Introduksjon til Endnote (for PC-brukere)

Transkript

1 Introduksjon til Endnote (for PC-brukere) Torstein Låg Universitetsbiblioteket i Tromsø Oppdatert endnote.com

2 EndNote som referansehåndteringsverktøy EndNote er et program hvor du kan lagre og organisere alle referansene dine i én og samme database. EndNote kan brukes sammen med tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word Pages (plug-in nedlastning: (OpenOffice, LibreOffice) Anbefalte nettlesere For PC-brukere: Firefox eller Explorer Chrome krever av og til mellomlagring av referanser ved import For Mac-brukere: Firefox eller Chrome Safari og Explorer krever av og til mellomlagring av referanser ved import Ved første gangs import: velg innstilling som gjør at referansefilene automatisk blir åpnet i EndNote 2

3 Kursets målsettinger endnote.com uit.no/ub/endnote Lage et EndNote-bibliotek (database) og registrere referanser. Importere referanser fra eksterne databaser (for eksempel Biblioteksøk). Søke på og sortere referanser i EndNote-databasen. Hente referanser fra EndNote-databasen og sette dem inn i et Worddokument. Redigere referansene i et Word-dokument Tilpasse Word-dokumentet med tanke på publisering 3

4 Laste ned EndNote til din egen maskin UiT har kjøpt lisens på EndNote, tilgjengelig for alle studenter og ansatte. Dette gjelder også for hjemmemaskiner. En EndNote-app (ipad) er tilgjengelig men denne må betales privat (AppStore). Instruksjoner for nedlastning og installasjon finnes på: Har du EndNote installert fra før? Kjør eventuell oppgradering til EndNote X7.2 (nyeste versjon). Om tekniske problemer ved installasjon, kontakt Orakelet 4

5 Sync til EndNote Web fra flere maskiner Om du ønsker å jobbe med biblioteket ditt fra ulike maskiner må versjonene på maskin A og B alltid synkroniseres. Anbefaling: Bruk EndNote Web for synkronisering Gratis EndNote Web-konto i 2 år. For å opprette EN-Web-konto: Klikk på Sync-knappen øverst i bibliotekvinduet Velg «Register» Innstillinger for synkronisering kan alltid justeres fra Edit Preferences Sync

6 Lage en EndNote-database (Library) Åpne EndNote: Fra Start-menyen, under Alle programmer/all programs Lage en ny database: Create a New Library ELLER File New Navngi databasen:.enl-fil (Torsteins bibliotek.enl) En.Data-mappe opprettes automatisk med samme navn som.enl-fila (Torsteins bibliotek.data) 6

7 Gode råd vi virkelig mener du burde følge! Unngå uorden og forvirring! Hold oversikten ved å ha ett enkelt EndNote-bibliotek Vit hvor du har lagret EndNote-biblioteket ditt. Ta back-up jevnlig.enl.data Disse to delene må alltid være sammen! File Compressed Library (.enlx) Save (til ekstern enhet) 7

8 Velge en referansestil Hvert fagområde og hvert tidsskrift stiller egne krav til format på referansehenvisning i tekst og referanseliste Bachelor- eller mastergradsstudent? Spør veilederen din hvilken stil du skal bruke! EndNote inneholder en rekke forhåndsdefinerte stiler (Output Styles). Den aktive stilen vises i stilboksen på verktøylinja. Preview viser hvordan en gitt referanse vil vises i en referanseliste i den aktive stilen. Stil kan skiftes i nedtrekksmenyen i stilboksen. Om du ikke finner den ønskede stilen i nedtrekksmenyen, velg Select Another Style og velg en annen stil fra listen. 8

9 Registrere referanser manuelt Ulik type informasjon skal legges inn i EndNote for de ulike referansetypene. Gå til References New Reference Velg Reference type Bok (Book) Tidsskriftartikkel (Journal Article) Bokkapittel (Book Section) Redigeringsvinduet viser felter som er tilpasset den valgte referansetypen. Bok SANDEL, M What Money Can t Buy: The Moral Limits of Markets. London, Allen Lane. Bokkapittel BARTON, M. E. & TOMASELLO, M The rest of the family: the role of fathers and siblings in early language development. In: GALLAWAY, C. & RICHARDS, B. J. (eds.) Input and interaction in language acquisition. Cambridge: Cambridge University Press. Tidsskriftartikkel STEMSHAUG, O Bilnamn nordafjells. Namn og nemne, 25, (Stil: Harvard) 9

10 Felter i referansens redigeringsvindu - eksempel på et bokkapittel (Book Section) Forfatter (Author): Carlomagno, Sergio ; Iavarone, Alessandro (ETT NAVN PER LINJE) År (Year): 1995 Tittel (Title): Writing rehabilitation in aphasic patients Redaktør (Editor): Code, Chris ; Müller, Dave (ETT NAVN PER LINJE) Boktittel (Book Title): Treatment of aphasia Utgiversted (Place Published): London Utgiver (Publisher): Whurr Sidetall (Pages): Felter som forenkler gjenfinning av referansen: ISBN: Oppstilling (Call Number): Tre Merkelapp (Label): EndNote-kurs Nøkkelord (Keywords): Afasi, Behandling, Skriving (ETT NØKKELORD PER LINJE) 10

11 Lagre en referanse Det er ingen egen lagreknapp i EndNote. Det er to måter å lagre på: 1. File Save 2. Ctrl + s Når du skal registrere flere referanser er det viktig at du ikke skriver i samme redigeringsvindu (selv om du har lagret, vil du skrive over det du har skrevet før). Derfor: Når du har skrevet ferdig og lagret en referanse, lukk referansens redigeringsvindu. For å registrere en ny referanse, åpne et nytt (og tomt) redigeringsvindu. Etc. 11

12 Oppgave 1 Legge inn referanser manuelt Nå skal du legge inn en referanse av typen Book i EndNote-biblioteket ditt. Feltene markert i rødt i eksemplet under skal fylles inn. Merk: I stedet for eksemplet under kan du legge inn en bokreferanse som er faglig relevant for deg selv. Reference type: Book Forfatter (Author): Wolfe, Michael År (Year): 1993 Tittel (Title): The Conversion of Henry IV Utgiversted (Place Published): Cambridge, Mass. Utgiver (Publisher): Harvard University Press Oppstilling (Call Number): UBT/KS, Wol Nøkkelord (Keywords): Konger, Henrik IV, Frankrike, 1500-tallet (HUSK! Kun ett nøkkelord per linje) 12

13 Oppgave 1 (forts.) Legge inn referanser manuelt Nå skal du legge inn en referanse av typen Journal Article i EndNotebiblioteket ditt. Feltene markert i rødt i eksemplet under skal fylles inn. Merk: I stedet for eksemplet under kan du legge inn en artikkelreferanse som er faglig relevant for deg selv. Reference type: Journal Article Forfatter (Author): Cook, Jason C. ; Alan Stern, S. År (Year): 2014 Tittel (Title): Sporadic increases in lunar atmospheric helium detected by LAMP Tidsskrift (Journal): Icarus Årgang (Volume): 236 Sider (Pages): Doi: /j.icarus

14 Oppgave 2 Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Referanser kan importeres til EndNote fra Biblioteksøk og fra andre eksterne databaser (uit.no/ub avansert søk). Fremgangsmåten varierer fra database til database, så følg anvisninger. Fra Biblioteksøk (uit.no/ub) CHRISTIE, H Surpølse, Røros, Arbeidets rett. (Stil: Harvard) 1. Søk opp boken i «Mitt bibliotek» NB! «Alle bibliotek» kan gi flere treff. Finner du ei bok du ønsker, som ikke er ved UiT, kan du bestille fjernlån. 2. Let frem referansen og klikk på en av undermenyene. 3. Klikk Send til Endnote OK Open. 4. Referansen er nå lagt inn i EndNote. 5. Kontroller at referansen er importert som riktig Reference Type. 6. Kontroller at alle feltene er korrekt utfylte. 14

15 Oppgave 2 (forts.) Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Fra tidsskriftleverandør Reid, Richard. "Past and Presentism: The 'Precolonial' and the Foreshortening of African History." The Journal of African History 52, no. 02 (2011): I EndNote, dobbeltklikk på referansen og klikk deretter på bindersikonet i toppmenyen. Let opp pdf. 6. Pdf-filen er nå en del av databasen/biblioteket og kan leses direkte/redigeres i pdf-menyen. (Stil: Chicago 16th B) 1. Søk på artikkelen i Biblioteksøk. 2. Klikk Send til EndNote Ok Open. 3. I Biblioteksøk, klikk Fulltekst og last ned pdf Referansen kan også importeres direkte fra forlagssiden. 15

16 Finne artikler i fulltekst (pdf) Om en artikkel er tilgjengelig, gratis eller via UBs abonnementer, kan EndNote finne den og laste den ned til biblioteket. Merk: for at dette skal fungere må referansen allerede være registrert i EndNote-biblioteket. Innstilling som øker sannsynligheten for at EndNote finner pdf en: Gå til Edit Preferences og velg Find Full Text i venstrepanelet i Preferences-vinduet. Kryss av i boksen ved Open URL og legg følgende url inn i feltet etter Open URL Path : Klikk OK. Hvordan finne fulltekst: I biblioteket, marker ønsket referanse og klikk på Find Full Text-symbolet 16

17 Hvordan søke på et emne og eksportere flere referanser samtidig til EndNote 1. Gå til uit.no/ub og søk på databasen Scopus 2. Åpne Scopus og legg inn søkeord (evt. Add search field). 3. Spesifisere søket (for eksempel begrens på tidsrom, forskningsfelt) 4. Huk av boksen ved de treffene du vil ha i. Alle treffene kan hukes av samtidig i boksen over topplinjen 5. Klikk på Export. i. Velg RIS format (EndNote, Reference Manager). ii. Velg Citations and abstract information. iii. Klikk Export. Dette fungerer tilsvarende i andre databaser (for eksempel PubMed), men detaljene kan variere litt. 17

18 Sortere og søke referanser i EndNotebiblioteket Man sorterer på forfatter, år, tittel etc. ved å klikke på de ulike feltoverskriftene i referansevinduet (Author, Year, Title). Group: Egendefinerte grupper med referanser Group Create Group Navngi gruppen (f.eks. «Avhandling») Klikk Enter. Marker referanser i referanselisten og trekk dem over til gruppen (eventuelt høyreklikk på de markerte referansene Add References To Velg gruppe). Slette en referanse fra gruppen: Marker referansen, klikk Groups Remove References from Group. 18

19 Sette inn referanser i Word Se EndNote-meny i Word. Insert Citations: Sette inn referanser i teksten. Find Citation(s): Åpner for søk i EndNote-programmet mens du enda er i Word. Skriv inn et søkeord eller del av søkeord i søkefeltet (f.eks. surpølse eller Christie). Velg referanse og klikk på Insert. Insert Selected Citation(s): Setter inn referansen(e) som er markert i EndNote-programmet. Style: Endre stil i rullegardinmeny. I EndNote lages det en midlertidig gruppe som samler de referansene brukt i det aktuelle Word-dokumentet. Gruppen har samme navn som Word-dokumentet. 19

20 Redigere referanser i Word Se EndNote-meny i Word. Edit Library Reference(s): Redigere referansen i EndNote. Update Citations and Bibliography: Oppdatere referanser i tekst og referanseliste i Word-dokumentet hvis du har gjort endringer på referansene i EndNote. Edit and Manage Citation(s): Redigere referanser i teksten. Exclude Author: Fjerne forfatternavn fra referansen. Display as: Author (Year): Sette forfatternavn utenfor parentesen. Suffix: Sette inn for eksempel henvisning til sidetall. Prefix: Sette inn for eksempel «se også» (husk mellomrom etter tekst). Nyttig snarvei: Høyreklikk på henvisningen og gå til Edit Citation(s)! Enhver redigering av referanser i tekst eller referanseliste må gjøres i EndNote-menyen i Word. «Manuell» redigering vil bli overstyrt av EndNote, og kan også eventuelt skape problemer. 20

21 Oppgave 3 Sette inn og redigere referanser i Word Før du begynner: Gå til Biblioteksøk og last ned et titalls referanser. 1. Åpne dokumentet Cognitive conceptions of learning.docx 2. I Word, velg en faglig relevant stil Om stilen du ønsker ikke ligger i lista, aktiver stilen ved å gå til EndNote Select another style [stilnavn] Choose. 3. I Word, sett inn referanser (det spiller ingen rolle hvilke) i stedet for tallene som står i [hakeparentes] i teksten. i. Sett inn én referanse i stedet for tallet [1]. ii. Sett inn flere referanser i stedet for tallet [2]. iii. iv. Sett inn én referanse i stedet for tallet [3] og sett inn den samme referansen i stedet for tallet [4]. Sett inn flere referanser i stedet for tallene [5] og [6]. 4. Sett inn sidetall på referansene [1] og [4]. OBS! Hvordan slette en referanse: Edit & Manage Citation Edit reference Remove citation 5. Slett én referanse fra [2] og én referanse fra [5] BLA OM! 21

22 Oppgave 3 (forts.) Sette inn og redigere referanser i Word 6. Skjul forfatternavnet på referanse [1]. 10. Endre Output Style (stilboks i EndNote-meny) til en annen stil. 7. Sett forfatternavnet på referanse [3] utenfor parentesen. 11. Endre layout på litteraturlista (Bibliography Layout). 8. Sett inn «se også» foran referansene [5] (bruk Prefix-feltet. NB! Husk mellomrom!) 9. I EndNote: Endre årstall i en av referansene i [6]. Oppdater deretter referanselista i Word i. Velg linjeavstand 1,5 (Line spacing). ii. Velg avstand 1 mellom referansene (Space after). Om du er tidlig ferdig med denne oppgaven, begynn å søke opp faglig relevante referanser, for å bygge opp ditt eget EndNote-bibliotek. 22

23 Om du skulle ha noen spørsmål Start med å lete i EndNote sin egen hjelpemeny, faqs og infobase (eller gjør et Google-søk): Sjekk UBs EndNote-sider: uit.no/ub/endnote Send e-post til endnote@support.uit.no Møt oss i veiledningsskranken: Alta Trine Sandmo Tirsdager/torsdager Kultur og samfunnsfag Helene N. Andreassen Torsdager Natur og helsefag Sissel H. Hansen Tirsdager Grete Overvåg Torsdager Psykologi og jus Torstein Låg Tirsdager

24 Ekstra: Slå sammen to (eller flere) Worddokumenter med hver sin referanseliste I hvert Word-dokument (A og B): Klikk Convert Citations and Bibliography Convert to Unformatted Citations. Referansene i teksten skal stå som {krølleparentes #EndNote-nummer}, og referanselisten skal være usynlig. Kopier teksten fra Word-dokument B over i Worddokument A (evt. Insert Object Text from file), og klikk på Update Citations and Bibliography Referansene i teksten ser nå normale ut, og listene fra de respektive dokumentene er slått sammen til ei ordnet liste. 24

25 Ekstra: Omgjøre Word-dokumentet til ren tekst Noen tidsskrifter kan ha helt spesielle krav til referanser i tekst og referanseliste, noe som kan gjøre det vanskelig å finne en passende EndNote-stil. En løsning kan da være å gjøre små endringer manuelt. Det er ofte en god idé å konvertere et dokument til ren tekst før du sender det fra deg. Convert Citations and Bibliography Convert to Plain Text. Det lages automatisk en kopi, uten kobling mellom EndNote og Word. Denne kopien er tilgjengelig for redigering og lagring. Originaldokumentet består. 25

26 Ekstra: Finne og redigere stiler i Style Manager For å finne den stilen du er ute etter: Edit Output Styles Open Style Manager Style Info/Preview: Viser referanser i de ulike stilene. Andre stiler kan lastes ned fra EndNote s (eller fra tidsskriftets) hjemmeside: Gå via eller Open Style Manager Get More on the Web Stiler kan redigeres og dermed tilpasses ditt eget behov. Edit Output Styles Open Style Manager, markere stilen Edit. Etter redigering, lagre den redigerte stilen: File Save As Style name: [Style] copy Noe av det som kan redigeres: Referansestil i tekst (Citations) Referansestil i referanseliste (Bibliography) Referansestil i fotnote (Footnotes) 26

27 Ekstra: Sortere referanser i Smart Groups Smart Group: Egendefinerte grupper som automatisk oppdateres når nye referanser legges til i databasen (praktisk når man jobber med ett og samme tema over flere måneder/år, alternativ til manuelle nøkkelordsøk). Grupper kan spesifiseres på forfatter, tittel, nøkkelord, etc. Kombinerte spesifikasjoner (for eksempel forfatter OG nøkkelord) eller ingen spesifikasjon («any field») er også mulig. Tema (tittel, nøkkelord) Smart Group Afasi: «Any field contains Afasi» Or «Any field contains Aphasia»» Om ny referanse med Afasi eller Aphasia i tittel eller som nøkkelord legges til i basen, vil denne automatisk legges til i Smart Group Afasi. NB: Quick Search vs. Search: Enkle vs. avanserte søk i databasen. 27

28 Ekstraoppgave: Opprette Smart Group Følg oppskriften og lag en Smart Group for referanser som handler om konger: 1. Importer følgende referanse fra Biblioteksøk. WOLFE, H The Conversion of Henry IV: Politics, Power, and Religious Belief in Early Modern France, Cambridge, MA, Harvard University Press. 2. Gå via Groups Create Smart Group. 3. I boksen Smart Group Name, skriv «Konger». 4. Spesifiser deretter innholdet som skal være i gruppen: Velg Keywords + Contains + Skriv inn «Konger». 5. Klikk på Create. 6. Smart Group «Konger» skal nå inneholde 1 referanse (Wolfe, 1993). 7. Importer følgende referanse fra Biblioteksøk: LINDQVIST, H. & ERIKSEN, H Solkongen: historien om Ludvig 14, Oslo, Schibsted. 8. Smart Group «Konger» skal nå automatisk bli utvidet til 2 referanser. 28

29 Ekstra: Eksportere referanser fra Google Scholar til EndNote I Google Scholar Velg Innstillinger Finn valget for Bibliografiadministrering, merk av for Vis linker til å importere sitater inn i, og velg EndNote fra nedtrekksmenyen Klikk Lagre Dette er en fremgangsmåte som vil virke helt til den eventuelt endres. Det skal derfor være nødvendig å kun gjøre dette én gang per nettleser. 29

30 Ekstra: Hvordan registrere offentlige dokumenter? Det er ikke entydige regler for hvordan man siterer og registrerer offentlige dokumenter. Ulike fagområder har sine sedvaner, og referansestilene kan ha egne regler. Eksempel: NOU og Stortingsforhandlinger Velg Reference Type Book eller Government Document Hovedregel i EndNote når forfatter ikke er en person: Sett komma etter det som står i Author-feltet Eksempel: Lover Velg Reference Type Legal Document Kortformen registreres i Author-feltet, med komma bak. Hele lovtittelen registreres i Title-feltet. 30

31 Ekstra: Importere referanser via en forbindelse (i EndNote) 1. Velg database under Online Search, f.eks. Library of Congress. 2. EndNote vil automatisk koble seg til databasen (Connecting to Host). 3. Bruk søkeboksene og spesifiser søket 4. Klikk Search. 5. For å laste ned alle treffene, klikk Ok. 6. Det anbefales å umiddelbart gå igjennom trefflisten og slette (Move to Trash) de referansene du ikke vil ha. For andre databaser: more ELLER Tools Online Search Velg database Connect. Om problemer med å koble seg til databaser, ta kontakt! 31

32 Ekstra: Importere pdf er du allerede har lagret Flere metoder Ta tak i pdf en og dra den over til EndNote. Musepekeren får da en liten «+» nede til høyre. Slipp pdf en. Velg File Import File eller Folder Du kan importere hele foldere, inkludert underfolderne EndNote kan opprette gruppesett, som (noenlunde) tilsvarer folderstrukturen Du kan justere innstillinger for pdf-handling i Preferences: Edit Preferences PDF handling 32

33 VIKTIG: HJEMMELEKSE! Om du kommer til oss for å be om hjelp vil vi forvente at du kan det vi har gått igjennom i dag. Erfaring viser at man glemmer det meste veldig raskt om man ikke tar i bruk EndNote rett etter kurset. Derfor, i løpet av den neste uken, lær deg følgende: Skrive inn referanser manuelt. Importere referanser fra søkeverktøy, f.eks. Biblioteksøk og Scopus. Sette inn referanser i Word. Redigere referanser i Word. 33

34 Takk for at du har levert evalueringsskjema! Lykke til med bruk av EndNote! (og husk, det er alltid hjelp å få om du har problemer) uit.no