indeks på reguleringstidspunktet. Felleskostnad reguleres hver 1. januar årlig i tråd med forventet forbruk og lønns / prisvekst og innbetales konto med avregning i h.h.t. faktisk forbruk ved årsavslutning.. Leietaker er med dette varsel kjent med at årlig leieregulering vil finne sted. 5. LEIETID OG FREMLEIE

4 HNR HF Side 3 av 9 Avtalen løper fast i 10 år fra til Leietaker har rett til å forlenge leieforholdet i 2 x 5år, på denne kontrakts gjeldende vilkår med fastlagte leiereguleringer, jfr. pkt 4. Ønsker leietaker å benytte sin rett til forlengelse, må utleier varsles om dette innen 6 seks måneder før utløpet av gjeldende periode. I varselet må leietaker angi varigheten av forlengelsen, oppad begrenset til det antall år som er bestemt i avsnittet over. Fortsetter leieforholdet i mer enn 3 tre måneder etter utløpet av avtalt leietid uten at utleier skriftlig har oppfordret leietaker til å flytte, er leieavtalen gått over til å være tidsubestemt, jf. Husleieloven 9-2 tredje ledd. Utleier er kjent med at leier vil ominnrede de aktuelle leiearealer til tannklinikk. Leiearealets størrelse kan reforhandles i leieperioden. Fremleie krever utleiers skriftlige forhåndssamtykke. 6. DRIFT OG VEDLIKEHOLD Kontraktens del B, inneholder spesifikasjon over utleiers og leiers ansvar for drift og vedlikehold: Drift Egne driftskostnader Leier er ansvarlig for kostnader iht. kontraktens del B Brukeravhengigekostnader Felleskostnader Leier er ansvarlig for sin andel til drift av fellesarealer og tekniske anlegg ihht. kontraktens del B - Felleskostnader Vedlikehold Utleiers vedlikeholdsplikt Utleier sørger for og bekoster alt utvendig bygningsmessig vedlikehold og vedlikehold av bygningens faste tekniske anlegg og eventuelle fellesarealer. Dette skal sees i sammenheng med bygningsmessige vedlikehold som iverksettes i den kommunale delen. Leietakers vedlikeholdsplikt Leietaker har ansvar for og bekoster innvendig vedlikehold og ombygging, ominnredning eller endringer av egne arealer. Den standard lokalene var i ved overtakelsen skal opprettholdes. Dersom leietaker ikke ivaretar sitt vedlikeholdsansvar, kan dette gjennomføres av utleier for leietakers regning.

5 HNR HF Side 4 av 9 Leietaker er ansvarlig for sin andel av utomhusvedlikehold, herunder plen- og vegvedlikehold. Likeledes snørydding. Leietaker har ansvaret for drift, vedlikehold og fornyelse av spesialinnredninger og brukerutstyr som er installert for eller av leietaker. Utleier er berettiget til å foreta alle arbeider som er nødvendige til eiendommens forsvarlige vedlikehold eller fornyelse, og til i samme utstrekning å foreta ethvert forandringsarbeid så vel i som utenfor de leide lokaler. Leietaker plikter å medvirke til at ledninger, kanaler og rør til andre deler av eiendommen kan føres gjennom de leide lokaler uten hinder. Videre forplikter leietaker seg til å finne seg i slike arbeider uten erstatning eller leiereduksjon, med mindre ulempene for leier er vesentlige. Utleier skal påse at arbeidene blir til minst mulig ulempe for leier og i størst mulig grad sørge for å varsle leier i rimelig tid, i forhold til lokalenes bruk før arbeidene igangsettes. Det leide areal skal brukes til helserelaterte formål. Eventuelle endringer i bruksområde må godkjennes av utleier. Leier plikter i forbindelse med bruken av lokalene å rette seg etter de bestemmelser som gjelder for eiendommen, og for øvrig etter de krav som blir gitt av offentlig myndighet. Leier plikter å gi utleier adgang til lokalene for ettersyn, reparasjon, vedlikehold, inspeksjon, taksering, etc. I alle tilfeller der det anses nødvendig for å forebygge eller begrense skade på eiendommen, har utleier rett til å skaffe seg adgang til lokalene. Utleier disponerer egen nøkkel, som om nødvendig kan brukes i slike tilfeller. Dersom leier oppdager skade på eiendommen, må leier straks varsle utleier. Unnlatelse av å gi slikt varsel vil medføre erstatningsansvar. 7. LOKALENES OVERTAKELSE OG INNREDNING Lokalene overtas i den stand de er pr. dato for leieinngåelsen. Ominnredninger, forandringer eller inngrep i bygningsmassen som for eksempel etablering av dataspredernett, fremtrekk av elektriske ledninger for belysning/apparater, fjerning av vegger etc., er ikke tillatt uten utleiers forhåndsgodkjennelse. Utleier er kjent med at det vil bli etablert tannklinikk i de utleide lokalene, og aksepterer nødvendige installasjoner for å muliggjøre denne drift. Alle kostnader forbundet med ominnredningen skal dekkes av leietaker. Utleier kan nekte samtykke i endringer bl.a. ut fra arkitektoniske eller bevaringsmessige hensyn og kan gjøre samtykket betinget av at leier fjerner installasjonene ved leietidens utløp, eventuelt at leier skal bekoste arbeidet med å få tilbakeført lokalene til opprinnelig stand. Leier bekoster alle utgifter ved eventuelle ominnredninger av lokalene, og står ansvarlig for alle nødvendige godkjennelser, se punkt 8, fjerde avsnitt. Leietaker har ansvar for all teknisk infrastruktur som bli etablert i de leide arealer.

6 HNR HF Side 5 av 9 Der intet annet er avtalt, har utleier ansvaret for teknisk infrastruktur fram til vegg/tak/gulv. Øvrig bygningsmessig infrastruktur i de leide arealene er de respektive leietakeres ansvar. Plassering og utforming av virksomhetsskilt, informasjonstavler etc. må tilpasses gjeldende standard og godkjennes av utleier. Leietaker er ansvarlig for å søke offentlige myndigheter der det er søknadsplikt. Leier er ansvarlig for at brannsikkerhet ivaretas innenfor leid areal, samt i fellesareal som leier disponerer. Dette gjelder også evt. allerede gjeldende pålegg fra tilsynsmyndigheter. 8. FRAFLYTTING Før fraflytting plikter leier, etter forhåndsvarsel, å gi leiesøkende adgang til lokalene. Lokalene skal være ryddet og rengjort. Dersom lokalene ikke er ryddet og rengjort i tilstrekkelig grad etter utflytting, plikter leier å betale for nødvendige utlegg inkludert forlenget leie. Installasjoner og inventar, fast og løst, som leier har plassert i lokalene, kan utleier kreve fjernet for leiers regning. Tilsvarende gjelder andre tiltak for å få lokalene brakt i samme stand som ved overtakelsen. Leiers rettigheter til inventar og installasjoner som ikke er fjernet, tilfaller utleier uten godtgjørelse. Utleier er innforstått med at de aktuelle lokaler vil bli ominnredet til tannklinikkformål. Det vil ikke bli krevd tilbakeføring av de ominnredde lokalene ved tilbakelevering. Det vil heller ikke bli gitt noen form for godtgjørelse for ominnredningsarbeidene. Ved fraflytting skal det foretas en felles befaring. Det skal føres protokoll som undertegnes av begge parter. Påpekte feil og mangler skal utbedres av leier for leiers regning og uten unødig opphold. Dersom forandringer, som nevnt under punkt 7, medfører pålegg fra offentlig myndighet med følgende merkostnad for utleier, skal leier dekke disse kostnadene fullt ut. 9. BRUKERUTVALG Ikke aktuelt. 10. FORSIKRINGSMESSIG ANSVARSFORDELING Bygget inngår i felles forsikringsavtale i regi av Helse Midt-Norge. Utleier har ikke ansvar for skader eller tap som måtte oppstå ved brann, vannledningsskade m.v., ut over det som dekkes av helseforetakets forsikringsavtale.

7 HNR HF Side 6 av 9 Egenandelen ved skade må dekkes av leietaker. I h.h.t. dagens avtale, er egenandelen kr ,- pr. skade. Leietaker må sørge for forsikring av eget inventar og utstyr. Likeledes evt. avbruddsforsikring. 11. ERSTATNING Leier blir erstatningsansvarlig for all skade som skyldes ham selv, folk i hans tjeneste eller personer han har gitt adgang til eiendommen. Ansvaret omfatter direkte tap inkl. kostnader til utbedring av skader på de leide lokalene og andre deler av eiendommen. Leier blir ikke erstatningsansvarlig for indirekte tap med mindre han har handlet grovt uaktsomt. Leier kan kreve erstatning for tap som følge av utleiers mislighold. Erstatningen dekker direkte tap. Leiers indirekte tap dekkes ikke med mindre utleier har handlet grovt uaktsomt. Kortere avbrudd i forsyning av vann, strøm, luft etc kan leier ikke kreve erstatning eller leiereduksjon for. 12. FORHOLD UTENFOR PARTENES KONTROLL Dersom den ene av partenes manglende oppfyllelse av kontrakten skyldes en hindring utenfor hans kontroll som han ikke med rimelighet kunne ventes å ta i betraktning på kontraktstidspunktet eller unngå eller overvinne følgende av, suspenderes partenes plikter så lenge hindringen består. Så snart situasjonen er over, normaliseres kontraktsforholdet. Partene kan gå fra kontrakten i en slik situasjon dersom den andre part samtykker eller med 10 dagers varsel, dersom situasjonen antas å vare i mer enn 30 dager. 13. AVHENDING AV EIENDOMMEN Ved avhending av utleide arealer hvor leieforholdet ikke kan videreføres er utleier ikke pliktig til å skaffe alternative lokaler. 14. SPESIELLE BESTEMMELSER Eide psykiatriske sjukehjem er ett bygg, med to eiere der hver part/eier har sin del, samt andel av fellesareale. I h.h.t. muntlig avtale mellom eierne, har alle felleskostnader blitt fordelt 50/50 mellom HNR HF og Eide kommune. HNR HF har årlig, i slutten av året, foretatt avregning. Ny avtale om fordeling av felleskostnader og energibruk skal utarbeides ultimo Eide kommune vurderer å kjøpe andelen til HNR HF. Forutsatt en slik overtakelse, vil denne leiekontrakten bortfalle fra samme dato.

8 HNR HF Side 7 av KONTAKT MELLOM PARTENE Det avholdes et årlig møte mellom partene i forbindelse med leieregulering. Utleier tar initiativ til dette møtet. Løpende kontakt mellom utleier og leietaker rettes til kundekontakt hos utleier 16. TVISTER Partene vedtar eiendommens verneting i alle tvister som gjelder leieforholdet. 17. SIGNATURER for Del A og Del B Dato: Utleier Leietaker Vedlegg: Tegninger med oversikt over leid areal Fakturagrunnlag Del B (eks. driftsutgifter).

9 HNR HF Side 8 av 9 DEL B DRIFTS- OG VEDLIKEHOLDSUTGIFTER ANSVARSFORDELINGEN MELLOM LEIER OG UTLEIER

10 HNR HF Side 9 av 9 Grunnleie (inkl i husleie utleiers kostnad) Avskrivninger Renter Administrasjon Forsikring av bygg Eiendomsskatt Ytre vedlikehold av bygningene Vedlikehold av dokumentasjon Drift og vedlikehold av felles tekniske anlegg for alt areal Energi: Energi til felles tekniske anlegg f.eks ventilasjon og heis i alt areal Energi til oppvarming og belysning av fellesareal. Renhold: Renhold av fellesareal. Skilting/vakthold etc: Felleskostnader (inkl i husleie utleiers kostnad) Intet vakthold. Flagging i tråd med retningslinjer (ivaretas av sykehjemmet). Skilting utvendig og i fellesareal Service, drift og vedlikehold av: Vedlikehold av fellesareal Låssystemer i fellesareal. Porter/dører i fellesareal Sanitæranlegg/røranlegg Brannslukkeutstyr i alt areal Brannvarsling og alarmer i alt areal Nødlys i alt areal Heis i fellesareal Generell ventilasjon i fellesareal Varmeanlegg i alt areal Lysstoffrør, lyspærer o.l i fellesareal Utomhusvedlikehold, herunder plen- og vegvedlikehold Brukeravhengige kostnader (ekskl i husleie leiers kostnad) Belastes pr. m2 av leid areal Belastes etter uttak Energi i h.h.t. fordelingsavtale Renhold / polering av leid areal Vann- og kloakkavgift Telefonanlegg, Dataanlegg. Låssystem i egne arealer. Nøkler og nøkkelkort Håndtering av risikoavfall og annet spesielt avfall. Innvendig vedlikehold, ombygging, ominnredning eller endring av lokaler Brukertilpasninger/endringer ut over standard teknisk infrastruktur Sanitær- og el.anlegg i leide arealer. Avdelingsspesifikt utstyr (drift, vedlikehold og fornyelse) Skilting i eget areal etter godkjenning av utleier

11

12

13