Prosjektoppdrag. Prosjekt Trondheimsklinikken. Anbefalt: Terje Haaland, Prosjektleder Dato:

Transkript

1 Prosjekt Trondheimsklinikken Anbefalt: Terje Haaland, Prosjektleder Dato: Godkjent: Dag Hårstad, adm direktør Dato:

2 Innhold 1. Strategisk forankring 2. Mål 3. Styring og organisering 4. Lønnsomhetsvurdering 5. Økonomisk ramme/finansiering 6. Fremdriftsplan med leveranser 1. Strategisk forankring Som et ledd i den langsiktige strategiplanlegging for Trondheimsregionen ba styre for Rusbehandling Midt-Norge HF i mars 2006 administrasjonen legge til rette for bygging av større felles fagmiljø gjennom samling av tiltakene. Saken ble nærmere utredet i sak 35/06. Prosjektets hovedidè er å skape endring og utvikling, og utvikle moderne tverrfaglig spesialisert behandling. Prosjektet krever bred involvering for å forankre eierskapet til prosjektet samt å sikre et best mulig kunnskapsgrunnlag for nødvendige organisatoriske og faglige endringer. 2. Mål Overordnet mål Det overordnede målet er å legge til rette for en økt bredde og kvalitet på tjenestetilbudet ved å Sikre pasientene et helhetlig tilbud/en bedre pasientopplevelse Forbedre den faglige kvaliteten En mer effektiv ressursutnyttelse Mer sammenhengende tjenestetilbud Økt samhandling med andre tjenesteytere Integrering av forebygging, behandling, utdanning og forskning Resultatmål Flere pasienter/pasientgrupper skal få behandling Ventelistene skal bli kortere Pasientene skal få integrert behandling Alle enheter skal ha tverrfaglig sammensatt behandlingspersonell Økt standardisering av vurdering- og utredningsarbeid. Bedre dokumentasjon/beskrivelse av behandlingstilbudet 2

3 Mandat for prosjektet Prosjektet skal realisere styrets mål om en samlokalisering av Rusbehandling Midt-Norges eksisterende og planlagte enheter/aktiviteter i Trondheimsområdet (RMN Styresak 35/06 og 45/07). Gjennom organisasjons- og fagutvikling utvikles et senter for moderne behandling, opplæring og forskning innenfor rusområdet. I prosjektet inngår fremforhandling/opphør av leieavtaler. Det samarbeides tett med byggherre både i utforming av bygningsmessige løsninger og i byggeprosessen. Involvering av aktuelle brukergrupper samt personer/miljøer med relevant kompetanse. Ekstern kompetanse benyttes på områder der det er hensiktsmessig. Etablering og utvikling av ungdomspost (RMN Styresak 46/07) inngår i prosjektet. Utstrakt samarbeid med øvrige behandlingsenheter, aktuelle brukere og samhandlingspartnere. Prosjektet omfatter forberedelse og gjennomføring mht flytting av eksisterende enheter. Prosjektet skal avklare og bidra til samarbeidsprosjekter med øvrig spesialisttjeneste og andre tjenesteytere herunder samlokalisering. Leveranser skjer i hht prosjektets aktivitets- og milepælsplan, herunder en prosjektrapport som legges frem for RMN-styre i mai. Avvik rapporteres til prosjekteier. Det innhentes informasjon og erfaring fra lignende samlokaliseringsprosjekter. 3

4 3. Styring og organisering Styre for Rusbehandling Midt-Norge HF er prosjekteier og adm direktør er leder for styringsgruppen. Seniorrådgiver i adm direktørs stab har ansvar for prosjektledelse, 80% stilling i prosjektets første fase. Skisse til Prosjektorganisasjon Trondheimsklinikken: Styre for Rusbehandling Midt-Norge HF Prosjekteier Adm direktør Dag Hårstad Leveranse Styringsgruppe Leder adm dir Dag Hårstad Enhetsledere Prosjektgruppe TK Prosjektleder Terje Haaland Brukere Ansatte Samarbeidspartnere. Prosjektgruppe bygg Utbygger RIB-konsulent Arkitekt Prosjektleder RMN Rådgiver Helsebygg Teknisk konsulent Delprosjekt OU Fagsjef. Delprosjekt romplan Helsebygg, prosessleder Alle enheter.. Delprosjekt ungdomsklinikk Leder ungdomspost. Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe 4

5 Det legges vekt på en bred involvering i prosjektet. Brukere, ansatte og samarbeidspartnere skal bidra til å sikre et best mulig sluttprodukt. Adm dirs ledergruppe vil bli sentral i prosjektarbeidet. 4. Lønnsomhetsvurdering Det vises til sak 35/06 der kostnadene ved å samle enhetene er utredet. Husleiekostnader inkl drift/energi ved samlokalisering ble estimert til ca 11.9 MNOK/år 1. Tilsvarende tall for samme aktiviter uten samlokalisering var 9.7 MNOK (basert på 1637 NOK/kvm inkl drift og energi). Besparelse i personalkostnader ved samlokalisering ble anslått til minimum MNOK/år. Nye tall basert på samme forutsetninger som i sak 35/06 tilsier at en i dagens leiemarked vil ha slike kostnader: 1. Virksomhetene (spredt som i dag) En løsning basert på samme aktiviteter, men uten samlokalisering justeres opp fra 9.7 til 12.0 MNOK ut fra erfaringstall og økning i leiepriser Samlokalisering i Klostergata Leie av lokaler inkl. ekspansjonsareal vil innebære en årlig kostnad på i underkant av 15 MNOK, energi og felleskostnader medregnet. Besparelse i personalkostnader ved dette aleternativet antas å være som nevnt ovenfor, MNOK/år. På denne bakgrunn vurderes kostnadene å være like stor ved de 2 alternativene. I dette ligger det en forutsetning om at man alternativt må få bygget/tilpasset lokaler for 2 behandlingsposter. Prosjektets lønnsomhet må imidlertid sees i sammenheng med at en samlokalisering vil gi andre effekter der kostadsbesparelse er vanskeligere å beregne. Det gjelder for eksempel: Mer oversiktlig og bedre tilgjengelighet for brukerne Bedre rekrutteringsmuligheter Besparelse i reisetid mellom enheter Mer fleksibel bruk av personell mellom enhetene Bedre informasjon/overlapping ved overføring av pasienter Bedre utnyttelse av spisskompetanse Integrert behandling Generelt bedre sammenheng i tjenestetilbudet 1 Basert på kostpris for oppføring av bygg, finanskostnad basert på 4% rente (budsjettforutsetning 2007). Med tilsvarende renteforusetning for 2008 vil husleiekostnadene måtte justeres til 14.8 mill kroner pr. år. 2 Forutsetning: Leie av lokaler for 2 nye tilpassede poster (Ungdomspost, Nidarosklinikken). Justeringen av estimatet for behandlingspostene er erfaringstall fra tilsvarende ikke momspliktige virksomheter i nybygg (Statens Lånekasse og Handelsbanken) som tilsier en husleie på pr. kvm ekskl. drifts- og felleskostnader (Kilde: DnB Nor, notat av 4. desember 2007). 5

6 5. Økonomisk ramme / finansiering Porsjekteringskostnader Den økonomiske rammen for prosjektet er to-delt. Prosjektets del om samlokalisering av Rusbehandling Midt-Norges eksisterende og planlagte enheter/aktiviteter i Trondheimsområdet løses innenfor en ramme på NOK. Summen omfatter: Oppstartseminar Leie av møtelokaler Leie av ekstern kompetanse Reisekostnader for deltakere Ekskursjon Kompensasjon for tapt arbeidsinntekt for brukere som deltar i prosjektarbeidet Kostnader ved nye tiltak inneværende år Etablering av Ungdomsklinikken er innarbeidet i Budsjett Fremdriftsplan med leveranser Vedtak i foretakets og i Helse Midt-Norges styrer om leieavtale med utbygger er prosjektets forutsetning. Man er nå inne i en prosjektetableringsfase, der det legges opp til tett kontakt med enhetenes ledere i oppbyggingen av prosjektets organisering. Kritiske delleveranser er tilsetting av leder for ungdomsklinikken, utarbeidelse av romfunksjonsprogram/romplan og tidspunkt for byggestart. Kompetansebehov i prosjektet dekkes gjennom leie av tjenester fra Helsebygg og gjennom utstrakt samarbeid med brukere, øvrig spesialisttjenestene og andre tjenesteytere. 6

7 Trondheimsklinikken - Skisse til framdriftsplan for 2008 Aktivitet/milepæl Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep okt Nov des Org.messig behandlet tillitsvalgte/ramu Tilbud styrebehandlet Direktørmøte orientert Prosj.org etablert Idèseminar Møter styringsgruppe Foreløpig bindende leieavtale signert Prosjektgruppe bygg sitt arbeid avsluttet * Prosjektrapport avgitt Rapportert styre RMN Rapportert til ledermøte Rapportert til lederforum rus/psykiatri Gjennomgang vår- og høstmøte Gjennomgang ruspsykiatriforum Styrebehandlet avtale Leieavtale signert Rammetillatelse klar Byggestart = Milepæler = Aktivitet *Prosjektgruppe bygg skal i løpet av mai legge frem endelige planløsninger, tekniske løsninger og materialbruk Ungdomsposten - Skisse til framdriftsplan for 2008 Aktivitet/milepæl Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep okt Nov des Tilsetting av leder Inngåelse av leiekontrakt for medlertidige lokaler Tilsetting av fagpersonell Opplæring, dokumentasjon og godkjenning Oppstart Inntak av pasienter Full drift = Milepæler = Aktivitet 7